2018

TATA
NASKAH
PERSURATAN

SDN KELAPA DUA WETAN 06

JL. MASJID NURUL HIDAYAH RT. 07/12 KEL. KELAPA DUA
WETAN, KEC. CIRACAS JAKARTA TIMUR, 13730
E-MAIL: sdn.kdw06pg@yahoo.co.id, TELP. 021-87706468
 TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

Tata Persuratan (Mail Handling)

Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua
sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali.
1. Sistem Buku Agenda
Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian
surat diperlukan buku-buku sebagai berikut :
1) Buku Agenda Surat Masuk
Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh
perusahaan
2) Buku Agenda Surat Keluar
Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar
perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan
3) Buku Ekspedisi Intern
Kegunaannya yaitu :
a. Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti
(berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang
mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
b. Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan
diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima
surat.
4) Buku Ekspedisi Ekstern
Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi
sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.

Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

1) Surat Masuk
a. Surat diterima oleh bagian penerimaan surat
b. Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk
sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.
c. Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut
Agendaris.
d. Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)
e. Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu
ditindaklanjuti diberi disposisi.
f. Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha
 g. Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih
dahulu di buku agenda surat
masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
h. Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat
disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern
i. Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian
j. Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.
2) Surat Keluar
a. Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat
b. Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
c. Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta
persetujuan
d. Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan
buku agenda surat keluar (Verbalis)
e. Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat
(asli dan tindasan)
f. Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh
kepala tata usaha/sekretaris
g. Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa
(kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri
salam penutup.
h. Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi
untuk ditandatangani
i. Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
j. Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa
kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan. Surat
keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada
buku ekspedisi ekstern
k. Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.
2. Sistem Kartu Kendali
Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah :
1) Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat
bisaa)
2) Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
3) Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran
lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid
menjadi sebuah buku.
Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:
1) Surat Penting
a. Surat Masuk
a) Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima
b) Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat
c) Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali
d) Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah
dikosongkan
e) Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali
surat
f) Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
g) Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks
h) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah
Bagian Tata Usaha
i) Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap
2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk
diisi oleh pimpinan
j) Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada
Pimpinan Unit pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II diserahkan ke Bagian
Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan
karena sedang diproses
k) Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya
dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha
l) Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian
Pengolah Surat
m) Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian
Tata usaha
n) Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar
Disposisi disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di
Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.
o) Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali
I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan
Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip
b. Surat Keluar
a) Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit
Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat
b) Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom
Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan
 c) Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah
d) Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan
indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian
Pengarah
e) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.
f) Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim
sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali III diserahkan ke Bagian Penata
Arsip
g) Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat
keluar sudah dikirim
h) Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit
Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata
Arsip
2) Surat Biasa
a. Surat Masuk
a) Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian
diserahkan ke Bagian Pencatat Surat
b) Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat
Biasa rangkap 2. Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk
yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar
Pengantar Surat Biasa yang sama
c) Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah
d) Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat,
sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diarsipakan di Unit
pengolah
b. Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan
dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2
b) Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke
Bagian Pencatat
c) Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan.
d) Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat
tindasan dan Lembar
e) Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi
bahwa surat sudah dikirimkan.
 3) Surat Rahasia
a. Surat Masuk
a) Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat
b) Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat
c) Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
d) Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat
rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah
e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
diserahkan ke Unit Pengolah
f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian
Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima
g) Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah
b. Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam
sampul surat.
b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat
rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk
dikirimkan
c) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat
Rahasia II disimpan
d) Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit
Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.

Tata Kearsipan (Filling System)

Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu :
1. Sistem Tanggal
2. Sistem Abjad
3. Sistem Masalah
4. Sistem Wilayah
5. Sistem Nomor
6. Sistem Kombinasi
Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang
membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip, sedangkan
prosedur kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.
1. Prsedur Penyimpanan Arsip
1) Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku
klapper
2) Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar
 3) Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat
masuk maupun untuk surat keluar
4) Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil
5) Siapkan Guide dan Tab
6) Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness
File atau yang lainnya)
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
1) Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku
Klapper
2) Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat
Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan
3. Prosedur Peminjaman Arsip
1) Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip
rangkap 3
2) Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip
yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip