EPPD 1053

W5 C7 Planning and goal setting

(Perancangan dan penetapan
matlamat)
 1. Objektif
• Matlamat dan rancangan, dan saling kait antara mereka
• Konsep misi organisasi, kaitkan dengan matlamat dan rancangan
• Jenis-jenis matlamat
• Pemetaan strategi
• Ciri-ciri matlamat yag efektif
• Pengurusan melalui objektif (Management-by-objectives)
• Single-use plan, Standing plan
• Rancangan kontigensi, pembinaan senario, perancangan krisis
dan kepentingan mereka
• Pendekatan perancangan yang inovatif
2. Pengenalan – matlamat dan rancangan
• Matlamat
– Keadaan yang cuba direalisasikan oleh organisasi
– Memperincikan masa hadapan
• Rancangan
– Pelan untuk mencapai matlamat, menspesifikasikan
pengalokasian/pembahagian sumber
– Memperincikan sumber hari ini
• Perancangan
– Mengintegrasikan matlamat dan rancangan
– Menentukan matlamat organisasi dan memperincikan cara-cara
untuk mencapai matlamat tersebut
• Kesemua fungsi pengurusan yang lain berasal
dari perancangan
• Tiada rancangan yang sempurna
Matlamat
Keadaan yang cuba direalisasikan oleh organisasi
Memperincikan masa hadapan

Perancangan

• Pelan untuk mencapai matlamat,

menspesifikasikan
pengalokasian/pembahagian
sumber
• Memperincikan sumber hari ini
2.1 Tahap matlamat dan rancangan
2.2 Proses perancangan organisasi
3. Penetapan matlamat di dalam organisasi

• Matlamat – tidak muncul secara automatik

• Sebuah konsep yang terhasil dari konstruk sosial
– Diperincikan oleh sekumpulan pemimpin, atau
individu
– Pengurus kebiasaannya mempunya idea yang
berbeza mengenai matlamat sesebuah syarika
– Oleh itu, pengurus atasan mempunyai tugas yang
penting – membolehkan individu di dalam organisasi
untuk berfikir sebagai sebuah pasukan
 3.1 Misi organisasi
• “Reason for existence”
• Sebuah gambaran mengenai nilai, aspirasi dan
sebab kewujudan sesebuah organisasi
• Misi yang diperincikan dengan betul – menjadi
tunggak kepada matlamat dan rancangan
organisasi yang seterusnya
• Salah satu ciri syarikat yang berjaya – mempunyai
misi yang jelas – menjadi panduan kepada arah
strategik organisasi
• Pernyataan misi
– Membezakan organisasi dari organisasi yang lain
– Kebiasaannya – memberi gambaran mengenai
tujuan dan aktiviti sesebuah organisasi
– Nilai yang membentuk sesebuah organisasi
– Aspek termasuklah – pasaran yang dituju, kualiti
produk, lokasi, sikap terhadap pekerja
 3.2 Matlamat dan rancangan
• Level – strategik
– Matlamat strategik
• Pernyataan yang am mengenai arah tuju organisasi di masa
hadapan
• Mempengaruhi organisasi secara keseluruhan
– Pelan strategik
• Langkah yang diambil organisasi untuk mencapai matlamat
strategik
• Pealan yang memperincikan aktiviti organisasi dan
pembahagian sumber – dari segi tunai, ruang dan prasarana
• Long term
• Level – taktikal
– Matlamat taktikal
• Asal – tentera
• Hasil yang cuba dicapai oleh jabatan2 di dalam sesebuah organisasi
• Pengurusan tahap pertengahan
• Memperincikan apa yang perlu dilakukan oleh subunit untuk
mencapai matlamat keseluruhan
– Rancangan taktikal
• Perlaksanaan matlamat taktikal
• Membolehkan pencapaian sebahagian dari strategi organisasi
• Jangka masa yang pendek
• Level – operasi
– Matlamat operasi
• Hasil yang dijangka dari jabatan, kumpulan kerja, dan individu
• Spesifik, boleh diukur
– Rancangan operasi
• Peringkat bawahan
• Memperincikan langkah yang perlu diambil untuk mencapai matlamat
operasi, membantu pencapaian rancangan taktikal
• Terma – kuantitatif
• Memperincikan rancangan untuk pengurus jabatan, penyelia, dan pekerja
secara individual
• Jadual – komponen yang pnting
• Dikoordinasikan dengan bajet – membahagikan sumber
 3.3 Pemetaan strategi
• Matlamat organisasi yang direka secara efektif – konsisten
dan membantu pencapaian matlamat – semua tingkat
pengurusan mendukung matlamat antara satu sama lain
• Teknik – pemetaan strategi
– Visualisasi aspek penting di dalam kejayaan sesebuah organisasi
– Menunjukan matlamat yang spesifik, saling kait dengan
rancangan
– Pengurus boleh melihat “cause and effect relationship”
– Cara yang realistik untuk mengkomunikasikan matlamat –
pekerja boleh lihat sumbangan mereka
• Secara realiti – peta strategi adalah lebih kompleks
 4. Rancangan Operasi
• Untuk mengarah pekerja dan sumber untuk
mencapai hasil yang spesifik, yang
membolehkan kecekapan dan keefisienan
organisasi
• Aspek yang penting – menentukan matlamat
yang efektif, dan menggunakan pelbagai
pendekatan perancangan
4.1 Kriteria untuk matlamat yang efektif
• Spesifik, boleh diukur
– Dalam bentuk kuantitatif
– Tidak semua matlamat boleh diukur secara
kuantitatif – namun matlamat yang kurang jelas
sukar untuk memotivasikan pekerja
– Oleh itu – kuantitatif dan kualitatif
• Jangka masa yang spesifik
– Memperincikan tarikh dan pencapaian matlamat
• Boleh membantu pencapaian “key result areas”
(aspek hasil yang penting)
– Key performance indicators (kunci penunjuk prestasi)
– fokus tumpuan, tenaga dan sumber sesebuah organisasi
– Menilai apa yang penting kepada sesebuah organisasi,
mengukur bagaimana organisasi bergerak dalam
mencapai matlamat strategik, supaya pengurus boleh
menentukan matlamat yang mencabar dan realistik
• Mencabar dan realistik
– Unrealistic goals – prepare you for failure
– Too easy – tidak bermotivasi
• Salingkait dengan ganjaran
– Impak terbesar matlamat – bergantung kepada
kenaikan gaji, kenaikan pangkat, dan anugerah
 4.2 Pengurusan melalui objektif
(Management-by-objectives)
• Peter Drucker, 1954
• Sistem – pengurus dan pekerja memperincikan
matlamat untuk setiap jabatan, projek dan individu
• Digunakan untuk memantau prestasi
• Aktiviti
– Menetapkan matlamat
– Membangunkan pelan tindakan
– Memantau prestasi – timely check up (3 months, 6 months
etc)
– Menilai prestasi keseluruhan
• Benefits - MBO
• Disadvantage
– Apabila disalahguna
– Individu yang mengambil jalan mudah untuk
mencapai target
– Mencapai matlamat – sama penting dengan hasil
(outcome)
 4.3 Management by means (pengurusan
melalui sumber/cara)
• Fokus pada proses dan metod untuk mencapai
matlamat
• Focuses on people on considering the means,
not just reaching the goals
 4.4 Single use and standing plans
• Singe use plans (pelan tindakan khas)
– dibangunkan untuk mencapai sebuah set matlamat, tidak
mungkin akan diulang pada masa hadapan
– Program, projek
• Standing plans (pelan tindakan susulan)
– rancangan berterusan, memberikan panduan kepad situasi
yang akan berlaku secara berulang di dalam sesebuah
organisasi
– Pengambilan pekerja, masalah disiplin etc
– Hubungan dengan pembekal, pelanggan dan persekitaran di
luar perniagaan
5. Rancangan – faedah dan limitasi
• Benefits
– Sumber motivasi dan komitmen
• Mengurangkan ketidakpastian
• Increase workers’ understanding
– Memberi panduan dalam pembahagian sumber
– Panduan kepada tindakan yang boleh diambil
• Target yang spesifik
– Standard kepada prestasi
• Membantu penilaian
• Limitations
– Boleh mencipta kepastian yang palsu (false sense
of certainty)
• Based on assumptions
– Boleh menyebabkan suasana yang tidak fleksibel
di dalam sebuah persekitaran yang kurang pasti
(turbulent environment)
– Boleh mengurangkan kecekapan dalam berfikir
mengikut nalurii dan kreativiti
6. Planning for a Turbulent Environment

• Limitasi dalam perancangan – guna

pendekatan perancangan yang inovatif
 6.1 Perancangan kontigensi
• Persekitaran di mana ketidakpastian adalah tinggi (eg
pembinaan MRT bawah tanah)
• Perlu fleksibel – perubahan ekonomi, sosial, teknologi etc
• Pelan yang adaptive
• Kontigensi – respon organisasi terhadap kecemasan, atau
keadaan yang tidak dijangka
• Kenalpasti faktor penting di dalam organisasi – possible
economic downturns, harga bahan mentah naik etc dan
reka respon alternatif (alternative responses)
 6.2 Bina senario (keadaan)
• Scenario building – dari pelan kontigensi
• Melihat tren terkini, visualisasikan
kemungkinan di masa hadapan
• “What could be”
• Similar to stories – how managers respond
based on most optimistic and pessimistic view
 6.3 Rancangan krisis
• Membolehkan organisasi mengatasi keadaan yang tidak dapat
dijangka (sudden) – yang boleh memusnahkan organisasi
• Eg – Bencana alam
• Cara
– Mengelakkan krisis
• Detect warning signs
• Membina hubungan yang terbuka, fokus kepada kepercayaan
– Membuat persediaan
• Detailed planning when crisis occurs
• Tahap
– Membina pasukan pengurusan krisis
– Membina pelan pengurusan krisis
– Membina sistem komunikasi yang efektif
7. Perancangan – pendekatan yang inovatif

• The process of planning changes in time

 7.1 Rancangan desentralisasi (decentralised
planning)
• Pakar perancangan – bekerjasama dengan
pengurus di jabatan yang utama, bina matlamat
dan rancangan
• Persekitaran semakin tinggi dari segi
ketidakpastian – pakar perancangan
bekerjasama dengan pengurus bawahan dan
operasi
• Strategic thinking – expectation of every
employee
 7.2 Stretch goals
• Matlamat yang realistik, tinggi, imaginatif
• Fokus kepada penambahbaikan secara
bertahap dari segi produk, proses atau sistem
 7.3 Performance dashboard
• Membolehkan pengurus dan pekerja
memantau prestasi mereka
• Diintegrasikan dengan sistem organisasi
 7.4 Intelligence teams (pasukan
pengetahuan)
• Menguruskan persekitaran – managers have
to keep themselves informed
• Intelligence team – cross functional
– Bekerjasama untuk memahami isu perniagaan
yang spesifik