Arti Mengontrol:

Mengontrol adalah salah satu fungsi manajerial dan merupakan elemen penting dari proses
manajemen. Setelah perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian dan pengarahan telah
dilakukan, fungsi manajerial akhir adalah bahwa kegiatan telah selesai atau tidak.
Jadi fungsi mengendalikan membantu mencapai tujuan yang diinginkan dengan perencanaan.
Karena itu, manajemen harus membandingkan hasil aktual dengan standar yang ditentukan dan
mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
Kontrol dapat didefinisikan sebagai proses analisis apakah akan membuatnya untuk
mengkonfirmasi perencanaan. Menurut E.F.L. Brech: "Mengontrol adalah memeriksa kinerja
terhadap standar yang telah ditentukan, yang merupakan kemajuan yang memadai dan kinerja
yang memuaskan." Ernest. Dale mendefinisikan sebagai "konsep modern sistem kontrol yang
tidak hanya memberikan catatan sejarah tentang apa yang telah terjadi dan menyediakan data
yang memungkinkan kepala eksekutif atau kepala departemen untuk mengambil langkah-
langkah perbaikan jika ia menemukan berada di jalur yang salah." Fungsi manajerial
pengendalian didefinisikan oleh Koontz dan O'Donnell, yang sedang diselesaikan. "
George R. Terry mendefinisikan “mengendalikan adalah menentukan apa yang sedang dicapai,
yaitu mengevaluasi kinerja dan, jika perlu, menerapkan langkah-langkah yang diperbaiki
sehingga kinerja berlangsung sesuai dengan rencana.” Kontrol manajemen adalah proses di mana
manajer memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien
dalam pemenuhan tujuan organisasi. Selanjutnya, ini didefinisikan sebagai proses di mana
manajer dalam organisasi memastikan bahwa kegiatan dan upaya menghasilkan tujuan yang
diinginkan dalam organisasi. Definisi-definisi ini menyiratkan tiga poin utama tentang kontrol
manajemen. Pertama, kontrol manajemen adalah proses dari beberapa langkah yang saling
terkait dan berurutan, kedua, kontrol manajemen dalam organisasi bertujuan untuk efektivitas
dan efisiensi dalam perolehan dan pemanfaatan sumber daya seperti uang, bahan, mesin dan
tenaga kerja. Ketiga, kontrol manajemen dalam organisasi dirancang untuk tujuan organisasi
selanjutnya. Sifat mengendalikan:

Berdasarkan definisi di atas sifat-sifat atau karakteristik pengendalian berikut dapat disajikan di
bawah:

1. Kontrol adalah Fungsi Manajemen: Sebenarnya kontrol adalah tindakan tindak lanjut
terhadap fungsi-fungsi manajemen lainnya yang dilakukan oleh manajer untuk
mengontrol aktivitas yang ditugaskan kepada mereka dalam organisasi.
2. Kontrol Berdasarkan Perencanaan: Kontrol dirancang untuk mengevaluasi kinerja aktual
terhadap pengaturan standar yang telah ditentukan dalam organisasi. Rencana berfungsi
sebagai standar kinerja yang diinginkan. Perencanaan menetapkan arah dalam organisasi
dan kontrol memastikan tindakan sesuai dengan arah tindakan yang dipilih dalam
organisasi. Kecuali seseorang tahu apa yang ingin ia capai dalam organisasi, ia tidak
dapat mengatakan apakah ia telah melakukan yang benar atau salah dalam organisasi.
Kontrol dikatakan sebagai langkah terakhir dalam proses manajemen, tetapi sebenarnya
 ini dimulai dengan menyiapkan rencana dalam organisasi. Kontrol menyiratkan adanya
rencana atau standar dalam organisasi.
3. Kontrol adalah Proses yang Dinamis: Ini melibatkan tinjauan terus menerus dari standar
kinerja dan menghasilkan tindakan korektif, yang dapat menyebabkan perubahan dalam
fungsi manajemen lainnya.
4. Informasi adalah Panduan untuk Kontrol: Kontrol tergantung pada informasi mengenai
kinerja aktual. Ketersediaan umpan balik yang akurat dan tepat waktu sangat penting
untuk tindakan kontrol yang efektif. Diperlukan sistem pelaporan yang efisien untuk
sistem kontrol yang baik. Ini membutuhkan pemantauan dan tinjauan operasi yang
berkelanjutan.
5. Esensi Kontrol adalah Aksi: Kinerja kontrol dicapai hanya ketika tindakan korektif
diambil berdasarkan informasi umpan balik. Ini hanya tindakan, yang menyesuaikan
kinerja dengan standar yang telah ditentukan setiap kali penyimpangan terjadi. Sistem
yang baik dari fasilitas kontrol bertindak tepat waktu sehingga ada sedikit waktu dan
energi.
6. Aktivitas Berkelanjutan: Kontrol bukan proses satu langkah tetapi proses yang
berkelanjutan. Ini melibatkan revisi konstan dan analisis standar yang dihasilkan dari
penyimpangan antara kinerja aktual dan yang direncanakan.
7. Delegasi adalah kunci untuk Kontrol: Seorang eksekutif dapat mengambil tindakan
korektif hanya ketika ia telah didelegasikan wewenang yang diperlukan untuk itu.
Seseorang memiliki wewenang untuk mengontrol fungsi-fungsi ini yang untuknya dia
bertanggung jawab secara langsung. Selain itu, kontrol menjadi perlu ketika otoritas
didelegasikan karena delegator tetap bertanggung jawab atas tugas tersebut. Standar
kontrol membantu palungan memperluas rentang manajemennya.
8. Kontrol Tujuan di Masa Depan: Kontrol melibatkan perbandingan antara aktual dan
standar. Jadi tindakan korektif dirancang untuk meningkatkan kinerja di masa depan.
9. Kontrol adalah Fungsi Manajemen Universal: Kontrol adalah fungsi dasar atau utama
manajemen. Setiap manajer harus melakukan kontrol atas kinerja bawahan, tidak ada
manajer yang dapat menyelesaikan sesuatu tanpa proses pengendalian. Setelah rencana
menjadi operasional, tindak lanjut diperlukan untuk mengukur kemajuan, untuk
mengungkap kekurangan dan untuk mengambil tindakan korektif. Oleh karena itu,
kontrol adalah fungsi manajerial yang penting di setiap tingkatan. Proses manajemen
tidak lengkap tanpa mengendalikan.
10. Mengontrol Positif: Fungsi pengendaliannya positif. Ini adalah untuk membuat sesuatu
terjadi, yaitu mencapai tujuan dengan kendala, atau melalui kegiatan yang direncanakan.
Mengontrol tidak boleh dilihat sebagai karakter yang negatif. Prinsip-prinsip
Pengendalian:

Berikut ini adalah prinsip pengendalian:

1. Tujuan: Kontrol harus secara positif berkontribusi pada pencapaian tujuan kelompok
dengan mendeteksi penyimpangan dari rencana dengan cepat dan akurat dengan
maksud untuk memungkinkan tindakan korektif.
2. Saling ketergantungan dari Rencana dan Kontrol: Prinsip-prinsip saling
ketergantungan menyatakan bahwa semakin banyak rencana yang jelas, lengkap dan
terintegrasi, dan semakin banyak yang dirancang untuk mencerminkan rencana
tersebut, semakin efektif kontrol akan melayani kebutuhan manajer.
3. Kontrol Tanggung Jawab: Menurut prinsip ini, tanggung jawab utama untuk
pelaksanaan kontrol terletak pada manajer yang bertanggung jawab atas kinerja
rencana tertentu yang terlibat.
4. Prinsip Kontrol yang Sesuai dengan Pola Organisasi: Kontrol harus dirancang untuk
mencerminkan karakter dan struktur rencana. Jika organisasi itu jelas dan tanggung
jawab untuk pekerjaan yang dilakukan didefinisikan dengan baik, kontrol menjadi
lebih efektif dan mudah bagi orang yang terisolasi yang bertanggung jawab atas
penyimpangan.
5. Efisiensi Kontrol: Teknik dan pendekatan kontrol secara efektif mendeteksi
penyimpangan dari rencana dan memungkinkan tindakan korektif dengan
konsekuensi minimal yang tidak dipikirkan.
6. Kontrol Berorientasi Masa Depan: Ini menekankan bahwa kontrol harus melihat ke
depan. Kontrol yang efektif harus ditujukan untuk mencegah penyimpangan dari
rencana saat ini dan di masa depan.
7. Individualitas Kontrol: Kontrol harus dirancang untuk memenuhi persyaratan
individu manajer dalam organisasi. Meskipun beberapa teknik kontrol dan informasi
dapat digunakan dalam bentuk yang sama oleh berbagai jenis perusahaan dan manajer
sebagai kontrol aturan umum harus disesuaikan untuk memenuhi persyaratan spesifik.
8. Pengendalian Poin Strategis: Kontrol yang efektif dan efisien membutuhkan perhatian
untuk diberikan kepada faktor-faktor yang strategis untuk penilaian kinerja.
9. Prinsip Pengecualian: Prinsip pengecualian di mana pengecualian untuk standar
diberitahukan, harus diadopsi. Perlu diperhatikan berbagai sifat pengecualian, karena
pengecualian "kecil" di area tertentu mungkin memiliki signifikansi lebih besar
daripada pengecualian 'lebih besar' di tempat lain.
10. Principal of Review: Sistem kontrol harus ditinjau secara berkala. Latihan tinjauan
dapat mengambil beberapa atau semua poin yang ditekankan dalam prinsip-prinsip
yang dinyatakan di atas. Selain itu, fleksibilitas dan sifat atau kontrol ekonomis, tidak
boleh dilupakan saat meninjau kontrol.
Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Signifikansi Pengendalian: Faktor-
faktor berikut, yang umum untuk semua situasi organisasi:
1. Ukuran Bisnis: Ketika organisasi tumbuh dalam ukuran dan keragaman, mereka
menjadi semakin kompleks untuk dikelola dan karenanya kebutuhan akan sistem
 kontrol yang efisien diperlukan untuk mengoordinasikan kegiatan dan mencapai
integrasi.
2. Ketidakpastian: Kontrol membentuk dasar untuk tindakan di masa depan. Dunia
perubahan yang cepat dan terkadang tak terduga dewasa ini membuat masa depan
sangat tidak pasti. Ini membuat perencanaan sangat sulit. Oleh karena itu, titik
kontrol diperlukan untuk memeriksa kemajuan kegiatan dan rencana dan
membuat penyesuaian yang diperlukan dan konstruktif untuk mengakomodasi
setiap perubahan lingkungan.
3. Tren Desentralisasi: Tren desentralisasi saat ini telah membawa otoritas
pengambilan keputusan pada manajemen tingkat yang lebih rendah sementara
akuntabilitas untuk hasil tetap berada pada manajemen atas. Kontrol melayani
tujuan pemantauan dan memastikan hasil kinerja sambil mendelegasikan
wewenang kepada bawahan.
4. Kontrol sangat penting untuk Semangat: Pekerja lebih bahagia saat segala sesuatu
terkendali. Orang-orang membuat kesalahan. Keputusan intuitif dapat
menghasilkan kesalahan penilaian, terutama ketika ada begitu banyak variabel
yang terlibat. Keputusan yang salah seperti itu dapat menurunkan moral. Teknik
kontrol mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penilaian sehingga membuat
lingkungan organisasi lebih stabil. yang meningkatkan moral.
Tujuan Mengontrol: Tujuan pengendalian tercantum sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui kemajuan pekerjaan — pekerjaan sudah selesai dan
pekerjaan sedang berlangsung.
2. Untuk membandingkan kinerja aktual pekerjaan pada berbagai tahap dengan
rincian yang tercantum dalam rencana dan kebijakan.
3. Untuk memastikan waktu penyelesaian pekerjaan.
4. Untuk memverifikasi kuantitas dan menguji kualitas produk.
5. Untuk mengetahui keterlambatan atau gangguan, jika ada, dalam kinerja
pekerjaan dan melacak penyebab keterlambatan atau gangguan tersebut.
6. Untuk melihat bahwa penyebab keterlambatan diberantas dan operasi
dijadwalkan kembali secara tepat.
7. Untuk memastikan bahwa variasi dalam isi dan metodologi pekerjaan
diperbaiki dengan penyesuaian yang sesuai.
8. Untuk menilai biaya bahan dan tenaga kerja yang digunakan dan memastikan
bahwa biaya langsung dan biaya tidak langsung tidak melebihi ketentuan
anggaran.
9. Untuk menunjukkan dengan tepat tanggung jawab pada individu pada tingkat
yang berbeda untuk kelonggaran, ketidakpedulian, atau kelalaian, jika ada
dalam tingkat kinerja yang diharapkan.
10. Untuk mengevaluasi nilai pekerjaan yang dilakukan dan mengakui kontribusi
staf terhadap realisasi tujuan perusahaan.
11. Untuk menjaga disiplin dan moral dalam organisasi. Manfaat Mengontrol:
Berikut ini adalah keuntungan dari sistem kontrol yang efektif:
1. Kontrol memberikan dasar untuk tindakan di masa depan dalam organisasi.
Kontrol akan mengurangi kemungkinan kesalahan diulangi di masa depan
dengan menyarankan metode pencegahan.
2. Kontrol pengambilan keputusan fasilitas dalam organisasi. Proses kontrol
selesai hanya ketika tindakan korektif diambil dalam organisasi. Ini
membutuhkan pengambilan keputusan yang tepat untuk jenis tindakan
tindak lanjut apa yang harus diambil sambil mengendalikan.
3. Sistem fasilitas kontrol yang efektif, desentralisasi wewenang hanya ketika
tindakan korektif diambil. Ini membutuhkan pengambilan keputusan yang
tepat untuk jenis tindakan tindak lanjut apa yang harus diambil terkait
kontrol.
4. Kontrol dan perencanaan berjalan beriringan dalam organisasi. Kontrol
adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa rencana dilaksanakan
dalam arti yang sebenarnya dan bukan yang lain. Kontrol menunjukkan
kekurangan tidak hanya perencanaan tetapi juga fungsi manajemen lainnya
seperti pengorganisasian, kepegawaian dan pengarahan dalam organisasi.
5. Keberadaan sistem kontrol memiliki dampak positif pada perilaku
karyawan dalam organisasi. Mereka berhati-hati ketika melakukan tugas-
tugas di organisasi dan mereka tahu bahwa atasan mereka di organisasi
mengamati mereka.
6. Kontrol membantu dalam koordinasi kegiatan berbagai departemen dalam
organisasi perusahaan dengan memberikan mereka kesatuan arah.
Keterbatasan Mengontrol: Sistem kontrol dapat dihadapkan pada batasan-
batasan berikut:
1. Organisasi tidak dapat mengendalikan faktor eksternal seperti
kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, perubahan mode, dll.
2. Kontrol adalah proses yang mahal karena perhatian yang cukup harus
diberikan untuk mengamati kinerja bawahan dalam organisasi. Ini
membutuhkan pengeluaran banyak waktu dan upaya yang harus
dilakukan.
3. Sistem kontrol kehilangan efektivitasnya dalam organisasi ketika
standar kinerja tidak dapat didefinisikan secara kuantitatif. Sebagai
contoh, sangat sulit untuk mengukur perilaku manusia dan moral
karyawan dalam organisasi.
4. Efektivitas kontrol terutama tergantung pada penerimaan bawahan
dalam organisasi. Mereka mungkin menolak kontrol karena mereka
mungkin merasa itu akan mengurangi atau membatasi kebebasan
mereka saat bertugas. Ini juga kehilangan signifikansinya ketika tidak
mungkin untuk memperbaiki akuntabilitas bawahan.