KLASIFIKASI ARSIP DAN INDEKS ARSIP

1) Konsep Klasifikasi arsip

Menurut Winata dan Muhidin (2016: 89), klasifikasi pemberkasan (filling
classification), atau skema klasifikasi
(classification scheme) adalah
penggolongan atau pengelompokkan arsip
menurut urusan atau masalah sacara logis,
kronologis, dan sistematis berdasarkan
fungsi dan kegiatan organisasi pencipta dan
merupakan pedoman untuk pengaturan,
penataan, dan penemuan kembali arsip.
Adapun dalam Keputusan Kepala ANRI
Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola
pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Menurut Sayuti (2013), kegunaan pola klasfikasi yaitu:
a) Membantu dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung
dalam arsip
b) Membantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
c) Sebagai alat penataan dalam berkas/filling sistem
d) Membantu memberikan pelayanan secepat mungkin
e) Efisiensi waktu dan tenaga

2) Tujuan Klasifikasi
Menurut Winata dan Muhidin (2016:90), Tujuan dilakukannya pengklasifikasian
arsip adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien.
Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan
fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga
penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Demikian
pula penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.
3) Unsur klasifikasi
Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkan yaitu:
a) Kelompok Informasi Arsip
(1) Unsure Fungsi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan
inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu
organisasi. (missal: dilihat dari uraian tugas unit atau pegawai).
(2) Unsure Struktur Organisasi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip
berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada
(3) Unsure Masalah: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan
masalah yang terdapat di kantor organisas bersangkuta.

Pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, yaitu seperti berikut:

Main Subject (Primer)
Sub Subject (Sekunder)
Sub-sub Subject (Tertier)
Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis dan sistematis
satu sama lainnya. Missal: Kelompok Kepegawaian harus mengandung masalah
mengenai kepegawaian saja, seperti dibawah ini:
Kepegawaiaan (Primer)
Pengadaan (Sekunder)
Lamaran (Tertier)
Testing (Tertier)
Pengangkatan (Tertier), dan sebagainya.
b) Kode Arsip
Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai
penuntun ke tempat arsipnya, pada umumnya berbentuk angka, huruf, atau
keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih
dahulu sesuai dengan kode klasifikasi.
Guna kode arsip:
(1) Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain
dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
(2) Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak
penyimpan, serta penemuannya kembali.
 Pada dasarnya ada 3 (tiga) unsure kode, yaitu:
(1) Kode Huruf
(a) Satuan Huruf (Huruf Tunggal)
Misal : Kepegawaian Kode A
Keuangan Kode B
Materiill Kode C
(b) Huruf Ganda
Misal : Kepegawaian Kode AA
Keuangan AB
Materiil BB
(c) Kumpulan Huruf
Misal : Kepegawaian Kode ABA
Keuangan ABC
Materiil ABC
(d) Singkatan
Misal: Kepegawaian Kode Kepeg
Keuangan Keu
Materiil Mat

(2) Kode Angka

(a) Urutan angka: 1 sampai dengan tak terbatas
Misal: Kepegawaian Kode 1
Keuangan 2
Materiil 3
(b) Gabungan Angka, umumnya terdiri dari dua angka,
Misal: 11
12
13
21
22
23
(c) Angka Duplex, ialah kumpulan kesatuan angka, yang masing-masing
dipisahkan dengan garis miring, atau garis datar (-), atau titik (.) atau koma
(,).
 Misal: 01-10-90
01.10.90
01/10/90
01,10,90
(d) Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan
Misal: 351 Kepegawaian
351.1 Pengadaan
351.2 Pengangkatan dan Mutasi
351.3 Kedudukan
Dan seterusnya.
Dasar sistem desimal ini, adalah bahwa setiap main subject, sub subject
dan sub-sub subject dapat dikembangkan sampai dengan sepuluh bagian.
(e) Digit (Terminal Digit), Deretan angka yang pada umumnya diuraikan ke
dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan tempat
penyimpanan.
Misal:
Kode 102089, berarti:
10 adalah lembar guide
20 adalah nomor laci
89 adalah nomor map
(f) Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu
digunakan untuk satu masalah pokok tertentu, misal:
000-99 Kepegawaian
100-199 Keuangan
200-299 Materiil
(g) Gabungan Huruf dan Angka
Misal: A.1
B.2
AAB 11
Kepeg. 10
dan lain-lain
Untuk pemberian kode pada arsp, dapat atau boleh saja menggabungkan
antara angka dan huruf sesuai dengan uraian yang ada.
 Contoh kode klasifikasi arsip yang berlaku di pemerintahan pusat:
KP Kepegawaian
10 Penerimaan pegawai
20 Pengangkatan pegawai
30 Promosi
31 Kenaikan pangkat atau golongan
32 Pengangkatan dalam jabatan
33 Kenaikan gaji
40 Mutasi
41 Pengangkatan Pegawai
.1 Golongan I
.2 Golongan II
.3 Golongan III
.4 Golongan IV

4) Cara Penyusunan Klasifikasi

Menurut Gunawan Ari Wibowo (2012), cara penyusunan klasifikasi arsip
adalah sebagai berikut:
a) Melakukan analisis fungsi
organisasi untuk mengetahui arsip
apa yang tercipta dalam suatu
fungsi organisasi. Fungsi
organisasi adalah seluruh
tanggung jawab yang dibebankan
organisasi untuk melaksanakan
kegiatan.
b) Klasifikasi disusun berdasarkan
masalah yang mencerminkan
fungsi dan kegiatan organisasi
c) Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembagan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, sub
masalah, dan sub-submasalah.
d) Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan untuk
mempermudah penyebutan klasifikasi.
a. Indeks Arsip
1) Konsep Indeks Arsip
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Indeks ini berfungsi
sebagai petunjuk keterangan penting dalam pekerjaan filling, misalnya dapat
menetapkan kode arsip, tempat arsip disimpan menurut peralatan yang terkandung
dalam arsip tersebut. Menurut Chrisyanti, Indeks adalah daftar atau label yang
berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading)
atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan
abjad atau nomor atau gabungan abjad dan nomor indeks.
Menurut Chrisyanti (2011: 66), mengindeks mempunyai dua pengertian yaitu:
a) Menguraikan caption/judul/nama yang terkandung dalam arsip (nama orang,
organisasi dan sebagainya) menjadi bagian-bagian (kata) yang lebih kecil
menurut aturan atau ketentuan yang berlaku bagi setiap judul atau nama, untuk
menentukan kode arsip yang bersangkutan.
b) Mencocokkan nama/judul yang terkandung di dalam arsip dengan pokok soal
yang telah disusun dalam daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah
ditetapkam untuk menentukan kode arsip yang bersangkutan.
Berdasarkan pengertian diatas, indeks arsip adalah suatu label yang
digunakan dalam menentukan kode arsip untuk memudahkan dalam proses
penyimpanan arsip. Dalam penyimpanan arsip sistem abjad misalnya, proses
pengindeksan berarti menentukan nama yang akan digunakan dalam penyimpanan
arsip. Nama ini pada umumnya mudah dikenali karena dalam proses
korespondensi nama selalu ada dalam arsip. Setiap bagian kata dari nama yang
membentuk filling Segment, diberi label (disebut unit, misalnya unit 1, unit 2, unit 3,
atau unit 4). Jumlah unit bergantung pada jumlah kata yang membentuk nama
(filling segment) unit yang paling utama adalah unit 1 (pertama) karena akan
menentukan posisi arsip tersebut disimpan
Kegunaan indeks antara lain:
a) Untuk mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan arsip yang kode dan
kegiatannya sma ke dalam satu berkas.
b) Sebagai sarana penemuan kembali arsip
2) Jenis Penulisan Indeks
Kegiatan mengindeks arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi,
nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah. Menurut Gunawan,
penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu staraigth
order dan indexing order. Straight order adalah cara penulisan indeks yang
dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan indexing order adalah cara
penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan
mengindeks.
Contoh penulisan indeks dengan cara straigth order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia, Dr.
Ade Maulana Ade Maulana
Rere Agrezta Rere Agrezta

Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order:

Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Aulia, Widhian, Dr.
Ade Maulana Maulana, Ade
Rere Agrezta Agrezta, Rere

3) Tata Cara Mengindeks

Penulisan indeks dilakukan dengan memperhatikan aturan-aturan yang
berlaku agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan
dengan baik. Berikut adalah beberapa aturan dalam mengideks yang merujuk pada
pendapat Gregg et. al. (1962; 375-384) dan Read dan Ginn (2010: 31-87)
a) Mengindeks Nama Orang
(1) Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau
marga. Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Sambas Ali Muhidin Sambas Ali Muhidin
2 Kamila Cynthia Inara Kamila Cynthia Inara
(2) Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama adalah
nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama keluarga
biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu
ditulis.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 George R. Terry Terry George R.
2 Liem Swie King Liem Swie King

(3) Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu unit
nama orang tersebut, unit pertama adalah nama nama marganya.
Contoh:

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris
2 Pierre Tendean Tendean Pierre -

(4) Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan adalah
nama aslinya/nama jelasnya.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus -
2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius -

(5) Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R. Agrezta Agrezta R. -
2 Reza H. Reza H. -
(6) Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama
suaminya.
Contoh:

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ny. Agrezta Reza Reza Agrezta (Ny)
2 Aulia Kartadipoera Kartadipoera Aulia -

(7) Nama perorangan jika memakai gelat adat, gelar keragaman, gelar
kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya tidak
diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan
mengindeks
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R.A Kartini Kartini (R.A) Haris
2 dr. R.M Nurrachim Nurrachim (dr. R.M) -
3 Kapten Jono Jono (Kapten)

(8) Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya adalah nama diri,
kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus
2 I Made Putu Wirawan Wirawan Putu I Made

(9) Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung,
tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring)
diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama yang diindeks mengikuti
peraturan mengindeks.
Contoh:
 Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’ Agostino DAgostino Abdul -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -

(10) Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, De, La, Della,
Den, Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac,
Mc, O’, Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de,
Van der, Von, Von der, dan sebagainya, awalan tersebut tidak dianggap
sebagai unit sendiri atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -

b) Mengindeks Nama Perusahaan

(1) Nama perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis
dengan kepala surat atau merk dagang yang tertulis
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Persatuan Wartawan
Wartawan Indonesia Persatuan
Indonesia
2 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia Ikatan
3 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT

(2) Nama organisasi yang sering disingkat dan sudah popular dengan nama
singkatannya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti yang tertulis.
Jika huruf tunggal, dipisahkan oleh spasi indeks setiap huruf sebagai unit
terpisah, seperti MPR. Akronim (kata yang dibentuk dari pertama, atau
beberap huruf pertama, dari beberapa kata, seperti UNPAD dan UPI)
diindeks sebagai satuunit tanpa tanda baca atau spasi. Kata yang disingkat
(lab, Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi.
 Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 MPR M P R
2 UPI UPI - -
4 UNPAD UNPAD

(3) Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai

salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah
nama orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan
peraturan mengindeks.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Rumah Sakit Hasan
Hasan Sadikin Rumah Sakit
Sadikin
2 Bandara Husein
Sastranegara Husein Bandara
Sastranegara
3 Ayam
Ayam Goreng Suharti Suharti
Goreng

(4) Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf
sebagai satu unit.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 7 Day Market Seven Day Market
2 Toko 711 Tujuh Sebelas Toko -
3 21 Movie Twenty One Movie -

(5) Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article,
prepositions, conjunction, and symbols) ditulis sebagai unit terpisah dalam
 pengindeksnya. Contoh kata-kata kecil dan symbol yang digunakan
sebagai nama bisnis, yaitu sebagai berikut:
Article : a, an, the
Prepositions : at, in, ut, off, by, to, with, for, of, over (di, diluar, oleh,
untuk, dengan, untuk, dari lebih.
Conjunction : and, but, or, nor (dan, tetapi, atau, atau)
Symbols : &, $, #, %
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4
1 A & A Drilling A and A Drilling
2 A Clean House A Clean House
3 The $ Shop Dollar Shop the

(6) Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung,
tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring)
diabaikan ketika mengindeks. Nama-nama yang diindeks mengikuti
peraturan mengindeks.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Bandara Soekarno-
SoekarnoHatta Bandara -
Hatta
2 Inter-Asia Services InterAsia Service -

c) Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

(1) Nama instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari
nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai
unit terakhir.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
 1 Kementrian Pendidikan
Pendidikan RI -
RI
2 Departemen Sosial Sosial Departemen -

(2) Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang
diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk
kata tingkat badannya.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kota Bandung Bandung Kota -
2 Provinsi Jawa Barat Jawa Barar Provinsi