Anda di halaman 1dari 10

Analisa Jabatan (Job Analysis)

Jabatan atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk mencapai tujuannya.
MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan yang ada di perusahaan dan jabatan
perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja para anggotanya.

Jabatan sering disebut juga sebagai pekerjaan disamping sebagai status dalam organisasi merupakan
sekumpulan tugas-tugas yang harus dilakukan. Jabatan menjadi hal yang penting karena hal itu
menunjukkan kompetensi yang harus dimiliki, dan menjadi alat untuk mencapai tujuan organisasi,
dan menjadi obyek penting yang harus diperhatikan.

Analisa jabatan atau job analysis merupakan pencarian informasi tentang jabatan yang ada. Tujuan
analisa jabatan adalah untuk menentukan/memperbaharui informasi analisa jabatan (job description,
job specification, job performance standard), untuk tujuan-tujuan khusus misalnya, untuk evaluasi
kompensasi, perancangan ulang pekerjaan, dan lain-lain. Informasi analisis jabatan diantaranya :
 Job Description : pernyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi
kerja, dan aspek yang lainnya.
 Job Specification : persyaratan atau karakteristik orang yang dibutuhkan untuk melakukan
suatu pekerjaan (pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan ciri fisik dan mental).
 Job Performance Standard : Bagaimana kinerja diukur (target yang harus dicapai, sikap, dan
perilaku kerja).
Ketiga dokumen ini menjadi elemen utama dari human resource information system.

Aktivitas MSDM berdasarkan aktivitasnya pada informasi analisa jabatan :

 Merekrut pegawai yang potensial

 Mencocokka pelamar dengan jabatan yang kosong

 Menentukan kegiatan pelatihan

 Melakukan penilaian kinerja

 Penentuan kompensasi

 Perencanaan kebutuhan SDM masa depan

 Menentukan standar kerja yang realistik

 Penempatan yang tepat

 Mengevaluasi bagaimana tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan seseorang

 Bimbingan dan pengawasan

 Menghindari persyaratan yang tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan diskriminasi

 Mengungkapkan elemen-elemen yang dapat membantu atau mengabaikan kualitas


kehidupan kerja

 Perancangan jabatan

Langkah-langkah analisa jabatan :


 Mengidentifikasi jabatan-jabatan yang akan dianalisa

o Jabatan apa?

o Identifikasi dapat melalui struktur organisasi, daftar gaji

o Berapa orang pemegangnya?

o Dalam perusahaan jumlah jabatan mungkin sangat banyak

 Menentukan jenis informasi yang akan dianalisa

o Identiatas jabatan; Identitas jabatan/pekerjaan dalam struktur organisasi yang


berlaku sekarang. Jabatan dibawah jabatan apa dan membawahi jabatan apa.

o Tujuan utama dari pekerjaan; Apa tujuan utama atau hasil yang ingin dicapai
atau tanggung jawab utama dari pekerjaan.

o Rincian tugas (apa, bagaimana, dan hasilnya apa); Tugas-tugas penting atau
tugas-tugas yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan dan apa hasil kerjanya.

o Sumber daya yang dibutuhkan; Sumber daya yang dibutuhkan untuk dapat
melakukan pekerjaan dengan baik misalnya komputer, atau peralatan tertentu.

o Alur input output

o Lingkup keputusan; Pada aspek apa pemegang jabatan diberi wewenang untuk
mengambil keputusan.

o Kompeleksitas pekerjaan

o Hubungan-hubungan dalam pekerjaan

o Persyaratan pekerjaan; Persyaratan seperti pengetahuan, keterampilan,


kemampuan, sifat kepribadian, dan fisik yang harus dimiliki pemegang jabatan agar
tugas-tugas dalam jabatan itu dapat dilakukan dengan baik.

o Lingkungan dimana pekerjaan dilakukan; Didalam ruangan atau diluar ruangan,


melakukan perjalanan keluar kota atau tidak, serta apakah berisiko atau tidak.

 Menentukan teknik pengumpulan informasi

o Kuessioner

o Observasi

o Interview

o Panel of expert

o Employee logs

 Mengumpulkan dan menganalisa informasi; Sumber informasi analisis jabatan :

o Pemegang jabatan

o Mantan pemegang jabatan

o Ahli/Expert
Analisa jabatan dilakukan secara berkala dalam kurun waktu tertentu, misalnya 5 tahun sekali atau
pada waktu pendirian perusahaan.

Desain Pekerjaan (Job Design)


Jabatan atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas organisasi, meningkatkan kepuasan
kerja, memotivasi, mengurangi turn over, dan meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan
harus didesain dengan baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas. Desain
pekerjaan adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang mendukung,
spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi.

Elemen Organisasi; Desain pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas. Salah satu caranya
dapat dilakukan melalui pendekatan mekanistik, procedural, dan ergonomic. Jika dilakukan terlalu
mekanistik maka tidak akan memuaskan dan tidak akan meningkatkan kemampuan.

Elemen Keperilakuan; Mempertimbangkan keinginan menusia dalam pelaksanaan suatu pekerjaan


yang terdiri dari :

 Autonomy (Responsibility for work)


 Task Variety (use of different skill and ability)
 Task Identity (doing the whole piece of work)
 Task Siginificance (meaning of work to other)
 Feed Back (information on performance)

Elemen Lingkungan; Mempertimbangkan keinginan masyarakat, budaya, kemampuan, dan


ketersediaan pegawai.

Aspek-aspek keperilakuan dan eficiency dapat menjadi dua hal yang bertentangan.

Teknik dalam mendesain ulang pekerjaan :

 Job Enlargement (meningkatkan cakupan pekerjaan. Sama dengan meningkatkan job variety,
job identity, dan job significance)
 Job Encrichment (Meningkatkan otonomi. sama dengan meningkatkan job significance)
 Job Rotation (Meningkatkan job variety, dan job significance)
Sumber : http://prezi.com/d0o69ytg-5dk/analisa-pekerjaan-dan-desain-pekerjaan/
Contoh Analisis Pekerjaan

1. a. Contoh Analisis Pekerjaan SUPERVISOR

 Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

PT. MSDM

Deskripsi Pekerjaan

Nama Jabatan : Supervisor Produksi

Kode Jabatan : S – 44556 Departemen : Produksi

Tanggal : Tyas Fahmi Afiati Lokasi : Kantor Pusat

Fungsi :

Di bawah supervise Manajer Produksi, mensupervisi secara langsung kepala regu dibawah tanggung
jawabnya (serta mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada dibawah
tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan semua bagian lain
terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. ) guna memproduksi bahan jadi pada
tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas “ Volume & Waktu “ pengiriman bahan jadi yang
telah direncanakan.

Tugas-tugas :

1) Mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan SDM ,bahan baku setengah Jadi/jadi dan
mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya

2) Memaksimalkan effisiensi

3) Meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi

standard kebutuhan pelanggan

Wewenang :
1) Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku

di perusahaan.

2) Menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi guna

mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta

pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.

Tanggungjawab :

1) Bertanggung jawab dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna mencapai
tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan mendisiplinkan anak
buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di perusahaan .

2) Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas danschedule produksi serta
tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.

3) Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan tingkat
kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule.

4) Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja
(keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).

5) Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid.

6) Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil kerjanya
beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas permasalahan tersebut serta
batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut secara singkat , padat dan kongkrit.

Hubungan Lini :

Atasan langsung : Manajer Produksi

Bawahan langsung : Para karyawan produksi

Kondisi Kerja :
Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00 sore, kecuali bila
mengawasi karyawan dan memberikan bimbingan serta pelatiahan kepada karyawan.

 Spesifikasi Pekerjaan ( Job Spesification)

PT. MSDM

Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Supervisor Produksi

Kode Jabatan : S – 44556 Departemen : Produksi

Tanggal : Tyas Fahmi Afiati Lokasi : Kantor Pusat

Persyaratan-persyaratan Pekerjaan

1) Pendidikan (Education) :

a) S1 Pengalaman 2 tahun
b) D3 Pengalaman 3 tahun

c) SLTA Pengalaman 10 tahun

d) SLTP pengalaman 15 tahun

2) Pengalaman (Experience) :

a) Mechanical

b) Metallurgy

c) Dasar Operasi Mesin x

d) Dasar Proses Produks

3) Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :

a) Teknis

b) Dasar Operasi Mesin x

c) Managerial

d) Proses Produksi

e) Keselamatan dan Kesehatan Kerja

f) Daya Manusia

4) Persyaratan khusus :

Tidak cacat fisik

5) Lain-lain :

a) Disiplin

b) Bertanggung jawab

b. Manfaat Analisis Pekerjaan

 Dapat memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat

 Timbul kepuasan pada diri tenaga kerja

 Terciptanya iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

c. Manfaat Analisis Jabatan

 Untuk keperluan penarikan dan seleksi.


Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan
gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik
pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jaabatan
tertentu tersebut.

 Untuk keperluan kompensasi.

Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam
organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan
memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan
dan pendidikan terbatas.

 Untuk keperluan penilaian kinerja.

Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk mengetahui
apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding antara kinerja actual dengan
kinerja standar yang ditetapkan.

 Untuk keperluan pelatihan.

Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka
manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.

2. Perencanaan SDM

a. Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan kegiatan mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan)


dan supply (penerimaan kebutuhan) tenaga kerja organisasi di waktu yang ada.

b. Manfaat Perencanaan SDM

 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan.

 Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing dengan tugas-tugas yang


sasarannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan
organisasi/perusahaan.

 Meningkatakan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan tenaga dalam


melaksanakan rekrutmen dan seleksi.

 Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan


system informasi SDM agar selalu akurat siap pakai untuk berbagai kegiatan MSDM lainnya.

 Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses.

 Meningkatkan koordinasi antar unit kerja/departemen.

c. Perencanaan Kebutuhan

Kegiatan prediksi atau meramalkan bermaksud untuk memperkiraan permintaan SDM yang
diperlukan di masa yang akan datang.

 Menyangkut peramalan SDM


 Peramalan (forcasting) adalah proses penggunaan peristiwa-peristiwa di masa lalu untuk
membuat prediksi sistematik tentang tred di masa depan

 Peramalan kebutuha merupakan bagian terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan.

3. Rekrutmen

 Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat tenaga kerja baru untuk
memenuhi kebutuhan SDM oraganisasi atau perusahaan.

 Saluran-saluran yang akan dipakai dalam penarikan Supervisor:

a. Walk – ins (Pelamar atau pencari pekerjaan datang sendiri ke perusahaan dan kemudian
mengisi blangko lamaran)

b. Rekomendasi Dari Karyawan (Employee Referrals)

c. Pengiklanan (Advertisement)

d. Asosiasi-asosiasi Profesional

4. Seleksi

Model tes yang akan dilaksanakan dalam proses seleksi Supervisor

a. Tes Psikologis, meliputi :

 Tes Kecerdasan (intelligence test)

 Tes Kepribadian (personality test)

 TeS Bakat (aptitude test)

 Tes Minat (interst test)

 Tes Prestasi (achievement test)

Penguji : Psikolog

b. Tes Pengetahuan (Knowledge Tests)

Penguji : Manajer Produksi beserta Sekretaris dan

Manajer Personalia beserta Supervisor SDM.

c. Performance Tests

Penguji : Manajer Produksi beserta Sekretaris dan

Manajer Personalia beserta Supervisor SDM.

Wawancara Seleksi

a. Jenis Wawancara : Wawancara Individual

b. Jumlah Pewawancara : 1 pewawancara 1 pelamar

c. Waktu Wawancara : 15 menit per pelamar


d. Pewawancara : Manajer Produksi beserta Sekretaris dan Manajer

Personalia beserta Supervisor SDM.

Sumber :

http://djoko-sasongko.blogspot.com/2008/12/contoh-job-description-supervisor.html

http://bursa-kerja.ptkpt.net/_karir.php

http://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/21/analisis-pekerjaan-dalam-manajemen-sumber-daya-manusia/

Dr. T.Hani Handoko, M.B.A. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta. 1988.