KETENTUAN BUKTI TRANSAKSI

UNTUK REIMBURSE DEKANAT FTUI

1. KETENTUAN DASAR
➢ Bukti transaksi ditulis dengan alat tulis permanen (tidak diperkenankan
menggunakan pensil).
➢ Pada setiap bukti pembayaran terdapat :
• Nama toko/penjual
• Tanggal transaksi jual beli
• Nama barang yang dibeli
• Besar uang yang dikeluarkan untuk transaksi jual beli
• Stempel toko (jika tidak ada, WAJIB melampirkan TTD, Nama, dan No. HP
penjual)
➢ Tidak diperbolehkan adanya coretan, catatan tambahan, atau catatan dengan tinta
lain yang dapat mengaburkan keabsahan tanda bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam
tanda bukti maka dianggap tidak sah.
➢ Bukti pembayaran harus diberi nomor bukti yang jelas dan diurutkan berdasarkan
lampiran laporan pertanggungjawaban dana dekanat.
➢ Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 2000, Pasal 2 ayat (2) tentang
Perubahan Tarif Bea Meterai dan Besarnya Batas Pengenaan Harga Nominal Yang
Dikenakan Bea Materai:
• Untuk transaksi < Rp. 250.000, menggunakan bukti resmi yang dikeluarkan
penjual/toko yang bersangkutan.
• Untuk transaksi Rp. 250.000 - Rp. 1.000.000, menggunakan bukti resmi yang
dikeluarkan penjual/toko bersangkutan dan materai 3000.
• Untuk transaksi > Rp. 1.000.000, menggunakan bukti resmi yang dikeluarkan
penjual/toko bersangkutan dan materai 6000.
➢ Gunakan nota untuk transaksi berupa pembelian barang dan gunakan kwitansi panjang
untuk transaksi pembayaran jasa.
➢ Bukti resi transfer tidak diperbolehkan jika tidak dilengkapi dengan kwitansi
panjang atau bukti penerimaan resmi.
2. JENIS BUKTI TRANSAKSI
➢ Standar
Untuk penjual/toko yang memiliki cap stempel sendiri.

Contoh:

➢ Tidak Memiliki Cap Stempel

Harus menyertai nama, tanda tangan, dan No. HP dari penjual.

Contoh:
➢ Bukti Perjalanan (seperti Pesawat dan Kereta)
Harus menyertakan e-ticket dan boarding pass.

Contoh:

Boarding pass kereta Boarding pass pesawat e-boarding pass

e-ticket
➢ Konsumsi atau Pembelian Pakaian
Menyertakan bukti transaksi, absensi tanda tangan dari yang menggunakan
konsumsi/pakaian, dan dokumentasi dari penggunaan tersebut.

Jika kegiatan berupa rangkaian dan memiliki konsumsi di jadwal yang berbeda
(sarapan, makan siang, dan malam; atau konsumsi acara A, konsumsi acara B), absensi
yang dilampirkan harus disesuai dengan setiap jadwal (tidak boleh dijadikan satu
absensi bersama untuk semua jadwal). Kalau ada konsumsi di acara hari ke-1 dan ke-
2, absensi yang dilampirkan harus ada 2, yaitu absensi hari ke-1 dan ke-2.

Contoh:

Bukti Transaksi Absensi Dokumentasi

➢ INVOICE
Hanya dapat berlaku jika disertai kwitansi atau nota yang ditandatangani oleh
pemilik toko.

Contoh:

➢ PENDAFTARAN LOMBA
Harus menggunakan kwitansi panjang dan cap stempel lomba.

Contoh:
➢ Penyewaan Kendaraan (Seperti Mobil, Bus, atau Bikun)
Menyertakan dokumentasi saat menggunakan kendaraan dan absensi peserta.

Jika tempat sewa tidak memiliki cap stempel (seperti Bikun), harus menyertakan:
• Kwitansi Panjang pembayaran jasa kepada supir dan/atau kondektur bikun yang
ditambah dengan nama, TTD, dan No. HP dari supir dan/atau kondektur
• Foto bersama saat menyerahkan kwitansi dengan supir dan/atau kondektur
Contoh:

Kwitansi Panjang Foto Bersama

Kwitansi sewa kendaraan yang memiliki cap stempel sendiri

(tidak perlu menggunakan kwitansi Panjang dan foto Bersama, namun tetap harus
menggunakan dokumentasi dan absensi)
➢ Transaksi Online Yang Tidak Memiliki Bukti Fisik
Lampirkan screenshot dari penggunaan barang/jasa yang telah menyatakan bahwa
transaksi sudah resmi dibayar dan selesai.

Contoh:

Bukti dari Uber dan Grab

➢ Bukti Transaksi Mata Uang Asing

Lampirkan bukti transaksi asli dengan disertai foto nilai kurs beli dari sumber yang
terpercaya, seperti situs Bank Indonesia. Konversikan nilai mata asing tersebut ke
dalam rupiah berdasarkan nilai kurs beli yang berlaku pada tanggal terjadinya transaksi
(Jika transaksi terjadi pada 1 Januari 2018, gunakan kurs beli dengan nilai yang berlaku
untuk tanggal 1 Januari 2018).

Contoh:
KURS DOLAR AMERIKA (USD) KE RUPIAH (Rp)
23 Juli 2017
1 USD = Rp 13.321,43638