ANEXO 1

CHECKLIST DE DOCUMENTOS DE SUPORTES PARA DESPESAS.

Verificado e confirmado pelo: _____________________________________ Mes: ________ Data ___/____ 20___

Ordem Tipo de Suportes documentais exigidos Observações

OK
Despesa
1 Custos 1. Requisição de despesa, identificando a linha orcamental especifica
Administrati 2. Factura do Fornecedor ou Provedor do Serviço;
vos ou de 3. Pagamento em numerário, Cheque e/ou transferência bancária em nome do fornecedor
funcioname (copia de cheque, se for o caso)
nto (Agua, 4.Comprovativo de pagamento;
energia, Recibo e/ou VD em nome do Projecto.
comunicaçã 5. Deve existir um contrato de prestação de serviço (de agua, de energia, de telefone fixo)

2 Equipament 1. Requisição de despesa, identificando a linha orcamental especifica Incluir contrato em casos em que a encomenda não é
os e outros 2. Processo de procurement de acordo com as politicas do Projecto/Doador; entregue totalmente no momento de adjudicação ou no
Activos 3. Avaliacao de propostas, detalhado as razoes de selecionar o fornecedor caso em que o pagamento for em parcelas acordadas)
Fixos. 4. Factura do Fornecedor Selecionado;
5. Guia de Entrada ou Nota de Recebimento.

6. Ordem ou Pedido de pagamento;

7. Cheque e/ou transferência bancária em nome do fornecedor
8. Comprovativo de pagamento;
Factura Recibo, Recibo e/ou VD em nome do Projecto.
3 Despesas de 1. Requisição de despesa, identificando a linha orcamental especifica Recomenda-se que as recargas sejam compradas nas
comunicaçã 2. Mapa de pedido de compra de recargas devidamente detalhado; lojas autorizadas pelas operadoras.
o através de 3. Cheque em nome do fornecedor/pagamento em numerário
recargas 4. Comprovativo de pagamento;
para o Factura Recibo, Recibo e/ou VD em nome do Projecto.
pessoal. 5. Mapa de distribuição das recargas assinada aos beneficiários.
4 Despesas de A) Se os abastecimentos forem a pronto Pagamento Na compra de combustível deve-se exigir sempre o
combustível 1. Requisição da despesa, detalhando para que e esse combustivel (actividades, monitoria, registo da matricula da viatura na factura ou no recibo.
uma viagem specifica, etc); e identificando a linha orcamental especifica
2. Logbook se Aplicável, com assinatura do lider do projecto depois de analise de consumo de
combutivel do proprio carro
3. Comprovativo de pagamento, com matricula do veiculo abastecido
Factura Recibo, Recibo e/ou VD em nome do Projecto.
B) Se os abastecimentos forem Pagos a Posterior
1. Requisição de despesa, identificando a linha orcamental especifica
2. Logbook se Aplicável, com assinatura do lider do projecto depois de analise de consumo de
combutivel do proprio carro
3. Extracto da Gasolineira reconciliado com o logbook.
4. Ordem ou Pedido de pagamento;
5. Cheque ou Transferência Bancaria a favor do fornecedor
6. Comprovativo de pagamento;
Factura Recibo, Recibo e/ou VD em nome do Projecto.
5 Despesas de 1. Requisição da despesa (pedido da viagante), indicando a linha orcamental especifica Assinatura do trabalhador confirmando a recepção do
viagem 2. Termos de Referência da viagem ou evento a ser realizado; valor de perdiem e do adiantamento para outras
despesas de viagem mencionados na requisição.
4. Pedido de pagamento das Passagens, alimentação e alojamento;
5. Cheque em nome do fornecedor ou em nome do trabalhador que esteja a viajar em caso
de optar-se por adiantamento de fundos;
6. Comprovativo de pagamento;
7. Justificação da viagem devidamente aprovado contendo as facturas, os Recibos e/ou VDs
em nome do Projecto respeitantes ao alojamento, transporte e outras despesas oficiais;

8. Relatório de viagem (a viagem deve ter relação com as actividades do projecto);

9. Talão de depósito do remanescente do valor adiantado.
10. Talão de embarque, bilhete de passagem
11. Orcamento da viagem e relatorio dos gastos efectuados na viagem
1. Requisição da despesa (pedido da viagante), indicando a linha orcamental especifica
2. Relação do evento, elaborado pelo facilitador/ ou pessoa responsável
6 Despesas de A) Subsídios de transporte dos participantes: Deve se assegurar sempre de que a quantidade do
eventos produto/serviço facturado está de acordo com o número
2. Agenda do evento/actividade ou termos de referencias;
(Treinament 3. Lista de participantes; de participantes e dias previsto.
o,
4. Lista de presenças devidamente assinada pelos participantes;
Workshops,
5. Folha de pagamento do subsidio devidamente assinada.
formações e
outros 6. Fotocopia de BI ou outro documento de identificação de cada participante
eventos B) Despesas de Alimentação e de Material Didáctico.
similares) 2. Agenda do evento/actividade ou termos de referencias;
3. Lista de participantes; cada um tem que assinar para cada dia em que seja realizada o
encontro/treinamento/actividade
4. Processo de procurement de acordo com as politicas do Projecto;
5. Factura do Fornecedor Selecionado;
6. Ordem ou Pedido de pagamento;
7. Cheque e/ou transferência bancária em nome do fornecedor;
8. Comprovativo de pagamento;
Factura Recibo, Recibo e/ou VD em nome do Projecto.
9. Lista de presença do evento devidamente assinado e indicada a proveniência, função e
contacto de cada participante;
C) Despesas de alojamento
1. Factura e recibo ou VD, com indicação dos quartos ocupados, noites despendidas, valor por
quarto e por noite
2. Lista dos indivíduos alojados no local (com indicação dos quartos ocupados por cada um)

7 Honorários 1. Requisição da Despesa ou Formulário de Contratação do Consultor; idenficando a linha No caso em que a pessoa não possui factura ou venda a
de orcamental especifica dinheiro, o Projecto deverá descontar 20% sobre o
consultores 2. Termos de Referência da actividade ou evento a ser realizado; total cobrado. Quando o montante for de pequeno
ou 3. Processo de procurement de acordo com as politicas do Projecto se aplicável; expressão pode ser feito o pagamento em Numerário.
prestação 4. Factura e Contrato de vinculação entre o Projecto e o Consultor ou prestador de Serviços;
de Serviços
5. Relatório do trabalho realizado previamente analisado pelo Projecto se aplicável;
6. Ordem ou Pedido de pagamento;
7. Cheque e/ou transferência bancária em nome do fornecedor
8. Comprovativo de pagamento;
9. Recibo em nome do Projecto;
8 Rendas de 1. Requisição da Despesa, identificando a propria linha orcamental especifica ; No caso em que o contrato indica apenas o valor liquido
Escritório 2. Copia do Contrato de renda; deve dividir o valor por 0.86 para encontrar o bruto.
e/ou de 3. Comprovativo de Retenção da fonte do valor do IRPS; Quando estiver indicado o bruto multiplicar por 14%
Casa para encontrar o valor de IRPS.
o IRPS deve ser pago o mais tardar ate dia 20 do mês seguinte.

5. Ordem ou Pedido de pagamento;

6. Cheque e/ou transferência bancária em nome do Arrendatário

7. Recibo legal/interno ou ainda Declaração de recebimento do valor;
9 Salários 1. Requisição da Despesa, identificando a propria linha orcamental especifica ; Assegurar que todas as obrigações fiscais são compridas
2. Folha de salarios devidamente assinado pelo elaborador e revisto; dentro dos preceitos Legais a) ate dia 10 o Pagamento
3. Assegurar que existe o contracto de trabalho, devidamente assinado pelo trabalhador e a de INSS e b) dia 20 o Pagamento de IRPS/C
empresa, e detalhando os beneficios aplicaveis
3. Preparar a carta de transferência ou ordem de pagamento e enviar ao Banco
4. Assegurar que qualquer mudanca de salario tem explicacao, e o contracto seja actualisado
atravez de uma adenda, se for necessario
5. Anexar os recibos de comprovação de pagamento

6. Anexar a Folha de Salários;

7. Analise de salarios para cada um trabalhador de cada mes

10 Compra de 1. Requisição da Despesa, identificando a propria linha orcamental especifica ; NB. Não deve haver uma distribuição de materiais ou
insumos e 2. Processo de procurement de acordo com as politicas do Projecto/doador/ADPP; insumos sem a confirmação das autoridades locais
outros 3. Avaliacao de propostas, detalhado as razoes de selecionar o fornecedor
materiais 4. Factura do Fornecedor Selecionado;
para as 5. Guia de Entrada ou Nota de Recebimento, no projecto
comunidade
6. Guia de distribuição aos beneficiários, devidamente assinada pelos mesmos, com a
s
confirmação das autoridades locais
7. Ordem ou Pedido de pagamento;
8. Cheque e/ou transferência bancária em nome do fornecedor
9. Comprovativo de pagamento;
10. Factura Recibo, Recibo e/ou VD em nome do Projecto.

11. Fotocopia de BI ou outro documento de identificação do beneficiário que assinou a guia Para caso de insumos agrícolas, deve haver um relatório
de recepção de distribuição (o local de aquisição, meio de transporte,
dias de viagem, local de distribuição e de
armazenamento)
 MATRIZ DE VERIFICACAO DE DOCUMENTOS A ENVIAR A HEAD OFFICE

1. Contagem de Caixa Semanal e Mensal

1.1 Efetuar a contagem de caixa por uma pessoa diferente e confrontar com o a folha
resumo e declaracao de caixaa de preparada pelo tesoureiro
1.2 Conferir toda a documentação com os registos da Folha de Caixa
1.3 Regularizar os adiantamentos feitos ao trabalhadores dentro de uma semana
2. Fecho e Controlo de Movimentos em Bancos
2.1 Solicitar os Extrato Bancários Mensal
2.2 Conferir toda a documentação de Ordem de Pagamento de forma sequenciada com os
registos dos Cheques emitidos
2.3 Anexar todos os documentos de suporte necessários (veja a lista em cima)
3. Inventários
3.1 Actulizacão dos inventários dos bens adquiridos e recebidos durante o mês
3.2 Garantir a recepção e distribuição dos bens adquiridos e anexar toda a documentação
comprovante.
Para evitar atrasos no processo de fecho e envio a
Fecho 4. Impostos
11 Contabilidade deve ser garantido que as operações do
Mensal 4.1 Fazer um cross-check do IRPS, IRPC e INSS processados localmente com os modelos dia - a - dia seja regularmente revistos
a serem submetidos nas finanças
5. Manutenção de Viaturas, Combustível e Lubrificantes
5.1 Assegurar que foram actualizados os Long Book das Viaturas, que os justificativos de
suporte tem a indicação das Matriculas.
5.2 Em caso de utilização e abastecemos de combustível de viatura que não seja do
projecto anexar a respetiva autorização.
6. Envio de Documentos
6.1 Estampar todos os justificativos com o CARIMBO do Projecto
6.2 Enviar todos os documentos de suporte ate dia 5 do mês seguinte
6.3 Manter as Copias dos Processos em lugar seguro.

Fecho Mensal
7. Recibo
devidamen
te
assinado
pelo
trabalhado
r
confirman
do a
recepção
do valor de
perdiem e
do
adiantame
nto para
outras
despesas
de viagem
mencionad
os na
requisição
do
pagament
o;
liq
15,000.00 0.20 18,750.00 3,750.00
3,750.00