Implementación BPM

Recordemos que Un Business Process Management (BPM) de acuerdo a Garimella, Lee y

Williams (2008) es un:

un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar,

analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un enfoque centrado en los
procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con
metodologías de proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocio y
tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes. BPM
abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios. (p. 20).

En tanto se trata de métodos herramientas y tecnologías abandona el supuesto de tratarse

de una plataforma o una solución de software, se convierte en una filosofía de trabajo
empresarial que contiene, integra y orquesta software, herramientas nativas de una
organización (legacy) y modelos de trabajo empresarial.

En mi opinión personal el valor reside en la filosofía BPM al alinear procesos de negocio y

de gestión empresarial rompiendo con los silos existentes entre los diferentes procesos y
proveyendo de una visión global que permite establecer operaciones, alcances, eficiencia a
través de la diagramación, automatización y los sistemas sin perder de vista la toma de
decisiones, en resumen se trata de una de las llamadas metodologías agiles.

Las recomendaciones respecto a como realizar una integración BPM (UNIR, 2019) pueden
ser resumidas en los tres puntos siguientes:

Tener claros los objetivos a alcanzar, tanto a nivel cualitativo como cuantitativo, y que esta
claridad la tenga toda la organización.
Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo, asegurando la continuidad de la iniciativa
y la consecución de los objetivos finales.
Adquirir el conocimiento necesario del paradigma BPM y la tecnología asociada,
reaprovechando lo existente.

Hasta este punto no se ha mencionado la adquisición de una plataforma o una solución de

TI que involucre su implantación, para el caso que nos ocupa asociar un BPM comercial o
una plataforma integradora no es recomendable, no existe un retorno de inversión al gasto
que se efectuará, no obstante implementar filosofia BPM o un sistema (no una herramienta
tecnológica de software sino un ecosistema de administración de trabajo basado en
proyectos) no sòlo es posible sino incluso rentable.

La premisa es “un hotel Familiar de una zona turística pequeña, que cuenta con 20
habitaciones, 15 empleados y que utiliza proveedores externos para la mayoría de sus
servicios” asumo que los servicios donde utiliza proveedores externos son de indole
externa e interna, tanto para brindar el servicio de hospedaje, aprovisionamiento,
alimentos, lavandería, etc. Como para salvaguardar las operaciones internas, debe tener un
proveedor o un sistema legacy que lleva el registro contable, otro (o el mismo) que
involucra nóminas, pagos a proveedores, acuerdos comerciales con otros tantos, etc. En el
peor de los casos el gerente/dueño y su staff administrativo lleva la administración de todo
esto en hojas de Excel, o bien en sistemas Legacy, en otro contexto quizas tiene contratadas
soluciones para Pymes que le ayudan en la armonización contable, facturación, nòminas,
etc. ¿es recomendable la implementación de un sistema BPM? En mi opinión si lo es,
mapear sus procesos de negocio, identificar el core bussinnes, construir un ecosistema con
los diferentes elementos de su operación, hasta convertirlo en un escenario sistemico, eso
es posible bajo una filosofia BPM, utilizando ese conjunto de métodos, herramientas, y
tecnologias (en el sentido màs amplio del concepto, sin ser de naturaleza exclusiva digital).

Lo que sucede en una organización como esta, sucede también en una mayor, por supuesto
en proporción crece la problemática, los aspectos como gestión del cambio, cultura
organizacional, capacidades propias del negocio, y no usar una metodologia/filosofia
adecuada son los elementos a cuidar.

La gestión de procesos de negocio es un ciclo que es medido y corregido constantemente

para aumentar la eficiencia interna de una organización, la satisfacción de los clientes y la
competitividad en el mercado. De manera inicial una empresa con las caracteristicas
planteadas tiene pocos procesos, relativamente simples. Como negocio su objetivo es
crecer y con ello la complejodad de la operación, ya no bastará con buenas intenciones o
con una administración in house, me parece que entonces gestionar los procesos de
manera empirica no es opción, y seguramente los Exceles se iran volviendo inmanejables.