TALLER 2 – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

PASO 2 – Identificar el problema y presentar posible solución

Objetivo: Determinar y ubicar el problema

Metodología

 Debe estudiar los referentes teóricos de la unidad 1, que se encuentra en el entorno de

conocimiento.
 Debe estudiar sus conocimientos previos de metodología de la investigación.
 Se sugiere revisar el material de estudio complementario que tiene el curso.
 Resolver este taller. 

 Colocar su respuesta a cada pregunta diligenciando el cuestionario y subirlo al entorno
de Seguimiento y evaluación.

Valoración

Cada respuesta correcta equivale a 5 puntos para un total de 65 puntos.

Como metodología de desarrollo del curso se propone aprendizaje por problemas de

acuerdo a esto se plantea la siguiente situación:

CASO: Empresa “Happy Day”

“Happy Day”, es una empresa que se encuentra operando desde 2010, que vende insumos
para fiestas y eventos y ofrece servicios de recreación y eventos comerciales. Actualmente,
su sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Ibagúe Colombia y cuenta con una
sede en la población del Guamo.
El representante legal y dueño, el Señor William Barona, cuenta con empleados que trabajan
en ambas sedes, distribuidos de la siguiente forma:
Sede Principal en Ibagué:
 Gerente comercial de ambas sedes: Paola Andrea Marmolejo Hurtado
 Gerente administrativo de ambas sedes: Santiago Barona Marmolejo.
 Dos vendedores: Miriam Iliana Montaña y Angela Maria Ospina.
Sede en la población del guamo:
 Vendedor: Jairo Alberto Gomez y Alejandra Maria Aristizabal.

La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las necesidades básicas del
negocio, pero que tiene muchas limitaciones y errores que les ha generando inconsistencias
en el inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de la piñateria. Adicional a lo
anterior no se tiene confianza de la información generada para realizar todo el tema contable.
El tema contable se maneja con otro software que se llama “Siigo Software” donde se realiza
los procesos contables, tales como: Balances, Estados financieros y liquidación de los
impuestos.
Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha logrado identificar:
 No está realizando correctamente los calculos o las sumatorias de las ventas diarias y por
ende las ventas semanales.
 En algunas ocasiones no actualiza correctamente los saldos en los inventarios
 No realiza adecuadamente el calculo de las devueltas que se les debe dar al cliente, por
ejemplo: El valor de la factura es de 38.000 y el cliente paga con un billete de 50.000 y
por ende las devueltas deberan ser 12.000. Este calculo a veces sale errado.
 No está realizando un adecuado manejo de los errores, pues saca el error en ingles y no
deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda mas tiempo en la atención del
cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar nuevamente el
proceso.
De acuerdo a todo lo anteriormente mencionado se está llevando de forma paralela el
inventario en un archivo de excel y se estan generando copias de las facturas de los clientes
para validar las que se imprimieron con el valor de los informes de ventas que arroja el
software.
La preocupación de la gerente de ventas es que llevar el inventario en excel le puede generar
errores y/u omisiones. Esto genera una falta de control en los inventarios. Adicionalmente,
es muy engorroso y se genera perdida de tiempo por parte de los empleados al final del día
sumando todas las facturas para luego compararla con el informe de ventas díarios, sumando
que se estan imprimiendo dos veces las facturas generando mas consumo de papel y tinta.

De acuerdo a todo lo anterior la Gerente Comercial y el Propietario solicitan de nuestro

servicios como Ingenieros de requisitos, realizar un software que permite realizar:
1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los datos básicos del
cliente y los tipos de clientes (Clientes frecuentes, ocasionales, empresariales).
2. Administración de los inventarios de los productos y servicios de la Piñateria
3. Administración de las Ventas
4. Administracion de las Compras y proveedores
 5. Administracion de los usuarios
6. Calculo de los comisiones de los empleados de acuerdo a las ventas.

De acuerdo a lo citado en el caso de la Empresa Happy Day, es importante como ingenieros

de requisitos empezar a gestionar de forma eficaz el proceso de desarrollo de software. En
nuestro caso vamos a trabajar toda la fase de analisis, por esta razón es importante tengamos
en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolución de problemas:

Definición del Búsqueda de

problema Ideas

Recogida de Búsqueda de
Datos Soluciones

Redefinición
Implementación
del problema

Figura 1. Modelo general de resolución de problemas (adaptado de Hicks, 1991)

Responder las siguientes preguntas:

Determinar el problema

1. De acuerdo al contexto del caso de la empresa “Happy Day”, el problema que se está
presentando es?

R/ El problema que se presenta en la empresa “Happy Day” es que el Software principal

contiene muchas limitaciones y errores en algunos de los procesos como el inventario,
en las ventas, en las compras de los insumos de la piñatería que les han generado
inconsistencias en el inventario

Determinar la causa
2. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “Happy Day”, una posible causa
que lleva a que se presenta el problema es?
 R/ La causa del problema consiste en las limitaciones de software de la empresa.

Determinar la consecuencia

3. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “Happy Day”, una consecuencia

que genera el problema es?

R/ Las consecuencias del problema de la empresa son:

 Gastos extras como en (tinta y papel, pago de horas extras, cálculos erróneos)
por parte de la empresa, por ende genera perdidas
 Genera desconfianza de parte del cliente a la empresa y principal mente de parte
de los trabajadores al Software.
 Posibles inconformidades por parte de los clientes por ende pérdida de clientela.
 Pérdida de tiempo por parte de los empresarios

El area problema

4. De acuerdo al contexto dado en la empresa, el área o las areas del problema es?

R/ Las áreas del problema son:

 Área comercial
 Área administrativa

Proceso

5. De acuerdo al problema, el proceso que se ve involucrado en la situación problema es?

R/ los procesos involucrados en el problema son:

 Proceso de ventas
 Procesos de inventarios
 Procesos de compras
 Procesos contables
 Procesos administrativos

Procedimiento

6. De acuerdo a la situación actual, un procedimiento que se suscita en el área problema y

acorde al problema que se tiene en la piñatería es?

R/ los procedimientos que se suscrita en el área problema son:

 Calculo de comisiones
 Cálculos incorrectos en los informes
  Facturación
 Informes

Proceso Neurálgico

7. Pensando en la situación actual, el proceso crítico que genera todo el problema es?

R/ El proceso crítico se encuentra centrado en la parte de los inventarios por ende afecta
a las ventas.

Actores Directos

8. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) directamente relacionado con el

problema son?

R/ las personas que se relacionan con el problema son:

 Gerente comercial (Paola Andrea Marmolejo Hurtado)
 Gerente administrativo (Santiago Barona Marmolejo)
 Vendedores (Miriam Iliana Montaña y Angela Maria Ospina.)
(Jairo Alberto Gomez y Alejandra Maria Aristizabal)

Actores Indirectos

9. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) indirectamente relacionado con el

problema son?

R/ Propietario de la empresa (William Barona)

Solución

10. Que solución de carácter informatico le sugiere al Gerente Comercial?

R/ Desde mi punto de vista de la problemática le sugiero al Gerente comercial cambiar

total mente de software. Crear un Programa en lenguaje C#, para que así solo se maneje
un solo software en la empresa “Happy Day”, este tendrá que ser más completo sin valida
de errores y que convenza al personal de le empresa.
Delimitación

11. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la empresa “Happy
Day” es?

R/ La delimitación que yo como creador del programa pondría es crear el software con
máximo 3 meses de prueba para que así el cliente tenga que acudir a pagar una licencia
para el funcionamiento correcto de este.

Justificación

12. Por que es importante construir la solución a la empresa “Happy Day”, que beneficio
puede aportar?

R/ Es de vital importancia construir la solución a la empresa ya que se evita que a un

futuro la empresa quiebre.

Beneficios de una nueva solución

 Retomar nueva confianza
 Eliminar los errores presentados anteriormente
 Crear en esa nueva solución un software en red que se comunique con las demás
cedes de la empresa
 Evitar gastos adicionales
 Ayuda a que la empresa crezca

Función como Analísta

13. Defina cuales seran sus funciones como analista de sistemas dentro del proyecto de la
empresa Happy Day.

R/ Las funciones como analista de sistemas en Happy Day serán:

 Crear un cronograma de trabajo

 Tener a disposición los elementos utilizables para la creación del proyecto

 Escoger las herramientas adecuadas para el desarrollo del proyecto

 Analizar las problemáticas para así crear las soluciones

 Capacitar al personal de trabajo

 Probar y presentar el sistema al usuario

 Mantener el sistema en pleno funcionamiento