Chapter 8

General Ledger
and Financial
Reporting
 Tujuan Pembelajaran Bab 8

• Fitur, keunggulan, dan kelemahan dari

pengodean data
• Fitur operasional dari GLS dan FRS
• Pengendalian operasional utama mengatur GLS
dan FRS
 Kegunaan Umum dari Kode
dalam SIA
• Dengan tepat mewakili sejumlah informasi
yang kompleks yang jika tidak akan berantakan
• Menyediakan sarana akuntabilitas untuk
kelengkapan transaksi yang diproses
• Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik
dalam satu file
• Mendukung fungsi audit dengan menyediakan
jejak audit (audit trail) yang efektif
 Kode Berurutan (Sequential Codes)
• Mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan
(menurun atau menaik)
• Umumnya digunakan untuk dokumen sumber yang
sudah diberi nomor sebelumnya (prenumbered
source documents)
• Memungkinkan sistem melacak setiap transaksi
yang diproses dan mengidentifikasi setiap dokumen
yang hilang atau berada diluar urutan (out-of-
sequence documents)
• Kelemahan:
– Kandungan informasi dari kode blok tidak
langsung kelihatan (arbitrary information)
– Sulit diubah atau disisipkan kode baru
 Kode Blok (Block Codes)
• Mewakili seluruh item kelas dengan membatasi setiap
kelas ke jangkauan khusus dalam skema pengodean
• Aplikasi umum dari pengodean blok adalah Bagan
Akun (chart of accounts) sebagai dasar bagi Buku
Besar Umum (general ledger)
• Memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok
tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh
struktur blok. Contoh: 100 Aset Lancar, 110 Kas Kecil
• Kelemahan:
– Kandungan informasi dari kode blok tidak
langsung kelihatan (arbitrary information)
 Kode Grup (Group Codes)
• Digunakan untuk mewakili item-item atau
peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua
atau lebih data yang saling berkaitan terdiri
atas wilayah-wilayah atau field yang memiliki
makna tertentu
Store Number Dept. Number Item Number Salesperson
04 09 476214 99

A coding scheme used to track sales.

• Kelemahan:
– Karena kode grup secara efektif mewakili
informasi yang berbeda maka cenderung
digunakan secara berlebihan (overused)
 Kode Grup (Group Codes)
• Keunggulan:
1.Memfasilitasi perwakilan sejumlah data
yang berbeda
2.Memungkinkan struktur datadisajikan
dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis
dan lebih mudah diingat
3.Memungkinkan analisis dan pelaporan
terperinci baik dalam kelas item maupun
pada item dari kelas yang berbeda
 Kode Alfabetik (Alphabetic Codes)
• Dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama
seperti kode numerik dan dapat ditempatkan
secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau
dapat digunakan dalam teknik pengodean blok
atau grup.
• Ketika karakter alfabetik digunakan untuk blok,
jumlah blok yang mungkin meningkat sampai 26-A
sampai Z.
• Kelemahan:
– Kandungan informasi dari kode blok tidak
langsung kelihatan (arbitrary information)
– Mengurutkan record yang dikodekan secara
alfabetik cenderung lebih sulit
 Mnemonic Codes
• Karakter alfabetik dalam bentuk akronim dan
kombinasi lainnya yang bermakna
• Skema kode Mnemonic membuat pengguna
tidak perlu mengingat artinya; kode itu
sendiri membawa informasi tingkat tinggi
tentang item yang diwakilinya
– NY = New York
• Kelemahan:
– Kemampuannya terbatas dalam mewakili item-
item dalam suatu kelas
 Fungsi Sistem Informasi dalam
General Ledger System
• Semua Buku Besar Umum (ledgers) harus:
Input – Mengumpulkan data transaksi dengan benar dan
akurat
– mengklasifikasikan/code data dan accounts
– Memvalidasi collected transactions/ melakukan
pengendalian akuntansi (accounting controls): (e.g.,
equal debits and credits)
Process – Memproses data transaksi
• post transaksi ke akun yang benar
• update general ledger accounts dan subsidiary ledger
• record penyesuaian ke akun
– Menyimpan data transaksi
Output – Membuat financial reports tepat waktu
 Financial
Reporting
System
Management
Billings
Reporting
System

Sales Inventory
Control
General
Ledger
System
Cash Payroll
Receipts (GLS)

Cost Cash
Accounting Disbursements

Accounts
Payable
 Voucher Jurnal
• Sumber input bagi buku besar umum
• Mewakili rangkuman transaksi yang
serupa atau satu transaksi yang unik,
mengidentifikasi jumlah keuangan dan
akun buku besar umum yang
dipengaruhi
• Transaksi umum, jurnal penyesuaian
dan jurnal penutup.

Prosedur GLS – Figur 8-5 hal. 546

 GLS Database
• General ledger master file
– File utama untuk FRS berdasar bagan akun (chart of
accounts)
• General ledger history file
– Digunakan untuk comparative financial support
• Journal voucher file
– all journal vouchers of the current period
• Journal voucher history file
– journal vouchers of past periods for audit trail
• Responsibility center file
– financial data by responsibility centers for MRS
• Budget master file
– budget data by responsibility centers for MRS
Sistem Pelaporan Keuangan (FRS)
• Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke
pihak eksternal ditetapkan oleh standar hukum dan
profesional.
• Informasi itu berupa Laporan Keuangan,
pengembalian pajak, dan dokumen-dokumen oleh
lembaga yang menerapkan peraturan tersebut.
• Pihak eksternal: pemegang saham, kreditor dan
pejabat pemerintah.
• Informasi tersebut memungkinkan pihak eksternal
mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan
melakukan perbandingan di antara perusahaan
yang berbeda
 Sumber Input FRS :

• File master buku besar umum saat ini

• File sejarah buku besar umum
• Input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal
penutup) dari kelompok pelaporan keuangan
 The Financial Accounting Process

Source Journal Trial balance

entries in the Post entries to
documents
journal the ledger

Financial
Adjusting and
statements
closing
 Proses Akuntansi Keuangan
FRS adalah langkah terakhir dalam
seluruh proses akuntansi keuangan
yang dimulai dari siklus transaksi.
Proses akuntansi keuangan dimulai dari
status bersih di awal tahun fiskal yang
baru. Hanya akun-akun (permanen)
neraca yang merupakan kelanjutan dari
tahun sebelumnya.
Dari titik ini, proses dilanjutkan dengan
langkah-langkah berikut:
 Proses Akuntansi Keuangan..lanj
1. Mencatat transaksi
2. Mencatat di jurnal khusus, untuk transaksi
yang muncul secara teratur
3. Membukukan ke buku besar pembantu
4. Membukukan ke buku besar umum
5. Menyiapkan neraca percobaan yang belum
disesuaikan (unadjusted trial balance)
6. Membuat jurnal penyesuaian, untuk
memperbaiki kesalahan dan untuk
mencerminkan transaksi yang tidak dicatat
selama periode tersebut
 Proses Akuntansi Keuangan..lanj
7. Menjurnal dan membukukan ayat jurnal
penyesuaian
8. Menyiapkan neraca percobaan yang telah
disesuaikan (adjusted trial balance)
9. Menyiapkan laporan keuangan
10.Menjurnal dan membukukan ayat jurnal
penutup
11.Menyiapkan neraca percobaan
pascapenutupan
 Proses Akuntansi Keuangan..lanj
Kesebelas tahap proses akuntansi keuangan
tadi dibagi menjadi tiga tahap, masing-
masing melibatkan elemen-elemen dari
satu atau lebih subsistem informasi:
Tahap 1- Prosedur Harian
Subsistem TPS mencatat transaksi harian di
dokumen sumber, mencatat di jurnal
khusus, membukukan transaksi individual
ke buku besar pembantu dan menyiapkan
jurnal voucher
Proses Akuntansi Keuangan..lanj

Tahap II-Prosedur Akhir Periode

Jurnal voucher dimasukkan ke buku besar
umum secara berkala. Umumnya
dilakukan harian
Tahap III-Prosedur Pelaporan Keuangan
Persiapan neraca percobaan, ayat jurnal
penyesuaian dan ayat jurnal penutup
Figur 8-6 hal. 549
 GLS Reports
• General Ledger Analysis
– listing of transactions
– allocation of expenses to cost centers
– comparison of account balances from prior periods
– trial balances
• Financial Statements
– balance sheet
– income statement
– statement of cash flows
• Managerial Reports
– analysis of sales
– analysis of cash
– analysis of receivables
• Chart of Accounts: coded listing of accounts
Eksposur Potensial dalam GL/FRS 
Resiko (Risks)
• Jurnal yang tidak benar (Improperly prepared journal
entries)
• Jurnal yang tidak diposting (Unposted journal entries)
• Debits tidak seimbang dengan credits
• Akun buku besar pembantu (Subsidiary ledger) yang
tidak seimbang dengan akun buku besar umum
(general ledger control accounts)
• Akses yang tidak diotorisasi ke general ledger
• Jejak audit (audit trail) yang tidak sempurna
• Data hilang atau rusak
• Saldo akun buku besar umum yang salah karena
voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi
 Isu Pengendalian GL/FRS
• Transaction authorization – Voucher
jurnal diotorisasi dengan benar olrh
manajer yang bertanggungjawab di
departemen sumber
• Segregation of duties – petugas
administrasi buku besar umum (general
ledger) tidak boleh:
– Memiliki tanggung jawab untuk melakukan
pembukuan jurnal khusus atau buku besar
pembantu (subsidiary ledgers)
– Menyiapkan voucher jurnal (journal vouchers)
– Bertanggung jawab dalam mengawasi aset
fisik (custody of physical assets)
 Isu Pengendalian GL/FRS
• Access controls:
– direct - journal vouchers hanya dibukukan oleh
individu yang diotorisasi
– indirect – dokumen sumber (source documents)
harus prenumbered dan dilakukan pencatatan
dokumen pada sumbernya
• Accounting records – untuk pemeliharaan
jejak audit, yaitu jaringan dokumen, jurnal,
dan buku besar yang didesain untuk
memastikan bahwa suatu transaksi dapat
secara akurat ditelusuri melalui sistem
tersebut dari awal sampai disposisi akhirnya
(financial statements) dan vice-versa
 Isu Pengendalian GL/FRS
• Independent verification
– Voucher jurnal yang merangkum aktivitas
transaksi secara independen
direkonsiliasikan dan dibukukan ke akun-
akun general ledger
Dua laporan operasional yang dihasilkan:
– Daftar voucher jurnal (journal voucher
listing): perincian yang relevan tentang
setiap voucher jurnal yang diterima oleh
GL/FRS sebagai input
– general ledger change report: pengaruh
transaksi voucher jurnal pada akun GL
 Automated GL/FRS using Batch Processing and
Sequential Files
• Kekuatan
– control - journal vouchers dari departemen operasi
dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkan sebelum
dimasukkan ke GL
– reporting – mendukung pihak manajemen dengan
laporan umpan balik terbatas tentang aktivitas transaksi
(summary feedback on transaction activity)

• Kelemahan
– inefficiency – tidak berguna dalam meningkatkan
efisiensi kegiatan operasi atau memfasilitasi
pengurangan tenaga kerja; misalnya voucher jurnal dari
kelompok pelaporan keuangan secara manual disiapkan
pada dokumen kertas.
– infrequent reconciliation
 GL/FRS Using
Database Technology
 Reengineered GL/FRS Using
Direct Access Files
• Advantages
– immediate update and reconciliation
– timely information
• Removal of separation between transaction
authorization and processing
– detailed journal voucher listing and account activity
reports are a compensating control
• Accounting Records and Access Controls
– need computer control techniques such as
passwords and authorization tables
 Responsibility Accounting

• Implies that every economic event that

affects the organization is the
responsibility of and can be traced to an
individual manager
• Incorporates the fundamental principle
that responsibility-area managers are
accountable for items that they control
 Setting Financial Goals:
Budgeting
• Budgeting is a process that helps
management achieve its financial
objectives by establishing measurable
goals for each organizational segment.
• Budget information flows downward and
becomes increasingly detailed at each
lower level.
• The performance information flows
upward as responsibility reports.
 Responsibility Centers
• Cost center - an organizational unit with
responsibility for cost management within
budgetary limits
• Profit center - an organizational unit with
responsibility for both cost control and revenue
generation
• Investment center - an organizational unit with
the general authority to make a wide range of
decisions affecting costs, revenue, and
investments in assets
 Goal Congruence
• A carefully structured management
reporting system and compensation
schemes help to appropriately assign
authority and responsibility.
• If compensation measures are not
carefully designed, managers may be
tempted to engage in actions not optimal
for the organization in the long-run.
 Information Overload…
• occurs when a manager receives more
information than he or she can assimilate
• can cause managers to disregard their
formal information and rely on informal--
probably inferior--cues to
help them make
decisions
 Performance Measures
• Appropriate performance measures
– stimulate behavior consistent with the objectives of the
firm
– consider all relevant aspects, not just one
• Inappropriate performance measures—
examples of adverse effects
– The use of price variance to evaluate a purchasing
agent can affect the quality of the items purchased.
– The use of quotas (such as units produced) to evaluate
a supervisor can affect quality control, material usage
efficiency, labor relations, and plant maintenance.
– The use of profit measures such as ROI, net income,
and contribution margin can affect plant investment,
employee training, inventory reserve levels, customer
satisfaction, and labor relations.