PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokumen : A/II/SOP/
SOP No.Revisi :
Tanggal Terbit : Mei 2018
Halaman : 1/2
Abu Bakar
UPT Puskesmas
NIP. 196704121993031013
Kuala Bhee
1. Pengertian : 1. Pengendalian dokumen yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk
mengendalikan dokumen mulai dari penomoran, tanggal terbit , revisi, dan
pengesahan
2. Terkendali : Salinan dokumen yang disampaikan pada pihak yang tercantum
pada daftar pemegang dokumen dan akan ditarik dari peredaran jika ada
revisi, peredarannya dikendalikan oleh dokumen kontrol
3. Tidak Terkendali : Salinan dokumen yang disampaikan pada pihak yang tidak
tercantum pada daftar distribusi dan tidak ditarik dari peredaran jika ada
revisi, tetapi tetap dibuatkan catatan daftar pemegang dokumen tanpa harus
tanda tangan
4. Pengendalian atas dokumen mutu yang diluar ketentuan ini diatur oleh
masing – masing penanggung jawab satuan pelaksana pelayanan
5. Setiap halaman pertama dan seterusnya dari Manual Mutu, Prosedur Mutu,
dan Petunjuk kerja di sajikan dengan Header,
5.1 Kolom sebelah kiri tercantum logo Pemda Aceh Barat, dan dibawahnya
tulisan Dinas Kesehatan
5.2 Pada kolom tengah atas tertulis nama organisasi sebagai penerbit
dokumen
5.3 Pada kolom tengah paling atas : Tertulis Standar Operasional Prosedur
(Judul dokumen)
5.4 Kolom tengah dibawahnya : No Dokumen
5.5 Kolom tengah dibawahnya : No Revisi
5.6 Kolon tengah dibawahnya : Tanggal terbit
5.7 Kolom tengah paling bawah : Jumlah Halaman
6. Setiap dokumen dilampiri dengan riwayat perubahannya, kecuali petunjuk
kerja, setiap ada perubahan dokumen dicatat pada lembar pengantar usulan
perubahan dokumen, selanjutnya pada riwayat perubahan hanya ditulis point-
point penting saja

Pengendalian dokumen Eksternal

1. Semua unit/program/admen melakukan identifikasi terhadap dokumen
eksternal yang dipakai sebagai acuan penyusunan dokumen
2. Satuan pelaksana melaporkan dokumen eksternal yang digunakan kepada
dokumen kontrol
3. Pokja Admen memberi cap Terkendali dan Cap Disetujui pada buku/dokumen
eksternal yang digunakan sebagai acuan
Dokumen kontrol mencatat dokumen eksternal yang digunakan oleh
unit/program/admen, baik penerbit, tahun terbit, lokasi simpan dan
penanggung jawab penyimpanan
Dokumen kontrol mengembalikan buku/ dokumen eksternal kepada pelaksana
unit/program/admen sesuai lokasi simpan Pelaksana menyimpan dokumen
eksternal di unit/program masing-masing
2. Tujuan : Prosedur ini sebagai acuan dalam pelaksanaan pengendalian: pembuatan dan
perubahan dokumen, persetujuan, penerbitan, pendistribusian, penggunaan dan
perubahannya di Puskesmas Kuala Bhee
3. Kebijakan :
Pedoman Peningkatan Mutu
4. Referensi :
5. Prosedur : Identifikasi Kebutuhan / Perubahan Dokumen
Pelaksana/penanggung jawab program/Poli/Unit/Admen meng identifikasi
kebutuhan pembuatan /perubahan dokumen di unit/ poli/program masing-
masing

Pembuatan /Perubahan Dokumen

1. Pelaksana/penanggung jawab program/Poli/Unit/Admen membuat dan
mengajukan kebutuhan pembuatan/ perubahan dokumen ke wakil
manajemen mutu, untuk perubahan dokumen
2. Wakil manajemen mutu meneliti, mempertimbangkan dan
menyempurnakan konsep dokumen yang akan dibuat / dirubah sesuai
dengan persyaratan
3. Wakil manajemen mutu menyerahkan dokumen yang sudah dikoreksi
kepada sekretaris untuk dilakukan pengetikan
4. Sekretaris mutu/dokumen kontrol mengetik konsep dokumen yang telah
disempurnakan
5. Sekretaris mutu/dokumen kontrol memberi nomor dokumen sesuai aturan
yang berlaku
Pengecekan /Perbaikan Tahap Akhir
1. Penanggung jawab program mengkoreksi ulang dokumen
2. Wakil manajemen mutu mengkoreksi dokumen, dan memastikan dokumen
sudah sesuai

Pengesahan Dokumen
1. Kepala Subbagian Tata Usaha meberi paraf pada bagian sebelah kanan atas
pada kolom tanda tangan Kepala Puskesmas
2. Kepala puskesmas menandatangani dokumen sebagai tanda persetujuan
akan diterbitkannya dokumen terkait, hanya pada halaman pertama

Penggandaan Dokumen
1. Dokumen kontrol dibantu admin masing masing Pokja untuk
menggandakan dokumen sejumlah kebutuhan unit
2. Dokumen kontrol dibantu admin masing masing Pokja memisahkan
dokumen master dan salinan
3. Dokumen kontrol dibantu admin masing masing Pokja memberi cap
“Terkendali” pada setiap lembaran dokumen yang akan didistribusikan
Pendistribusian dan Penarikan Dokumen
1. Dokumen kontrol membuat daftar distribusi dokumen, sesuai kebutuhan
unit terkait
2. Dokumen kontrol memberi nomor salinan sesuai dengan daftar distribusi
3. Dokumen kontrol mendistribusikan dokuemen terbaru
4. Dokumen kontrol menarik dokumen yang tidak berlaku
Penyimpanan Dokumen
1. Dokumen kontrol menyimpan master dokumen terbaru dalam map, box file,
dan kemudian menyimpan dalam lemari dokumen
2. Dokumen kontrol menarik master dokumen yang lama , kemudian memberi
cap dokumen tidak berlaku pada dokumen tersebut disetiap lembar dokumen
3. Dokumen kontrol memindahkan dokumen tidak berlaku ke dalam ordner
tersendiri
4. Dokumen kontrol menarik dokumen yang tidak berlaku dari unit dan
 mengumpulkan untuk dilakukan pemusnahan dokumen
5. Penerima dokumen menanda tangani daftar distribusi dokumen

Dokumen kontrol mengarsipkan daftar pemegang dokumen

6. Unit Terkait : Seluruh unit dan program Puskesmas
7. Dokumen terkait : 2. Masterlist Internal / Dokumen Induk
3. Masterlist Eksternal
4. Daftar pemegang dokumen
5. Beria Acara pemusnahan dokumen
6. Lembar Pengantar Usulan Perubahan Dokumen

8. Rekaman historis :
perubahan
No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
diberlakukan