KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadiran Allah Maha Esa karena dengan rahmat,

karunia,dan hidayahnya kami dapat menyelesaikan makalah tentang Administrasi

Perkantoran dan kami tidak lupa berterima kasih pada dosen Ananda Putri Rohima, S.sos,

MPA yang telah memberi tugas ini.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan

kita di bidang publik khususnya kebijakan, kami juga menyadari sepenuhnya dalam makalah

ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna.Oleh sebab itu,kami berharap adanya

kritik dan saran dan usulan demi perbaikan makalah yang akan kami buat dimasa

mendatang,mengingat karna kata sempurna bisa di dapatkan dalam suatu makalah karna

adanya saran yang membangun.

Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang

membacanya,sebelum kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata kurang

berkenan dan kami mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan dimasa

mendatang.

JAMBI, 2018

i
 Daftar isi
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. i
Daftar isi .................................................................................................................................................. ii
BAB I ...................................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 1
1.1 LATAR BELAKANG.......................................................................................................................... 1
1.2 RUMUSAN MASALAH .................................................................................................................... 1
BAB II..................................................................................................................................................... 2
PEMBAHASAN ..................................................................................................................................... 2
2.1 PENGERTIAN LAPORAN ................................................................................................................. 2
2.2 JENIS LAPORAN DAN SISTEMATIKA............................................................................................... 3
A. Jenis Laporan .............................................................................................................................. 3
B. Sistematika Laporan.................................................................................................................... 5
2.3 TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN ............................................................................................ 7
BAB III ................................................................................................................................................... 9
PENUTUP .............................................................................................................................................. 9
3.1 KESIMPULAN ................................................................................................................................. 9
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................. 10

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi kehidupan sehari-
hari. Laporan ini bisa dilakukan secara tertulis maupun lisan mengenai hal tertentu sesuai
dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi antara lain adalah
surat, memo, laporan, proposal dan intinerary.
Surat merupakan alat komunikasi dengan organisasi atau orang di luar
organisasi. Memo adalah alat komunikasi informal yang melibatkan anggota internal,
sekarang memo ini digantikan dengan e-mail. Memo lebih praktis dan hanya menuliskan
pokok yang mau disampaikan. Laporan berfungsi untuk menganalisis dan evaluasi semua
aktivitas organisasi dan berkaitan dengan pengambilan keputusan. Laporan ini lebih bersifat
formal dan disertai dengan data-data yang mendukung. Proposal bertujuan menyediakan
metode untuk mengusulkan rencana baru atau masalah yang ada. Pemaparan rencana baru
tersebut juga disertai dengan berbagai petimbangan dan data-data untuk mendukung proposal
tersebut. Itinerary bertujuan mencatat rencana perjalanan.
Pada pembahasan kali ini lebih ditekankan pada pembahasan laporan tertulis. Laporan
ini yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban dan alat
pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi. Penyusunan laporan ini sangat penting
bagi pegawai administrasi. Laporan tertulis ini dibuat oleh sekretaris dan ditujukan kepada
pimpinan. Maksud dari laporan ini adalah untuk meringankan beban dari pimpinan. Maka
penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal yang berkaitan
dengan penyusunan laporan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Adapun permasalahan yang akan kami bahas dalam penulisan makalah ini adalah
sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan laporan? .
2. Apa saja jenis laporan managerial dan sistematiaknya?
3. Bagaimana tata cara penyusunan laporan?
4. Bagaimana sistematika laporan?

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN LAPORAN

Menurut pengertian yang umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil
serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.
Sedangkan dokumen menurut The Liang Gie daalam arti dasar adalah naskah tertulisyang
memuat fakta-faktassebagai kesaksian mengenai kenyataan suatu hal. Dengan demikian
intinya laporan merupakan keterangan atau informasi yang diimpun, diolah, dan disajikan
secara tertulis. Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan itu dapat berupa :
1. Pengamatan (untuk suatu jangka waktu dan dengan peralatan tertent ).
2. Penyelidikan (dengan bertanya, mencatat dan membandingkan sumber-sumber
informasi).
3. Studi (dengan membaca dokumen dan bertukar pikiran).
Hal tertentu yang menjadi isi sesuatu informasi faktawi dapatmengenai apa saja, sedang
informasi itu dapat disajikan untuk keperluan sesuatu lingkungan apapun. Diantara berbagai
informasi itu terdapat suatu jenis keterangan yang menyangkut urusan-urusan dalam suatu
organisasi untuk keperluan pimpinannya. Dokumen yang memuat yang memuat jenis
keterangan ini biasanya digolongkan sebagai laporan manajerial (managerial report). Dengan
demikian dapat dirumuskan bahwa laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian
dengan urusan tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat untuk
keperluan pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan selanjutnya melakukan
tindakan.

Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai berikut :

1. Bagi organisasi laporan manajerial memberikan gambaran menyeluruh
bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya.
2. Bagi pelaksanaan tugas, laporan manajerial dapat menunjukkan sesuatu yang perlu
disempurnakan untuk kegiatan organisasi.
3. Bagi manajer, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk membuat
keputusan dan tindakan selanjutnya yang jitu

2
 4. Bagi petugas organisasi sbg pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana untuk
menyampaikan ksimpulan penting dan menyampaikan gagasan baru kepada
atasannya.
Laporan memiliki berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain. Adapun
beberapa manfaat tersebut (Locker, 2000) antara lain:
1. Sebagai sarana komnunikasi vertikal
2. Sebagai alat pertanggungjawaban
3. Memberikan informasi penting
4. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan
Ada beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manjerial (Gie,
2000) yaitu:
1. Kecermatan (accuracy)
2. Ketepatan waktu (timeliness)
3. Kecukupan (adequacy)
4. Kesederhanaan (simplicity)
5. Kejelasan (clarity)

2.2 JENIS LAPORAN DAN SISTEMATIKA

A. Jenis Laporan

Terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada kualifikasi yang
digunakan.
1. Berdasarkan waktu penyampaian ada dua hal yaitu:
 Laporan rutin adalah laporan yang dibuat secara rutin menurut waktu tertentu,
misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Biasanya berupa informasi
dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan organisasi tertentu.
 Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dengan waktu yang tidak
terjadwal tetap.
2. Berdasarkan cara penyampaian dibedakan menjadi 3 hal :
 Laporan lisan dilakukan dengan lisan atau lewat telefon. Laporan ini
lebih bersifat hal-hal yang praktis informatif dan singkat.
 Laporan tertulis dilakukan dengan membuat laporan ditulis dan dengan
disertai data-data yang mendukung. Laporan ini bisa digunakan untuk laporan

3
 formal dan informal. Harapan dengan laporan ini adalah informasi yang
disajikan lebih terstruktur dengan analisis mendalam.
 Laporan visual merupakan laporan dengan menggunakan gambar entah
lukisan, foto, film, slide dan lain-lain. Laporan ini biasa ditemukan pada berita
di televisi atau film dokumentasi.
3. Berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan dalam 3 bentuk laporan yaitu :
 Berbentuk surat dan hanya berisi point tertentu saja,
 Berbentuk formulir dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan bentuk ini
dipakai untuk laporan yang bersifat rutin.
 Berbetuk karangan atau naskah. Laporan ini untuk kepentingan formal
misalnya skripsi, thesis, disertasi dan feasibility study.
4. Berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan dalam 2 sifat yaitu :
 Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat
dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya, dan sering
tidak disertai dokumen yang mendukung materi laporan.
 Laporan formal dibuat dengan analitis, dengan aturan resmi dan dokumen
resmi. Pembuatan data harus sesuai dengan yang sebenarnya karena kesalahan
data dapat berdampak pada kesalahan kesimpulan atau rekomendasi.
Subyektifitas pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan tetap
bersifat benar dan obyektif.
5. Berdasarkan maksudnya, laporan dapat dibedakan atas ada tidaknya tingkat analisis
dalam laporan. Hal itu dibagi:
 laporan informatif
adalah laporan yang bersifat memberikan innformasi tentang suatu hal.
Pelapor tidak diharuskan memberikan analisis atau rekomendasi terhadap
informasi yang dilaporkan.
 Laporan rekomendasi
Adalah laporan yang berisi informasi yang menyatakan pendapat si
pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap sesuatu hal
secara sekilas.
 Laporan pertanggungjawaban

4
 Adalah laporan kepada atasan yang berisi mengenai laporan kinerja
kegiatan tertentu yang meliputi proses, keberhasilan atau kegagalan, faktor
penghambat dan pendukungnya.
 Laporan analitis
Berisi selain informasi juga memberikan sumbangan pemikiran terhadap
pimpinan berdasarkann analisis yang mendalam.
 Laporan perkembangan
Berisi laporan kemajuan pelaksanaan suatu program atau kegiatan.
Laporan ini juga berupa evaluasi pelaksanaan berrupa evaluasi pelaksanaan
suatu program dan mengetahui sejauh mana kegiatan sudah terlaksana dan
dampak yang dikehendaki dan tidak dikehendaki untuk perencanaan
selanjutnya.
 Laporan studi kelayakan’
Dibuat berdasarkan adanya perrmasalahan khusus dan pemecahannya.
Laporan ini menganalisis secara mendalam guna pengambilan keputusan atas
dasar penilaian layak dan tidak layak. Isinya juga disajikan alternatif solusi
dan kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai
alternatif.

B. Sistematika Laporan

Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu pendahuluan, isi laporan dan
pembahasan, serta penutup atau kesimpulan. Urutan lengkap laporan formal akan diuraikan
dan dijelaskan bagian-bagian laporan tersebut.
 Halaman Judul
Yang dimaksud halaman judul pada suatu laporan ialah halaman pertama laporan itu
yang membuat judul laporan dengan disertai nama pembuat laporan dan tanggal
laporan disusun.
 Daftar Isi
Daftar isi hendaknya disusun secara lengkap dengan perincian susunan laporan dari
bab-bab, paragraf-paragraf sampai seluruh pembagiannya yang lebih kecil serta
nomor halamannya masing-masing. Daftar isi mempunyai tiga kegunaan:
a. Memberikan suatu gambaran yang menyeluruh dan lengkap kepada penerima
laporan mengenai susunan, pola dan perincian hal yang dilaporkan sehingga
pembacaan dapat berlangsung lebih terarah.
5
 b. Memudahkan perincian atau penunjukan kelak pasa sesuatu bagian atau data
bilamana diperlukan oleh pimpinan organisasi.
c. Memungkinkan pimpinan organisasi yang biasanya sibuk dengan berbagai
tugas memilih suatu bagian isi laporan yang dianggap terpenting untuk dibaca
lebih dulu.
 Pengantar
Untuk menuntun dan mengantarkan pembaca memahami isi laporan. Pengantar juga
bisa berisi ucapan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah menndukung penulis
dalam pembuatan laporan.
 Abstraksi
Merupakan ringkasan laporan secara keseluruhan informasi, data atau fakta yang
dibahas sampai pada suatu kesimpulan atau rekomendasi. Fungsi abstraksi adalah
untuk memudahkan pembaca mengetahui inti sari laporan.
 Pendahuluan
Merupakan bab pertama dari suatu laporan yang memuat latar belakang masalah,
kemudian permasalahannya diformulasikan agar menjadi jelas apa yang sebenarnya
akan dibahas dalam laporan. Tujuan penulisan laporan (harus berkaitan dengan materi
yang akan dibahas apakah untuk memberi informasi, memberi rekomendasi, atau
menyajikan suatu hasil penelitian), metode pengumpulan data, dan pendekatan yang
dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan, serta sistematika laporan.
 Isi Laporan
Merupakan data dan fakta selengkapnya, yang disusun secara sistematis dari bab ke
bab serta dibahas secara mendetail. Argumen perlu dikemukakan untuk menunjang
pembahasan dalam laporan.
 Kesimpulan
Catatan akhir dari hasil pembahasan data atau jawaban dari permasalahan yang telah
dibahas pada isi laporan.
 Rekomendasi atau Saran
Dari kesimpulan yang diberikan, sering diajukan saran atau rekomendasi yang
berguna untuk penyempurnaan, peningkatan, atau perbaikan atas pelaksanaan tugas
atau program yang telah dijalankan. Saran atau rekomendasi harus operasional, dapat
terjangkau oleh siapa pun yang akan menjalankan program yang sama pada masa
mendatang, dan harus disesuaikan dengan situasi serta kondisi organisasi.
 Daftar pustaka

6
 Merupakan kumpulan sumber data sekunder, khususnya dari buku-buku, baik yang
bersifat teoritis maupun praktis.
 Lampiran
Bagian lampiran dapat berisi data primer yang diolah, pedoman wawancara kuesioner,
data sekunder, dan dokumen-dokumen atau surat-surat khusus yang mendukung data
dan proses penelitian.

2.3 TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan
mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih
ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis, laporan inilah
yang seccara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat
pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk
tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami, dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi
menjadi seperti berikut.

1. Laporan berbentuk formulir atau matriks

Yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandom atau nota
Yaitu laporan yang diuraikan secara singkat, laporan ini dibuat dalam rangka proses
hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar unnsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat
Yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian
dalam bentuk surat biasa, jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-
macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah
Yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi
menjadi beberapa topik dan subtopik.
5. Laporan berbentuk naskah
Yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan
laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan,
juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai

7
dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan
laporan, dan proses pegumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan diakhiri
dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.

1. Tahap persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa
yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu harus dilaporkan? Kapan laporan akan
disampaikan? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data
pendukung? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat
dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target
waktu laporan, data yang relevan untuk disajikan, dan sumber data.
2. Pengumpulan data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian
data. Data yang diperoleh dari berrbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber
sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang
menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang dan penyajian data.
3. Sistematika laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim
disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan
dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah
ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan
enak dibaca.

8
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Dari pembahasan di atas bisa ditarik kesimpulan

Bawha laporan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secar tertulis atau lisan
mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.

Ada lima jenis laporan yaitu: (1) berdasarkan waktu penyimpanan (2) berdsarkan cara
penyampaian (3) berdasarkan bentuk (4) berrdasarkan sifat penyajian dan (5) berdasarkan
maksudnya.

Secara umum urutan laporan yaitu: halam judul, daftar isi, pengantar, abstraksi,
pendahuluan, isi laporan, kesimpulan, rokemdasi atau saran, daftar pustaka dan lampiran.

9
 DAFTAR PUSTAKA

http://paknewulan.wordpress.com/2009/07/24/tata-cara-penyusunan-laporan/ http://nicha-
myspace.blogspot.com/2011/01/makalah-laporan-manajerial-mata-kuliah.html
http://eprints.undip.ac.id/27173/1/150-BA-FISIP-2007.pdf
http://febianputra.wordpress.com/2012/05/27/pengertian-laporan-dasar-dasar-laporan-
sistematika-laporan-dan-contoh-laporan-resmi/
Badri m. Sukoco.2007. manajemen administrasi perkantoran modern. Jakarta: Airlangga.

10