PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN

PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL
No.Dokumen : 071/SOP/UKM/5.5.1.3/III/2016
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit : 10/3/2016

Halaman : 1/2

UPT. Puskesmas II dr. Nengah Ariani

Pekutatan NIP.197401162006042003

1. Pengertian  Dokumen eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar UPT.
Puskesmas II Pekutatan seperti buku-buku pedoman atau buku lainnya yang
menjadi referensi dan Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan
Keputusan yang berasal dari supra sistem
 Pengendalian dokumen dalam SOP ini adalah kegiatan pengelolaan dokumen
eksternal yang mencakup pendistribusian, penggunaan, dan penyimpanan dengan
mengikuti ketentuan yang diatur dalam prosedur ini.
 Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi
selama pemakaiannya.
 Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak diperbarui dan karenanya tidak diperuntukkan
sebagai acuan kerja.
 Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi (sudah ada yang baru) dan selanjutnya diperlakukan
sebagai arsip.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk memastikan semua dokumen yang
terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan
secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008.
3. Kebijakan SK Kepala UPT. Puskesmas Nomor: 017/SK/Adm/2.3.11.4/II//2016 tentang Pengendalian
Dokumen dan Rekaman

4. Referensi Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008

5. Langkah- 1. Bagian sistem informasi puskesmas mengumpulkan dokumen eksternal yang dipakai
acuan dalam pelaksanaan pelayanan dan upaya kesehatan di Puskesmas
langkah
2. Bagian sistem informasi puskesmas melaporkan kepada Kepala Puskesmas dan KTU
tentang tentang pengendalian dokumen eksternal dan pelaksanaan pengendalian
dokumen eksternal UKM Puskesmas
3. KTU bersama bagian sistem informasi puskesmas mengelompokkan dokumen
eksternal dan memberikan penomeran.
1. Peraturan Perundang-undangan : [XXX]/DE/PU/P II PKT
2. SK : [XXX]/DE/SK/P II PKT
3. Buku Pedoman : [XXX]/DE/BP/P II PKT
Keterangan:
XXX = Nomor urut dokumen eksternal
DE = Dokumen Eksternal
PU = Peraturan Perundang-undangan
SK = Surat Keputusan
BP = Buku Pedoman
P II PKT = UPT. Puskesmas II Pekutatan
4. Penyimpanan dokumen eksternal pada lemari folder oleh bagian sistem informasi
5. Dokumen eksternal ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya
6. Bagan Alir
Pengumpulan
dokumen
eksternal

Pengendalian dokumen Penyimpanan dokumen

eksternal oleh pemakainya eksternal

7. Unit 1. Kepala Puskesmas

2. KTU
Terkait
3. Bagian sistem informasi
4. Penanggung jawab dan pelaksana UKM, UKP, dan Admin