2017

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
BÁSICOS PARA EL SERVICIO UNO

DOCENTES VIRTUALES I TRIMESTRE

20/02/2017
 UNIDAD I

EL MANUAL LOGÍSTICO DE LA POLICÍA NACIONAL

El Manual Logístico es un instrumento que tiene como objetivo actualizar y

armonizar los procedimientos de orden administrativo que aplican para el proceso
de logística y abastecimiento de la Policía Nacional. Está fundamentado sobre el
propósito de mejorar el desempeño de la Policía Nacional como respuesta al
enfoque basado en los procesos.

El Manual Logístico se desarrollará sobre la base de los principios de eficiencia,

oportunidad, cobertura y transparencia de los recursos disponibles para la
Institución, para asegurar el alcance de los objetivos estratégicos y la utilización
óptima de los recursos en favor del servicio policial.

1. Eficiencia. Cualquier componente logístico tiene que ser desarrollado bajo

esquemas eficientes (entiéndase eficiente, como la relación de recursos
empleados y los resultados obtenidos) de planeamiento, control y
evaluación, con el fin último de generar los impactos necesarios que
mejoren las condiciones de los uniformados dentro de todo el territorio
nacional

2. Oportunidad. es entendida como el desarrollo oportuno en tiempo, de toda

la cadena de logística frente a las necesidades policiales.

La oportunidad es medida en términos del tiempo mínimo requerido para

cubrir la necesidad y cuando esta es reemplazada de acuerdo con los
requerimientos técnicos especificados por el servicio. Basados en este
principio se deben desarrollar todos los análisis de prospectiva que guíen
los conceptos de mejoramiento continuo, referidos a la administración
conservación y uso de los bienes

3. Cobertura. entendida como la proporción de funcionarios policiales, con

necesidad de bienes servicios, a los que se les ha suplido su necesidad. La
cobertura tiene que ser un concepto integral y sobre ella se deben
fundamentar los planes de necesidades y de distribución de los elementos
logísticos institucionales.

4. Transparencia. Este principio debe regir el quehacer de las actividades y

acciones derivadas de la administración conservación y uso de los bienes.
Se traduce en la responsabilidad de los procesos logísticos frente a la
ejecución de todos los procedimientos; estos deben estar siempre
ajustados a la normatividad y a la ley, deben ser visibles y de obligatorio
cumplimiento por todas las unidades policiales.

1
 MANEJO DE BIENES

El manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo están bajo la

responsabilidad de los entes públicos, a través de los funcionarios, los cuales han
de ser claros, precisos y metódicos ante los mecanismos de clasificación,
valoración, identificación, registro, orden, control y conservación que se adoptan
en forma permanente.

Bajo este criterio, se podrá medir el grado de organización, calidad de la gestión,

eficiencia, eficacia, economía y celeridad en el desarrollo de su actividad, además
de conseguir la confiabilidad y utilidad de la información contable.

Finalmente, facilitar el control fiscal administrativo y la evaluación del cumplimiento

para la toma de decisiones. Las instrucciones para el manejo administrativo y
contable de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Policía Nacional, se
describen a continuación:

1. Concepto de bien. Se define como un bien Las dependencias de la Policía

todo artículo inventariable o activo de Nacional y los servidores que
cualquier clase incluyendo el efectivo, activos tengan, usen, custodien o
fijos, materiales y artículos en proceso de administren bienes muebles o
producción. Para efectos de este manual se inmuebles de propiedad de la
consideran como tales únicamente los entidad, deben mantener el
elementos en depósito, los bienes, propiedad, inventario valorizado de ellos,
planta y equipo de la entidad y los recibidos ciñéndose a las disposiciones,
para su uso excluyendo el dinero, títulos normas técnicas, índices,
valores y similares; estos se manejan y codificación y reglamentación
controlan de acuerdo con su naturaleza y en establecida en el presente
concordancia con las respectivas cuentas manual, además en las
establecidas en el Plan General de providencias complementarias
Contabilidad Pública (Resolución 356 del 5 que, sobre la materia, dicte la
de septiembre de 2007). entidad.
2. Finalidad de los bienes. Los bienes
muebles e inmuebles de propiedad de la Policía Nacional tienen como
finalidad apoyar logísticamente el desarrollo de las actividades
encaminadas al cumplimiento de la misionalidad Institucional.

3. Elementos de armamento. Las firmas de los documentos generados en el

manejo de estos elementos, son las estipuladas en el Capítulo 3:
“Administración del material de guerra y equipo Antidisturbios” de la Policía
Nacional.

2
BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS

En los correspondientes inventarios deben figurar los bienes, teniendo en cuenta

los sitios de almacenamiento o de ubicación física que se relacionan a
continuación:

El inventario es aquel registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes

a una persona física, a una comunidad y que se encuentra realizado a partir de mucha
precisión y prolijidad en la plasmación de los datos.

También y como consecuencia de la situación recién mencionada, se llama inventario a

la comprobación y recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de las existencias físicas
con las teóricas que fueron oportunamente documentadas.

1. Bodega

 Principal de almacén: Se registran los bienes nuevos de utilización futura en

desarrollo del cometido estatal de consumo y devolutivos adquiridos por el
ente público, o recibidos en donación.

 Reintegrados en buen estado: Se registran los bienes devolutivos o activos

fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén
para su guarda o custodia. La característica principal de estos bienes es
que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados
nuevamente al servicio.

 Reintegrados inservibles: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos

que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén para
su guarda o custodia. La característica principal de estos bienes es que se
encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al
servicio

2. Servicio

 Bienes devolutivos en servicio en las dependencias: se registran los bienes

que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando
una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en
donación. el informe de existencias físicas en servicio se debe disponer de
tres formas:

Por funcionario responsable

 Por dependencias (centro de costos o ubicación)
 Por agrupación de inventarios (clasificación contable)

3
  Bienes recibidos en comodato: En el caso
que haya bienes de esta naturaleza, el
funcionario responsable llevará archivo
físico, organizado alfabéticamente, e mueble o bien raíz, para que
informará y documentará al almacenista,
quien verificará los elementos recibidos, a fin
de llevar el control de los mismos. En caso
de que la unidad policial tenga a su cargo el
cuidado, custodia o administración de bienes
raíces asignados, el jefe del Grupo de
Bienes Raíces o quien haga sus veces
elaborará un inventario de los bienes
inmuebles, precisando con exactitud las
características, valor, ubicación, linderos de
la propiedad inventariada y los pormenores
de su titulación.
El comodato es un contrato por
el cual una parte entrega a la
otra gratuitamente una especie,
haga uso de ella, con cargo de
restituir la misma especie
después de terminado el uso.
También se puede definir el
comodato como: aquel contrato
gratuito por el que una de las
partes entrega a la otra una cosa
no fungible para que se use de
ella por cierto tiempo y se la
devuelva

3. Presentación de inventarios

 Periódicos: Los almacenistas elaborarán inventarios físicos con corte a

30 de junio y 31 de diciembre, de cada vigencia, de los elementos que
se encuentren bajo su responsabilidad y custodia; así mismo, los jefes
de dependencias y contratistas que tengan a su cargo bienes de la
entidad, que le hayan sido suministrados o los hayan adquirido para su
servicio, uso, custodia o administración, deberán verificar, firmar y
remitir los inventarios al almacenista.

 General: Los almacenistas elaborarán el inventario físico con corte 31

de diciembre de cada vigencia de los elementos en bodega y en
servicio, que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia. Para
efecto de su presentación a los entes de control internos y externos,
estos deberán reposar en forma impresa en los archivos de cada
unidad, así mismo deberá ser anexado en medio magnético certificado
en la cuenta fiscal del cierre de cada vigencia, enviada a la Jefatura de
Contaduría General.

Las personas que tengan asignados bienes muebles o inmuebles

de propiedad de la Institución o en calidad de comodato, para su
utilización, administración o custodia, son responsables de la
pérdida o daño que sufran por causas diferentes al uso o desgaste
natural, salvo las ocasionadas por situaciones de desastre natural,
fuerza mayor o caso fortuito.

4
CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES

Los elementos que maneja la Policía Nacional de acuerdo con sus características,
uso y el Plan General de Contabilidad Pública se clasifican en tres grupos, así:

1. Elementos de consumo

Son los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la
entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque al ponerlos, agregarlos o
aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia
independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros .

 Insumos: Son los que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos o
que una vez utilizados se deben desechar.

 Repuestos y accesorios: Son los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a

otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y
entran a formar parte integrante o constitutiva de otros

Los elementos a los que se refiere este grupo Repuestos y

Accesorios, al salir al gasto se les tendrá que incluir otros datos
necesarios como son: número de identificación, responsable y
demás características específicas e individuales para ejercer el
suficiente control administrativo y de esta manera evitar pérdidas e
inconsistencias.
2. s

 Reparables: Son todos los componentes de equipos aéreos o marítimos,

que han cumplido su ciclo de vida o que se dañan por el uso, y para el
cual la orden técnica acepta reparación.

 Intangibles: Los bienes intangibles (derechos, licencias y software) que la

Policía Nacional adquiera o reciba a cualquier título; se registrarán por el
costo histórico, entendiéndose como tal el costo de adquisición o el valor
de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo; los intangibles
deberán amortizarse como lo establece el Régimen de Contabilidad
Pública

2. Elementos devolutivos

Son los bienes y equipos que por su naturaleza no se extinguen con el uso y
perecen por deterioro, obsolescencia tecnológica, número de horas de uso,
término de su vida útil, o por razón de su naturaleza.

5
  En Bodega: Armas y accesorios, equipos de música, equipos de remonta
y veterinaria, maquinaria industrial, equipo médico y científico de
laboratorio, equipo médico y científico de investigación, libros, mobiliario y
enseres, equipos de procesamiento de datos, etc.

 En servicio: Representa el valor de los bienes muebles de propiedad de

las unidades policiales, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de
su cometido estatal y se encuentran prestando servicio en las diferentes
dependencias, asumiendo los jefes la responsabilidad de los mismos.

En todos los casos el control del bien se debe ejercer

mediante kárdex, el cual puede ser manual o
sistematizado, siempre y cuando cumplan con los
mecanismos idóneos para ejercer su control interno.

3. Bienes inmuebles

Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro.
También son aquellos elementos que, por su uso, destino o aplicación, forman
parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo:
edificios, tuberías, lotes, cableados, los CAD, centros de cómputo y otros.

COMITÉ DE CLASIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL ANEXO

DE BIENES
Este comité estará integrado por:

a) El jefe del Área Logística de la DIRAF o quien haga sus veces

b) Almacenistas de cada una de las unidades de la DIRAF
c) Almacenistas de la DISAN, DIJIN, DIPOL, DIRAN, DIASE, DITRA, DIBIE
y DICAR de la guarnición Bogotá.

Funciones:

a) Clasificación del anexo de la presente resolución de acuerdo con la

naturaleza de cada bien al almacén de la especialidad que corresponda.
b) Recepción y análisis de solicitudes de las unidades policiales respecto a
la clasificación de bienes.
ESPECIALIZACIÓN DE ALMACENES POR ELEMENTOS

6
Las unidades ejecutoras deben crear como mínimo las especializaciones de los
almacenes de acuerdo con la siguiente clasificación:

Armamento
Intendencia

En las unidades donde solamente exista el almacén de intendencia, este deberá

manejar los bienes por separado según sus características: movilidad, telemática
(equipos de cómputo y comunicaciones), aeronáutico, remonta y veterinaria y
vestuario; tanto en el sistema como físicamente.

No obstante lo anterior, las unidades policiales que por su complejidad y volumen

de operaciones, que así lo requieran, pueden crear adicionalmente los siguientes
almacenes:

 Telemática
Movilidad
Sanidad (en las unidades donde exista seccionales de sanidad)
 Aeronáutico
Muebles y enseres
Remonta y veterinaria
Vestuario

Es de anotar que cada uno de los almacenes creados de acuerdo con la

necesidad de la unidad, debe ser especializado en su ramo y por ninguna razón se
podrán manejar bienes que no correspondan a su naturaleza.

CONTROL DE LOS BIENES

El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado

de toda clase de elementos “inventarios generales y parciales de las unidades”
que integran el patrimonio de la Policía Nacional. Representa el valor de los
bienes muebles adquiridos a cualquier título, que tienen las características de
permanencia, consumo y explotación, para ser utilizados en el futuro por parte de
las unidades policiales, en desarrollo de sus funciones administrativas o en
cumplimiento de su misión institucional.

Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como

usados, en los almacenes de la unidad.

Estos inventarios permanentes deben ser llevados por los almacenistas, con el
objeto de que las existencias físicas concuerden con las cantidades y
descripciones registradas en el kárdex.

7
 UNIDAD FUNCIONAL
Para ejercer un mejor control de los inventarios de los bienes en las unidades
policiales y de acuerdo con sus necesidades, se deberá crear la unidad
funcional (almacén), teniendo en cuenta la siguiente organización
administrativa:
a) Almacenista
b) Auxiliar contable
c) Responsables activos fijos en servicio
d) Bodeguero
e) Responsables de los bienes raíces
Los bienes en el almacén deben estar
conservación y seguridad del material
organizados y clasificados de tal forma
que se encuentre en depósito
que permita y facilite su movilización
Los bienes que entrega el proveedor,
Las instalaciones del almacén deben
deben ajustarse a la cantidad, calidad,
contar con las medidas de seguridad
marca y unidad de medida que estipule
industrial y medio ambiente necesarias
el contrato
Los bienes recibidos por traslado, Las novedades referentes a pérdidas,
deben corresponder con la salida de faltantes, sobrantes, hurto o daño,
almacén y soporte de quien entrega deben reportarse al jefe inmediato
contar con una base de datos de los Los bienes en buen estado, que han
contratos en comodato de los bienes sido reintegrados al almacén, deben
muebles e inmuebles, con su soporte ser reubicados para ejercer el control
documental administrativo pertinente.
8
Se debe llevar el archivo de
correspondencia y documentos
soporte del movimiento de la
dependencia, en concordancia con las
normas de gestión documental.
Las entregas y cambios de elementos
deben realizarse de acuerdo con la
normatividad establecida.
Los documentos generados en el
proceso de entrada y salida de bienes,
que soportan el movimiento de bienes,
deben estar debidamente firmados.
El informe diario del movimiento de
almacenes debe ser elaborado y
rendido a la oficina de contabilidad, de
acuerdo a los formatos establecidos.
El control de los bienes que están en el
almacén y en servicio debe ejercerse
mediante kárdex sistematizado.
Los bienes en bodega deben ser
verificados mensualmente, efectuando
pruebas selectivas, de cuyo resultado
se dejará constancia por medio de un
acta.
El control y seguimiento de los bienes
enviados se realizará hasta la recepción
por parte de la unidad de destino
No se podrán entregar bienes
mediante autorizaciones verbales o
vales provisionales, aun cuando estos
se cambien posteriormente por la
salida de almacén
ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES

La organización interna de los bienes en el almacén y bodegas destinadas para tal

fin, corresponde al jefe logístico o quien haga sus veces y al jefe de almacén,
ciñéndose a normas técnicas de almacenaje, instalaciones, equipos de seguridad
y normas de seguridad industrial para asegurar la naturaleza, conservación y fácil
manejo de los mismos, de conformidad y atendiendo la normatividad del medio
ambiente vigente.

Los bienes nuevos y los usados que aún puedan utilizarse, se almacenarán en
bodegas separadas de los que se han retirado por obsoletos o inservibles.

Almacenamiento de materiales

Para el almacenamiento de bienes, el

El concepto de almacenar es
almacenista debe considerar los siguientes un concepto que se utiliza
aspectos, siendo este responsable de su
para hacer referencia a un
correcta aplicación, así:
acto mediante el cual se
guarda algún objeto o
 Brindar protección contra efectos que elemento específico con el fin
deterioran por la acción del paso del de poder luego recurrir a él en
tiempo, calor, luz, humedad, insectos y el caso que sea necesario.
roedores.
El almacenamiento puede ser
 Distribuir adecuada y suficientemente el de muy diversas cosas u
espacio de los estantes, entarimados o objetos, que van desde lo
sitios de almacenamiento, teniendo en más simple como comida o
cuenta que no se deben almacenar en el alimento hasta elementos
mismo estante materiales y bienes de más complejos, como datos
clases diferentes que puedan causarse en una computadora.
daño; no quiere decir ello que no se
pueda almacenar diferente clase de bienes dentro de un mismo almacén o
área, lo que se debe tener claro es que unos no ocasionen daño o deterioro
a los otros; por lo tanto debe haber una adecuada clasificación que
determine su ubicación.

 Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios para

colocar toda clase de materiales.

 La ubicación de los bienes debe permitir la toma física de los inventarios sin
dificultad y facilitar su inspección.

 El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con
un mínimo de manipulación.

9
 Reducir al mínimo el desperdicio, brindando un almacenamiento eficiente y
económico.

 La colocación del material no debe inferir con el sistema de extinción de

incendios, ni con el libre tránsito por las puertas.

 No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un máximo de carga

permitido a fin de evitar el daño de los que se hallan como base del arrume,
y sobre piso (debe usarse avisos del peso permitido).

 Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva tarjeta de

identificación, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:

- Nombre del bien

- Codificación grupo de inventario
- Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.)
- cantidad
- Ubicación en el almacén
- Cantidad máxima, mínima y de urgencia establecida (stock).

 Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre empalizadas,

facilitando así su manejo con montacargas.

 No se debe tarjetear, ni rotular cada artículo suelto o almacenado en un

entarimado cuando todos los bienes son idénticos; en este caso solo se
colocará a la tarima una tarjeta con las especificaciones del bien.

 Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse

cuidadosamente sobre entarimados o estibas, como si estuviesen bajo
techo, respetando su altura y carga máxima permitida para su bodegaje.

 En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usará lona, plástico u

otra clase de cubierta para proteger los materiales y equipos, tomándose
medidas apropiadas para evitar su deterioro.

 Todos los materiales almacenados al descubierto requieren inspección y

atención frecuente para garantizar la preservación, evitando así que se
presenten daños por la falta de prevención por parte del almacenista,
siendo esta su responsabilidad.

 En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de clima

deberán inspeccionarse las áreas de almacenamiento para comprobar si

10
 hay cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones de agua, arena en los
equipos, o si se ha perdido la acción de los anticorrosivos de las superficies
metálicas.

 Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos,

deberán ser ubicados en la bodega destinada para tal fin en el almacén al
cual pertenecen

 Los bienes tóxicos deben almacenarse en un lugar adecuado a fi n de evitar

la contaminación de otros materiales

Es competencia de los funcionarios Llevará carpetas actualizadas de

de los almacenes, divulgar la
responsabilidad que establece la
ley: “es deber de los servidores
públicos vigilar y salvaguardar los
bienes y valores encomendados,
cuidar que sean utilizados debida y
racionalmente según los fines a que
han sido destinados y responder
por la conservación de documentos,
útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda
administración, rendir
oportunamente cuenta de su
utilización y poner en conocimiento
del superior inmediato los hechos
que puedan perjudicar
administración, en relación con el
manejo de bienes”.
cada uno de los funcionarios de la
policía Nacional deben responder
personalmente por los bienes que
se les entreguen para uso, custodia,
administración y transporte así
como la pérdida o daño que sufran,
cuando lo anterior no se ocasione
por el deterioro natural, por su uso
normal o por otra causa justificada.
y La responsabilidad por actos
irregulares en el manejo de los
bienes que se ejecuten atendiendo
órdenes superiores (verbales o
escritas), se determinará contra
la quien las emitió.
todos los bienes inmuebles de
propiedad de la Policía Nacional y
de aquellos que le hayan sido
entregados por el Estado bajo su
custodia mediante acto
administrativo o contrato de
comodato.
La DIRAF vigilará la actualización de
los bienes inmuebles a través del
SIBIN, que deberá ser alimentado
en cada unidad por el Grupo de
Bienes Raíces y exigirá que las
escrituras, avalúos, contratos y
demás documentos queden
debidamente incorporados y
reposen en la unidad con la debida
seguridad

ENTRADA DE BIENES

11
Se define como la acción que determina el ingreso físico y real de los bienes al
almacén, según la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisición.

CRITERIOS BÁSICOS
a) Teniendo en cuenta la clasificación y características de los bienes, el
almacenista debe definir la zona de ubicación, organizando en estanterías con
códigos sencillos que faciliten su localización, manejo, control y entrega;
contando con las instalaciones apropiadas y adoptando los mecanismos de
bodegaje y seguridad industrial requeridos para cada tipo de bien.

b) La orden de entrada no debe contener tachones, borrones, enmendaduras,

adiciones, intercalaciones o correcciones.

c) El almacenista y los jefes de las dependencias en los casos específicos, serán

los directos responsables del cumplimiento de las normas administrativas y
fiscales de los bienes que ingresen a la Institución.

d) Únicamente se deben ingresar a la cuenta contable de bienes muebles en

bodega los bienes nuevos.

No ingresarán al almacén los bienes que por su volumen, peso,

fragilidad y demás especificaciones especiales, sea más conveniente
y económico recibirlos directamente en su lugar de instalación y
utilización. En estos casos se coordinará la acción de recepción entre
el almacenista, el proveedor, el usuario, el supervisor del contrato y
técnico en la materia si el bien así lo requiere.

Clasificación de las entradas

1. Contrato: Cuando por características y especificaciones técnicas se estipule en

los contratos el control de la calidad mediante ensayos o pruebas de
funcionamiento e instalación, la recepción de estos bienes se realizará en el
almacén o en las dependencias a título de depósito mientras se conoce el
resultado de las pruebas requeridas.
Las anomalías deben informarse de inmediato por el almacenista y el
supervisor del contrato al ordenador del gasto, para exigir al contratista el
cumplimiento estricto de lo pactado en el contrato.

12
2. Caja menor: Para su registro en el almacén se debe anexar a la entrada de
bienes los siguientes documentos.

- Factura comercial o cuenta de cobro original.

- Documento soporte del requerimiento.

3. Sobrantes: Se considera que hay entrada por sobrantes cuando al practicar un

inventario físico se encuentra que el número de unidades o especies de
determinado elemento es superior a los que en esa fecha muestre el saldo de
cantidades del respectivo kárdex.

4. Compensación: Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el

movimiento de almacén o bodega se hayan podido confundir con otros
semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes, podrán hacerse las
compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una
misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión.

Se expedirá la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la

salida por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la
que se dio de alta.

5. Transferencias: se elabora la orden de entrada respectiva con las

características de denominación establecidas, que deberán ser las mismas que
incluyan la salida del almacén de origen que envió los elementos, dejando copia
como soporte. Este tipo de entradas se produce de otras entidades del estado
diferentes a la policía Nacional.

6. Remesa: Movimientos de bienes realizados entre almacenes pertenecientes a

la Institución, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los
datos emitidos (cantidad, valor, depreciación, clasificación, etc.) por el almacén
de origen.

En este tipo de operaciones, el almacenista que produce la orden de salida

debe informar por escrito al almacenista de la unidad que recibe (poligrama,
correo electrónico, etc), con el propósito de efectuar los cruces contables
necesarios y obtener el control de los bienes por parte de las unidades
policiales afectadas

7. Producción de bienes: Para el ingreso de estos bienes el almacenista los

recibirá, elaborando la orden de entrada soportada por la orden de trabajo y el
avalúo del bien producido; el avalúo de los bienes para la entrada al almacén,
deberá ser realizado por personal idóneo en el tema, incluyendo en este todas
sus variables, quien expedirá una constancia con destino al almacenista.

13
8. Reconstrucción de equipo: El valor que se dará a los elementos será igual al
que tenía antes de su arreglo, más el costo de los materiales, repuestos y
gastos de reconstrucción, previa confirmación que haya sido dado de baja por
inservible.

Si la reconstrucción del bien tiene características considerables que ameritan

realizar un avaluó, este deberá ser realizado por personal idóneo en el tema,
quien expedirá una constancia con destino al almacenista.

Se elabora acta detallando las características, valor unitario y total, la cual debe
ir firmada por el Subcomandante Administrativo y el almacenista, la que servirá
de soporte a la entrada en mención.

Estos elementos reconstruidos deben ser almacenados y serán registrados en

kárdex.

9. Aprovechamiento de inservibles: El valor que se dará a los elementos será

igual al que tenía antes de su arreglo, más el costo de los materiales, repuestos
y gastos de reconstrucción, previa confirmación que haya sido dado de baja por
inservible.

Cuando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan

aprovecharse partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir,
se hará una relación de estas.

Luego se procede a realizar un avalúo para elaborar la orden de entrada,

firmada por el funcionario idóneo en la materia.

10. Nacimiento de semovientes: Únicamente están autorizadas para realizar

la reproducción de equinos y caninos, los criaderos del Grupo Remonta y
Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural y la Escuela de
Formación de Guías y Adiestramiento Canino.

11. Donación: Nacimiento de semovientes: Únicamente están autorizadas

para realizar la reproducción de equinos y caninos, los criaderos del Grupo
Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural y la
Escuela de Formación de Guías y Adiestramiento Canino.

12. Reposición: Hay reposición cuando se reemplaza o se entrega lo que hace

falta.

Elementos incautados, decomisados o aprehendidos

14
Son elementos adjudicados provisionalmente a la entidad para su administración,
uso y explotación hasta tanto se determine su situación jurídica. Por lo tanto,
cuando el almacenista reciba bienes incautados, decomisados o aprehendidos, les
dará ingreso teniendo como soporte el acto administrativo, registrándose en
kárdex de cuentas de orden, para su respectivo control. Una vez definida su
situación se procederá al cumplimiento de la misma, reversando el registro de
cuentas de orden.

Elementos recibidos en comodato

Los bienes amparados bajo estos actos administrativos, pueden ser recibidos
tanto de entidades públicas como de personas naturales o jurídicas privadas, para
lo cual se aclara:

 Cuando se reciben bienes de otra entidad del estado, esta debe estar
amparada por el acto administrativo (contrato de Comodato); el señor
almacenista deberá registrar y llevar control en el kárdex de bienes de
uso sin contraprestación de servicios.

 Cuando se reciben bienes de personas naturales o jurídicas privadas, al

igual deben estar amparados por el acto administrativo (contrato de
comodato); el señor almacenista deberá registrar y llevar control en el
kárdex en cuentas de orden como bienes recibidos de terceros.

De lo anterior se deduce que únicamente se recibirán en calidad de

comodato bienes devolutivos; los bienes de consumo deben ser donados
por la entidad, para lo cual se registraría en las cuentas de ingresos por
donaciones

Sistema FMS o LOA

Para los bienes que ingresan a través del sistema FMS, la entrada de almacén la
elabora el almacén designado por la unidad ejecutora para estos efectos.

El material debe ser recibido por el responsable de acuerdo con las condiciones
pactadas en la LOA o contrato, una vez se nacionalicen los bienes en forma
definitiva o temporal, para lo cual se requieren los siguientes documentos:

 Contrato y sus modificaciones.

 Acta de recibo a satisfacción firmada por los responsables.

 Documentos de transporte (guía aérea o conocimiento de embarque (bill of

fading)

15
  Copia o fotocopia de la factura comercial.

 Copia o fotocopia de la declaración de importación

La entrada de almacén se realiza en pesos, utilizando la tasa de cambio de la

fecha de nacionalización y se registra de manera manual o en el sistema de
información correspondiente.

SALIDA DE BIENES

Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del almacén. La orden
de salida de bienes del almacén, es el documento legal que identifica clara y
detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y
mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración,
conservación, etc., por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario
destinatario.

CRITERIOS BÁSICOS

a) La salida de bienes del almacén puede originarse por suministro o entrega de bienes devolutivos y de consumo, por
traspaso entre unidades, por donaciones, baja de bienes y otros.

b) Las diferentes dependencias de las unidades deberán presentar la solicitud de bienes de consumo y devolutivos al
almacén, de acuerdo con la programación establecida en el plan de compras.

c) La orden de salida debe elaborarse por el almacenista en forma simultánea a la entrega de bienes, con base en la
orden de suministro o el plan de distribución debidamente tramitada y autorizada por el funcionario competente
designado por el ordenador del gasto.

d) La salida de almacén debe registrarse en forma inmediata en el kárdex, con fines de actualización permanente de los
inventarios de almacenes.

e) Las solicitudes de bienes que no se hagan dentro de la programación establecida, deben presentarse justificadas y
llevar el visto bueno del funcionario competente designado por el ordenador del gasto, para que el almacenista proceda
a despacharlos.

f) El almacenista no podrá entregar bienes del almacén mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun
cuando estos se cambien posteriormente por la salida de almacén (exceptuando casos de siniestros o conmoción
interior). Igualmente, el almacenista no podrá hacer firmar la salida de almacén por el destinatario mientras no entregue
los bienes, como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega.

g) Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes, en relación con las cantidades solicitadas en el
pedido, el almacenista anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando clara constancia
en la solicitud de pedido.

h) El almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de salida, ni cambiar o reemplazar
elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. Igualmente, el almacenista no podrá exigir la
firma de órdenes de salida en blanco por parte de otros funcionarios.

i) La orden de salida no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones

Clasificación de salidas

16
1. Para la producción de otros bienes: Cuando el almacenista suministre
elementos, materiales o materias primas para producción de elementos de
cualquier naturaleza, para elaborar la orden de salida exigirá que en la orden
de trabajo se indiquen los nombres de lo que se va a fabricar o producir;
estos elementos se enviarán al gasto.

2. Dotación a funcionarios: La dotación que se entrega al personal

uniformado de la Policía Nacional, se realiza con cargo a la partida anual de
vestuario y equipo asignada a cada uno; para lo cual el almacenista debe
llevar el control sistematizado del saldo disponible de la partida asignada a
cada uno de ellos.

Cuando el almacenista hace entrega del vestuario y equipo al personal

uniformado, produce un documento interno, que debe denominarse factura
(SIFAC), la cual debe ser firmada por el funcionario que recibe el material y el
almacenista respectivo.

Con base en los suministros diarios de vestuario, el almacenista elabora la

respectiva salida de almacén, firmada por el almacenista. Igual tratamiento
se dará para la entrega de las dotaciones al personal no uniformado.

La factura individual debe ser diligenciada en su totalidad, especificando los

códigos de los uniformes de fatiga y botas media caña.

3. Repuestos: en la entrega de repuestos para equipos se debe exigir que en

la salida del almacén se verifique con claridad el bien suministrado, las
características del bien donde se va a instalar, la fecha en que cambió ese
mismo repuesto por última vez, se exigirá a quien solicita el repuesto, que
efectúe la devolución del que se va a cambiar (Inservible); igual
procedimiento se deberá realizar cuando se trate de llantas o neumáticos; así
mismo se llevará un control administrativo tendiente a evitar sustituciones.

4. Para producción o reconstrucción de elementos o equipos: cuando la

salida sea para suministrar elementos destinados a la producción o
reconstrucción de elementos o equipos, se debe:

Elaborar la orden de salida debidamente firmada, indicando la obra a que

están destinados, especificando las características de los elementos o
equipos que van a ser reconstruidos o el nombre de los elementos a
producir. Esta debe quedar elaborada con las mismas especificaciones de la
orden de pedido, con sus valores unitarios y totales correspondientes, deberá
anexarse la orden de suministro firmada por el jefe de almacén o quien haga
sus veces

17
BAJA DE BIENES

La baja de bienes se define como el proceso administrativo mediante el cual la

entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos de su
propiedad, tanto de forma física como de los registros del patrimonio de la entidad,
por obsolescencia, por inservible, reparación antieconómica, hurto, siniestro,
fuerza mayor o caso fortuito, o en el caso de insumos, por encontrarse vencidos,
que no son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su
uso.

En el caso de semovientes cuando sea necesario sacrificarlos por encontrarse en

malas condiciones por enfermedad o accidente. Corresponde a los ordenadores
del gasto o quienes hagan sus veces, por delegación o en cumplimiento de sus
funciones, autorizar la baja mediante acto administrativo, y el concepto técnico
emitido por personal idóneo (persona natural o jurídica), que el bien no se
encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual se adquirió;
procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo, ya sea para su
venta, destrucción total o disposición final.

CRITERIOS BÁSICOS
a) Los trámites de las bajas se regirán en general por las normas contempladas
en la Ley 80 del 28 de octubre de 1993, modificada por la Ley 1150 del 16 de
julio de 2007 y sus decretos reglamentarios.

b) Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacén o para los
inservibles que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias, con
la intervención y trámites de rigor por parte del almacenista.

c) Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacén o para los
inservibles que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias, con
la intervención y trámites de rigor por parte del almacenista.

d) Las bajas se legalizan con el retiro físico de los bienes, el descargo de los
inventarios y registros contables, previo el cumplimiento de los requisitos y
procedimientos previstos según su destino.

Clasificación de Bajas

18
1. Venta directa: La venta directa se efectúa en virtud de lo establecido en la
Ley 1150 del 16 de julio de 2007, por medio de la cual se introducen
medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos
públicos.
2. Donación: Se entiende que hay donación cuando el bien sale del
patrimonio institucional, o sea, que la Nación - Policía Nacional dona sus
derechos sobre el mismo.

3. Sustracción, pérdida (descuido, fuerza mayor o caso fortuito): Esta

modalidad de baja se origina cuando aquellos, bienes que habiendo estado
en servicio o en almacén han desaparecido y se ha declarado la
imposibilidad de su recuperación.

4. Merma, rotura, desuso o vencimiento: Para autorizar la baja de bienes

por merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento u otras causas
similares, sin culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de
los siguientes requisitos:

- Aviso por escrito al ordenador del gasto por parte del almacenista, o
persona que tenga a su cargo el bien, en forma detallada y justificada.

- Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervención del

ordenador del gasto, en la que se hará una relación detallada de los
bienes por agrupaciones, con sus características, cantidades, valor
unitario y valor total que consten en los mismos, con constancia de la
causa que originó la merma, rotura, o si es por desuso o vencimiento;
debidamente firmada por todos los que participan.

- Con el aviso por escrito, autorizado y el acta como soporte, se elabora la

orden de baja de los elementos, detallados con el lleno de los requisitos
exigidos para la elaboración del acta, la cual debe quedar debidamente
firmada por todos los que participarán en ella.

- Con el aviso por escrito, autorizado y el acta como soporte, se elabora la

orden de baja de los elementos, detallados con el lleno de los requisitos
exigidos para la elaboración del acta, la cual debe quedar debidamente
firmada por todos los que participarán en ella.

- Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podrá

producirse la baja, mientras no se haya solicitado a los fabricantes o
proveedores su cambio por escrito. Cuando se trata de mermas, la baja
se expedirá únicamente por la cantidad faltante. para el control de los

19
 medicamentos periódicamente se deben realizar las verificaciones de la
fecha de vencimiento. Lo anterior sin perjuicio a las acciones legales
que el caso amerite.

5. Inservibles: Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su

cumplimiento de tiempo calculado para servicio o duración, o que por su
trajín, desgaste, obsolescencia tecnológica, etc. justifiquen su baja.

6. Sacrificio de semovientes

PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE ALMACENES

Se requiere el acto administrativo donde se designe al funcionario que deberá

recibir el almacén; en el mismo documento se debe indicar, el tiempo aproximado
que durará la entrega, de acuerdo con el volumen. El reemplazo del almacenista
en caso de vacaciones o licencias debe ser designado directamente por el
ordenador del gasto.

Adicionalmente, el funcionario que recibe es necesario que se haya posesionado

del cargo y constituida la póliza de seguro que ampare el manejo del almacén o
bodega.

Posteriormente se levantarán inventarios físicos con el propósito de entregar los

bienes y transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio
del responsable del manejo del almacén y bodega.

Cuando por cualquier motivo (traslado, separación del cargo, etc.) un empleado de
manejo deba hacer entrega de bodegas, depósitos, farmacias, etc., que estén bajo
su responsabilidad, deberá hacerse un inventario físico, el cual incluirá en forma
separada tanto los bienes que tenga para uso en oficinas o dependencias, como
los que se hayan suministrado a empleados, trabajadores o contratistas que
dependan de él.

Cumplido lo anterior se procederá a realizar el conteo físico y entrega de los

elementos devolutivos, consumo, inmuebles e inservibles, que se encuentren en
existencia en grupos de bienes, registrando las siguientes características: marca,
modelo, cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservación.

Los bienes deben corresponder exactamente a los registrados en listados y

kárdex.

Se deben levantar diariamente borradores de los conteos practicados,

debidamente firmados por quien recibe y entrega, al igual que por los demás

20
funcionarios que intervengan en la toma o diligencia.

Los elementos devolutivos que se tengan en servicio, se entregarán por parte del
almacenista saliente limitándose a efectuar la comparación de los saldos de
listados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de la unidad, contra
el saldo total que arrojen los registros en el almacén por grupos de bienes, los
cuales deben coincidir, ser iguales, verificando las órdenes de salida al servicio
con especial atención que los elementos se encuentren asignados a la unidad.

El total de los bienes, por grupo, debe ser igual al registrado en el Movimiento de
Bienes por Grupo de Inventarios, que soportan la cuenta fiscal y por ende igual a
los valores presentados por cuenta contable en el balance general.

La entrega total del almacén se hará constar en acta, que será firmada por todos
los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y
diferencias encontradas.

UNIDAD II

ADMINISTRACIÓN DEL MATERIAL DE GUERRA Y EQUIPO ANTIDISTURBIOS

DE LA POLICÍA NACIONAL

CLASES DE ARMAS

21
1. Armas de guerra o de uso privativo de la Fuerza Pública

Son armas de guerra y por tanto de uso privativo de la Fuerza Pública, aquellas
utilizadas con el objeto de defender la independencia, la soberanía nacional,
mantener la integridad territorial, asegurar la convivencia pacífica, el ejercicio de
los derechos y libertades públicas, el orden constitucional y el mantenimiento y
restablecimiento del orden público.

2. Armas de uso restringido

Las armas de uso restringido son armas de guerra o de uso privativo de la Fuerza
Pública, que de manera excepcional, puedan ser autorizadas con base en la
facultad discrecional de la autoridad competente, para defensa personal especial.

 Los revólveres y pistolas de calibre 9.652 mm (.38 pulgadas) que no reúnan

las características establecidas para las armas de defensa personal.

 Las pistolas de funcionamiento automático y subametralladoras.

3. Armas de uso civil

Son aquellas que, con permiso de autoridad competente, pueden tener o

portar los particulares, y se clasifican en:

- Armas de defensa personal.

- Armas deportivas
- Armas de colección

MATERIAL DE GUERRA SEGÚN ESTADO DE FUNCIONAMIENTO

1. Aptos para el servicio: Son aquellos que se encuentran en perfectas

condiciones de funcionamiento, disponibles para su utilización.

2. Para reparación o mantenimiento: Son aquellos que han sufrido desgaste o

daños por el uso y requieren reparación o mantenimiento.

3. Inservibles: Son aquellos que se encuentran dañados, averiados, alterados o

destruidos, en pésimas condiciones para el servicio o se han evaluado
técnicamente por el armero de la unidad policial, como no utilizables ni
susceptibles de reparación.

4. Obsoletos: son aquellos, que se encuentran en condición anticuada o en

desuso. Los que por sus características técnicas y funcionales sean de

22
 deficiente rendimiento. Los que no estén en servicio desde hace mucho
tiempo y se consideren obsoletos, anticuados, irreparables o descontinuados.

DE LOS PROCEDIMIENTOS

Entrada de bienes

Es la acción que determina el ingreso físico y real de los bienes al almacén o

bodega, según la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisición. Todo ingreso
de material de guerra a los inventarios de la Policía Nacional se legaliza por medio
de una orden de entrada de bienes y de acuerdo como lo estipula el procedimiento
en cada una de las siguientes situaciones:

1. Por compra: Este procedimiento lo realizará el Almacén General de

Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera de la siguiente manera:
a la llegada de los elementos, el almacenista general da aviso al jefe del
Grupo de Armamento, quien por escrito suscribirá acta de recepción del
material y procederá a la ejecución de las correspondientes pruebas de control
de calidad de acuerdo con parámetros definidos en las fichas técnicas, las
cuales deberán ser ejecutadas antes de su salida al servicio.

2. Por recuperación: Este procedimiento lo realizarán las unidades policiales

previa verificación del Comité de Armamento de la unidad, cuando una unidad
policial, u otro organismo de seguridad del Estado, recupere material de
guerra perteneciente a la Policía Nacional.

3. Por traspaso: Este proceso lo realizarán las unidades policiales y el Almacén

General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, de
acuerdo con los siguientes casos:

 Instituciones militares: La unidad receptora elaborará acta de

recepción y entrada de bienes, con base en la orden de salida
expedida por la entidad que entrega, en cuanto a cantidades y valores
Cuando se desconoce el valor, el avalúo lo efectuará la Junta Técnica
del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera,
previa información suministrada por la unidad.

 Otras instituciones del Estado: La unidad policial verificará si el

material está en óptimas condiciones de mantenimiento y conservación
y procederá de acuerdo con los artículos 44 y 45 del Decreto No. 2535
de 1993, “por el cual se expiden normas sobre armas municiones y
explosivos”.

23
 Cuando se obtenga autorización por la autoridad competente, la unidad
policial recepcionará el material, elaborará la orden de entrada a sus
inventarios y enviará información al Grupo de Armamento de la
Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de actualizar la
información en la base de datos

4. Por donación: Cuando la donación provenga de acuerdos internacionales,

este proceso se realizará en el Almacén General de Armamento de la
Dirección Administrativa y Financiera; cuando sea donación de particulares u
organismos a nivel nacional se realizará en las unidades policiales.

5. Por acto administrativo de autoridad competente: Este procedimiento lo

realizarán las unidades policiales y el Almacén General de Armamento.

 Cuando un juzgado o fiscalía, mediante acto administrativo, ordene el

decomiso definitivo de material de guerra a favor de la Policía Nacional,
la unidad que recibe elaborará un acta de recepción determinando el
estado de funcionamiento y conservación, con base en la resolución
procederá a dar de alta en los inventarios de la unidad.

 Copia de los documentos deberán ser enviados al Grupo de

Armamento de la dirección Administrativa y Financiera con las
improntas del arma y los datos específicos de identificación del
material. El material de guerra debe ser original y estar en perfecto
estado de funcionalidad.

6. Por remesas: Este procedimiento se realizará entre unidades policiales y a

través del Almacén General de Armamento

7. Por reintegros: Este proceso lo realizarán las unidades policiales y el

Almacén General de Armamento. En la unidad policial, cuando sea necesario
reintegrar elementos devolutivos (armamento y otros), el responsable debe
elaborar oficio al almacenista para su respectiva entrega.

El procedimiento para el envío de material objeto del

presente manual, con fines de mantenimiento especializado
al Grupo de Armamento, deberá formalizarse mediante acta
con la plena identificación del mismo, anexando improntas y
elaborando la correspondiente remesa.

Salida de bienes

24
Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del almacén o
bodega. La salida del material de guerra de los inventarios de la Policía Nacional,
se legalizaran únicamente mediante orden de salida de bienes, y de acuerdo como
lo estipula el procedimiento en cada uno de los siguientes casos:

1. Por suministro: En las unidades policiales, es la dotación de material de

guerra que realiza el almacén de armamento de las unidades policiales.

2. Consumo de municiones gases y explosivos: los que se encuentran en

instrucción, en servicio, por remesa, por pérdida o daño, entre unidades
policiales, por inservibles, por destrucción,

Para garantizar la integridad de las improntas tomadas como

medida de identificación y evitar su deterioro en archivo,
estas deberán recolectarse en papel carbón o tintas
especializadas para tal fin, evitando el uso de marcadores u
otros elementos de similares características.

Los documentos de seguimiento y control para la

administración de material entre unidades policiales deberán
ser firmadas por ordenadores del gasto y presidentes de
Comité de Armamento, además de los funcionarios
correspondientes o según lo determine el ordenador del
gasto

SEGURIDAD, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE

25
Seguridad personal

DECÁLOGO DE SEGURIDAD CON LAS ARMAS DE FUEGO

• Siempre que maneje un arma, hágalo como si estuviera cargada.

• Nunca pregunte si un arma está cargada, cerciórese por sí mismo y NO
accione el disparador .
• Nunca apunte un arma cargada o descargada a objetivos a los cuales no
piensa disparar.
• controle la boca de fuego de su arma cuando sufra una caída.
• No mezcle bebidas alcohólicas con el manejo de armas.
• Antes de cargar el arma revise la munición, debe estar limpia y seca, los
cartuchos defectuosos causan accidentes.
• Antes de oprimir el disparador piense cuál será la dirección que seguirá
el proyectil .
• No dispare su arma a través de un obstáculo que le impida observar lo
que hay detrás de él
• No abandone su arma de fuego donde pueda ser tomada por niños o
personas inexpertas, manténgala en un lugar seguro y evite que pueda
ser usada contra nosotros o causar daños entre sus posibles
manipuladores.
• No juegue con las armas.
• siempre inspeccione el arma al recibirla o entregarla .
• en todo caso, oriente la boca de fuego del arma hacia un lugar seguro y
mantenga el dedo fuera del disparador .

Seguridad industrial

 No transportar elementos generadores de chispas o fuego dentro de

recintos donde exista material de guerra

 No fumar en sitios destinados para el almacenamiento de municiones y

explosivos.

 No preparar ni consumir alimentos en áreas de almacenamiento.

26
 No permitir la acumulación de papeles, trozos de madera y telas dentro de
las áreas de almacenamiento.

 No acumular, segmentos de tela con aceite u otros materiales sujetos a

ignición espontánea.

 Desechar todo el material que fue usado en la limpieza del armamento.

 No permitir el uso de aparatos electrónicos y equipos de comunicación o

que irradien ondas electromagnéticas (celulares, beepers, radios, manos
libres, dispositivos inalámbricos, etc.) dentro de los polvorines o sitios de
bodegaje de mercancías peligrosas.

 La manipulación de material de guerra debe ser realizada por personal

idóneo.

 El material defectuoso como granadas de mano, munición y explosivos en

general, debe ser destruido por personal experto en explosivos, por ningún
motivo se usará para fines de instrucción.

 La espoleta de las granadas no deberá ser desenroscada por ningún

motivo; debido a que los detonadores son sensibles a impactos, choques,
roces, fricción, cargas electrostáticas que pueden alterar el mecanismo de
armado

 Inspeccionar que el cabezal explosivo de las granadas no tenga holgura

con el cuerpo cilíndrico.

 Al transportar detonadores, no deben ser expuestos a: choques, cambios

de temperatura o presión; se deben almacenar en su empaque original o en
contenedores capaces de resistir la explosión.

 No transportar material explosivo por vía aérea si este no se encuentra en

el empaque original suministrado por el fabricante y sin haberlo depositado
en un contenedor especial en cumplimiento a las disposiciones
aeronáuticas.

 El material y todo tipo de artefacto explosivo, deberá almacenarse en áreas

diferentes a la de los detonadores.

 No permitir que la temperatura de almacenamiento de explosivos sea

superior a 50° C

27
 En la entrada de las bodegas y lugares de almacenamiento de municiones
y explosivos, se deberá instalar en el exterior una tubería de cobre con polo
a tierra, con el fi n de que todo el personal que ingrese toque la superficie
del tubo descargando la energía electrostática.

 No almacenar cajas de explosivos a una altura mayor a 2.0 metros con

respecto al piso.

 Almacenar munición y explosivos en lugares diferentes, con el respectivo

símbolo de material peligroso.

 La munición que no se encuentre en su empaque original deberá ser

expuesta al sol, por lo menos 2 veces al mes, para minimizar el efecto
degradante de la atmósfera e impurezas del medio ambiente (humedad,
calor, salinidad).

 Nunca se deben transportar explosivos en los bolsillos de la ropa ni en otras

partes del cuerpo, tampoco en mochilas, bolsas, tulas, ni morrales para
evitar accidentes

 Nunca se insertará en el extremo abierto de los detonadores ineléctricos o

comunes ningún otro elemento que no sea mecha de seguridad; los
detonadores que presenten obstrucciones se destruirán.

 No manipular los detonadores eléctricos; deben permanecer empalmados

(extremos de los cables unidos) y manipulados por personal idóneo.

 El proyectil no deberá estar suelto, o que al tacto con la mano se desajuste

fácilmente.

 La vainilla tiene que estar sin la presencia de fi suras o abultamientos

causados por golpes

 El fulminante se aloja al nivel del culote no debe sobresalir de esta margen,

al tratar de impactar un fulminante decapsulado se corre el riesgo de un
disparo previo, antes del recamaramiento

 No realice modificaciones al arma de dotación oficial, manténgala limpia y

lubricada regularmente, su arma fue diseñada por ingenieros expertos para
que funcione de forma correcta. Al modificarla o desactivar seguros solo
conseguirá hacerla más peligrosa e incluso ocasionar accidentes;
solamente están autorizados para realizar reparaciones los armeros, de
acuerdo con el nivel establecido en la presente disposición.

28
 Verificar siempre la recámara y el cañón por si tiene alguna obstrucción
(cartuchos, proyectil, grasa, polvo o cantidad excesiva de lubricante, etc).

 No dispare contra superficies duras, como rocas, piso, ya que el proyectil

puede rebotar y herir a alguna persona o a usted mismo.

 En lo posible usar gafas cuando dispare, para proteger sus ojos.

 Nunca dejar caer el arma cuando esté con cartucho en la recamara, ya que
podría dispararse.

 Al disparar un arma, nunca use munición desconocida, oxidada o con

deformaciones.

 Ubíquese siempre en el perímetro de seguridad al emplear todo tipo de

granadas de guerra y material explosivo.

 Al disparar cualquier granada de guerra (40 mm HE, IM26 A2, 60 mm, 80

mm, 120 mm), si en el punto de impacto no se acciona, no recoja la
granada. Utilizar personal experto en explosivos para la destrucción del
elemento.

 No disparar cartuchos de gas lacrimógeno CS calibre 37 – 38 mm de frente

o al cuerpo de las personas manifestantes, ya que estos elementos salen a
una velocidad promedio de 70 mt/seg, ocasionando graves lesiones o la
muerte. Debe ser manipulado por personal capacitado en su uso.

 Para el uso de dispositivos en el control de disturbios o clasificados como

no letales, asegúrese de seguir estrictamente los criterios y restricciones
establecidas en doctrina institucional y especificaciones del fabricante.

Medios de almacenamiento

El almacenamiento comprende un conjunto de procedimientos, medios y

dispositivos, encaminados a preservar adecuadamente el material de guerra de
la Policía Nacional, con el fin de conservarlo en óptimas condiciones para el
servicio.

1. Almacenamiento de municiones o explosivos: Deben construirse a una

distancia de seguridad adecuada en concentraciones de personal; en el
diseño se debe prever la red antiincendios; instalaciones eléctricas
antiexplosivas.

29
2. Estanterías: Las estanterías para almacenamiento de material de guerra en
uso y explosivos deberán ser en madera, sus dimensiones y características
dependerán de la clase de material que van a contener

El material que se encuentra en su empaque original podrá ser almacenado

en estanterías de madera, plásticos o placas de concreto.

3. Estibaje: Planificará la utilización del espacio, teniendo en cuenta las

entradas futuras de material de guerra, de tal forma que cada clase esté
reunida en el mismo sector

El material de guerra, se deberá estibar sobre plataforma en los mismos

empaques, envases y embalajes empleados, por el fabricante cuando se
trate de material nuevo en depósito, si el material es usado o nuevo sin
empaque, utilizará estanterías, armerillos, cajas, etc., agrupándolo en la
forma que expone la parte de clasificación del material de guerra.

CONTROL Y SUPERVISIÓN

El control sobre las existencias de todo el material de guerra, en el Almacén

general de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, estará a
cargo del Jefe del Grupo de Armamento y Almacenista General. En las
unidades policiales estará a cargo del ordenador del gasto y el almacenista de
la unidad

1. Control de existencias: Los almacenistas de armamento en las unidades

ejercerán control físico, administrativo y contable, sobre el total del material
de guerra a su cargo, incluyendo aquellos suministrados a las
dependencias subordinadas

2. Control sobre el mantenimiento: Los almacenistas de armamento

deberán abrir por cada arma una hoja de vida, con el fin de llevar el control
sobre el mantenimiento, reparaciones que se efectúen y demás
observaciones a que haya lugar.

3. Control con respecto a las medidas de seguridad: En las revistas que

practique el Área de Control Interno de la Policía Nacional, el Grupo de
Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera y el Comité de
Armamento de la unidad, se verificará el cumplimiento de las medidas de
seguridad en el almacenamiento y transporte de material de guerra,
estipulados en el presente manual.

30
 JUNTA TÉCNICA DEL GRUPO DE ARMAMENTO DE LA DIRAF
Conformada por:

e) Jefe del grupo de armamento

f) El almacenista general de armamento
g) Jefe de taller de armería del Grupo de Armamento

Funciones:

1. Proponer al mando Institucional la adquisición de material de guerra de acuerdo

con las necesidades y los nuevos avances tecnológicos.
2. emitir conceptos técnicos, sobre la clase, calidad y cantidad de armamento,
municiones y explosivos adquiridos por la institución
3. Determinar el valor del material que carezca de él y que se vaya a incorporar a los
inventarios de la institución
4. Diseñar las especificaciones técnicas del material de guerra que vaya a ser
adquirido por la institución
5. determinar el valor del material para descuento, que no se encuentre en la
disposición vigente del Comando General de las Fuerzas Militares, “Lista general
de precios para descuento por pérdida o daño en las armas, sus repuestos,
accesorios municiones y explosivos”.
6. Diseñar instructivos y manuales prácticos sobre el manejo, características técnicas
y funcionales del material de guerra
7. estudiar la conveniencia institucional, en lo que respecta a reparar el material de
guerra o en su defecto a declararlo como material inservible.

Comité de armamento

31
 Funciones del almacenista de armamento

1. Será el Secretario Técnico del Comité de Armamento de la unidad policía.

2. Responder por el control físico y administrativo del material de guerra bajo su
cargo.
3. Inspeccionar frecuentemente los depósitos para verificar las medidas de
seguridad físicas e industriales
4. Llevar los registros pormenorizados de entradas y salidas del material de
guerra, según normas establecidas.
5. Elaborar las salidas al servicio del material de guerra, autorizadas por el
ordenador del gasto (a los distritos, estaciones, servicios especializados, grupos
operativos y demás unidades).
6. Seleccionar el armamento, munición, gases, explosivos y accesorios de
acuerdo con el estado en que se encuentran, con el fin de poder mantener en
buenas condiciones el material apto para el servicio.
7. Actualizar y rendir la información en forma inmediata al Almacén General de
Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, a través de los
programas creados para tal fin (SILOG, SIGES, SGF).
8. Incluir oportunamente en el inventario mensual de armamento de la unidad el
material recibido del Almacén General y otras unidades.
9. Elaborar la hoja de vida de cada arma, en donde se debe registrar el récord de
la misma, desde el punto de vista administrativo y operacional.
10. Presentar al ordenador del gasto, por intermedio del Comité de Armamento,
un plan de distribución y redistribución del material de guerra de la unidad.
11. Coordinar con el Comando Operativo de Seguridad Ciudadana de la unidad las
medidas de seguridad para el transporte de material de guerra.

1.

32
 Funciones del control armerillo
1. Supervisar las prácticas de polígono y el consumo de munición, verificando que obedezcan a una
programación, y que la munición destinada sea consumida en su totalidad o reintegrando la sobrante,
evitando la pérdida, extravío o apropiación ilegal de este material
2. Revisar que las planillas de consumo de munición, gases y explosivos en instrucción estén debidamente
diligenciadas por el personal que participó en la instrucción.
3. Revisar la aplicación del sistema (PEPS) (primeras en entrar, primeras en salir) en el inventario de armamento
de la unidad.
4. El personal a cargo del control armerillo recibirá órdenes directas del comandante o jefe responsable del
inventario de armamento de la unidad (distrito, estación, área o grupo), en cumplimiento a las políticas y
lineamientos del ordenador del gasto
5. Responder por el control físico y administrativo del material de guerra bajo su cargo.
6. Inspeccionar frecuentemente las dependencias para verificar las medidas de seguridad físicas e industriales.
7. Elaborar las actas del material de guerra, autorizadas por el comandante o jefe responsable del material de
guerra de la unidad para el servicio y de asignación individual para porte permanente o para el servicio
8. seleccionar el armamento, munición, gases, explosivos y accesorios de acuerdo con el estado en que se
encuentran, rindiendo el respectivo informe ante el Almacén General de Armamento de la unidad, con el fi n
de poder mantener en buenas condiciones el material apto para el servicio.
9. Actualizar y rendir los informes en forma inmediata al ordenador del gasto, del armamento extraviado,
judicializado o dañado, con copia para el presidente del comité y Almacén de Armamento.
10. incluir oportunamente en el inventario mensual el material y armamento recibido del Almacén general de la
Unidad y otras unidades
11. Diligenciar y actualizar la hoja de vida de cada arma, en donde se debe registrar día a día el récord de la
misma, desde el punto de vista administrativo y operacional.
12. No podrá realizar asignaciones colectivas, debiéndose efectuar de manera individual con responsabilidades
particulares sobre el uso y administración de la dotación.
13. Mantener en perfecto estado de aseo y conservación las dependencias, restringiendo el acceso de personas
diferentes a las que allí laboran.
14. Recibir el armamento verificando que los sistemas de identificación sean originales, estado de aseo y
funcionamiento.
15. controlar que la entrada y salida del material de guerra, lo realice exclusivamente el funcionario que lo tiene
asignado en el plazo correspondiente, verificando previamente su identidad.
16. Llevar el registro del armamento que ingresa o sale de la dependencia en los respectivos libros y otros
documentos de control establecidos, en forma personal.
17. Informar inmediatamente las novedades que surjan durante el turno al jefe directo o superior
correspondiente.
18. Realizar el relevo del turno de armerillo, verificando físicamente el material de guerra en depósito, teniendo
en cuenta los registros de salida.
19. Permitir sólo el ingreso de material de guerra de uso oficial, salvo las autorizadas por el comandante o jefe
responsable del inventario del material de guerra de la unidad.
20. No recibir ni entregar material de guerra en sitio diferente de las instalaciones del armerillo.
21. Elaborar medios de ilustración y señalización sobre medidas de seguridad en el manejo de las armas de fuego
y la forma correcta de utilizar los fosos de cargue y descargue e inspección de armas.

33
 Funciones del armero
1. Responder por el mantenimiento y conservación del material de guerra y efectuar reparaciones de
primer y segundo nivel.

1. Separar el material inservible del que se encuentra apto para el servicio, manteniéndolo en
óptimas condiciones de funcionamiento.

2. Participar en todas las revistas e inspecciones que se realicen haciendo las recomendaciones
necesarias para el control y conservación del material de guerra.

3. Participar en el diseño y ejecución del cronograma anual de mantenimiento, conservación y

control del material de guerra, que elabore el Comité de Armamento.

4. Intervenir en la elaboración de documentación, entrega y recepción del material de guerra y

organización del almacén.

5. Asesorar al Comité de Armamento y al almacenista de armamento para la emisión de conceptos

técnicos, cuando sean necesarios, y evaluará las novedades que presenta el material teniendo en
cuenta la disposición emanada del Comando General de las Fuerzas Militares sobre los precios del
material y accesorios.

6. Revisar minuciosamente el material que llega al Almacén por reintegro, detectando daños, con el
fin de establecer las responsabilidades, informando inmediatamente al almacenista

7. seleccionar el material no susceptible de reparación en la unidad y sugerir el envío al taller del

grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, anexando los antecedentes.

8. Participar en el diseño y ejecución del cronograma de revistas de material de guerra, elaborado

por el comité de Armamento

DOTACIONES

1. Individual: El policial que requiera arma de dotación individual deberá realizar

ante el Almacén de Armamento de la unidad a donde pertenece, el siguiente
procedimiento:

 Solicitud al ordenador del gasto, suscrita por el interesado con el visto bueno
del jefe inmediato, adjuntando el extracto de hoja de vida expedida para tal

34
 efecto y demás medios de control que el ordenador del gasto estime
conveniente (para el caso de quienes dependen directamente del ordenador
del gasto, la solicitud se dirigirá al Presidente del Comité de Armamento).

 Esta solicitud se remitirá para estudio previo del Comité de Armamento de la

unidad y posterior concepto al ordenador del gasto.

 Una vez autorizada la solicitud se presentará al Almacén de Armamento de

la unidad, respectiva, donde el almacenista hará entrega del material al
interesado mediante comprobante de dotación individual.

 todo policía, al ser trasladado, cuando salga a disfrutar vacaciones o cuando

no se encuentre en ejercicio de los actos del servicio que motiven la dotación
de dicha arma, debe hacer devolución del armamento a la unidad donde fue
dotado

El Almacén General de Armamento de la Dirección

Administrativa y Financiera, no realizará dotaciones
individuales a personal perteneciente a otras direcciones o
unidades policiales, para efectos de control y correcta
administración del material de guerra.

2. Para el servicio: El material de guerra, que se entrega para el servicio del

personal, se registrará en un libro o minuta destinada exclusivamente a este fin,
se hace firmar tanto la entrega como la devolución de los elementos al finalizar
el servicio.

MANTENIEMIENTO Y CONSERVACIÓN

1. Mantenimiento preventivo: Aplicación de un conjunto sistemático, de

procedimientos mediante insumos, con el fin de mantener el correcto
funcionamiento del equipo de armamento.

Las operaciones básicas del mantenimiento preventivo son: inspeccionar,

desarme parcial y lubricación.

2. Mantenimiento predictivo: Es programado por el grupo de Armamento de la

dirección Administrativa y Financiera, que diseñará los planes de ejecución de
acuerdo con el tiempo de uso del material de guerra

35
 UNIDAD III

ADMINISTRACIÓN DEL MATERIAL DE INTENDENCIA DE LA POLICÍA

NACIONAL

En desarrollo del proceso de “Logística y Abastecimiento”, al Grupo de

Intendencia, como parte funcional de la Dirección Administrativa y Financiera, le
corresponde proponer, implementar y efectuar seguimiento a la política en materia
de proyección y administración de la dotación en vestuario, elementos de
consumo y devolutivos de la Policía Nacional. En este sentido, el presente capítulo
busca compilar la política definida por la Institución referente a la definición y
clasificación de los bienes, almacenamiento, entrega, control y manejo de los
elementos de Intendencia en las unidades policiales a nivel país.

DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DE INTENDENCIA

4. Elementos de consumo

Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal

funcionamiento de la Institución. Se caracterizan porque se consumen con el
primer uso que se hace de ello o al agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o
desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciación, provisiones
y amortización, en este sentido se clasifican de la siguiente manera:

 Vestuario: Son aquellos elementos como uniformes, medallas,

condecoraciones, ropa y accesorios necesarios para la prestación del
servicio policial, que se entregan al personal uniformado y no uniformado de
la institución.

36
  Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería; insumos
para equipos de impresión y copiado: Son aquellos elementos
adquiridos por la institución para el desarrollo de las actividades
administrativas y operativas, que soportan de manera efectiva la prestación
del servicio policial.

 Raciones de campaña: Están conformadas por alimentos procesados de

larga duración, que se complementan con otros productos, para ser
consumidas en lugares donde no es posible tener acceso a una
alimentación tradicional.

 Utensilios para uso doméstico o personal, aseo y cafetería: Destinados

a apoyar las unidades operativas, cuya ubicación geográfica limita las
condiciones de infraestructura necesarias para la prestación del servicio
policial.

5. Elementos devolutivos

Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso
que se hace de ellos, aunque se deterioren y se extingan con el tiempo por razón
de su naturaleza. También, porque deben ser devueltos por los funcionarios o
contratistas, a quienes la administración se los entregó para su uso y cumplimiento
de las funciones asignadas. Son objeto de depreciación y amortización. Se dividen
en bienes depreciables, no depreciables, agotables y amortizables, clasificados de
la siguiente manera:

 Devolutivos en bodega: Son los bienes y/o equipos que están en bodega
pendientes de asignación o reasignación.

 Devolutivos en servicio: Representan aquellos bienes que se encuentran

en servicio, adquiridos para el buen funcionamiento de las unidades
policiales.

MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES DE INTENDENCIA

Los elementos de intendencia (vestuario e intendencia) se pueden adquirir a

través de la Dirección Administrativa y Financiera para ser distribuidos a todas las
unidades a nivel nacional o a través de las unidades ejecutoras.

1. Unidades ejecutoras: Todas las unidades policiales pueden adquirir elementos

de vestuario (prendas de uso privativo de la Policía Nacional, dotación de civil y
elementos de intendencia) siempre y cuando reúnan las siguientes condiciones.

37
 Los bienes a adquirir deben estar amparados por norma técnica (expedida
por el Ministerio de Defensa Nacional o por especificación técnica dada por
el Grupo Control de Calidad de la Dirección Administrativa y Financiera de la
Policía Nacional.

 Los bienes a adquirir deben estar amparados por norma técnica (expedida
por el Ministerio de Defensa Nacional o por especificación técnica dada por
el Grupo Control de Calidad de la Dirección Administrativa y Financiera de la
Policía Nacional.

Las unidades policiales descentralizadas no deben tener un

stock de inventarios de elementos de vestuario o intendencia

2. Estándares de dotación logística en vestuario: En caso que los auxiliares

de Policía laboren en la guardia de prevención de las direcciones y
comandos de las metropolitanas y departamentos de Policía utilizarán los
uniformes No. 2 o 3 con prendas blancas y casco, y en lugar de la dotación
de los uniformes No. 5 se les entregará dos uniformes No. 3 con sus
accesorios.

En cuanto a elementos de intendencia, para el funcionamiento de las

unidades policiales, el Grupo Intendencia del nivel central recomienda que se
debe contar como mínimo con los siguientes elementos:

 Dotación para el personal uniformado y no uniformado de la Policía

Nacional: La dotación que se entrega al personal uniformado y no
uniformado que integra la Policía Nacional, se realiza con cargo a la
partida anual de vestuario y equipo asignada a cada uno de los oficiales,
suboficiales, miembros del Nivel Ejecutivo, agentes, alumnos, auxiliares de
Policía y personal no uniformado según corresponda.

Cuando el almacenista hace entrega de la dotación a los funcionarios de

la policía Nacional, se genera un documento interno denominado salida de
bienes, documento que debe contener las firmas de quien recibe los
elementos y el almacenista de la unidad respectiva con base en las
salidas de bienes, el almacenista elabora la respectiva salida de almacén,
firmado por el responsable del almacén y el ordenador del gasto.

Las dotaciones de vestuario que se entreguen al personal, se efectuarán a

través del almacén de intendencia de la unidad respectiva, sujetándose a

38
 las disposiciones fiscales y administrativas vigentes, para lo cual el
almacenista ejercerá control a través del Sistema de Información para la
Facturación y control de dotaciones (SIFAC).

Tendrá responsabilidad fiscal y administrativa el almacenista

que entregue en exceso los elementos definidos en el
presente manual.

 Prendas de civil para personal no uniformado, operarios y las

especialidades de Policía Judicial – Inteligencia – Protección a
Dignatarios y Antisecuestro: Las prendas de uso personal diferentes a
los uniformes que deban entregarse al personal de la Policía Nacional, por
ser bienes de consumo, se descargarán en forma definitiva del almacén
cuando sean dadas al servicio, a través de la salida de almacén a nombre
del usuario respectivo, el cual firmará registrando el número de
identificación.

Si las prendas corresponden a suministros periódicos, como es el caso de

overoles, calzado y delantales, en la salida de almacén, se debe anotar la
fecha de la entrega anterior y el período a que corresponde la entrega,
además del nombre del usuario, se debe anotar el grado.

 Distribución: Para los elementos de vestuario se elabora un plan de

distribución a nivel central, aprobado por el señor(a) Director(a)
Administrativo y Financiero, de acuerdo con las necesidades que
previamente han sido planteadas por las diferentes unidades del país y
teniendo en cuenta el presupuesto asignado para la compra de estos
elementos en cada vigencia, así mismo deben estructurar un cronograma
para la entrega de la dotación a las diferentes unidades.

La notificación del cronograma se efectuará a las unidades beneficiarias, a

través de la jefatura del Grupo de Intendencia de la Dirección
Administrativa y Financiera a los señores almacenistas, un mes antes de
la fecha que les corresponda, para la recepción de los elementos
asignados a su unidad.

Los elementos se consideran entregados, una vez sean recibidos por el

almacenista o su autorizado en el almacén de vestuario del Grupo de
Intendencia o cuando sean entregados por parte del proveedor en las
dependencias de las unidades.

39
 La actividad de elaboración del plan de distribución y cronograma de
entregas debe ser desplegada igualmente en las unidades que reciban
elementos de intendencia y vestuario, siendo responsabilidad del
almacenista su elaboración y aprobada por el ordenador del gasto,
atendiendo las necesidades de su personal bajo los criterios de equidad,
oportunidad, cobertura, y adecuada utilización de los recursos logísticos.

Las dotaciones individuales se podrán entregar de dos formas:

Directamente en los almacenes de intendencia, los cuales elaborarán la
salida de bienes; y otra mediante planillas que indiquen la relación de las
prendas, tallas y condiciones en que es recibida. Esta debe ser firmada
por cada funcionario, indicando nombre completo y el número del
documento de identidad. Con el original de las planillas, el almacenista
elabora las respectivas salidas de almacén.

El reporte del tallaje de los funcionarios de Policía se obtiene a través de

la herramienta DISCOVERY del sistema SIATH, por tal razón es
importante que los almacenistas coordinen con la Oficina de Talento
Humano de cada unidad para la permanente actualización de los datos de
las prendas de vestuario del personal.

Para la anulación de facturas generadas por el aplicativo SIFAC, es

necesaria la respectiva solicitud escrita por parte del almacenista de
intendencia dirigida al almacenista de vestuario del Grupo de Intendencia
de la Dirección Administrativa y Financiera.

 Raciones de campaña: Se debe elaborar un plan de distribución para las

raciones, teniendo en cuenta las necesidades previamente planteadas por
cada unidad. Este plan de distribución contará con la aprobación del
ordenador del gasto.

Se requiere elaborar un cronograma de entrega, con el fin de comunicar a

los proveedores las fechas y lugares de recepción de este elemento, toda
vez que por sus características es necesario darle un tratamiento especial
en cuanto a la manipulación, almacenamiento y consumo.

La entrega del elemento al consumidor final, se debe realizar en el menor

tiempo posible, para prevenir el daño o caducidad de acuerdo con la fecha
de vencimiento del producto.

No se debe suministrar el producto cuando exista alguna duda o sospecha

sobre la calidad y condiciones higiénicas del mismo.

 Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería e

insumos para equipos de impresión y copiado: A nivel central se

40
 maneja la fi gura de “outsourcing” o tercerización para los servicios de
suministro de papelería e insumos de impresión se trata de un contrato
global por un valor determinado y con referencia a un catálogo de
productos, para que los usuarios de cada una de las dependencias
realicen sus pedidos en tiempo real y de acuerdo con sus necesidades.

Para la realización de los pedidos, la empresa a la que se le adjudique el

contrato debe facilitar un software el cual permita accesar a través de
internet, para que los usuarios realicen pedidos en tiempo real se les
asigna a los centros de costo una clave y/o password con la cual cada
usuario se hace responsable del uso adecuado del aplicativo y de los
elementos que solicite.

BAJA DE BIENES DE INTENDENCIA

Para la realización de las bajas de los bienes de Intendencia se debe seguir el

procedimiento descrito dentro del proceso de “Logística y Abastecimiento”,
teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

 La dotación inservible devuelta por los funcionarios policiales, debe darse de

baja por parte del almacenista de la respectiva unidad. Las bajas
administrativas de uniformes deben ser autorizadas por los ordenadores del
gasto.

 Corresponde a los jefes logísticos o quienes hagan sus veces, por delegación o
en cumplimiento de sus funciones, proyectar la baja cuando el bien no se
encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual se adquirió,
procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo, teniendo en
cuenta las normas vigentes del medio ambiente, para que sea autorizada por el
ordenador del gasto

RESPONSABILIDADES

1. Ordenadores del gasto: Aprobar el plan de distribución y cronograma de

entrega de los elementos de intendencia adquiridos, remesados o donados a la
unidad y delegar a los funcionarios idóneos para que practiquen muestreo
selectivo sobre los bienes entregados a los funcionarios de policía, con el
propósito de verificar el plan de distribución implementado en la unidad.

2. Jefatura del Grupo de Intendencia:

Elaborar los estudios de conveniencia y oportunidad, con el propósito de adquirir

los elementos que se distribuyen en el Grupo Intendencia.

41
Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas para la aprobación del
director.

Notificar a las unidades policiales el plan de distribución y el cronograma de

entregas debidamente aprobado.

Monitorear hasta el consumidor final la entrega adecuada y oportuna de los bienes

descritos en este manual.

Proponer lineamientos al alto mando, con el fin de establecer políticas para el

manejo de bienes de intendencia.

Programar conferencias (chat, videoconferencias, seminarios, foros) periódicas

con los almacenistas de las unidades con el propósito de intercambiar
experiencias y aclarar dudas que se puedan presentar.

3. Subcomandantes administrativos:

Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas a nivel de la unidad,

para la aprobación del ordenador del gasto.

Coordinar con la jefatura del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y

Financiera, la inclusión en los planes de necesidades y posteriormente en el de
compras, los bienes que se requieren para tener un adecuado funcionamiento de
las unidades de Policía que se tiene en la jurisdicción.

Hacer seguimiento de las políticas sobre el manejo de bienes de intendencia, que

son implementadas a nivel central en la Policía Nacional.

4. Almacenistas:

Recibir los bienes adquiridos por la unidad, los remesados por otras unidades de
Policía y los donados por otras entidades públicas o privadas.

Coordinar con contabilidad de la unidad, la conciliación de las cuentas que se

generen por las entradas y salidas de bienes, dentro del mes siguiente.

Implementar el plan de distribución aprobado por el ordenador del gasto

respectivo.

42
 UNIDAD IV

ADMINISTRACIÓN Y USO DEL EQUIPO AUTOMOTOR DE LA POLICÍA

NACIONAL

Lo contemplado en este capítulo rige la administración y uso del equipo automotor

asignado a todas las unidades de la Policía Nacional en sus diferentes escalones
jerárquicos, direcciones, regiones de Policía, policías metropolitanas,
departamentos de Policía y escuelas de formación.

ORIGEN Y TRÁMITES LEGALES

1. Procedencia de los vehículos: De acuerdo con su procedencia, los vehículos

de la Policía Nacional pueden encontrarse en una de las siguientes situaciones:

 Propios: Son los vehículos adquiridos con presupuesto nacional a través de

la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional o del Ministerio
de Defensa Nacional.

Solo la Dirección General de la Policía Nacional a través de la

Dirección Administrativa y Financiera podrá adelantar procesos de
adquisición en materia vehicular. Cualquier otra forma de
adquisición se realizará con autorización expresa del Director
General de la Policía Nacional de Colombia.

43
  Donados: es la transferencia gratuita e irrevocable de una persona natural o
jurídica de la propiedad de uno o varios vehículos a favor de la Policía
Nacional, previa aceptación del funcionario administrativo competente.

Las donaciones provenientes de gobiernos extranjeros se

canalizarán a través del grupo de cooperación internacional de la
dirección Administrativa y Financiera, que a su vez gestionará su
ingreso en los inventarios de la Policía Nacional.

 Comodato: Es el préstamo de automotores que hacen entidades oficiales o

privadas a la policía Nacional, restituibles en los términos establecidos en el
contrato que se firma con ese fin.

 Incautados o decomisados: condición del equipo automotor entregado por

entes estatales a la Policía Nacional, cuya inmovilización se da como
resultado de su relación con hechos punibles o por estar inmerso en una
investigación de tipo penal

La Policía Nacional de Colombia no colocará al servicio o recibirá

vehículos incautados por otras entidades salvo por autorización
expresa del señor Director General de la Policía Nacional y visto
bueno de la Oficina de Bienes Incautados de la Dirección
Administrativa y Financiera.

2. Requisitos para la recepción de vehículos en comodato, donados o

incautados:

Que los vehículos no sean de un modelo superior a un año de la vigencia en la

cual son entregados a la institución

Que los vehículos estén en perfectas condiciones mecánicas y técnicas.

Que los vehículos se encuentren enmarcados en las características técnicas que

la policía Nacional tenga para el equipo automotor

No se deben recibir vehículos que por su marca o tecnología generen elevados

costos de mantenimiento

44
Que la unidad que reciba los vehículos tenga la capacidad necesaria para
suministrarles combustible y mantenimiento

Que los vehículos estén al día en impuestos o de cualquier otra obligación

económica o legal.

Que los vehículos tengan el SOAT vigente por un año a partir de la entrega
(comodatos, donación, incautados)

3. Requisitos para la adquisición: Cuando se adquieran vehículos con recursos

propios o por los fondos de vigilancia de los municipios, departamentos o
gobernaciones se deben cumplir los siguientes requisitos:

- Informar al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.

- Anexar autorización por parte de la Dirección General de la Policía
Nacional.
- Tener en cuenta las fichas técnicas y condiciones técnico-mecánicas del
equipo a adquirir basado en lo establecido por el Grupo de Movilidad.
- Adquirir el equipo con el SOAT vigente por un año a partir de la entrega de
los vehículos a nombre de la Policía Nacional.
- Que los fondos de vigilancia contraten los seguros contra daño o pérdida de
los automotores, por lo menos durante el primer año del comodato.
- Tener en cuenta los costos de mantenimiento y combustible que genera la
adquisición del equipo automotor.
- Adquirir el equipo automotor de marcas que tengan respaldo técnico y
mantenimiento.

4. Alta: Es la condición en la cual permanece un vehículo policial a partir del

momento en que ingresa contablemente a los inventarios de la Institución.

5. Traspaso: Es la transferencia de equipo automotor de entidades del estado a la

policía Nacional y entre unidades institucionales, cambiando la titularidad del
bien de la entidad o unidad que traspasa a la que recibe.

Los traspasos de vehículos de entidades estatales a la policía Nacional, se

deben canalizar a través del Director General de la Policía Nacional de
Colombia. Los trámites correspondientes se delegarán en la Dirección
Administrativa y Financiera y el Grupo de Movilidad de la policía Nacional.

Los traspasos entre unidades de la Policía Nacional deben realizarse mediante

solicitud motivada del comandante de la unidad interesada en el bien, previo
concepto del comandante de la unidad donde se encuentra asignado, a la
dirección de seguridad ciudadana y la dirección de carabineros y seguridad
Rural para el caso de las unidades operativas y ante la dirección Nacional de

45
 escuelas en el caso de equipo automotor asignado a los centros de formación
institucional.

En todo caso se elaborará la remesa de bienes correspondiente y se producirán

los registros contables de cada movimiento informando al grupo de Movilidad de
la dirección Administrativa y Financiera

IDENTIFICACIÓN

1. Colores: El equipo automotor de la Policía Nacional se uniformará de

acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento de identidad,
imagen y comunicación de la institución se exceptúa el equipo automotor que
se adquiera para adelantar labores de inteligencia y de investigación criminal;
los entregados en calidad de comodato (solo si son entregados con esa
condición de permanecer de civil), incautados, ambulancias, vehículos de
enseñanza aplicada y los que determine en forma exclusiva el Director
General de la policía Nacional de Colombia.
2. Vidrios: Ningún vehículo de la Policía Nacional puede portar vidrios
polarizados u oscurecidos. Se exceptúan los vehículos de los señores
Generales.

3. Barra de luces y equipo de perifoneo: En lo sucesivo, los vehículos

destinados a la vigilancia urbana y rural se adquirirán con una barra de luces
de alerta vial y prelación de vía, al igual que un equipo de perifoneo, ajustados
a los avances tecnológicos y disponibilidad en el mercado en el momento de
su adquisición, así como de los certificados de cumplimiento de las normas
técnicas establecidas para estos elementos.

4. Simbología Institucional: La identidad del equipo automotor se realizará de

acuerdo con lo establecido en el Reglamento de identidad, imagen y
comunicación de la policía Nacional.

5. Siglas: Es una numeración interna que posibilita la individualización e

identificación de cada vehículo de propiedad de la Policía Nacional, la cual
debe identificar a todos los vehículos uniformados de la institución y
registrarse en la documentación de los no uniformados.

Consta de dos cifras numéricas separadas por un guión La primera serie,

compuesta por dos números, identifica la unidad a la que pertenece el
vehículo y la segunda, de cuatro, hace referencia al consecutivo de
identificación del vehículo en la unidad.

Las siglas se ubicarán de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de

Identidad, imagen y comunicación de la policía Nacional.

46
6. Placas: La expedición de los registros especiales (placas) se deberá tramitar
a través del Grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera

Para la solicitud del registro especial, sin excepción, toda adquisición que en
materia vehicular realice la Policía Nacional debe informarse y solicitar el
trámite por escrito al grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y
Financiera anexando los documentos exigidos para adelantar la consecución
de las placas que los exoneran del pago de impuestos ante el Ministerio de
transporte.

En el momento en que cualquier automotor esté en circunstancias como hurto,

proceso de remate, accidente de tránsito con pérdida total, o atentado
terrorista con pérdida total, se debe realizar la devolución de las placas y la
licencia de tránsito en original, al Grupo de Movilidad de la dirección
Administrativa y Financiera, para tramitar la cancelación del registro especial
ante el Ministerio de transportes

7. Tarjetas de identificación Electrónica TIE: La expedición de la Tarjeta de

Identificación Electrónica o de exención de peajes, se deberá tramitar
únicamente a través del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y
Financiera.

Las solicitudes de cambio o reposición de la Tarjeta de Identificación

Electrónica (TIE) deben elevarse únicamente ante el grupo de Movilidad de la
dirección Administrativa y Financiera, debidamente motivada Así mismo, debe
devolverse por término de comodato, deterioro, o cuando el vehículo se
incluya para remate.

El uso la Tarjeta de Identificación Electrónica (TIE) es exclusivo

del vehículo al cual le fue asignada, por lo que no pueden ser
cambiadas ni instaladas en otro automotor.

En caso de pérdida, el jefe de Vehículos de la unidad deberá

notificar por escrito al Grupo de Movilidad de la dirección
Administrativa y Financiera anexando copia del denuncio, para
realizar los trámites de cancelación ante Instituto Nacional de
Vías.

ADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO AUTOMOTOR

1. Clasificación: El equipo automotor de la Policía Nacional para efectos de

su función se clasifica de la siguiente manera:

 Vehículos de dirección y comando: son los destinados para uso de los

47
 funcionarios que ejercen cargos de dirección, jefatura o comando.

 Vehículos operativos: son los destinados exclusivamente en el servicio

de vigilancia urbana y rural, escoltas servicios de protección, tácticos o
de operaciones especiales, y en actividades de inteligencia o
investigación criminal.

 Vehículos logísticos: Son aquellos que realizan actividades de apoyo al

servicio policial, facilitando y complementando las tareas operativas.

2. Nombramiento jefe de vehículos: Para efectos de administración y

coordinación permanente con el Grupo de Movilidad de la Dirección
Administrativa y Financiera, cada unidad de la Policía Nacional a nivel de
direcciones especializadas, comandos de Policía metropolitana, Comando
de departamento y Dirección de escuelas, debe nombrar mediante acto
administrativo, un responsable de la administración del equipo automotor,
en la categoría de oficial o suboficial de acuerdo con la cantidad de equipo
automotor asignado a la unidad.

3. Conformación Grupo de Movilidad: El Grupo de Movilidad de las

unidades debe estar conformado con un mínimo de personal (4 personas)
que se responsabilice de cada uno de los procedimientos establecidos para
la administración del equipo automotor de la Policía.

Grupo de movilidad

4. Sistema de información para la gestión del equipo automotor de la

Policía Nacional SIGEA: El Grupo de Movilidad de La Dirección
Administrativa y Financiera de la Policía Nacional administrará el “Sistema
de información para la gestión del equipo automotor de la Policía
Nacional”, cuyo objetivo es mantener un control centralizado del equipo
automotor institucional con registros históricos de cada bien, desde el
momento en que se da de alta hasta su devolución a la entidad comodante
o se propone para remate, posibilitando un control sistemático permanente,
actualizado, confiable y en red con información a nivel nacional.

48
  Responsabilidades

- Administradores: Los administradores de la aplicación a nivel central

son los encargados de dar de alta y de baja los vehículos en el
sistema, donde inicia subiendo la información de identificación del
vehículo, soporte, ficha técnica y termina ingresando la información de
los soportes para la baja.

- Usuarios: una vez el vehículo esté dado de alta en la aplicación web

SIGEA, los usuarios deberán ingresar las 7 fotografías de acuerdo con
las especificaciones técnicas de que habla el manual del usuario,
actualizar el estado, unidad dependencia, asignación de personajes,
asignación de conductores, inventario, seguros, y anotaciones,
suministros de combustibles, mantenimientos preventivos,
mantenimientos correctivos, revistas.

5. Revista física del equipo automotor: Cada unidad de la Policía Nacional

practicará como mínimo una revista trimestral, con el propósito de verificar
la existencia física y el estado de los bienes; para ello se utilizará el
“FORMATO DE REVISTA ÚNICO NACIONAL”, que debe reposar en la
carpeta de hoja de vida del vehículo debidamente diligenciado una vez
realizada, donde se colocarán las improntas actualizadas de motor y chasis
y actualizar a la información en la aplicación web SIGEA, módulo de revista
interna.

6. Desplazamientos fuera de la Guarnición: Únicamente, los señores

directores, comandantes de policías metropolitanas, comandantes de
departamento y directores de las escuelas de Policía, están facultados para
autorizar los desplazamientos que por necesidades del servicio deban
realizarse fuera de su correspondiente guarnición. Cada solicitud debe ir
acompañada de la orden de servicio y el plan de marcha.

DISTRIBUCIÓN, ASIGNACIÓN Y USO

1. Distribución

La distribución del equipo automotor nuevo adquirido por la Policía Nacional, se

hará mediante un plan de distribución proyectado por el Grupo de Movilidad de la
Dirección Administrativa y Financiera, revisado por la Subdirección General y
avalado por la Dirección General de la Policía Nacional.
2. Asignación

49
La asignación de vehículos a las diferentes unidades de la Policía Nacional se
hará de acuerdo con la disponibilidad, priorizando las necesidades institucionales,
acordes con la política del alto mando institucional.

La asignación de vehículos para las Agregadurías de Policía acreditadas ante el

gobierno de Colombia, obedecerá al principio de reciprocidad, previa autorización
de la Subdirección General de la Policía Nacional.

Al momento de ser asignado el vehículo se elaborará el

respectivo inventario que arroja la aplicación web SIGEA el
cual debe reposar en la hoja de vida del vehículo, una vez
firmado.

3. Uso

Del uso, mantenimiento, estado y conservación del equipo automotor de la Policía

Nacional, serán directamente responsables el policial al que se encuentra
asignado el bien y/o el conductor del mismo dependiendo el caso. La utilización
del equipo automotor de la Policía Nacional obedecerá única y exclusivamente a
las actividades propias y relacionadas con el servicio.

El equipo automotor de la Policía Nacional que no se encuentre en actividades del

servicio, permanecerá parqueado en instalaciones policiales, o en los lugares
debida mente autorizados por los directores, comandantes de región,
comandantes de departamento, metropolitanas o directores de escuela.

ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS PERTENECIENTES A LA CUENTA DEL GRUPO

DE MOVILIDAD DE LA DIRAF

1. Asignación: Busca solventar la movilidad del personal uniformado de la

institución que ostenta cargos administrativos en las dependencias de la
dirección general de la policía Nacional La asignación estará supeditada a la
disponibilidad del equipo, previo aval de la Dirección Administrativa y
Financiera.

La asignación de vehículos se hará al cargo, independientemente del grado,

toda vez que se hace necesario suplir las necesidades de movilidad para los
funcionarios en el cumplimiento de sus funciones.

50
2. Esquemas de protección para los Generales de la Policía Nacional en uso
de buen retiro: El personal asignado a los diferentes esquemas de seguridad
de los señores generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro, quedará
adscrito a la Dirección de Protección y Servicios Especiales de la Policía
Nacional; dichos esquemas se ceñirán al resultado del estudio de seguridad y
análisis de riesgo realizado por la unidad policial competente.
3. Asignación de vehículos para Generales de la Policía Nacional en uso de
buen retiro: La asignación de los vehículos para los señores Generales de la
Policía Nacional en uso de buen retiro, se canalizará a través de la Dirección de
Protección Administrativa y Financiera, de acuerdo a los siguientes criterios:

- Estudio de seguridad y análisis de riesgo realizado por la unidad policial

competente.

- Un solo vehículo por esquema de seguridad

4. Tiempo de asignación de vehículos para Generales en uso de buen retiro -

Generales de la República o directores generales independientemente del
grado: Indefinidamente

- Mayores Generales: Dos años a partir de la fecha fiscal de su retiro.

- Brigadieres Generales: Un año a partir de la fecha fiscal de su retiro.

Previo análisis de riesgo por la unidad policial competente, los

señores Generales en uso de buen retiro, por razón de los cargos
desempeñados en actividad y la trascendencia nacional e
internacional de los resultados contra organizaciones criminales,
se les asignará movilidad.

Cada año se deberá actualizar el análisis de riesgo para definir la

continuidad del esquema protectivo.

5. Novedades administrativas: Las novedades administrativas que se causen

con el personal de la Institución que tenga asignado o a su servicio equipo
automotor de la Policía Nacional deben ser informadas por escrito, en el término
de la distancia, al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y
Financiera, unidad autónoma para reasignar o almacenar el bien.

51
 Las novedades administrativas a las que hace referencia el
presente numeral son: retiro en todas sus formas, suspensiones,
vacaciones, permisos, licencias, comisiones, excusas de servicio,
traslados y las demás que defina la ley.

Los funcionarios que tienen asignados vehículos pertenecientes a

la cuenta del Grupo de Movilidad, al momento de salir con
cualquiera de las siguientes novedades: suspensiones,
vacaciones, permisos, licencias, comisiones, excusas de servicio,
traslados, y las demás que defina la ley, deben presentar
inmediatamente los vehículos, los cuales serán reasignados
temporalmente o permanecerán en las instalaciones de dicho

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

Las unidades que administren rubros de combustible se ceñirán a los siguientes

parámetros de suministro con el propósito de garantizar la austeridad en el
consumo, así:

- Los vehículos de dirección y comando, y operativos tendrán suministro

durante todos los días de la semana y los logísticos de lunes a viernes en
las cantidades estipuladas en la tabla de suministro de combustible por
galón.

- Al equipo naval, fluvial, motores fuera de borda, montacargas y tractores en

general, se les suministrará combustible de acuerdo con la demanda laboral
y las necesidades del servicio.

- Permanentemente, las ambulancias y las grúas deben tener el tanque de

combustible lleno No obstante, cuando las necesidades del servicio así lo
exijan, podrán autorizarse suministros extraordinarios, los cuales quedarán
debidamente sustentados

1. Controles en el suministro de combustible: Los jefes administrativos,

logísticos y de vehículos de cada unidad deben aplicar controles permanentes
al suministro de combustible, de tal manera que permitan reflejar las
irregularidades e identificar responsables.

Como elemento vital para el control de consumo de combustible y

para el mantenimiento preventivo y correctivo, los jefes
administrativos, logísticos y de vehículos de las unidades
mantendrán en perfectas condiciones de funcionamiento el
odómetro del equipo automotor y actualizada la aplicación web
SIGEA donde debe coincidir el kilometraje y la información de
consumos.
52
2. Controles adicionales

- Planillas donde se registre nombres, apellidos, firma y huella del conductor;

fecha, hora, placas, sigla, marca, color, tipo y cantidad de combustible
suministrado al vehículo, con su correspondiente kilometraje.

- En caso de aprovisionar con vales, quedará registrada la misma

información en dicho documento.

- La información de los suministros debe ser verificada y cruzada con la

empresa contratada en forma semanal y mensual, generando reportes
periódicos al jefe administrativo de la unidad y al supervisor del contrato

- se deben elaborar actas de instrucción a los administradores y operadores

de los surtidores, dejando clara la política institucional respecto al manejo y
control de combustibles.

- Periódicamente se deben ejercer controles técnicos de calidad y de medida

a la empresa contratista.

ESTANDARIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, VITALES

PARA PROLONGAR LA VIDA DEL EQUIPO AUTOMOTOR POLICIAL

La estandarización de procedimientos en el mantenimiento del equipo automotor

de la Policía Nacional materializa la política del alto mando institucional en el
sentido de unificar criterios de administración que en el contexto nacional se refleje
en la prolongación de la vida útil del equipo y la reducción de gastos en
mantenimiento.

1. Plan de mantenimiento programado: Cada unidad de la Policía Nacional

debe elaborar anualmente el plan de mantenimiento preventivo del equipo
automotor, liderado por el jefe administrativo y el jefe de vehículos
respectivamente, el cual debe ser incluido en el plan de compras de la unidad.

2. Revisiones periódicas: Los policiales que tengan bajo su responsabilidad

equipo automotor de la Policía Nacional revisarán el estado y las condiciones
de funcionamiento del vehículo en los lapsos de tiempo que se determinan a
continuación:

 Cambio de aceite de motor y filtro: El cambio de aceite del motor y filtro

en el equipo automotor institucional se hará cada cinco mil kilómetros o
según lo que esté establecido en el manual de mantenimiento de cada
marca, debido a los niveles de exigencia a que permanentemente está
sometido.

53
  Cambio de filtro de aire: El filtro de aire se debe reemplazar cada diez mil
kilómetros.

 Cambio de pastillas de frenos: permanentemente se debe revisar el

depósito de líquido para frenos para constatar el nivel de desgaste de
pastillas, se deben inspeccionar cada cinco mil kilómetros

 Cambio de bandas de frenos: En el caso de los automotores que utilizan

este sistema en el tren trasero, cada tres cambios de pastillas se debe
hacer un cambio de bandas.

 Rotación y cambio de llantas: en condiciones normales de conducción, la

rotación de llantas en el equipo automotor de la Policía Nacional se debe
hacer cada diez mil kilómetros, trasladando las ruedas delanteras hacia
atrás y viceversa en cruz. Se debe mantener el sentido de giro.

 Mantenimiento y cambio de baterías: Se deben adquirir baterías libres de

mantenimiento, cuya durabilidad es mayor a la convencional.

 Cambio de aceite de caja: Para las motocicletas, el cambio de aceite se

debe hacer cada tres mil kilómetros. Actualmente las casas ensambladoras
arman los vehículos con cajas selladas. Sin embargo, en el equipo
automotor que aún posibilita el cambio, se debe hacer a los veinte mil
kilómetros.

 Sincronización del vehículo: Las motocicletas se deben sincronizar cada

doce mil kilómetros. En los vehículos se debe hacer cada quince mil
kilómetros.

 Alineación y balanceo: En todo el equipo automotor, la alineación y

balanceo se debe realizar cada quince mil kilómetros.

Los mantenimientos realizados al equipo automotor de la

Policía Nacional deben ser registrados inmediatamente en el
módulo de mantenimiento de la aplicación web SIGEA; se
deben tener los antecedentes documentales que soporten la
información ingresada al sistema.

54
CONDUCCIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

1. Requisitos para la conducción de vehículos de la Policía Nacional: La

conducción de vehículos que conforman el equipo automotor de la Policía
Nacional será autorizada al personal uniformado que tenga licencia de
conducción, expedida por autoridad competente y de la categoría
correspondiente al vehículo conducido; de acuerdo con la norma vigente,
además de este debe presentar certificado de idoneidad.

Internamente, los directores, los comandantes de policías metropolitanas, los

comandantes de departamento y los directores de las escuelas de policía
quedan facultados para autorizar la conducción de vehículos policiales al
personal bajo su mando, mediante acto administrativo y previo cumplimiento
de los requisitos anteriores

2. Certificado de idoneidad: El personal que conduzca vehículos de la

Institución deberá obtener el certificado de idoneidad expedido por la Escuela
de Seguridad Vial de la Policía Nacional, además portará los elementos y
documentos exigidos por la ley.

Queda totalmente prohibido conducir con ropa de civil

vehículos de la policía Nacional identificados con colores y
simbología institucional. El uniforme debe ser acorde con el
servicio a cumplir

PÓLIZAS DE SEGURO Y SINIESTRALIDAD

1. Seguro obligatorio de daños causados a las personas en accidentes de

tránsito (SOAT): todo el equipo automotor de la institución, es decir, vehículos
de propiedad, donados, en comodato e incautados, debe estar asegurado con
el Seguro Obligatorio de Daños Causados a las Personas en Accidentes de
Tránsito (SOAT).
Para los vehículos que son ingresados a los inventarios de la policía Nacional
por compra, donados e incautados, el grupo de Movilidad de la dirección
Administrativa y Financiera realizará proceso de adquisición anual; la
información será recepcionada del reporte de seguros de la aplicación web
SIGEA y se excluirá de la relación el equipo automotor en comodato y que
figure fuera de servicio, baja o en proceso de remate.

55
 Para los vehículos que están al servicio de la Policía Nacional mediante
contrato de comodato, las unidades deberán hacer llegar, en medio físico, la
solicitud escrita y radicada al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa
y Financiera para realizar los trámites correspondientes; este proceso se
realizará anualmente simultáneamente con el anterior.

Cuando las unidades de Policía reciben equipo automotor después del proceso
de adquisición anual deberán solicitar en medio físico escrito y radicado en el
Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera para realizar los
trámites ante el Grupo de Seguros, anexando los soportes correspondientes.

Permanentemente, las unidades de la Policía a nivel nacional, que reciban

vehículos, deberán ingresar en forma inmediata a la aplicación web SIGEA la
información correcta de los SOAT y mantener actualizado el estado de los
vehículos para que mediante reporte del sistema se realice la consolidación de
la necesidad de los Seguros Obligatorios de Daños Corporales Causados a
Personas en Accidentes de Tránsito (SOAT).

Es responsabilidad del jefe de vehículos de cada unidad realizar la gestión

necesaria ante el Grupo de Movilidad para la consecución de los seguros; si por
algún motivo el SOAT se venciera el vehículo debe ser inmovilizado hasta tanto
no se expida el nuevo seguro.

Se excluirá de la relación de vehículos para el trámite, los

vehículos que en la aplicación web SIGEA se encuentren en
proceso de remate, baja o fuera de servicio. En caso de
habilitar al servicio algún vehículo, la unidad de Policía
deberá realizar el requerimiento ante el Grupo de Movilidad
de la Dirección Administrativa y Financiera

Parámetros para la solicitud: el requerimiento debe ser en medio físico

escrito, firmado y radicado en el Grupo de Movilidad de la Dirección
Administrativa y Financiera, el anexo debe ir con los mismos títulos del reporte
de seguros de la aplicación web SIGEA. La solicitud debe hacerse con un plazo
mínimo de 90 días antes del vencimiento del SOAT.

Con relación al equipo automotor que reciben las diferentes unidades de Policía
por concepto de comodatos, los jefes de vehículos de las unidades deberán
cerciorar que dentro del contrato estipule que la Policía Nacional debe suplir la
necesidad de SOAT.

56
2. Pólizas de seguro todo riesgo y responsabilidad civil extracontractual: Los
vehículos de la Policía Nacional serán amparados por este tipo de seguro,
según lo dispuesto cada año por la Dirección Administrativa y Financiera.

Para los vehículos que son ingresados a los inventarios de la Policía Nacional
por compra, donados e incautados, el Grupo de Movilidad de la Dirección
Administrativa y Financiera realizará proceso de adquisición anual. La
información será recepcionada del reporte de seguros de la aplicación web
SIGEA y se excluirá de la relación el equipo automotor en comodato y que
figure fuera de servicio, baja o en proceso de remate.

Para los vehículos que están al servicio de la Policía Nacional mediante

contrato de comodato, las unidades deberán hacer llegar en medio físico la
solicitud escrita, firmada y radicada al Grupo de Movilidad de la Dirección
Administrativa y Financiera para realizar los trámites correspondientes; este
proceso se realizará anualmente.

Cuando las unidades de policía reciben equipo automotor después del proceso
de adquisición anual, deberán solicitar en medio físico escrito y radicado en el
Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera para realizar los
trámites ante el grupo de seguros, anexando los soportes correspondientes

Se excluirá de la relación de vehículos para el trámite, los

vehículos que en la aplicación web SIGEA se encuentren en
proceso de remate, baja o fuera de servicio.

En caso de habilitar al servicio algún vehículo, la unidad de Policía

deberá realizar el requerimiento ante el grupo de Movilidad de la
dirección Administrativa y Financiera

Parámetros para la solicitud: el requerimiento debe ser en medio físico

escrito, firmado y radicado en el grupo de Movilidad de la dirección
Administrativa y Financiera; el anexo debe ir con los mismos títulos del reporte
de seguros de la aplicación web SIGEA con relación al equipo automotor que
reciben las diferentes unidades de policía por concepto de comodatos, los Jefes
de Vehículos de las unidades deberán cerciorarse que dentro del contrato
estipule que la policía Nacional debe suplir la necesidad de pólizas de
automóviles.

Las solicitudes de seguros deben incluir los datos reales de cada vehículo; en
caso de encontrar inconsistencias en dicha información no será expedido el
seguro y el vehículo deberá permanecer inmovilizado. Para los vehículos
blindados se debe solicitar el seguro por el valor total del vehículo (incluyendo el
blindaje) con el fi n de asegurarlo totalmente.

57
3. Reportes de accidentalidad y siniestralidad: Con el fin de llevar la estadística
de accidentalidad y siniestralidad en la Policía Nacional, los señores directores,
comandantes de Policía metropolitana, comandantes de departamento y
directores de escuela reportarán al Grupo de Movilidad de la Dirección
Administrativa y Financiera, en un lapso no superior a quince días calendario
contados a partir de la ocurrencia del hecho, todo incidente que involucre el
equipo automotor institucional, para el trámite correspondiente ante el Grupo
Administración de Seguros de la dirección Administrativa y Financiera; anexo al
informe, se deben enviar los siguientes documentos:

- Oficio firmado por el comandante o director de la unidad solicitando el

trámite.
- Informe del conductor, dando a conocer los hechos al director o
comandante de la unidad
- Copia del Seguro Obligatorio de Daños Causados a las Personas en
Accidentes de Tránsito (SOAT) vigente.
- Copia de la cédula de ciudadanía del conductor.
- Copia del carné de identificación policial.
- Copia de la licencia de tránsito
- Copia de la licencia de conducción del funcionario comprometido.
- Fotografías de conjunto, semiconjunto y detalle del automotor.
- Croquis e informe de tránsito.
- Auto de apertura de la investigación administrativa y disciplinaria.
- En caso de vehículos incautados, fotocopia del acto administrativo de
asignación provisional o definitiva de bienes, suscrito por la entidad que
lo dio a la Policía Nacional.
- Denuncio penal ante la autoridad competente, en caso de hurto o
pérdida.

Dicha información debe ser registrada en el correspondiente

módulo del SIGEA en un plazo no mayor de 48 horas, por el jefe
de vehículos de la respectiva unidad.

Cuando por efecto de un siniestro se realice el trámite de

reclamación ante las compañías de seguros, el Grupo de Seguros,
a través del Grupo de Movilidad, notificará a las unidades sobre
los lugares de atención y/o reparación de los vehículos. Los
responsables del traslado, entrega al taller, seguimiento a la
reparación y recepción del vehículo, una vez atendido o reparado,
son los jefes de vehículos de cada unidad o el que haga sus
veces, quienes verificarán los trabajos realizados y notificarán al
Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera
.sobre las novedades que ocurran durante el proceso

58
4. Protocolo institucional en caso de accidente: En caso de accidente el
conductor comprometido debe ceñirse a los siguientes parámetros:

- Informar la novedad al superior inmediato.

- Según el caso y teniendo en cuenta el lugar donde se desarrollaron los
hechos, debe tomar contacto con la Policía de Carreteras o con la autoridad
de tránsito del lugar.
- No realizar pagos, ni transacciones, ni conciliaciones con el tercero o sus
causahabientes
- En caso de accidente donde haya heridos u homicidio, permanecer en el
lugar y auxiliar a las víctimas, procurando trasladar de inmediato a los
lesionados al hospital más cercano.

59