MEJORAR EL SERVICIO AL
CLIENTE
MÓDULO 5: ESTRATEGIAS PARA MEJORAR EL SERVICIO AL CLIENTE
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
El estudiante encontrara una selección de las mejores estrategias para mejorar el servicio
al cliente y la pueda trasladar a su campo de acción en atención al servicio al Cliente con
Calidad.
INTRODUCCIÓN
Una estrategia es un plan que especifica una serie de pasos o de conceptos que tienen
como fin la consecución de un determinado objetivo. El concepto deriva de la disciplina
militar, en particular la aplicada en momentos de contiendas; así, en este contexto, la
estrategia dará cuenta de una serie de procedimientos que tendrán como finalidad derrotar
a un enemigo. Por extensión, el término puede emplearse en distintos ámbitos como
sinónimo de un proceso basado en una serie de premisas que buscan obtener un resultado
específico, por lo general beneficioso. La estrategia, en cualquier sentido, es una puesta en
práctica de la inteligencia y el raciocinio.
El servicio al cliente, hoy por hoy, identificado como una fuente de respuestas a las
necesidades del mercado y de las empresas, donde debe contemplar estrategias
dinámicas e innovadoras y más ahora que la competencia está buscando diferenciarse
frente al cliente.
Coexiste mucha teoría escrita sobre Cuál sería la fórmula extraordinaria para poder ofrecer
un “excelente servicio al cliente” pero nadie la ha patentado y ningún cliente ha expresado
conocerla. Tal vez llegara, pero básicamente las empresas deben de personalizar su
servicio de acuerdo al cliente que manejan; es como hacer un vestido a la medida porque
todos los clientes no son iguales.
Por todo lo anterior encontraremos la selección de varios escritos que actualmente hablan
y dan a conocer esas diferentes estrategias para mejorar el Servicio al Cliente y
posiblemente llevarlo de forma exitosa a la práctica...
El primer error común es pensar que el servicio al cliente es algo propio de los trabajadores
y que por ello no es necesario capacitarlos en el tema, pero lo cierto es que debido a su
importancia y a todo lo que implica, capacitar al personal para que brinde un buen servicio
al cliente es tan importante como capacitarlo para que realice bien sus funciones.
Otro error común es pensar que el servicio al cliente es algo que solo le compete a los
vendedores y que, por tanto, solo estos deben ser capacitados en el tema, sin tener en
cuenta que el trato que cualquier otro trabajador le brinde al cliente también podría ser
determinante para que este decida comprar o irse a la competencia.
Otro error común es pensar que la capacitación en el servicio al cliente debe darse a todos
los trabajadores por igual, pero lo cierto es que hay un trabajador al que se le debería
capacitar de manera especial por ser quien dará la primera impresión de la empresa al
cliente: la recepcionista.
Error #4: no tener en cuenta las necesidades, gustos y preferencias particulares del
cliente
Otro error frecuente que al cometerlo se pierde la oportunidad de causar una grata
impresión en el cliente, es brindarle la misma atención a todos los clientes por igual sin
tomar en cuenta las necesidades, gustos y preferencias particulares de cada uno.
Siempre que nos sea posible debemos tomar en cuenta las necesidades, gustos y
preferencias particulares del cliente al momento de atenderlo; por ejemplo, si sabemos que
siempre que nos visita nos pide un determinado producto, la próxima vez que nos visite
podríamos sorprenderlo entregándole el producto antes de que nos los pida junto con una
nota de agradecimiento por su preferencia
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Error #5: hacer esperar al cliente
Otro error frecuente es pensar que no importa hacer esperar al cliente siempre que se le
trate con amabilidad, sin tener en cuenta que hoy en día en donde el tiempo es escaso, por
más amable que se sea con el cliente, este considerará que se le ha brindado una mala
atención si ha tenido que esperar demasiado.
Debemos evitar hacer esperar demasiado al cliente para atenderlo, entregarle un producto
o brindarle un servicio, y más bien atenderlo con la mayor rapidez que nos sea posible.
Para ello, debemos procurar contar con procesos simples y eficientes, tener un número
suficiente de trabajadores, capacitar a estos para que brinden una rápida atención, etc.
Otro error frecuente es no cumplirle una promesa al cliente pensando que este luego se
olvidará de ello si se le trata con amabilidad, cuando lo cierto es que una promesa no
cumplida es algo que el cliente difícilmente olvida y que por más amable que se sea con él,
si no se le cumple una promesa difícilmente volverá a confiar en uno y, por tanto, a
comprarle o visitarlo.
Otro error común que tiene como consecuencia que el cliente no solo no compre, sino
también que se vaya a donde sí le den lo que quiere, es acatar las políticas o reglas de la
empresa al pie de la letra, y no hacer concesiones cuando el cliente las pide.
Debemos evitar en lo posible frases como “es la política de la empresa” y “si hago esto por
usted tendría que hacerlo por todos”, desarrollar políticas flexibles que eviten que el cliente
termine yéndose a la competencia, y hacer concesiones cuando creamos conveniente; por
ejemplo, cuando el cliente nos pida pagar con otro tipo de moneda o cambiar los productos
que incluye una de nuestras promociones.
Otro error frecuente que cuando se comete en algunos casos se logra que el cliente
termine comprando o haciendo lo que uno quiere, pero que casi siempre se logra que no
regrese nunca más, es apurarlo para que compre, haga sus consultas, realice un reclamo
o utilice un servicio.
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Debemos ser pacientes cuando el cliente nos haga sus consultas y demore en decidir su
compra, escucharlo atentamente sin interrumpirlo o cortarlo cuando nos haga un reclamo,
y nunca darle la cuenta de nuestro servicio si es que no nos la ha pedido (si ya tenemos
que cerrar nuestro local debemos comunicárselo amablemente).
Otro error común que probablemente sea el peor de todos ya que cuando se comete no
solo se pierde definitivamente al cliente, sino que también se logra que este termine
hablando mal de uno a otros consumidores, es olvidarse de la frase “el cliente siempre
tiene la razón” y ponerse a discutir o polemizar con él.
Ante una opinión, objeción o reclamo por parte del cliente, nunca debemos ponernos a
discutir o polemizar con él. Siempre debemos mantener la calma y mostrar una actitud
serena y de diálogo por encima de todo. Ante una opinión, objeción o reclamo que no
consideremos válido, simplemente debemos hacerle saber amablemente que respetamos
su posición, pero que no la compartimos.
Finalmente, otro error común en el servicio al cliente que cuando se comete se crea en
este una sensación desagradable que hace que no quiera regresar nunca más, es
ignorarlo, por ejemplo, cuando ingresa al local del negocio, se sienta en la mesa del
restaurante o se pone a observar los productos exhibidos.
Allí es donde está el verdadero valor agregado. Si tu servicio ayuda a un cliente a liberarse
de un problema, entonces lo que ofreces es un servicio orientado a soluciones. Si tu
servicio ayuda a un cliente a resolver una necesidad, entonces estás ofreciendo un servicio
orientado a una transformación. En cualquier caso, tu servicio de valor agregado está
ayudando a un cliente a ir de un estado A a un estado B. Y tu cliente pagará por esa
transformación o solución, y no por lo qué harás para ayudarlo a transitar ese camino.
Pero para esto, debes conocer sus expectativas. Siempre tienes algo más que puedes
ofrecerle. Un entrenamiento adicional, un libro, una suscripción de regalo, etc. Busca que
sean adicionales que le encanten a tu cliente pero que no te cuesten más dinero a ti. Esto
es fundamental para que sigas manteniendo el negocio dentro del margen rentable, aún
mientras estás ofreciendo más y más para hacer que tu cliente esté encantado con tus
servicios.
Exigir a los empleados de la trinchera un servicio con calidad en una empresa donde las
demás áreas son excluidas del proceso de la medición y responsabilidad del servicio, o en
una empresa donde no se propicia un esfuerzo igual en las demás áreas, es una utopía
que resulta ineficaz y costosa para las organizaciones.
La falta de una cultura de servicio interno es una causa grave que daña el entusiasmo de
los empleados de contacto ¿Qué podrá lograr una persona con interés de ayudar a un
cliente, pero sin apoyo del equipo? No mucho o nada.
Si usted es de las personas que piensa que un empleado con actitud correcta debe llamar
al gerente de cocina o al de operaciones o al general para resolver la injusticia al cliente,
es nuestro deber decirle que mientras más difícil sea para cualquier persona cumplir con
su trabajo más complicado será obtener los resultados deseados. Incluso, no es
infrecuente que, a pesar de que el empleado acuda con los superiores- y no siempre están
disponibles -, por un pequeño margen de espera el cliente puede molestarse más y puede
optar por cancelar la orden.
Pero hay más. Aun logrando recuperar al cliente, la práctica común de acudir con los
supervisores para solucionar problemas de servicio interno mina las relaciones entre
departamentos y, además, llegan a ocasionar un cambio en las opiniones de los mismos
supervisores.
Con las fricciones con otros departamentos, la posible desconfianza de los ejecutivos y la
constante exigencia de discernir, confrontar y acudir a muchas instancias para solucionar
un problema (peor si se trata de un problema sencillo o recurrente), se mina el entusiasmo
del personal de contacto. Mientras más problemas tenga que pasar para ayudar a un
cliente final (es decir, con un problema ajeno), más tentado se verá a no ayudarlo o a
buscar una organización donde sienta más apoyo; ambas situaciones generan que el
problema del servicio vuelva a presentarse.
¿Qué pueden hacer los empleados de contacto si los sistemas, políticas, procedimientos y
hasta los compañeros actúan en contra del cliente o de ellos?
Así, muchas veces las políticas y procedimientos son excusas extraordinarias para lograr
que los clientes internos no 'se salgan con la suya' (es decir, que no obtengan nada fuera
de tiempos estándares o nada por excepción), a pesar de que sea para beneficiar a un
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cliente perjudicado. Esta postura genera que el cliente reciba un pésimo servicio y que los
empleados de trinchera se desmoralicen al constatar que no hay apoyo en su compleja y
muy importante labor.
Para que un cliente pueda percibir la actitud de servicio correcta en una persona, las
empresas deben promover y fortalecer una cultura de servicio interno para lograr que se
tenga todo el apoyo necesario para cautivar al cliente.
La falta de una cultura de servicio interno es una causa grave que daña el entusiasmo de
los empleados de contacto.
¿Que podrá lograr una persona con interés de ayudar a un cliente, pero sin apoyo del
equipo?
¿Cómo lograrlo?
Considere lo siguiente para empezar a crear una cultura de servicio de manera eficaz:
1.- Como en todas las áreas de la calidad total, debemos crear un concepto organizacional
común (calidad en el servicio, en este caso) haciendo hincapié en las dos actividades más
importantes para el cliente final- y que también lo serán para el cliente interno -, que son
cumplimiento y actitud de servicio.
2.- Recuerde que será necesario medir el desempeño en materia de servicio interno, para
monitorear el avance o progreso en el proyecto. Es importante que se midan las causas del
mal servicio interno para que se logre identificar los puntos susceptibles de mejora.
La cultura de servicio interno ayudará mucho a los empleados a obtener apoyo de sus
compañeros de nivel similar en las organizaciones y ello propicia una mejor coordinación
de las actividades y favorece la resolución de una parte considerable de problemas que
surgen con los clientes en los servicios que reciben.
Una de las cosas que debe hacer cualquier empresa que busca ser exitosa en estos
tiempos es cuidar de sus clientes como si fueran un tesoro. Ahora con la llegada del
internet, la conectividad móvil y las redes sociales el cliente cambió de un rol pasivo a un
papel en el que él actualmente está en constantes interacciones con las empresas.
Por esta razón es de vital importancia para las organizaciones generar fidelidad en sus
clientes actuales.
http://www.puromarketing.com/14/26085/tendencias-clave-atencion-
experiencia-cliente-para.html
https://www.tiendanube.com/blog/que-es-servicio-atencion-cliente/
http://www.ideasparapymes.com/contenidos/pymes-comercio-detallista-
consejos-atencion-a-clientes.html
http://www.crecenegocios.com/10-errores-comunes-en-el-servicio-al-cliente/
http://coachingparatucarrera.com/como-generar-servicios-de-alto-valor-
agregado-para-tus-clientes/
http://www.monografias.com/trabajos28/actitud-servicio-cultura-
organizacional/actitud-servicio-cultura-organizacional.shtml