Konsep Perencanaan

By Dr. Sri Mugianti, S.Kep, Ns, M.Kep

 PERENCANAAN
MAKNA PERENCANAAN
 Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang
hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
(DR.SP.Siagian,MPA)
 Proses pemilihan dan pengembangan tindakan yang paling baik
dan menguntungkan
 Fungsi dasar dalam management

 Mengarahkan pada keberhasilan pencapaian tujuan
 Memberi arti pada pekerjaan
 Penggunaan sumber efektif dan efisien

 Mengatasi situasi kritikal

 Mengetahui kebutuhan akan perubahan

KEGUNAAN :
 Mengatasi masalah-masalah yang dihadapi
 Mempermudah pencapaian tujuan organisasi
 Mempermudah pembuatan kembali rencana baru
KEUNTUNGAN :
 Kegiatan terarah
 Penggunaan sumber daya > efisien & efektif , Menurunkan
resiko
 Landasan kuat untuk pengendalian
 Permudah evaluasi & perbaikan kekurangan

SIFAT PERENCANAAN
 Faktual
 Rasional
 Fleksibel
 Berkesinambungan

 Harapan masa depan teridentifikasi
PRASYARAT PERENCANAAN
 Sederhana
 Kejelasan tujuan, hasil yang ingin dicapai & metode
evaluasi
 Berdasar kebijakan & prosedur yang berlaku
 Prioritas
 Pelibatan aktif
 Urutan kegiatan
 Praktis
 Fleksibel

YANG PERLU DIFIKIRKAN : 5 W + 1 H

 Apa  What
 Dimana  Where
 Kapan  When
 Mengapa  Why
 Siapa  Who
 Bagaimana  How
MELALUI PERENCANAAN
 Menentukan :
 Kebutuhan pasien akan pelayanan keperawatan

 Sumber yang diperlukan

 Proses yang akan ditempuh

 Tahapan Perencanaan

LANGKAH-LANGKAH
 Fahami dan tentukan misi, filosofi dan tujuan
 Kumpulkan data ~ kebutuhan untuk pencapaian tujuan
 Analisa data yang ada
 Buat beberapa alternatif
 Pilih & usulkan alternatif terbaik
 Pimpinan menetapkan alternatif
 Susun rencana
 Kaji ulang
TAHAPAN :
1.Pengumpulan data
 Sensus pasien harian

 Kapasitas tempat tidur

 BOR

 Rata-rata lama dirawat

  kelahiran
  operasi
 Kecenderungan populasi pasien

 Perkembangan tehnologi

 Ketenagaan (keperawatan & non keperawatan)

2. Analisa Lingkungan
 Kekuatan (strength)

 Kelemahan (weakness)

 Kesempatan (oppurtunities)

 Ancaman (threats)

 5 W, 1 H
3. Pengorganisasian Data
 Pilih data penunjang dan penghambat
4. Pembuatan Rencana
 Tentukan obyektif
 Uraikan kegiatan
 Prosedur
 Target waktu
 Personil yang bertanggung jawab
 Sasaran
 Biaya / peralatan metoda
JENIS PERENCANAAN
 Perencanaan strategis
 Perencanaan operasional
 Perencanaan divisi
 Perencanaan unit
PERENCANAAN STRATEGIS
 Jangka panjang
 Bersifat strategis
 Dibuat oleh Top Manager ( Ka. Bidang Keperawatan )

 Alokasi sumber-sumber yang kurang 
 Mengatur kinerja bidang perawatan

 Pemantauan karyawan membuat program perencanaan tingkat
di bawahnya
 Komitmen atasan & bawahan
 Strategi manajemen keperawatan

PERENCANAAN OPERASIONAL
 Dilakukan oleh top manajer
 Merupakan kegiatan harian, mingguan & bulanan
 Berjangka pendek
 Berasal dari tujuan jangka panjang
PERENCANAAN BAGIAN
 Dibuat oleh beberapa Ka.Ru dan pengawas dalam satu
bagian
 Berjangka 5 – 10 tahun
 Tujuan : Pemantauan & Penilaian
 Pelaksana : semua ruangan yang terlibat

PERENCANAAN UNIT
 Dibuat oleh kepala ruangan. Tujuan = tujuan bidang perawatan. Dilaksanakan
harian, mingguan & jangka panjang.

 Harian : kegiatan asuhan keperawatan (pengkajian s/d intervensi)
 Mingguan : program penyuluhan

KENDALA :
 Kurang terampilnya para perencana
 Kesulitan memahami tujuan
 Keraguan karena keterbatasan wewenang
 Kurang dukungan
KESIMPULAN

 Perencanaan kegiatan  tujuan efektif dan

efisien
 Dapat dilakukan di berbagai tingkatan
manajerial keperawatan
 Keberhasilan perencanaan ditentukan oleh
beberapa prasyarat penunjang
 PERENCANAAN
KEBUTUHAN TENAGA
KEPERAWATAN

11
Perencanaan kebutuhan
tenaga di suatu unit kep
1. Kasifikasi klien berdasarkan tingkat
ketergantungan
2. Metode pemberian askep
3. Jumlah dan kategori tenaga kep
4. Perhitungan jumlah tenaga kep

12
 PENDAHULUAN
 Perencanaan  fungsi organik menejemen

Ketenagaan Tujuan organisasi

efektif & efisien

 Perencanaan tenaga: proses yg kompleks

shg perlu teliti dlm tetapkan jumlah &
kualitas tenaga yg dibutuhkan  tujuan
organisasi
13
 PENDAHULUAN ….
 Tenaga yg ada perlu ditata  kegiatan yan
kep, shg perlu penjadualan yg sistematis
dan terencana baik
 Perlu pertimbangan yg matang terkait
sumber yg tersedia dan kebutuhan yg
harus dipenuhi

berdaya guna dan berhasil guna

14
 PRINSIP-PRINSIP
PERENCANAAN
 Mengetahui sifat dan ciri rencana yg baik:
* mudah dicapai
* dibuat oleh orang yg memahami
* dibuat oleh orang yg tahu tujuan orgs
* disertai rincian yg teliti
* tidak lepas dari pemikiran pelaksanaan
* sederhana
* luwes/fleksibel
* praktis
15
 PRINSIP-PRINSIP….
* dimungkinkan modifikasi utk
mengakomodasi resiko yg mungkin
timbul
* berupa prakiraan/ estimasi

 Memandang proses perencanaan sbg

suatu rangkaian kegiatan utk
menjawab pertanyaan 5 W + 1 H
16
 PRINSIP-PRINSIP….
 Memandang proses perencanaan sbg suatu
masalah yg harus diselesaikan dengan
teknik ilmiah dan disusun dgn sistematis
sesuai langkah-langkah:
* mengetahui sifat hakiki masalah
* kumpulkan data secara akurat
* analisis & interpretasi data
* tetapkan alternatif penyelesaian
* pilih cara yg tepat
* laksanakan rencana
* nilai hasil yg dicapai 17
FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI
BEBAN KERJA
Masalah Disaster Kemajuan
komunitas IPTEK
Hukum & Beban kerja Pendidikan
Peraturan konsumen
Pemrintah
Pegaruh Pengaruh Keadaan
Politik musim/cuaca ekonomi
18
 LANGKAH-LANGKAH
PERENCANAAN TENAGA
KEPERAWATAN
 Identifikasi bentuk & beban yan kep
 Tentukan kategori yg dibutuhkan
 Tentukan jumlah tiap kategori
 Terima dan saring tenaga kep
 Seleksi calon yg ada
 Tentukan tenaga kep sesuai kebutuhan unit
 Berikan tanggung jawab utk laksanakan
tugas yan kep
19
 HAL-HAL YANG PERLU
DIKETAHUI UTK
MENENTUKAN BEBAN KERJA
 Jumlah klien yg dirawat/hari/bulan/tahun di
suatu unit
 Kondisi atau tingkat ketergantungan klien
 Rata-rata hari perawatan klien
 Pengukuran perawatan langsung dan tdk
 Frekuensi tindakan kep yg dibutuhkan
 Rata-rata waktu kep langsung dan tidak

20
 KLASIFIKASI KLIEN
Douglas (1984), klasifikasi  derajat
kebergantungan klien terbagi tiga kategori:
1. Kep. minimal memerlukan waktu 1-2 jam /
24 jam:
Kriteria:
a. Kebersihan diri, mandi, ganti pakaian dilakukan
sendiri
b. Makan dan minum dilakukan sendiri
c. Ambulansi dengan pengawasan
d. Observasi tanda-tanda vital dilakukan setiap
jaga (shift)
e. Pengobatan minimal dgn status psikologis
stabil
21
 KLASIFIKASI KLIEN....
2. Perawatan parsial memerlukan waktu 3-4
jam /24 jam
Kriteria:
a. Kebersihan diri dibantu, makan minum
dibantu
b. Obsevasi tanda-tanda vital setiap 4 jam
c. Ambulansi dibantu, pengobatan lebih dari sekali
d. Klien dengan kateter urin, pemasukan, dan
pengeluaran dicatat
e. Klien dengan infus, persiapan pengobatan
memerlukan prosedur
22
 KLASIFIKASI KLIEN....
3. Perawatan total memerlukan waktu 5-6 jam /
24 jam
Kriteria:
a. Segala keperluan klien dibantu
b. Perubahan posisi, observasi tanda-tanda
vital dilakukan setiap 2 jam
c. Makan melalui selang lambung , terapi
intravena
d. Dilakukan suksion
e. Gelisah / disorientasi

23
 KLASIFIKASI KLIEN....
1. Kep. Langsung
Klasifikasi klien
Jml
klien miniml parsial total
pagi sore malam pagi sore malam pagi sore malam
1. 0,17 0,14 0,07 0,27 0,15 0,10 0,36 0,30 0,20

2. 0,34 0,28 0,14 0,54 0,30 0,20 0,72 0,60 0,40

3. 0,51 0,42 0,21 0,81 0,45 0,30 1,08 0,90 0,60

4 0,17 0,14 0,07 0,27 0,15 0,10 0,36 0,30 0,20

dst
24
 CONTOH
Ruang rawat dengan 22 klien (3 klien dgn
perawatan minimal, 14 klien dengan
perawatan parsial dan 5 klien dengan
perawatan total) jumlah perawat yang
dibutuhkan untuk jaga pagi ialah :

3 x 0,17 = 0,51
14 x 0,27 = 3,78
5 x 0,36 = 1,90
jumlah 6,09  6 orang
25
Joint Commission dalam Loveridge &
Cummings (1996) :
1. Sistem klasifikasi klien (patient
classification systems)
2. Sistem akuitas (acuity systems):
a. evaluasi prototipe: indikator kritis
(critical indicator) yang merupakan
tugas spesifik yang dibutuhkan klien
b. evaluasi faktor: klien dikelompokkan ke
dalam kelas

26
 Sistem akuitas
 1) Kelas I 2 jam/24 jam
 2) Kelas II 3 jam/24 jam
 3) Kelas III 4,5 jam/24 jam
 4) Kelas IV 6 jam/24 jam

 Contoh:
Apabila dalam suatu ruangan terdapat 3 klien
kelas II, 14 klien kelas III, dan 3 klien kelas IV,
jumlah jam yang dibutuhkan ialah (3 jam x 3
klien) + (4,5 jam x 14 klien) + (6 jam x 3 klien)
= 90 jam.

27
 Karena terdapat tiga kali pergantian jaga, 35% waktu
untuk pagi, 35% untuk sore, dan 30% untuk malam
sehingga :
pagi/sore = 90 jam x 35% = 31,5 jam= 3,94 = 4 orang
8 jam
malam = 90 jam x 30% = 3,37= 3 orang
8 jam
Faktor evaluasi, klien dikelompokkan berdasarkan jumlah
nilai (point) yang didapat berdasarkan indikator kritis
(Lampiran 2) atau unit nilai relatif (relative value units)
(RVUs).
1) Kelas I 0 – 10 point
2) Kelas II 11- 25 point
3) Kelas III 26 – 40 point
4) Kelas IV > 41 point
28
Contoh:
Suatu ruangan terdapat 3 klien kelas II, 14
klien kelas III, dan 3 klien kelas IV,
diperlukan 645 RVUs. Berdasarkan studi yang
dilakukan oleh para pakar, ditemukan bahwa
setiap 1 RVUs dibutuhkan waktu 3 menit.
Untuk 645 RVUs, dibutuhkan: Pagi/sore
645 RVUs x 3 menit/RVUs = 1935 menit
1935 menit = 32,25 jam perawatan =
60 menit/jam
32,25 jam = 4,03 orang
8 jam/orang

29
SK Menkes No.262/Menkes/Per/VII/79:
Rasio Tempat Tidur Dan Personel Rumah Sakit

Tipe RS TM/TT TPP/TT TNP/TT TNOP/TT

A and B 1/(4-7) (3-4)/2 1/3 1/1

C 1/9 1/1 1/5 3/4

D 1/15 ½ 1/6 2/3

TM : tenaga medis
TNP : tenaga perawat
TNOP : tenaga non perawat
TT : tempat tidur 30
2. Kep Tidak langsung

  39 menit/klien/hari ( RS Detroit, USA)

  60 menit/klien/hari ( Wolfe & Yoeng)

31
 PERHITUNGAN TENAGA
Gillies (1999):
Jml jam rata-rata jml hari jml jam
Kep klien sensus klien pertahun kep yg di- jml ners
perhari perhari butuhkan/th = yg dibu-
X X = tuhkan
Hari per- hari libur jml jam jml jam kep unit
tahun masing- kerja yg diberikan
masing perawat perawat
perawat per-tahun

32
 CONTOH
Ruang rawat medikal bedah
Rata-rata jam perawatan klien 5 jam/hari
Rata-rata 20 klien/hari
Jam kerja = 40 jam. 5 hari/minggu
20 hari cuti/tahun
120 hari libur/tahun
Jumlah tenaga yang dibutuhkan:
5 x 20 x 365 = 36500 = 20,2 perawat
365-140 x 8 jam 1800
20 orang perawat
Abdullah & Levine (didalam Gillies, 1999):
Perbandingan professional : vokasional= 55% : 45%
33
 PERKIRAAN JUMLAH STAF
PER-SHIFT

Swansburg (1990)  sensus harian selama 6 bulan di unit

medikal bedah dgn 25 tt dgn 19 klien rata-rata. Jam
kontak langsung dgn perawat = 5 jam/klien/24 jam
1. Total jam perawat/hari= 19 x 5 = 95 jam
jumlah perawat yg dibutuhkan = 95/8= 11,9 = 12 orang
perawat/24 jam
2. Total jam kerja/minggu = 40 jam
jumlah shift/minggu = 12 c 7 ( 7 hari/minggu) = 84 jam

34
* jumlah staf sama setiap hari dgn 5 hari kerja
per-minggu dan 8 jam/shift
* jumlah staf yg dibutuhkan per-hari= 84/5 =
16,8 = 17 orang.

Menurut Werstler  proporsi dinas

Pagi : Sore : Malam = 47% : 35% : 17%
Jika total staf/hari = 17 orang
Pagi = 9 orang ( 47/100x 17)
Sore = 6 orang (35/100x 17)
Malam= 3 orang (17/100x 17)
35
 PENUTUP
 Perencanaan  proses pemikiran & penentuan
kegiatan di masa yg akan datang
 Mll perencanaan, pengadaan SDM menjadi lebih
efektif dan efisien
 Perencanaan harus tepat dan akurat  perlu harus
ditetapkan metode penugasan yg sesuai dgn SDM
 Tugas pimpinan pada level manapun akan menyusun
perencanaan, makin rendah tingkatannya akan
menyusun perencanaan operasional sebaliknya makin
tinggi makin strategik.
36
SEKIAN TERIMA KASIH

Wass

37
Rekrutmen tenaga dan seleksi

38
Rekrutmen
 Langkah awal rekrutmen adalah
menstimulasi calon untuk mengisi posisi
yang dibutuhkan
 Jangan tergesa gesa- seleksi tidak
memuaskan
 Penempatan yang tepat

39
 Hal yang perlu diperhatikan
 Profil tenaga keperawatan pada saat itu
 Program rekruting
 Metode rekruting
 Program pengembangan tenaga baru
 Prosedur penerimaan : seleksi
 Kualifikasi dasar seleksi

 Proses seleksi

 Prosedur lamaran 40
 Syarat yang harus dipenuhi
a. Data biografi: berisi riwayat personal calon,
latar belakang pendidikan, riwayat dan
pengalaman bekerja dan data lain yang bisa
digunakan
b. Surat rekomendasi/ dari tempat bekerja
terdahulu
c. Wawancara
d. Psiko test
41
 Orientasi dan pengembangan
 Orientasi Institusi:
 Misi rumah sakit, riwayat dan tujuan spesifik

RS/organisasi
 Struktur dan kepemimpinan

 Kebijakan personalia

 Evaluasi kerja, promosi, cuti dsb

 Perilaku yang diharapkan

 Penngembangan staf dan program

pembinaan
 Hub antar karyawan tegas 42
Orientasi pekerjaan
 Tujuan bagian keperawatan  job diskripsi
 Menciptakan hubungan interpersonal
 Memperkenalkan pek, prosedur dan
kebijakan yang ada
 Orientasi tempat.fasilitas dan perlengkapan
 Menjelaskan job diskripsi yang ada sesuai
tugas dan posisi yang diberikan

43
Pengembangan
 Pengembangan tenaga baru  berlaku
setelah orientasi untuk melanjutkan edukasi
scr bebas, mengembangkan potensi 
aestetika, teknis, pendidikan profesional

44
Pengembangan staf
 Tujuan: membantu individu meningkatkan
didri dalam pengetahuan, ketrampilan serta
pengalaman di bidangnya melalui kegiatan
pendidikan berkelanjutan, program
pelatihan

45
THANKS FOR YOUR ATTENTION