HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI

(PHK-PS)

PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL

BADAN PENGEMBANGAN AKADEMIK

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
2012
 I. Latar Belakang

Akreditasi merupakan suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam
memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk
melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi program studi merupakan bentuk
legitimasi atau pengakuan yuridis pemerintah tentang mutu, efisiensi, serta relevansi
pengelolaan akademik program studi, sehingga status akreditasi menjadi sesuatu yang sangat
penting yang harus diraih oleh sebuah program studi.
Sampai saat ini masih banyak Program Studi di UII yang status akreditasinya masih B.
Hal ini menjadi tantangan bagi Program Studi yang bersangkutan untuk meningkatkannya.
Untuk mendapatkan status akreditasi yang tinggi diperlukan persiapan yang sungguh-
sungguh, baik mengenai penyiapan datanya maupun pelaksanaan kegiatan yang mempunyai
kontribusi dalam penilaian akreditasi. Untuk membantu persiapan tersebut, Program Studi
perlu dikondisikan agar menyiapkan data maupun kegiatan yang diperlukan.
Dalam rangka pengkondisian inilah, BPA bermaksud mengadakan Program Hibah
Kompetisi Program Studi (PHK-PS). Dalam program hibah ini akan dimasukkan parameter-
parameter yang nantinya berguna untuk mendapatkan status akreditasi baik di lingkup
nasional maupun internasional.

II. Tujuan dan Deskripsi Program

A. Tujuan Program

PHK-PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII
guna meningkatkan kualitas kelembagaan dan pengelolaan program studi dalam upaya
mencapai status akreditasi tertinggi dan menuju World Class University. Untuk keperluan
tersebut maka program ini dibagi menjadi dua jenis yaitu yang pertama Hibah Pengembangan
Prodi yang ditujukan untuk peningkatan pencapaian akreditasi A dan yang kedua Hibah
Unggulan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan International Acreditation atau
International Recognition.
PHK-PS dilaksanakan setiap tahun yang terdiri atas 2 batch, batch 1 untuk proposal baru,
batch 2 untuk proposal lanjutan. Dengan demikian diharapkan ada keberlanjutan dari
program program yang diusulkan oleh Program Studi

B. Sasaran

Sasaran PHK-PS Pengembangan Prodi adalah Progran Studi di lingkungan Universitas

Islam Indonesia dengan akreditasi B, sedangkan sasaran PHK-PS Unggulan Prodi adalah
Program Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi A.

C. Proses Pengusulan Proposal

Program Studi pengusul mengirimkan proposal kepada BPA dalam bentuk hard-copy dan
soft copy yang direkam dalam CD dengan format PDF. Baik hard copy maupun soft copy,
diserahkan rangkap 5 Semua yang ada di hard copy harus ada juga dalam CD soft copy

2
D. Outcomes, Output dan Indikator Kinerja

Program-program yang diusulkan dalam PHK-PS ini harus mempunyai Outcome dan
Output yang terukur yang ditunjukkan oleh Indikator Kinerja.
1. PHK-PS Pengembangan Prodi
a. Outcomes
Terakreditasinya Prodi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu
Universitas.
b. Output
Produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan
Sasaran Mutu Universitas.
c. Indikator Kinerja
Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat kenaikan
akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas.

2. PHK-PS Unggulan Prodi

a. Outcomes
Terakreditasinya Prodi dengan international acreditation dan atau international
recognition serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas.
b. Output
Produk yang berkaitan dengan international acreditation dan atau international
recognition serta Sasaran Mutu Universitas.
c. Indikator Kinerja
Peningkatan capaian pada parameter yang berkaitan dengan syarat international
acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas.

III. Besaran Dana Hibah dan Dana Pendamping

Program Studi diharuskan mengajukan proposal yang mencakup program pengembangan

sesuai dengan kebutuhan, kapasitas dan kondisi Program Studi yang didasari oleh hasil
evaluasi diri. Untuk PHK-PS ini, satu Program Studi hanya dapat mengajukan satu
proposal.
Anggaran yang diajukan dalam proposal harus didasari pertimbangan yang kuat serta
mencerminkan kebutuhan dan kemampuan Program Studi untuk mengelolanya dengan
penuh tanggung-jawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah
satu pertimbangan dalam penilaian proposal. Ketentuan tentang pagu harus dimaknai sebagai
batas atas (maksimal) nilai hibah yang mungkin akan diterima.

A. Pagu Dana Hibah

Besarnya hibah disesuaikan dengan kebutuhan Program Studi yang tercermin dari
kompleksitas program pengembangan yang diajukan dalam proposal. Besarnya dana hibah
maksimum baik batch 1 maupun batch 2 ditetapkan berdasarkan jenis hibah, sebagai berikut:
a. PHK-PS Pengembanga Prodi : Rp 300,- juta.
b. PHK-PS Unggulan Prodi : Rp 400,- juta.

3
 Dana hibah dapat digunakan untuk membiayai pengembangan keahlian staf dan insentif
staf, pengembangan program, komponen khusus, pengadaan barang dan pustaka, dan
manajemen program. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan
(motor dan mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen.

B. Dana Pendamping dari Fakultas

Fakultas dari Program Studi yang menang wajib menyediakan dana pendamping
minimal 10% dari dana yang dianggarkan dan harus mencukupi (serta dialokasikan) untuk
kebutuhan:
1. Pengelolaan kegiatan, termasuk insentif bagi pengelola program dan aktivitas.
2. Operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diperoleh melalui kegiatan ini.

Dana pendamping tersebut disediakan dan dihitung sesuai dengan termin pembayaran
dana seperti tertuang dalam kontrak. Dana tersebut akan dijadikan sebagai salah satu
prasyarat untuk realisasi kontrak dengan pihak Rektor. Kesanggupan Fakultas untuk
menyediakan dana pendamping dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai cukup yang
ditandatangani oleh Dekan (lihat Lampiran contoh surat pernyataan).

IV. Persyaratan Program Studi Pengusul

C. Persyaratan PHK-PS Pengembangan Program Studi

Batch 1:
Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi
persyaratan kelayakan sebagai berikut:
1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK
Dikti.
2. Terakreditasi B yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.
3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai.

Batch 2:
Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi
persyaratan kelayakan sebagai berikut:
1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK
Dikti.
2. Terakreditasi B yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.
3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai.
4. Pemenang PHK-PS tahun sebelumnya (Batch 1).
5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHK-
PS tahun sebelumnya (Batch 1) yang dinyatakan dengan keterangan Monev.

D. Persyaratan PHK PS Unggulan Program Studi

Batch 1:
Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi
persyaratan kelayakan sebagai berikut:
1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK
Dikti.
4
 2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.
3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai.

Batch 2:
Program Studi yang dapat mengajukan proposal adalah Program Studi yang memenuhi
persyaratan kelayakan sebagai berikut:
1. Ijin operasional Program Studi masih berlaku yang dibuktikan dengan foto kopi SK
Dikti.
2. Terakreditasi A yang dibuktikan dengan foto kopi lampiran SK BAN-PT.
3. Tidak sedang menerima hibah yang dinyatakan dalam surat pernyataan bermaterai.
4. Pemenang PHK-PS tahun sebelumnya (Batch 1)
5. Harus sudah menyelesaikan semua kewajiban terkait dengan proses pelaksanaan PHK-
PS tahun sebelumnya (Batch 1) yang dinyatakan dengan keterangan Monev.

V. Penyusunan dan Proses Seleksi Proposal

E. Penyusunan Proposal

Evaluasi Proposal dititikberatkan pada kemampuan Program Studi dalam melakukan

evaluasi diri dan merancang rencana program pengembangan untuk 1 tahun. Khusus untuk
Batch 2 selain hal tersebut diatas, juga dititik beratkan pada kemampuan pelaksanaan program
dan prospek sustainability berdasarkan laporan monev.

F. Proses Seleksi Proposal

Proses seleksi proposal dilakukan sebagai berikut :

1. Program Studi pengusul mengirimkan proposal ke BPA. Proposal akan diseleksi
administrasi oleh tim.
2. Selanjutnya proposal yang lolos seleksi administrasi akan dilakukan desk evaluasi oleh
tim reviewer independen eksternal.
3. Bagi proposal prodi yang lolos desk evaluasi akan dilakukan site visit. Proposal yang
lolos site visit akan diputuskan sebagai berikut :
i) Proposal disetujui tanpa perbaikan
ii) Proposal disetujui dan perlu perbaikan
iii) Proposal ditolak
4. Bagi proposal yang disetujui dilanjutkan dengan penyusunan RIP sebagai finalisasi
program dan anggaran, sebagai dasar untuk nego costing dan penandatangan kontrak.
5. Proses selanjutnya adalah pelaksanaan PHK-PS.

VI. Kriteria Seleksi

Seleksi proposal yang diajukan difokuskan pada evaluasi diri Program Studi dan rencana
program pengembangan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi diri tersebut. Untuk PHK-PS
batch 2, dalam evaluasi diri harus terlihat keberlanjutan antara hasil program sebelumnya
(batch 1) dengan program yang diusulkan pada batch 2
Satu Program Studi hanya mengusulkan satu proposal. Didasari atas pemikiran ini maka
proposal dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut ini :
5
1. Kepemimpinan dan Komitmen Institusi (20%)

Kualitas kepemimpinan institusi dinilai antara lain dari kualitas proposal secara
keseluruhan dan kemampuan Program Studi untuk merencanakan dan menjalankan program
peningkatan mutu dan layanan Program Studi, kejelasan arah pengembangan Program Studi
yang dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi Program Studi, serta program pengembangan
yang tercantum dalam Renstra Program Studi/Fakultas.
Komitmen institusi dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait
dengan proposal yang diajukan akan ditelaah antara lain dari: komitmen institusi dalam
mengembangkan dan memelihara good practices yang telah dan akan dikembangkan di
tingkat institusi. Komitmen ini ditunjukan pula dengan penyediaan dana pendamping.

2. Kualitas evaluasi diri (30%)

Evaluasi diri yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri Program Studi secara keseluruhan
dan spesifik dikaitkan dengan :
1. Persyaratan akreditasi A dan ketercapaian Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS
Pengembangan Prodi.
2. Persyaratan international acreditation dan atau international recognition serta
ketercapaianya Sasaran Mutu Universitas bagi PHK-PS Unggulan Prodi. Bagi program
dengan sasaran berupa international accreditation akan diberikan nilai plus.
Laporan evaluasi diri ditelaah dari 3 aspek yaitu :
1. Keluasan cakupan aspek yang dievaluasi,
2. Kedalaman analisis yang didukung oleh data/informasi yang handal dan memadai,
3. Ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri yang menggambarkan kemampuan prodi
untuk memilih parameter akreditasi dan poin sasaran mutu yang signifikan dan logic
thinking SWOT serta feasibility pendanaan,
4. Keterkaitan analisis SWOT dan program pengembangan yang diajukan.
5. UntukPHK-PS batch 2 harus terlihat benang merah yang menunjukkan keberlanjutan
program yang dicapai pada batch 1 dengan program yang diajukan pada batch 2

3. Mutu dan relevansi program yang diusulkan (30%)

Untuk aktivitas yang diusulkan harus disusun secara sistematis dan terprogram menuju
sasaran peningkatan kapasitas institusi yang telah ditetapkan. Kriteria ini akan digunakan
untuk menelaah kejelasan dan koherensi aktivitas yang diajukan.
Relevansi program harus ditunjukkan dengana tajam dan terukur mengkaitkan
mulai dari parameter akreditasi sesuai board yang dituju (tuliskan sesuai dengan
naskah asli dokumennya), sampai outcome rinci, kemudian produk, hingga indikator
capaiannya. Tunjukkan peran program yang diusulkan terhadap rangkaian benang
merah ini. Untuk memperjelas selain uraian ditambahkan pula diagram atau matriks,
bila perlu masukkan time frame nya.

6
4. Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%)

Penilaian pada aspek ini meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program
pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB), mekanisme penjaminan
keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan
sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program.

VII. Komponen Pembiayaan

Bagian ini akan menjelaskan kaidah umum masing-masing komponen pembiayaan. Perlu
ditekankan di sini bahwa dana hibah ini ditujukan untuk pengembangan dan investasi, bukan
untuk memenuhi kebutuhan rutin unit pengusul. Pemanfaatan dana hibah untuk keperluan
rutin seperti honor atau tambahan gaji bagi staf atau karyawan perguruan tinggi sama sekali
tidak dapat dibenarkan. Proses pengadaan barang dan jasa yang bersumber dari dana
hibah ini harus mengikuti Perpres No. 54 Tahun 2010. Agar pengusul memiliki patokan
umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok
pembiayaan yang dapat diajukan.

G. Pengembangan staf non gelar dalam dan luar negeri

Pelatihan tak bergelar harus dilaksanakan oleh suatu institusi penyedia pelatihan di luar
institusi pelaksana hibah (bukan in house training). Biaya yang dapat diajukan mencakup
perjalanan pergi-pulang dan biaya pelatihan (at cost). Program pengembangan staf luar negeri
hanya ditujukan bagi program PHK-PS Unggulan Prodi.

H. Pengembangan Program

Pengembangan program dipergunakan untuk membiayai kegiatan internal kampus, yang

terdiri dari Lokakarya dan seminar atau pelatihan internal. Dana maksimal per kegiatan 15
juta dengan syarat menunjukan TOR. Dana ini tidak diperbolehkan untuk perjalanan dinas
peserta.

I. Komponen khusus

Komponen khusus adalah biaya yang dipergunakan untuk program-program yang harus
dilakukan untuk mencapai international acreditation dan atau international recognition.
Komponen ini dilengkapi dengan dokumen yang relevan dengan program yang diajukan.

J. Pengadaan barang

Pengadaan barang mencakup pengadaan: (1) pustaka, dan (2) peralatan laboratorium.
Mengingat terbatasnya jumlah dana yang tersedia, komponen ini tidak dimaksudkan untuk
investasi major, melainkan untuk peningkatan kapasitas dan pengembangan layanan saja.
Harga perhitungan sendiri (HPS) harus ditetapkan dengan mengacu pada ketentuan yang
berlaku. Dana hibah tidak dapat digunakan untuk pengadaan sarana kendaraan (motor dan
mobil) meskipun untuk keperluan kantor/manajemen.
7
K. Manajemen Program

Komponen ini hanya dapat didanai dari dana pendamping yang ditujukan untuk
mendukung penanganan dan administrasi proyek. Termasuk diantaranya : honorarium untuk
pengurus inti pelaksana program, operasi dan pemeliharaan peralatan yang akan diadakan
melalui kegiatan ini, serta kegiatan rutin sesuai dengan tugas pokok dan fungsi staf untuk
menunjang pelaksanaan aktivitas (seperti data entry, rapat rutin, dll). Dana pendamping yang
harus disediakan oleh setiap institusi pengusul minimal 10% dari dana yang diusulkan. Dana
pendamping ini harus dibuat rincian alokasinya.
VIII. Format Proposal

Satu Prodi hanya dapat menyampaikan satu proposal. Proposal ditulis menggunakan
bahasa Indonesia yang baik dan benar, dengan jarak baris 1 spasi (spasi tunggal),
menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 points. Khusus untuk tabel, ukuran
font bisa diperkecil jika dirasa diperlukan untuk menghemat halaman.
Penulisan Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut:
1. Halaman Judul (Cover)
Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A
2. Halaman Identifikasi dan Pengesahan
Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap Prodi, nama dan
alamat e-mail Ketua Pelaksana program di tingkat Prodi, seperti contoh pada Lampiran B
3. Halaman Pernyataan Dana Pendamping
Halaman ini berisi pernyataan singkat dari pimpinan Fakultas bahwa Fakultas sanggup
menyediakan dana pendamping, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan
kesediaan untuk mengikuti aturan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan
pengelolaan/pelaporan keuangan. Lihat contoh pada Lampiran C
4. Daftar Isi
5. Ringkasan Eksekutif (maksimum 1 halaman)
Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan strategi yang
dipilih dan diajukan untuk pengembangan Prodi dan kaitannya dengan rencana
pengembangan Prodi secara keseluruhan.
6. Bab 1: Rencana strategis pengembangan Prodi (maksimum 4 halaman)
Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis Prodi yang saat ini
dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan.
Informasi dimaksud paling tidak memuat jangka waktu renstra, visi dan misi Prodi, serta
strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus Prodi yang telah ditetapkan. Kemudian
secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga
akhir Tahun 2012.
Dokumen Renstra Prodi/Fakultas (yang resmi dan saat ini berlaku) harus disampaikan
dalam dokumen terpisah.
8
7. Bab 2: Evaluasi diri di tingkat Prodi (maksimum 30 halaman)
Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat Prodi yang merupakan landasan untuk usulan
program pengembangan yang diajukan. Aspek-aspek yang dievaluasi adalah aspek-aspek
yang terkait langsung dan tidak langsung dengan aspek dan parameter-parameter
akreditasi BAN PT dan butir-butir Sasaran Mutu Universitas (bagi program PHK-PS
Pengembangan Prodi), sedangkan bagi PHK-PS Unggulan Prodi aspek dan parameter
yang dievaluasi sesuai dengan aspek dan parameter yang terkait langsung dengan
international acreditation dan atau international recognition yang dituju serta Sasaran
Mutu Universitas. Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain:
a. Profil lingkungan eksternal.
Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal Prodi yang relevan,
mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi Prodi, khususnya terkait dengan
program yang diajukan.
b. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi prodi
Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tata kelola (governance)
yang saat ini diterapkan di prodi dalam upaya untuk mengidentifikasi persoalan yang
dihadapi prodi menyangkut aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan
normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi
yang ada.
c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik
Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh prodi yang
mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan
pada masyarakat. Dalam hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi
diharapkan meliputi aspek input, proses, dan output. Untuk bidang penelitian dan
layanan serta evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau
layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI,
dana kerjasama, dll. Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan
mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan,
penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Profil akademik ini
harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik yang
diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya
saing prodi
d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya
Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung
program prodi dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di prodi.
Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non
akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan
dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level)
sumberdaya yang dimiliki prodi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari
aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang
meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan.
e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas.
Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat
fakultas, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan
sumberdaya pelaksana Quality Assurance.
f. Evaluasi aspek-aspek lain yang harus ditambahkan yang berkaitan dengan
spesifikasi tujuan hibah yang disasar (poin ini memberikan bobot penting bagi
9
 penilaian).
g. Ringkasan evaluasi diri.
Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau
permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di prodi dan peluang serta tantangan
yang dihadapi prodi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif prodi serta menjadi
dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan.
h. Ringkasan strategi/solusi alternatif
Untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk
mengembangkan potensi yang ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan
evaluasi diri. Di dalam ringkasan ini dijelaskan peta dan benang merah yang
menggambarkan hubungan antara outcome dan rincian outcome (sebutkan butir
referensi parameter akreditasi di naskah asli dari board yang disasar) dengan output
dan indicator kinerja. Tambahkan matriks atau diagram sebagai penjelas.
i. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan.
Nilai baseline didasarkan pada pencermatan kecenderungan 3 tahun terakhir dari
setiap indikator kinerja yang bersesuaian.

8. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman).

Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yang diusulkan
sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri.
Bagian ini harus memuat:
a) Tujuan
Rumusan tujuan mengacu pada tujuan hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil
dari analisis swot dan latarbelakang yang juga tercermin dalam judul.
b) Sasaran
Rumusan sasaran mengacu pada sasaran hibah ini dan dipertajam sesuai dengan hasil
dari latar belakang, evaluasi diri, termasuk analisis swot dan lainnya.
c) Outcomes
Outcome untuk program PHK-PS PP adalah terakreditasinya Program Studi dengan
nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. Tambahkan outcome rincian yang
spesifik sesuai dengan parameter akreditasi dari BAN-PT yang dituju.
Outcome untuk program PHK-PS UP adalah terakreditasinya Program Studi dengan
international acreditation dan atau international recognition serta tercapaianya
Sasaran Mutu Universitas. Ada Outcome rincian yang spesifik sesuai dengan
parameter akreditasi dari board yang dituju sesuai dengan disiplin ilmunya.
d) Output
Output untuk program PHK-PS PP adalah produk yang berkaitan dengan syarat
kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. Ada
penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan rumusan output
dengan outcome rincian yang dituju.
Output untuk program PHK-PS UP adalah produk yang berkaitan dengan
international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu
Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang menggambarkan hubungan
rumusan output dengan outcome rincian yang dituju.
e) Indikator Kinerja
Indikator kinerja program PHK-PS PP adalah peningkatan capaian pada parameter
yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi Program Studi ke nilai A dan

10
 Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah yang
menggambarkan hubungan rumusan indikator kinerja dengan output dan dengan
outcome rincian yang dituju.
Indikator kinerja program PHK-PS UP adalah peningkatan capaian pada parameter
yang berkaitan dengan syarat international acreditation dan atau international
recognition serta Sasaran Mutu Universitas. Ada penjelasan atau peta benang merah
yang menggambarkan hubungan rumusan indicator kinerja dengan output dan dengan
outcome rincian yang dituju
f) Deskripsi usulan aktifitas
Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul
aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal
pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan),
sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab
kegiatan.
Contoh format untuk deskripsi masing-masing aktivitas dapat dilihat pada Lampiran D
9. Bab 4: Rekapitulasi Anggaran
Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total prodi yang didasarkan atas usulan
anggaran pada setiap aktivitas yang direncanakan. Lihat contoh pada Lampiran E.
Rekapitulasi anggaran dana pendamping disajikan sesuai Lampiran F .
10. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi
evaluasi diri dan program pengembangan.

IX. Jadwal Pemasukan Proposal

Usulan PHK-PS akan diproses sesuai dengan jadwal berikut:

No Kegiatan Tanggal (Tahun 2011)

1 Penyusunan Panduan Mingu III & IV Oktober – Minggu I November

2 Sosialisasi
3 Penyusunan Proposal
4 Seleksi dan Kontrak:
a Persiapan, Administrasi
b Desk Evaluasi
c Site visite
d Pengumuman pemenang
E Penyusunan RIP
F Negocosting
g Kontrak
5 Pelaksanaan
6 Laporan Antara pelaksana hibah
7 Laporan Akhir pelaksana hibah
8 Proses Monev internal
Laporan Monev tahap pertama (RIP)
Laporan Monev tahap antara
11
2011
Minggu II dan III November 2011
Minggu IV November– Minggu III Desember
2011
Minggu III Desember 2011
Minggu IV Desember 2011
Minggu I Januari 2012
Minggu II Januari 2012
Minggu III Januari 2012
Minggu IV Januari 2012
Minggu IV Januari 2012
Minggu I Februari – Minggu III Oktober 2012
Minggu II Juni 2012
Minggu III Oktober 2012
Minggu III Januari - November 2012
Minggu III Januari 2012
Minggu III Juli 2012
 Laporan Monev akhir Minggu I November 2012
9 Diseminasi Laporan akhir Minggu III November 2012
penyelenggara hibah

X. Administrasi Hibah

Proposal yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4 dengan font standar ukuran 12 pt,
dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Proposal dibuat rangkap 5 (lima), di
jilid dengan warna halaman sampul putih. Proposal dan softcopy yang direkam pada CD (
rangkap 5) dengan format PDF. Semua yang ada di hard copy (termasuk lampiran
lampiran dan salinan naskah asli dokumen parameter akreditasi dari board yang dituju
) harus ada juga di CD soft copy, dan disampaikan ke: Badan Pengembangan Akademik
Universitas Islam Indonesia, Gedung GBPH Prabuningrat lantai 3. Kampus Terpadu.,
Telepon: 898444-1311 pada tanggal seperti tersebut dalam tabel di atas paling lambat pukul
15.00 WIB. Informasi mengenai program hibah ini dapat dilihat pada situs http://bpa.uii.ac.id/

12
 XI. LAMPIRAN

L. Format Sampul Depan

PROPOSAL
PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI
Tahun Anggaran 2012

Judul:….
Tipe program1:
I. PHK-PS PP
II.PHK-PS UP
Batch2
:I/II

(Nama Program Studi)

Badan Pengembangan Akademik

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
2012
1
Coretlah yang tidak sesuai
2
Coret yang tidak sesuai

13
A. Halaman Identifikasi dan Pengesahan

1 Program Studi : __________________________________

2 Fakultas : __________________________________
3 Penanggung Jawab : _____ Dekan _______
4 Ketua Pelaksana : Ketua Program Studi
5 Koordinator Program
Nama : __________________________________
Alamat : __________________________________
Telepon Kantor : __________________________________
Telepon Cellular : __________________________________
Fax : __________________________________
e-mail : __________________________________

Ketua Pelaksana Koordinator Program

( ……………… ) (……………………. )

Penanggung Jawab

( ………………………)

Koordinator Program adalah ketua gugus tugas untuk implementasi hibah yang ditunjuk oleh
Ketua Program Studi

14
B. Pernyataan Komitmen Dana Pendamping

PERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPING UNTUK PROGRAM HIBAH

KOMPETISI PRODI TAHUN ANGGARAN 2012

Kami sebagai Dekan……………dengan ini menyatakan bersedia menyediakan dana

pendamping sebesar 10% dari total anggaran PHK-PS yang diajukan oleh Program Studi
……… yaitu sebesar Rp....
Dalam melaksanakan program hibah yang didanai oleh UII melalui BPA ini, kami bersedia
memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan
UII yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang.
Dekan

(Materai Rp. 6.000,-)

(………………………)

C. Format Usulan Aktivitas

<Tuliskan judul aktivitas>

1. Latar Belakang
Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi
pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan
aktivitas ini. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri di mana masalah atau potensi
tersebut diidentifikasi harus dicantumkan.
Dalam latar belakang dijelaskan posisi aktifitas yang diusulkan terhadap tujuan, sasaran,
dan outcome
2. Rasional
Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang
tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan yang disampaikan pada latar belakang.
Untuk PHK-PS batch 2, tunjukkan bahwa program pada batch 2 merupakan keberlanjutan
dari program pada batch 1.
3. Tujuan
Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan serta
keterkaitan dengan tujuan, sasaran, dan outcome program secara keseluruhan yang akan
dicapai. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur.
4. Mekanisme dan Rancangan
Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan
dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang
15
 ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi.
5. Sumberdaya yang dibutuhkan
Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta sumber pendanaan
yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama 1 tahun), sebutkan sumber
daya yang sudah ada (existing). Gunakan tabel sumberdaya seperti contoh pada Lampiran
E, sajikan tabel tersebut langsung di sini. Bagian ini menjadi dasar untuk pengusulan
pengadaan barang dan training peningkatan keahlian staf maupun teknikal asisten..
6. Jadwal Pelaksanaan
Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan
kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme & Rancangan.

Rencana Tahun 2012

Aktivitas 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
<sub-aktivitas a>
<sub-aktivitas b>
<sub-aktivitas c>
<sub-aktivitas n>
7. Indikator Keberhasilan Aktivitas
 Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan.
 Cantumkan kondisi pada saat sebelum ada hibah dan target indikator kinerja setelah
ada hibah.
Indikator Kinerja Sebelum hibah Setelah program Setelah program
hibah Batch 1 hibah Batch 2
<indikator 1>
<indikator 2>
<indikator 3>
8. Keberlanjutan
Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai.
Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada
bagian ini.
9. Penanggungjawab Aktivitas
<sebutkan nama penanggungjawab kegiatan>

D. Tabel biaya yang dibutuhkan

Total
Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.)
<Komp. <Komp. <Komp. <Komp. <Komp. <Komp.
No Tahun/Aktivitas <Komp. <Komp. Ribu
Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya Biaya
Biaya Biaya Rp.
2> 3> 4> 5> 6> 7>
1>1 8>
1 <aktivitas 1>
2 <aktivitas 2>
... …
n <aktivitas n>
Total Usulan
Anggaran
Prosentase Usulan % % % % % % % % 100%
Anggaran

16
E. Tabel RAB Dana Pendamping

No Kegiatan Manajemen Volume Satuan Harga Jumlah

Satuan
1 Komponen Manajemen 1
2 Komponen Manajemen 2
... ...
n Komponen Manajemen n

Total Usulan Anggaran

F. Formulir Pengadaan Barang

Jenis Nama Spesifikasi Jumlah Fasilitas Perkiraan

Peralatan Peralatan Teknis Pendukung Biaya
(ribuanrupiah)
I. Peralatan 1. ...
Laboratoriu 2. ...
m n. ...
1. ...
II.......... 2. ...
n. ...
1. ...
III......... 2. ...
n. ...
V. Peralatan 1. ...
Pendukung2 2. ...
n. ...
Total dana peralatan

Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Bahan Pustaka

Total
Biaya per
Judul Biaya
Pengarang Penerbit ISBN Jumlah Unit
Buku (ribuan
rupiah)

Total X

17
 Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf
Pendidikan Tidak Bergelar Dalam Negeri

Perkiraan
Perguruan Perkiraan
Nama Bidang Biaya
Uraian Tinggi/Instansi Lamastudi
Calon Studi (ribuan
yang dituju (hari/minggu/bln
rupiah)

Total

G. Contoh Laporan Buku Kas Umum

BUKU KAS UMUM

Bulan : ………….. Tahun 2012

Penerimaan
Pengeluaran
Debet Kredit
Tanggal Uraian No. Jumlah Tanggal Uraian No. Jumlah
Bukti Bukti
Transaksi 1 Transaksi 1
Transaksi 2 Transaksi 2

Transaksi 3
Transaksi n
Jumlah dipindahkan ……….. Jumlah dipindahkan ………..

Ketua Pelaksana/Ketua Prodi Koordinator Program

(………………………) (………………………)

Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Program Studi yang
menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja

18
H. Contoh Laporan Keuangan (Laporan Tengah)

LAPORAN KEUANGAN (LAPORAN TENGAH)

Bukti
Uraian Penerimaan Pengeluaran Saldo (Rp)
Transaksi (Rp) (Rp)
Nomor Tanggal

Ketua Pelaksana/Ketua Prodi Koordinator Program

(………………………) (………………………)

Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Program Studi yang
menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja

I. Contoh Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Triwulan)

LAPORAN REALISASI FISIK (TRIWULAN)

No Jenis Satuan Volume Volume Keterangan

Kegiatan Rencana Realisasi
1. Program Ruang
2. Pengadaan Unit

3. Pembangunan Paket
n. ..

Ketua Pelaksana/Ketua Prodi Koordinator Program

(………………………) (………………………)

Tabel ini hanya digunakan untuk penyusunan laporan pelaksanaan untuk Program Studi yang
menerima hibah. Pada saat pengajuan proposal tabel ini dikosongkan saja.

19