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Cartilha eSocial

eSocial Perguntas e Respostas

Introdução
Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o Governo propiciou maior controle e agilidade na fisca-
lização das informações contábeis e fiscais das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos, disponibili-
zados aos níveis de Governos: federal, estadual e municipal, ao mesmo tempo em que promove uniformidade e racionalização
no cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das empresas para com o Fisco.
Assim, o Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e
documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isen-
tas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações, e é composto pela Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil),
Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições.
As empresas que já mantêm organizadas e atualizadas as suas informações contábeis e fiscais deverão manter também
organizadas e atualizadas as informações trabalhistas e previdenciárias.
Embora essa necessidade já existisse, o que mudará é o fato de que a não observância das determinações legais in conti-
nenti passará a ser acompanhada a par e passo pelo Fisco, o que vale dizer que a empresa estará sendo observada em tempo
real pela fiscalização.
Para atender ao eSocial, as empresas deverão se preparar implantando sistemas que permitam o cumprimento das obri-
gações e treinando colaboradores para que forneçam informações precisas e tempestivas.
O eSocial unificará todos os dados dos trabalhadores, ou seja, tudo o que acontecer na sua vida laboral desde o momen-
to da contratação até a rescisão contratual. Portanto, constituem informações a serem enviadas via eSocial, entre outras, o
registro de empregados, a concessão de férias, o 13º salário, o pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes
desta, as estabilidades concedidas, os afastamentos do trabalho, os acidentes sofridos, os recolhimentos de contribuições
previdenciárias, os depósitos fundiários, as retenções, os exames médicos etc

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O que é o eSocial?
O eSocial é um projeto do Governo federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta
das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, pos-
sibilitando aos órgãos participantes do projeto sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previ-
denciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS. Esse projeto proporciona, dessa forma, aos
órgãos participantes do sistema (Caixa Econômica Federal - Caixa, Instituto Nacional do Seguro
Social - INSS, Ministério do Trabalho - MTb e Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB), seu efe-
tivo emprego nas finalidades de suas respectivas competências.

Qual é o objetivo do Governo com a implantação do eSocial?


Os objetivos do Governo, no que tange à implantação do eSocial, são, entre outros:
a) viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores;
b) simplificar o cumprimento de obrigações; e
c) aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

Haverá necessidade de alterar a legislação para a implantação do eSocial?


Não há necessidade de alterações na legislação vigente, uma vez que elas já trazem, no seu texto, a possibilidade de digitaliza-
ção das informações e o sistema eSocial não altera as normas legais, apenas muda a forma de entrega das informações.

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A partir de quando entrará em vigor o eSocial?

O Comitê Diretivo do eSocial (CD/eSocial), por meio da Resolução CD/eSocial, nº 3/2017, alterou a Resolução CD/eSocial nº
2/2016, para estabelecer a implementação progressiva (faseamento) do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fis-
cais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), dividindo as empresas em 3 grupos, a saber:

Grupos Características
1º grupo Compreende as entidades integrantes do “Grupo 2 - Entidades
Empresariais” do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016,
com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00.
2º grupo Compreende os demais empregadores e contribuintes, exceto os
previstos no 3º grupo.
3º grupo Compreende os entes públicos, integrantes do “Grupo 1 - Administração
Pública” do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016.

O faturamento de R$ 78.000.000,00 mencionado para o 1º grupo compreende o to-


tal da receita bruta, nos termos do art. 12 do Decreto-lei nº 1.598/1977, auferida no
ano-calendário de 2016 e declarada na Escrituração Contábil Fiscal (ECF) relativa ao
ano calendário de 2016.

Observar ainda que, não integram o grupo dos empregadores e contribuintes obrigados a utilizar o eSocial nos termos do 1º
grupo, as entidades cuja natureza jurídica se enquadrem nos seguintes grupos do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº
1.634/2016:

a) "Grupo 1 - Administração Pública";

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b) "Grupo 4 - Pessoas Físicas"; e

c) "Grupo 5 - Organizações Internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais"

Feitos estes esclarecimentos, destacamos que o cumprimento das obrigações observará o seguinte cronograma:

Obrigação Grupo Data de início

Início da obrigatoriedade de utilização do eSocial 1º Janeiro/2018

2º Julho/2018

3º Janeiro/2019

Prestação das informações dos eventos relativos à Saúde e Segurança 1º Janeiro/2019


do Trabalhador (SST)
2º Janeiro/2019

3º Julho/2019

Podem optar pela utilização do eSocial em janeiro/2018, desde que o façam de forma expressa e irretratável, em conformidade
com a sistemática a ser disponibilizada em ato específico:

a) as entidades integrantes do grupo 2 - Entidades Empresariais do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016, com
faturamento no ano-calendário de 2016 menor ou igual a R$ 78.000.000,00; e

b) as entidades integrantes do Grupo 3 - Entidades Sem Fins Lucrativos" do referido Anexo V da Instrução Normativa RFB nº
1.634/2016).

A grande novidade consiste na observância da obrigatoriedade do eSocial, de forma progressiva, em fases (faseamento do
eSocial), conforme o cronograma a seguir:

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Eventos do leiaute do eSocial Grupo Data de início do envio das informações


Eventos de tabela S-1000 a S-1080 1º A partir das 8 horas de 08.01.2018 e atualizadas desde então
2º A partir das 8 horas de 16.07.2018 e atualizadas desde então
3º A partir das 8 horas de 14.01.2019 e atualizadas desde então
Eventos não periódicos S-2190 a S-2400 1º A partir das 8 horas de 1º.03.2018, conforme previsto no Manual
de Orientação do eSocial (MOS)
2º A partir das 8 horas de 1º.09.2018, conforme previsto no Manual
de Orientação do eSocial (MOS)
3º A partir das 8 horas de 1º.03.2019, conforme previsto no Manual
de Orientação do eSocial (MOS)
Eventos periódicos S-1200 a S-1300 1º A partir das 8 horas de 1º.05.2018, referentes aos fatos ocorridos
a partir dessa data
2º A partir das 8 horas de 1º.11.2018, referentes aos fatos ocorridos
a partir dessa data
3º A partir das 8 horas de 1º.05.2019, referentes aos fatos ocorridos
a partir dessa data

Quem será obrigado a adotar o eSocial?


Serão obrigados a adotar o eSocial todos os empregadores, as empresas, inclusive
as públicas, os equiparados a empresa e o segurado especial em relação a trabalha-
dores que lhe prestem serviço.

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Empresas que não possuem empregados serão obrigadas a enviar informações via eSocial?
Conforme o disposto no Manual de Orientação do eSocial, versão 2.4, a situação “Sem Movimento” para o empregador/contri-
buinte/órgão público só ocorrerá quando não houver informação a ser enviada, para o grupo de eventos periódicos S-1200 a
S-1280. Neste caso, o empregador/contribuinte/órgão público enviará o “S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos” como
sem movimento na primeira competência do ano em que esta situação ocorrer. Caso a situação sem movimento persista nos
anos seguintes, o empregador/contribuinte deverá repetir este procedimento na competência janeiro de cada ano, exceto
para empregador pessoa física, cuja informação é facultativa.

Mesmo que o empregador/contribuinte/órgão público, pessoa jurídica, NUNCA tenha remunerado qualquer trabalhador, uma
vez por ano - competência janeiro - deve informar SEM MOVIMENTO no evento “S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos”.

As pessoas físicas com empregados terão de observar as determinações do eSocial?


Sim. A adoção do eSocial deverá ser observada por todos os empregadores, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas.

Aquele que possui um(a) diarista que trabalha três vezes por semana, estando
ele(a) registrado(a), terá de cumprir com as obrigações do eSocial?
Sim. Efetivamente, o eSocial será aplicado para todos os empregadores, indistintamente. Entretanto, em
alguns casos, o Governo estabelece procedimentos simplificados, como no caso dos empregadores do-
mésticos, para os quais já foi criado o Portal eSocial.

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As empresas terão algum custo para implantação do eSocial?


Não chamaria de “custo” e sim de investimento. O sistema eSocial vai simplificar o cumprimento das diversas obrigações tra-
balhistas e previdenciárias das empresas. Entretanto, no primeiro momento, as empresas precisarão se preparar para o eSo-
cial, implantando sistemas que permitam o cumprimento das obrigações e investindo no treinamento e reciclagem dos seu
colaboradores para que forneçam as informações de forma precisa e tempestiva.
As microempresas e empresas de pequeno porte, entre outros pequenos empregadores terão à disposição, no âmbito do eSo-
cial, sistema eletrônico online gratuito, disponibilizado pela administração pública federal, que possibilitará, a partir da inser-
ção de dados, a geração e a transmissão dos arquivos referentes aos eventos do eSocial.

Quais obrigações acessórias serão abrangidas pelo eSocial?


Dentre as obrigações acessórias abrangidas d) Manual Normativo de Arquivos Digitais (Ma-
podemos mencionar: nad);
a) Relação Anual de Informações Sociais (Rais); e) Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT);
b) Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e f) registro de empregados;
Informações à Previdência Social (Sefip/GFIP);
c) Cadastro Geral de Empregados e Desempre- g) Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
gados (Caged); h) folha de pagamento.

Quais órgãos públicos utilizarão as informações do eSocial?


Utilizarão as informações do eSocial os seguintes órgãos públicos, entre outros: Ministério do Trabalho; Ministério da Fazenda;
Receita Federal do Brasil; Instituto Nacional do Seguro Social; Caixa Econômica Federal.

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O empregado terá acesso às informações do eSocial?


Atualmente não há previsão de acesso direto do empregado ao sistema eSocial. Entretanto, futuramente este poderá vir a ter
acesso ao sistema, de forma limitada, a fim de verificar as informações que lhe dizem respeito, tais como: recolhimento de con-
tribuições previdenciárias e depósitos de FGTS.

Quais serão os identificadores constantes do eSocial?


A partir da data de entrada em vigor do eSocial, os empregadores/contribuintes/órgãos públicos
pessoa jurídica serão identificados apenas pelo Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ),
e os empregadores/contribuintes pessoa física, apenas pelo Cadastro de Pessoas Físicas (CPF)
As pessoas físicas que utilizam a matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI) passarão a usar
o Cadastro de Atividades Econômicas da Pessoa Física (CAEPF), que será um número sequen-
cial, vinculado ao número do CPF. Neste caso, a pessoa física deve providenciar o registro no
CAEPF, de acordo com normatização específica da Receita Federal do Brasil (RFB).
Para as obras de construção civil que possuem responsáveis pessoas físicas ou jurídicas, a matrícula CEI será substituída pelo
Cadastro Nacional de Obras (CNO) que, obrigatoriamente, é vinculado a um CNPJ ou a um CPF. As matrículas CEI existentes
na data de implantação do CNO, relativas às obras de construção civil, passarão a compor o cadastro inicial do CNO. Ressalte-
-se, entretanto, que até a implantação do CNO deverá ser usado o CEI da obra no lugar do CNO no eSocial.
Uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos da-
dos cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço.
Esses dados são confrontados com a base do eSocial, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e na
base do CNIS - Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS), e qualquer divergência existente im-
possibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.
Dessa forma, o empregador deve zelar pela consistência dos dados cadastrais dos trabalhadores a seu serviço com os dados
constantes na base do CPF e do CNIS e, se necessário, proceder à sua atualização antes da data de entrada em vigor do eSo-
cial.

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Como será o processo de envio das informações por meio do


eSocial?
O empregador/contribuinte/órgão público gera um arquivo eletrônico conten-
do as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transforman-
do-o em documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a
integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico será trans-
mitido pela internet para o ambiente nacional do eSocial que, após verificar a
integridade formal, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao empregador/con-
tribuinte/órgão público .

Considerando que o empregador/contribuinte deverá ser iden-


tificado no eSocial com algum código correspondente ao tipo
de inscrição, deve constar a identificação também quando da
alteração dos seus dados cadastrais?
A legislação do Imposto de Renda determina que, em geral, as empresas e equi-
paradas são identificadas perante a RFB mediante o número do CNPJ. Todas as entidades domiciliadas no Brasil, inclusive as
pessoas jurídicas equiparadas pela legislação do Imposto sobre a Renda, estão obrigadas a se inscrever no CNPJ e a cada um
de seus estabelecimentos localizados no Brasil ou no exterior, antes do início de suas atividades. São também obrigados à
inscrição, entre outros: órgãos públicos de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios,
desde que se constituam em unidades gestoras de orçamento; condomínios edilícios; consórcios de empregadores; represen-
tações diplomáticas estrangeiras no Brasil etc.
É obrigatória a atualização no CNPJ de qualquer alteração referente aos dados cadastrais das empresas até o último dia útil do
mês subsequente ao de sua ocorrência.
A identificação da pessoa física se dá pelo CPF, que constitui o banco de dados relativos às pessoas físicas contribuintes/
responsável, perante a RFB.

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Os trabalhadores sem vínculo de emprego, como por exemplo, o estagiário, também deverão ser in-
formados no eSocial?
Sim. Deverão ser informados nos eventos relativos aos Trabalhadores sem Vínculo de Emprego/Estatutário.
Esses eventos são utilizados para prestar informações relativas a trabalhadores que não possuem vínculo empregatício/esta-
tutário com a empresa/órgão público (trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais, estagiários, médicos residentes, diretores
não empregados, titular de firma individual (atual empresário individual etc.).

As empresas terão que informar trabalhadores que prestaram serviços antes da


implantação do eSocial?
Em princípio não. A empresa/órgão público deverá enviar, no início da implantação do eSocial, informa-
ções de todos os vínculos ativos existentes, entretanto, caso um empregado/servidor tenha sido desliga-
do da empresa/órgão público antes da data de implantação do eSocial e, portanto, não constou no cadas-
tramento inicial original, mas, por algum motivo, após a implantação do eSocial, a empresa precisa efetuar
um pagamento ao trabalhador desligado há algum tempo. Neste caso este ex colaborador será informado no eSocial para que
o pagamento possa ser efetuado(exemplo: pagamento de dissídio, reintegração, ação judicial, etc.).

Como será realizada a fiscalização após a implantação do eSocial?


Após a implantação do eSocial haverá a diminuição de fiscalizações FÍSICAS, tendo em vista que os
órgãos fiscalizadores terão acesso a todas as informações via eSocial (ON LINE), fato que aumentará
a rapidez e a eficiência na apuração de irregularidades, podendo resultar no aumento do número de
autuações e imposição de multas.

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Os escritórios de contabilidade poderão enviar os eventos do eSo-


cial das empresas clientes? De quem será a responsabilidade pe-
las informações?
Conforme o Manual de Orientação do eSocial, os eventos que compõem o eSocial
devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital, utilizando-se
certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
(ICP-Brasil), ou seja, o certificado digital utilizado no sistema eSocial deverá ser emi-
tido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.
Consequentemente, os certificados digitais serão exigidos em dois momentos dis-
tintos:
a) transmissão: antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é
utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na Internet. Para que um certificado seja aceito na função de
transmissor de solicitações, este deverá ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ);
b) assinatura de documentos: para os empregadores pessoas jurídicas, os eventos poderão ser gerados por qualquer estabe-
lecimento da empresa ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deverá pertencer à matriz ou ao represen-
tante legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não eletrônica.
Para os empregadores pessoas físicas, os eventos deverão ser gerados pelo próprio empregador ou seu procurador e assina-
dos com o certificado digital pertencente a este ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrôni-
ca e não eletrônica.
Para os órgãos públicos, os eventos poderão ser gerados pelo representante autorizado para efetuar a transmissão das respec-
tivas unidades administrativas. Os certificados digitais utilizados para assinar os eventos enviados ao eSocial deverão estar
habilitados para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado. Está previsto para o projeto o uso de Pro-
curação Eletrônica da Receita Federal do Brasil (RFB) ou da Caixa Econômica Federal (Caixa).
Assim, entende-se que o envio poderá ser realizado pelo escritório de contabilidade, atendidos os critérios mencionados quan-
to à procuração eletrônica e não eletrônica para a transmissão e assinatura do eSocial.

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Quando terá início o prazo para entrega do eSocial a ser


observado pelas Oscip?
O legislador não trouxe nenhum procedimento diferenciado a ser aplica-
do para as “Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público” (Oscip)
em relação ao eSocial; assim, depreende-se que essas organizações devem
observar o mesmo prazo das demais empresas.

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