MANUAL COMPRAS DE MERCANCÍA

Fecha:
 03 Abril 2017

MANUAL DE USUARIO
COMPRAS DE MERCANCÍA
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 03 Abril 2017

Documento Soporte: Compra de mercancía

Área: Inventario
Cargo Operativo: Jefe de bodega, Auxiliar de inventario, Auxiliar Contable
Frecuencia: Alta
Proceso: Registro de información en el SAG
Dirigido a: Área de contabilidad

OBJETIVO
Documentar el procedimiento para el proceso de una compra desde que se solicita
hasta que se ingresa la información en el software SAG, con toda la información
necesaria para no afectar la ejecución de la compra por medio de un procedimiento
estándar establecido.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

En el presente manual se establecen los pasos a seguir para el registro adecuado de
una compra de mercancía en el SAG, donde se constituye un procedimiento estándar
el cual debe ser seguido por todos los funcionarios que lo ejecuten.

ALCANCE
El procedimiento tiene como alcance su implementación por parte del usuario para
el proceso adecuado de la elaboración de las compras.
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Contenido
1. GENERALIDADES DEL SAG .......................................................................................................... 4
1.1. ICONOS GENERALES ............................................................................................................ 4
1.2. ICONOS DE UN DOCUMENTO ............................................................................................. 5
2. INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................. 6
3. PERMISOS DE LOS USUARIOS..................................................................................................... 7
4. CREACIÓN DE UN PROVEEDOR .................................................................................................. 7
4.1 DATOS BÁSICOS ......................................................................................................................... 8
4.2 DATOS ADICIONALES ................................................................................................................. 9
4.3 SALDOS .................................................................................................................................... 11
4.3 CONTACTO .............................................................................................................................. 11
4.4 ARTICULOS............................................................................................................................... 12
4.5 EVALUACIONES........................................................................................................................ 12
4.6 DIAS NEG. PROGRAMACIÓN DE PAGOS .................................................................................. 13
5. INGRESO DE UNA COMPRA ...................................................................................................... 13
5.1. DATOS ITEM ...................................................................................................................... 14
5.2. DATOS FACTURA ............................................................................................................... 16
5.3. OTROS DATOS ................................................................................................................... 17
5.4. PESTAÑAS INFORMATIVAS ................................................................................................ 18
5.5. PARÁMETROS CONTABLES ................................................................................................ 19
6. ESTADO DE CARTERA ................................................................................................................ 20
7. PAGO A PROVEEDOR ................................................................................................................. 21
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1. GENERALIDADES DEL SAG

1.1. ICONOS GENERALES

Estos iconos son estándar para todas las ventanas de procedimientos del SAG y a los que los
usuarios tienen permiso.

Se utiliza para salir del sistema.

Permite visualizar los articulos o servicios que maneja la empresa.
Permite visualizar la base de datos de los clientes.
Permite visualizar la base de datos de los proveedores.
Se ingresa al documento de facturas y devoluciones.
En este icono se ingresa a la facturación POS.
Se ingresa al documento de Recibo de caja por modulo, Egresos por modulo y notas
crédito.
Permite ingresar a los documentos por asientos contables, es decir, a los recibos de
caja y egresos donde se utilizan cuentas contables manualmente.
Balances y saldos de cuentas, por aquí se visualizan estos informes.
Calculadora.
Block de notas.
Explorador, para abrir documentos exportados.
Icono de ayuda.

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1.2. ICONOS DE UN DOCUMENTO

Dentro de un documento se tienen las siguientes opciones:

Se utiliza para salir del documento.

Aprobar un documento.
Aprobar y salir del documento.
Aprobar y realizar un nuevo documento.
Limpiar lo que se ha hecho en un documento.
Imprimir el documento.
Ir al primero registro.
Ir al registro anterior.
Ir al registro siguiente.
Ir al último registro.
Borrar un documento o una línea del mismo.
Anular un documento.

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2. INGRESO AL SISTEMA

El empleado que tenga acceso al software tiene su usuario y clave personal e intransferible.

INGRESO AL SISTEMA
N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Empresa Se selecciona la empresa, para el caso es Inversiones
Tucan Oriente S.A.S.
2 Periodo Se selecciona el periodo en el cual se va a trabajar
3 Usuario Se ingresa el usuario personal
4 Clave Se ingresa la clave de acceso
5 Operación Clic para igresar a los módulos del SAG.

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3. PERMISOS DE LOS USUARIOS

La empresa tiene asignados ciertos permisos para los usuarios encargados del ingreso de
las compras y por seguridad se restringen los que vemos a continuación:

4. CREACIÓN DE UN PROVEEDOR

La creación de un proveedor se realiza directamente desde el departamento de Auditoría y

Contabilidad ya que se debe tener en cuenta la clasificación del tercero dentro de su
información tributaria en el Rut para parametrizarlo de acuerdo a los impuestos y
retenciones que se le deban aplicar.
El auxiliar de compras debe solicitarle al proveedor unos documentos para su creación que
son:
-Cedula de ciudadanía del representante legal
-Rut
-Cámara de comercio

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4.1 DATOS BÁSICOS

Se ingresa por el icono y se procede a diligenciar el formulario de los datos personales.

Los campos en rojo son obligatorios, los demás son opcionales:

DATOS BÁSICOS
N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Tipo documento Se escoge el tipo de documento del proveedor.
2 Nro Se ingresa el número de identificación del proveedor.
3 Nombre y apellidos Se ingresan los nombres y apellidos, aplica para persona
Natural.
4 Nombre Se replica el campo N°3 para persona Natural, para
persona Juríca se ingresa el nombre de la empresa.
5 Rep. Legal Nombre del Representante legal de la empresa proveedora
6 Dirección Ppal Se ingresa la direccion del establecimiento.
7 Direccion 2 Se ingresa una segunda dirección si la posee.
8 E-mail Se relacionan los correos electrónicos que posea.
9 Teléfono Ppal Número de telefono principal.
10 Teléfono Alterno Se ingresa el numero de telefono alterno si lo posee.
11 Ciudad Se escoge la cuidad a la que pertenece la direccion
principal.
12 Página Web Si la empresa del proveedor tiene pagina web se relaciona
aquí.
13 Fax Se ingresa el número de fax.

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14 Act. económica Se ingresa el código Ciiu correspondiente a la actividad

económica.
15 Naturaleza Se cataloga si es un proveedor con naturalez Juríca o
Natural.
16 Sexo Se escoge si es masculino o femenina.
17 Clase régimen Se escoge la clasificación tributaria al que pertenezca, si es
regimen simplificado, comun o gran contribuyente.
18 Ruta Foto Se escoge un archivo con extension .jpg si se desea agregar
una foto para el proveedor.
19 Id del exterior Si el proveedor pertenece al exterior se ingresa su ID en
esta opción.
20 Acepta recibir Se escoge la opción SI o NO, dependiendo la autorización
Información que otorgue el proveedor para el envio de información por
correo Electrónico.

4.2 DATOS ADICIONALES

Los campos en rojo son obligatorios, los demás son opcionales:

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DATOS ADICIONALES
N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Actividad Para la empresa esta definido que todos los proveedores
de deben definir en comercio al por mayor.
2 Forma de pago Se especifica si es contado o crédito.
3 Clase Se especifica si es contado o crédito, igual que en el campo
N°2.
4 Retención normal Se especifica el porcenta y motivo de la retención que se le
aplicara al proveedor.
5 Reteica Se especifica si maneja Reteica.
6 Otra retención En este campo se adiciona una retencion diferente a las
relacionadas en el campo 4 y 5 si la posee, como
estampillas, adulto mayor etc.
7 Local-Global Check si el proveedor es Nacional o del Extranjero.
8 Activo Check para activar o desactivar al proveedor.
9 Base de Rete-iva Check para activar la base del reteiva, si es un proveedor
de regimen simplificado.
10 Autorretenedor Check si el proveedor es autorrenedor de retenciones.
11 Dias PP En este capo se parametriza si tendra descuento por
pronto pago.
12 Observaciones Se utiliza esta campo para adicionar alguna nota adicional.
13 Rete iva Se relaciona el porcentaje de reteiva que se le aplicara al
proveedor.
14 Cuentas reteiva No aplica.
15 Cupo máximo Si se requiere, se especifica el cupo maximo de cartera.
16 Pago electrónico No aplica.

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4.3 SALDOS
Esta pestaña es informativa, se pueden observar los saldos del año en curso según las siguientes
opciones:

Se da clic a la opción deseada.

4.3 CONTACTO
Esta pestaña no es obligatoria, sirve para relacionar los contactos que se requieran para el trato
con el proveedor y que se consideren necesarios, es decir, se pueden relacionar los datos del
vendedor, cobrador, cartera etc.

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CONTACTOS
N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Tipo contacto Se selecciona el dipo de documento.
2 Identificación Número de documento de identificación.
3 Nombre Nombre del contacto.
4 Ruta Sirve para anexar una imagen .jpg del documento de
documento identificación del contacto.
5 Teléfono Numero de telefono o celular.
6 E-mail Se relaciona el correo electronico.
7 Datos Notas adicionales que se requieran.

4.4 ARTICULOS
Esta pestaña no aplica para Inversiones Tucán oriente S.A.S.

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4.5 EVALUACIONES
Esta pestaña sirve para realizarle evaluaciones al proveedor y documentar su comportamiento en
esta opción.
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4.6 DIAS NEG. PROGRAMACIÓN DE PAGOS

Esta pestaña es de carácter informativo y sirve para ingresar los días de negociación de pago de
facturas, para la empresa Inversiones Tucán Oriente S.A.S. no se utiliza.

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5. INGRESO DE UNA COMPRA

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Cuando se reciba una factura de compra se debe revisar la fecha de la misma, que se encuentre
dentro del mes corriente y se ingresa por la siguiente opción .

Procedemos a llenar los datos básicos de la factura.

DATOS BÁSICOS DE LA FACTURA

N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Fuente Se selecciona la Fuente CO que corresponde a compras
2 N° Se ingresa el numero de la factura del proveedor
3 Fecha Se ingresa la fecha de la factura DD/MM/AAAA
4 Tercero Se selecciona el tercero se puede buscar por nombre o NIT
5 C. costo Se escoge el centro de costo al que hace parte la compra
6 Observ. Si se requiere, se ingresa alguna nota acerca del documento

Elaborado por: Edith Janeth Gómez Página 14 de

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5.1. DATOS ITEM
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Después de ingresada la información anterior nos dirigimos a la pestaña de ítem y

diligenciamos los siguientes datos:

Se debe dar clic en para guardar la información ingresada que se explica a continuación:

DATOS ITEM
N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Se da clic en este icono y se abre un cuadro con los productos
del inventario, se busca y se selecciona el producto pedido.
2 Cantidad Se ingresa la cantidad que se solicito.
3 Valor unitario Se ingresa el valor de la unidad antes de IVA.
4 % Dscto Aquí no se debe ingresar porcentaje de descuento, se debe
aplicar el descuento al valor unitario.
5 Subtotal Vr Campo automatico, el sistema toma numeros enteros.
unit.
6 IVA Campo automatico, en la creación del articulo se le asocio un
porcentaje de IVA, se verifica que este correcto.

Elaborado por: Edith Janeth Gómez Página 15 de

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7 Neto Vr Campo automatico, calcula el resultado del articulo individual

Unitario con IVA.
8 Otros Se diligencia si existen un rubro diferente al IVA.
impuestos
9 Neto Vr Total Campo automatico, muestra el resultado de la multiplicación del
valor unitario con la cantidad.
10 Det. adicional Si se le desea agregar una nota al item se hace en este campo

5.2. DATOS FACTURA

En esta pestaña se observa de forma ordenada el resumen de los datos ingresados en la
pestaña anterior.

Elaborado por: Edith Janeth Gómez Página 16 de

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DATOS FACTURA
N° CAMPO DESCRIPCIÓN
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1 Forma de pago Campo automatico, la forma de crédito se ingreso en la

creacion del proveedor pero se puede modificar.
2 Vence Calcula la fecha de vencimiento según la forma de pago que se
ingrese.
3 Saldo Muestra el saldo actual de la factura.
4 Cerrada Si esta con check es porque ya se aprobo y no se puede
modificar.
5 Retefuente El proveedor por defecto debe tener su asociación a una
retención, sin embargo, por esta opción se deja escoger el
porcentaje de retencion que lleva la factura.
6 Recuadro Se observa el articulo ingresado, el subtotal, el IVA, las
Retenciones y el total a pagar.

5.3. OTROS DATOS

Esta pestaña no aplica para Inversiones Tucán Oriente S.A.S.

Elaborado por: Edith Janeth Gómez Página 17 de

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5.4. PESTAÑAS INFORMATIVAS

Las siguientes pestañas son informativas y no requieren el ingreso de datos:

SALDOS
FACTURA

ABONOS

IMPUTACION
CONTABLE

IMPUTACION
CONTABLE
NIFF

IMPUTACION
PRESUPUESTO

SALDOS
X
CONCEPTO

SALDOS X
TALLA COLOR

Elaborado por: Edith Janeth Gómez Página 18 de

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ACULUDADO
ITEMS

ADMISIONES

5.5. PARÁMETROS CONTABLES

Después de haber analizado e ingresado toda la información obligatoria de los pasos anteriores
(5.1 – 5.2 – 5.3) procedemos a guardar los datos dando clic en el icono .

Existen unos Iconos adicionales en este documento que se encuentran en la parte central derecha
que son los siguientes:

Aprobar una línea en el documento, en este caso un artículo o servicio.

Limpia el dato de la línea que se ingresó, solo deja hacerlo antes de haber aprobado el artículo
o el servicio.
Cambiar de usuario o persona que ingreso el documento, solo tiene permisos el usuario
administrador, para el caso de la empresa le corresponde al área contable o auditoría.
Cerrar el documento, después de realizar un documento en el SAG siempre se debe cerrar por
esta opción para que no genere errores en procesos contables.

Elaborado por: Edith Janeth Gómez Página 19 de

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Sirve para imprimir el documento.

Muestra el estado del documento, si esta sin check quiere decir que no se cerrado.
Muestra el saldo que se le debe a la compra o si ya se ha pagado.

6. ESTADO DE CARTERA
Para revisar un estado de cartera de lo que se le debe a un proveedor nos vamos por la siguiente
ruta:

Ingresamos al icono .

Buscamos al proveedor por nombre o Nit y nos aparece la información a cancelar a la fecha como
se observa en la imagen.

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7. PAGO A PROVEEDOR
Por medio de un Egreso se le realizan los anticipos, abonos o pagos a la cartera del proveedor.

Para realizar un documento de EG-EGRESO, ingresamos al icono .

Los campos en rojo son obligatorios.

DATOS DE PAGO
N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 fuente Se selecciona el documento EG-EGRESOS.
2 Prefijo Consecutivo automatico.
3 Fecha Fecha de pago.
4 Tercero Se escoge el nombre del proveedor.
5 Centro costo Se selecciona el centro operativo correspondiente.
6 Caja Se seleccióna el medio de pago, caja general o banco.
7 Beneficiario Campo automatico, corresponde al mismo número del
proveedor.

Elaborado por: Edith Janeth Gómez Página 21 de

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8 Concepto Cualquier nota adicional que se desee agregar.

9 Cheque Si cancela con cheque se relaciona el número del cheque aquí.
10 Banco Numero del banco girador del cheque.
11 Factura Se selecciona la compra que se cancelara.
12 Impuestos Se parametrizan los impuestos en este espacio, y los ajustes de
pesos o cartera.
13 Vlr descuento Si el proveedor nos da un descuento por pronto pago o algo
similiar se ingresa el valor aquí.
14 Intereses por Si el proveedor nos ha aplicado intereses se ingresa aquí el
mora valorl.
15 Valor pagado Se ingresa el valor a entregar al proveedor.
16 Ind y Ccio Si tiene retencion de industria y comercio se ingresa el valor
aquí.
17 Iva Este campo no esta parametrizado para la empresa.
18 Anticipo Si es para realizar un anticipo al proveedor se ingresa en este
campo, no se debe asociar facturas en el punto 11.
19 Se observan el resumen de lo que se va a pagar

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