Facultad de Ciencia Tecnología e Industria (FACTI)

Maestría en Gestión y Desarrollo del Recurso Humano

MRHQ

Actividad 1 Unidad 1
Diseño de Procesos

Gustavo Adolfo Ramírez López

Carnet: 0510716
Catedrática: Lic.: José Manfredo Aguilar Corado
Curso: Diseño, Análisis y Mejora de Procesos

Guatemala, febrero 2019

 Índice General

Contenido
Introducción ................................................................................................................................. 1
Descripción de la Institución ..................................................................................................... 1
MISIÓN..................................................................................................................................... 1
VISIÓN ..................................................................................................................................... 1
Organigrama de la DGSP ......................................................................................................... 2
Factores Críticos de Éxito para Competir ............................................................................... 3
Procesos Gerenciales y de Soporte ........................................................................................ 4
Cadena de Valor ......................................................................................................................... 5
Indicadores del Sistema ............................................................................................................ 6
 Introducción

Las organizaciones buscan obtener la mayor productividad de las actividades y

procedimientos que llevan a cabo su producto y/o servicio que ofrecen a sus
clientes y que el resultado cumpla con todas las expectativas y necesidades del
cliente, haciendo uso de la eficiencia en el uso de los recursos o bien en la
calidad del servicio.

Los recursos de la compañía pueden ser tangibles e intangibles, para lograr esta
meta la planeación juega un papel importante, al momento de administrar los
recursos disponibles, la cadena de valor nos enseña a reestructurar las
actividades y procesos que se ejecutan actualmente para alcanzar un superávit
favorable, a continuación, se presenta un caso enfocado al servicio, poniendo en
práctica los conceptos aprendidos en clase.

1
 Descripción de la Institución

MISIÓN

Institución rectora de las políticas relativas al mantenimiento de la paz, el orden

público y la seguridad interior, que ejecuta las órdenes y resoluciones judiciales,
administra los regímenes migratorio y penitenciario, conduce y regula los cuerpos
de seguridad y cumple las funciones de gobernabilidad asignadas por la ley.

VISIÓN

Ser la institución eficiente y profesional, sujeta a la Constitución y las leyes y

respetuosa de los derechos humanos que, dentro del marco del Sistema Nacional
de Seguridad, logre la gobernabilidad, seguridad interior y el apoyo a la justicia, con
la participación de la sociedad y la coordinación sectorial, gozando de la confianza
y credibilidad de la población.

1
Organigrama de la DGSP

2
 Factores Críticos de Éxito para Competir
DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO PARA
COMPETIR
PROCESOS MISIONALES, DE VALOR O Dentro de la institución se presentan infinidad de necesidades a nivel de Direcciones, del edificio SEDE
PRIMARIOS
Departamento de Almacén, la transparencia juega un papel importante, en base a los resultados
obtenidos, para con nuestros clientes externos, que brindan un gran apoyo y pronta respuesta a las
FACTORES CRITICOS DE ÉXITO PARA COMPETIR
Dirección General del Sistema Penitenciario (DGSP), esta es una dependencia de Gobierno que
pertenece al Ministerio de Gobernación, esta institución Ejecuta las Ordenes del Ministerio Publico y
los Juzgados de Paz que se encuentran al servicio de la población guatemalteca, haciendo valer sus
derechos y que todo proceso sea justo, nuestra carta magna en su Artículo 1.- Protección a la Persona. El
Estado de Guatemala se organiza para proteger a
la persona y a la familia; su fin supremo es la realización del bien común.
Podemos decir que dentro de los factores críticos que afronta la institución, existen varios tanto
internos como también externos, en este caso nos enfocaremos en uno que es interno, para ser más
específicos en el Departamento de Compras, este pertenece a la Dirección Administrativa de la
Institución, el termino compras representa una infinidad de adquisiciones, ya sean productos o
servicios, el punto crítico que trabajaremos será el cliente externo, reestructurando los procesos
actuales.
de esta institución, para poder cumplirlas el Departamento de Compras, Dirección Financiera y
necesidades de adquirir mobiliario y equipo.
FACTORES ACTIVIDADES DE VALOR
1
Transparencia Atender una Necesidad
2
Documento Legitimo Generar una Requisición de Compra
3
Precios Competitivos Sondeo de Precios
4
Ley de Contrataciones del Estado Evaluación de Oferentes
5
Compra Directa/GUATECOMPRAS Establecer el Metodo de Compra
Documentos que Acreditan la
Solicitar Documentación de Soporte
Legitimidad de la Empresa 6
7 Dirección Financiera Regula el Gasto y
Seccion de Presupuesto
es Aprobado
8
Periodo de Credito y Forma de Pago Negociación con el Proveedor
9
Documento Autorizado Adjudicacion de la Compra
Departamento de Almacen e 10
Se Coordina la Entrega
Inventarios
11 Se Emite el Cheque y/o Deposito a
Direccion Financiera Ejecuta el Gasto
Cuenta
3
 Procesos Gerenciales y de Soporte

PROCESOS GERENCIALES O ESTRATÉGICOS Y PROCESOS DE SOPORTE O APOYO

PROCESOS GERENCIALES O El Plan Anual de Compras (PAC) es uno de los procedimientos Administrativos que sirve
ESTRATEGICOS como base para Ejecutar el Presupuesto cuatrimestral, transferido por el MINGOB a esta
institución, una meta sumamente importante a corto plazo, es velar por una buena
Ejecucion del Gasto y evitar recortes en el Presupuesto.

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE La mas importante es el RR HH, que interviene de forma directa o bien sea indirecta para
que la compra se lleve a cabo, desde el Analista de Compras, que aporta sus
conocimientos y toma de desicones hasta el Auxiliar de Amacen que Resguarda los
bienes para la entrega de los usuarios.

PROCESOS GERENCIALES PROCESOS DE SOPORTE

1 1
Planeación Dirección Administrativa Direccion de Informática

2 2
Planeación Dirección Financera Mantenimiento

3 3
Despacho y Subdespacho Superior Departamento de Transportes

4 4
Sondeo de Precios Unidad de Auditoria Interna

5 5
Marcas de Prestigio Dirección Juridica

6 6
Empresas Autorizadas Unidad de Inspectoria

7
Servicio al Cliente

8
Tiempo de Entrega

4
 CADENA DE VALOR
DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA PENITENCIARIO
DEPARTAMENTO DE COMPRAS 2019

Evaluacion Financiera del Recepcion y Resguardo de los Direccion Financiera Ejecuta el

Compra de Mobiliario y Equipo Registro en el Inventario
Presupuesto Bienes en Almacen Gasto

PROCESOS DE GESTION

C C
L L
Evaluacion y Cotizacion del Direccion Financiera Regula el
General Requisición de Compra Autorizacion de la Requisicion Adjudicacion de la Compra
Departamento de Compras Gasto
I Negociacion con el Proveedor
Documentacion Legal del
Negociacion del Credito Coordinar la Entrega Hacer Efectivo el Pago
I
Oferente

E PROCESOS CLAVE E
N N
Cadena de Valor

T T
Direccion de Informatica Mantenimiento Mantenimiento Departamento de Transportes Unidad de Auditoria Interna
E E
Direccion Juridica Unidad de Inspectoria

PROCESOS DE SOPORTE O APOYO

INTERNO EXTERNO

5
 Indicadores del Sistema

INDICADORES DEL SISTEMA

PROCESO INDICADORES

Periodo de tiempo en el Reestructuración del

Monopolio de
proceso de generación Dirección de Eventos y
Compra de Mobiliario y Equipo proveedores por
y autorización de la Licitaciones, los plazos
PROCESOS DE GESTION

favoritismo
Requisición de Compra no son apropiados

Traslado de fondos Rechazo de

Pérdida de cuota por
Evaluacion Financiera del Presupuesto para cubrir otras expedientes por estar
no ejecutar el gasto
necesidades incompleto
Posponer fecha de Falta de espacio fisico
Recepcion y Resguardo de los Bienes en Almacen xxxxx
entrega por multiples compras
Código de insumo Las características de
incorrecto o no los bienes no son las
Registro en el Inventario Errores de Facturación
existente en el solicitadas en la
catalogo requisición de compra
Ubicación geográfica
Direccion Financiera Ejecuta el Gasto xxxxx xxxxx
incorrecta

Falta de Presupuesto
Generar Requisición de Compra xxxxx xxxxx
en el Renglon
Falta de Jefe Inmediato
Ausencia de
Autorizacion de la Requisicion en la Dirección que xxxxx
autoridades
solicita
El producto sea poco
Evaluacion y Cotizacion del Departamento de Compras xxxxx xxxxx
comercial
PROCESOS CLAVE

No se pueda crear el No se pueda general el

Direccion Financiera Regula el Gasto xxxxx
CUR de pago Devengado
Adjudicacion de la Compra Falta de Oferentes Un solo Oferente xxxxx
Precios no
Negociacion con el Proveedor xxxxx xxxxx
competitivos
No estar registrado en El giro comercial no
Documentacion Legal del Oferente xxxxx
la SAT sea el indicado
Periodo de credito
Negociacion del Credito Precio de Coantado xxxxx
menor a 15 dias
Incumplimento en la Entrega parcial de los
Coordinar la Entrega xxxxx
fecha de entrega bienes
Cuenta no registrada
Hacer Efectivo el Pago Firma de Cheque en el Ministerio de xxxxx
Finanzas

Desconocimeinto de
Direccion de Informatica las caracteristicas del xxxxx xxxxx
PROCESOS DE APOYO

equipo
Mantenimiento Traslado de Equipo xxxxx xxxxx
Departamento de Transportes Transporte del Equipo xxxxx xxxxx
Unidad de Auditoria Interna Consultoria Interna xxxxx xxxxx
Direccion Juridica Consultoria Interna xxxxx xxxxx
Actos irregulares en la
Unidad de Inspectoria xxxxx xxxxx
compra