Mail Merge

Obyektif :
1. Mahasiswa mampu Membuat dokumen utama dan data source
2. Mahasiswa mampu menyambungkan dokumen dan data source
3. Mahasiswa mampu mencetak mail merge

Pembuatan Mail Merge.

Mail merge merupakan penggabungan dua file, yaitu dokumen utama
(main document) dan sumber data (data source). Contoh dokumen mail
merge yaitu surat undangan, yang terdiri dari naskah undangan (sebagai
dokumen utama) dan data orang-orang yang akan diundang (sebagai
sumber data).
 Pembuatan dokumen utama (mis. Surat).
 Masuk menu Tools kemudian pilih sub menu Merge Documents.
Lalu akan tampil kotak dialog seperti berikut :

 Pada langkah pertama yaitu dalam sub menu Main Document,

terdapat pilihan :
  Form Letters Jika ingin membuat surat.
 Mailing Labels Jika ingin membuat label untuk amplop.
 Envelopes Jika ingin mencetak amplop.
 Catalog Jika ingin membuat suatu katalog.
Pilih Form Letter, karena kita akan membuat suatu surat undangan.
Setelah Anda memilih Form Letters, akan tampil kotak dialog seperti
berikut :

 Pilih tombol Active Window bila kita telah membuka window

dokumen utama atau jika kita telah membuat naskah undangannya.
Pilih New Main Document jika kita ingin membuat naskah yang baru
lagi.
 Membuat sumber data.
Setelah selesai dengan pembuatan dokumen utama, selanjutnya kita
akan mengambil file sumber data atau membuat file sumber data yang
baru.
Pada langkah kedua yaitu dalam sub menu Data Source terdapat
pilihan sebagai berikut :
 Create Data Source untuk membuat file sumber data baru.
 Open Data Source untuk membuka sumber data yang telah ada.
Type file sumber data yang dapat digunakan diantaranya file word
document (*.doc), file dbase (*.dbf), microsoft Excel (*.xls), microsoft
query (*.qry), microsoft Access (*.mdb) dan lain sebagainya.

Pilih Create Data Source untuk membuat file sumber data baru. Akan
tampil

 Meng-edit sumber data yang telah ada.

Ketikkan nama field yang diinginkan pada text box Field Name, lalu
tambahkan pada kotak Field Names in Header Row dengan
menekan tombol Add Field Name .
 Penyambungan dokumen dan sumber data.
 Jika telah selesai, click OK. Dan Ms-Word akan menampilkan kotak
dialog Save Data Source untuk menyimpan file sumber data yang
baru saja dibuat.
 Setelah file data disimpan, Ms-Word akan menayakan apakah Anda
ingin meng-edit/menambahkan file data atau mengedit dokumen
utama. Pilih tombol Edit Data Source untuk meng-edit atau
menambahkan data. Selanjutnya akan tampil kotak dialog Data
Form untuk mengisi data yang akan digunakan dalam mail merge.
  Ketikkan data informasi pada field yang telah dibuat. Click Add
New untuk menambahkan record. Click OK untuk mengakhiri
pengisian data. Untuk menghapus record, gunakan tombol Delete
dan tombol Restore untuk mengembalikan record yang baru
dihapus. Tombol View Source digunakan untuk menampilkan
semua record dalam bentuk tabel dan juga dapat digunakan untuk
meng-edit data.
 Jika Anda telah selesai dengan pembuatan file data, Ms-Word akan
menampilkan toolbar baru yang berisi icon-icon dalam pembuatan
mail merge.
 Pencetakan mailmerge.
 Dalam dokumen utama ketik atau edit teks yang akan ditampilkan.
 Letakkan di mana Anda akan menyisipkan informasi dari file data,
click tombol Insert Merge Field pada toolbar mail merge dan
kemudian pilih field yang akan disisipkan.
Contoh :
Kepada Yth.
<<Nama>> <<Telepon>>

di
<<Alamat>>
<<Kode_Pos>>

Dengan hormat,

Kami selaku Panitia HUT RI ke-56 RW 009 turut mengundang

Bapak/Ibu/Sdr/Sdri
<<Nama>> untuk hadir dalam acara syukuran yang sekiranya akan diadakan
pada :

Hari/Tanggal : Jumat / 15 Agustus 2003

Jam : 19.30 s/d selesai
Tempat : Lapangan Badminton

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Ketua Panitia HUT RI ke-56

( Abdullah Syukur)

 Menggabungkan File Data dengan Dokumen Utama

Langkah terakhir setelah melengkapi dokumen utama adalah

menggabungkan file data dan dokumen utama dalam bentuk surat (seperti
pada contoh di atas).
Perhatikan langkah – langkah berikut :
 Dengan dokumen utama berada pada jendela yang aktif, click tombol

View Merged Data pada toolbar mail merge untuk

menampilkan hasil penggabungan dokumen.

 Click salah satu tombol pada toolbal mail

merge untuk memilih data yang diinginkan.

 Click tombol Find Record pada toolbar mail merge untuk

mencari suatu record yang diinginkan.

 Click tombol Edit Data Source pada toolbar mail merge untuk
mengubah/menambahkan/mengurangi suatu data.