PROPUESTA “CASO PIO, PIO MAS PIO

JUAN PABLO GOMEZ OSORIO

DEINER TEHERAN CAMARGO

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
2018
 Propuesta para el Mejoramiento de los Procesos Logísticos de la Empresa “Pio Pio y Mas Pio”
Diagnostico de Problemas Solucion a Problemas
Es notorio como cada área de la compañía
maneja sus funciones de manera
individual y de acuerdo a sus criterios, sin
contar con las demás áreas pertinentes.
Para dar solución a esta situación se hace
necesario que cada área comunique
Falta de comunicación entre las constantemente a las demás cada
áreas de la compañía a la hora de actividad y situación presentada dentro de
realizar los procesos. la empresa, lo que facilitará el flujo de la
información y la comunicación en cada
proceso de la cadena logística y de
suministro.
Se despachan pedidos para locales
comerciales de diferentes actividades
económicas en el mismo vehículo, a un
Desorganización en las rutas de cliente se le llega dos veces por día en
distribución. diferente vehículo, Se despacha un pedido
en diferentes vehículos.
Recomendación de Tecnologías de
Información
Implementar:
-Skype empresarial.
-Programaciones y
bitácoras realizadas en
word.
-Listas de chequeo realizadas en excel
para verificar cumplimiento de
procesos y evitar olvidos.
-Contar con una red y un servidor
donde estén alojados los formatos y
programaciones diarios para que
cada área de la compañía las pueda
tener al alcance en cualquier
momento.
-Contar con impresoras adecuadas
para imprimir pedidos.
Implementar:
-Software ERP que contiene un
módulo de tráfico que le permitirá
controlar los pedidos de los clientes y
los partes de carga. Podrá trabajar
con un plannig multiempresa para
gestionar las cargas y los vehículos
 Para dar solución a este tipo de situaciones disponibles. Podrá enviar SMS,
se debe establecer un rutero único en el gestionar las incidencias de pedidos
cual se clasifiquen los supermercados y y/o transporte con la posibilidad de
tiendas por sector y así mismo la selección realizar filtros por origen o destino de
de camiones para estas rutas en horarios la carga, fecha y/o vehículo. Además,
y días específicos, además seleccionar podrá obtener útiles estadísticas de
camiones para cada tipo de local comercial control de gas - oil.
según su actividad económica, de este -Programaciones en Excel de
modo se entragarán los pedidos a tiempo entregas con información de
en las fechas programadas por los clientes.
clientes.
Se observa como los funcionarios se Implementar:
limitan a realizar sus funciones y la -Capacitaciones por
mayoría de las veces de manera videoconferencias a través de Skype
incorrecta, evadiendo sus empresarial.
responsabilidades, nadie tiene sentido de -Capacitaciones a través de Video
pertenencia por lo que hace y no ven más Bean.
Falta de compromiso por parte de allá de lo que está sucediendo en la -Publicación de funciones de cada
los funcionarios. compañía gracias a los incumplimientos. área en la red e impresión de las
Se hace necesario capacitar al personal, mismas.
aclararles sus funciones y sensibilizar -Listas de chequeo de procesos
sobre la importancia que tiene el que cada completados en excel.
quien se apersone de sus funciones de
manera adecuada y ayude a los demás en
lo posible para formar un buen equipo de
trabajo lograr los objetivos propuestos.
 Se observa que los inventarios se Implementar:
mantienen desactualizados y de este -Software ERP, pues este cuenta con
modo no se logra cumplir con lo que se un módulo de almacenaje para la
ofrece a los clientes. Es importante contar gestión de inventarios.
Invetarios poco confiables con un inventario actualizado -Microsoft Access ya que es una
constantemente así se tendrán datos herramienta que permite administrar
exactos de las existencias de productos y gestionar bases de datos, es ideal
para dar cumplimiento a la demanda. para manejar inventarios.
-Imprimir reportes actualizados.
Se producen errores en las entregas de Implementar:
pedidos; en los tipos, cantidades y pesaje -Correo electrónico y mensajería de
de productos, esto debido quizás a un mal voz y texto en whatsapp para tomar
almacenaje o digitación errónea. Se debe pedidos, ya que así sería más fácil
Programación errada de procurar tener un margen de error mínimo verificarlos.
despachos para la entrega correcta de los pedidos -Imprimir órdenes de pedidos.
para adquirir clientes satisfechos, ya que -Hacer seguimiento a los despachos
son los clientes los que están respaldando en los vehículos con listas de
la existencia de la empresa en el mercado. chequeo.
 Puntos Críticos

En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe

centrar la atención para su mejoramiento:

Comunicación deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de trabajo y

no se apoyan, por ende cada área comete errores y evade responsabilidades. Unos
procesos dependen de otros y la poca comunicación afecta el buen desarrollo de las
actividades; esto sucede debido a la falta de culturización por parte de la compañía
hacia los trabajadores y quizás no se dan a conocer los valores y políticas de la
corporación desde un principio a los empleados.

Falta de capacitación al personal: Es indispensable que el personal de la

empresa sea competitivo, que no solo conozca las funciones propias de su cargo
sino que también tenga conocimientos básicos sobre los procesos de las otras áreas
que conforman la compañía, por eso es importante hacer una rotación del personal
en diferentes áreas ya que con esto todos los empleados se familiarizarán con las
funciones de las diferentes áreas y no se enfrascarán en una sola tarea, otro punto
importante es que cada quien tenga un manual de funciones para que tomen más
compromiso de sus responsabilidades. También es necesario para el buen
desempeño de los procesos capacitar al personal sobre el manejo adecuado de
tecnologías de información y comunicación y el manejo de los softrware ya que de
esto dependerá el éxito de la implementación de los mismos en las operaciones.

Procesos sin documentar: Los diferentes procesos no están documentados: lo

cual ocasiona que se trabaje día a día generando errores frecuentes y repetitivos en
cuanto ala operación y al servicio.

Programación defectuosa: No se revisan y estudian los tiempos de entrega y se

enruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento que
ocasiona el incumplimiento en los pedidos.
Cargos Involucrados

Telemercaderista: Milena - Se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas

y algunos clientes que llamamos especiales.

Telemercaderista: Erika – Es quien toma los pedidos de los supermercados, es una

de las personas que mas tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los
demás procesos.

Auxiliar de facturación Caja: Carla – Es la persona encargada de revisar los

documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros,
notas créditos.
Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el sistema a
primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del
producto manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que
arroja el sistema.

Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la

planta como a la distribución.

Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos
de los clientes.

Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para la

facturación.

Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la programación

de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el

alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.

Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor

logístico.

Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de

ingresos y costos de la compañía.
Supervisor de ventas: Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de
trabajo de ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.

Proveedores: La compañía pollos pio pio y más pio produce y distribuye a sus
clientes, es decir es ella misma quien provee el pollo a los establecimientos
comerciales sin necesidad de adquirir los productos de intermediarios.

Se hace necesario que el gerente general de la compañía preste mayor importancia

a la reestructuración de los siguientes procesos que es donde se hacen más
evidentes las debilidades apoyándose en tecnologías de información y comunicación
y software especializado:

Gestión de producción:
Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere.

Gestión de almacenes y stock:

Almacenaje – Control inventarios.

Gestión de servicio al cliente:

Auditoria de rutas, seguimiento servicio.