PEMERINTAH KABUPATEN MAJALENGKA

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS PANONGAN
Alamat : Jl. Jaka Kusuma No. 2 Desa Panongan Kec. Jatitujuh Kode Pos : 45458
email : puskesmas.panongan@yahoo.com

PANDUAN MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

UPTD PUSKESMAS PANONGAN

I. PENGERTIAN
Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal balik yang dilakukan
oleh puskesmas dengan masyarakat baik untuk menyampaikan informasi kepada
masyarakat maupun untuk mendapatkan umpan balik ataupun keluhan dari
masyarakat.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat :
1. Penyampaian informasi tentang visi, misi, tupoksi, dan kegiatan puskesmas,
dan informasi lain yang dibutuhkan baik secara lisan maupun tertulis.
2. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik maupun
keluhan baik secara lisan maupun tertulis
3. Penyampaian tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan oleh masyarakat.

III. TATA LAKSANA

Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengan
cara penyampaian melalui :
1. Papan pengumuman
a. Kepala puskesmas bersama penanggungjawab pelayanan menentukan
informasi yang harus disampaikan lewat papan pengumuman.
b. Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan pada papan
pengumuman.
c. Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang telah ditentukan.
2. Leaflet/Brosur
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apa saja yang perlu dicantumkan dalam leaflet/brosur.
 b. Petugas merancang leaflet/brosur.
c. Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.
d. Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur.
e. Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke pendaftaran, ruang tunggu dan
lintas sektor.
3. Poster
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apa saja yang perlu dicantumkan dalam poster.
b. Petugas merancang poster.
c. Kepala puskesmas menyetujui poster.
d. Petugas melakukan order pencetakan poster.
e. Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke pendaftaran, ruang tunggu dan
lintas sektor.
4. Standing banner
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apasaja yang perlu dicantumkan dalam standing banner.
b. Petugas merancang standing banner.
c. Kepala puskesmas menyetujui standing banner.
d. Petugas melakukan order pencetakan standing banner.
e. Petugas memasang standing banner di tempat yang sudah ditentukan.

Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan

tatap muka melalui :
1. Penyuluhan
a. Petugas promosi kesehatan membuat kesepakatan jadwal kegiatan dengan
sasaran penyuluhan.
b. Petugas promosi kesehatan menentukan materi yang akan disampaikan.
c. Petugas promosi kesehatan memastikan jadual kegiatan, bila terjadi
perubahan maka dilakukan kesepakatan ulang.
d. Petugas promosi kesehatan memberikan penyuluhan kesehatan.
e. Petugas promosi kesehatan menyusun laporan.
2. Pertemuan lokakarya mini tiga bulanan
a. Petugas melakukan koordinasi, komunikasi dan meminta camat untuk
dapat memimpin lokakarya mini tiga bulanan.
b. Petugas menyampaikan informasi kepada semua sektor yang terkait.
c. Petugas membuat materi yang akan digunakan dalam lokakarya mini
 dalam bentuk yang mudah dipahami.
d. Petugas membuat surat undangan lokakarya mini untuk ditandatangani oleh
Camat.
e. Petugas membagikan surat undangan kepada semua sektor yang
terkait.
f. Petugas menjadi pemateri saat lokakarya mini tiga bulanan.
g. Petugas melaksanakan lokakarya mini sesuai jadwal.
h. Petugas membuat notulen lokakarya mini tribulanan.
i. Petugas melaporkan hasil lokakarya mini kepada Kepala Puskesmas
bersama Tim manajemen mutu membuat rencana tindak lanjut dan tindak
lanjut dari hasil lokakarya mini.
Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik) dilakukan cara sebagai
berikut :
1. Kotak saran
a. Petugas membuka kotak saran sebulan sekali.
b. Petugas mencatat isi dari kotak saran yang disertai identitas dan
nomor telepon.
c. Petugas merekap isi dari kotak saran
d. Petugas melakukan konfirmasi dengan penulis kotak saran.
e. Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas
f. Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas isi dari
kotak saran (umpan balik).
g. Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan balik.
2. SMS
a. Petugas menerima sms umpan balik
b. Petugas mencatat isi umpan balik
c. Petugas merekap isi umpan balik
d. Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas
d. Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas umpan
balik.
e. Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan balik
f. Petugas menghubungi pengirim sms menyampaikan bahwa masalah
sudah diselesaikan oleh puskesmas
3. Survey
a. Petugas menyusun instrumen survey
b. Kepala puskesmas menyetujui instrumen
 c. Petugas melakukan survey
d. Petugas mengumpulkan hasil survey
e. Petugas mengolah data hasil survey
f. Petugas menganalisa hasil survey
g. Petugas menyampaikan hasil analisa survey kepada Kepala
puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas hasil survey
dan rencana tindak lanjutnya.
h. Petugas mencatat hasil rapat
i. Petugas menyampaikan hasil survey di papan pengumuman.

IV. DOKUMENTASI
Tata laksana dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur dalam
SOP. Hasil-hasil komunikasi dengan masyarakat didokumentasikan dalam
notulen dan instrumen survey.

Kepala UPTD Puskesmas Panongan

Asep Haris Aqso, SKM

NIP. 196910061993031004