Anda di halaman 1dari 24

MANUAL PENGGUNA

APLIKASI SISTEM ONLINE STORAGE

DISEDIAKAN OLEH POCKETDATA (M) SDN BHD


Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

ISI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN ................................................................................................................................................. 2


1. PENGENALAN .......................................................................................................................................... 3

LATARBELAKANG ................................................................................................................... 3

OBJEKTIF ................................................................................................................................ 3

KEPERLUAN SISTEM................................................................................................................ 3

2. MEMULAKAN PENGUNAAN SISTEM ONLINE STORAGE MELALUI LAMAN SESAWANG . 4

LOG MASUK KE SISTEM ONLINE STORAGE ............................................................................... 5

LOG MASUK PERTAMA KALI ................................................................................................... 6

PENGURUSAN FAIL DAN FOLDER ............................................................................................ 7

MEMUAT NAIK FAIL ATAU FOLDER ......................................................................................... 7

MEMUAT TURUN FAIL ATAU FOLDER ...................................................................................... 9

PERKONGSIAN FAIL ATAU FOLDER ........................................................................................ 10

PERKONGSIAN PAUTAN (SHARE LINK) ................................................................................... 13

HAPUSKAN FAIL ATAU FOLDER ............................................................................................. 16

MENAMAKAN SEMULA FAIL ATAU FOLDER ........................................................................... 19

3. MEMULAKAN PENGGUNAAN SISTEM ONLINE STORAGE MELALUI DEKSTOP KLIEN . 21

INSTALASI DEKSTOP KLIEN .................................................................................................... 21

CAPAIAN ONLINE STORAGE MENGGUNAKAN CLIENT AGENT ................................................. 23

M u k a s u r a t |2
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

1. PENGENALAN

LATARBELAKANG

Sistem Online Storage adalah satu sistem perkongsian fail dan membuat proses back-up secara
atas talian. Sistem ini berasaskan web dan membolehkan pengguna untuk menguruskan dan
mengendalikan folder, dokumen rasmi atau fail kerja dengan menggunakan komputer atau telefon
pintar.

OBJEKTIF

Dokumen ini adalah sebagai rujukan dan bertujuan untuk memberi penerangan bagi penggunaan
aplikasi Sistem Online Storage seperti:

• Mengakses aplikasi Sistem Online Storage

• Memuat naik fail atau folder

• Memuat turun fail atau folder

• Perkongsian fail atau folder

• Perkongsian pautan (link)

• Hapuskan fail atau folder

KEPERLUAN SISTEM

Berikut adalah spesifikasi keperluan sistem bagi melayari Sistem Online Storage:

a) Google Chrome
b) Mozilla Firefox 4.0 ke atas
c) Internet Explorer 7.0 ke atas
d) Capaian Internet atau Rangkaian Setempat (LAN)
e) Windows 7 ke atas dan mempunyai Microsoft .Net Framework 4.0 (bagi
menginstal versi Client)

M u k a s u r a t |3
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

2. MEMULAKAN PENGUNAAN SISTEM ONLINE STORAGE MELALUI LAMAN


SESAWANG

Bagi memulakan penggunaan Sistem Online Storage, pengguna perlu mengikuti langkah –
langkah seperti berikut.

1. Untuk mengakses Sistem Online Storage, masukkan alamat URL pelayar web berikut:

https://onlinestorage.moe.gov.my dan tekan [Enter] pada padan kekunci komputer


pengguna.

Gambarajah 1 : Alamat Laman Web Sistem Online Storage

2. Laman log masuk (login) bagi Sistem Online Storage seperti gambarajah di bawah akan
dipaparkan.

Gambarajah 2 : Laman Login Sistem Online Storage

M u k a s u r a t |4
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

LOG MASUK KE SISTEM ONLINE STORAGE

1. Untuk log masuk ke Sistem Online Storage, masukkan Username dan Katalaluan (Password)
pada ruang yang disediakan dan tekan butang Sign in.

Contoh:

Username : rashidan

Password : ******** Sila masukkan Username

Masukkan Password,
kemudian tekan butang
“Sign In”.

Gambarajah 3 : Skrin Login Sistem Online Storage

2. Setelah berjaya akses ke Sistem Online Storage, laman utama seperti gambarajah di bawah
akan dipaparkan.

Gambarajah 4 : Laman Utama Sistem Online Storage

M u k a s u r a t |5
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

LOG MASUK PERTAMA KALI

Sekiranya pengguna pertama kali menggunakan Sistem Online Storage, mesej seperti di bawah
akan dipaparkan. Pengguna akan diminta untuk menukar katalaluan pada login kali pertama.

Ikuti langkah berikut (rujuk rajah di bawah):

1. Masukkan katalaluan asal (Current password) yang telah diberi oleh pendtadbir sistem.

2. Masukkan katalaluan baru dan sahkan kataluan tersebut.

3. Klik butang Submit.

Gambarajah 5 : Paparan Menukar Kataluan Kali Pertama

Nota:

 Jika terdapat sebarang komplikasi berkenaan Username atau Password, sila hubungi Pentadbir Sistem.

 Pengguna boleh mendapatkan katalaluan baru dengan klik pada pautan “Lost Password”. Satu email
akan dihantar kepada pengguna bagi menetapkan semula (reset) kataluan.

 Pengguna juga boleh menghubungi Pentadbir Sistem mendapatkan katalaluan yang baru. Katalaluan
baru akan dihantar ke email pengguna.

M u k a s u r a t |6
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

PENGURUSAN FAIL DAN FOLDER

Berikut adalah senarai fungsi yang disediakan untuk pengguna bagi menguruskan fail atau folder
menggunakan Sistem Online Storage;

• Memuat naik fail atau folder

• Memuat turun fail atau folder

• Perkongsian fail atau folder

• Perkongsian pautan (link)

• Hapuskan fail atau folder

• Menamakan semula fail atau folder

MEMUAT NAIK FAIL ATAU FOLDER

1. Sila klik pada butang Add files... seperti di bawah.

2. Tetingkap folder File Upload seperti gambarajah di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 6 : Tetingkap folder File Upload

M u k a s u r a t |7
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

3. Pengguna boleh memilih fail yang ingin dimuatnaik dan klik butang Open.

4. Setelah fail berjaya dimuatnaik, mesej seperti contoh di bawah akan dipaparkan.

5. Fail yang telah berjaya dimuatnaik akan dipaparkan di halaman utama seperti contoh
gambarajah di bawah.

Gambarajah 7 : Fail yang berjaya dimuatnaik

Nota: Fail atau folder baru juga boleh ditambah dengan menggunakan kaedah drag & dropkan fail atau folder
tertentu ke atas browser.

M u k a s u r a t |8
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

MEMUAT TURUN FAIL ATAU FOLDER

1. Di halaman utama pengguna, sila pilih fail atau folder yang hendak dimuat turun seperti contoh
gambarajah di bawah.

Gambarajah 8 : Fail yang hendak dimuatturun

2. Klik pada butang Action yang terdapat di bahagian sebelah kanan fail atau folder yang dipilih
dan senarai menu bagi butang Action akan dipaparkan. Untuk memuat turun fail atau forder
yang dipilih, sila klik pautan Download.

Nota: Pengguna juga boleh klik pada nama fail untuk memuat turun fail yang diperlukan.

M u k a s u r a t |9
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

PERKONGSIAN FAIL ATAU FOLDER

1. Pada halaman utama pengguna, sila pilih fail atau folder yang hendak dikongsi seperti contoh
gambarajah di bawah.

Gambarajah 9 : Fail yang hendak dimuatturun

2. Klik pada butang Action yang terdapat di bahagian sebelah kanan fail atau folder yang dipilih
dan senarai menu bagi butang Action akan dipaparkan. Kemudian, klik pada pautan Share.

3. Sistem akan memaparkan tetingkap perkongsian fail seperti rajah di bawah.

4. Pengguna perlu menaip sekurang-kurangnya tiga (3) huruf untuk sistem mencadangkan
beberapa nama pengguna.

M u k a s u r a t | 10
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

Gambarajah 10 : Carian nama pengguna lain

Langkah-langkah perkongsian fail atau folder


a. Taip nama pengguna bagi tujuan perkongsian fail.
b. Sharing Permission
c. Untuk nyahkongsi (unshare) fail atau folder, sila klik pada butang Hapus

5. Masukkan nama pengguna yang berkenaan dan tekan butang Enter. Mesej “Success! share
success” seperti di bawah akan dipaparkan.

6. Anda dibenarkan untuk memilih keistimewaan (Sharing Permission) kepada pengguna tersebut
dengan mengubah buang tanda semak (untick) pada ciri-ciri keistimewaan yang tidak
berkenaan.

M u k a s u r a t | 11
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

7. Untuk nyahkongsi (unshare) fail atau folder, sila klik pada butang Hapus yang terdapat di
bahagian kanan sebelah nama pengguna tersebut. Mesej “Success! File unshare” seperti di
bawah akan dipaparkan.

Bagi penerima fail untuk menyahkongsikan (un-share) fail atau folder yang telah dikongsikan
kepada mereka, ikuti langkah-langkah di bawah.

1. Pilih fail atau folder yang telah dikongsikan oleh pengguna lain seperti contoh gambarajah di
bawah.

Gambarajah 11 : Fail yang akan dinyahkongsikan (un-share)

2. Klik pada butang Action yang terdapat di bahagian sebelah kanan fail atau folder dan senarai
menu bagi butang Action akan dipaparkan. Kemudian, klik pada pautan Un-Share.

3. Fail atau folder tersebut akan dinyahkongsikan dan dikeluarkan dari halaman utama Sistem
Online Storage pengguna tersebut.

M u k a s u r a t | 12
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

PERKONGSIAN PAUTAN (SHARE LINK)

1. Selain fungsi untuk berkongsi fail atau folder kepada pengguna lain dalam kementerian yang
sama (Kementerian Pendidikan Malaysia), pengguna juga boleh berkongsikan pautan fail atau
folder kepada umum (public).

2. Pada halaman utama pengguna, sila pilih fail atau folder yang hendak dikongsi seperti contoh
gambarajah di bawah.

Gambarajah 12 : Fail yang akan dibuat perkongsian pautan (share link)

3. Klik pada butang Action yang terdapat di bahagian sebelah kanan fail atau folder yang dipilih
dan senarai menu bagi butang Action akan dipaparkan. Kemudian, klik pada pautan Share
Link.

M u k a s u r a t | 13
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

4. Paparan Share Link akan dipaparkan seperti gambarajah di bawah.

Gambarajah 13 : Paparan Share Link

5. Berikut adalah maklumat yang perlu dilengkapkan.

Masukkan alamat emel penerima

Masukkan mesej (jika perlu)

Bagi tujuan keselamatan, pengguna juga boleh memasukkan katalaluan atau


meletakkan tarikh aktifnya pautan yang dikongsi itu dengan klik pada pautan Set Date
atau Set Password. Skrin seperti di bawah akan dipaparkan. Masukkan makluman
yang diperlukan dan klik butang Save.

Gambarajah 14 : Paparan Set Date dan Password

M u k a s u r a t | 14
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

Klik pada butang Send bila selesai.

6. Mesej “Success! Link send to the user” seperti di bawah akan dipaparkan sekiranya Share Link
berjaya dihantar.

Nota:

 Pengguna juga boleh copy dan pastekan link yang dipaparkan dan email kepada penerima fail.

 Jika pengguna memilih untuk memasukkan katalaluan, pastikan anda memaklumkan kepada penerima
fail atau folder.

PENERANGAN IKON BERKAITAN PERKONGSIAN FAIL ATAU FOLDER

Fail atau folder yang telah dikonngsikan akan dapat dikenalpasti melalui ikon seperti di bawah

Ikon Penerangan

Ikon ini menunjukkan fail atau folder tersebut telah di SHARE dengan pengguna lain. Ikon ini
akan di ikut oleh bulatan ACRONYM bagi pengguna tersebut

Ikon ini menunjukkan fail atau folder tersebut telah di SHARE secara SHARE LINK

Ikon ini menunjukkan fail atau folder adalah hasil SHARE daripada pengguna lain kepada anda.

M u k a s u r a t | 15
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

HAPUSKAN FAIL ATAU FOLDER

1. Pada halaman utama pengguna, sila pilih fail atau folder yang hendak dihapuskan seperti
contoh gambarajah di bawah.

Gambarajah 15 : Fail yang hendak dihapuskan

2. Kemudian, klik pada butang Action yang terdapat di bahagian sebelah kanan fail atau folder
yang dipilih dan senarai menu bagi butang Action akan dipaparkan. Kemudian, klik pada
pautan Trash.

M u k a s u r a t | 16
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

3. Kotak mesej seperti gambarajah di bawah akan dipaparkan. Sila klik butang Yes jika ingin
meneruskan proses hapus dan klik Cancel jika sebaliknya.

Gambarajah 16 : Kotak mesej pengesahan untuk hapus fail atau folder

4. Mesej “Success! File deleted” seperti di bawah akan dipaparkan

5. Fail atau folder yang telah dihapuskan akan disimpan pada pautan Deleted files yang terdapat
di bahagian sebelah kiri paparan sistem seperti gambarajah di bawah.

Gambarajah 17 : Pautan ke laman Deleted files

M u k a s u r a t | 17
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

6. Terdapat dua (2) fungsi yang disediakan kepada pengguna di laman Deleted files iaitu:

Restore – Menyimpan semula fail atau folder yang telah dihapuskan sebelum ini ke
tempat asalnya.

a) Pengguna perlu klik pada pautan Restore seperti contoh gambarajah di bawah.

Gambarajah 18 : Pautan Restore

b) Mesej “Success! File restored” seperti di bawah akan dipaparkan.

c) File atau folder tersebut akan dipaparkan kembali di laman asalnya seperti contoh
gambarajah di bawah.

Gambarajah 19 : Fail yang telah disimpan semula (restore)

Delete Permenantly – Hapus fail atau folder secara kekal.

a) Pengguna perlu klik pada pautan Delete Permenantly seperti contoh gambarajah
di bawah.

Gambarajah 20 : Pautan Delete Permenantly

M u k a s u r a t | 18
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

b) Mesej “Success! File permenent deleted” seperti di bawah akan dipaparkan.

MENAMAKAN SEMULA FAIL ATAU FOLDER

1. Pengguna dibenarkan untuk menamakan semula (rename) fail atau folder yang dimuat naik di
dalam Sistem Online Storage.

2. Untuk menamakan semula fail atau folder yang dipilih, sila klik pada butang Action yang
terdapat di bahagian sebelah kanan fail atau folder tersebut seperti gambarajah di bawah.

Gambarajah 21 : Fail yang telah dinamakan semula (rename)

3. Senarai menu bagi butang Action akan dipaparkan. Kemudian, klik pada pautan Rename.

M u k a s u r a t | 19
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

4. Sistem akan memaparkan tetingkap Rename File seperti gambarajah di bawah.

Gambarajah 22 : Tetingkap Rename File

5. Masukkan nama fail atau folder di dalam ruangan yang disediakan. Kemudian, klik butang
Rename.

6. Mesej “ Success! File rename” akan dipaparkan seperti di bawah.

7. Nama baru bagi fail atau folder tersebut akan dipaparkan seperti gambarajah di bawah.

Gambarajah 23 : Fail yang telah dinamakan semula (rename)

M u k a s u r a t | 20
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

3. PENGGUNAAN SISTEM ONLINE STORAGE MELALUI DEKSTOP KLIEN

INSTALASI DEKSTOP KLIEN

Untuk memudahkan proses penyelarasan data di dalam komputer pengguna dan server bagi
Sistem Online Storage, pengguna boleh memuatturun PocketData Client Agent dari alamat
laman web berikut: https://onlinestorage.moe.gov.my/update/

Gambarajah 24 : Alamat laman web PocketData Client Agent

1. Laman untuk menginstall PocketData Client Agent seperti gambarajah di bawah akan
dipaparkan.

Gambarajah 25 : Laman PocketData Client Agent

2. Sila klik pada butang Install. Klik pada file Setup yang telah dimuat turun. Tetingkap
Launching Application seperti gambarajah di bawah akan dipaparkan. Sistem akan secara
automatik menginstalkan PocketData Client Agent ke dalam komputer pengguna.

M u k a s u r a t | 21
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

Gambarajah 26 : Tetingkap Launching Application

3. Selepas proses instalasi Desktop Klien selesai, tetingkap PocketData Sync Settings seperti
gambarajah di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 27 : Tetingkap PocketData Sync Settings

4. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti:

Masukkan username dan password pengguna komputer tersebut

Pilih destinasi folder bagi tujuan penyimpanan data pada komputer pengguna

Klik butang Connect

M u k a s u r a t | 22
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

CAPAIAN ONLINE STORAGE MENGGUNAKAN CLIENT AGENT

1. Pastikan Pocket Data Client Agent telah dipasang (install) pada komputer.

2. Pada System Tray (di sebelah bawah bahagian kanan skrin komputer), sila klik kanan pada

ikon PocketData .

3. Tetingkap Senarai Menu akan dipaparkan seperti gambarajah di bawah. Pilih menu Open
Sync Folder.

Gambarajah 28 : Tetingkap Senarai Menu

4. Tetingkap Folder seperti gambarajah di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 29 : Tetingkap Folder

M u k a s u r a t | 23
Manual Aplikasi Sistem Online Storage (Pengguna)

5. Untuk menyimpan file atau folder ke dalam Folder, sila salin fail (copy file) atau folder yang
dikehendaki dan tampal (paste) ke dalam Folder yang telah dibuka tadi.

Nota: Penerangan warna bagi ikon PocketData Client

Menunjukkan semua fail dalam folder HasilDrive anda adalah terkini.

Menunjukkan bahawa PocketData Client sedang menyelaraskan fail;


memuat naik / memuat turun

Menunjukkan bahawa PocketData Client tidak dapat menyelaraskan fail


atau folder anda. Biasanya, ini kerana status semasa anda log-keluar
(Sign-Out) atau anda mengalami masalah sambungan rangkaian

M u k a s u r a t | 24