Anda di halaman 1dari 22

43

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan

PT. Sejahtera Buana Trada (SUZUKI) adalah anak


perusahaan dari PT. Indomobil Niaga International, dimana tujuan
visi dan misi perusahaan ada di PT. Indomobil Niaga International.
Sejarah berdirinya PT. Indomobil Niaga International dimulai
dengan lahirnya PT. Indomobil Suzuki Indonesia berdasarkan Akte
Notaris Kharil Bahri, SH, dengan Akte No. 14 tertanggal 12 juni
1973. Sejauh dengan lajunya pembangunan Indonesia, PT. Suzuki
Indonesia berganti nama menjadi PT. Indomobil Utama yang
bergerak dibidang usaha pemasaran dan perakitan kendaraan
Suzuki melalui departemen yang ada didalam perusahaan.

3.1.2 Bidang Usaha Perusahaan

Bidang Usaha dari PT. Sejahtera Buana Trada (SUZUKI).


adalah sebagai berikut:

1. Menjalankan usaha dalam bidang perdagangan umum,


termasuk perdagangan import, eksport antar pulau atau antar
lokasi dari kendaraan bermotor.
2. Menjalankan usaha sebagai supplier, distributor, komisioner,
grosser dan agen usaha perdagangan, baik dalam negeri
maupun luar negeri untuk kendaraan bermotor.
3. Menjalankan usaha dalam bidang penjualan kendaraan
bermotor secara kredit.
4. Menjalankan usaha dalam bidang perbengkelan (workshop)
dari kendaraan bermotor.

43
44

5. Menjalankan usaha dalam bidang pelayanan lepas jual (after


sales service) dari kendaraan bermotor.

Dalam menjalankan usaha – usahanya, PT.Sejahtera Buana


Trada (SUZUKI) memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Meningkatkan market share, khususnya di penjualan
mobil Suzuki
2. Meningkatkan jumlah penjualan melaui usaha – usaha
perbaikan yang tentunya dilandasi kepuasan
pelanggan adalah yang utama (consumen
satisfaction).

3.1.3 Visi dan Misi

PT. PT.Sejahtera Buana Trada (SUZUKI) mempunyai visi


dan misi perusahaan, yaitu sebagai berikut:
1. Menjadi perusahaan yang terkemuka di dalam Suzuki
Global Operation.
2. Menjadi perusahaan otomotif yang dihargai dan
terkemuka di Indonesia.

Jaringan pemasaran kendaraan bermotor roda empat merek


Suzuki dari PT. Sejahtera Buana Trada (SUZUKI) pada saat ini
sudah meluas hingga keseluruh indonesia, dimana Suzuki dalam
memasarkan produksinya melalui 34 buah main dealer.
45

PT Indomobil Niaga International


Skema Prosedur Pemasaran

PT. Indomobil Suzuki


International
(Pabrikan)

PT. Indomobil Niaga


International (Sole
Distribution)

Cabang
(PT.Sejahtera Buana Trada Main
(SUZUKI))

Sub Dealer

Konsumen

Gambar 3. 1 Skema Prosedur Pemasaran

Sumber: PT.Sejahtera Buana Trada (SUZUKI)


46

3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan

HOLDING Company

COO

SALES SERVICE & FINANCE & HRD – GA &


SPARE PARTS ACCOUNTING PURCHASING

BIT DS BIT PI BIT PG BIT PIK BIT BSD BIT STR

Branch Manager

Sales Marketing After Sales FAD IT HRD & GA

- Salesman/ - Service - Accounting


counter Reception - Finance
- Sales - Spare Part
- Admin Adm
Sales - Fornt Man
Support - Foreman
- Mekanik

Keterangan : Biru menunjukan ruang lingkup penulisan skripsi


Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Sejahtera Buana Trada
(SUZUKI)
Sumber: PT. Buana Indomobil Trada

3.1.5 Deskripsi Kerja


47

Apabila kita melihat struktur organisasi pada PT. Sejahtera

Buana Trada (SUZUKI), yang menggunakan tipe organisasi garis


dan staff (line and staff organization), maka kita dapat mengetahui
pembagian tugas serta tanggung jawab anggota organisasi dalam
perusahaan. Berdasarkan tugas dan wewenangnya, struktur
organisasi PT. Sejahtera Buana Trada (SUZUKI) ini terdiri dari:

A. Branch Manager
Sebagai pimpinan cabang dalam perusahaan, memegang
tugas manajemen perusahaan seperti:
1. Mempunyai kekuasaan yang bersifat menyeluruh,
yaitu bertanggung jawab atas kebijaksanaan yang
diambil oleh perusahaan.
2. Mewakili badan usaha didalam maupun diluar
perusahaan.
3. Membuat laporan tentang hasil yang telah dicapai
perusahaan selama satu periode pembukuan
kepada pemegang saham.

B. HRD & GA
` Menangani kegiatan perusahaan yang bersifat umum
yang dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi
beberapa departemen dan terdiri dari beberapa seksi:
1. Mengadakan seleksi penerimaan karyawan.
2. Menyediakan berbagai fasilitas kerja.
3. Mengembangkan produktivitas karyawan dan
menjamin kesejahteraan.

C. Marketing
Menangani pemasaran kendaraan bermotor, dipimpin
oleh seorang direktur yang membawahi empat
departemen yang masing-masing dipimpin oleh seorang
manajer, yaitu:
48

1. Sales Departemen.
2. Spare part Departemen.
3. Service Departemen.
4. Promotion Departemen.

D. Finance & Accounting


Menangani kegiatan yang berhubungan dengan
administrasi, akuntansi dan keuangan. Dipimpin oleh
seorang direktur yang membawahi beberapa departemen
dan terdiri beberapa seksi, adapun tugas dan wewenang
dari divisi ini anrtara lain:
1. Mencari sumber-sumber dana, baik yang ada
didalam perusahaan maupun diluar perusahaan.
2. Melakukan pengawasan keuangan, perencanaan
keuangan dan pengelolaan kas.
3. Merundingkan syarat-syarat pinjaman dan
pembayaran bunga atau angsuran pinjaman.
4. Melakukan pengawasan accounting yaitu seperti
menetapkan fungsi bagian anggaran, menetapkan
fungsi bagian internal audit.

E. Bagian IT
1. Merawat software/hardware/komputer yang ada
di perusahaan,
2. Melakukan perbaikan jika ada kerusakan
software/hardware/komputer,
3. Memastikan semua software/hardware/komputer
berfungsi optimal.
4. Mengevaluasi dan meningkatkan kinerja sistem
IT,

3.2 Proses Bisnis yang berjalan

3.2.1 Proses Bisnis Pembelian Dari Pelanggan


49

Pada proses pembelian yang dilakukan pelanggan, bagian


sales akan menanyakan dokumen – dokumen seperti KTP atau data
pribadi dan nomor handphone, dokumen tersebut digunakan sebagai
syarat pembelian mobil.
Setelah dokumen dari pelanggan sudah lengkap dan memenuhi
syarat, bagian sales akan memberikan Kartu Data Prospek (KDP)
untuk diisi oleh pelanggan, data tersebut digunakan sebagai
database pelanggan. Bagian sales akan memberikan KDP kepada
sales admin, dan sales admin akan meng-input KDP ke dalam
database pelanggan. Jika pelanggan menginginkan pembelian secara
kredit maka sales akan memberi pilihan perusahaan leasing yang
akan menjadi perantara dalam menangani penjualan kredit. Adapun
pilihanya yaitu perusahaan BCA Finance, Suzuki Finance, dan
Mandiri Finance. Pelanggan yang telah memilih perusahaan leasing,
data pilihan perusahaan leasing akan di-input kedalam Kartu Data
Prospek (KDP).
Sales akan meberikan informasi ketentuan diskon, DP (Down
Payment) dan cicilan (jika pembelian kredit), setelah pelanggan
setuju dengan ketentuan yang ada maka pelanggan nantinya
diharuskan membayar DownPayment (DP).

3.2.2 Proses Bisnis Penjualan Kredit

Pada proses penjualan kredit di PT. Sejahtera Buana Trada


(SUZUKI), bagian sales admin akan melihat Kartu Data Prospek
(KDP), jika terdapat data yang menunjukan pelanggan ingin
membeli mobil secara kredit maka bagian sales admin akan
menghubungi perusahaan leasing untuk memberikan informasi ke
perusahaan leasing bahwa ada pelanggan yang ingin membeli mobil
secara kredit. Perusahaan leasing yang telah bekerja sama dengan
PT. Sejahtera Buana Trada (SUZUKI) akan langsung mengambil
data yang dikirimkan oleh sales admin berupa Kartu Data Prospek
(KDP), kemudian dilakukan survei tempat tinggal pelanggan.
Setelah perusahaan leasing melakukan survei ke rumah
pelanggan, perusahaan leasing akan memberikan informasi ke
50

bagian sales berupa Surat Hasil Survei (SHS) yang dikirimkan


melalui fax, setelah bagian sales menerima Surat Hasil Survei (SHS)
maka surat tersebut di jadikan acuan untuk menyetujui atau tidaknya
penjualan kredit. Setelah sales menyetujui penjualan kredit maka
sales akan menghubungi pelanggan untuk mendatangi kantor untuk
melengkapi data kelengkapan penjualan kredit. Bagian sales admin
akan membuat Surat Konfirmasi Pesanan Pelanggan (SKPK) dan
akan diberikan kepada sales. Sales akan mengisi SKPK, lalu sales
akan memberikan SKPK tersebut kepada pelanggan untuk
dikonfirmasi. Setelah pelanggan mengkonfirmasi SKPK, pelanggan
akan membayar Down Payment (DP) kepada sales. Sales
memberikan DP yang dibayarkan oleh pelanggan kepada bagian
keuangan. Bagian keuangan akan membuat kwitansi 2 rangkap, yang
1 untuk diarsip di bagian keuangan dan 1 rangkap lagi akan
diberikan kepada pelanggan bersamaan dengan Bukti Penyerahan
Kendaraan (BPK), Form Thank YouLetter (FTYL)., dan Surat Jalan
(SJ). Pelanggan akan melakukan Down Payment (DP) yang sesuai
dengan ketentuan yang ada. Biasanya Down Payment (DP) sebesar
20% dari harga jual mobil.
Selanjutnya sales admin akan membuat Sales Order (SO)
berdasarkan SKPK yang sebelumnya dibuat. Jika terdapat diskon
dalam penjualan mobil, diskon tersebut harus mendapatkan approve
dari sales admin, apabila diskon untuk pelanggan berbeda dengan
diskon yang seharusnya untuk karyawan diketahui oleh sales admin
maka diskon tersebut akan di approve oleh pimpinan perusahaan.
Diskon tersebut akan dimasukan kedalam atribut Sales Order (SO)
sebagai potongan harga dalam penjualan.
Setelah Sales Order (SO) dibuat oleh sales admin, selanjutnya
sales admin akan membuat Delivery Order (DO), kemudian di
lakukan approve oleh sales admin. Setelah dilakukan approve
kemudian sales admin akan membuat Bukti Penyerahan Kendaraan
(BPK) yang nanti akan diberikan kepelanggan jika mobil yang
dipesan pelanggan telah disediakan.
51

Dalam proses penjualan mobil ke pelanggan bagian sales akan


menawarkan jasa pembuatan STNK, BPKB, dan Plat Nomor, jika
pelanggan menyetujui penawaran pembuatan STNK, BPKB, dan
Plat Nomor, maka proses pelayanannya akan dilakukan oleh bagian
faktur polisi. Bagian faktur polisi nantinya akan membuat
Permohonan Faktur Polisi (PFP) dan diserahkan ke bagian sales
admin. Biaya pembuatan Permohonan Faktur Polisi (PFP) biasanya
dijumlahkan dengan total biaya pembelian mobil yang sudah
ditawarkan oleh bagian sales di-invoice.
Pada proses penjualan kredit bagian sales admin akan
langsung membuat invoice (faktur penjualan) 3 rangkap menurut
BPK, PFP dan SO yang telah dibuat. Dimana yang nantinya invoice
tersebut diserahkan oleh sales admin ke perusahaan leasing. Invoice
tersebut nantinya akan dijadikan rujukan tagihan sisa kredit ke
pelanggan.
Setelah menerima Invoice, kemudian perusahaan leasing
dalam rentang waktu kurang dari satu bulan perusahaan leasing
akan melakukan pembayaran sisa kredit dengan mentransfer ke
rekening PT. Sejahtera Buana Trada (SUZUKI). Dan biasanya
perusahaan leasing tidak langsung membayar lunas ketika invoice
dikirimkan.

3.2.3 Proses Bisnis Pengeluaran Mobil

Bagian sales admin mengirim Delivery Order (DO) ke bagian


gudang cabang, jika didalam DO tersebut terdapat stok mobil di
gudang, maka bagian gudang akan menyiapkan mobil pesanan
pelanggan. Jika jenis mobil yang tertera di DO tidak terdapat di
gudang, maka bagian gudang akan menghubungi via telepon ke
bagian sales admin. Setelah menerima telepon dari bagian gudang,
bagian sales admin akan menelepon bagian gudang pusat, lalu
bagian gudang pusat akan menyiapkan mobil berdasarkan DO yang
sudah dibuat.
52

Setelah mobil disiapkan, bagian gudang pusat akan membuat


Surat Jalan (SJ). Setelah SJ dibuat, mobil dan SJ tersebut diserahkan
kepada bagian ekspedisi untuk dikirim ke kantor cabang yang
terdekat dengan rumah pelanggan. Setelah mobil dan SJ dikirimkan,
bagian gudang cabang akan mengecek dahulu kondisi mobil beserta
Surat Jalan (SJ). Apabila barang sesuai maka bagian gudang cabang
akan melakukan approval dengan menandatangani Surat Jalan (SJ)
tersebut. Dan bagian gudang akan meng–update stok mobil.
Kemudian bagian gudang cabang akan menghubungi via telepon
bagian sales admin.
Bagian sales admin akan mencetak Form Thank You Letter
(FTYL), nantinya akan diberikan ke bagian gudang, bagian gudang
akan menerima BPK dan Form Thank YouLetter (FTYL). Surat Jalan
(SJ) yang sebelumnya dibuat oleh bagian gudang akan diserahkan ke
bagian ekspedisi berserta BPK dan Form Thank YouLetter (FTYL)
dan kwitansi dari bagian keuangan.
Setelah menerima empat dokumen tersebut bagian ekspedisi
akan mengirimkan mobil ke alamat pelanggan berdasarkan alamat
yang tertera di surat jalan beserta dokumen – dokumen yang ada.
Selanjutnya bagian ekspedisi akan meminta pelanggan untuk
menandatangani BPK dan SJ. Dokumen – dokumen yang telah
ditanda tangani oleh pelanggan nantinya akan dikirim oleh bagian
ekspedisi untuk diberikan ke sales admin untuk diasrsipkan. Setelah
dokumen di arsipkan perusahaan leasing biasanya baru melunasi sisa
pembayaran mobil. Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan
leasing tersebut nantinya akan dilaporkan ke bagian keuangan,
selanjutnya bagian keuangan akan mengecek penerimaan kas dengan
menerima Bukti Transfer (BT) dari perusahaan leasing. Dan Bagian
Keuangan akan mencocokan bukti trasfer dengan invoice (faktur
penjualan)

3.3 Event Table


53

Tabel 3. 1 Sistem Informasi Penjualan Kredit PT. Sejahtera


Buana Trada (Suzuki)

No Event Trigger Source Use case Response Destination


Sales - Identitas Pelanggan Create Kartu - Data Sales Admin
1. Diri
mendaftarkan Data Prospek pelanggan
pelanggan (KDP) terdaftar
dengan - Kartu Data
-Perusahaan
mengisi Kartu Prospek (KDP)
Leasing
Data Prospek
(KDP)
Sales Admin Surat Sales Create Sales Sales Order Sales Admin
2.
membuat Konfirmasi Admin Order (SO) (SO)
Sales Pesanan
Order(SO) Kendaraan
(SKPK)
Sales Admin Sales Order Sales Create Delivery Sales Admin
3.
membuat (SO) Admin Delivery Order(DO)
Delivery Order (DO)
Order (DO)
Sales Admin Delivery Sales Create Bukti Bukti Bagian Faktur
4.
membuat Order(DO) Admin Penyerahan Penyerahan Polisi
Bukti Kendaraan Kendaraan
Penyerahan (BPK) (BPK)
Kendaraan
(BPK)
Bagian Faktur Sales Order Sales Create Sales Admin
5.
Polisi mengisi (SO) Admin Permohonan
54

Permohonan Bukti Sales Faktur Polisi - Permohonan


Faktur Polisi Penyerahan Admin (PFP) Faktur Polisi
(PFP) Kendaraan (PFP)
(BPK) -STNK, BPKB,
Plat Nomor
Sales Admin Permohona Bagian Create - Invoice 3 - Bagian
6.
membuat n Faktur Faktur Invoice rangkap Keuangan
Invoice (faktur Polisi (FP) Polisi (FP) - Menghubungi - Perusahaan
Sales Order Sales
penjualan) Perusahaan Leasing
(SO) Admin
Leasing
Bukti Sales
Penyerahan Admin
Kendaraan
(BPK)
55

3.3 Activity Diagram

Gambar 3. 3 Activity Diagram Sistem Informasi Penjualan Kredit PT.


Sejahtera Buana Trada (Suzuki)
56

3.4 Use Case

Gambar 3. 4 Use Case Diagram Sistem Informasi Penjualan Kredit PT.


Sejahtera Buana Trada (Suzuki)
57

3.5 Class Diagram

Gambar 3. 5 Class Diagram Sistem Informasi Penjualan Kredit PT. Sejahtera Buana Trada (Suzuki)
58

3.5 Story Board

1. Melakukan login pada aplikasi Suzuki Dealer Management System

Gambar 3. 6 Login SDMS

1. Input user name


2. Input Password
3. Klik login
59

2. Create Kartu Data Prospek (KDP)

Gambar 3. 7 Kartu Data Prospek

1. Input nama pelanggan


2. Input nomor handphone pelanggan
3. Input tanggal pada bagian flow up detail
4. Select jenis pertemuan kunjungan langsung atau via telvon
5. Input nama sales man
6. Select Perolehan Data
7. Select tipe kendaraan
8. Select varian mobil
9. Select transmisi
10. Select warna mobil
11. Select jenis pembayaran
12. Select nama leasing
13. Select tes drive, ya atau tidak
14. Select status terakhir
15. Klik menu save

3. Create Sales Order


60

Gambar 3. 8 Sales Order


1. Mengambil / menarik Kartu Data Prospek
2. Select nama pelanggan
3. Select nama sales yang menangani pelanggan
4. Input nomor SKPK
5. Select tempo pembayaran
6. Input kode gudang
7. Save data
8. Nomor SO muncul
9. Select sales mode code
10. Select Sales mode year
11. Input harga total
12. Klik save
13. Klik approve
14. Status berubah menjadi approve

4. Create Delivery Order (DO)


61

Gambar 3. 9 Delivery Order

1. Select Nomor SO
2. Klik menu save
3. Nomor Delivery Order akan muncul secara otomatis
4. Select sales mode code dalam detil sales order
5. Select sales mode year dalam detil sales order
6. Select rangka mobil dalam detil sales order
7. Klik save dalam detil sales order
8. Klik menu approve
9. Status Delivery Order ter approve

5. Create Bukti Penyerahan Kendaraan (BPK)


62

Gambar 3. 10 Bukti Penyerahan Kendaraan

1. Select Delivery Order


2. Klik menu save
3. Nomor Bukti Penyerahan Kendaraan akan muncul secara otomatis
4. Select sales mode code dalam detil BPK
5. Select sales mode year dalam detil BPK
6. Select rangka dalam detil BPK
7. Klik menu save dalam detil BPK
8. Klik menu approve
9. Status Bukti Penyerahan Kendaraan berubah menjadi approve

6. Create Permohonan Faktur Polisi (PFP)


63

Gambar 3. 11 Permohonan Faktur Polisi

1. Select nama perusahaan


2. Klik menu save
3. Nomor permohonan akan muncul secara otomatis
4. Select kode rangka dalam detail data kendaraan
5. Select no rangka dalam detail data kendaraan
6. Select SPK kode dalam detail data kendaraan
7. Select kota dalam detail data kendaraan
8. Select salesman dalam detail data kendaraan
9. Select kode pos dalam detail data kendaraan
10. Klik menu save dalam detail data kendaraan
11. Klik menu approve
12. Status Permohonan Faktur polisi berubah menjadi approve

7. Create Invoice
64

Gambar 3. 12 Invoice

1. Select nomor sales order


2. Select tujuan tagihan
3. Klik menu save
4. Nomor invoice akan muncul secara otomatis
5. Select nomor Bukti Penyerahan Kendaraan
6. Klik menu save
7. Select sales model code dalam detail sales model
8. Select sales model year
9. Klik menu save
10. Klik menu approve
11. Status invoice berubah menjadi approve