Slaid Myportfolio MAMPU
Slaid Myportfolio MAMPU
Objektif 1 Objektif 22
Objektif
Sebagai instrumen bagi memberikan kefahaman dan meningkatkan kemahiran pegawai terhadap tatacara
OBJEKTIF
penyediaan myPortfolio.
MODUL
Merancang dan melaksanakan pengajaran dan pembelajaran yang teratur berkaitan tatacara
penyediaan myPortfolio;
PKPA Bil. 4
Tahun 2018
Semakan semula.
PKPA Bil. 8 PKPA Bil. 11
Tahun 1991 Tahun 1991 Kolaborasi strategik
MAMPU-JPA melalui
Panduan Mengenai Panduan Mengenai Deskripsi Tugas atau
Mesyuarat Panel Manual Prosedur Tatacara Penggunaan Job Description (JD).
Merakyatkan Kerja (MPK) dan Borang Tindakan Kerja
Perkhidmatan Awam Fail Meja (FM). (BTK).
(MPA) 30 Mac 2016 Diluluskan oleh YBhg.
Bersetuju pekeliling- Tan Sri Ketua
pekeliling MAMPU sedia Setiausaha Negara
ada dirasionalisasikan. pada 12 Julai 2018.
7
2| PENGENALAN
KANDUNGAN UTAMA
PKPA BIL. 4 TAHUN 2018 myPORTFOLIO: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM
TAKRIFAN PELAKSANAAN
myPORTFOLIO
TATACARA PENYEDIAAN
KEPENTINGAN
DESKRIPSI TUGAS
8
2| PENGENALAN
10
2| PENGENALAN
KOMPONEN
01
BAHARU Deskripsi Tugas
elemen
(simplified) 3. Format Borang
07
4. Format Proses Kerja
5. Format Senarai Undang-
undang, Peraturan dan
03
Punca Kuasa
mansuh 6. Memperkemas takrifan
7. Memantapkan aspek
pelaksanaan
1. Norma Kerja
2. Senarai Tugas
3. Borang Tindakan Kerja
12
2 | PENGENALAN
Deskripsi Tugas
1 ELEMEN BAHARU
KEPENTINGAN | DEFINISI
(menggantikan Senarai Tugas)
merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira
komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.
1
PEMBANGUNAN 2
PERANCANGAN SUMBER
ORGANISASI MANUSIA
Penubuhan Agensi
Baru/Penstrukturan Pemilihan, Pengambilan,
Semula Pelantikan
right skill at right place, right people at right job, right number at right time, and with right cost.
13
2| PENGENALAN
KOMPETENSI
14
2 | PENGENALAN
3 ELEMEN MANSUH
1 BORANG
TINDAKAN KERJA 2 NORMA KERJA 3 SENARAI TUGAS HARIAN
15
2 | PENGENALAN
2 Memantapkan
6
Menambah baik format Senarai Undang-
aspek pelaksanaan Undang, Peraturan dan Punca Kuasa
dengan menggabungkan Peraturan-
peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti
3 Menambah baik
dengan Senarai Undang-undang Dan
Peraturan Yang Diperlukan
format Carta Fungsi
7
4
Menambah baik
Menambah baik format Proses Kerja format Senarai Borang dengan
dengan menggabungkan Senarai Tugas, memasukkan kod borang
Kuasa dan Hubungan dengan Proses Kerja
16
2 | PENGENALAN
1 Memperkemas takrifan
17
2 | PENGENALAN
7 ELEMEN DITAMBAH BAIK
1 Memantapkan aspek pelaksanaan
18
2 | PENGENALAN
KEPENTINGAN
20
BILIK GERAKAN HOTLINE WHATSAPP
8.30 PAGI – 5.30 PETANG 03-8872 6240 011-2144 2446
TEMPLATE MYPORTFOLIO
ADMIN_MYPORTFOLIO@ http://www.mampu.gov.my/
MAMPU.GOV.MY ms/pekeliling/category/181-2018
21
TAKLIMAT TATACARA PENYEDIAAN
SESI 2 MYPORTFOLIO (MODUL B)
PROSES PENYEDIAAN*
1 2
Kumpul Maklumat
SIAPA? Jabatan/Bahagian/
Cawangan/
TOP Sektor/Seksyen/
Unit
PENYELARAS
i
Kemas kini Draf
v ii
PENYELIA
iv iii
BOTTOM
Pengesahan Semakan
PENYANDANG
PKPA myPortfolio
Dokumen Kualiti
Waran Perjawatan
Pelan Strategik
Undang-undang,
Peraturan & Punca Kuasa
Format myPortfolio JD
MPK & FM
24
FORMAT PENYEDIAAN
1. MUKA HADAPAN:
(a) Jata Negara;
(b) Gelaran jawatan (tidak perlu
menyatakan nama pegawai);
(c) Bahagian/ Cawangan/ Seksyen;
(d) Unit;
(e) Alamat pejabat; dan
(f) Maklumat perhubungan.
25
FORMAT PENYEDIAAN
26
FORMAT PENYEDIAAN
3. JADUAL PENGEMASKINIAN:
(a) Jadual Pengemaskinian myPortfolio
hendaklah dimulakan pada halaman
baharu. Ia disediakan bagi memastikan
myPortfolio sentiasa dikemas kini dan
maklumat pengemaskinian direkodkan.
Jadual ini mengandungi tarikh
pengemaskinian, perkara yang dikemas
kini dan tandatangan Pegawai Penyelia.
(b) Ketua Agensi hendaklah memastikan
bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang
perubahan.
27
FORMAT PENYEDIAAN
28
KOMPONEN
3. AKTIVITI-
2. CARTA
AKTIVITI BAGI
FUNGSI
FUNGSI 4. DESKRIPSI
1. CARTA TUGAS
ORGANISASI
9. SENARAI
6. CARTA ALIR
BORANG
8. SENARAI UNDANG- 7. SENARAI
UNDANG,
SEMAK
PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
29
1. CARTA ORGANISASI
30
CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN JAWATAN
• Kedudukan jawatan di
bahagian/ unit hendaklah
digariskan bawah (underline)/
diwarnakan.
31
2. CARTA FUNGSI
32
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
33
4. DESKRIPSI TUGAS
• Menghuraikan sesuatu
tugas secara spesifik bagi
sesuatu jawatan dalam
sesebuah organisasi.
34
4. KANDUNGAN DESKRIPSI TUGAS
38
5. PROSES KERJA
• Proses Kerja merupakan senarai
rangkaian tindakan yang perlu
diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan dalam
melaksanakan sesuatu aktiviti.
39
TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA
Proses kerja sebaiknya secara berstruktur iaitu disediakan mengikut Jabatan/ Bahagian/
Cawangan/ Sektor/ Unit sebagai panduan kepada penyediaan myPortfolio pada peringkat
jawatan.
Carta fungsi dan aktiviti bagi fungsi untuk kementerian/jabatan serta tugas utama Ketua
Jabatan/ Pengarah/ Setiausaha Bahagian hendaklah dijadikan panduan dalam menyediakan
proses kerja.
Proses kerja hendaklah disediakan bagi setiap aktiviti yang dinyatakan dalam komponen
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi. Proses Kerja juga boleh dikenal pasti melalui Komponen Tugas
Utama dalam Deskripsi Tugas. Penentuan aktiviti bagi proses kerja ini berbeza mengikut
kesesuaian dan kompleksiti jabatan/tugas.
Sesuatu proses kerja boleh dikongsi oleh beberapa jawatan dengan hanya
menandakan/mewarnakan perkara yang berkaitan dengannya.
Proses kerja yang kompleks/panjang dan bersambung daripada arahan Ketua Jabatan
sehingga ke peringkat paling akhir iaitu pemfailan boleh dipecahkan mengikut kesesuaian
tadbir urus/penurunan kuasa. Kesinambungan sesuatu proses kerja dengan proses kerja yang
lain dalam rantaian tersebut hendaklah dipastikan.
40
LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN PROSES KERJA
Undang-Undang/
Pegawai Lain yang Ada
Bil Tanggungjawab Proses Kerja Peraturan dan Punca
Hubungan/ Dirujuk
Kuasa
41
6. CARTA ALIR
Contoh Simbol Asas yang Digunakan
• Gambaran secara grafik atau gambar rajah ke
atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam
sesuatu aktiviti.
Buat
TP/PPK pindaan Dapatkan kelulusan
KP/TKP(TPP)/P Diluluskan?
Aktiviti 1: Merancang/
melaksanakan program Carta alir hendaklah
khidmat rundingan bagi Maklumkan kepada agensi mengandungi tempoh masa
TP/PPK mengenai pelaksanaan
agensi-agensi Kerajaan program. untuk setiap proses kerja.
Negeri dan Persekutuan Buat
TP/PPK
pindaan
Sediakan bahan
di Negeri Sarawak yang perundingan dan dapatkan
memohon bantuan kelulusan. Penyediaan carta alir mengikut
MAMPU Sarawak. TKP(TPP)/PK Diluluskan? tempoh masa boleh dirujuk
dalam PKPA Bil. 2/2005.
Laksanakan khidmat
TP/PPK rundingan.
Dapatkan maklum balas
TP/PPK daripada peserta mengenai
pengendalian khidmat
rundingan.
Analisis maklum balas
PPK peserta dan kemukakan
laporan analisis.
Failkan.
PT(PO)
43
6. CARTA ALIR
PENYEDIAAN CARTA ALIR
MENGIKUT TEMPOH MASA
44
TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN CARTA ALIR
Gunakan simbol
Rujuk proses kerja bagi
1 aktiviti yang terlibat.
3 carta alir yang
ditetapkan.
Sediakan selepas
penyediaan proses
kerja.
2 Sediakan carta alir
terperinci
berdasarkan proses
4
kerja aktiviti tersebut.
45
FAEDAH CARTA ALIR
46
7. SENARAI SEMAK
47
7. FAEDAH SENARAI SEMAK
Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan
1
sesuatu aktiviti;
48
TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN SENARAI SEMAK
Sediakan selepas
carta alir. 2 Sediakan senarai
semak berdasarkan
proses kerja aktiviti
4
tersebut.
49
8. SENARAI UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang
pegawai dalam melaksanakan tugas.
50
8. SENARAI UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA KUASA
• Menjadi rujukan asas yang
membolehkan sesuatu aktiviti itu
dilaksanakan.
51
TUJUAN
1 2 3 4
Memastikan Menjadi rujukan Menjimatkan masa Memudahkan
pematuhan asas yang mengesan semula arahan pegawai lain
kepada peraturan membolehkan yang diperlukan, yang membuat rujukan.
yang ditetapkan. sesuatu aktiviti kebiasaannya tersimpan di
dilaksanakan pelbagai bahagian/unit di
dengan sah. dalam sesebuah agensi/
bahagian.
52
9. SENARAI BORANG
53
10. SENARAI JAWATANKUASA
YANG DIANGGOTAI
56
BIL. SOALAN JAWAPAN
3. Bagaimana penyediaan myPortfolio Bagi jawatan fleksi gred/ fleksi skim,
bagi jawatan fleksi gred/ fleksi skim? penyediaan myPortfolio hanya
melibatkan satu (1) myPortfolio sahaja
untuk setiap jawatan. Tetapi
kemungkinan perbezaan myPortfolio
bagi setiap gred/ skim dapat
dibahagikan mengikut
dimensi/akauntabiliti seperti dinyatakan
dalam JD. Oleh yang demikian,
maklumat pegawai yang menyandang
setiap jawatan dalam myPortfolio perlu
ditandakan/ dikemas kini.
57
BIL. SOALAN JAWAPAN
5. Adakah Dokumen Kualiti boleh Tidak. Dokumen Kualiti merupakan
menggantikan myPortfolio? persyaratan standard MS ISO 9001:2015 di
peringkat agensi. Manakala myPortfolio
merupakan panduan kepada setiap pegawai
untuk melaksanakan tugas yang ditetapkan
bagi jawatannya. Dokumen Kualiti boleh
digunakan sebagai panduan dalam
menyediakan myPortfolio dan juga
dimasukkan di bawah komponen Senarai
Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa.
Sebaliknya, myPortfolio juga boleh dijadikan
sebagai Maklumat Didokumentasikan bagi
bukti pelaksanaan MS ISO 9001:2015.
1 2
Kumpul Maklumat
SIAPA? Jabatan/Bahagian/
Cawangan/
TOP Sektor/Seksyen/
Unit
PENYELARAS
i
Kemas kini Draf
v ii
PENYELIA
iv iii
BOTTOM
Pengesahan Semakan
PENYANDANG
PKPA myPortfolio
Dokumen Kualiti
Waran Perjawatan
Pelan Strategik
Undang-undang,
Peraturan & Punca Kuasa
Format myPortfolio JD
MPK & FM
66
01 Perbincangan kumpulan mengikut Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ SUK/ Bahagian/
Cawangan/Unit.
02
Bahan rujukan meliputi PKPA myPortfolio, format myPortfolio, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja,
Deskripsi Tugas, Waran Perjawatan, Dokumen Kualiti, dokumen myGovEA, Pelan Strategik, serta
Undang-undang dan peraturan.
03 Penyediaan mengikut format myPortfolio dalam bentuk microsoft word yang boleh dimuat turun
melalui laman sesawang MAMPU.
04 Menyediakan satu myPortfolio untuk satu jawatan yang berasaskan sekurang-kurangnya satu
proses kerja. Pemilihan proses kerja hendaklah berbeza dalam kalangan pegawai mengikut
Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ SUK/ Bahagian/ Cawangan/ Unit. Ini disebabkan satu proses kerja
boleh dikongsi oleh beberapa orang pegawai. (Bagi sesi hand-holding, myPortfolio perlu lengkap
dengan semua proses kerja di akhir sesi)
67
SESI 4 PEMBENTANGAN (MODUL D)
01 Pembentangan mengikut kumpulan
(Kementerian/Jabatan/Agensi/SUK/Bahagian/
Cawangan/Seksyen/Unit).
03
Pembentang hendaklah menyatakan
nama, jawatan dan kumpulan yang diwakili.
69
SESI RUMUSAN DAN PENILAIAN
SESI 5 (MODUL E)
Way Forward : PERANAN PENYELARAS
01 Mandat untuk menyedia, menyelaras dan memantau pelaksanaan PKPA Bil. 4/2018 di peringkat
Kementerian/Jabatan/Agensi.
• Bertindak sebagai pakar runding myPortfolio bagi melaksanakan latihan pada peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi
dan audit secara dalaman.
• Melaksanakan pemantauan terhadap penyediaan dan pelaksanaan tugas berpandukan myPortfolio. Eg: mengadakan
audit secara dalaman.
• Memastikan penjawat awam bertukar/ tamat perkhidmatan hendaklah menyerahkan myPortfolio kepada Ketua
Agensi/ Pegawai Penilai Pertama/ Pengarah (berdasarkan chain of command) melalui penyelaras myPortfolio.
02 Nota taklimat merupakan bahan yang boleh digunakan bagi tujuan pelaksanaan pada peringkat
Kementerian/Jabatan/Agensi.
03 Bagi hand-holding, agensi dimohon untuk menyiapkan semua myPortfolio dalam tempoh satu (1)
bulan selepas sesi hand-holding dijalankan.
71
CADANGAN PELAKSANAAN SESI PENGAJARAN DI PERINGKAT AGENSI
PESERTA METODOLOGI BAHAN ALAT BANTUAN KEDUDUKAN FIZIKAL
MENGAJAR
1. Penyelaras Ceramah/ taklimat Bahan persediaan pakar runding: LCD Bilik Seminar (kedudukan
myPortfolio pengenalan meja bulat berkumpulan
2. Pegawai Sumber i. Slaid Taklimat atau class room style).
Bengkel Slaid
Manusia ii. PKPA myPortfolio termasuk format dalam bentuk
tatacara
3. Warga agensi microsoft word Sebaiknya bilangan
penyediaan
iii. PKPA MS ISO 9001:2015 kumpulan dipecahkan
iv. Borang Penilaian Penceramah mengikut
v. Borang Maklum Balas Kursus jabatan/bahagian/unit
vi. Format laporan organisasi.
Latihan dalam Bahan yang perlu disediakan oleh agensi: Komputer
kumpulan
i. Manual Prosedur Kerja
Pembentangan ii. Fail Meja PA System
iii. Deskripsi Tugas
iv. Waran/Surat Kelulusan Perjawatan Skrin Putih
v. Carta Organisasi
Marker
vi. Carta Fungsi
whiteboard
vii. Dokumen Kualiti
viii. Pelan Strategik Papan Putih
ix. Repositori MyGovEA (sekiranya berkaitan) Internet
x. Undang-undang, Peraturan dan Punca kuasa
xi. Lain-lain contoh proses kerja bersesuaian yang boleh Flip chart
dijadikan rujukan agensi Cordless mic
61
CADANGAN PELAKSANAAN SESI PENGAJARAN DI PERINGKAT AGENSI
BIL SESI 1: PENGENALAN SESI 2: TATACARA SESI 3: AMALI PENYEDIAAN (MODUL C) SESI 4: PEMBENTANGAN SESI 5: RUMUSAN DAN PENILAIAN
(MODUL A) PENYEDIAAN (MODUL B) (MODUL D) (MODUL E)
OBJEKTIF Para peserta akan dapat Para peserta akan dapat Para peserta akan dapat Para peserta akan dapat Para peserta akan dapat
memahami apakah memahami tatacara mengaplikasikan kemahiran penyediaan memahami kaedah memahami keperluan PKPA secara
myPortfolio dan penyediaan myPortfolio myPortfolio melalui penyediaan penyediaan myPortfolio keseluruhan dan juga dapat
kepentingan aspek serta mengaplikasikan myPortfolio masing-masing dan juga dengan betul serta memberikan maklum balas
pelaksanaan pengetahuan dalam menyediakan myPortfolio untuk mempunyai keupayaan terhadap pengisian dan
myPortfolio di agensi. penghasilan tugasan. Jabatan/Bahagian masing-masing. untuk menyampaikan keberkesanan serta penyampaian
modul kepada orang lain. ceramah oleh fasilitator.
KANDUNGAN 1. Pengenalan 1. Tatacara Penyediaan 1. Kumpulan dibahagikan mengikut 1. Pembentangan 1. Rumusan oleh penceramah.
SESI penceramah dan myPortfolio. Jabatan/ Bahagian/Cawangan/ kumpulan. 2. Edaran Borang Penilaian.
peserta. 2. Tatacara Penyediaan Sektor/Unit. 2. Sesi soal jawab. 3. Wrap up tentang apa yang
2. Latar belakang. JD. 2. Sesi penyediaan myPortfolio. telah dipelajari sepanjang
3. Takrifan. 3. Perbincangan bengkel.
4. Komponen. 4. Kumpulan perlu sediakan satu 4. Harapan agar peserta dapat
5. Pemantapan & myPortfolio untuk satu memahami kepentingan
pengukuhan. Jabatan/Bahagian/jawatan dengan myPortfolio.
6. Kepentingan. memfokuskan kepada sekurang- 5. Ucapan terima kasih kepada
7. Tindakan agensi. kurangnya satu proses kerja yang penganjur dan peserta.
8. Kesiapsiagaan telah dikembangkan kepada Carta
MAMPU. Alir dan Senarai Semak.
MASA (2 hari. 2 jam 5 jam (2.5 jam bagi 2.5 jam (10 jam bagi hand-holding) 2.5 jam 1 jam
Manakala 3 hari myPortfolio dan 2.5 jam
bagi sesi hand- bagi JD)
holding)
KAEDAH 1. Ceramah 1. Ceramah 1. Latihan dalam kumpulan 1. Perbincangan 1. Taklimat
PENYAMPAIAN 2. Powerpoint 2. Powerpoint 2. Sesi brainstorming 2. Pembentangan 2. Komunikasi dua hala
3. Main Sambil melalui Microsoft 3. Borang Penilaian
belajar/Kuiz Word
62
BILIK GERAKAN HOTLINE WHATSAPP
8.30 PAGI – 5.30 PETANG 03-8872 6240 011-2144 2446
TEMPLATE MYPORTFOLIO
ADMIN_MYPORTFOLIO@ http://www.mampu.gov.my/
MAMPU.GOV.MY ms/pekeliling/category/181-2018
21
Sekian, Terima Kasih.