Para aquellas empresas que no están acostumbradas a trabajar con un ERP el área contable

les puede resultar un tanto confusa debido a que la contabilidad de un ERP está integrada y
es parte de la gestión del resto de áreas de la empresa, esto puede dar lugar a un primer
rechazo si no se entiende cómo funciona y el por qué funciona de esta manera. En este
artículo trataremos de explicar lo más sencillo posible el cómo y el por qué, y qué ventajas
representa respecto a programas de contabilidad no integrados con el resto de áreas.

¿En qué cambia la contabilidad respecto de un ERP como ODOO (sistema de gestión
integrado) respecto al clásico programa de contabilidad específico?

 El ERP ODOO persigue la optimización y la automatización de los procesos.

 El área contable no es el corazón del ERP, hay empresas que trabajan con el ERP
ODOO sin la función de contabilidad.
 La contabilidad es consecuencia de la gestión, en otras palabras se puede controlar
la contabilidad desde las operaciones del ERP ODOO.
 La contabilidad además de elaborar los libros legales también sirve para ayudar a
gestionar las empresas relacionando la información contable con las operaciones.
 En el ERP ODOO la contabilidad no se utiliza como herramienta de clasificación
para eso está la gestión, así se consiguen sinergias y se evitan trabajos adicionales
innecesarios.

¿Qué quiere decir que el ERP ODOO persigue la optimización y automatización de

procesos?

El ERP ODOO evita repetir la información y duplicar trabajos, por lo tanto tiene como
objetivo optimizar los procesos. La contabilidad empieza cuando se da de alta un cliente. El
cliente se puede haber originado como un contacto en el CRM, ¿es necesario crear una
cuenta contable para este cliente? No, la cuenta contable viene dada por defecto y es una
cuenta contable de cliente genérica, aquí es cuando los contables puristas se llevan la mano
a la cabeza, ¿una única cuenta contable para todos los clientes? ¿Y cómo se identifican los
clientes? Los clientes trasladan su información a la contabilidad, en un asiento contable
siempre aparecerá el nombre del cliente.

Como se puede ver en la siguiente imagen a la hora de dar de alta un cliente no hay que
asignarle ninguna cuenta ya que por defecto tiene asignada una genérica.
En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de un asiento contable originado por una
factura, en el campo Empresa de los apuntes del asiento aparece el cliente.

Esta información se utilizará para controlar saldos sin necesidad de abrir un informe
contable.

Como se puede ver en la siguiente imagen en la propia ficha del cliente se controlan los
saldos contables, esto es así porque la información de gestión y la contable están
completamente integradas, las barreras entre funciones desaparecen, solo hay una única
función que es la gestión global de la empresa.
 En el caso de que una empresa sea cliente y proveedor al mismo tiempo, ¿es necesario
abrir una ficha para el cliente y otra si es proveedor? No es necesario y generaría errores.
La ficha de cliente en realidad se denomina ficha de empresa ya que una empresa puede ser
cliente, proveedor o ambos casos al mismo tiempo.

En las siguientes imágenes se muestra cómo una empresa es cliente y proveedor al mismo
tiempo y no hemos tenido que crear cuenta contable alguna.
Ahora generamos una factura para la empresa que hemos creado y como se puede ver en las
imágenes el asiento contable se ha generado y validad automáticamente. El asiento es
consecuencia de la operación Validar la factura.
Desde la propia ficha de la empresa se pueden llevar los controles contables de la misma.
Se puede por ejemplo sacar un listado de todos los apuntes contables relacionados con la
misma, se puede controlar aquellos apuntes pendientes de cobro o de pago o se puede
acceder directamente a sus facturas.
Desde la propia factura se pueden controlar los cobros y pagos, por lo que no hace falta
controlarlos desde un mayor. Si todo se ha realizado correctamente el mayor coincidirá con
la información controlada en gestión. En la propia factura se indica el importe pendiente de
adeudo y su estado.
¿Qué ocurre con los plazos de pago? En el ERP ODO el plazo de pago es configurarlo en la
ficha de la empresa, de esta manera aparecerán por defecto en los pedidos y facturas,
¿significa esto que no se puede cambiar en la factura el plazo de pago? No, por supuesto
que se puede cambiar en caso de ser necesario.

¿Tiene algún efecto el plazo de pago en la contabilidad? El plazo de pago genera

vencimientos en los apuntes contables tal como se muestra en las siguientes imágenes.
Al igual que en la ficha de empresa configuramos apartados relacionados con la
contabilidad para la automatización, lo mismo se hace en la ficha de productos.

Como hemos comentado antes en el ERP ODOO información contable no se utiliza para
clasificar, esto se realiza desde gestión. Como se puede ver en las siguientes imágenes en la
ficha del producto podemos asignar una cuenta contable de ingresos y otra de gastos ya que
un producto puede ser comprado, vendido o ambos casos. También se puede asignar un
impuesto o varios por producto tanto para la venta como para la compra. A la hora de
automatizar los impuestos en los pedidos y/o facturas, el ERP asigna el impuesto del
producto y en segundo lugar la posición fiscal en la ficha de la empresa. La posición fiscal
es un mapeo de impuestos, es decir sustituye el impuesto original por el correspondiente a
la posición fiscal asignada (intracomunitarios, exportaciones, recargo equivalencia,
retenciones…)
¿Cómo se contabilizan los cobros y los pagos? ¿Se tienen que hacer asientos manuales? No, lo que
se realiza es una gestión de los movimientos bancarios y de caja y en consecuencia se generan
automáticamente los asientos contables.

También es posible realizar asientos de forma manual o generar asientos repetitivos como en
cualquier programa de contabilidad y renumerar los asientos al final del mes o año.

Después de todo esto, ¿es posible controlar la contabilidad de forma clásica y obtener los
libros legales? Por supuesto, se puede consultar el libro mayor, el libro diario, el balance de
sumas y saldos, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias e informes de los
distintos modelos de impuestos.

Ya has visto que un ERP optimiza los trabajos, automatiza gran parte de los procesos y
centraliza la información para poder combinar información contable y financiera con
información operativa o no financiera. ¿Esto implica que el trabajo del contable va a
reducirse? Todo lo contrario, lo que se reduce del trabajo del contable son aquellas
actividades que no aportan valor como la introducción de asientos de forma manual.
También beneficia a la empresa en tener la información contable al día para poder
analizarla para tomar mejores decisiones. Con un ERP el contable reduce su trabajo
administrativo para incrementar su tiempo en análisis y control y facilitar información clave
a la gerencia para tomar mejores decisiones, con el ERP el contable dedicará su tiempo a
funciones que aportan un gran valor a la empresa.

¿Cómo se contabilizan los cobros y los pagos? ¿Se tienen que hacer asientos manuales? No,
lo que se realiza es una gestión de los movimientos bancarios y de caja y en consecuencia
se generan automáticamente los asientos contables.