Anda di halaman 1dari 16

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami pajatkan atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan
hidayahnya, sehingga kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini. Dalam makalah
ini kami menjelaskan mengenai “Sistem Teknik Dokumentasi”. Tujuan kami membuat
makalah ini untuk memperdalam wawasan kami mengenai Sistem Teknik Dokumentasi dan
untuk memenuhi persyaratan matakuliah Sistem Informasi Akuntansi di semester empat.
Kami menyadari dalam makalah ini masih banyak kesalahan dan kekurangan. Hal ini
disebabkan terbatasnya kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman yang kami miliki, namun
demikian banyak pula pihak yang telah membantu kami dengan menyediakan dokumen atau
sumber informasi dan memberikan masukan pemikiran. Oleh karena itu kami mengharapkan
kritik dan saran demi perbaikan dan kesempurnaan makalah ini kedepannya. Semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi kami pada khususnya dan pembaca pada umumnya.

Samarinda, 26 Februari 2015

Penulis
BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Perkembangan teknologi di bidang informasi mendorong setiap instansi atau perusahaan
untuk tetap mengikuti perkembangannya, terutama berkenaan dengan perkembangan teknologi
informasi yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan tersebut.Perkembangan teknologi
informasi telah memberikan kontribusi yang cukup berarti dalam meningkatkan kegiatan usaha
khususnya dalam hal pengolahan data yang member dukungan terhadap pengambilan keputusan-
keputusan bisnis serta perkembangan teknologi informasi telah memberikan kontribusi yang
cukup berarti dalam meningkatkan kegiatan pelayanan.
Dalam hal ini kami membahas tentang Sistem Teknik Dokumentasi yang merupakan alat
yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan
antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu
kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi
dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan
ini lazim disebut audit. Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen
pertama biasanya disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh
struktur pengendalian internal suatu organisasi. Komponen audit yang kedua adalah Audit
Laporan Keuangan. Audit laporan keuangan melibatkan pengujian substantif. Pengujian
subtantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.
1.1 Rumusan Masalah
Permasalahan yang akan dibahas dalam makalah ini :
1. Apa definisi dari Sistem Teknik Dokumentasi?
2. Alat- alat apa saja yang digunakan dalam dokumentasi?
3. Mengapa suatu sistem perlu didokumentasikan?
4. Mengapa perlu memahami alat- alat dokumentasi?

1.2 Tujuan Pembahasan


Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk :
1. Untuk mengetahui dan memahami definisi Sistem Teknik Dokumentasi.
2. Untuk mengetahui alat- alat apa saja yang digunakan dalam Sistem Teknik Dokumentasi.
3. Untuk memudahkan lembaga atau instansi dalam mendokumentasikan suatu sistem.
4. Untuk dapat mengaplikasikan alat- alat dokumentasi pada perusahaan atau instansi.
BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Teknik Dokumentasi

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini
umumnya bersifat grafikal (piktoral). Sedangkan Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja,
termasuk siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana entri data, pengolahan data,
penyimpanan data, output informasi dan sistem pengendalian. Arti popular pendokumentasian
sistem meliputi diagram, bagan alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi.

Dalam menganalisis sebuah sistem, digunakan desain dan teknik dokumentasi sistem, serta
hal lain yang terkait dengan sistem itu sendiri. Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir
(flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem
bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data
dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem.
Salah satu alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah diagram arus data
dan bagan alir. Alat ini dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap
mengenai komponen dan interaksi sistem.

2.2 Pengguna Teknik Sistem Dokumentasi


1. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam
pengembangan sistem informasi.
2. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara
intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan
2.3 Perananan Teknik Pendokumentasian
Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik
pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini.
1. Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia.
2. Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian
internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan
perusahaan.
3. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah
dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus
menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

2.4 Alasan Suatu Sistem Perlu Didokumentasikan


1) Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna
sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2) Dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah
sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan
dengan evaluasi sistem adalah
a) Analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama
yang sudah berjalan) dan,
b) Auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor
laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan
keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan
dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3) Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur
dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan
karyawan baru.
2.5 Alat- alat Dokumentasi
A. Diagram Arus Data
Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) memperlihatkan
hubungan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk nilai masukan, nilai
keluaran serta tempat penyimpanan internal. Diagram Arus Data adalah gambaran grafis
yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek lalu melewati proses yang
mentransformasikan ke tujuan orang lain yang ada pada objek lain dan sering digunakan
untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan atau dirancang. Diagram Arus Data membuat proses yang
mentransformasikan data, aliran data yang menggerakan data, serta store yang jadi
tempat penyimpanan data. Diagram Arus Data menggambarkan arus data di dalam
sistem dengan struktur yang jelas. Penggunaan notasi pada Diagram Arus Data ini
sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem.
Diagram Arus Data dibagi menjadi tiga tingkatan, yaitu :

1. Diagram Konteks (Context Diagram)


Merupakan level tertinggi dari Diagram Arus Data yang menggambarkan
seluruh input atau output dari sistem. Diagram konteks memberikan
gambaran sistem secara keseluruhan. Pada diagram konteks hanya terdapat
satu proses dan tidak terdapat simpanan data (data store).

2. Diagram Overview
Merupakan diagram yang menggambarkan proses-proses secara garis besar.
Pada diagram ini proses dibagi menjadi lebih dari satu.
Diagram overview minimal mempunyai dua proses dan sudah terdapat
simpanan data.
3. Diagram Rinci
a) Diagram Level- 1
Diagram ini merupakan pemecahan dari tiap- tiap proses pada
diagram overview.
b) Diagram Level- 2
Diagram ini merupakan pemecahan dari tiap proses pada diagram
Level- 1
c) Diagram Level- n
Diagram ini merupakan pemecahan dari tiap proses pada diagram
Level n- 1. Semua proses tersebut akan berhenti jika semua proses
menjadi proses Primitif (tidak dapat dipecah atau didekomposisikan
lagi).
Diagram arus data disusun berdasarkan beberapa indikator dasar,
yaitu: sumber dari tujuan data, arus data, proses, tempat penyimpanan data
dan kamus data. Kelima elemen ini dikombinasikan guna memperlihatkan
bagaimana data diproses. Pembuat diagram arus data selalu menggunakan
simbol-simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya
simbol yang digunakan adalah sebagai berikut :

1) Sumber dan tujuan data. Penggunaan simbol pada sumber dan


tujuan data yang digunakan pada diagram arus data merupakan
gambaran sebuah institusi perusahaan maupun orang personal yang
menggunakan informasi dari sistem tersebut. Pada dasarnya,
sumber dan tujuan tersebut disebut sebagai entitas, sumber dan
tujuan data tsb dinotasikan dengan kotak persegi empat.
2) Arus data (data flow), pergerakan data menggambarkan aliran data
melalui pemrosesan, file data dan entitas data. Pergerakan data
melalui file data dan entitas data akan mengalir melalui tahapan
pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia. Untuk
menggambarkan aliran data tersebut, ditunjukkan dengan garis
lurus atau melengkung dengan tanda panah.

3) Proses. Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan


mentransformasikan data keuangan yang diterima. Pada gambar
diatas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari pelanggan.
Pada tahap ini, ada dua kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke
bank berbentuk slip cek, bukti setoran dan data pengiriman uang ke
sistem yang diolah dan diperbaharui pada buku piutang berdasarkan
bukti setoran ke bank dan pada tahap ini, selanjutnya dokumen
piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan sesuai
tanggal kejadian.

4) Tempat penyimpanan data. Pada sistem dikenal dengan data store


atau tempat penyimpanan data, tempat penyimpanan data ini
berfungsi menyimpan data yang disimpan berdasarkan sementara.
Data yang disimpan harus diberi label yang jelas dan tempat
penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara fisik, karena
berbentuk perangkat lunak.

5) Kamus data. Kamus data (data dictionary) menggambarkan


deskripsi semua elemen data, penyimpanan dan arus data pada
sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk sebuah salinan
utama (master copy) dari kamus data untuk menunjukkan
konsistensi dan akurasi dalam pengembangan sistem informasi yang
tersedia.
 Diagram Arus Data ke Dalam Subsistem

Untuk memudahkan penafsiran diagram arus data, terutama pada gambaran


yang lebih detil dan rinci, biasanya diagram arus data ini dipecah-pecah kedalam sub
bagian yang lebih kecil, ini dilakukan untuk mengantisipasi jika gambar
membutuhkan tingkatan yang lebih rinci. Untuk menjelaskan kepada pembaca,
sistem diagram arus data diawali dengan menampilkan diagram konteks (context
diagram) yang bertujuan menjelaskan gambaran ringkas tentang sistem tersebut.
Diagram ini menjelaskan sistem pemroses data dan entitas eksternal yang
menjelaskan arah dan tujuan sebuah proses sistem.

Gambar 2.3 : Diagram Konteks (Context Diagram) pemrosesan


penjualan.

Gambar 2.3 diatas menunjukkan bahwa sistem pemrosesan penjualan dimulai


dari penerimaan pesanan pelanggan, bagian kredit akan memverifikasi kelayakan
pemberian kredit kepada pelanggan, departemen penjualan mengirim surat
pengeluaran barang ke departemen gudang, departemen pengiriman menerima
barang dan slip pengepakan dan dokumen pengiriman, sedangkan departemen
pengendalian persediaan menerima dokumen pengeluaran barang dari departemen
penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan, departemen pengeluaran barang dari
departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan, departemen penagihan
berperan mendistribusikan ke berbagai departemen, diantaranya ke departemen
piutang dagang dalam bentuk salinan buku besar dan departemen buku besar.

 Menggambar Diagram Arus Data

Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan menggunakan empat


symbol dasar bagan alir, symbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang
penting, yaitu sebagai proses penekanan terdapatnya analisis aliran data dan
penekanan terhadap pendekatan logika dalam merancang sistem dari tampilan fisik.
Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat diagram arus data
adalah; perancang sistem memahami terlebih dahulu sistemnya sebelum membuat
bagan alir, tentukan sub-sub yang akan menjadi entitas, awali dengan membuat
diagram konteks, lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi
kelompok arus data, identifikasi kegiatan transformasinya, pelajari seluruh dokumen
atau tempat penyimpanan data dan pelajari sumber dan tujuan data, tandai setiap
langkah proses kerja dan lengkapi dengan notasi yang jelas (terutama pada sub-sub
bagian) guna memudahkan penelusuran kejadian.

B. Bagan Alir

Bagan alir (flowchart) merupakan kumpulan dari notasi diagram simbolik


yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flowchart)
merupakan metode teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah
aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas dan logis. Sebuah bagan alir akan
representasikan grafikal pada suatu sistem yang menggambarkan terjadinya relasi fisik
antara entitas kuncinya. Auditor, analis sistem, perancang sistem dan pemrogram,
merupakan orang-orang yang paling mengenal notasi ini.
Notasi yang digunakan untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi
kelompok berikut :

1) Simbol masukan/keluaran merupakan media yang memberikan input


untuk pemrosesan output dari suatu sistem.

2) Simbol pemrosesan merupakan media yang dipergunakan untuk


memproses data atau menunjukkan kapan proses dilakukan secara
manual.

3) Simbol penyimpanan (storage symbols) media ini berfungsi sebagai


tepat menyimpan data yang sementara waktu menunggu diproses oleh
sistem.

4) Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan barang


mengalir, media ini menjelaskan awal atau akhir sebuah sistem,
bagaimana membuat keputusan dan komentar yang dibutuhkan.
 Pembuatan Bagan Alir

Dalam membuat bagan alir digunakan symbol bagan alir, garisan aliran dan
variasi yang tepat. Penggunaan symbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi
informasi atau jenis lain dari sistem. Arah aliran direpresentasikan dengan garis yang
ditarik diantara symbol. Arah normal dari aliran adalah dari kiri ke kanan dan dari
atas ke bawah. Jika garis aliran terputus karena keterbatasan halaman, symbol
penghubung harus digunakan untuk menunjukkan keterputusan tsb. Jika aliran dua
arah, dapat ditunjukkan dengan garis tunggal atau ganda, tetapi anak panah harus
digunakan untuk menunjukkan arah aliran normal dan arah sebaliknya. Pada gambar
2.5 berikut menunjukkan bentuk bagan alir tentang penyerahan/pelunasan dari
pelanggan.

Gambar 2.5 : Bagan Alir tentang tahapan penyerahan dari pelanggan.


 Pengelompokkan Bagan Alir
Bagan alir dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :
 Bagan Alir Sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus
data melalui serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis.
Bagan ini menjelaskan bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam
sistem, bagaimana proses lanjutan yang terjadi pada data dan output sistem.
Aliran pemrosesan digambarkan dengan symbol-simbol yang dihubungkan
dengan garis alir. Simbol yang digunakan berupa garis lurus berbentuk tanda
panah.

Gambar 2.6 : Contoh Bagan Alir Sistem

 Bagan Alir Dokumen, yaitu diagram yang menggambarkan arus dokumen


melalui berbagai departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir
dokumen, khususnya berguna untuk menganalisis kelengkapan prosedur
pengendalian didalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal dan
pemisahan fungsi. Bagan alir dokumen serupa dalam hal format dengan bagan
alir analitis, tetapi lebih memuat sedikit rincian mengenai fungsi pemrosesan
dari setiap entitas yang digambarkan dalam bagan. Simbol yang digunakan
dalam bagan ini adalah symbol yang menjelaskan aliran dokumen.
Gambar 2.7 : Contoh Bagan Alir Dokumen.

 Bagan Alir Program, menunjukkan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh


auditor untuk memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem.
Bagan alir dokumen merupakan bagan pelengkap dari bagan alir sistem,
bagan ini mendukung dan mendeskripsikan logika yang dibuat pada bagan alir
sistem.

Gambar 2.8 : Hubungan antara Bagan Alir Program dan bagan Alir Sistem
C. Diagram Proses Bisnis
Diagram Proses Bisnis adalah cara visual untuk menjelaskan langkah- langkah atau
aktivitas- aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya ada banyak aktivitas dalam siklus
pendapatan. Diantaranya adalah menerima pesanan, mengecek kredit pelanggan,
memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan
pelanggan. Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam siklus
pengeluaran. Diantaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih
pelanggan, dan mengumpulkan pembayaran pelanggan. Semua aktivitas ini
ditunjukkan pada Diagram Proses Bisnis (DPB) untuk member pemahaman yang
lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam proses bisnis.

Gambar 2.9 : Contoh Diagram Proses Bisnis


BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang


baik. Bekal tersebut diharapkan mampu membantu seorang analis dalam menganalisis
setiap permasalahan yang terjadi. Statement of Auditing Standard (SAS) 55,
mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian
internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tersebut,
para auditor direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika
mendokumentasikan sistem yang luas dan rumit. Dengan gambaran grafis tsb, auditor
akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan. Teknik
dokumentasi yang populer digunakan adalah diagram arus data dan bagan alir yang
terdiri atas bagan alir dokumen, bagan alir sistem dan bagan alir program. Alat
pendokumentasian tsb dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan
pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.