Dokumentasi

Contoh Surat Pesanan

Nama distributor : PT. AAD Group
Alamat Distributor : Jl. Enau No. 8 Yogyakarta
No. Izin Distributor : 321/654/XI/2022
No. Telpon : (0274) 123123
Kepada Yth.
PT. Novell Pharmaceutical Laboratorium
Muja Muju, Umbulharjo, Kota Yogykarta
Daerah Istimewa Yogyakarta, 55165

SURAT PESANAN
Nomor: 001/SP/BAG
Tanggal: 28 Februari 2019

Harap dikirimkan:

No BANYAKNYA NAMA SATUAN KETERANGAN

BARANG
1. 50 Cefixime 100 Box Mohon dikirimkan obat
mg tablet dengan nomor batch maks 3.
2. 50 Cetirizine 10 Box Mohon dikirimkan obat
mg tablet dengan nomor batch maks 3.

Penerima Pesanan Pemesan

Penanggung Jawab Penanggung Jawab

Cap (PT Novell) Cap (PT. AAD)

Gabriella Yuliani, S. Farm, Apt. Endyani Pasodung, S. Farm, Apt.

No. SIK: 188115130 No. SIK:188115132
Contoh Faktur Penjualan

Nama Distributor : PT. AAD Group

NPWP Distributor : 13111509891
Alamat Distributor : Jl. Enau No. 8 Yogyakarta
No. Izin Distributor : 321/654/XI/2022
No. Telpon : (0274) 123123

FAKTUR PENJUALAN
PKP NON PKP

NPWP NO. FRAKTUR NO. SBP NO. DAN TANGGAL SURAT

PESANAN
1 2 3 4
13111509891 001/FP/BAG 001/SPB/BAG 001/SP/BAG-28 Februari 2019

NO. ID NAMA BARANG SATUAN BANYAKNYA

1 2 3 4
190347 Cefadroxil 500 Box 10
mg kapsul
15A112A Cefotaxime 1 g Box 30
injeksi
876514 Ceftazidime 1 g Box 30
injeksi
Barang-barang tersebut telah diterima dengan baik.

Tanda Terima Nama Jelas Potongan

Penanggung Jawab

PT. AAD Group PT. Hexapharm Jaya Dasar Pengenaan

Pajak PPN 10%

Jumlah
Contoh Surat Penyerahan Barang
Nama Distributor : PT. AAD Group
Alamat Distributor : Jl. Enau No. 8 Yogyakarta
No. Izin Distributor : 321/654/XI/2022
No. Telpon : (0274) 123123

SURAT PENYERAHAN BARANG

No. 001/SBP/BAG
Tanggal : 28 Februari 2019
Diserahkan ke : Apotek Seven Sky Group
Alamat : Jalan Mangga No. 25
Surat Pesanan No. :

No. NAMA BARANG NO. BETS EXP. DATE SATUAN BANYAKNYA

1 Cefadroxil 500 mg 190347 April 2019 Box 10
kapsul
2 Ceftazidime 1 g injeksi 876514 November Box 30
2021

Nama (kota) (Tanggal)

Yogyakarta, 28 Februari 2019
Yang Menerima Yang Menyerahkan
Penanggung Jawab Penanggung Jawab

Cap. Cap.
Gabriella Yuliani, S. Farm, Apt. Endyani Pasodung, S. Farm, Apt.
No. SIK: 188115130 No. SIK:188115132
Contoh Kartu Gudang Obat Captopril 25 mg tablet

KARTU GUDANG
Nama Barang : Captopril 25 mg
Bentuk Sediaan : Tablet
Kemasan : Box
Nama Pabrik : PT. Hexapharm Jaya
No.Registrasi : PBT1234567812
No Terima Dari/ Surat Pesanan SPB Penerimaan Pengeluara Sisa No. Exp. P
. Keluar n Persedia Bets Date
Kepada an

Tgl No Tgl No Tgl Jml Tgl Jml

1 Terima Dari 30 001/S 1 32 35 Box 706507 April
PT. Novem P/BA Dese Box 2023
Hexapharm ber G mber
Jaya 2018 2018
2 Terima Dari 30 28 001/S 1 30 30 Box 705565 Sept.
PT. Novem P/BA Dese Box 2023
Hexapharm ber G mber
Jaya 2018 2018
3 Keluar 30 001/S 40 30 5 30 Box 706507 April
Kepada Januari P/BA box Janu Box 2023
Apotek AAD 2019 G ari
Group 2019
4
dst
Contoh Kartu Gudang dan Obat Cefadroxil 500 mg kapsul
KARTU GUDANG
Nama Barang : Cefadroxil 500 mg
Bentuk Sediaan : Kapsul
Kemasan : Box
Nama Pabrik : PT. Hexapharm Jaya Laboratories
No. Registrasi : PBT1234567812
No. Terima Surat Pesanan SPB Penerimaan Pengeluaran Sisa No. Exp.
Dari/ Keluar Persediaa Bets Date
Kepada n

Tgl No Tgl No Tgl Jml Tgl Jml

1 Terima Dari 30 001/S 1 10 30 Box 190347 April
PT. Novem P/BA Dese Box 2019
Hexapharm ber G mbe
Jaya 2018 r
Laboratories 2018
2 Keluar 30 001/S 10 30 5 25 Box 190347 April
Kepada Januari P/BA Box Janua Box 2019
Apotek 2019 G ri
AAD Group 2019
3
dst.

Contoh Kartu Barang Obat Captopril 25 mg tablet

 KARTU BARANG
Nama Barang : Captopril 25 mg
Bentuk Sediaan : Tablet
Kemasan : Box
Nama Pabrik : PT. Hexapharm Jaya
No. Registrasi : PBT1234567812
No. PENERIMAAAN PENGELUARAN SISA NO. EXP. PARAF
PERSEDIAAN BETS DATE
Tgl Jml Tgl Jml
1. 1 Des 20 Box 30 Box 705565 September
2018 2023
2. 30 5 Box 25 Box 705565 September
Januari 2023
2019
3.
dst

Contoh Kartu Barang Obat Captopril 25 mg

 KARTU BARANG

Nama Barang : Captopril 25 mg

Bentuk Sediaan : Tablet
Kemasan : Box
Nama Pabrik : PT. Hexapharm Jaya
No. Registrasi : PBT1234567812
No. PENERIMAAAN PENGELUARAN SISA NO. EXP. PARAF
PERSEDIAAN BETS DATE
Tgl Jml Tgl Jml
1. 1 35 Box 30 Box 706507 April
Desember 2023
2018
2.
dst

Contoh Kartu Barang Obat Cefadroxil 500 mg kapsul

 KARTU BARANG

Nama Barang : Cefadroxil 500 mg

Bentuk Sediaan : Kapsul
Kemasan : Box
Nama Pabrik : PT. Hexapharm Jaya
No. Registrasi : 254.789

No. PENERIMAAAN PENGELUARAN SISA NO. EXP. PARAF

PERSEDIAAN BETS DATE
Tgl Jml Tgl Jml
1. 1 10 Box 5 Box 190347 April
Desember 2019
2018
2.
dst

KESIMPULAN
1. Penyimpanan obat sebaiknya menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out) agar
mencegah penumpukan produk obat yang mendekati Expired Date di gudang.
2. Personalia bagian gudang harus selalu melakukan pengecekan terhadap jumlah fisik
barang dan jumlah yang terdapat dalam sistem. Penggunaan sistem barcode dapat
mengurangi kemungkinan terjadinya perbedaan jumlah stok di sistem dan manual.
3. Nama obat LASA perlu diberikan label LASA yaitu one of two dan two of two. Obat yang
sama dengan nomor batch berbeda harus disusun secara terpisah secara FEFO dan
dengan pembatas yang jelas begitu juga dengan obat dengan nama berbeda.
4. Sebaiknya setiap ada penggantian atau perubahan nomor batch pada produk obat secara
manual, harus segera dilakukan pembaharuan ke dalam sistem pada hari yang sama oleh
petugas.