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Introdução
“O Futuro não existe, realmente.
Ele é criado por nós, no presente.”
Tolstoi

Quem trabalha com a gestão de um escritório de advocacia ou

departamento jurídico sabe bem que a entrega dos trabalhos pode ficar
comprometida  caso não haja uma boa gestão.

Há uma crescente demanda no judiciário e a concorrência não para de

crescer. Evoluir a gestão do escritório é muito mais do que uma questão
de organização, trata-se de sobrevivência.

E quando se fala em gestão, advogados e estratégias não se pode deixar

de falar sobre tecnologia. O mundo digital está se tornando a base de
sustentação de todos os negócios e o setor jurídico não é diferente. A
utilização de software de voltado para o gerenciamento do escritório é a
garantia da evolução.

Nesse e-Book vamos explorar como uma boa gestão pode ajudar seu
escritório de advocacia a ter  um crescimento com rentabilidade, diminuir
custos e se tornar ainda mais competitivo com ajuda da tecnologia.
2
 Índice

1 Otimize o tempo. Elimine atividades repetitivas. 04

2 Organização e o controle da gestão 07

3 Gestão profissional do seu escritório com uso da tecnologia para crescer com qualidade. 10

4 Software jurídico: Como escolher uma solução inteligente para ajudar na gestão do seu escritório 16

5 Conclusão 19

03
01
Otimize o tempo.
Elimine atividades repetitivas.
Em uma rápida pesquisa no dicionário, a palavra otimizar possui o
seguinte significado: extrair o melhor rendimento possível.

Em um mundo quase que totalmente conectado, manter o foco e

produtividade com qualidade em menor tempo possível são temas
que não preocupam apenas advogados, mas também a maioria dos
profissionais independentemente da área de atuação.

Quando levamos o assunto para a prática, como poderíamos eliminar

atividades repetitivas dentro de um escritório de advocacia?

Podemos otimizar o tempo unindo três forças essenciais para uma boa
gestão: um fluxo de trabalho bem definido para os integrantes  da equipe,
medição de resultados e um bom software jurídico como ferramenta.

04
Listamos abaixo quatro procedimentos que poderiam ser adotados para evitar a repetição de tarefas:

01
Pense no cenário: seu cliente liga periodicamente (em casos extremos
diariamente) em busca de informações sobre o seu processo.  O que fazer?
Crie um canal de atendimento utilizando um software capaz de liberar com
segurança acesso ao seu cliente no processo para visualização dos andamentos
que você permitir.

Meus estagiários (em uma situação crítica os próprios advogados) atualizam

manualmente os processos do escritório, entram em cada Tribunal para copiar

02
e colar os andamentos processuais e publicações nas respectivas pastas. O
que fazer?
Utilize um software capaz de atualizar as pastas processuais automaticamente
com andamentos e publicações, essa funcionalidade vai economizar tempo e
manterá as pastas processuais atualizadas e organizadas.

Meus clientes ligam no escritório e nunca sabemos quem foi à última pessoa
que o atendeu e o que foi conversado, isso gera retrabalho e confusão. O que

03
fazer?
Tenha um controle rigoroso de todos os atendimentos do escritório, crie
protocolos de atendimentos e divida-os em abertos e fechados, armazene
automaticamente que abriu, atualizou e fechou cada chamado e vincule cada
protocolo com o cadastro de pessoas.

04
Diversas atividades que realizamos são recorrentes, para isso crie checklists
de atividades programadas, ou seja, atividades que devem acontecer anterior-
mente ao compromisso principal. Existem softwares jurídicos que já permitem a
configuração e cadastro de compromissos com atividades recorrentes.

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Por fim, podemos citar algumas dicas mais genéricas que também
podem ajudar na otimização do tempo:

Equipe bem treinada;

Pausas programadas para evitar distrações em horários inapropriados;

Estabelecimento de metas de desempenho por integrante ou para

a equipe;

Evitar procrastinação de tarefas que exigem maior concentração e

que não possuem um prazo próximo do término;

Delegar ao invés de querer assumir todas as tarefas por medo

das pessoas executarem de forma incompleta ou errada.

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02
Organização e o controle
da gestão.
É evidente que a gestão de sucesso de um escritório está diretamente
relacionada com a sua organização. Também sabemos que organizar
a gestão de um escritório não é uma tarefa tão fácil quanto parece.
Infelizmente é rotineiro presenciar profissionais atrasados com algum
prazo ou em busca de alguma pasta que não encontra.

Esse cenário traz a sensação de desorganização, tanto para os

colaboradores, sócios e clientes. Ao ter a gestão do escritório organizada
e as atividades automatizadas pelo software jurídico, o advogado ganha
tempo para se empenhar em outras atividades do escritório.

Ter um sistema que lhe auxilie na gestão é fundamental por ter a

capacidade de unificar todas as ferramentas necessárias para o
seu gerenciamento em um único lugar.

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Alguns benefícios que você pode alcançar seguindo nossas dicas de
como organizar o escritório de advocacia:

Agilidade em analisar os processos;

Redução do custo de locomoção ao fórum para consultas de

documentação e andamento dos processos;

Redução de custos do processo, já que haverá redução de tempo em espera;

Aumento de produtividade dos profissionais de direito;

Melhora a gestão dos processos;

Organizar e padronizar informações;

Garantir o controle dos processos judiciais passa pela organização

de suas informações.

08
Com um sistema que lhe ajude na organização do escritório é possível
segmentar os grupos de informações segundo suas características em
comum.

Essa prática evitará a duplicidade de informações e uma busca intuitiva de

qualquer dado. No entanto, saiba que a padronização não deve significar
perder a flexibilidade e tornar o escritório altamente burocratizado.

De maneira prática, você pode implementar padronizações seguindo as

seguintes normas: pessoas físicas, pessoas jurídicas e dados fundamentais
destes clientes que deve ser incluído no sistema.

Outra forma é a padronização de atos praticados pelos advogados, que

devem ser incluídos no sistema sempre no mesmo formato, respeitando,
por exemplo o tipo de processo, quem é o responsável, qual a área, se já
foi encerrado ou ainda está em andamento.

A organização do escritório com uma boa ferramenta de gestão tornar-

se muito mais prática. O advogado deve entender que está gerenciando
um negócio, não apenas um escritório.

09
03
Gestão profissional
do seu escritório com uso
da tecnologia para crescer
com qualidade.
Atualmente contamos com mais de 980.000 advogados e mais
de 1.000 instituições que lecionam direito no País, são mais de
700 mil estudantes matriculados que poderão ser futuros advogados.

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Esses números indicam que a concorrência acirrada na área
jurídica tende a aumentar ainda mais e que a necessidade de
diferenciação é evidente para a permanência e crescimento
do seu escritório no mercado.

Além da concorrência, podemos destacar outros problemas

enfrentados pelos escritórios de advocacia, dentre eles se
destacam: honorários em queda livre, dificuldade em reter
talentos, morosidade do judiciário, clientes mais exigentes e
alto custo para manter escritórios. Não podemos esquecer
também da tecnologia que está cada vez mais presente e
que exige do advogado uma nova competência.

A competência técnica do advogado deve ser complementada com

a capacidade de gestão, afinal é importante compreender que o
escritório de advocacia é uma empresa.

Mas como podemos profissionalizar a gestão do escritório utilizando

a tecnologia ao nosso favor?

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Antes de falarmos sobre esse tema, é pertinente citar a
frase do famoso empresário Bill Gates:
“A primeira regra de qualquer tecnologia
utilizada nos negócios é que a automa-
ção aplicada a uma operação eficiente
aumentará a eficiência. A segunda é que
a automação aplicada a uma operação
ineficiente aumentará a ineficiência.”
É comum encontrarmos escritórios de advocacia que atuam
sem especialização de áreas e sem um organograma
definido, ou seja, advogados fazendo de tudo um pouco.
Não seria prudente inserir tecnologia para gestão em
seu escritório sem antes pensar em fluxos bem definidos
de trabalho juntamente com a participação de pessoas
treinadas para executar e monitorar toda a operação.
Para que o seu escritório fique mais organizado, uma
recomendação seria separar a atividade técnica das demais
atividades, além da criação de um setor de controladoria
jurídica que daria possibilidade ao advogado concentrar
seu esforço e tempo no trabalho técnico jurídico (criação
de peças, sustentações orais, audiências, entre outros).
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Principalmente para advogados que estão iniciando
as atividades em seu escritório, erros financeiros
devem ser evitados, dentre eles destacam-se:

Misturar as finanças pessoais com as finanças do escritório;

Falta de um fluxo de caixa para mostrar seus lançamentos de entradas

e saídas diárias, semanais e mensais;

Investimentos, faturamento e custos não planejados no curto,

médio e longo prazo;

Falta de capital de giro;

A falta de categorização dos custos (fixos ou variáveis) que ajuda

a visualizar claramente o que mais impacta financeiramente no seu escritório
tanto em demanda para investimento quanto em gastos.

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Um bom software jurídico é essencial para que todos os seus fluxos de trabalho e
controles sejam seguros e transparentes. Opte por um sistema capaz de integrar
o controle dos seus processos, movimentações processuais, financeiro e demais
áreas, assim você ganha tempo e possibilidade de trabalhar de forma mais
produtiva e otimizada, e não se esqueça de utilizar indicadores de desempenho
que façam sentido ao seu negócio.

Dentre vários indicadores de desempenho possíveis, podemos citar alguns:

Lucratividade de processos;
Horas trabalhadas por equipe;

Horas trabalhadas por sócio;

Quantidade de processos por advogado;

Produtividade por advogado/equipe; Custo de processos;

Quantidade de processos com êxito por ano;

Satisfação dos clientes.

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Trabalhar com indicadores de desempenho permite ao
advogado tomar decisões de forma mais assertiva, além de
possibilitar a comparação de resultados com o que foi planejado
anteriormente e também outros escritórios.

Quando o assunto é tecnologia, não hesite! Um software jurídico

Quando Nos dias atuais, separar
de quali o assunto é tecnologia,
não a gestão do seu escritó-
dadehesite! Umen
pode ser software jurídico de
rio do uso da tecnologia é
qualidade pode ser encarado como
carado como um grande investimento a partir do momento que
uma tarefa praticamente
um grande investimento a partir do
impossível.
momento que ele é capaz de reduzir
custos com trabalhos repetitivos, gerar insights, evitar decisões
ele é capaz de reduzir custos com trabalhos repetitivos, geinsights, evitar
equivocadas
decisões por falta de
equivocadas porinformação e também aumentar
falta de informçãotambém aumen- a
qualidade
tar a no atendimento e a satisfação da peça fundamental
de todo negócio:
qualidade NOSSOS CLIENTES.
no atendimento e a satisfação da peça fundade todo
negócio: NOSSOS CLIENTES.

Está pensando em adquirir um software jurídico?  Preparamos

um capítulo com dicas fundamentais para te ajudar na hora da
escolha: Como escolher uma solução inteligente para ajudar na
gestão do seu escritório

15
04
Software jurídico:
Como escolher uma solução
inteligente para ajudar
na gestão do seu escritório
Uma boa formação acadêmica, um sócio com os mesmos objetivos e
bons clientes são fundamentais para começar um escritório de advocacia,
mesmo assim podemos dizer que não é tudo para garantir o sucesso
do negócio. Nos dias atuais em que a concorrência está cada vez maior,
utilizar um software jurídico se torna um ponto imprescindível para a gestão
eficiente do seu escritório.

Uma gestão eficiente é sinônimo de economia, otimização de tempo e

lucratividade.

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Listamos para você alguns pontos que devem
ser levados em consideração na hora de
escolher o seu software jurídico:

Funcionalidades básicas:
Verifique se o software possui cadastro de clientes,
colaboradores, fornecedores, atendimentos
do escritório, processos, atividades consultivas,
gerenciador de documentos, controle financeiro,
controle de prazos e demais compromissos;

Funcionalidades extras: PS: Evite sistemas que tratam a publica-

Gestão segura das suas publicações em todos
os Diários, cadastro automático e atualização
dos seus processos, gráficos gerenciais para
facilitar a visualização dos seus dados, emissão
e personalização de relatórios.
ção como um mero serviço informativo
acoplado ao software, publicação é coisa
séria e a perda de um prazo pode causar
prejuízos financeiros, além de manchar a
reputação.

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Economia e foco no seu negócio:
Evite se preocupar com atividades
paralelas e foque no que realmente
importa, não comprometa seu
orçamento com investimentos na
aquisição de servidores, de banco
de dados e equipe de infraestrutura
de TI com salário elevado, considere Segurança:
contratar um software em nuvem O software deve permitir controlar permissões
de uma empresa sólida e que de visualização, alteração e exclusão dos usuários
tenha um SLA que atenda às suas nos arquivos, divisão de equipes e personalização
expectativas.  Especificamente opte de acessos;
por um modelo SAAS (Software as a
Service - Software como serviço) que Mobilidade:
você paga uma mensalidade sem Que seja acessível via computadores, tablets e
necessidade de se preocupar em smartphones;
reservar dinheiro para comprar as
novas funcionalidades que poderão
ser disponibilizadas.
Adquiri o software e agora? Um bom fornecedor vai disponibilizar
para você uma equipe especializada de consultores que será
capaz de auxiliar a implantação da ferramenta em seu escritório,
além de disponibilizar canais para suporte e tira-dúvidas.

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 Conclusão

Se você chegou até aqui, com certeza percebeu que boas

estratégias para implementar ou mudar a forma de gerir seu
escritório de advocacia, tornando-o mais eficiente.

À primeira vista pode até aparecer muita coisa para colocar em

prática, mas acredite, um bom planejamento, um bom parceiro
fornecedor de tecnologia jurídica e ações focadas dão conta
do recado.

Mantenha-se receptivo e isso vai garantir que seu escritório se

destaque entre os concorrentes, além de lhe reforçar a imagem
de que sua gestão está vanguarda no que diz respeito à gestão
de escritórios de advogados.

Novos softwares tendem a tornar a relação custo x benefício

mais vantajosa e atrativa. Esteja preparado para mudar a
forma como você e sua equipe fazem certas coisas, afinal, não
há novos resultados sem mudanças substanciais.

Temos certeza que o conteúdo vai dar a clareza que você precisa
para destacar o diferencial competitivo e ter mais prosperidade
no seu negócio jurídico!
Se você ainda tem dúvidas sobre um software jurídico e como
ele pode contribuir para a gestão do seu escritório conheça a
Aviso Urgente.
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Conecte-se com o futuro da advocacia
Tecnologia a serviço do advogado

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 Obrigado!

Equipe Aviso Urgente

Há mais de 40 anos no mercado. Somos mais do

que fornecedor de tecnologia. Somos consultores de
Wagner Siqueira
confiança em inovação e transformação na gestão
Chief Product Officer na Aviso Urgente - Software Jurídico dos escritórios de advocacia.