ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de
una entidad o institución. En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo
de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O

PERMANENTE

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción

documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, E histórico de las entidades.

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las
tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar Las
respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

Establecimientos Públicos - Empresas Social del Estado – Industriales y comerciales del Estado
Empresas de Economía Mixta - Entidades descentralizadas indirectas - Unidades
administrativas especiales. E igualmente los entes descentralizados por administración
territorial tales como: Comunas – Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos: Senado de la República - Cámara de Representantes

Asambleas Departamentales - Concejos municipales - Los Organismos de Control: Personería
Contraloría - Procuraduría - Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia: Cortes
Consejo de la Adjuticatura - Fiscalía Juzgados.
Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar
Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación,
aprobación, difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la
información.

Racionalizan la producción documental, Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente

Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos
históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos.
 El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se estipulan

En el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
Directrices básicas e instructivos para su elaboración.