Anda di halaman 1dari 9

PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBU KOTA JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN
SMK NEGERI 49 JAKARTA
BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN
Jalan Sarang Bango No.1, RT.6/RW.4, Marunda, RT.2/RW.5, Kota Jkt
Utara, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 1415

Pilihlah jawaban yang benar dengan memberikan tanda silang ( X ) pada salah
satu jawaban yang paling benar !

1. Alat atau sarana yang digunakan dalam bidang pengelolaan kersipan


memudahkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Penjelasan diatas merupakan
arti dari ... .

a. Peralatan perkantoran d. Peralatan kesehatan


b. Peralatan penyimpanan e. Peralatan pergudangan
c. Peralatan kearsipan

2. Perhatikan data berikut ini!

1. Lebih aktif dalam 5. Pendukung proses produksi


penggunaan waktu dan 6. Tempat atau sarana
keuangan penyimpanan arsip
2. Sebagai pelindung arsip 7. Sebagai persediaan
dari kerusakan 8. Efisien dalam menemukan
3. Sebagai asset kantor dan 9. pendataan barang-barang
perlengkapan kantor kantor
4. Pengkoordinasian antara
penawaran dengan
permintaan

Berikut ini yang merupakan tujuan diadakannya peralatan kearsipan yang benar
adalah ... .

a. 1, 2, 6, 8 d. 1, 3, 4, 5
b. 1, 3, 6, 8 e. 1, 3, 4, 7
c. 2, 6, 7, 8

3. Yang merupakan salah satu macam peralatan kearsipan adalah ... .

a. Buku Agenda. d. Kartu Indeks.


b. Rak Arsip e. Lembar disposisi
c. Kartu kendali.
4. Perhatikan data berikut ini!
1. filing cabinet. 4. Letter tray
2. rotary filing 5. Vertical plan filing system
3. lemari geser

Berdasarkan data di atas yang Tipe peralatan kearsipan “alat penyimpan berat” ... .

a. 2
b. 1
c. 3
d. 5
e. 4

5. Alat untuk meyimpan tempat arsip, yang terstruktur dari lipatan kertas tebal/karton
manila berbentuk persegi panjang. Penjelasan diatas merupakan pengertian dari ... .

a. Map d. Map snelhecter


b. Folder e. Numerator
c. Guide

6. Gambar dibawah merupakan perlengkapan kearsipan yaitu ... .

a. Lembar disposisi d. Kartu indeks


b. Lembar pinjam arsip e. Buku agenda kembar
c. Kartu kendali

7. Gambar disamping merupakan peralatan kearsipan yaitu ... .


a. Laci kartu d. Lemari arsip
b. Rak arsip e. Rotary
c. Filling cabinet

8. Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima,


diproses,dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing disebut ... .

a. Alat sortir
b. Numerator
c. Label
d. Filling cabinet
e. Perfurator

9. Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan
atau menyimpan surat yang biasanya disimpan diatas meja adalah ... .

a. Perfurator
b. Numerator
c. Rak arsip
d. Map snelhecter
e. Letter tray

10. Perhatikan daftar berikut!


1. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang digudang
2. Petugas memeriksa ketersediaan barang di gudang
3. Surrat diserahkan ke bendahara, lalu bendahara akan memeriksa kebutuhan yang
akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.
4. Meminta persetujuan kepada pimpinan
5. ...
6. Pada saat penerimaan barang diperiks atau di uji terlebih dahulu
7. Jika sudah cocok maka akan dibuat berita acara serah terima barang dan buku
penerimaan barang
8. Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang
membutuhkan

Isikan langkah atau tahapan yang tepat untuk titik-titik diatas adalah ... .
a. Senantiasa memastikan keadaan debu disekitar alat tidak ada
b. Diserahkan kepada bagian logistik untuk melakukan pembelian
c. Mengembalikan alat setelah digunakan ditempat semula
d. Memanfaat peralatan sebaik mungkin
e. Tidak membawa pulang alat-alat kearsipan

11. Susunlah atau urutkanlah data berikut ini:


1. Mengembalikan alat setelah digunakan ditempat semula.
2. Tidak meminjamkan kepada pihak luar yang tidak ada hubungannya dengan
kantor
3. Senantiasa memastikan keadaan debu disekitar alat tidak ada.
4. Tidak membawa pulang alat-alat kearsipan
5. Menggunakan alat secara hati-hati dan sesuai dengan aturannya, agar peralatan
tidak rusak.
6. Memanfaat peralatan sebaik mungkin
7. Pastikan bahan peralatan yang tidak merusak arsip.
8. Memperhatkan tingkat kelembapan pada ruangan.

Rincikanlah proses atau tata cara pemeliharaan data yang baik dan benar ... .

a. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
b. 2, 4, 7, 8, 1, 3, 5, 6
c. 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1
d. 3, 5, 1, 4, 2, 6, 7, 8
e. 4, 3, 2, 1, 8, 7, 6, 5

12. Perhatikan data berikut!


1. Pastikan data atau isi berkas tidak tertutup hasil stapler anda
2. Pastikan letak dimana anda akan meletakan hasil stapler nantinya, yang tidak
menutupi data atau berkas.
3. Rapihkan kertas,pastikan kertas memiliki ukuran yang sama rata di salah satu
sisinya.
4. Siapkan lembaran kertas yang ingin disatukan menggunakan stapler
5. Stapler bagian ujung kiri atas berkas menghadap kesudut

Pilihlah susunan proses penggunaan stapler yang benar ... .


a. 1, 2, 3, 4, 5 d. 4, 3, 2, 5, 1
b. 2, 3, 1, 5, 4 e. 5, 3, 2, 4, 1
c. 5, 4, 3, 2, 1

13. Lengkapilah proses penggunaan alat Numerator


1. Siapkan berkas yang ingin diberikan nomor
2. Pastikan alat yang akan digunakan sudah memiliki tinta didalammnya
3. Pastikan berkas yang ingin diberi nomor sudah beralaskan kertas tak terpakai
4. Letakkan alat numerator ditempat yang indin dinomorkan
5. Putar urutan nomor-nomor untuk mengatur nomor sesuai dengan yang anda
inginkan
6. Tekan alat hingga tinta yang ada dibagian bawah alat numerator sudah tercetak
dengan sempurna pada berkas

a. 1, 2, 3, 4, 5, 6 d. 6, 4, 3, 2, 5, 1
b. 4, 3, 2, 5, 6, 1 e. 3, 5, 6, 2, 1, 4
c. 3, 1, 4, 5, 2, 6
14. Alat yang mempunyai penjepit di tengahnya. Alat ini tidak mempunyai daun penutup
layaknya stopmap folio. Untuk menopang berkas didalamnyan menggunakan
penjepit. Berkas yang dimsukkan didalamnya, terlebih dahulu harus dilubangi dengan
perforator.
Pilihlah gambar yang tepat untuk penjelasan diatas ... .
a.

d.

b.

e.

c.

15. Gambar dibawah merupakan peralatan kearsipan yaitu ... .

a. Card index
b. Alat sortir
c. Tickler file
d. Box file
e. Mobiplan filing system
Soal uraian
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar!

1. Tuliskanlah perbedaan dari tiap tipe-tipe peralatan kearsipan yang kamu ketahui
beserta contohnya !

2. Tulislah langkah atau prosedur dalam pengadaan peralatan kantor yang kamu ketahui
dengan baik dan benar!

3. Sebutkan dan jelaskan hal-hal yang menjadi kriteria pemilihan peralatan kearsipan
Kantor !

4. Berilah 5 contoh peralatan kearsipan yang sering kalian lihat dilingkungan sekitar
kalian!

5. Bagaimanakah cara memeliharaan peralatan kantor dengan benar?


Kunci jawaban
I. PILIHAN GANDA
1. C 6. D 11. D
2. A 7. E 12. D
3. B 8. A 13. C
4. C 9. E 14. E
5. B 10. B 15. A

II. ESSAY

1. Tipe-tipe peralatan kearsipan


- alat penyimpan tegak( vertical file) seperti ; filing cabinet
- alat penyimpan menyamping (lateral file) seperti ; rotary filing
- alat penyimpan berat (power file ) seperti ; compact rolling shelving (lemari geser)

2. langkah atau prosedur dalam pengadaan peralatan kantor sebagai berikut:


- Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang digudang
- Petugas memeriksa ketersediaan barang di gudang
- Surrat diserahkan ke bendahara, lalu bendahara akan memriksa kebutuhan yang
akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.
- Meminta persetujuan kepada pimpinan
- Jika telah disetujui, maka akan diserahkan kepada bagian logistik untuk
melakukan pembelian
- Pada saat penerimaan barang diperiksa atau di uji terlebih dahulu
- Jika sudah cocok maka akan dibuat berita acara serah terima barang dan buku
penerimaan barang
- Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang
membutuhkan

3. kriteria pemilihan peralatan kearsipan Kantor:

- Jenis arsip yang akan disimpan (bentuk, nilai, ukurran, jumlah,dll) Misalnya arsip
yang akan disimpan berupa 1000 dokumen dengan kategori arsip dinamis aktif,
sehingga pembelian peralatan lemari arsip atau rak arsip yang sesuai untuk jenis arsip
yang tersedia.
- Bentuk organisasi. Bentuk dari organisasinya apakah dalam bidang manufaktur atau
kuliner dan sebagainya. Karena hal itu akan menentukan peralatan apa saja yang
benar dibutuhkan oleh organisasi tersebut, sehingga tidak adanya peralatan yang tidak
terpakai.
- Besar ruangan yang akan dijadikan penempatan peralatan Misalnya ruangan yang
tersedia ukuran 100 m x 200 m, maka pembelian peralatan kearsipan yang sesuai
dengan ukurang tersebut, sehingga tidak memaksakan untuk perluasan ukuran karena
terlanjur membeli peralatan yang tidak sesuai dengan ukuran ruangan yang tersedia.
- Frekuensi pengguanaan arsip. Frekuensi disini adalah seberapa seringnya arsip
digunakan. Jadi, bila arsip tersebut masih terkategori arsip dinamis aktif, maka
peralatan yang digunakan seperti rotary filing, atau lemari arsip. Namun,untuk arsip
yang sudah bernilai dinamis inaktif, peralatan yang dibeli haruslah yang mampu
menyimpan arsip dengan baik, agar tidak rusak sebelum datangnya waktu arsip
tersebut menjadi statis.
- Tngkat pengamanan terhadap arsip tersebut

4. Contoh peralatan kearsipan :


1. Filing cabinet
2. Lemari arsip
3. Card index
4. Komputer
5. Box file
6. Stapler
7. Perforator
8. Map snelhecter,
9. Numerator
10. Map

5. Cara memelihara peralatan kearsipan kantor:


1. Senantiasa memastikan keadaan debu disekitar alat tidak ada.
2. Menggunakan alat secara hati-hati dan sesuai dengan aturannya, agar peralatan
tidak rusak.
3. Mengembalikan alat setelah digunakan ditempat semula
4. Tidak membawa pulang alat-alat kearsipan
5. Tidak meminjamkan kepada pihak luar yang tidak ada hubungannya dengan kantor
6. Memanfaat peralatan sebaik mungkin
7. Pastikan bahan peralatan yang tidak merusak arsip.
8. Memperhatkan tingkat kelembapan pada ruangan.

PETUNJUK PENSKORAN

I. PILIHAN GANDA

Jawaban Benar skor = 1


Jawaban Salah skor = 0
Total skor maksimal = jumlah soal x 1
= 15
II. SOAL ESSAY
Skor maksimal soal No. 1 = 5
Skor maksimal soal No. 2 = 10
Skor maksimal soal No. 3 = 10
Skor maksimal soal No. 4 = 5
Skor maksimal soal No. 5 = 5
RUBRIK SKOR SOAL ESSAY

No. Jawaban Deskriptor/ kriteria skor


1 - alat penyimpan tegak( vertical file) seperti ; filing cabinet Sangat lengkap 5
- alat penyimpan menyamping (lateral file) seperti ; rotary filing Lengkap 4
- alat penyimpan berat (power file ) seperti ; compact rolling Cukup lengkap 3
shelving (lemari geser) Kurang lengkap 2
Jawaban salah 1
2 - Membuat surat permohonan Sangat lengkap 5
- Petugas memeriksa ketersediaan barang di gudang
- Surrat diserahkan ke bendahara, Lengkap 4
- Meminta persetujuan kepada pimpinan
- diserahkan kepada bagian logistik untuk melakukan pembelian Cukup lengkap 3
- Pada saat penerimaan barang diperiksa atau di uji terlebih
dahulu Kurang lengkap 2
- dibuat berita acara serah terima barang dan buku penerimaan
barang
- Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian
unit yang membutuhkan Jawaban salah 1

3 - Jenis arsip yang akan disimpan (bentuk, nilai, ukurran, Sangat lengkap 5
jumlah,dll) Lengkap 4
- Bentuk organisasi Cukup lengkap 3
- Besar ruangan yang akan dijadikan penempatan peralatan Kurang lengkap 2
- Frekuensi pengguanaan arsip. Jawaban salah 1
- Tngkat pengamanan terhadap arsip
4 1. Filing cabinet 6. Stapler Sangat lengkap 5
2. Lemari arsip 7. Perfurator Lengkap 4
3. Card index 8. Map snelhecter Cukup lengkap 3
4. Komputer 9. Numerator Kurang lengkap 2
5. Box file 10. Map Jawaban salah 1
5 1. Senantiasa memastikan keadaan debu disekitar alat tidak ada. Sangat lengkap 5
2. Menggunakan alat secara hati-hati dan sesuai dengan
aturannya, agar peralatan tidak rusak. Lengkap 4
3. Mengembalikan alat setelah digunakan ditempat semula
4. Tidak membawa pulang alat-alat kearsipan
5. Tidak meminjamkan kepada pihak luar yang tidak ada Cukup lengkap 3
hubungannya dengan kantor
6. Memanfaat peralatan sebaik mungkin Kurang lengkap 2
7. Pastikan bahan peralatan yang tidak merusak arsip.
8. Memperhatkan tingkat kelembapan pada ruangan.
Jawaban salah 1