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Gestión estratégica de personas

Prof. Kety Jáuregui. Ph.D.


Sesión 4:
Análisis y diseño de
puestos
¿Cuándo realizar el análisis
de puestos?
• Inicia una empresa
• Reestructuración de una empresa (modificación
del organigrama y los puestos)
• Crecimiento de la empresa ( crear nuevos
puestos de trabajo)
Análisis de Puesto
Es el proceso fundamental del cual dependen la mayoría de las demás
actividades relacionadas con los Recursos Humanos.

Proporciona las especificaciones del puesto


Reclutamiento de trabajo

Selección Proporciona las especificaciones del puesto

Evaluación del Proporciona los criterios del desempeño del puesto


desempeño (competencias, funciones, responsabilidades)

Capacitación y Brecha entre la evaluación de desempeño y


Desarrollo las competencias ideales del puesto

Administración de la Proporciona la base para determinar la tasa


Compensación de pago del empleado

Administración del
Proporciona información para identificar los
riesgo riesgos del puesto de trabajo
Definiciones
• Puesto
▫ Conjunto de funciones y responsabilidades que corresponden a una
posición dentro de una entidad, así como los requisitos para su adecuado
ejercicio. El puesto podrá tener más de una posición siempre que el perfil
de este sea el mismo.
• Familia de puesto
▫ Grupo de dos o mas puestos que tienen deberes similares
• Posición
▫ Cada uno de los componentes que puede tener un puesto con un único
perfil.
• Puesto compartido
▫ Dos empleados de medio tiempo ocupan el puesto que tendría un
trabajador a tiempo completo
• Perfil del puesto
▫ Es la información estructurada respeto a la ubicación de un puesto dentro de la
estructura orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias
que demanda para que una persona pueda conducirse y desempeñarse
adecuadamente en un puesto.
Proceso de Análisis de Puestos
Descripción del puesto
Tareas
Fuentes de datos Deberes u obligaciones
Analista del puesto / Consultor Responsabilidades
Empleado
Supervisor

Datos del puesto


Funciones de RR.HH.
Tareas
Reclutamiento
Estándares de desempeño
Selección
Deberes
Capacitación y desarrollo
Responsabilidades
Evaluación del desempeño
Competencias requeridas
Administración de
Experiencia necesaria
remuneraciones
Contexto del puesto

Métodos para
recabar datos Especificaciones
Entrevistas del puesto
Cuestionarios Educación
Observación Competencias
Registros Exigencias físicas
Diccionario de puestos Experiencia
Análisis de puesto
• Descripción del puesto
▫ Reporte de las actividades, tareas,
deberes y responsabilidades que
conforman el puesto en la organización

• Especificación del puesto


▫ Reporte de los conocimientos,
habilidades y actitudes, experiencia,
profesión necesarios para realizar el
trabajo
▫ Proceso mediante el cual se obtiene información acerca de los
puestos, al definir sus responsabilidades, deberes y tareas
▫ Es el estudio de la forma en que el trabajo (entradas,
actividades, salidas) se mueven a través de la organización.

Entradas Salidas
Actividades
Personas, materiales, Bienes y
Tareas
equipos servicios

Misión del puesto


MÉTODOS PARA ANÁLISIS DE PUESTOS

• Análisis funcional del puesto (FJA). Descripción


y Especificación de Puesto
• Incidente crítico. Descripción de Puesto
• Inventario de tareas. Descripción de Puesto
• Diario de trabajo. Descripción
Estructura del Análisis Funcional

Que Hace vs. • Redactar descripciones con verbo (lo


que hace) y finalizar indicando
Que consigue resultado

Escalas de • Determinar escalas de jerarquías


Funciones funcionales

• Identificar los tres tipos de capacidades necesarias:


Persona en el Funcionales (combinan preferencias y capacidades)
Contenido Específico (relativas a puesto y a ciertos
trabajo estándares)
Adaptativas (vinculadas a las demandas de cambio)

Basado en Análisis y descripción de puestos de trabajo: teoría, métodos y ejercicios. Manuel Fernández-Ríos. 1995
ANÁLISIS FUNCIONAL DEL PUESTO (FJA)
¿Qué hace vs Que consigue? Descripción de puestos
• Utiliza un inventario de diferentes tipos de funciones o
actividades de trabajo que puede constituir cualquier puesto

• Todo lo que hacen los trabajos en la realización de sus tareas


lo efectúan en relación con información (ideas, teorías, …) con
personas (compañeros de trabajo, proveedores, clientes,..) o
con cosas (herramientas, maquinas, equipos)

• Las bases de este sistema son:


▫ Información (sintetiza, coordina, analiza, copiar, contar..)
▫ Personas (negociar, supervisar, entretener, persuadir..)
▫ Cosas ( manipular material, trabaja con precisión…)
Descripción de puestos

Tareas / Obligaciones y Responsabilidades:

PUESTO: JEFATURA DE ATENCION AL CLIENTE


¿Qué ¿Cómo ¿Con qué? ¿Para ¿Cuándo % de Apoyo Relación Relación Otros
hace? lo hace? que? ? Tiempo Funcional Externa

Enumerar y Detalle al Detalle de los Finalidad -Diario Tiempo Con que Actores Temas no
enunciar las máximo el medios inmediata -Semanal dedicado Personas otras áreas se externos con los contempla
tareas de modo como se (materiales, de la tarea -Mensual a la tarea que le relaciona que se relaciona dos en
manera realizan las documentos, -Ocasiona en apoya en para la tarea para la tarea, en anteriorm
prioritaria. tareas maquinas, l función la tarea y en que que consiste esa ente
Usas verbos ( equipos) etc -Anual del total (indicar consiste esa relación y
infinitivos procedimientos, usados en la de tareas No, relación frecuencia.
(pe modalidades) tarea Nivel,
Distribuir etc)
Coordinar)
Planificar las Supervisando Informes del Asegurar Semanal 10% Ninguna Dpto. Reuniones
actividades resultados del departamento la atención Comercial y quincenales con
habituales dia,tramitando Reportes de a los Facturación distribuidores.
del contactos con incidencia clientes proveen
departament proveedores, satisfacien indicadores
o desarrollando do sus
programas de necesidade
recuperación de s de
bajas. informació
Basado en Análisis y descripción de puestos de trabajo: teoría, métodos y ejercicios. Manuel Fernández-Ríos. 1995
n
Descripción del puesto

A) Identificación del puesto : Identifica el puesto diferenciándolo de otros.


- Nombre del puesto : Pe. Vigilante, Auxiliar administrativos.
- Departamento, división, área a la que se pertenece : Pe. Planta de Montaje, Contabilidad.
- Codigo del puesto: : Pe. AB 0-221
- Nivel retributivo: : Pe. 2A /7B
- Categoría laboral: : Pe. Peón, empleado, obrero.
- Estabilidad del puesto : Pe. Permanente, ocasional. Practicante.
- Puesto del supervisor : Pe. Jefe de Contabilidad, Director de Operaciones.

B) Misión: Definición general del puesto (una o dos frases) incluyendo objetivo,
metas o fin que se persigue mediante una acción, operación, tarea o puesto de trabajo.
Pe. “Garantizar que todos los productos del establecimiento que pasan por su punto de
control son cobrados o cargados en la cuenta del cliente”

C) Ficha técnica de la descripción : Datos sobre la descripción.


- Fecha de la descripción
- Nombre del analista
- Fuente de información usada
- Fecha de la actualización de la descripción.

Basado en Análisis y descripción de puestos de trabajo: teoría, métodos y ejercicios. Manuel Fernández-Ríos. 1995
Ejemplo
Esquema de redacción de las misión del puesto
(SERVIR)

http://www.ocdo.uni.edu.pe/images/Documentos-Curso/Servicio-Civil-para-la-UNI-6.pdf
Ejemplo
Esquema de redacción de las funciones del puesto
(SERVIR)

http://www.ocdo.uni.edu.pe/images/Documentos-Curso/Servicio-Civil-para-la-UNI-6.pdf
http://storage.servir.gob.pe/gestores-rrhh/encuentrogestores-2012-12/EncuentroGestores-2012-09%20-%20Perfiles%20de%20puestos.pdf
ESCALAS DE FUNCIONES
Ejemplo
Identificación de las funciones esenciales SERVIR
Factores

http://www.ocdo.uni.edu.pe/images/Documentos-Curso/Servicio-Civil-para-la-UNI-6.pdf
Ejemplo
Identificación de las funciones esenciales SERVIR
Tabla de puntuación

PJE TOTAL = ( CE X COM ) + F


http://www.ocdo.uni.edu.pe/images/Documentos-Curso/Servicio-Civil-para-la-UNI-6.pdf
Ejemplo
Identificación de las funciones esenciales SERVIR:
Calificación

1) Puntuar cada una de las funciones de


acuerdo a los factores y los grados que
existen en la “Tabla de Puntuación de
funciones” ; luego obtener el puntaje total
en base a la fórmula.
2) Identificar las 4 funciones con mayor
ponderación, siendo éstas las funciones
esenciales del puesto.
Las funciones esenciales son las que
tienen mayor impacto para el puesto
porque generan resultados que agregan
valor”

http://storage.servir.gob.pe/gestores-rrhh/encuentrogestores-2012-
12/EncuentroGestores-2012-09%20-%20Perfiles%20de%20puestos.pdf-la-UNI-
6.pdf
Ejemplo
Identificación de las funciones esenciales SERVIR:
Ordenamiento Priorizado

Funcione
s
Esenciale
s

http://www.ocdo.uni.edu.pe/images/Documentos-Curso/Servicio-Civil-para-la-UNI-
PERSONA EN EL TRABAJO
Ejemplo
Especificaciones SERVIR: 1.Matriz de Habilidades.

1. Trasladar las funciones


esenciales a la Matriz de
Habilidades y en base a ellas,
establezca las habilidades más
importantes para el puesto con
el apoyo del Diccionario .
2. Identificar las cualidades de las
personas que son inherentes a
sus
características personales o
adquiridas por la práctica
constante que le permiten
realizar con cierto éxito una
determinada actividad.
3. Utilizar el Diccionario de
Habilidades / competencias,
focalizándose en las funciones
esenciales detalladas en la
Matriz.

http://storage.servir.gob.pe/gestores-rrhh/encuentrogestores-2012-12/EncuentroGestores-2012-09%20-
%20Perfiles%20de%20puestos.pdf
Ejemplo
Especificaciones SERVIR: 1.Matriz de Habilidades.

http://storage.servir.gob.pe/gestores-rrhh/encuentrogestores-2012-12/EncuentroGestores-2012-09%20-
%20Perfiles%20de%20puestos.pdf
Ejemplo
Especificaciones SERVIR: 2. Requisitos de formación
Revisar la misión y las funciones esenciales del puesto; posteriormente establecer los siguientes requisitos:
• Formación académica: Estudios secundarios, técnicos a nivel básico o superior (No universitarios), universitarios. Indicar si se
requiere estudios completos.
• Grados(s)/Situación(es) académica(s) y estudios requeridos: Egresado o bachiller o titulado en algunos estudios; asimismo
indicar si se requiere el grado de magister o doctor en alguna especialidad, considerando para ello si debe ser egresado o titulado
como magister o doctor.
• Colegiatura: Indicar si el puesto requiere colegiatura y habilitación profesional

http://storage.servir.gob.pe/gestores-rrhh/encuentrogestores-2012-12/EncuentroGestores-2012-09%20-
%20Perfiles%20de%20puestos.pdf
Ejemplo
Especificaciones SERVIR: 3. Conocimientos
Revisar la misión y las funciones esenciales del puesto; posteriormente establecer los siguientes requisitos:
a.) Conocimientos Técnicos: Identifique los conocimientos técnicos específicos para el puesto.
b.) Cursos y/o Programas de Especialización: Establecer cursos o diplomados que se requieren para ocupar el puesto; los mismos que
deben contar con la certificación o sustento documentario respectivo. Cabe indicar que cada curso de especialización debe tener no menos
de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.
c.) Conocimientos Ofimáticos: Identificar el nivel de dominio del Word, Excel y Power Point; así como otros paquetes informáticos que
pudieran ser necesarios para el puesto.
d.)Conocimientos de Idiomas y/o Dialectos: Establezca si es necesario conocer algún idioma y/o dialecto; asimismo mencionar el nivel de
dominio.

http://www.ocdo.uni.edu.pe/images/Documentos-Curso/Servicio-Civil-para-la-UNI-6.pdf
Ejemplo
Especificaciones SERVIR: 4. Experiencia
Revisar la misión y las funciones esenciales del puesto; y, en base al análisis, establecer los requisitos de experiencia general
y específica:

http://www.ocdo.uni.edu.pe/images/Documentos-Curso/Servicio-Civil-para-la-UNI-6.pdf
MÉTODO DEL INCIDENTE CRITICO

• Es identificar las tareas fundamentales del puesto, que son los


deberes importantes y las responsabilidades del puesto que
realizan quienes lo ocupan y llevan al éxito el puesto.

• La información sobre las tareas fundamentales se pueden


recabar mediante entrevistas con empleados o gerentes y con
observación.

• Los empleados comunican sobre su puesto, abordando de una


forma más bien desorganizada cuestiones como: qué, porqué,
para qué, cómo, etc., realiza las actividades que desempeña.
ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA (1)
ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA (2)
ANÁLISIS DE INVENTARIO DE TAREAS

• El objetivo es producir una lista detallada de los


enunciados de las tareas a todos los puestos, la
cual después se utilizará para elaborar un formato
de encuestas de inventario de tareas.
ANÁLISIS DE INVENTARIO DE TAREAS
DIARIO DE TRABAJO
“Es un procedimiento de papel y lápiz que solicita a los ocupantes
de los puestos que registren las actividades que han realizado, en
intervalos de tiempo preestablecidos, en el curso de una jornada
de trabajo” (Freda y Senkewicz, 1988)

Ventajas:

• Es un procedimiento poco costoso de obtener una buena


información sobre lo que se hace y la secuencia del proceso
productivo
• Es relativamente fácil de diseñar, administrar, cumplimentar
y analizar
• No requiere un personal técnico muy cualificado para poder
llevar a cabo todo el proceso
DIARIO DE TRABAJO
DICCIONARIO DE TÍTULOS OCUPACIONALES
DISEÑO DE PUESTOS
Organizar tareas, deberes y responsabilidades
dentro de una unidad productiva de trabajo

Impactos del diseño de


puestos

Satisfacción Salud física y


Desempeño
Laboral mental
MODELO DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL
TRABAJO
Características del Estado Psicológico Resultados deseados
puesto de trabajo
(Trabajos
enriquecidos)

• Variedad de
• Experiencia
habilidades
significativa
• Identificar tareas
• Identificar
significado

• Autonomía • Experiencia • Motivación


responsable • Desempeño

• Retroalimentación • Conocimiento y
resultados
MODELO DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL
TRABAJO
Características del Tranquilo Torbellino
puesto de trabajo
Característica del Variedad de habilidades Realizan mantenimiento Variedad de habilidades
puesto
Tareas que realizan Conocen Conocimiento
superficial no detallado
Significado de la tarea Aporte de su trabajo Aporte del trabajo con
limitaciones
Autonomía No hay supervisión Supervisión ineficiente

Retroalimentación Alta entre los miembros No hay


de la cadena retroalimentación

Estado psicológico Experiencia Centrada en el cliente Algo, centrado en


significativa interno disminuir mermas
Experiencia Servicio al cliente No
responsable interno
Conocimientos y Conocen proveedores No
resultados
Ajustes
PROGRAMAS DE TRABAJO
• La semana comprimida.
• Horario flexible.
• Puestos compartidos.
• Trabajo a distancia.
HORARIO FLEXIBLE DE LA COMPAÑÍA DE
SEGUROS SENTRY

almuerzo
Hora flexible Hora principal Hora principal Hora flexible
(llegada) (todos (todos (salida)
presentes) presentes)
6 7 8 9 10 11 12 12:30 1:30 2:30 4:30 5:30

HORAS

• Los empleados que llegan a las 6:00 a.m. saldrían


a las 2:30 p.m.
• Los empleados que llegan a las 9:00 a.m. saldrían
a las 5:30 p.m.
TELETRABAJO

• Trabajo a distancia
• Proceso por el cual se trabaja de manera electrónica a
través de equipos de cómputo y telecomunicaciones.

• Efectos de los Contratos de Trabajos Alternativos


• Más empleados con horarios propuestos por ellos
mismos
• Evaluación de los empleados según los resultados
• Mayor confianza, menos control y supervisión directa
• Temas legales relacionados a las leyes estatales y
federales
• Impactos en la carrera profesional por la falta de
contacto directo (visibilidad)
TELETRABAJO
ENFERMERAS
HTTP://GMEIN.UIB.ES/HEALTHNET/CAP4/INDEX4_1.HTM
EJERCICIO
Análisis del puesto:
Gerente de RRHH
Gerente Comercial
Gerente de Finanzas
Familia de puestos
• Grupo de Directivos
▫ Dirección Institucional
• Grupo de Servidores Civiles de Carrera
▫ Planeamiento y gestión del gasto
▫ Gestión Institucional
▫ Asesoramiento y resolución de controversias
▫ Formulación, implementación y evaluación de políticas públicas
▫ Prestación y entrega de bienes y servicios
▫ Fiscalización, gestión tributaria y ejecución coactiva
• Grupo de Servidores de Actividades Complementarias
▫ Operadores de prestación y entrega de bienes y servicios, operadores de
servicios para la gestión institucional, mantenimiento y soporte; y
choferes
▫ Asistencia y apoyo
▫ Administración interna e implementación de proyectos
▫ Asesoría
Directivos públicos
En el caso de los directivos públicos, los puestos tipo
están vinculados con los niveles organizacionales de la
entidad:
• Alta dirección – 1° nivel organizacional
• Órgano – 2° nivel organizacional
• Unidad orgánica – 3° nivel organizacional

En caso sea aplicable a la entidad y previa validación


de SERVIR, las entidades públicas podrán contar con
directivos públicos en el 4° nivel organizacional.