Anda di halaman 1dari 30

1

IV.1. Survei Pendahuluan

Dalam tahap survey pendahuluan ini, dapat diperoleh informasi mengenai

kegiatan penjualan perusahaan sebagai sumber pendapatan perusahaan dan bagaimana

pencatatan dan pengelolaan piutang yang dilakukan di perusahaan karena tahap survey

pendahuluan ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan

gambaran mengenai kegiatan usaha perusahaan.

Prosedur Pemeriksaan

1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan,

uraian tugas dari setiap bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan piutang

usaha serta prosedur penjualan dan penagihan piutang usaha.

2. Mempelajari struktur organisasi dan job description perusahaan.

3. Melakukan wawancara lisan terhadap pejabat perusahaan, yaitu dengan Manajer

Pemasaran dan Manajer Keuangan dan Akuntansi serta bagian terkait lainnya.

4. Mempelajari prosedur proses penjualan tunai dan penjualan kredit, pengelolaan

piutang usaha beserta proses penagihannya.

5. Mengamati pelaksanaan fungsi penjualan tunai dan penjualan kredit dan

pengelolaan piutang usaha yang berjalan dalam perusahaan.

Hasil Pemeriksaan

Dalam melaksanakan survey pendahuluan ini, penulis memperoleh beberapa

informasi mengenai kondisi dan keadaan perusahaan secara fisik, yaitu :

1. Kondisi kantor pusat yang berlokasi di Jl. RS. Fatmawati No. 15 A, Gandaria

Selatan Cilandak – Jakarta Selatan sangat memadai, dimana terdiri dari 3 lantai

untuk showroom, gudang dan ruang kantor. Juga terdapat beberapa showroom

2
lain, yakni di Auto Mall – Soedirman dan di Banjarmasin – Kalimantan Selatan,

dimana masing-masing showroom memiliki gudang dan bengkel. PT. Moto

Prima juga memiliki 1 buah gudang utama yang berkawasan di Kawasan Industri

dan Pergudangan BSD sektor 1 – Tangerang.

2. Produk-produk yang dijual oleh perusahaan adalah berupa kendaraan bermotor

(mobil dan motor) built-up, aksesoris dan suku cadang dari kendaraan bermotor

tersebut.

3. Setiap bulannya, tiap-tiap showroom dapat menjual lebih dari 30 motor, 2-3

penjualan mobil, dan puluhan penjualan aksesoris dan suku cadang kendaraan

bermotor.

4. Jumlah karyawan dari PT. Moto Prima adalah kurang lebih 100 orang karyawan.

IV.2. Penelaahan dan Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen

Tujuan dari tahap penelaahan dan pengujian sistem pengendalian manajemen ini

adalah untuk menguji dan mengevaluasi efisiensi dan efektifitas pengendalian yang

dilakukan oleh manajemen perusahaan.

Prosedur Pemeriksaan

Dalam tahap ini penulis menggunakan suatu daftar pertanyaan mengenai

pengendalian internal yaitu Internal Control Questionnaires (ICQ). Daftar pertanyaan

untuk pengendalian internal atas fungsi penjualan dan piutang usaha pada PT. Moto

Prima adalah sebagai berikut :

3
PT MOTO PRIMA

INTERNAL CONTROL QUESTIONNAIRES

No. Pertanyaan Y T TR

Penjualan

1. Apakah perusahaan membuat target penjualan? X

2. Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price

list)? X

3. Apakah penyimpangan dari daftar harga harus disetujui

oleh manajer pemasaran? X

4. Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian

potongan secara tertulis? X

5. Apakah untuk setiap penjualan dibuat sales confirmation

kepada pelanggan dan ditandatangani? x

6. Apakah order pembelian dari pelanggan harus disetujui

oleh manajer pemasaran mengenai harga, syarat kredit

dan syarat lainnya? X

7. Apakah digunakan formulir pesanan penjualan yang

diberi nomor urut cetak (prenumbered)? X

8. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada surat

jalan – SJ (delivery order – DO)? X

9. Apakah SJ :

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak

4
(prenumbered)? x

b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? x

c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan

dengan SJ? x

d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan SJ dan

isinya? x

e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur? x

f. Dikaitkan dengan faktur untuk menjamin SJ telah

dibuatkan fakturnya? x

10. Apakah faktur penjualan :

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak

(prenumbered)? x

b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur? x

c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan :

- Jumlah kuantitas yang dikirim? x

- Harga? x

- Perhitungan? x

- Syarat kredit? x

11. Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan? x

12. Apakah fungsi penjualan terpisah dari :

- Bagian keuangan? x

- Bagian akuntansi? x

5
- Bagian penyimpanan? x

- Bagian kredit? x

13. Apakah perusahaan selalu melakukan survey terhadap

pelanggan yang baru melakukan transaksi pertama kali

dengan perusahaan? x

14. Apakah penyelesaian pesanan pelanggan selalu

diselesaikan tepat waktu? x

15. Apakah perusahaan selalu melakukan pengecekan fisik

barang sebelum dikirim? x

16. Apakah pengiriman barang selalu disetujui oleh manajer

keuangan dan akuntansi? x

17. Apakah dibuat surat kontrak kerja dengan perusahaan jasa

Pengiriman untuk pesanan pelanggan? x

18. Apakah penjualan tersebut di bawah ini prosedurnya sama

dengan penjualan kredit :

a. Penjualan tunai? x

b. Penjualan Cash on Delivery (COD)? x

c. Penjualan kepada karyawan? X

d. Penjualan barang rusak? X

19. Apakah nota kredit :

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut

tercetak? x

6
b. Diotorisasi oleh orang tertentu? x

c. Blanko yang belum digunakan terkontrol dengan

baik? X

20. Apakah dibuat daftar formulir-formulir :

a. Pesanan penjualan? X

b. Surat jalan? X

c. Faktur? X

d. Nota kredit? X

21. Bila “Ya”, apakah dicatat secara up-to-date? X

22. Retur penjualan :

a. Apakah harus mendapatkan persetujuan manajer

pemasaran? X

b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali

barang? X

c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan

dalam :

- Kartu gudang? X

- Buku persediaan? X

d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan nota

kredit dengan berita acara penerimaan kembali

barang? X

23. Apakah sistem informasi penjualan meliputi :

7
a. Anggaran penjualan? x

b. Grafik tren penjualan? x

c. Laporan tertulis penjualan? x

d. Penjelasan atas penyimpangan-penyimpangan? x

24. Apakah bagian penagihan terpisah dari fungsi akuntansi? x

25. Apakah terdapat pengawasan terhadap pelaksanaan

prosedur penjualan oleh internal auditor? x

26. Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien? x

Piutang Usaha

27. Apakah dibuat kartu piutang? x

Bila “Ya” :

a. Apakah secara bulanan atau kuartalan diadakan

pencocokkan buku besar piutang dengan kartu

piutang? x

b. Apakah pengamanan fisik kartu piutang cukup? x

c. Apakah hanya orang tertentu yang memegangnya? x

28. Apakah pencatatan di kartu piutang :

a. Sering bergilir? x

b. Terpisah dari yang mengerjakan buku besar? x

29. Apakah akun piutang piutang per pelanggan secara

periodic diteliti mengenai :

a. Pelanggan yang sering terlambat? x

8
b. Bukti adanya salah pembebanan? x

c. Bukti adanya pelunasan sebagian-sebagian? x

d. Bukti adanya penghapusan yang tidak dilaporkan? x

e. Sesuatu ketidaklaziman? x

30. Apakah setiap bulan dikirimkan rekening koran

(statement of account) kepada pelanggan? x

31. Apakah piutang yang telah dihapuskan masih tetap

dilakukan usaha-usaha penagihannya? x

32. Apakah proses penagihan piutang telah dilakukan

sebagaimana mestinya? x

33. Apakah perselisihan dengan pelanggan ditangani oleh

bagian kredit atau atasan atau orang lain yang dikuasakan

dan tidak dilakukan oleh kasir atau petugas administrasi

piutang? x

34. Bila perusahaan memberikan potongan yang lebih besar

dari biasanya, apakah harus mendapatkan persetujuan

khusus dari manajer pemasaran dan bagian penjualan? x

35. Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan piutang

harus disetujui manajer keuangan dan akuntansi? x

36. Apakah bukti untuk penagihan atas piutang yang telah

dihapuskan selalu diamankan untuk mencegah

penyalahgunaan? x

9
37. Apakah secara periodic dibuat analisis umur piutang

(aging analysis) dan yang sudah lama jatuh tempo

ditindaklanjuti? x

38. Apakah catatan piutang di-update setiap hari? x

39. Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang

penghapusan piutang? x

40. Apakah surat pernyataan piutang dibuat oleh orang yang

tidak menangani catatan penerimaan kas? x

41. Apakah surat pernyataan piutang dikirimkan oleh orang

yang tidak berhubungan dengan bagian piutang? x

42. Apakah faktur dan surat jalan diikutsertakan dalam

melakukan penagihan piutang? x

43. Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kuitansi? x

Bila “Ya” :

a. Apakah kuitansi tersebut memiliki nomor urut

tercetak? x

b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa lebih

dahulu ke masing-masing saldo piutang? x

c. Apakah bagian akuntansi memperhatikan urutan

nomornya? x

44. Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro (post dated

cheque) diberikan ke bagian akuntansi? x

10
45. Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada kasir

dalam waktu yang tidak terlalu lama dan dalam jumlah

yang seharusnya diterima? x

46. Apakah pelanggan melunasi hutangnya dengan cek/giro

selalu tepat waktu? x

47. Apakah pelanggan yang tidak melunasi piutang pada saat

jatuh tempo dikenakan sangsi pinalti? x

48. Apakah dibuat penyisihan atas piutang yang tidak dapat

ditagih? x

49. Apakah sering dilakukan perputaran jabatan pada bagian

piutang? x

50. Apakah pada cek mundur yang diterima telah

dicantumkan nama perusahaan/klien? x

51. Apakah bagian akuntansi mengadakan jurnal khusus

untuk penerimaan cek mundur? x

Tabel IV. 4. Internal Control Questionnaires (ICQ)

IV.4.1. Hasil Temuan Audit operasional atas Fungsi Penjualan dan

Pengelolaan Piutang Usaha

Berdasarkan hasil dari wawancara, hasil dari internal control questionnaires

(ICQ) dan program pemeriksaan atas penjualan kredit dan piutang usaha dapat

disimpulkan bahwa pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik. Hal ini dapat

dilihat dari :

11
1. Penjualan dilakukan berdasarkan atas order penjualan yang telah diotorisasi oleh

manajer pemasaran, dan terdapat kebijakan dan prosedur penjualan serta

pengelolaan piutang usaha secara tertulis.

2. Telah digunakan formulir-formulir yang cukup memadai, misalnya :

- Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh

pihak-pihak yang berkepentingan.

- Nama formulir sudah tercantun dengan jelas. Hal ini mempermudah

untuk mengidentifikasikannya.

- Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna yang berbeda

sehinggan mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan.

3. Setiap pengiriman barang selalu berdasarkan pada delivery order sehingga

menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari

manajer keuangan dan akuntansi.

4. Setiap mendapat pesanan dari pelanggan, dilakukan pengecekan baik terhadap

status kredit maupun ketersediaan barang di gudang.

5. Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya sehingga

perusahaan dapat melakukan koreksi dengan segera jika terjadi kesalahan serta

dibuatnya laporan keuangan dan laporan penjualan olah bagian akuntansi secara

periodik kepada pimpinan dan pemegang saham perusahaan.

6. Dilakukan pengecekan fisik terhadap laporan tertulis (stock opname) secara

berkala, baik di kantor maupun di gudang.

Walaupun sistem pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik, dapat

diperoleh pula kelemahan-kelemahan atas pengendalian intern yang masih perlu

12
mendapat perhatian dan penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan. Kelemahan-

kelemahan yang masih terdapat pada PT. Moto Prima antara lain :

1. Sales confirmation (SC) tidak ditanda tangani oleh pelanggan ketika dealing

hanya dilakukan melalui telepon.

Ketika dilakukan observasi, penulis menemukan bahwa seringkali bagian

penjualan melakukan dealing dengan pelanggan melalui telepon dan sales confirmation

yang sudah disetujui oleh manajer pemasaran tidak ditanda tangani oleh pelanggan.

Setelah dilakukan wawancara kepada bagian penjualan tersebut untuk memastikan

kondisi tersebut, ternyata hal ini sudah sering dilakukan dalam menerima pesanan

pelanggan.

Menurut prosedur penerimaan pesanan yang telah ditetapkan perusahaan, SC

harus disetujui oleh pelanggan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom yang sudah

tersedia. SC yang sudah diparaf tersebut digunakan sebagai bukti kesepakatan tertulis

antara pelanggan dengan perusahaan.

Kondisi ini dapat terjadi karena karyawan di bagian penjualan merasa prosedur

terlalu rumit dan bertele-tele. Mereka sama sekali tidak memahami apa yang ingin

dicapai control. Bagi mereka tanpa ada tanda tangan dari pelanggan, penjualan tetap

akan terjadi dan akan jauh lebih efektif bila tidak menunggu SC untuk diparaf.

Tentunya, pengendalian yang baik akan gagal diterapkan karena aspek perilaku

karyawan di bagian penjualan.

Hal ini menyebabkan terjadinya salah penanganan pesanan atau pesanan

pelanggan bersangkutan tidak diproses. Dari 10 Sales Confirmation yang diperiksa,

terdapat 2 transaksi yang terjadi salah penanganan (kesalahan bagian penjualan dalam

13
meng-input spesifikasi barang) dan tidak diproses, yang membuat krisis kepercayaan

dari pelanggan. Dampak negatif lainnya adalah dapat menimbulkan kerugian bagi

perusahaan seperti piutang tak tertagih karena adanya penyimpangan yang dilakukan

oleh bagian penjualan. Penyimpangan tersebut dapat berupa adanya penjualan fiktif.

Sebaiknya setiap dealing yang dilakukan melalui telepon juga harus disertai

dengan dokumen tertulis. Sales confirmation harus disetujui oleh manajer pemasaran

dan harus dikirimkan ke pelanggan untuk diparaf dan difax kepada bagian penjualan. Ini

merupakan salah satu bentuk pengendalian yang dijalankan perusahaan. Oleh sebab itu,

perusahaan melalui menejemennya harus mengkomunikasikan kepada karyawan

mengenai pelaksanaan control dan tujuannya.

2. Pimpinan perusahaan seringkali melakukan transaksi penjualan.

Dalam melakukan pemesanan barang, biasanya pelanggan lama yang sudah

mengenal para pemegang saham langsung melakukan transaksi penjualan dengan

pimpinan perusahaan. Transaksi tersebut tidak dibuatkan faktur penjualan dan hanya

disertai dengan pembuatan SPK (Surat Pesanan Kendaraan). Hal ini tentu saja

mengakibatkan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan tidak berjalan dengan efektif,

sehingga tidak ada pengawasan dalam transaksi tersebut.

Berdasarkan prosedur yang ada di dalam perusahaan, transaksi penjualan harus

dilakukan oleh bagian penjualan dengan persetujuan dari manager pemasaran.

Sedangkan salah satu tugas dari pimpinan perusahaan adalah menjaga kelancaran

kegiatan operasional perusahaan dalam mengawasi proses terjadinya penjualan dan

kelengkapan dokumen dari transaksi tersebut.

14
Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan tidak ingin mengecewakan

pelanggan yang sudah melakukan pembicaraan langsung mengenai barang yang akan

dipesan, sehingga pimpinan langsung memberikan harga dan besarnya potongan

penjualan yang akan diberikan.

Akibatnya, pengawasan dalam melakukan penjualan menjadi berkurang dan hal

ini juga menyulitkan bagian penjualan dalam membuat rekapitulasi penjualan di akhir

periode, karena bagian penjualan tidak mempunyai dokumen mengenai transaksi

penjualan tersebut.

Pimpinan perusahaan tentu saja dapat menerima pesanan secara langsung dari

pelanggan, akan tetapi sebaiknya pesanan tersebut di konfirmasikan kembali ke bagian

penjualan agar pesanan tersebut dapat dicatat dan kemudian dibuat semua dokumen

yang diperlukan. Dengan demikian prosedur dan kebijakan yang telah dibuat, dapat

dilakukan dengan sebagaimana mestinya.

3. Bagian penjualan tidak dipisahkan dari bagian kredit.

Dalam hal ini, diketahui bahwa bagian penjualan merangkap sebagai bagian

kredit dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan.

Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penjualan dan bagian kredit,

dimana kedua bagian tersebut mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing.

Hal ini disebabkan karena perusahaan menginginkan dalam aktifitas

operasionalnya dapat lebih efisien dengan penghematan biaya tenaga kerja sehingga

dilakukannya perangkapan tugas antara kedua bagian ini. Selain itu, perusahaan

menganggap bahwa bagian penjualan lebih mengetahui kondisi pelanggan, sehingga

kedua bagian ini digabungkan begitu saja.

15
Akibat dari tidak terpisahnya kedua bagian ini adalah masing-masing bagian

tidak dapat menjalankan fungsinya secara optimal.

Untuk memperbaiki keadaan ini, penulis menyarankan untuk melakukan

pemisahan tugas antara bagian penjualan dan bagian kredit. Karena, dalam melakukan

transaksi penjualan fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk melakukan

penjualan sebanyak-banyaknya yang biasanya mengabaikan kemungkinan dapat ditagih

atau tidaknya piutang yang akan timbul. Oleh karena itu diperlukan pengecekan status

kredit pelanggan oleh bagian kredit sebelum dilakukan transaksi penjualan. Dengan

dipisahkannya kedua fungsi tersebut, kemungkinan risiko tidak tertagihnya piutang

dapat dikurangi.

4. Perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang (statement of

account) secara periodik kepada pelanggan.

Berdasarkan dari hasil wawancara, diketahui bahwa perusahaan tidak

mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada setiap debiturnya.

Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan cara memeriksa secara periodik

ketelitian dan kebenaran catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan

dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak di luar perusahaan. Untuk

dapat mengecek ketelitian catatan piutang perusahaan secara periodik perusahaan harus

membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada setiap debiturnya 2 (dua)

bulan sekali sehingga debitur dapat mengetahui besar hutangnya kepada perusahaan.

Kondisi ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa data yang dimiliki

telah mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya tanpa harus melakukan

pencocokkan catatan akuntansi piutang dengan setiap debiturnya.

16
Hal ini mengakibatkan pada saat dilakukan penagihan piutang, terjadi perbedaan

saldo piutang antara perusahaan dengan pelanggan. Dan juga hal tersebut menimbulkan

keterlambatan pembayaran piutang perusahaan. Dari sampling 15 transaksi, 9 transaksi

ditemukan bahwa pelanggan selalu terlambat membayar piutang sampai 3 bulan dari

tanggal jatuh tempo, sehingga berakibat terdapat penumpukkan penagihan kepada

pelanggan dan tidak dibayarnya piutang perusahaan yang akan sangat merugikan

perusahaan dan kelangsungan hidup perusahaan di masa yang akan datang dapat

terganggu.

Sebaiknya perusahaan melalui bagian piutang mengirimkan surat pernyataan

piutang secara periodik kepada pelanggan minimal 2 (dua) bulan sekali dengan

mencantumkan saldo piutang beserta rincian faktur. Dengan dikirimkan surat pernyataan

piutang secara periodik kepada pelanggan akan memberikan keuntungan kepada

perusahaan yaitu catatan piutang akan memiliki tingkat keandalan yang tinggi dan

memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan.

5. Proses penagihan piutang seringkali dilakukan oleh bagian penjualan.

Dalam pelaksanaan kegiatan, penagihan piutang yang seharusnya dilakukan oleh

bagian penagihan dilakukan oleh bagian penjualan. Hal ini diperbolehkan oleh

perusahaan, karena dianggap lebih efektif dan efisien apabila dilakukan oleh tenaga

penjualan, karena tenaga penjualan dianggap lebih mengetahui kondisi para pelanggan.

Untuk dapat menghasilkan kinerja yang baik di dalam perusahaan, seharusnya

terdapat pemisahan fungsi antara bagian penagihan dan bagian penjualan agar dapat

meminimalisasi kerugian-kerugian yang mungkin akan terjadi, seperti penggelapan uang

17
kas di perusahaan serta penumpukan beban kerja pada karyawan di masing-masing

bagian.

Perusahaan membiarkan hal ini dikarenakan perusahaan menganggap bahwa

bagian penjualan bertanggung jawab terhadap pelanggan, walaupun terdapat bagian

penagihan sendiri. Tetapi, bagian penjualan dan tenaga penjualan dianggap sebagai

“ujung tombak” perusahaan yang dapat memajukan maupun merugikan perusahaan.

Semua itu dengan pertimbangan sejauh tidak ada campur tangan dari karyawan di

bagian lain.

Akibat dari seringnya bagian penjualan merangkap jadi bagian penagihan adalah

terjadi kecurangan yang material terhadap perusahaan, dimana setelah ditagih oleh

bagian penjualan tanpa sepengetahuan bagian penagihan, piutang tersebut tidak

dilaporkan dan tidak dicatat dan uangnya diambil untuk kepentingan pribadi tanpa

disetor ke kasir. Jadi piutang yang bersangkutan tidak terdapat pelunasannya sehingga

menyebabkan perusahaan mengalami kerugian dan krisis kepercayaan dari pelanggan.

Oleh karena itu, sebaiknya bagian penagihan lebih memfokuskan terhadap

fungsinya di perusahaan, tanpa melibatkan bagian lain agar dapat mencegah terjadinya

kecurangan dan agar dapat menjalankan fungsinya secara maksimal.

6. Perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang memadai dalam hal penjualan

kredit terutama dalam proses pengelolaan piutang perusahaan.

Di dalam perusahaan tidak terdapat kebijakan yang memadai untuk mendukung

kegiatan penjualan kredit terutama dalam proses penanganannya. Perusahaan memang

tidak mempunyai masalah untuk mencari dan mendapatkan pelanggan, tetapi perusahaan

18
tidak mempunyai kebijakan yang begitu detail pada tahap pengelolaan piutang, hanya

merupakan prosedur secara luas.

Perusahaan seharusnya memiliki kebijakan yang cukup untuk setiap kegiatan

operasionalnya agar semua kegiatan dapat diawasi dan dikendalikan oleh manajemen

perusahaan dan dari kebijakan tersebut manajemen perusahaan dapat mengevaluasi

apakah kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan efisien.

Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap hal tersebut dapat

menyebabkan perusahaan kesulitan untuk mendapatkan dan mempertahankan

pelanggan.

Hal ini menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan ketika harus melakukan

penagihan piutang kepada pelanggan, akibatnya banyak pelanggan yang terlambat

membayar piutangnya (kira-kira sebanyak 10% dari seluruh pelanggan per-bulan),

tertunggaknya piutang perusahaan lebih kurang 1 (satu) bulan dari waktu pembayaran

yang ditentukan sehingga banyak pelanggan yang melunasi piutangnya lewat dari jatuh

tempo.

Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan-kebijakan yang memadai untuk setiap

kegiatan operasionalnya agar perusahaan terhindar dari kerugian yang material. Penulis

juga menyarankan agar perusahaan melakukan pemeriksaan khusus yang difokuskan

kepada penanganan piutang perusahaan. Tujuannya untuk mengetahui apakah ada

kecurangan dalam penanganan piutang perusahaan.

19
7. Pelanggan tidak menjalankan sangsi atas keterlambatan pembayaran piutang

yang telah jatuh tempo secara efektif.

Perusahaan memiliki kebijakan pemberian sangsi atas keterlambatan pembayaran

piutang yang telah jatuh tempo. Tetapi seringkali tidak diterapkan oleh bagian

penagihan.

Bagi perusahaan yang melakukan transaksi penjualan kredit, umumnya memiliki

kebijakan mengenai syarat pembayaran yang mencakup sistem punishment didalamnya,

karena hal tersebut diberlakukan dengan tujuan supaya pelanggan dapat segera melunasi

hutangnya pada saat jatuh tempo.

Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa keterlambatan dalam

pembayaran piutang merupakan hal yang masih dapat diterima selama pelanggan

menunjukkan itikad baik untuk tetap memenuhi kewajibannya. Pemberlakuan

punishment dianggap dapat menyulitkan perusahaan dalam mempertahankan pelanggan.

Hal ini menunjukkan lenturnya kebijakan penagihan piutang perusahaan dalam

menyikapi penundaan pembayaran piutang oleh pelanggan.

Akibatnya, terdapat pelanggan yang belum melunasi piutangnya. Setelah

dilakukan sampel akan hal tersebut dan hasil terhadap 15 kuitansi transaksi yang

diperiksa, setidaknya ada 3 (tiga) lembar kuitansi yang pembayarannya telah melebihi

jatuh tempo dalam periode 1 bulan pemabayaran yang memiliki jangka waktu

keterlambatan antara 2 sampai 3 bulan. Kwitansi I berisi transaksi sebesar Rp.

32.150.000,- dengan uang muka sebesar Rp. 10.000.000,- , kwitansi II dengan nilain

transaksi sebesar Rp. 36.000.000,- dengan uang muka Rp. 18.750.000,- dan kwitansi III

dengan transaksi sebesar Rp. 64.300.000,- dengan uang muka sebesar Rp. 20.000.000,-.

20
Untuk menyiasati banyaknya keterlambatan pembayaran piutang ini, perusahaan

seharusnya memberlakukan sangsi yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan

yang berupa pembayaran denda keterlambatan sebesar 0,5% per hari atau apabila lebih

dari 1 (satu) bulan akan ada penarikan unit kendaraan bermotor yang telah dibeli oleh

pelanggan. Bisa juga, perusahaan dapat menetapkan kebijakan baru mengenai syarat

pembayaran piutang untuk memancing customer untuk segera melunasi hutangnya.

Dengan diberlakukannya kebijakan sangsi tersebut, diharapkan tidak ada lagi

keterlambatan pembayaran piutang dan pelanggan membayar hutangnya tepat waktu

sehingga dapat meningkatkan kolektifitas piutang perusahaan.

8. Tidak dibuatnya penyisihan atas piutang yang tidak dapat ditagih.

Berdasarkan hasil wawancara dan ICQ, diketahui bahwa perusahaan tidak

membuat penyisihan atas piutang yang berpotensi tidak dapat ditagih.

Piutang harus disajikan di dalam laporan keuangan dengan nilai tunai yang dapat

direalisasi, sebesar jumlah bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak

dapat diterima. Sebagian besar perusahaan menetapkan jumlah piutang dagangnya yang

diestimasikan akan tidak tertagih. Perusahaan dapat membentuk akun penyisihan atas

piutang tidak tertagih agar perusahaan mengakui kerugian yang akan mungkin terjadi.

Alasan tidak dibuatnya penyisihan piutang yang berpotensi tidak dapat ditagih

karena perusahaan menganggap bahwa pelanggan mampu membayar setiap piutangnya

sehingga akun penyisihan atas piutang tak tertagih tidak perlu dibentuk dan bila ada

pelanggan yang dianggap akan tidak membayar piutang, manajemen tetap

mengusahakan untuk tetap menagih piutang tersebut.

21
Dengan tidak dibuatnya penyisihan piutang yang berpotensi tidak dapat ditagih,

mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian yang cukup material dan piutang yang

tercantum dalam laporan keuangan belum tentu dapat direalisasikan sepenuhnya.

Akibatnya, ketika dana yang seharusnya dapat dialokasikan untuk pembayaran hutang

dan kebutuhan operasional perusahaan dari pelunasan piutang tidak diperoleh,

perusahaan jadi menggunakan kas-nya sehingga modal kerja perusahaan menjadi

berkurang.

Perusahaan hendaknya membuat penyisihan atas piutang yang tidak tertagih agar

dapat dilakukan penilaian atas piutang sehingga perusahaan dapat meminimalkan

kerugian dengan adanya akun penyisihan atas piutang tak tertagih dan juga dapat

mengetahui pelanggan yang tingkat kolektifitasnya kurang baik. Estimasi jumlah akun

penyisihan ini dapat didasarkan jumlah piutang dagang yang dimiliki perusahaan pada

akhir periode dikalikan dengan persentase tertentu.

9. Tidak ada kebijakan mengenai perputaran jabatan.

Perusahaan tidak melakukan perputaran jabatan. Karyawan yang menangani

penagihan piutang dan melakukan input ke dalam kartu piutang selama kurang lebih 3

(tiga) tahun dilakukan oleh orang yang sama, demikian juga dengan bagian yang

lainnya.

Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin tentunya dapat menjaga

independensi dari setiap karyawan dalam menjalankan tugasnya, sehingga dapat

menghindari persekongkolan di antara karyawan.

Perusahaan menganggap bahwa perputaran jabatan dapat mempersulit kegiatan

operasional perusahaan karena waktu yang dibutuhkan dalam merekrut karyawan baru

22
dan belum tentu juga karyawan itu memiliki loyalitas seperti karyawan yang sudah ada

dan sudah bekerja di perusahaan selama bertahun-tahun.

Walaupun sejauh ini tidak ditemukan adanya kecurangan (fraud) yang dilakukan

karyawan oleh manajemen, tidak dipungkiri dengan tidak adanya perputaran jabatan ini

menimbulkan kejenuhan dalam situasi kerja sejumlah karyawan di bagian penjualan.

Dan karyawan jadi hanya dapat melakukan satu jenis pekerjaan saja, jadi sewaktu terjadi

ketidakhadiran karyawan, lowongan dan pengunduran diri, karyawan yang lain tidak

dapat menggantikan posisi tersebut sehingga kegiatan operasional perusahaan menjadi

tidak efisien dan efektif.

Perusahaan sebaiknya melakukan perputaran jabatan untuk menghindari

kebosanan dan kejenuhan dalam bekerja. Dalam perputaran jabatan ini, setiap karyawan

pasti akan mendapatkan pelatihan dan orientasi mengenai pekrjaannya yang baru. Jadi

saetiap karyawan tidak hanya selalu mengerjakan pekerjaan yang monoton dan dapat

melakukan pada ragam atau tingkat pekerjaan tertentu.

10. Tidak adanya internal auditor di perusahaan.

Perusahaan tidak memiliki bagian internal audit yang independen untuk

melaksanakan pemeriksaan terhadap laporan keuangan dan pelaksanaan sistem dan

prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

Dalam setiap pengendalian intern yang baik, harus ditunjuk sebuah tim internal

audit yang independen yang memiliki otoritas untuk melakukan penilaian atas kebijakan

manajemen dan untuk menilai apakah prosedur yang telah ditetapkan perusahaan telah

dilakukan sebagaimana mestinya.

23
Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa setiap pekerjaan yang

dilakukan oleh setiap karyawan sudah sangat baik dan apabila ada kesalahan hanya perlu

dikoreksi dan diperiksa oleh masing-masing atasannya.

Bila setiap pemeriksaan tidak dilakukan oleh pihak yang independen, dapat

menyebabkan diragukannya kebenaran dari laporan yang dibuat karena data-data yang

ada bisa saja dimanipulasi dan akhirnya merugikan perusahaan. Dengan tidak adanya

internal audit di perusahaan, manajemen akan mengalami kesulitan dalam mengetahui

apakah kegiatan operasional perusahaan telah sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang

telah ditetapkan.

Perusahaan sebaiknya menunjuk bagian internal audit yang bertugas untuk

membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan melakukan

analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai setiap kegiatan yang diperiksanya,

sehingga setiap kebijakan yang benar-benar ada dapat terkendali. Karena sudah pernah

terjadi kecurangan yang dilakukan karyawan, yaitu tidak disetornya uang hasil penjualan

ke bank oleh bagian kasir. Tetapi setelah dilakukan konfirmasi dengan pelanggan,

bagian penjualan dan bagian akuntansi, telah dilakukan pembayaran ke bagian kasir.

IV.3. Prosedur Pemeriksaan Rinci atas Fungsi Penjualan dan Pengelolaan Piutang

Usaha

Prosedur audit dalam suatu pemeriksaan akuntansi merupakan langkah-langkah

audit yang harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik guna mendapatkan bukti-

bukti audit yang diperlukan auditor dalam melakukan pemeriksaan. Berdasarkan temuan

hasil evaluasi pengendalian intern diatas, dapat disajikan prosedur audit atas fungsi

24
penjualan dan pengelolaan piutang usaha yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit

terinci, sebagai berikut :

IV.5.1. Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan

Tujuan Pemeriksaan

Untuk mengetahui apakah semua pesanan dari pelanggan sudah ditangani

menurut prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, mulai dari tahap penerimaan

pesanan sampai pemenuhan pesanan tersebut.

Prosedur Pemeriksaan

1. Dapatkan informasi mengenai kebijakan dan prosedur penerimaan pesanan

pelanggan baik secara tertulis maupun tidak tertulis.

2. Pelajari kebijakan tersebut apakah pengelolaan dan pemrosesan data pesanan

pelanggan tersebut telah berjalan secara efektif dan efisien.

3. Periksa apakah selalu dilakukan pengecekan keberadaan barang di gudang

sebelum penjualan dilakukan.

4. Memeriksa apakah setiap pesanan dilengkapi dengan surat pesanan dari

pelanggan dan periksa apakah data yang diperlukan sudah lengkap dan jelas

mengenai :

a. Nomor dan tanggal surat pesanan.

b. Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah barang yang dipesan.

c. Nama, alamat dan tujuan pengiriman.

d. Tanggal pengiriman pesanan dan status pembayaran.

e. Ruang untuk paraf pihak yang berwenang atau yang bertanggung jawab

atas transaksi tersebut.

25
5. Memeriksa apakah semua pesanan akan diproses apabila sudah mendapat

persetujuan kredit.

6. Memeriksa transaksi pesanan pelanggan untuk mengetahui adanya pesanan yang

sudah dipenuhi atau belum atau terdapat pesanan yang terlambat diproses.

7. Jika ada pesanan pelanggan yang belum diproses, selidiki alasan penundaan

proses pesanan pelanggan.

8. Bila ada, pastikan terdapat pihak yang bertanggung-jawab atas permasalahan

yang terjadi.

9. Membuat rekomendasi atas hasil pemeriksaan.

IV.5.2. Prosedur Pemeriksaan atas Persetujuan Kredit

Tujuan Pemeriksaan

1. Untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit yang terjadi

mendapatkan persetujuan kredit dari manajer pemasaran dan persyaratan apa

yang harus dipenuhi oleh pelanggan.

2. Untuk mengetahui apakah perusahaan mempunyai kebijakan dan prosedur

tertulis mengenai pengelolaan piutang dan penagihannya sehinnga dapat

diketahui apakah jangka waktu pelunasan piutang sudah cukup baik yang

berhubungan dengan tingkat kolektivitas piutang perusahaan.

Prosedur Pemeriksaan

1. Mempelajari dengan cermat pedoman persetujuan kredit dan batas kredit yang

ditetapkan oleh perusahaan.

2. Selidiki apakah penanganan atas persetujuan kredit diotorisasi dengan baik dan

benar.

26
3. Memeriksa apakah persetujuan kredit dari semua sales order yang ada telah

diotorisasi oleh manajer pemasaran.

4. Memeriksa apakah persyaratan pelanggan telah diidentifikasikan dengan jelas.

5. Memeriksa apakah perusahaan memiliki bagian kredit tersendiri.

6. Membuat rekomendasi atas hasil pemeriksaan.

IV.5.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur

Tujuan Pemeriksaan

Untuk memastikan bahwa pembuatan faktur dan surat jalan sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dan sales order yang ada.

Prosedur Pemeriksaan

1. Mempelajari dengan seksama setiap ketentuan pelaksanaan prosedur pembuatan

surat jalan dan faktur.

2. Periksa apakah surat jalan dan faktur tersebut dibuat berdasarkan sales order

yang telah diotorisasi dan didalamnya beberapa hal, yaitu :

- Nama dan alamat pelanggan

- Harga satuan produk, jumlah produk dan total harga.

- Nomor dan tanggal pembuatan surat jalan dan faktur.

3. Memeriksa apakah harga jual dan syarat pembayaran yang tercantum dalam

faktur penjualan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4. Memeriksa penomoran faktur.

5. Memeriksa apakah faktur penjualan sudah diotorisasi oleh manajer akuntansi dan

keuangan.

6. Memeriksa apakah surat jalan bernomor urut tercetak.

27
7. Memeriksa apakah surat jalan tersebut sudah diotorisasi oleh bagian keuangan

dan bagian gudang serta telah ditanda tangani oleh pelanggan.

8. Membuat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan

dikemukakan.

IV.5.4. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan

Tujuan Pemeriksaan

1. Untuk mengetahui apakah pesanan yang dikirimkan sesuai dengan surat jalan

dan faktur penjualan yang telah diotorisasi.

2. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan telah dikirimkan tepat waktu dan

diterima pelanggan dalam keadaan baik.

3. Untuk memastikan bahwa perusahaan jasa pengiriman dan pengangkutan yang

digunakan telah memenuhi persyaratan hukum dan perusahaan.

Prosedur Pemeriksaan

1. Dapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai prosedur pengiriman pesanan

perusahaan.

2. Periksa apakah sebelum dilakukan pengiriman barang, dilakukan pengecekan

terhada barang yang akan dikirim.

3. Periksa apakah pengiriman yang dilakukan telah sesuai dengan surat jalan dan

faktur penjualan.

4. Periksa apakah surat jalan telah diotorisasi sebagai bukti bahwa barang telah

dikeluarkan dari gudang dan telah siap untuk dikirimkan.

5. Memeriksa apakah terdapat surat kontrak kerja jangka panjang dengan

perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman.

28
6. Memeriksa apakah surat jalan telah ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti

bahwa pesanan telah diterima dan periksa apakah pengiriman telah dilakukan

dengan tepat waktu.

7. Periksa apakah ada pengiriman yang mengalami kesalahan atau tidak lengkap

dokumen pengirimannya.

8. Pastikan terdapat pihak yang bertanggung-jawab atas kesalahan tersebut.

9. Membuat rekomendasi atas hasil pemeriksaan.

IV.5.5. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Piutang

Tujuan Pemeriksaan

1. Untuk mengetahui apakah pencatatan piutang telah sama dengan jumlah pesanan

yang dipesan oleh pelanggan dan dicatat sesuai dengan prosedur yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

2. Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan piutang tersebut sudah

berjalan dengan efektif dan mengetahui apakah ada kesalahan pencatatan

piutang.

Prosedur Pemeriksaan

1. Mempelajari dengan teliti mengenai prosedur pencatatan piutang perusahaan.

2. Memeriksa bahwa pencatatan piutang perusahaan jumlahnya sama dengan

jumlah yang terdapat pada purchase order dari pelanggan.

3. Memeriksa dokumen yang mendukung timbulnya piutang (faktur penjualan,

memo kredit dan dokumen lainnya).

4. Periksa apakah dibuat aging schedule secara berkala dan selalu melakukan

pemeriksaan setiap periodenya.

29
5. Memeriksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang dan mengirimkan

tagihan secara rutin ke palanggan.

6. Mengevaluasi hasil pemeriksaan dan memberikan rekomendasi.

IV.5.6. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang

Tujuan Pemeriksaan

Untuk mengetahui apakah penagihan piutang telah dilakukan secara efektif

sesuai dengan prosedur dari perusahaan dan memastikan apakah semua piutang

pelanggan telah dibayarkan dengan tepat waktu dan sebagaimana mestinya.

Prosedur Pemeriksaan

1. Mengetahui dan mempelajari ketentuan dan prosedur penagihan piutang yang

telah ditetapkan oleh perusahaan.

2. Periksa apakah faktur dan invoice telah dikirimkan sesuai waktu yang telah

ditentukan.

3. Pastikan ada bagian khusus yang bertugas melakukan penagihan piutang ke

pelanggan.

4. Memeriksa apakah ada sangsi yang dikenakan oleh perusahaan jika terjadi

keterlambatan atas pembayaran hutangnya.

5. Memastikan jika tanda terima pembayaran baik berupa uang atau cek/giro

maupun bukti pelunasan telah diterima sebagaimana mestinya.

6. Periksa apakah bagian penagihan piutang sudah menyetorkan seluruh

pembayaran pelanggan ke kasir perusahaan.

7. Memberikan rekomendasi atas hasil pemeriksaan.

30