KERTAS KERJA AUDIT

PEMERIKSA TIM 6 KELAS 61

Oleh:

Ahmad Rafsanjani Mustahar

Edi Saputro
Krisna Dyan Parahita
Marwan Juda Surbakti
Nurfitrianto Hartadi
Yohanes Dwiki Putra Tampubolon

Tujuan Audit : PEMERIKSAAN ATAS PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DARI SEGI
EKONOMIS DAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN PENGADAAN BERKAS FORMULIR IJIN
MENDIRIKAN BANGUNAN (IMB) PADA KANTOR DINAS TATA RUANG KABUPATEN
MENJANGAN
a. Apakah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pada Kantor Dinas Tata Ruang
Kabupaten Menjangan telah berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku?
b. Apakah ada unit yang bertugas untuk melaksanakan fungsi pengendalian dalam
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pada Kantor Dinas Tata Ruang Kabupaten
Menjangan?
c. Apakah fungsi pengendalian dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pada
Kantor Dinas Tata Ruang Kabupaten Menjangan telah berjalan sesuai dengan
peraturan yang berlaku?
Periode Audit : TAHUN ANGGARAN 2011 SAMPAI DENGAN TAHUN ANGGARAN 2013

JUDUL
PEMBOROSAN ANGGARAN DAN TIDAK EFEKTIFNYA PENGENDALIAN DALAM PENGADAAN BERKAS FORMULIR
IJIN MENDIRIKAN BANGUNAN (IMB) KANTOR DINAS TATA RUANG KABUPATEN MENJANGAN

KONDISI
Dari hasil pemeriksaan terhadap proses pengadaan berkas formulir IMB untuk Tahun Anggaran 2011 hingga
2013 yang telah dilakukan oleh tim pemeriksa, terdapat beberapa fakta dan kondisi yang perlu mendapatkan
perhatian dikarenakan adanya kemungkinan ketidaksesuaian dengan kriteria yang telah ditetapkan. Fakta dan
kondisi tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Pengadaan formulir IMB dilakukan tanpa adanya evaluasi kebutuhan untuk setiap tahun
a. Pemeriksa menemukan fakta bahwa tidak ada skema evaluasi kebutuhan formulir IMB yang
dilakukan oleh Subbagian Umum kepada Bidang Pelayanan sebelum melaksanakan pengadaan.
b. Data yang berhasil diperoleh oleh pemeriksa terkait pengadaan formulir dan penggunaan formulir
berdasarkan jumlah pemohon dan adalah sebagai berikut:
Pengadaan Penggunaan Selisih
Tahun
Formulir Formulir
2011 300 310 -10

2012 360 340 +20

 2013 430 365 +165

2. Pengadaan formulir IMB oleh rekanan yang sama selama tiga tahun berturut-turut melalui penunjukan
langsung
a. Dari dokumen pengadaan, pemeriksa menemukan fakta bahwa pengadaan dilakukan melalui
skema penunjukan langsung,
b. Rekanan yang ditunjuk melalui skema tersebut sama selama 3 tahun berturut-turut yaitu pada
tahun 2011, 2012, dan 2013.
3. Pengadaan formulir IMB dilakukan pada harga kesepakatan yang terlalu tinggi dari harga pasar
a. Dari dokumen pengadaan, pemeriksa menemukan fakta bahwa harga pembelian formulir per
lembar bervariasi tahun 2011, 2012, dan 2013 berturut-turut adalah 15.000, 17.500, dan 20.000.
b. Jika dihitung maka nilai pengadaan formulir IMB pada tahun 2011, 2012, dan 2013 berturut-turut
adalah 4.500.000, 6.300.000, dan 8.600.000.
c. Berdasarkan hasil survei harga di pasar, pemeriksa mendapatkan data bahwa harga untuk formulir
setiap lembar yang serupa per tahun 2017 adalah 13.000.
4. Pengadaan formulir IMB dilakukan tanpa memperhitungkan adanya saldo akhir formulir pada setiap
tahunnya
a. Informasi lainnya dari Bagian Gudang, saldo akhir lembar formulir pada tahun 2011, 2012, dan
2013 berturut-turut adalah sebanyak 55, 73, dan 102 eksemplar dengan kondisi masih bagus dan
dapat digunakan.
b. Bagian Gudang selalu memberi data saldo akhir persediaan ke Subbagian Umum selaku unit yang
melakukan pengadaan barang dan jasa.

KRITERIA

Berdasarkan kriteria yang telah dikumpulkan pemeriksa melalui peraturan perundang-undangan, kebijakan
pemerintah, Standart Operating Procedures (SOP), pendapat ahli, dan juga best practices yang berlaku, berikut
adalah kriteria yang seharusnya dilakukan dalam rangka pengadaan barang dan jasa:

a. Apakah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pada Kantor Dinas Tata Ruang Kabupaten Menjangan
telah berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku?
1. Ketentuan lengkap terkait pengadaan barang dan jasa diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 16
Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.
2. Berdasarkan Pasal 6 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah, bahwa pengadaan barang dan jasa harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku
dan berdasarkan prinsip (1) efisien, (2) efektif, (3) terbuka, (4) bersaing, (5) transparan, (6) adil/tidak
diskriminatif, dan (7) akuntabel.
3. Efisiensi berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal
dan terbaik dalam waktu cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin
secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah saja. Semakin kecil upaya yang
diperlukan maka dapat dikatakan bahwa proses pengadaan semakin efisien.
4. Berdasarkan Pasal 7 ayat (1) huruf f Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan
Barang dan Jasa Pemerintah, bahwa pengadaan barang dan jasa harus menghindari dan mencegah
pemborosan dan kebocoran keuangan negara.
5. Pada dasarnya metode pengadaan langsung dalam suatu pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan
untuk pekerjaan yang memang nilainya sampai dengan 200 juta rupiah untuk barang, pekerjaan
 konstruksi dan jasa lainnya, serta untuk pekerjaan konsultasi dengan nilai sampai dengan 50 juta
rupiah.
6. Dengan adanya pembatasan nilai, metode pengadaan langsung memang diarahkan untuk pekerjaan
yang memang sederhana, nilainya kecil dan/atau kejadian yang insidental tapi tidak berisiko tinggi,
misalnya:
a. Perbaikan atap gedung yang bocor
b. Pengadaan ATK
c. Pengadaan jamuan rapat
7. Dalam pelaksanaannya, proses pengadaan langsung cukup sederhana. Pejabat pengadaan cukup
mengumpulkan 2 informasi harga kemudian memanggil penyedia barang/jasa yang mampu untuk
memberikan penawaran harga. Berdasarkan informasi harga yang dikumpulkan dan HPS dari PPK (jika
ada), Pejabat pengadaan melakukan negosiasi dan jika setuju, maka penyedia barang/jasa bisa
bekerja. Dalam pengadaan langsung tidak seperti proses pelelangan yang ada persaingan harga antar
penyedia barang/jasa. Di sini penyedia cukup memilih penyedia yang mampu dan melakukan negosiasi
lalu penyedia bekerja dan dibayar.
8. Sedangkan penunjukan langsung tidak ada batasan maksimal nilai paket pengadaan. Namun yang
membatasi adalah karakter barang/jasa yang khusus dan keadaan tertentu. Jika suatu barang/jasa
memiliki kekhususan, atau dalam keadaan tertentu, maka bisa menggunakan metode penunjukan
langsung berapa pun nilainya.
9. Menyusun HPS membutuhkan keahlian tersendiri, selain harus memahami karakteristik spesifikasi
barang/jasa yang akan diadakan, juga harus mengetahui sumber dari barang/jasa tersebut. Harga
barang pabrikan tentu saja berbeda dengan harga distributor apalagi harga pasar.
b. Apakah ada unit yang bertugas untuk melaksanakan fungsi pengendalian dalam pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa pada Kantor Dinas Tata Ruang Kabupaten Menjangan?
1. Berdasarkan Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern,
untuk mencapai pengelolaan keuangan negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel,
menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota wajib melakukan pengendalian atas
penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. Pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan
dilaksanakan dengan berpedoman pada SPIP.
2. Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dalam Kepmen Nomor 19 Tahun 1996
istilah pengendalian didefinisikan sebagai seluruh proses kegiatan penilaian terhadap objek
pengawasan dan atau kegiatan tertentu dengan tujuan untuk memastikan apakah pelaksanaan tugas
dan fungsi obyek pengawasan dan atau kegiatan tersebut telah sesuai dengan yang ditetapkan. Tugas
dan kewenangan para pihak dalam pengendalian dan pengawasan pengadaan barang dan jasa adalah
Pejabat Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, Aparat Pengawas Intern Pemerintah, Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP), Penyedia Barang dan Jasa, serta termasuk
masyarakat.
c. Apakah fungsi pengendalian dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pada Kantor Dinas Tata
Ruang Kabupaten Menjangan telah berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku?
1. Salah satu prosedur yang harus dilaksanakan sebelum melaksanakan pengadaan adalah melakukan
evaluasi kebutuhan barang dan jasa melalui penyusunan prakiraan kebutuhan dari bidang atau unit
terkait dengan analisis kebutuhan dan saldo akhir setiap tahun.
2. Jumlah penggunaan suatu barang persediaan atau inventory harus tercatat dan terekam dengan baik
dari saat pengambilan, penggunaan, dan pengembalian persediaan yang tersisa. Pencatatan tersebut
akan sangat berguna dalam proses perencanaan kebutuhan untuk tahun berikutnya.
SEBAB

Kondisi di atas terjadi dikarenakan masih adanya kelemahan dari segi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan,
dan pengendalian dari proses pengadaan formulir IMB. Beberapa kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Lemahnya sistem perencanaan pengadaan formulir IMB yang dapat dibuktikan dengan tidak adanya
evaluasi kebutuhan formulir IMB oleh Subbagian Umum kepada unit terkait seperti Bidang Pelayanan.
2. Tidak adanya SOP dalam rangkaian prosedur pengadaan barang dan jasa dari perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan.
3. Kurangnya pemahaman terhadap peraturan terkait pengadaan barang dan jasa sehingga dalam proses
pelaksanaan pengadaan formulir IMB tidak sesuai dengan peraturan. Pengadaan formulir tidak
termasuk kategori barang yang dapat dilakukan pengadaan dengan skema penunjukan langsung.
4. Kurangnya kompetensi petugas dan lemahnya pemahaman petugas atas pedoman teknis pengadaan
barang dan jasa.
5. Kurangnya pendalaman dan penggalian informasi harga pasar oleh petugas pengadaan barang dan
jasa untuk jenis barang yang sama.
6. PPK menyerahkan penyusunan HPS kepada calon penyedia barang/jasa dengan menggelembungkan
harga tersebut untuk memperoleh keuntungan pribadi atau kelompok. PPK langsung mengambil harga
tersebut tanpa melakukan cek.
7. Kurangnya pengetahuan petugas dan masyarakat mengenai sistem pengendalian persediaan.
8. Kurangnya peran unit pengendalian dalam mengawasi berjalannya proses pengadaan barang dan jasa
yang dapat dibuktikan dengan adanya kesalahan implementasi peraturan tentang pelaksanaan barang
dan jasa.

AKIBAT

Beberapa akibat yang ditimbulkan dari kondisi sebagaimana telah disebutkan di atas adalah sebagai berikut:

1. Pemborosan anggaran pengadaan barang dan jasa senilai 5.230.000.

2. PPK menyerahkan penyusunan HPS kepada calon penyedia barang dan jasa yang akibatnya pada saat
pengadaan selesai dan dilakukan pemeriksaan, ditemukan mark-up harga dan mengakibatkan
kerugian negara.
3. Pengadaan formulir IMB tidak efisien yang dapat berimbas pada kekurangan atau kelebihan formulir
IMB yang terlalu signifikan.
4. Jika terjadi kekurangan, pemohon akan kesulitan dalam mendapatkan pelayanan terkait IMB.
5. Penurunan kepuasan pengguna jasa pelayanan Kantor Dinas Tata Ruang Kabupaten Menjangan.
6. Tidak terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik.

REKOMENDASI

Dari kondisi, kriteria, sebab, dan akibat yang telah dijelaskan di atas, pemeriksa dapat memberikan
rekomendasi sebagaimana berikut:

1. Perancangan sistem perencanaan pengadaan yang lebih baik melalui pembangunan sistem persediaan
barang yang terintegrasi. Sistem tersebut dapat merekam kebutuhan unit pelayanan setiap bulan
sehingga setiap permintaan yang dilakukan kepada Subbagian Umum dapat terhitung dengan jelas.
 Dari sistem ini, tentunya akan membantu Subbagian Umum untuk analisis kebutuhan persediaan
untuk tahun anggaran berikutnya.
2. Penyusunan SOP untuk sistem persediaan barang yang terintegrasi.
3. Pemahaman lebih lanjut terkait prosedur pengadaan barang dan jasa yang sesuai berdasarkan
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Dalam
peraturan tersebut telah dengan jelas menyatakan persyaratan barang dan jasa yang dikategorikan
sebagai pengadaan langsung ataupun penunjukan langsung. Untuk formulir IMB seharusnya dilakukan
dengan cara pengadaan langsung, karena penunjukan langsung hanya dapat dilakukan untuk barang
dan jasa dengan kondisi khusus.
4. Pemahaman peraturan sebagaimana disebutkan di poin 3, dapat dilaksanakan dengan pendampingan
dari pemerintah daerah yang menaungi Kantor Dinas Tata Ruang Kabupaten Menjangan atau melalui
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) di wilayah setempat.
5. Perlunya pendalaman dan penggalian informasi yang lebih dalam terkait harga pasar suatu barang dan
jasa, sehingga tidak akan terjadi lagi pemborosan anggaran dikarenakan harga kesepakatan dengan
rekanan yang ternyata jauh lebih tinggi dari harga pasar.
6. Menyelenggarakan SPIP secara menyeluruh dengan mengutamakan penegakan integritas dan nilai
etika dan membuat peta penilaian risiko atas setiap kegiatan yang terkait dengan pengadaan barang
dan jasa.
7. Harus ada komitmen yang kuat dari pimpinan untuk mengungkap dugaan terjadinya mark-up dan
menindaklanjuti dengan melaksanakan audit lanjutan atau audit investigasi pengadaan barang dan
jasa dengan prioritas berdasarkan tingkat risiko kemahalan harga yang tinggi.
8. Penguatan fungsi unit pengendalian internal untuk mengikuti seluruh prosedur pengadaan barang
dan jasa agar dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan lebih yang dapat terjadi kembali.

SIMPULAN

Berdasarkan penjabaran tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian terhadap pengadaan barang
dan jasa belum dilaksanakan dengan baik sehingga tidak efektif untuk menemukan kecurangan dan
pelanggaran dalam proses pengadaan barang dan jasa.