Anda di halaman 1dari 23

TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN

DOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING RSUD KABUPATEN


KARANGANYAR TAHUN 2012
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit sebagai pemberi pelayanan kesehatan selainmemberikan pelayanan kli
nis juga member pelayanan non klinis.Pelaksanaan pelayanan non
klinis meliputi penyelenggaraan rekammedis, salah satu pelayanan non klinis atau aspek
pelayanan administrasi (manajemen) adalah pengelolaan rekam medis, untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka
tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit. Tertib administrasi merupakan salah satu
faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan suatu rumah sakit (Depkes,
RI. 2006). Oleh karena itu manajemen informasi kesehatan khususnya rekam medis dibuat
secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang
kemudian dikelola secara terencana. (Gemala, R. 2010).
Dalam hal ini pelayanan rekam medis pasien salah satunya dilakukan oleh bagian
penyimpanan (filing). Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun rawat
darurat disimpan karena memiliki sifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka
keamanan fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam medis
merupakan hak milik pasien. Dalam pelaksanaan penyimpanandokumen rekam medis
berpedoman pada standar operasional prosedur tentang penyimpanan dokumen rekam
medis.
Berdasarkan survei
pendahuluan bahwa pelaksanaanpenyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di
RSUD Kabupaten Karanganyar masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang
salah simpan (misfile) hal ini menyebabkan pelayanan kepada pasien yang melakukan
kunjungan ulang (control) menjadi lebih lama, karena petugas tidak menemukan dokumen
rekam medis berada pada raknya. Dan pada saat melakukan pengambilan dokumen rekam
medis petugas tidak menggunakan tracer sebagai kartu penunjuk keluar dokumen rekam
medis. Berdasarkan latar belakang di
ataspeneliti tertarik mengambil judul penelitian tentang ”TinjauanPelaksanaan Penyimpana
n dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing RSUD Kabupaten
Karanganyar Tahun 2012.”

B. Rumasan Masalah
Bagaimana pelaksanaan penyimpanan dan pengambilandokumen rekam medis
di bagian filing RSUD Karanganyar Tahun 2012?

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan danpengambilan dokumen rekam medi
s di RSUD Kabupaten Karanganyar Tahun 2012.

2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui kebijakan rumah sakit tentang penyimpana dokumen rekam medis
di bagian filing.
b. Mengetahui buku, catatan dan formulir yang
digunakan dalampenyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.
c. Mengetahui pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan, inap, gawat darurat di bagian filing.

D. Manfaat Penelitian
1. Bagi peneliti
Menambah pengetahuan dan pengalaman mahasiswa khususnyadalam pelaksanaan prose
dur penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing.
2. Bagi Rumah Sakit
Hasil penelitian ini diharapkan dapat
menambah referensi masukandalam prosedur penyimpanan dokumen rekam medis
di bagian filing.
3. Bagi Akademi
Dapat menambah literatur perpustakaan sebagai bahan pertimbangan dalam penilitian
lebih lanjut.
E. Ruang Lingkup
1. Ruang Lingkup Keilmuan
Dalam penelitian ini ruang lingkup keilmuan yang digunakan yaitu rekam medis.
2. Ruang Lingkup Materi
Dalam penelitian ini ruang lingkup materi adalah penyimpanan dokumen rekam.
3. Ruang Lingkup Lokasi
Dalam penelitian ini ruang lingkup lokasi yang digunakan adalahbagian filing.
4. Ruang Lingkup objek
Dalam penelitian ini ruang lingkup obyek yang digunakan
adalahpelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing.
5. Ruang Lingkup Waktu
Dalam penelitian ini ruang lingkup waktu yang digunakan adalah pada bulan Mei 2012.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis
Pengertian menurut PerMenKes RI No. 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008,
rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dandokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakandan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam Medis menurut Dirjen Yanmed No. 78 tahun 1991, adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seseorang pasien selama
dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit gawat darurat
dan unit rawat inap.

B. Ruang Filing (Penyimpanan Dokumen Rekam Medis)


Ruang filing merupakan suatu ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat
jalan, rawat inap, dan rawat darurat, selain itu juga sebagai penyedia berbagai dokumen
rekam medis untuk berbagai keperluan serta melindungi dokumen rekam medis terhadap
berbagai kerusaakan. Dan merupakan salah satu bagian bagian rekam medis yang
bertugas dalam penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga isi kerahasiaan isi dari
dokumen rekam medis.
1. Tugas Pokok Bagian Filing
Bagian filing dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis mempunyai tugas pokok
sebagai berikut :
a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai kebijakan
penyimpanann dokumen rekam medis.
b. Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c. Memindahkan (meretensi) dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif sesuai dengan
ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
d. Memisahkan dokumen rekam medis in aktif dari dokumen rekam medis aktif.
e. Membantu dalam penilai guna rekam medis.
f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan).
g. Membantu dalam pemusnahan formulir rekam medis.
2. Fungsi bagian filing
a. Penyimpanan dokumen rekam medis.
b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c. Pelindung dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
3. Formulir dan catatan yang digunakan di bagian filing
Formulir dan catatan yang digunakan di bagian filing adalah:
a. Tracer yang dapat digunakan untuk:
1) Pejuntuk keberadaan rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dokumen rekam
medis
2) Penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis
b. Buku catataan dokumen rekam medis untuk bukti dokumen rekam medis sedang dipinjam
dan digunakan untuk keperluan tertentu dengan adanya catatan tersebut bertujuan
memudahkan dalam peminjaman dokumen rekam medis dari filing dan sebagai alat kontrol
penggunan tracer.

C. Sistem Penomoran Dalam Dokumentasi Rekam Medis


Sistem penomoran dokumen rekam medis bertujuan untuk memberi identitas
dokumen rekam medis seorang pasien agar tidak tertukar dengan dokumen rekam medis
pasien lain.
Ditinjau dari sistem penomoran dokumen rekam medis terbagi menjadi 3 yaitu :
1. Pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System)
Suatu sistem pemberian nomor rekam medis dimana setiap pasien yang berkunjung
di rumah sakit selalu mendapat nomor baru.
Kelebihan pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System)
a. Memudahkan petugas dalam bekerja.
b. Pelayanan pasien cepat.
Kekurangan pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System)
a. Membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis
b. Informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan
c. Mempercepat penuhnya rak penyimpanan dokumen rekam medis
2. Pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System)
Suatu sistem pemberian nomor rekam medis dimana setiap pasien yang berkunjung
ke rumah sakit untuk berobat baik pasien rawat inap, rawat jalan, maupun rawat darurat.
Mendapat satu nomor rekam medis digunakan untuk selamanya.
Kelebihan pemberian nomor secara bagian (Unit Numbering Filing)
a. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai
pasien dan pelayanan yang disimpan dalam satu folder.
b. Dapat menghemat ruang penyimpanan.
Kekurangan pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System) adalah
pelayanan terhadap pasien lama akan membutuhkan waktu yang lama.
3. Pemberian nomor secara seri unit (Serial Unit Numbering System)
Suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dengan sistem
unit.
Kelebihan pemberian nomor secara seri unit (Serial UnitNumbering System) adalah
pelayanan jadi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru dengan pasien lama,
pasien yang datang seolah olah dianggap sebagai pasien baru.
Kekurangan pemberian nomor secara seri unit (Serial UnitNumbering System)
a. Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan
b. Informasi klinis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan

D. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis


Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing.
Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis
sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi.
Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis,
maka cara penyimpanan dibagi menjadi 2, yaitu:
1. Sistem penyimpanan secara sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan formulir formulir rekam medis milik seorang pasien
kedalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat
darurat milik seorang pasien menjadi satu dalam kesatuan folder(map).
Kelebihan sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu :
a. Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam
satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
b. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
c. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
d. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
e. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam
medis milik seorang pasien berada dalam satu folder.
f. Memudahkan menerapkan sistem bagian record.
2. Sistem penyimpanan secara desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu
sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen
rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat pada folder tersendiri dan atau
tempat tersendiri. Biasanya dokumen rekam medis pasien rekam medis pasien rawat jalan
disimpan di satu tempat penyimpanan atau di poliklinik masing-masing, sedangkan
dokumen rekam medis pasien gawat darurat dan rawat inap disimpan di bagian rekam
medis. Adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penyimpanan
secara desentralisasi antara lain:
Kelebihan sistem penyimpanan secara desentralisasi:
a. Efisiensi waktu, sehingga pasien dapat pelayanan lebih cepat.
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangan sistem penyimpanan secara desentralisasi :
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan informasi pelayanan pada
satu pasien dapat tersimpan lebih dari satu folder.
b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
(Depkes, RI. 2006)

E. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis


Dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk
melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Urutan penjajaran dokumen rekam
medis tersebut mengikuti urutan nomer rekam medis dengan tiga cara yaitu:
1. Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing (SNF)
Sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen
rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis bedasarkan urutan
langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

45 50 23
Angka pertama angka kedua angka ketiga
(primary digits) (secondary digits) (tertiary digits)
Berikut contoh nomor rekam medis di bawah ini:
46-50-23 47-51-50 50-50-50
46-50-24 47-51-51 50-50-51
46-50-25 47-51-52 50-50-52
Dalam sistem penjajaran dengan nomor langsung terdapat kelebihan dan
kekurangan, adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penjajaran langsung adalah :
a. Kelebihan SistemPenjajaran Straight Numerical Filing adalah :
1) Bila akan sekaligus mengambil 50 dokumen rekam medis dengan nomor yang berurutan
dari rak untuk keperluan pendidikan, penelitian atau untuk diinaktifkan akan sangat mudah.
2) Mudah melatih petugas petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan
tersebut.
b. Kekurangan Sisten Penjajaran Straight Numerical Filing adalah :
1) Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi
kekeliruan penyimpanan.
2) Petugas akan saling berdesakan karena petugas terkonsentrasi di rak penyimpanan nomor
rekam medis untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
3) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar karena tidak mungkin memberikan tugas
bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
2. Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)
Sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah sistem penyimpanan dokumen rekam
medis dengan mensejajarkan folderdokumen rekam medis bedasarkan urutan nomor
rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Disini digunakan nomor dengan jumlah 6
angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka
pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah
kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kiri.
95 05 26
Angka ketiga angka kedua angka pertama
(tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)
Berikut contoh nomor rekam medis di bawah ini:
95-05-26 98-05-26 01-06-26
96-05-26 99-05-26 02-06-26
97-05-26 00-06-26 03-06-26
Dalam sistem penjajaran Terminal Digit Filing juga mempunyai kekurangan dan
kelebihan dalam pelaksanaanya,antara lain.
a. Kelebihan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah:
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100
kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan
terpaksa berdesakan disatu tempat atau section, dimana rekam medis harus disimpan di
rak.
2) Petugas–petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya
ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 00-24, section 25-49, section 50-
74, section 75-99.
3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah
rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk .setiap section sehingga mudah
mengingat letak dokumen rekam medis.
4) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada
saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.
5) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak
kosong.
6) Dengan terkontrolnya rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
7) Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya
memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga
jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
b. Kekurangan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah:
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir lebih
lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung tetapi umumnya petugas
dapat dilatih dalam waktu yang tidak lama.
2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu.
3. Sistem Penjajaran Middle Digit Filing (MDF)
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau middle digit filing yaitu suatu
sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/ dokumen rekam
medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Disini
penyimpanan rekam medis di urut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan
sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda
letaknya dengan angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi
angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan
pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
57 78 96
Angka kedua angka pertama angka ketiga
(secoundary digits) (primary digits) (tertiary digits)
Berikut contoh nomor rekam medis dibawah ini:
58-78-96 58-78-99 59-78-02
58-78-97 59-78-00 59-78-03
58-78-98 59-78-01 59-78-04
Dalam pelaksanaan sistem penjajaran Middle Digits Filing terdapat kekurangan dan
kelebihannya antara lain :
a. Kelebihan sistem penjajaran Middle Digits Filing adalah :
1) Memudahkan pengambilan 100 dokumen rekam medis yang nomornya berurutan.
2) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada
penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir.
3) Kelompok 100 dokumen rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem langsung
adalah sama persis dengan kelompok 100 dokumenrekam medis untuk sistem angka
tengah.
4) Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata dalam rak
penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung tetapi masih tidak
menyamai sistem angka akhir.
5) Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada section penyimpanan
tertentu dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.
b. Kekurangan sistem penjajaran Middle Digits Filing adalah :
1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.
2) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ke tempat
penyimpanan tidak aktif.
3) Sistem angka tengah tidak dapat digunakan dengan baik untuk nomor nomor yang lebih
dari 6 angka (Depkes, RI. 2006).

F. Pengambilan Kembali Dokumen Rekam Medis (Retrieval)


1. Pengeluaran Rekam Medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah:
a.
Tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medistanpa tanda keluar atau k
artu permintaan. Peraturan ini tidakhanya berlaku bagi orang-orang di luar rekam medis,
tetapi jugabagi petugas rekam medis itu sendiri.
b. Seseorang yang menerima atau meminjam dokumen rekammedis,
berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baikdan tepat waktu.
Dalam peminjaman harus dibuat ketentuanberapa lama
jangka waktu untuk satu rekam medis diperbolehkantidak berada di
rak penyimpanan. Seharusnya setiap dokumenrekam medis kembali ke rak pada setiap akh
ir hari kerja, sehinggapetugas filing rumah sakit dapat mencari dokumen rekam medis yang
diperlukan.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecualiatas perintah pengadilan.
d. Dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang
berkepentingandengan meminjam rekam medis, untuk dibawa ke ruang kerjanyaselama
jam kerja, dan dikembalikan ke ruang rekam medis padaakhir jam kerja.
e.
Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa harimaka rekam medis terse
but disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis.
f. Kemungkinan rekam medis dipergunakan beberapa orang, danberpindah tangan dari orang
satu ke orang lain, harus dilakukandengan mengisi ”KartuPindahTangan”,
karena dengan cara inirekam medis tidak perlu bolak balik dikirim ke bagian rekam medis,
untuk diletakkan sebagai petunjuk keluarnya rekam medis,
kartupindah tersebut berisi tanggal, pindah tangan dari siapa ke siapa,
untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter siapa.
2. Petunjuk Keluar (Out guide)
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang
penting untuk mengawasipenggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya
”Petunjuk keluar” inidiletakkan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis yang
diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetapberada di rak tersebut,
sampai map rekam medis yang
diambil ataupundipinjam tersebut dikembalikan ketempat semula.
3. Buku Ekspedisi
Setiap penyerahan dokumen rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi
adalah nomor rekam medis, tanggal, penggunaan dan nama pasien. Hal ini bertujuan agar
keamanannya terjamin, bila dijumpai kehilangan dokumen rekam medis dan sebagai bukti
serah terima dokumen rekam medis.
(Depkes, RI. 2006).

BAB III
METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian adalah deskriptif yaitu menggambarkan danmenganalisa keadaan
yang diperoleh dari hasil pengamatan. Metode yang
digunakan adalah metode observasi menggunakan pendekatancross
sectional yaitu penelitian yang mengumpulkan data
berdasarkan waktu tertentu secara bersamaan (Notoatmodjo, S. 2005).

B. Definisi Istilah
Prosedur tetap penyimpanan dokumen rekam medis adalahurutan kegiatan yang
ditetapkan untuk menjamin penanganan secaraseragam terhadap transaksi penyimpanan.

C. Subyek dan Obyek Penelitian


Dalam penelitian ini subyek yang digunakan adalah petugas rekam medis di
bagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar. Obyek penelitian adalah pelaksanaan
penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten
Karanganyar.

D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data


1. Instrumen Penelitian
a. Pedoman Wawancara
Pedoman wawancara yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung
dengan nara sumber untuk mendapatkan data yaitu tentang pelaksanaan penyimpanan
dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar.
Nara sumber dalam penelitian ini adalah petugas bagian filing.
b. Pedoman Observasi
Pedoman observasi yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati obyek yang
diteliti secara langsung pada saat penelitian, digunakan untuk mendapatkan data:
1) Prosedur tetap rumah sakit tentang penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing.
2) .Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan
dokumen rekam medis di bagian filing.
3) Pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.
2. Cara pengumpulan data
Data tentang pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis
dikumpulkan dengan cara:

a. Wawancara
Wawancara yaitu data yang diperoleh dengan cara melakukan tanya jawab langsung
dengan nara sumber yaitu petugas bagian filing untuk mendapatkan data mengenai
pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis (Notoatmodjo, S.
2005).
b. Observasi
Mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki (Narbuko, C.
2008).

E. Teknik dan Analisis Data


1. Teknik Pengolahan Data
Data yang terkumpul dilakukan pengolahan dengan tahap sebagai berikut:
a. Colecting, yaitu mengumpulkan data yang berasal dari wawancara dan observasi tentang
pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.
b. Editing, yaitu meneliti atau mengoreksi hasil pengumpulan data sehingga diperoleh
informasi.
c. Penyajian data yaitu menyajikan hasil penelitian dalam bentuk narasi yang menggambakan
hasil kegiatan.
2. Analisis Data
Analisis yang digunakan adalah diskriptif yaitu memaparkan hasi-hasil penelitian yang
sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan membandingkan teori-teori yang terkait dan
selanjutnya ditarik suatu kesimpulan tanpa melakukan uji statistik (Arief, M. 2003).

F. Jadual Peneliti
Tabel 3.1
Jadual Penyusunan Karya Tulis Ilmiah

Tahun 2012
No Kegiatan April Mei Juni Juli
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1 Penyusunan
Proposal KTI
2 Validasi KTI
3 Penyusunan
KTI
4 Penyempurnaan
KTI
5 Ujian KTI
Nasional
6 Perbaikan KTI
Nasional
7 Pengumpulan
KTI

BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan rumah sakit milik
pemerintah Daerah Karanganyar, yang bermula dari rumah bersalin RB ”Kartini” yang
didirikan oleh tokoh masyarakat dipimpin Bapak Naryo Adirejo Bupati KDH Karanganyar.
Padatahun 1969 bangunan mulai diperluas dan dibangun oleh Pemerintah Daerah menjadi
Rumah Sakit Umum diresmikan sebagai rumah sakit tipe D. Bulan Januari 1993 Rumah
Sakit Umum Karanganyar dengan luas 1.13 Ha. Dengan semakin meningkatnya kebutuhan
masyarakat akan kuantitas dan kualitas pelayanan, Pemerintah Daerah Karanganyar
merencanakan pemindahan RSU di lokasi Dukuh Jengglong Kelurahan Bejen Kecamatan
Karanganyar.
Pada tanggal 11 Maret 1995 seluruh fasilitas pelayanan dipindahkan, kecuali
poliklinik gigi dipindahkan pada tanggal 6 Januari 1997.Berdasarkan analisis organisasi,
fasilitas dan kemampuan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar memenuhi
syarat menjadi RSU kelas C yang dikukuhkan dengan keputusan Menkes Republik
Indonesia nomor 009- 1/ Menkes/ 1993, sehingga pada tahun 1995 Pemerintah Daerah
menetapkan Perda nomor 10 tahun 1995 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja RSU
Karanganyar. Guna meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat agar lebih
berdayaguna dan berhasilguna pada tahun 2001, pemerintah daerah menetapkan Perda
nomor 15 tahun 2001 tentang Susunan Organisasi dan tata Kerja Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Karanganyar.
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar dalam perkembangannya
memiliki lahan seluas 51.680 m2, dengan luas bangunan 8.563 m2.Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Karanganyar pada tahun 2003 telah memiliki 6 (enam) petugas di Unit
Rekam Medis yaitu bagian assembling sebanyak satu petugas, seorang petugas codiing,
seorang petugas indeksing, dua petugas analising reporting dan seorang petugas di
bagian filing. Unit Rekam Medis juga membawahi dari bagian pendaftaran rawat jalan
maupun rawat inap.
Adapun Visi, Misi, Motto Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar
sebagai berikut:
a. Visi
Rumah Sakit Umum Daerah pilihan masyarakat berstandar nasional.
b. Misi
1) Memberikan pelayanan kesehatan yang professional, akurat, tepat waktu, efektif dan
efisien serta memuaskan.
2) Meningkatkan kompetensi dan komitmen sumber daya manusia.
3) Meningkatkan kemandirian pengelolaan keuangan sebagai Badan Layanan Umum Daerah.
4) Mengembangkan pelayanan unggulan melalui pendidikan, pelatihan, dan penelitian serta
pemenuhan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan masyarakat.
c. Motto
“Sehat adalah Keutamaan Kami”
2. Kebijakan Tentang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing RSUD
Kabupaten Karanganyar
RSUD Kabupaten Karanganyar memiliki 2 orang petugas yang bertanggungjawab di
bagian filing dengan tugas melakukan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Selain itu, RSUD Kabupaten
Karanganyar memiliki kebijakan tentang penyimpanan dengan nomor 023- 05 S5 P1
tanggal 2 Januari 2011 yang telah disahkan oleh Direktur RSUD Kabupaten Karanganyar.
Adapun isi dari kebijakan tersebut adalah Penyimpanan dokumen rekam medis di RSUD
Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem sentralisasiyang disimpan dalam satu
kesatuan map (folder), dan disusun sesuai aturan nomornya berjajar pada rak yaitu Straight
Numerical System. Terjadi ketidaksesuaian pada sistem penjajaran, pada kebijakan
menyebutkan bahwa penjajaran dokumen rekam medis secara Straight Numerical
System, sedangkan pada pelaksanaannya menggunakan sistem penjajaran
secara Terminal Digit Filing.

3. Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan
dokumen rekam medis di bagian filing.
Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap,
dan gawat darurat tidak menggunakan buku catatan. Sedangkan dalam pengambilan
dokumen rekam medis buku catatan dan formulir yang digunakan di bagian filing RSUD
Kabupaten Karanganyar, adalah sebagai berikut:
a. Buku peminjaman, digunakan untuk mencatat dokumen rekam medis yang dipinjamkan
setiap hari, akan tetapi dalam pelaksanaannya buku peminjaman kurang dimanfaatkan
sepenuhnya. Buku ini berisi nama, nomor rekam medis, nama peminjam, tanggal pinjam,
tanggal kembali dan keperluan peminjaman. Dan buku peminjaman tidak selalu diisi oleh
petugas filing dan tidak dimintakan tanda tangan kepada pihak peminjam.
b. Folder (map), digunakan oleh petugas filing untuk serah terima dokumen rekam medis.
Dengan tujuan untuk mengetahui dokumen rekam medis yang telah dikembalikan dan
keberadaan keberadaan dokumen rekam medis serta pihak yang meminjam dokumen
rekam medis yaitu petugas bangsal atau petugas poliklinik. Sedangkan tracer, sebagai
kartu petunjuk keberadaan dokumen rekam medis tidak digunakan lagi karena tidak
efisiensi waktu. Pelaksanaan Penyimpanan dan Pengambilan Kembali Dokumen Rekam
Medis
Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat
inap, dan gawat darurat yang telah selesai perawatan maka dokumen rekam medis yang
telah lengkap disimpan di bagian filing dengan sistem penyimpanan secara sentralisasi dan
penjajaran dokumen rekam medis dilakukan secara terminal digit filing. Dengan memiliki
fasilitas penyimpanan berupa 1 set Roll O’pack yang terdiri dari 4 rak dari tiap rak memiliki
5 sub rak. Dan 4 (empat) buah lemari kayu yang terdiri dari 12 sub rak, serta Rak besi
dengan jumlah 11 (sebelas) rak penyimpanan yang terdiri dari tiap rak terbagi menjadi 12
sub rak.
Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan setelah pasien selesai
memperoleh pelayanan, berkas yang telah kembali dari unit pelayanan kemudian
dilakukan foldering (map) dan assembling serta evaluasi kelengkapan pengisisan dokumen
rekam medis. Untuk berkas yang sudah lengkap dapat dilakukan penyimpanan ke dalam
rak penyimpanan, sedangkan untuk berkas yang belum lengkap dikembalikan ke unit
pelayanan untuk dilengkapi. Pada saat petugas melakukan penyimpanan ke dalam rak
penyimpanan, dokumen rekam medis yang telah diberi map terlebih dahulu dikelompokkan
menurut 2 angka terakhir. Setelah dilakukan pengelompokkan, dokumen dimasukkan ke
dalam rak penyimpanan sesuai nomor rekam medisnya.
Selain itu, petugas filing juga melakukan pengambilan kembali (retrieval) untuk
dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.
Petugas filing menerima Kartu Idntitas Berobat (KIB) dan lembar jaminan dari petugas
pendaftaran yang berfungsi sebagai penunjuk nomor rekam medis pasien yang akan
melakukan kunjungan. Sedangkan, untuk pasien yang tidak membawa KIB petugas
pendaftaran akan mencarikan dulu data pasien dikomputer setelah itu petugas akan
membuatkan KIB baru untuk pasien tersebut. Sebelum menuju ke rak penyimpanan
petugas filing melihat dulu 2 angka terakhir nomor rekam medis pasien. Selanjutnya
petugas filing mengambil dokumen rekam medis pasien sesuai nomor rekam medis dan
memastikan isi dokumen tersebut apakah sudah sesuai dengan Kartu Identitas Berobat
(KIB) pasien. Namun pada saat pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat masih ditemukan adanya
dokumen yang salah letak pada rak penyimpanan atau salah simpan (misfile) hal ini
disebabkan faktor human eror petugas filing yang mengalami kelelahan dan menyebabkan
menjadi kurang teliti dalam melakukan penyimpanan ke dalam rak.

B. Pembahasan
1. Kebijakan tentang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing RSUD
Kabupaten Karanganyar
Dalam pelaksanaan penyimpanan dokmen rekam medis RSUD Kabupaten
Karanganyar telah memiliki kebijakan tentang penyimpanan dokumen rekam medis yang
diatur secara lengkap. Sehingga petugas dalam melaksanakan penyimpanan dokumen
rekam medis memiliki pedoman yang sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan, yaitu
penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan sistem sentralisasi dan penjajarannya
secara terminal digit filing.
2. Buku, catatan, dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan
dokumen rekam medis
Dalam pelaksanaan pengambilan dokumen rekam medis pasien rasien rawat jalan,
rawat inap, dan gawat darurat membutuhkan buku, catatan, dan formulir. Buku peminjaman
digunakan untuk mengetahui tujuan peminjaman dokumen rekam medis. Agar
petugas filing mudah dalam mencari jika suatu saat dokumen rekam medis tersebut
dibutuhkan untuk pelayanaan. Dan untuk serah terima dokumen rekam medis
petugas filingmenggunakan folder (map). Hal ini tidak sesuai dengan Depkes, RI. (2006)
bahwa dalam serah terima dokumen dengan menggunakan buku ekpedisi yang bertujuan
agar keamanan dokumen rekam medis terjamin untuk menghindari kehilangan dokumen
rekam medis dan sebagai bukti serah terima antar peminjam dan petugas filing.
Sedangkan tracer sebagai lembar pengganti dan petunjuk dokumen rekam medis
yang keluar tidak digunakan lagi dikarenakan tidak efisiensi waktu bagi petugas yang harus
mengisi tracer terlebih dahulu bila akan mengambil dokumen. Dikarenakan pentingnya
kegunaan tracer dalam pengambilan dokumen rekam medis yang dipinjam sehingga
memudahkan dalam penelusuran dokumen rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan. Hal ini belum sesuai dengan Depkes, RI. (2006) bahwa tracer berguna untuk
mengawasi pengunaan dokumen rekam medis dan sebagai dokumen rekam medis yang
dipinjam dan pengambilan dokumen rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu
peminjam dokumen rekam medis..
3. Pelaksanana Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis di
Bagian Filing RSUD Kabupaten Karanganyar
Dalam pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis baik
rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku
yaitu penyimpanan secara sentralisasi dan penjajarannya secara terminal digit filing. Akan
tetapi masih ditemukan dokumen rekam medis yang salah simpan (misfile) pada saat
petugas akan mengambil dokumen rekam medis, selanjutnya petugas akan mengambil
dokumen rekam medis tersebut dan memasukkan kembali ke tempat rak penyimpanan
yang sesuai nomor rekam medisnya. Hal ini sesuai dengan Depkes, RI. (2006) bahwa
pengamatan harus dilakukan secara periodik, untuk menemukan salah simpan dan kartu
pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan.

BAB V
SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
1. Bahwa dalam pelaksanaan penyimpanan RSUD Kabupaten Karanganyar telah memiliki
kebijakan tentang penyimpanan dengan nomor 023– 05 S5 P1.
2. Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan
dokumen rekam medis di bagian filing adalahbuku peminjaman dan folder (map) sebagai
tempat untuk memuat dokumen yang akan diserahkan yang fungsinya disamakan sebagai
buku ekspedisi dalam serah terima. Sedangkan untuk formulir tracertidak digunakan
sebagai alat bantu.
3. Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan
gawat darurat di bagian filing telah sesuai dengan kebijakan tentang penyimpanan, Akan
tetapi pada saat pengambilan dokumen rekam medis masih ditemukan adanya dokumen
yang salah simpan (misfile).

B. Saran
1. Untuk mengetahui keberadaan dokumen rekam medis yang dibutuhkan dan
mempermudah pencarian dokumen rekam medis oleh petugas filing RSUD Kabupaten
Karanganyar diharapkan mengaktifkan kembali tracer, buku peminjaman dan buku
ekspedisi sesuai dengan fungsinya.
2. Untuk mengurangi kejadian misfile petugas filing seharusnya melakukan penyisiran
dokumen rekam medis baik saat melakukan penyimpanan dan pengambilan dokumen
rekam medis. Atau dilakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik dengan
tujuan dokumen rekam medis mudah ditemukan saat dibutuhkan pada rak penyimpanan
yang sesuai nomor rekam medisnya.