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MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN

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DIRECTIVA N° 001-2016-MDEC/GM.
DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACION Y CONTRO DE CAJA CHICA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE EL CARMEN PARA EL AÑO FISCAL 2016.

1. FINALIDAD

Establecer los procedimientos para la adecuada administración y control de los fondos de caja
Chica en la Municipalidad Distrital de El Carmen, con la finalidad de garantizar su integridad y
disponibilidad.
2. OBJETIVOS
2.1 Regular el procedimiento para la apertura, rendición, rembolso y liquidación de los fondos de
caja chica de la Municipalidad.
2.2 Establecer los procedimientos , responsabilidades y obligaciones que contribuyan a una
eficiente administración de los fondos de caja chica.
3. BASE LEGAL
 Ley N° 30281 Ley de presupuesto Público para el Año fiscal 2016
 Ley N° 29806 Ley que regula la contratación de un personal altamente calificado en sector
público.
 Ley N° 28693 Ley General del sistema de tesorería
 Ley N° 28411 Ley del sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera en el Sector Público y modificatorias.
 Ley N° 27482, Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de ingresos, bienes y
rentas de funcionarios y servidores Públicos del Estado, su Reglamento aprobado por Decreto
Supremo N° 080-2001-PCM y Resolución de Contraloría N° 174-2002-CG, normas
complementarias.
 Ley N° 28716 Ley de control interno de las entidades del Estado.
 Decreto Ley N° 25632 Ley Marco de comprobantes de pago y sus normas modificatorias y
complementarias.
 Decreto Supremo N° 397-2015-EF, que aprueba el valor de la unidad impositiva tributaria para el
año fiscal 2016.
 Decreto Supremo N° 117-2014-EF que aprueba el Reglamento de Organización y funciones del
Ministerio de Economía y finanzas.
 Decreto Legislativo N° 1057, Régimen Especial de contrataciones Administrativas de servicios y
modificatorias.
 Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la carrera administrativa y de remuneración del
sector Público.
 Decreto de Urgencia N° 053-2009, dicta medidas urgentes sobre la administración del fondo de
Apoyo Gerencial al sector Público y otras disposiciones, creado por el Decreto Ley N° 25650.
 Decreto Supremo N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la carrera Administrativa.
 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba Norma de Control Interno.
 Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva de Tesorería N° 001-2007-
EF/77.15 y sus normas modificatorias y complementarias.
 Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 que aprueba Normas Generales de tesorería N° 06 y
07.
 Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, aprueba el Reglamento de comprobantes de
pago y sus modificatorias.

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4. ALCANCE

Las disposiciones de la presente Directiva son de aplicación y de cumplimiento obligatorio a


todos los servidores de la Municipalidad Distrital de El Carmen, cualquiera sea su condición laboral
o contractual , incluyendo a los responsables de Administración de caja chica y así como de los
funcionarios y servidores encargados del con trol, supervisión y monitoreo del mencionado fondo
en la respectiva Unidad Orgánica dentro de su competencia funcional.

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 DEFINICION DE CAJA CHICA


Es un fondo en efectivo constituido con Recursos Públicos por las fuentes de financiamiento de
Recursos Determinados y Recursos directamente Recaudados para ser destinados únicamente a
gastos menores que demande su cancelación inmediata o que por su finalidad y característica,
no puedan ser debidamente programados en su adquisición como también excepcionalmente,
puede destinarse al pago de viáticos por comisión de servicios no programados y de los servicios
básicos.
5.2 MEDIDAS PREVENTIVAS
5.2.1 Designación del Responsable de Manejo de Caja Chica.
La Oficina de tesorería solicitara oportunamente a la oficina General de Administración o quien
haga las veces, formalice la designación o modificación al responsable a quien se le encomienda
el manejo de los fondos de caja chica, lo cual quedara formalizada con la Resolución debiendo
indicar.
A. Nombre y Apellido del titular responsable
B. Régimen Laboral o contractual
C. Asimismo se adjuntara copia simple de documento de Nacional identidad
5.2.2 Responsable de Administración de caja Chica
El responsable de administración de caja chica deberá cumplir con presentar la Declaración
Jurada de Ingresos de Bienes y Rentas conforme a lo establecido en la Ley N° 27482 y el Decreto
Supremo N° 080-2001-PCM- Reglamento de la Ley que regula la publicación de la Declaración
Jurada, así como la Resolución de Contraloría N° 174-2002-CG sus normas
complementarias y modificatorias.

6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1 De la Administración de Caja Chica

La Oficina de tesorería es la encargada de la administración de caja chica, para lo cual deberá :

a. Supervisar que se constituya una sola caja chica por fuente de financiamiento.
b. Observar que este rodeada de condiciones de seguridad para evitar la sustracción o deterioro
del dinero en efectivo y se mantenga en una caja de seguridad.
c. Prepara la documentación necesaria y proyectar las resoluciones que se requiera para su
constitución, designación y modificación del responsable, así como, las requeridas por
normatividad vigente.
d. Verificar que las reposesiones del fondo asignado a los órganos de la Municipalidad Distrital
de El Carmen sean hasta por los importes aprobados en la Resolución de Constitución .

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e. Verificar que los cheques se emitan a nombre del responsable del manejo de caja chica.
f. Disponer que los cheques de apertura y reembolso de la caja chica sean cobrados después
de giro a los 24 horas, no puede realizar el cobro salvo que se encuentra en comisión de
servicio o permiso por asunto personal debidamente justificada.

6.2 obligaciones y prohibiciones al responsable de manejo de caja chica

6.2.1 son obligaciones del responsable de manejo de caja chica.

a. velar que el fondo de caja chica asignada este rodeada de condiciones adecuadas que
aseguren la custodia del dinero en efectivo y la documentación sustentatoria, para lo cual
se le asignara prioritariamente una caja de seguridad u otros medios de seguridad.

b. presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para su reembolso, con la


documentación sustentatoria, detallada, ordenada, foliada, precisando las partidas específicas
del gasto.
c. Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos pagados.
d. verificar que el dinero en efectivo corresponda a billetes y monedas en circulación auténticos.
e. verificar que los documentos que sustentan los gastos efectuados con recursos de caja
chica cumpla con los requisitos exigidos en el reglamento de comprobantes de pago y
modificatorias establecidos por SUNAT y/o formatos internos aprobados en la presente
directiva.
f. Requerir la rendición de cuenta de los vales provisionales dentro del plazo establecido,
debiendo informar a cada una de las personas que deben cumplir con tal obligación.
g. Verificar que los recibos provisionales (Anexo N° 01) indiquen la fecha de emisión y descripción
clara y suscrita del concepto para el cual se retira dinero de caja chica, nombre completo del
comisionado, DNI, firma completa, entre otros datos importantes que permita el cabal
conocimiento del uso del dinero de caja chica.
h. Cautelar que la caja chica cuente con los recursos financieros necesarios y suficientes para
atender los gastos menudos y urgentes.
i. El responsable de la administración de caja chica , deberá elaborar reportes mensuales
sobre el estado de liquidez y los estado situacional de los arqueos y reposesiones de la
totalidad de la caja chica.
6.2.2 son prohibiciones de los responsables del manejo de la caja chica.

a. Delegar el manejo de caja chica a funcionarios y/o servidores no autorizados por Resolución.
b. Atender los recibos provisionales (Anexo N° 01) sin la Autorización expresa e individualizada del
Director de administración o quien haga sus veces.
c. Cancelar compromisos de paga con documentos de fecha que corresponda a ejercicios
presupuestales anteriores.
d. Hacer entrega de dinero de caja chica mediante recibos al comisionado que mantiene recibo
pendiente por rendir cuenta, por periodo que exceda máximo permitido.
6.3 DE LA APERTURA DEL FONDO
6.3.1 El documento sustentatorio para la apertura del fondo de caja chica es la Resolución de
Alcaldía mediante el cual se designa al responsable de la administración del fondo para
caja chica.
6.3.2 La Resolución de autorización del fondo para caja chica fundamentalmente deberá
contener:

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- Monto total del fondo para caja chica desagregado por rubros del financiamiento para
los gastos corrientes.
- Nombres y Apellidos del Responsable del manejo – otorgamiento control y rendición del
fondo para caja chica.
6.4 DE LA HABILITACION DE LA CAJA CHICA.
6.4.1 Las habilitaciones de fondos al responsable del manejo, otorgamiento control y rendición
del fondo para caja chica de la MUN ICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN para cada
ejercicio fiscal se efectuaran de acuerdo a lo solicitado por el Gerente, Sub Gerentes,
Jefes de Unidad o servidores con sujeción a la disponibilidad presupuestal y financiera, los
cuales serán evaluados por las Unidades de Tesorería y Contabilidad, los que serán atendidos
mediante cheques girados a nombre del responsable del fondo para caja chica.
El requerimiento se efectuara de acuerdo a la Resolución de habilitación de caja chica,
previa solicitud de las áreas usuarias detallado la secuencia funcional y el rubro de
financiamiento de acuerdo al PIA, justificando los gastos a realizar.
6.4.2 El responsable de la administración del fondo para caja chica otorga a su vez
habilitaciones a los usuarios del fondo mediante Recibos provisionales (Anexo N° 01)
6.4.3 El monto máximo para cada pago con cargo a caja chica no bebe exceder del 10% de la
UIT (S/ 3950.00), salvo el pago de viáticos por comisión de servicios no programado.
6.5 De la rendición del Responsable (Usuario) del fondo para caja chica.
6.5.1 El usuario del fondo de caja chica debe presentar su rendición al responsable de la
administración del fondo para caja chica como máximo a los dos (2) días hábiles de haber
sido habilitado mediante el Anexo N° 03, ciñéndose estrictamente al detalle y a los montos
para el cual fue autorizado , siendo entera responsabilidad del usuario y los Jefes
inmediatos que lo autorizan.
Se reconocen como documentación sustentatoria del gasto, los comprobantes de pago
establecidos en la Ley Marco de comprobantes de pago aprobados por Resolución de
Superintendencias N° 007-99/SUNAT y sus modificatorias en originales y debidamente
cancelados, los cuales deberán ser emitidos a nombre de la Municipalidad Distrital de el
Carmen, consignando el RUC 20222402183 y el domicilio Jr. 28 de julio s/n estos últimos
dos datos dependerán del comprobante de pago a presentar entre los comprobantes de
pago a recabar se tiene:
.- Factura
.- Boleta de venta
.- Recibo por Honorarios
.-Tickets de venta o cintas emitidas por máquinas registradoras
.- Recibo de pago de tasas y otros.

Los comprobantes de pago deberán estar debidamente llenados legibles y deben consignar
sello y/o firma de cancelado por el proveedor. Dichos documentos, de ser el caso, deben
estar debidamente pegados(con goma) en papel bond A4 a fin de facilitar el proceso de
revisión que debe efectuar el responsable de su administración, quien a su vez colocara
el sello ´´rendido´´
Para el caso del Ticket emitido por caja electrónica, no será obligatorio que el proveedor
consigne el sello y/o firma de cancelado
6.5.2 Solo se aceptara declaraciones Juradas de Gasto (ANEXO N° 02) por movilidad local y
excepcionalmente en casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtención del
comprobante de pago autorizado por Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y
sus modificatorias , detallando minuciosamente los gastos efectuados.

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6.5.3 Cada comprobante de pago y/o Declaración Jurada deberá de contener en una parte
visible lo siguiente.
 La sustentación del gasto (Debiendo tener en cuenta los criterios de veracidad y
economía).
 Nombres y Apellidos con la firma del responsable de gasto
 Nombres y Apellidos con la firma y sello post firma del funcionario de mayor jerarquía
de la dependencia u órgano a la que pertenece (inmediato superior según Organigrama).
 De corresponder, visto Bueno de la Gerencia a la cual pertenecen.
 Visto Bueno de la Oficina de Administración y Finanzas o quien haga las veces
 Visto Bueno de la Unidad de Tesorería
6.5.4 Los documentos que sustentan la rendición (comprobante de pago y/o Declaración Juradas
), no serán admitidos por montos mayores a lo habilitado con el formato de recibo
provisional (ANEXO N° 01),ni cuando tenga borrones y/o enmendadoras.
6.6 Del MANEJO Y LA UTILIZACION DEL FONDO
6.6.1 Los órganos de la Municipalidad de El Carmen, deberán con el marco presupuestal
disponible para realizar el gasto, tomando en consideración las específicas de gastos
aprobadas, de acuerdo a los tipos de gastos, según corresponda que se detalla a
continuación:
 2.3.11.11 Alimentación y bebidas para atención de carácter eventual, detallar el nombre
completo de los asistentes.
 2.3.99.199 adquisiciones de otros bienes según requerimiento presentado por el encargado
de patrimonios.
 2.3.21.22 Viáticos y asignaciones (locales) no programadas
 2.3.22.44 Impresión encuadernación y empastado de documentos oficiales necesarios
para la prestación de servicio.
 2.3.22.399 Gastos por los servicios de cable y otras comunicación
 2.3.27.11.99 Otros servicios diversos y/o de terceros, con la aprobación del Director de la
Oficina de Administración y finanzas o quien haga las veces.
6.6.2 para pago de alimentos de carácter eventual efectuado con motivo de reuniones de
trabajo de carácter oficial ,deberá estar justificado y autorizado por el director de la Oficina
General de administración o quien haga las veces, indicando los nombres completos de los
funcionarios y servidores participantes en cada reunión, los mismos que registraran su
asistencia.
6.6.3 El gasto de movilidad local es exclusivo para labores realizadas fuera de la municipalidad,
siempre que se sustenta que no existe disponibilidad de vehículos en el pool de trasportes
y se otorgara acuerdo a la escala establecido de ANEXO 01 y se sustentara con la planilla de
movilidad formato N° 02.
6.6.4 para pago de servicios generales, esta deberá de ser previo informe de sustento de bien o
servicio emitido por el encargado de control patrimonial, quien deberá visar posteriormente
los comprobantes de pago respectivamente.
6.7 Revisión, verificación, control y custodia de los documentos de gasto
6.7.1El responsable de manejo de fondos de caja chica debe de revisar y verificar los
documentos que sustentan los gastos ante de su cancelación.
Los documentos sustentatorios de gasto facturas, boletas de venta, tickets, entre otros que
van ser cancelados con fondos de caja chica, deben consignar el sello pagado o cancelado
por el proveedor, estar emitida a nombre de la Municipalidad Distrital de El Carmen,

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asimismo los referidos documentos debe ser visado en señal de autorización por el Gerencia
Municipal.

6.8 De la prohibición de pago con fondos de caja chica


6.8.1 Está prohibido el retiro de dinero en efectivo para acciones distintas a lo establecido en la
presente directiva, así como otorgar habilitaciones a personas que no tenga vínculo laboral
con la institución.
6.8.2 Está terminantemente prohibido el préstamo de dinero de caja chica.
6.8.3 Está prohibida la conformación de fondos especiales de naturaleza o característica similares
al fondo para caja chica, cualquiera sea su denominación, finalidad o fuente de
financiamiento.
6.9.- De la reposición del fondo
6.9.1. El responsable de la administración del Fondo para la caja Chica, presentara la rendición de
cuenta documentada en la oficina de administración y finanzas, o quien haga las veces,
(control previo ), según lo establecido en el numeral 6.7 de la presente directiva, utilizando
los formatos de rendición de cuenta.
6.9.2 El formato, rendición del fondo para caja chica, debe de contar con la visacion del jefe
de unidad de tesorería y además la firma y pos firma de responsable de fondo de caja
chica, para ser presentado a la oficina de administración o quien haga las veces para su
revisión.
6.9.3 El área de control previo (Contabilidad), es la encargada de revisar las rendiciones de cuenta,
visando los documentos de las rendiciones en señal de conformidad, y posteriormente para
la afectación del rembolso o rendición definitiva.
6.9.4 Se podrá gestionar la reposesión del fondo asignado mensualmente en un máximo has dos
(2) veces , el monto inicial habilitado por unidad o dependencia (secuencia funcional), siempre
en cuando se haya hecho uso a más de 50% con la finalidad de efectuar el trámite de
reposesión y pueda seguir haciendo uso de los mismos para cubrir las necesidades prioritarias.
6.9.5 La habilitación del fondo para caja chica no está sujeto al tiempo, sino a los requerimientos
de su empleo , pudiendo ser empleada la cantidad señalada en el numeral anterior de
acuerdo a sus necesidades y cuando cuenten con disponibilidad presupuestaria y financiera.
6.9.6 Se podrá habilitar fondos para caja chica solo hasta el ultimo día 23 de diciembre del
2016, la liquidación de caja chica en la oficina general de administración se efectuara el
ultimo día hábil antes de cierre de ejercicio 2016.
7.- De la supervisión y liquidación del fondo.
7.1.1 La oficina de administración , o quien haga las veces, dispondrá, cuando estime por
conveniente, arqueo sorpresivo a los fondos a cargo del responsable de la administración
del fondo para caja chica, mediante la unidad de tesorería y la unidad de contabilidad,
levantando la acta correspondiente.
7.1.2 La unidad de tesorería podrá disponer que se practiquen arqueos sorpresivos a los fondos
a cargo del responsable de la administración del fondo para caja chica, por lo menos una
vez al mes levantando el acta correspondiente, del acta conteniendo el resultado del arqueo
efectuado se someterá a consideración del Gerente de Administración , o quien haga las
veces.
7.1.3 El responsable de manejo de caja chica brindara las facilidades necesarias, para la
realización del arqueo del fondo de caja chica .
7.1.4 El procedimiento para la liquidación del fondo será similar a lo establecido de la presente
Directiva, con la diferencia, sino la SOLICITUD DE RENDICON (tratamiento contable) de los
documentos de las rendiciones presentadas, revirtiendo los fondos no utilizados mediante la

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papeleta de depósito o T6, según corresponda ante el Banco de la Nación, siendo de
responsabilidad del encargado de la administración del fondo de caja chica.

8.- Faltas y sanciones


Constituye falta, el incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, por los
funcionarios, servidores y responsable encargado del manejo de la caja chica, así como los
funcionarios y servidores que no han rendido cuenta documentada de los importes recibidos
mediante recibo provisional de caja chica ANEXO N° 01 en los plazos establecidos, dando lugar
a las sanciones administrativas o quien haga las veces, de acuerdo a la gravedad de la falta
cometida, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiera lugar.
Por primera vez, amonestación verbal por el Director de la oficina General de Administración
o quien haga las veces.
Por la segunda vez , Amonestación escrita determinada por el Director de la Oficina general
de Administración o quien haga las veces, a través de la oficina de recursos humanos.
Por tercera vez, derivar para apertura de procesos administrativo disciplinario, determinada
por el Director de la oficina General de Administración o quien haga las veces, de acuerdo
a los mecanismos de la entidad.
9.- Disposiciones Finales
9.1 Los funcionarios y /o servidores responsables de cada gerencia y /o sub Gerencia, están
encargados de hacer cumplir dentro de su ámbito la presente Directiva

- Los formatos que forman parte de la presente Directiva son:


ANEXO N° 01 RECIBO PROVISIONAL
ANEXO N° 02 PLANILLADE MOVILIDAD (loca)
ANEXO N° 03 DECLARACION JURADA DE GASTOS
ANEXO N° 04 RENDICION DE FONDO PARA CAJA CHICA
ANEXO N° 04 AUXILIAR DE CONTROL DE CAJA CHICA

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ANEXO Nº 01

RECIBO PROVISIONAL

S/.

Recibí la suma de ……………………………………………………………………………………………………………………………………….


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Por concepto de …………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
La rendición de cuenta documentada del presente recibo, debe efectuarse en el plazo de 48 horas de haber
recibido el efectivo del encargado de caja chica, autorizo a la oficina de Tesoreria, personal y/o logística
para el descuento de mis remuneraciones correspondientes al mes de ……………………………………………………..

El Carmen ……………… de ……………………del 2016.

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_______________________
GERENTE MUNICIPAL

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ANEXO Nº 02

DECLARACION JURADA

YO, EFRAIN GERARDO MENDOZA SULLCARAY IDENTIFICADO CON DNI. Nº 43045861 con domicilio en el
anexo de Arma – El Carmen con CARGO de TESORERO de la municipalidad Distrital de El Carmen, al
amparo del numeral 42.1 del Artículo 42º presunción de veracidad, de la Ley Nº 27444 Ley de
procedimiento administrativo General y de Artículo 71º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007EF/77.15
aprobado mediante Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, DECLARO BAJO JURAMENTO, haber
realizado gastos y al no ser posible sustentar con los respectivos comprobantes de pago, presento la
Declaración Jurada de acuerdo al siguiente detalle:

LUGAR DE GASTO: EL CARMEN MOTIVO: MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ELECTRICO/CAMION

FECHA CONCEPTO IMPORTE


31/03/2016 PAGO POR SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ELECTRICO DEL 190.00
CAMION MUNICIPAL, PARA EL TRASLADO HACIA LA CIUDAD DE
HUANCAYO CON FINALIDAD DE REALIZAR EL MANTENIMIENTO
GENERAL.

SON: CIENTO NOVENTA Y 00/100 NUEVO SOLES


TOTAL S/. 190.00

El Carmen, 31 de marzo del 2016

________________________________ ________________________________
FIRMA DEL COMISIONADO RESP. CAJA CHICA

______________________________
FIRMA DEL GERENTE MUNICIPAL

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ANEXO Nº 04
RENDICION Y HABILITACION DE CAJA CHICA
SECUENCIA FUNCIONAL :
UNIDAD ORGANICA O DEPENDENCIA : MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
FUENTE DE FINANCIAMIENTO : FONCOMUN
PRESUPUESTO : 07

Nª DOCUMENTO NOMBRE DEL PROVEEDOR DETALLE DEL GASTO


Ord Fecha Clase Nª Ruc Y/O RESPONSABLE DE
GASTO
01 11/08/2016 B/V 948 10198108427 ARTES GRAF CONFECCION DE SELLOS
02 15/08/2016 B/V 13381 10200695131 IMPREDAT CONFECCION DE SELLOS
03 12/08/2016 R/H E001-3 10406506733 BONILLA MENDEZ ADRIAN CONSTRUCCION DE ANDAMIOS
04 15/08/2016 RECIBO 752-01170052 SERAS SULLCA MARCIAL PAGO DE ENERGIA ELECTRICA/ME
JULIO
05 12/08/2016 D/J EFRAIN BELLIDO QUICHCA COMPRA DE UN SACO DE PAPA
06 19/08/2016 BOUCHER 01557408 DIRECTV PAGO DE MENSUALIDAD DE DIREC
CORRESPONDIENTE/MES DE JULIO
07 22/08/2016 B/V 2215 10459216362 EFRAIN G. MENDOZA COMISION DE SERVICIOS A
SULLCARAY CHURCAMPA, REALIZAR COBRO D
PLANILLA DE MANTENIMIENTO DE
RUTINARIO DE VIAS RURALES.

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08 31/08/2016 B/V 2222 10446482730 EFRAIN G. MENDOZA COMISION A CHURCAMPA REALIZ
SULLCARAY DEPOSITO DE RDR DEL MES DE
AGOSTO.

MOVIMIENTO DEL FONDO


SALDO ANTERIOR S/. 1,000.00
+ INCREMENTO DEL FONDO S/. 00,00
TOTAL
-IMPORTE DE LA PRESENTE S/. 1,000.00
RENDICION
SALDO ACTUAL S/. 00.00

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