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DIRECTIVA N° 001-2016-MDEC/GM.
DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACION Y CONTRO DE CAJA CHICA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE EL CARMEN PARA EL AÑO FISCAL 2016.
1. FINALIDAD
Establecer los procedimientos para la adecuada administración y control de los fondos de caja
Chica en la Municipalidad Distrital de El Carmen, con la finalidad de garantizar su integridad y
disponibilidad.
2. OBJETIVOS
2.1 Regular el procedimiento para la apertura, rendición, rembolso y liquidación de los fondos de
caja chica de la Municipalidad.
2.2 Establecer los procedimientos , responsabilidades y obligaciones que contribuyan a una
eficiente administración de los fondos de caja chica.
3. BASE LEGAL
Ley N° 30281 Ley de presupuesto Público para el Año fiscal 2016
Ley N° 29806 Ley que regula la contratación de un personal altamente calificado en sector
público.
Ley N° 28693 Ley General del sistema de tesorería
Ley N° 28411 Ley del sistema Nacional de Presupuesto.
Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera en el Sector Público y modificatorias.
Ley N° 27482, Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de ingresos, bienes y
rentas de funcionarios y servidores Públicos del Estado, su Reglamento aprobado por Decreto
Supremo N° 080-2001-PCM y Resolución de Contraloría N° 174-2002-CG, normas
complementarias.
Ley N° 28716 Ley de control interno de las entidades del Estado.
Decreto Ley N° 25632 Ley Marco de comprobantes de pago y sus normas modificatorias y
complementarias.
Decreto Supremo N° 397-2015-EF, que aprueba el valor de la unidad impositiva tributaria para el
año fiscal 2016.
Decreto Supremo N° 117-2014-EF que aprueba el Reglamento de Organización y funciones del
Ministerio de Economía y finanzas.
Decreto Legislativo N° 1057, Régimen Especial de contrataciones Administrativas de servicios y
modificatorias.
Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la carrera administrativa y de remuneración del
sector Público.
Decreto de Urgencia N° 053-2009, dicta medidas urgentes sobre la administración del fondo de
Apoyo Gerencial al sector Público y otras disposiciones, creado por el Decreto Ley N° 25650.
Decreto Supremo N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la carrera Administrativa.
Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba Norma de Control Interno.
Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva de Tesorería N° 001-2007-
EF/77.15 y sus normas modificatorias y complementarias.
Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 que aprueba Normas Generales de tesorería N° 06 y
07.
Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, aprueba el Reglamento de comprobantes de
pago y sus modificatorias.
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MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
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4. ALCANCE
5. DISPOSICIONES GENERALES
6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
a. Supervisar que se constituya una sola caja chica por fuente de financiamiento.
b. Observar que este rodeada de condiciones de seguridad para evitar la sustracción o deterioro
del dinero en efectivo y se mantenga en una caja de seguridad.
c. Prepara la documentación necesaria y proyectar las resoluciones que se requiera para su
constitución, designación y modificación del responsable, así como, las requeridas por
normatividad vigente.
d. Verificar que las reposesiones del fondo asignado a los órganos de la Municipalidad Distrital
de El Carmen sean hasta por los importes aprobados en la Resolución de Constitución .
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MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
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e. Verificar que los cheques se emitan a nombre del responsable del manejo de caja chica.
f. Disponer que los cheques de apertura y reembolso de la caja chica sean cobrados después
de giro a los 24 horas, no puede realizar el cobro salvo que se encuentra en comisión de
servicio o permiso por asunto personal debidamente justificada.
a. velar que el fondo de caja chica asignada este rodeada de condiciones adecuadas que
aseguren la custodia del dinero en efectivo y la documentación sustentatoria, para lo cual
se le asignara prioritariamente una caja de seguridad u otros medios de seguridad.
a. Delegar el manejo de caja chica a funcionarios y/o servidores no autorizados por Resolución.
b. Atender los recibos provisionales (Anexo N° 01) sin la Autorización expresa e individualizada del
Director de administración o quien haga sus veces.
c. Cancelar compromisos de paga con documentos de fecha que corresponda a ejercicios
presupuestales anteriores.
d. Hacer entrega de dinero de caja chica mediante recibos al comisionado que mantiene recibo
pendiente por rendir cuenta, por periodo que exceda máximo permitido.
6.3 DE LA APERTURA DEL FONDO
6.3.1 El documento sustentatorio para la apertura del fondo de caja chica es la Resolución de
Alcaldía mediante el cual se designa al responsable de la administración del fondo para
caja chica.
6.3.2 La Resolución de autorización del fondo para caja chica fundamentalmente deberá
contener:
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MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
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- Monto total del fondo para caja chica desagregado por rubros del financiamiento para
los gastos corrientes.
- Nombres y Apellidos del Responsable del manejo – otorgamiento control y rendición del
fondo para caja chica.
6.4 DE LA HABILITACION DE LA CAJA CHICA.
6.4.1 Las habilitaciones de fondos al responsable del manejo, otorgamiento control y rendición
del fondo para caja chica de la MUN ICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN para cada
ejercicio fiscal se efectuaran de acuerdo a lo solicitado por el Gerente, Sub Gerentes,
Jefes de Unidad o servidores con sujeción a la disponibilidad presupuestal y financiera, los
cuales serán evaluados por las Unidades de Tesorería y Contabilidad, los que serán atendidos
mediante cheques girados a nombre del responsable del fondo para caja chica.
El requerimiento se efectuara de acuerdo a la Resolución de habilitación de caja chica,
previa solicitud de las áreas usuarias detallado la secuencia funcional y el rubro de
financiamiento de acuerdo al PIA, justificando los gastos a realizar.
6.4.2 El responsable de la administración del fondo para caja chica otorga a su vez
habilitaciones a los usuarios del fondo mediante Recibos provisionales (Anexo N° 01)
6.4.3 El monto máximo para cada pago con cargo a caja chica no bebe exceder del 10% de la
UIT (S/ 3950.00), salvo el pago de viáticos por comisión de servicios no programado.
6.5 De la rendición del Responsable (Usuario) del fondo para caja chica.
6.5.1 El usuario del fondo de caja chica debe presentar su rendición al responsable de la
administración del fondo para caja chica como máximo a los dos (2) días hábiles de haber
sido habilitado mediante el Anexo N° 03, ciñéndose estrictamente al detalle y a los montos
para el cual fue autorizado , siendo entera responsabilidad del usuario y los Jefes
inmediatos que lo autorizan.
Se reconocen como documentación sustentatoria del gasto, los comprobantes de pago
establecidos en la Ley Marco de comprobantes de pago aprobados por Resolución de
Superintendencias N° 007-99/SUNAT y sus modificatorias en originales y debidamente
cancelados, los cuales deberán ser emitidos a nombre de la Municipalidad Distrital de el
Carmen, consignando el RUC 20222402183 y el domicilio Jr. 28 de julio s/n estos últimos
dos datos dependerán del comprobante de pago a presentar entre los comprobantes de
pago a recabar se tiene:
.- Factura
.- Boleta de venta
.- Recibo por Honorarios
.-Tickets de venta o cintas emitidas por máquinas registradoras
.- Recibo de pago de tasas y otros.
Los comprobantes de pago deberán estar debidamente llenados legibles y deben consignar
sello y/o firma de cancelado por el proveedor. Dichos documentos, de ser el caso, deben
estar debidamente pegados(con goma) en papel bond A4 a fin de facilitar el proceso de
revisión que debe efectuar el responsable de su administración, quien a su vez colocara
el sello ´´rendido´´
Para el caso del Ticket emitido por caja electrónica, no será obligatorio que el proveedor
consigne el sello y/o firma de cancelado
6.5.2 Solo se aceptara declaraciones Juradas de Gasto (ANEXO N° 02) por movilidad local y
excepcionalmente en casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtención del
comprobante de pago autorizado por Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y
sus modificatorias , detallando minuciosamente los gastos efectuados.
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MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
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6.5.3 Cada comprobante de pago y/o Declaración Jurada deberá de contener en una parte
visible lo siguiente.
La sustentación del gasto (Debiendo tener en cuenta los criterios de veracidad y
economía).
Nombres y Apellidos con la firma del responsable de gasto
Nombres y Apellidos con la firma y sello post firma del funcionario de mayor jerarquía
de la dependencia u órgano a la que pertenece (inmediato superior según Organigrama).
De corresponder, visto Bueno de la Gerencia a la cual pertenecen.
Visto Bueno de la Oficina de Administración y Finanzas o quien haga las veces
Visto Bueno de la Unidad de Tesorería
6.5.4 Los documentos que sustentan la rendición (comprobante de pago y/o Declaración Juradas
), no serán admitidos por montos mayores a lo habilitado con el formato de recibo
provisional (ANEXO N° 01),ni cuando tenga borrones y/o enmendadoras.
6.6 Del MANEJO Y LA UTILIZACION DEL FONDO
6.6.1 Los órganos de la Municipalidad de El Carmen, deberán con el marco presupuestal
disponible para realizar el gasto, tomando en consideración las específicas de gastos
aprobadas, de acuerdo a los tipos de gastos, según corresponda que se detalla a
continuación:
2.3.11.11 Alimentación y bebidas para atención de carácter eventual, detallar el nombre
completo de los asistentes.
2.3.99.199 adquisiciones de otros bienes según requerimiento presentado por el encargado
de patrimonios.
2.3.21.22 Viáticos y asignaciones (locales) no programadas
2.3.22.44 Impresión encuadernación y empastado de documentos oficiales necesarios
para la prestación de servicio.
2.3.22.399 Gastos por los servicios de cable y otras comunicación
2.3.27.11.99 Otros servicios diversos y/o de terceros, con la aprobación del Director de la
Oficina de Administración y finanzas o quien haga las veces.
6.6.2 para pago de alimentos de carácter eventual efectuado con motivo de reuniones de
trabajo de carácter oficial ,deberá estar justificado y autorizado por el director de la Oficina
General de administración o quien haga las veces, indicando los nombres completos de los
funcionarios y servidores participantes en cada reunión, los mismos que registraran su
asistencia.
6.6.3 El gasto de movilidad local es exclusivo para labores realizadas fuera de la municipalidad,
siempre que se sustenta que no existe disponibilidad de vehículos en el pool de trasportes
y se otorgara acuerdo a la escala establecido de ANEXO 01 y se sustentara con la planilla de
movilidad formato N° 02.
6.6.4 para pago de servicios generales, esta deberá de ser previo informe de sustento de bien o
servicio emitido por el encargado de control patrimonial, quien deberá visar posteriormente
los comprobantes de pago respectivamente.
6.7 Revisión, verificación, control y custodia de los documentos de gasto
6.7.1El responsable de manejo de fondos de caja chica debe de revisar y verificar los
documentos que sustentan los gastos ante de su cancelación.
Los documentos sustentatorios de gasto facturas, boletas de venta, tickets, entre otros que
van ser cancelados con fondos de caja chica, deben consignar el sello pagado o cancelado
por el proveedor, estar emitida a nombre de la Municipalidad Distrital de El Carmen,
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asimismo los referidos documentos debe ser visado en señal de autorización por el Gerencia
Municipal.
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papeleta de depósito o T6, según corresponda ante el Banco de la Nación, siendo de
responsabilidad del encargado de la administración del fondo de caja chica.
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ANEXO Nº 01
RECIBO PROVISIONAL
S/.
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GERENTE MUNICIPAL
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ANEXO Nº 02
DECLARACION JURADA
YO, EFRAIN GERARDO MENDOZA SULLCARAY IDENTIFICADO CON DNI. Nº 43045861 con domicilio en el
anexo de Arma – El Carmen con CARGO de TESORERO de la municipalidad Distrital de El Carmen, al
amparo del numeral 42.1 del Artículo 42º presunción de veracidad, de la Ley Nº 27444 Ley de
procedimiento administrativo General y de Artículo 71º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007EF/77.15
aprobado mediante Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, DECLARO BAJO JURAMENTO, haber
realizado gastos y al no ser posible sustentar con los respectivos comprobantes de pago, presento la
Declaración Jurada de acuerdo al siguiente detalle:
________________________________ ________________________________
FIRMA DEL COMISIONADO RESP. CAJA CHICA
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FIRMA DEL GERENTE MUNICIPAL
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ANEXO Nº 04
RENDICION Y HABILITACION DE CAJA CHICA
SECUENCIA FUNCIONAL :
UNIDAD ORGANICA O DEPENDENCIA : MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
FUENTE DE FINANCIAMIENTO : FONCOMUN
PRESUPUESTO : 07
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MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
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08 31/08/2016 B/V 2222 10446482730 EFRAIN G. MENDOZA COMISION A CHURCAMPA REALIZ
SULLCARAY DEPOSITO DE RDR DEL MES DE
AGOSTO.
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