ACCT 384 - Accounting Information Systems (Spring 2013)             February 27, 2013

Midterm Exam (Form A)                                                                           (150 points)  

Name: ______________________________  Student ID: ___________________  Section: A (10:00 - 10:50)  ___

Section: C (11:00 - 11:50)  ___

MULTIPLE CHOICE.  Choose the one alternative that answers the question. (60 points total  - 4 points per
question)

1) Which of the following is NOT a function of an accounting information system?
A) Collect data about economic activities of the firm.
B) Process data into information useful for decision makers.
C) Ensure internal controls exist to safeguard physical and information assets.
D) Monitor computer usage by the sales staff.
Answer: D

2) The correspondence or agreement between the information and the actual events or objects that the
information represents is known as __________.
A) accessibility B) accuracy C) completeness D) relevance
Answer: B

3) Transaction cycles can be summarized on a high level as ʺgive-getʺ transactions. An example of
ʺgive-getʺ in the expenditure cycle would be
A) give cash, get goods. B) give cash, get cash.
C) give goods, get cash. D) give cash, get labor.
Answer: A

4) The transaction cycle that includes the events of hiring employees and paying them is known as the
__________.
A) expenditure cycle B) revenue cycle
C) human resources /payroll cycle D) financing cycle
Answer: C

5) An attribute appearing in one table that is itself the primary key of another table is known as the
__________.
A) common key B) foreign key C) primary key D) query
Answer: B

6) A resource, event, or agent about which the organization wants to collect and store information is called
a(n) __________.
A) query B) attribute C) relationship D) entity
Answer: D

7) The ________ contains information about the structure of the database.
A) data dictionary B) data warehouse
C) data definition language D) database management system
Answer: A

1
 8) All of the following are benefits of the database approach EXCEPT:
A) Data independence B) Cross-functional analysis and reporting
C) Data redundancy D) Data integration and sharing
Answer: C

9) A DBMS must provide a way to define, manipulate, and query data in a database. This is accomplished
by the use of three different DBMS languages. The DBMS language(s) that change(s) the underlying
database is (are) __________.
A) DDL B) DML C) DQL
D) A and B E) A and C F) B and C
Answer: D

10) Which is a TRUE statement about the REA data model?
A) The ʺEʺ in the REA data model stands for things that have an economic value to the organization.
B) The REA data model classifies entities into three distinct entities.
C) The term REA is an acronym that stands for resources, entities, and agents.
D) The REA data model was not developed for use in designing accounting information systems.
Answer: B

11) In a REA diagram, each subsequent event must be linked to __________.
A) at least one subsequent event B) at most one agent
C) at least one prior event D) at least two resources
Answer: C

12) An example of an agent in an REA model would be __________.
A) salesperson B) raw material C) purchase stock D) services
Answer: A

13) The type of relationship between two entities is determined by __________.
A) maximum cardinalities only B) minimum and maximum cardinalities
C) minimum cardinalities only D) median cardinalities
Answer: A

14) If a business pays for each purchase with a separate check and can make installment payments on any
purchases, then the relationship between ʹPurchaseʹ and ʹCash Paymentʹ would be __________
relationship.
A) one-to-one B) one-to-many
C) many-to-many D) optional-mandatory
Answer: B

15) How many tables are needed to implement an REA data model that has six distinct entities, two
many-to-many relationships, three one-to-one relationships, and seven one-to-many relationships in a
relational database?
A) 6 B) 8 C) 11 D) 18
Answer: B

2
SHORT ANSWER.  Write the word or phrase that answers the question. (20 points total  - 10 points per question)

16) Briefly describe the purpose of an audit trail.
Answer: An audit trail is a path that allows a transaction to be traced through a data processing system
from point of origin (whether paper or electronic) to final output or backwards from final output
to point of origin. Audit trail is used to check the accuracy and validity of ledger postings and to
trace changes in general ledger accounts from the beginning balance to their ending balance.

17) Briefly describe how to convert a REA model to a relational database (i.e., three steps).
Answer: Step 1: Create a table for each distinct entity and each many -to-many relationship.
Step 2: Assign attributes to appropriate tables.
Step 3: Use foreign keys to implement one-to-one and one-to-many relationships.

REA DATA MODEL.  Write your answer in the space provided.

SQL.  Write queries using the following ʹCyclone Team Wear Inc.ʹ expenditure cycle database.
           (27 points total) 

              

Inventory
ItemNo, Description, UnitCost, UnitPrice, QuantityOnHand, QuantityOrdered
Purchase
PurchaseNo, PurchaseDate, PurchaseAmount, VendorNo, EmployeeNo
Cash
AccountNo, AccountType, Bank, Balance
CashPayment
CheckNo, PaymentAmount, PaymentDate, VendorNo, AccountNo, PurchaseNo, EmployeeNo
Employee
EmployeeNo, EmployeeName, Street, City, State, ZipCode, Telephone, HireDate 
Vendor
VendorNo, VendorName, VendorStreetAddress, VendorCity, VendorState, VendorZipCode
3
 Inventory_Purchase
ItemNo, PurchaseNo, Quantity

18) Write a SQL query to find the total dollar value of all payments made in January 2013.
(Note: January has 31 days.)   (7 points)

Answer: SELECT SUM(PaymentAmount)
FROM CashPayment
WHERE PaymentDate BETWEEN #1/1/2013# AND #1/31/2013#;

19) Write a SQL query to find the average dollar value of all purchases  from each vendor in January 2013.
Also, include each vendor number, name, and city in the query results and show the query results with
the vendor cities listed in reverse alphabetical order. (Note: January has 31 days.)   (9 points)

Answer: SELECT Vendor.VendorNo, Vendor.VendorName, Vendor.VendorCity,
AVG(Purchase.PurchaseAmount)
FROM Vendor, Purchase
WHERE Vendor.VendorNo = Purchase.VendorNo
 AND Purchase.PurchaseDate BETWEEN #1/1/2013# AND #1/31/2013#
GROUP BY Vendor.VendorNo, Vendor.VendorName, Vendor.VendorCity
ORDER BY Vendor.VendorCity DESC;

20) Write a SQL query to identify the total quantity of ʹGo Cycloneʹ t -shirts that Cyclone Team Wear

purchased to its vendor, Best T-Shirt Supplier, on February 17, 2013. In the query results, include vendor
name and the date these t-shirts were purchased. (Hint:  Inventory description is ʹGo Cycloneʹ and
vendor name is ʹBest T-Shirt Supplier.ʹ)   (11 points)

Answer: SELECT Vendor.VendorName, Purchase.PurchaseDate, SUM(Inventory_Purchase.Quantity)
FROM Inventory, Inventory_Purchase, Purchase, Vendor
WHERe Inventory.ItemNo = Inventory_Purahse.ItemNo
AND Inventory_Purahse.PurchaseNo = Purchase.PurchaseNo
AND Purchase.VendorNo = Vendor.VendorNo
AND Inventory.Description = ʹGo Cycloneʹ
AND Vendor.VendorName = ʹBest T-Shirt Supplierʹ
AND Purchase.PurchaseDate = #2/17/2013#
GROUP BY Vendor.VendorName, Purchase.PurchaseDate;

21) Use the following revenue cycle information to develop a REA diagram with both minimum and
maximum cardinalities for all relationships.   (15 point totals)

Cy Chocolate Inc. is located in Ames and offers a wide variety of chocolate products. Cy Chocolate Inc.
advertises all products including newly arrived products on its website for potential customers to see.
When customers place orders, the Sales Department staff screens all customers and verifies that the
orders are properly recorded.

Cy Chocolate Inc.ʹs Warehouse Department clerks use the information from the sales database to ship
orders and prepare shipping reports. Given the busy season (i.e., Valentineʹs Day), Cy Chocolate Inc.
may take up to one week to ship orders and may include two orders in one shipment. Cy Chocolate Inc.
generally ships the entire order at once. However, partial shipment will be made if an order cannot be
fully fulfilled due to a lack of available items in the inventory (i.e., backorder). Backordered items will be
4
shipped separately as soon as they become available, at no extra cost.

Cy Chocolate Inc. grants most customers 30 days to pay. All orders must be paid in full. Cy Chocolate
Inc.ʹs Accounts Receivable clerk may accept one check to cover two or more orders shipped. Cy Chocolate
Inc. has a separate bank account for cash collection purposes.

(Note: If the business rules are not clear, use typical cardinalities.)

Answer:

5
REA.  Cyclone Flutes, Inc. produces beautiful cardinal and gold flutes that it sells to bands throughout the U.S.
            Cyclone Flutes needs to create a new operating expenditure database. So far, you have identified the
            following relationships. Explain minimum and maximum cardinality in each relationship.

            Example:

            
            Each ʹSaleʹ must be linked to an ʹInventoryʹ and can only be linked to at most one ʹInventory.ʹ
            Each ʹInventoryʹ must be linked to a ʹSaleʹ and can only be linked to at most one ʹSale.ʹ

            (8 points total - 4 points per question)

22)

Each ʹReceive Goodsʹ must be linked to a ʹWarehouse Employeeʹ and can be linked to at most one
ʹWarehouse Employee.ʹ

Answer: Each ʹWarehouse Employeeʹ may or may not be linked to a ʹReceive Goodsʹ and can be linked to
many ʹReceive Goods.ʹ

23)

Each ʹReceive Goodsʹ must be linked to an ʹOrder Goodsʹ and can be linked to many ʹOrder Goods.ʹ

Answer: Each ʹOrder Goodsʹ may or may not be linked to a ʹReceive Goodsʹ and can be linked to at most
one ʹCash Payment.ʹ

REA.  Answer the following questions for the two REA segments of Cyclone Flutes Inc. shown in
            qeustion 22 and 23.

24) Create potential primary key(s) for the ʹReceive Goodsʹ entity.   (2 points)
Answer: InvoiceNumber or ReceivingNumber

25) What type of entity is ʹWarehouse Employeeʹ (i.e. agent, event or resource)?   (2 points)
Answer: Agent

6
 26) Will Cyclone Flutes Inc. receive goods that were not related to at least one order goods?   (4 points)

_____  Yes          _____  No

Answer: No

27) Can Cyclone Flutes Inc. enter a new employee into its database without first entering information about
the receive goods handled by that employee?  (4 points)

_____  Yes          _____  No

Answer: Yes

Below you are given groups of two entities and their associated relationship. For each of these, indicate the
correct method for implementing the relationship in relational table form.
Assume that it is optimal to post the key whenever possible .
           (8 points total - 4 points per question)

28) Receive Goods                 ReceiveGoods_WarehouseEmployee                   Warehouse Employee

_____   Make a separate table to represent the ʹReceiveGoods_WarehouseEmployeeʹ relationship.

_____   Include the primary key of ʹReceive Goodsʹ table as the foreign key of the ʹWarehouse Employeeʹ
             table.

_____   Include the primary key of ʹWarehouse Employeeʹ table as the foreign key of the ʹReceive Goodsʹ
             table.

Answer: Include the primary key of ʹWarehouse Employeeʹ table as the foreign key of the ʹReceive Goodsʹ
table.

29) Order Goods                    OrderGoods_ReceiveGoods                      Receive Goods

_____   Make a separate table to represent the ʹOrderGoods_ReceiveGoodsʹ relationship.

_____   Include the primary key of ʹOrder Goodsʹ table as the foreign key of the ʹReceive Goodsʹ
             table.

_____   Include the primary key of ʹReceive Goodsʹ table as the foreign key of the ʹOrder Goodsʹ
             table.

Answer:  Include the primary key of ʹReceive Goodsʹ table as the foreign key of the ʹOrder Goodsʹ table.