LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA Y LAS CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

EL ARCHIVO QUES ES Y SUS CARACTERISTICAS.

La palabra archivo proviene del latín ARCHIVIUM y se remonta desde tiempos antiguos vemos
que las primeras civilizaciones que utilizaron este método fueron los Egipcios, las civilizaciones de
Roma, Grecia, los Arcadios, Sumerios y Babilonios.

El archivo es un lugar en él que se guardan de forma ordenada documentos. Dentro de una

empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación útil, la cual
se va a realizar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de la forma más rápida y cuando así se requiera. Otra función del archivo es la de ser
un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya
archivados, además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones
del pasado, también sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende
demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Existen tres clases de archivo estos son:

Según su uso:

- Archivo activo, Son documentos del año en curso o que se encuentren en proceso de
consulta o solución.
- Archivo semi-activo, Contienen documentos con más de un año de resguardo, que se
pueden llegar a consultar pero de una forma esporádica.
- Archivo inactivo, Recoge los documentos que conservan valor histórico estos se
resguardan por su importancia ya que pueden ser empleados en lo administrativo de una
empresa.

Según su naturaleza:

- Archivo público, Es todo documento que pertenece a las entidades del estado.
- Archivo privado de interés público, Son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.
- Archivo privado, Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

Según su ciclo vital:

- Archivo de gestión, Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está

sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
- Archivo central, Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
 - Archivo histórico, aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Teniendo en cuenta que hoy en día el recurso humano está entre las cosas más importantes de
una empresa debemos tener en cuenta algunas cualidades o destrezas a la hora de elegir un
archivista esto debido en que esa persona tendrá el control de la información de la institución y
será ficha clave en el buen funcionamiento de ella.

Entre estas cualidades están:

1. Compromiso. Con la empresa y también con los proyectos en los que se trabaja.

2. Responsabilidad. Sobre todo a la hora de realizar las tareas con el objetivo de optimizar el
tiempo.

3. Implicación con los valores y misión de la empresa y capacidad de trabajar en equipo.

4. Adaptabilidad. A los cambios que puedan producirse en la empresa a nivel interno.

5. Proactividad. Toma la iniciativa, emprende acciones y asume la responsabilidad.

6. Actitud positiva. Intenta transmitir ilusión por los proyectos en los que participas.

7. Especialización en nuevas tecnologías. Las nuevas tecnologías, Internet y las redes sociales.

8. Empatía. Finalmente, la capacidad de mostrar cercanía y comprensión con los jefes y todos los
compañeros de trabajo te puede ayudar a crear un clima laboral favorable.