Organizational Structures for Financial Accounting

a. Company Code
Company Code merupakan entitas akuntansi yang independen (elemen terkecil di dalam
organisasi di mana satu set lengkap dari account dapat dibuat). Sebagai contoh: sebuah
perusahaan di dalam suatu kelompok perusahaan. Sebuah company code memiliki empat
karakter kunci yang unik, yang dapat berupa tulisan maupun angka.
General ledger disimpan di tingkat company code dan digunakan untuk membuat balance sheet
(laporan neraca saldo) yang legal dan profit-and-loss statement (laporan laba rugi) untuk
company code.
b. Business Area
Business area merupakan bagian bisnis, atau cabang, di mana sebuah kelompok
perusahaan beroperasi. Sebagai contohnya, business area menyediakan tingkat evaluasi
tambahan untuk bagian pelaporan. Penggunaan business area bersifat optional (boleh digunakan
boleh juga tidak).
c. Controlling Area
Controlling area merupakan elemen organisasi yang paling penting di dalam aplikasi
controlling. Controlling area digunakan untuk internal accounting (akuntansi di dalam
perusahaan). Sebuah controlling area mengidentifikasi suatu struktur organisasi di mana biaya
dan pendapatan dapat dikelola dan dialokasikan. Controlling area merepresentasikan bagian
terpisah dari cost accounting. Lebih dari satu company code dapat di-assign ke satu atau lebih
controlling area. Hal ini memungkinkan pembiayaan lintas company code antara company code
yang telah di-assign. Bagaimanapun juga, meng-assign lebih dari satu company code ke
controlling area yang sama hanya dimungkinkan apabila semua company code yang di-assign
menggunakan operating chart of account dan kalender fiskal yang sama.

G/L Master Records

a. Chart of Accounts
Setiap general ledger diatur berdasarkan sebuah chart of account. Chart of account
terdiri dari definisi dari semua G/L account di dalam format yang tersusun. Definisi tersebut
terdiri dari account number (nomor akun), account name (nama akun), dan tipe dari G/L
account, yaitu apakah akun tersebut merupakan akun tipe P&L (laba rugi) atau akun tipe balance
sheet (neraca saldo). Kita dapat mendefinisikan chart of account dengan jumlah yang tak terbatas
di dalam sistem SAP. Di dalam sistem baku SAP, terdapat banyak country-specific chart of
account. Untuk setiap company code, kita harus menetapkan satu chart of account untuk general
ledger. Chart of account ini di-assign ke company code di bagian konfigurasi dan disebut juga
sebagai operating chart of account. Sebuah chart of account dapat digunakan oleh beberapa
company code. Hal ini berarti bahwa general ledger dari beberapa company code tersebut
memiliki struktur yang sama.
b. Settings for Company Codes
Sebelum kita dapat menggunakan sebuah akun di dalam company code, kita harus
mengelola definisi akun tersebut pada level chart of account. Kita dapat membuat company
code-specific setting (pengaturan spesifik untuk company code), di mana hanya berlaku di dalam
company code saja. Contoh dari company code-specific setting adalah mendefinisikan mata uang
di dalam akun. Kebanyakan akun di dalam company code 1000 menggunakan mata uang EUR
(Euro), sedangkan company code 3000 menggunakan mata uang USD (Dollar) untuk akun-
akunnya. Ketika mata uang akun merupakan mata uang lokal untuk company code, kita dapat
melakukan posting ke dalam akun tersebut dengan menggunakan mata uang apa saja.
 Account group digunakan untuk mengatur dan mengelola G/L account yang berjumlah
banyak. Ketika sebuah G/L account baru dibuat, account group harus ditentukan di dalamnya.
Akun dengan account group yang sama biasanya memiliki fungsi bisnis yang sama. Account
group di-assign number range. Melalui number range tersebut, kita dapat mengontrol nomor
akun yang mana yang diizinkan untuk account group tertentu. Account group juga mengontrol
tampilan dari segmen company code untuk G/L account.
Biasanya, account group mengontrol field mana saja yang dibutuhkan untuk pengisian
data, field mana saja yang boleh diisi boleh juga tidak, dan field mana saja yang tidak perlu
ditampilkan di dalam segmen company code. Reconciliation account atau akun rekonsiliasi
menghubungkan buku pembantu dengan general ledger (buku besar) pada real time. Hal ini
berarti bahwa posting ke buku pembantu akan mengakibatkan posting ke reconciliation account
yang berhubungan di dalam general ledger pada waktu yang sama. Buku pembantu, yang
dihubungkan ke general ledger melalui reconciliation account, adalah accounts payable,
accounts receivable, dan asset ledger. Transaction figure mendeskripsikan jumlah posting di
dalam suatu akun pada debit atau kredit.
Setiap transaction figure untuk debit dan setiap transaction figure untuk kredit selalu
disimpan untuk setiap akun di dalam sistem SAP. Laporan keuangan untuk company code
dihitung menggunakan transaction figure tersebut. Jika suatu G/L account memiliki tampilan
line item yang ditandai di master record, kita dapat menelusuri dari saldo akun menuju line item
dan kemudian ke dokumen. Jika menggunakan business area, transaction figure juga disimpan
untuk setiap business area. Jika kita membuat sebuah laporan keuangan untuk business area,
transaction figure untuk business area tersebut digunakan untuk menyediakan informasi bagi
laporan keuangan.
c. Financial Statement Versions
General ledger disimpan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi pembuatan
laporan neraca saldo dan laporan laba rugi. Laporan-laporan tersebut harus memenuhi
persyaratan spesifik untuk negara di mana suatu perusahaan berada. Untuk memenuhi kebutuhan
tersebut, maka berbagai macam versi laporan keuangan harus dibuat di dalam sistem SAP. Di
dalam beberapa versi laporan keuangan tersebut, kita mendefinisikan akun mana yang akan
tampil di line item dari laporan keuangan. Banyak versi laporan keuangan dimasukkan ke dalam
sistem SAP.
 Bagaimanapun juga, suatu negara harus melaporkan laporan keuangan mereka ke pihak
yang berwenang di negara mereka menggunakan country-specific chart of account dari negara
mereka. Agar laporan eksternal dapat berisi nomor akun yang digunakan di negara-negara
tersebut, sebuah country-specific chart of account dibuat untuk company code yang ada.
Country-specific chart of account tersebut harus memenuhi persyaratan dari negara di mana
suatu perusahaan berada. Di segmen company code dari master record, setiap G/L account harus
di-assign ke sebuah akun dari company code. Hal ini dilakukan dengan menggunakan field
alternative account number.
d. Group Chart of Accounts
Karena tidak semua company code menggunakan operating chart of account yang sama,
group chart of account digunakan untuk tujuan konsolidasi. Operating chart of account di-
assign ke group chart of account pada bagian konfigurasi. Ketika operating chart of account
telah di-assign ke group chart of account, field nomor akun grup (group account number)
menjadi dibutuhkan di segmen chart of account dari master record.

Accounting Transactions – Processing in the General Ledger

Layar pengentrian data dibagi menjadi beberapa area, yaitu sebagai berikut:
a. Work templates
Di sini, kita dapat memilih variasi layar, account assignment template, atau held
document sebagai referensi. Held document merupakan dokumen yang disimpan oleh pengguna
tanpa melakukan posting, dengan ide bahwa pengguna akan melengkapi dan melakukan posting
untuk dokumen tersebut nanti.
 b. Header data
Header data berlaku untuk keseluruhan dokumen, seperti tanggal posting dan tipe
dokumen. Beberapa header data dapat berupa format tampilan saja, atau tersembunyi dari
pengguna melalui pilihan edit.
c. Line item information
Di sini, line item untuk dokumen dimasukkan.
d. Information area
Di sini, saldo debit dan kredit ditampilkan dengan menggunakan ikon traffic light.
Document type atau tipe dokumen digunakan untuk membedakan berbagai macam dokumen
akuntasi dengan mudah. Setiap dokumen di-assign ke satu tipe dokumen, di mana dimasukkan di
dalam document header. Nomor dokumen disediakan oleh document number range yang di-
assign ke satu atau lebih tipe dokumen.

Ada beberapa tipe dokumen standar di dalam sistem SAP, yaitu sebagai berikut:
a. CI (Customer invoices)
b. CC (Customer credit memos)
c. CP (Customer payments)
d. GLD (G/L account documents)
e. VI (Vendor invoices)
f. VC (Vendor credit memos)
g. VP (Vendor payments)
h. VN (Vendor net invoices and credit memos)
Untuk posting pada G/L account, tipe dokumen SA paling sering digunakan, meskipun
tipe dokumen lain juga dapat digunakan, seperti dokumen accrual atau deferral, dokumen
valuasi, dan lain-lain.
Setiap line item memiliki satu posting key. Posting key merupakan suatu instrumen yang
digunakan untuk kontrol internal dan dimasukkan di dalam layar complex posting untuk
memberitahu sistem dua hal, yaitu:
a. Tipe akun mana yang digunakan untuk melakukan posting
b. Apakah line item tersebut merupakan posting debit atau kredit
Di enjoy screen, kita tidak dapat menggunakan posting key. Debit merepresentasikan
posting key 40 dan kredit merepresentasikan posting key 50. Posting key tersebut muncul di
dalam dokumen dan fungsi kontrol mereka masih tetap relevan.

Di dalam sistem SAP, ada banyak posting key yang baku. Setiap posting key digunakan
untuk melakukan posting debit atau kredit ke satu tipe akun. Untuk posting di dalam general
ledger, kita hanya membutuhkan dua macam posting key, yaitu:
a. 40, untuk item debit
b. 50, untuk item kredit
Balance display dan line item display disediakan untuk menampilkan data akun. Line
item display hanya dimungkinkan untuk G/L account di mana fungsi yang sesuai telah diaktifkan
di dalam master record. Balance display merupakan tampilan keseluruhan dari transaction
figure yang telah disimpan dari suatu akun. Kita dapat menelusuri dari saldo menuju daftar item
yang membentuk saldo. Dari daftar line item pertama, kita dapat menelusuri ke dokumen yang
berisi line item tersebut. Dari situ, kita dapat melihat transaksi lengkap dengan memilih
document overview.