BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sumber daya yang dapat

dimiliki oleh suatu unit bisnis untuk membantu menyediakan informasi kepada

pihak manajemen yang memiliki kebutuhan serupa. Informasi yang disediakan

menjelaskan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, yang sedang terjadi

sekarang, dan yang mungkin terjadi di masa depan suatu unit bisnis atau salah

satu sistem utama dari unit bisnis. Informasi tersebut dapat disajikan dalam

bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika

yang digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam suatu unit bisnis pada

saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Output SIM dapat

berupa laporan yang bersifat keuangan (financial report) maupun laporan yang

bersifat non-keuangan (non-financial report). Kompetensi utama (core

competence) dari Akuntansi adalah pengendalian aktifitas yang ada didalam unit

bisnis guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh unit bisnis yang

bersangkutan. Kaitannya dengan Akuntansi, SIM dan Akuntansi (dalam hal ini

adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA)), sama-sama mampu menghasilkan

laporan yang bersifat keuangan (financial report) sebagai salah satu alat yang

dapat digunakan sebagai pengendali aktifitas didalam unit bisnis. Dengan

demikian, SIM berkaitan erat dengan Akuntansi dalam mencapai tujuan unit

bisnis. SIM merupakan komitmen seluruh elemen unit bisnis dalam menyediakan

informasi yang berkualitas guna mengidentifikasi, memahami, dan memecahkan

 2

masalah yang dialami oleh unit bisnis. Hal ini yang menjadi alasan dipilihnya

SIM sebagai topik skripsi, mengingat pentingnya kaitan SIM dengan

kelangsungan hidup suatu unit bisnis.

PT. PUTRATUNGGAL ANEKA merupakan salah satu perusahaan

pengelola kendaraan umum Bus Kecil (Mikrolet) yang sedang mengalami

penurunan dalam kegiatan bisnisnya. Pada awal pembentukannya, jumlah

kendaraan angkutan umum yang dikelola oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

berjumlah 200 unit dengan merek yang bervariasi. Namun, saat ini hanya 144

unit kendaraan angkutan umum yang aktif beroperasi. Banyak faktor yang

menyebabkan penurunan bisnis perusahaan ini, salah satunya adalah kesulitan

dalam hal pengelolaan persediaan spare part. Hal ini yang menjadi alasan

dipilihnya PT. PUTRATUNGGAL ANEKA sebagai objek skripsi.

Salah satu kegiatan bisnis yang dijalankan oleh PT. PUTRATUNGGAL

ANEKA adalah menyediakan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) bagi

kendaraan angkutan umum yang mengalami kerusakan atau membutuhkan

penggantian spare part. Mengingat jumlah kendaraan angkutan umum yang

dikelola oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA relatif banyak dan bervariasi

serta setiap kendaraan angkutan umum terdiri atas komponen spare part yang

jumlah dan jenisnya banyak (mulai dari yang bentuknya kecil hingga besar),

maka PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki persediaan spare part yang

jumlahnya banyak dengan jenis yang bervariasi pula (kompleks). Sejauh ini,

pihak manajemen menilai bahwa timbul masalah dalam hal pengelolaan

persediaan spare part. Manajemen mengalami kesulitan dalam memperoleh dan

mengolah informasi tentang persediaan spare part, sehingga mempersulit

 3

pengambilan keputusan. Sebagai ilustrasi, PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

seringkali mengalami kekurangan maupun kelebihan beberapa jenis spare part

pada saat tertentu. Hal ini diduga akibat adanya kecurangan (fraud) yang

merupakan salah satu faktor penyebab turunnya bisnis perusahaan.

Dari gambaran umum permasalahan diatas, penulis merasa tertarik untuk

meneliti, membahas, dan mencari pemecahan masalah yang terjadi pada PT.

PUTRATUNGGAL ANEKA sehingga mendorong penulis untuk memilih judul

“Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Suku

Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA”.

Secara umum, skripsi ini diharapkan dapat membantu memecahkan

masalah yang terjadi pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA berkaitan dengan

pengelolaan persediaan spare part melalui penerapan yang baik atas usulan

Sistem Informasi Manajemen Persediaan.

1.2 Ruang Lingkup

Batasan masalah yang diteliti, dibahas, dan dicarikan solusinya pada

skripsi ini adalah :

Pengelolaan persediaan suku cadang kendaraan bermotor (spare part), yang

meliputi :

1. Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ)

2. Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang

merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock).

3. Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point)

 4

4. Penerapan pengelolaan persediaan spare part yang berjalan tidak

efektif dan efisien, sehingga menyulitkan perusahaan dalam

memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal

yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan

keputusan.

Asumsi (hal-hal yang dianggap benar) yang digunakan pada skripsi ini adalah :

1. Persediaan spare part yang dibahas dalam skripsi ini adalah yang

bersifat rutin dalam hal pemakaiannya (fast moving) dan harga belinya

diatas Rp.25.000,00,-.

2. Pemesanan item spare part hanya dilakukan dalam rangka memenuhi

permintaan bagian gudang sesuai dengan ketentuan saat pemesanan

spare part kembali (Reorder Point) sebagai usaha menjamin

ketersediaan spare part pada saat dibutuhkan, sehingga tidak ada

pemesanan atau pembelian spare part secara insidental.

3. Pemesanan item spare part kepada pemasok tidak dibatalkan, dan item

spare part yang diterima dari pemasok sesuai dengan spesifikasi yang

yang terdapat dalam Surat Permintaan Beli (SPB).

4. Item spare part yang dibutuhkan dalam kegiatan perbengkelan

perusahaan tersedia di gudang.

5. Item spare part yang telah dikeluarkan (dipakai) dari gudang tidak

dikembalikan kedalam gudang.

6. Jumlah atau banyaknya pemesanan item spare part dalam kurun waktu

satu tahun.
 5

7. Fluktuasi penggunaan setiap item spare part dapat ditentukan dan

relatif tetap, sehingga jumlah kebutuhan item spare part yang akan

dipesan dapat ditentukan dan relatif tetap pula.

8. Biaya pemesanan (ordering costs) pada setiap pemesanan item spare

part ditetapkan sebesar Rp.50.000,-.

9. Perusahaan tidak mengeluarkan biaya penyimpanan (carrying costs)

pada setiap pemesanan item spare part.

10. Pada perancangan sistem yang diusulkan, jumlah minimum stock dan

maximum stock spare part diinput kedalam sistem berdasarkan

kebijakan perusahaan, dan bukan merupakan hasil komputasi atau

perhitungan dari sistem.

11. Harga beli per item spare part yang dipesan tidak mengalami potongan

harga (discount).

12. Interval waktu mulai dari pesanan dilakukan sampai dengan barang-

barang yang dipesan diterima di gudang perusahaan (lead time) selalu

tepat waktu (tidak ada keterlambatan).

13. Kapasitas gudang dan modal perusahaan cukup untuk menampung dan

membeli persediaan spare part.

14. Persediaan spare part didalam gudang disimpan dengan cara yang

semestinya, sehingga terlindung dari pencurian, kerusakan, dan

penurunan kualitas spare part.

 6

1.3 Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari skripsi ini adalah :

1. Membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kelemahan-kelemahan

pada sistem pengelolaan persediaan spare part yang berjalan saat ini.

2. Memberikan alternatif solusi bagi perusahaan dalam melakukan

pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien, yang

meliputi :

1) Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ)

2) Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang

merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock)

3) Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point)

3. Memberikan alternatif solusi bagi perusahaan dalam memperoleh,

mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal yang

berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan

keputusan atau tindakan secara efektif dan efisien.

4. Memberikan alternatif solusi bagi perusahaan dalam mengatasi

kelemahan-kelemahan pada sistem pengelolaan persediaan spare part

yang sedang berjalan saat ini melalui penerapan sistem informasi

manajemen persediaan yang diusulkan.

 7

Manfaat yang akan diperoleh jika tujuan skripsi tercapai adalah :

1. Perusahaan dapat mengetahui kelemahan-kelemahan pada sistem

pengelolaan persediaan spare part yang berjalan saat ini.

2. Perusahaan dapat melakukan melakukan pengelolaan persediaan

spare part secara efektif dan efisien, yang meliputi :

1) Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ)

2) Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang

merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock)

3) Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point)

3. Perusahaan dapat memperoleh, mengolah, dan menghasilkan

informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare

part guna pengambilan keputusan atau tindakan secara efektif dan

efisien.

4. Perusahaan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan pada sistem

pengelolaan persediaan spare part yang sedang berjalan saat ini

melalui penerapan sistem informasi manajemen persediaan yang

diusulkan.

1.4 Metodologi

Jenis penelitian yang dilakukan dalam penulisan skripsi ini adalah

Penelitian Terapan (Applied Research). Cara yang digunakan dalam memperoleh

teori dan referensi adalah melalui Penelitian Kepustakaan (Library Research),

dan dalam mengumpulkan data melalui Penelitian Lapangan (Field Research).

Penelitian Kepustakaan dilakukan untuk mencari teori dan referensi yang relevan
 8

yang akan dijadikan dasar kriteria dalam membahas masalah yang ditemukan

pada saat Penelitian Lapangan. Penelitian Lapangan dilakukan dengan cara :

1. Melakukan wawancara dan diskusi (inquiries of the client) dengan

pihak perusahaan.

2. Melakukan analisis terhadap prosedur yang berjalan saat ini pada

perusahaan.

3. Melakukan penelitian terhadap dokumen (documentation) yang

terkait dengan prosedur yang berjalan saat ini pada perusahaan.

4. Melakukan pengamatan fisik (observation) terhadap lokasi

penyimpanan persediaan yang terdapat pada perusahaan.

Metode yang digunakan dalam menganalisa dan merancang sistem adalah

metode berorientasi objek yang lebih dikenal dengan nama Object Oriented

Analysis and Design yang diperkenalkan oleh Lars Mathiassen, Andreas

Munk-Madsen, Peter Axel Nielsen, dan Jan Stage. Pada metode ini, objek

digunakan untuk menganalisa dan menentukan kebutuhan sistem (system

requirements), dan pada perancangan sistem, objek digunakan untuk

mendeskripsikan sistem itu sendiri. Analisa dilakukan terhadap objek dengan

cara mendeskripsikan fenomena yang berada diluar lingkungan sistem,

sedangkan perancangan sistem dilakukan dengan cara mendeskripsikan

fenomena yang berada didalam sistem yang dikendalikan oleh perusahaan.

 9

1.5 Sistematika Penulisan

Skripsi ini terdiri dari lima Bab yang secara garis besar diuraikan sebagai

berikut; Bab 1 berisi tentang latar belakang masalah; gambaran permasalahan

secara umum, alasan pemilihan permasalahan (alasan pemilihan topik skripsi),

identifikasi permasalahan; ruang lingkup skripsi; batasan masalah yang diteliti,

dibahas, dan dicarikan pemecahannya, asumsi yang digunakan; tujuan dan

manfaat skripsi; hal-hal yang hendak dituju atau dicapai, manfaat yang dapat

diperoleh; metodologi; metode analisa yang digunakan, metode perancangan

yang digunakan; serta sistematika penulisan yang merupakan keterangan

deskriptif masing-masing isi Bab skripsi secara ringkas.

Bab 2 berisi tentang kerangka teori yang dihasilkan dari sumber teori dan

hasil penelitian yang disajikan secara relevan dan urut, sejalan dengan

permasalahan, lengkap, serta mutakhir. Penyusunan kerangka teori menggunakan

suatu kerangka pikir yang berfungsi untuk menjelaskan hubungan antar teori,

sehingga permasalahan, data yang terkumpul, teknik analisis, dan hasil penelitian

menjadi jelas.

Bab 3 berisi tentang pembahasan kerangka berpikir analitik secara

mendalam. Secara umum Bab ini terdiri dari perumusan objek penelitian dan

analisis data atau permasalahan. Pada Bab ini, prosedur di lapangan, teori,

penyebab, dan akibat penyimpangan dari teori dibandingkan, serta

direkomendasikan tindakan yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan

yang terjadi.
 10

Bab 4 berisi tentang perancangan sistem informasi sebagai rekomendasi

guna mengatasi permasalahan yang terjadi dengan menggunakan metode

perancangan sebagaimana yang telah dijelaskan pada Bab 1. Pada Bab ini

kerangka skripsi yang merupakan jawaban atau solusi dari permasalahan di

dalam objek skripsi diuraikan secara garis besar.

Bab 5 berisi tentang kesimpulan dan saran yang diperoleh dari hasil

penelitian. Kesimpulan berisi tentang garis besar yang diambil dari inti penelitian

(Bab 3) dan hasil penelitian (Bab 4) yang disajikan dengan memberikan

informasi yang bersifat kualitatif. Kesimpulan mengulang kembali hal-hal

penting yang telah dibahas pada Bab 3 dalam paragraf singkat. Dengan

demikian, terlihat gambaran antara harapan dan kenyataan yang terjadi di

lapangan. Saran berisi tentang garis besar tindakan serta hal-hal yang perlu

dilakukan oleh perusahaan sebagai tindak lanjut dari hasil pemecahan masalah.

Pada Bab ini juga disajikan beberapa alternatif pemecahan masalah yang dapat

dilakukan oleh perusahaan dan hal-hal menarik yang dapat dilakukan oleh

peneliti selanjutnya sebagai kelanjutan penelitian.