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SOLICITUD Y SEGUIMIENTO DE ACCIÓN CORRECTIVA

P.SGC.07.R01 Versión: 3

Gestión: 2016
Fecha actual 3/8/2019 Seguimientos EFICACIA
PLAZO
Numero Documento Requisito (No y Responsable de COMPROMETIDO FECHA DE OBSERVACIONES DE ESTADO DE LAS Ha sido evidencia de la FECHA DE VERIF. Se cerró la
INSTANCIA FECHA Área Grado Descripcion No conformidad u observacion encontrada ANALISIS DE CAUSAS ACCIONES CORRECTIVAS PROPUESTAS TIPO ACCION Responsable de Seguimiento PUNTUALIDAD
Correlativo Referencia y No titulo) Área PARA ACCION REALIZACION REALIZACION Y EVIDENCIA ACCIONES eficaz? verificacion EFICACIA SAC?
PROPUESTA

Se puede evidenciar que el instructivo de aprobación ISO 9001:2008,

de crédito a clientes, indica que debe presentarse la Requisito 7.5.1 y
información de cantidad de embarques a GG para Requisito 8.5.1,
clientes que requieren crédito, no especifica este tipo Control de la
de información para clientes nuevos (proyección de producción y
AUDITORIA 14 de diciembre ISO 9001:2008; movimiento) y clientes de cartera (movimiento de prestación del
1 INTERNA de 2016 COBRANZAS ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD últimos meses), la información es muy general. ISOservicio.
9001:2008: Roberto Jallaza Carmen Rosa Otálora
Requisito 7.5.1
Control de la
producción y
prestación del
servicio.
ISO 9001:2015:
Requisito 8.5.1
No se tiene definido el proceso de pago a Control de la
proveedores (formalmente en el SGC), siendo que los producción y
AUDITORIA 14 de diciembre ISO 9001:2008; proveedores son una parte interesada de la empresa prestación del
2 INTERNA de 2016 FACTURACION ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD y un proceso interno. servicio claudia flores

ISO9001:2008:
ISO 9001:2008:El
Requisito7.2.3
requisito 7.5.1c)
Controlla de la
producción y
retroalimentación
Respecto al proceso de facturación, existen algunos prestación del
del cliente,
pasos que no están bien definidos, tal es el caso de el servicio.sus
incluyendo
escaneo de facturas realizado por auxiliar de oficina- quejas.
cajera. A su vez debe incluirse en el instructivo la ISO 9001:2015:
forma de escaneo de estas (estandarización del Requisito
ISO 8.5.1
9001:2015:
nombre con el que se guarda, carpetas, lugar de Control 8.2.1
Requisito de la c)
almacenamiento y mejorar la forma de compartir producción ycon
comunicación
AUDITORIA 14 de diciembre ISO 9001:2008; esta información con las áreas financieras, freight prestación
el obtenerdella
3 INTERNA de 2016 FACTURACION ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD forwarding, Almacenaje y Distribución). servicio
retroalimentación claudia flores
de los clientes
relativa a los
productos y
Se evidencia que aun existe un alto porcentaje de servicios,
quejas que no son registradas por los costumer incluyendo las
AUDITORIA 14 de diciembre ISO 9001:2008; service en SAP, en auditoria se evidencio una queja quejas de los
4 INTERNA de 2016 ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD de PFM de extravío de carga que no fue registrada. clientes.

Debe delimitarse claramente la responsabilidad y

alcance del proceso de cotización y el inicio de la
prestación del servicio, se ha evidenciado que una
vez aceptada la cotización ventas realiza la ISO 9001:2008:
comunicación a origen, siendo que esta actividad 5.4 Planificacion
esta definida en los procesos de Freight forwarding, a
su vez siendo que esta actividad ha sido centralizada ISO 9001:2015:
por ventas debe aclararse mejor el tema de 6.2 Objetivos de
comunicación en los instructivos para el inicio de la calidad y
auditoria 14 de diciembre gestion de ISO 9001:2008; operación (que documentación se pasa al CSSV, ISO 9001:2008:
planificacion para silvia pinto /
5 interna de 2016 calidad y ventas ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD costos cotizados, etc.). 8.5.2 Accion
lograrlos. carmen otalora
Correctiva

ISO 9001:2015:
ISO10.2
9001:2008:
No
AUDITORIA 14 de diciembre ISO 9001:2008; 6.2.2 y
No existe un seguimiento adecuado a las actividades conformidad
6 INTERNA de 2016 rrhh ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD POA de RRHH, desconocimiento de este. Competencia,
Accion Correctiva marianela mitta
formacion y toma
de conciencia
No se ha dado respuesta a las acciones correctivas ISO 9001:2015:
ISO 9001:2008:
AUDITORIA 14 de diciembre gestion de ISO 9001:2008; del área de RRHH, no se tiene una clara definición de 6.2.2
7.1.2 Personas y carmen otalora /
7 INTERNA de 2016 calidad y rrhh ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD responsabilidad y compromiso con el SGC. 7.2Competencia,
Competencia marianela mitta
No se tiene claramente establecido un plan de formacion y toma
mantenimiento periódico de equipos (computadoras, ISO 9001:2008:
de conciencia
cámaras, redes, etc.) siendo el actual mantenimiento Requisito 4.2.4
mas correctivo que preventivo. Es importante que se ISOControl de
9001:2015:
AUDITORIA 14 de diciembre gestion de ISO 9001:2008; vea este tema en todas las instalaciones de REMAC 7.1.2 registros
Personas y
8 INTERNA de 2016 calidad ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD (Almacenes y oficinas regionales) 7.2 Competencia carmen otalora
ISO
9001:2015:Requisi
to 7.5.3.2 Control
información
El backup personal (backup de usuarios) aun se documentada .. b)
evidencia falencias siendo que un 50% lo realiza Almacenamiento
efectivamente en LPB. En Santa Cruz este tema es y preservación
AUDITORIA 14 de diciembre tecnologia de la ISO 9001:2008; tercerizado periódicamente y no existe personal que incluida
9 INTERNA de 2016 informacion ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD le de seguimiento y gestione este tema. ISOlegibilidad.
9001:2008: guillermo tindal
Requisito 5.6.3
Resultados de la
revisión.
Si bien se ha realizado el tema de solicitud de ISO 9001:2015:
indicadores y cumplimiento de objetivos POAs para Requisito 9.2.3
la gestion 2016 trimestralmente por la gerencia, no Salidas de la
AUDITORIA 14 de diciembre ISO 9001:2008; se ha podido hacer un análisis de retroalimentación revisión por la ramiro
10 INTERNA de 2016 gerencia general ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD gerencial con las diferentes áreas. dirección machicado

ISO 9001:2008:
Requisito 8.2.3
No se tiene una centralización del registro de Seguimiento y
efectividad de ventas, siendo que la ejecutiva de medición de los
ventas solo lleva lo vendido por su persona procesos
(discontinuidad del registro consolidado desde
renuncia del Asistente Comercial), a la fecha de ISO 9001:2015:
auditoria, no se tiene visibilidad de las cotizaciones Requisito 9.1
realizadas por los CSSV ni por la jefatura de ventas en ISO 9001:2008:
Seguimiento,
AUDITORIA 14 de diciembre ISO 9001:2008; Requisitoanálisis
Santa Cruz, siendo que esta situación puede afectar a medición, 8.2.1
11 INTERNA de 2016 ventas ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD el análisis de indicadores de ventas Satisfacción
y del
evaluación silvia pinto
cliente

ISO 9001:2015:
No se evidencia una clara definición de la Requisito 9.1.2
AUDITORIA 14 de diciembre gestion de ISO 9001:2008; responsabilidad de la medición de satisfacción del Satisfacción del
12 INTERNA de 2016 calidad ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD cliente ni evidencia de que se este realizando. cliente carmen otalora

ISO 9001:2008:
Debe mejorarse el tema de manejo de información, No nombrada en
experiencias y know-how de la empresa, (ejemplo esta versión.
centralización de circulares emitidas por Finanzas y
RRHH, tarifarios en ventas, contratos con clientes y ISO 9001:2015:
proveedores, etc.) con el fin de un mejor manejo Requisito 7.1.6
AUDITORIA 14 de diciembre rrhh y gestion de ISO 9001:2008; compartido de la información en las áreas y mejorar Conocimientos de carmen otalora /
13 INTERNA de 2016 calidad ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD la gestión del conocimiento. la
ISOorganización.
9001:2008: marianela mitta
4.2.3 Control de
documentos

ISO 9001:2015
gesttion de Debe mejorarse el tema de orden y actualización del Requisito 7.5.3
calidad y Dropbox y carpeta compartida en LPB, mejorar la Control de la guillermo
AUDITORIA 14 de diciembre tecnologia de la ISO 9001:2008; visibilidad de todos los documentos en las áreas, así información tindal / carmen
14 INTERNA de 2016 informacion ISO 9001:2015 NO CONFORMIDAD como mejorar el manejo de obsoletos. documentada. otalora

Se debe trabajar en un mejor análisis de indicadores

por la gerencia de finanzas (seguimiento y
retroalimentación mensual) ya que si bien existe un
informe mensual a la gerencia respecto a estados de
cuenta por cliente e indicadores de facturación, el
análisis interno (en el área) de los indicadores no
tiene una retroalimentación por la subgerencia
15 FACTURACION observacion Financiera claudia flores

Debe trabajarse en el tema tarifarios compartidos

(carpeta de tarifas vigentes compartida) para una
consulta rápida entre CSSV y todo el personal de
facturacion y Ventas, con el fin de mejorar la comunicación silvia pinto /
16 ventas observacion interna, mejor manejo de cotizaciones. claudia flores

Debe mejorarse los temas de inducción en los temas

relativos al SGC al personal nuevo y actualización de
documentación y comunicacion de esta con todo el
personal involucrado, debe mejorarse las actividades
de difucion e induccion que permitan un mejor
conocimiento y dominio de los procesos en las
gestion de diferentes áreas puede generar desactualización y
17 calidad observacion falta de interés por la mejora continua del SGC. carmen otalora

Debe mejorarse el tema manejo de compras,

retroalimentación respecto a las compras rechazadas
al solicitante y los tiempos nombrados en los
procedimientos, a su vez incorporar los temas de
18 compras observacion recojo de obsoletos o material que ya no sirve.

Si bien no ha sido auditada el área de almacenaje y

distribución, se debe trabajar en el tema de
centralización y resumen de temas importantes de
los contratos con clientes y proveedores, puesto que
no se tiene ese input en Finanzas para consultar ramiro
19 gerencia general observacion plazos contratos, montos pactados, etc. machicado

Dado que DHL implementará el sistema MTS, se

considera que debería asignarse una persona ramiro
19 gerencia general observacion responsable para el manejo de pricing en REMAC. machicado
 Registro:
SOLICITUD Y SEGUIMIENTO DE ACCIÓN CORRECTIVA
P.SGC.07.R01 Versión: 3

Gestión: 2016
Fecha actual 3/8/2019 Seguimientos EFICACIA
FECHA DE
Numero Documento Grado: Requisito (No y Responsable de PLAZO COMPROMETIDO FECHA DE ESTADO DE LAS Ha sido evidencia de Se cerró la
INSTANCIA FECHA Área No conformidad u observacion encontrada ANALISIS DE CAUSAS ACCIONES CORRECTIVAS PROPUESTAS TIPO DE ACCION Responsable de Seguimiento OBSERVACIONES PUNTUALIDAD VERIF.
Correlativo Referencia y No Obs / NC titulo) Área PARA ACCION PROPUESTA REALIZACION ACCIONES eficaz? la verificacion SAC?
EFICACIA