LAPORAN PRAKTIK BELAJAR LAPANGAN

PERAN PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DALAM

PERENCANAAN REKAM MEDIS ELEKTRONIK DI RSUD CIPAYUNG

Disusun oleh:
AGUNG PRATAMA
20170310028

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA
2018
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Upaya meningkatkan taraf kesehatan masyarakat selalu diupayakan
untuk meningkatkan kesejahteraan hidup oleh pemerintah. Fasilitas pelayanan
kesehatan adalah suatu alat dan/atau tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan yang dilakukan oleh
pemerintah pusat, pemerintah daerah, perusahaan swasta atau masyarakat
(Peraturan Pemerintah RI No. 47 Tahun 2016). pelayanan kesehatan
merupakan upaya yang diselenggarakan sendiri atau secara bersama - sama
dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan,
mencegah dan menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan
perorangan, keluarga, kelompok ataupun masyarakat.
Rumah sakit merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang
menjadi solusi untuk meningkatkan kesehatan perorangan secara paripurna
yaitu meliputi kegiatan promosi kesehatan, pencegahan terhadap suatu
penyakit, pengobatan, dan rehabilitatif (UU RI Nomor 44 Tahun 2009).
Dengan adanya rumah sakit diharapkan dapat mempermudah akses masyarakat
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan dan juga memberi perlindungan atas
keselamatan pasien. Pelayanan kepada masyarakat terus ditingkatkan oleh
rumah sakit dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya baik itu
dari segi manusia serta teknologi sebagai penunjangnya.
Sumber Daya Manusia (SDM) adalah salah satu aset terpenting Rumah
Sakit. Rumah Sakit yang baik pada pelayanan dan kepuasan pasien sudah tentu
memiliki kualitas Sumber Daya Manusia yang baik. Untuk itu, rumah sakit
memerlukan cukup banyak orang dengan berbagai keterampilan dan tenaga
yang berkompeten untuk dapat melaksanakan visi misi rumah sakit dan untuk
dapat memenuhi semua kebutuhan pasien.
Selain memegang peranan penting, sumber daya manusia juga memiliki
rentang terhadap faktor-faktor negatif jika tidak dikelola dengan baik. Kinerja
yang tidak dikontrol dan efektifitas kerja yang rendah sehingga produktifitas

1
 2

rumah sakit menurun adalah sedikit dari efek negatifnya. Untuk meningkatkan
kinerja karyawan, rumah sakit perlu mempertimbangkan proses manajemen
sumber daya manusia yang meliputi antara lain, motivasi, kompensasi,
promosi, kepemimpinan, disiplin, pendidikan dan pelatihan, dan lain
sebagainya. Apabila proses diatas berjalan dengan baik, maka rumah sakit akan
terus berkembang seiring dengan visi misi rumah sakit.
Faktor teknologi sebagai penunjang pelayanan kesehatan memiliki
peranan penting juga untuk meningkatkan efisiensi pelayanan baik terhadap
pasien maupun rumah sakit itu sendiri. Teknologi informasi yang berkembang
pesat saat ini telah menjangkau berbagai bidang kehidupan, diantaranya adalah
bidang kesehatan. Teknologi informasi yang diterapkan dengan baik dapat
mendukung proses pengelolaan manajemen rumah sakit.
Coustasse et al (2013) menyatakan bahwa manfaat teknologi Radio
frequency Identification (RFID) dapat meningkatkan efektifitas manajemen
dengan mengurangi biaya pada pelacakan peralatan medis dan suplai,
memperbaiki patient safety, mencegah pencurian barang, dan juga billing
pasien. Noer et al (2016) melakukan analisis pengaruh penggunaan teknologi
informasi terhadap kualitas pelayanan secara explanatory bahwa penggunaan
teknologi informasi (TI) berpengaruh positif dan signifikan terhadap kualitas
pelayanan dan kualitas pelayanan itu sendiri akan memengaruhi keunggulan
bersaing rumah sakit. Sedangkan Saptono (2015) dalam penelitian analisis
pengaruh penggunaan Sistem informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
dan teknologi jaringan terhadap efisiensi kerja karyawan menyatakan bahwa
penggunaan SIMRS dan teknologi jaringan berkontribusi sebesar 86,7%
terhadap efisiensi kinerja karyawan.
Salah satu rumah sakit yang memanfaatkan perkembangan teknologi
informasi yaitu RSUD Cipayung. Rumah sakit yang dimiliki pemerintah DKI
Jakarta yang diresmikan 15 Agustus 2018 ini menggunakan EMR dari awal
pengoperasian awal rumah sakit. EMR berjalan pada aplikasi Sistem Informasi
Manajemen (SIM) RSUD Cipayung yaitu Khanza. Untuk pelayanan rawat
jalan, sistem EMR berjalan dengan baik walaupun harus ada beberapa
 3

penyesuaian lagi, sementara untuk pelayanan rawat inap belum beroperasi

karena masih dalam tahap persiapan untuk pelaksanaannya.
Profesi yang berhubungan erat dengan EMR itu sendiri adalah tenaga
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK) yang berperan dalam
mengelola data dan informasi kesehatan terkait pasien yang berobat, data profil
rumah sakit, serta pelaporan rumah sakit (Kepmenkes RI Tahun 2007). Dalam
lingkungan yang terkomputerisasi, pengelolaan rekam medis diharapkan lebih
efisien dibanding penggunaan kertas. Perubahan dari paper- based ke
elektronik memerlukan perencanaan yang baik dibandingkan dengan rekam
medis konvensional yang banyak referensi dari berbagai instansi.
Dalam Permenkes RI No. 55 Tahun 2013 pasal 13 ada butir yang
berkaitan dengan perencanaan RME dan menyebutkan bahwa PMIK
merancang sistem evaluasi isi rekam medis manual dan elektronik, PMIK
merancang struktur isi dan standar data kesehatan untuk pengelolaan informasi
kesehatan, merancang dan mengembangkan sistem jaringan rekam medis
manual dan elektronik, menciptakan rancangan baru (inovasi) alternatif
solusi pengelolaan informasi kesehatan dengan menggunakan prinsip-
prinsip sistem rekam medis dan informasi kesehatan/Manajemen Informasi
Kesehatan. Menurut PERMENPAN RI Tahun 2013 tentang rincian kegiatan
jabatan fungsional perekam medis ahli sesuai jenjang jabatan, tentang perekam
medis ahli, PMIK Mengidentifikasi kebutuhan SIM rekam medis dalam
komputerisasi, Menyusun alur pembentukan SIM rekam medis (komputerisasi,
hybrid). Sedangkan menurut KEPMENKES RI No. 337 tahun 2007, tidak ada
penjelasan tentang perencanaan RME hanya menyebutkan merencanakan
kebutuhan sarana dan prasarana unit kerja MIK/RM untuk memenuhi
kebutuhan kerja.
Berdasarkan hasil observasi sementara, penulis menemukan bahwa di
RSUD Cipayung belum sepenuhnya bergantung pada RME. Hal ini terlihat
bahwa rekam medis yang digunakan masih bersifat paperbase dan di-input
secara bersamaan di SIMRS di mana hal ini membebankan pegawai karena
harus mencatat dua kali. SIMRS memiliki peranan bagi unit rekam medis untuk
melihat riwayat berobat pasien dan kepentingan olah data pelaporan yang
 4

kendalanya terdapat pada SIMRS eror ketika membuka data yang dibutuhkan
dengan jumlah yang banyak atau sistem tidak merespon sehingga pekerjaan
menjadi terhambat. Data riwayat pasien tersebut cukup sering diperlukan
sekitar 5 kali diakses dalam 1 hari. Sedangkan dari sisi koneksi jaringan
memiliki kendala lambat dalam pengaksesan data yang dibutuhkan karena wi-
fi yang disediakan memiliki kecepatan akses 20 mbps untuk satu lantai dengan
pemakaian oleh 5 unit/ruangan. Maka dari itu diperlukan suatu perencanaan
untuk mengatasi hal tersebut untuk meningkatkan pemanfaatan data dari
SIMRS. Dari sisi sumber daya manusia, petugas IT yang dipercaya untuk
menangani SIMRS/RME berjumlah 1 orang dengan latar belakang pendidikan
S1 Sistem Informasi. Petugas untuk menangani SIMRS masih kurang sehingga
menyebabkan proses realisasi pengerjaannya membutuhkan waktu lebih.
PMIK dan petugas IT sendiri berkoordinasi merencanakan alur rekam medis
yang diseuaikan dengan SIMRS di RSUD Cipayung.
Dari hal tersebut penulis tertarik untuk mengetahui perencanaan unit
rekam medis di dalam sistem yang sudah terkomputerisasi dengan judul “Peran
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam Perencanaan Rekam Medis
Elektronik di RSUD Cipayung”.

B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang maka dapat dibuat suatu rumusan masalah dalam
laporan praktek belajar ini yaitu bagaimana peran PMIK dalam perencanaan
Rekam Medis Elektronik di RSUD Cipayung?

C. Tujuan PBL
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui peran PMIK dalam perencanaan rekam medis
elektronik.
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan policy (Kebijakan) terkait perencanaan RME oleh
PMIK di RSUD Cipayung.
b. Menguraikan proses perencanaan RME di RSUD Cipayung.
c. Mendeskripsikan brainware (orang) yang terlibat dalam perencanaan
RME di RSUD Cipayung.
 5

d. Mendeskripsikan software RME yang dipakai di RSUD Cipayung.

e. Mendeskripsikan hardware yang dibutuhkan untuk RME di RSUD
Cipayung.

D. Manfaat
1. Manfaat bagi pengembangan ilmu/khasanah ilmu secara teoritis, laporan
ini diharapkan dapat memberi kontribusi ilmiah terhadap disiplin ilmu
manajemen informasi kesehatan tentang pelaksanaan unit kerja rekam
medis di lapangan. Laporan praktek belajar lapangan ini diharapkan
mampu menyediakan referensi baru tentang peran PMIK dalam
perencanaan RME.
2. Dari segi manfaat praktis dalam pelayanan, laporan ini diharapkan
memberi manfaat kepada praktisi rekam medis / manajemen informasi
kesehatan. Tidak hanya itu, namun juga bermanfaat bagi instansi lain
yang berkaitan dengan manajemen informasi kesehatan. Melalui kajian
ini diharapkan PMIK, stakeholder, dan profesi lain memiliki bahan
bacaan dan diskusi yang bisa menambah wawasan tentang manajemen
informasi kesehatan.
3. Manfaat bagi institusi yaitu laporan ini diharapkan menjadi sumber
referensi dalam meningkatkan kualitas pendidikan perguruan tinggi
khususnya Manajemen Informasi Kesehatan dan juga bagi institusi
semoga bisa dapat mendukung peneliti untuk menciptakan karya-karya
lainnya.
4. Manfaat bagi pendidikan yaitu laporan PBL ini diharapkan dapat
memberikan sumbangan ilmu kepada dunia pendidikan secara umum
guna meningkatkan wawasan keilmuan bangsa Indonesia.
5. Manfaat bagi penulis yaitu dapat menambah pengetahuan tentang
disiplin ilmu penelian yang baik dan benar yang diharapkan dapat
bermanfaat untuk penelitian yang akan dilakukan peneliti selanjutnya
dan di kemudian hari.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK)

1. Pengertian
Menurut Kepmenkes RI (2007), Administrator informasi
kesehatan (Perekam Medis) adalah profesi yang memfokuskan
kegiatannya pada data pelayanan kesehatan dan pengelolaan sumber daya
informasi pelayanan kesehatan dengan menerjemahkannya ke berbagai
bentuk informasi demi kemajuan kesehatan dan pelayanan kesehatan
perorangan, pasien, dan masyarakat.
Berdasarkan Permenkes RI No. 55 Tahun 2013 Perekam Medis
adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan.
Sedangkan menurut American Health Information Management
Association (AHIMA), Profesional Manajemen Informasi Kesehatan
(MIK) adalah:
“Health information management (HIM) professionals work in a
variety of different settings and job titles. They often serve in bridge roles,
connecting clinical, operational, and administrative functions. These
professionals affect the quality of patient information and patient care at
every touch pointin the healthcare delivery cycle. HIM professionals work
on the classification of diseases and treatments to ensure they are
standardized for clinical, financial, and legal uses in healthcare. Health
information professionals care for patients by caring for their medical
data.”

Profesional MIK bekerja di berbagai pengaturan dan jabatan yang

berbeda. Mereka sering melayani dalam peran jembatan, menghubungkan
fungsi klinis, operasional, dan administratif. Para profesional ini
mempengaruhi kualitas informasi pasien dan perawatan pasien di setiap
titik sentuhan dalam siklus pengiriman perawatan kesehatan. Profesional
MIK bekerja pada klasifikasi penyakit dan perawatannya untuk
memastikan standar penggunaan klinis, keuangan, dan hukum dalam
perawatan kesehatan. Para profesional informasi kesehatan peduli
terhadap pasien dengan merawat data medisnya.

6
 7

Jadi bisa disimpulkan bahwa PMIK atau Profesional MIK

merupakan profesi yang mengelola data dan informasi kesehatan,
terkandung di dalamnya yaitu peranan dalam menjembatani,
menghubungkan (Connecting) fungsi-fungsi klinis, operasional, dan
administratif pada fasilitas pelayanan kesehatan, serta bekerja dalam
pengklasifikasian penyakit yang digunakan sebagai sumber acuan klinis,
keuangan dan hukum.

2. Batasan dan Ruang Lingkup

Menurut Kepmenkes RI tahun 2007, PMIK memiliki ruang
lingkup dan batasan dalam pekerjaannya yaitu:
a. mengumpulkan, mengintegrasikan, menganalisis data pelayanan
kesehatan primer dan sekunder, menyajikan dan mendesiminasi
informasi, menata sumber informasi bagi kepentingan riset,
perencanaan, monitoring dan evaluasi pelayanan kesehatan;
b. membuat standar dan pedoman manajemen informasi kesehatan
meliputi aspek legal dengan unsur keamanan (safety), kerahasiaan
(confidential), sekuritas, privasi serta integritas data;
c. manajemen operasional unit kerja manajemen informasi kesehatan,
dibagi berdasarkan kemampuan sarana pelayanan kesehatan dalam
menjalankan manajemen informasi kesehatannya.

Menyinggung poin b, AHIMA menyatakan:

“HIM Proffesionals use their expertise to protect health
information and sure the right information is available to the right people
at the right time. Successful privacy, security, and confidentiality
programs depend on HIM professionals for their expertise on the
applicable laws and regulations impacting the appropriate management
of healthcare data. HIM professionals ensure privacy and security
programs meet compliance and regulatory requirements from the point of
creation and implementation and continuously maintained thereafter.”

Bisa didapatkan dari pernyataan tersebut bahwa Profesi MIK

bertugas melindungi informasi kesehatan serta memastikan ketersediaan
informasi kepada orang yang membutuhkan informasi dan dalam waktu
 8

yang tepat. Keberhasilan program privasi, keamanan, dan kerahasiaan

tergantung pada tenaga MIK.
AHIMA juga menyatakan bahwa Profesional MIK bertanggung
jawab atas kualitas, integritas, dan perlindungan informasi kesehatan
pasien, yang dapat mencakup salah satu atau semua hal mengenai:
a. Riwayat dan pemeriksaan fisik
b. Hasil lab - tes darah, tes urin, dll.
c. Informasi klinis (catatan keperawatan, catatan terapi fisik, dan banyak
lagi lainnya).
d. X-rays dan prosedur radiologi lainnya.

3. Kompetensi PMIK
Berdasarkan Kepmenkes No. 377 tahun 2007, dalam manajemen
unit kerja rekam medis, PMIK harus mampu mengelola unit kerja yang
berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan dan
pengontrolan unit kerja rekam medis. Adapun kompetensi PMIK yang
berkaitan dengan perencanaan yaitu:
a. Melaksanakan rencana strategis, goal dan objektif untuk area
tanggung jawabnya.
b. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana untuk memenuhi
kebutuhan kerja.
Kedua pernyataan tersebut berkaitan dengan perencanaan rekam
medis, akan tetapi dalam Kepmenkes tersebut tidak dijelaskan adanya
perencanaan rekam medis elektronik. Di dalam peraturan tersebut hanya
menjelaskan bahwa PMIK melaksanakan rencana strategis dan
merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana kerja.
Menurut Permenkes RI No. 55 tahun 2013, ada beberapa butiran
yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan RME bahwa dalam
pelaksanaan kerjanya, PMIK (Sarjana terapan rekam medis dan informasi
kesehatan) mempunyai kewenangan sesuai dengan kualifikasi
pendidikannya, yaitu:
 9

a. Mengidentifikasi masalah-masalah teknologi informasi yang

berkaitan dengan pelayanan manajemen rekam medis dan informasi
kesehatan.
b. Merancang sistem evaluasi isi rekam medis manual dan elektronik;
c. Merancang struktur isi dan standar data kesehatan, untuk
pengembangan informasi kesehatan.
d. Menyelesaikan masalah secara prosedural baik manual/ elektronik.
Sarjana Rekam Medis dan informasi Kesehatan dalam
melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di Fasilitas
Pelayanan Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai berikut:
a. Membuat identifikasi permasalahan ilmu pengetahuan dan teknologi
b. Merancang dan mengembangkan sistem jaringan rekam medis manual
dan elektronik.
c. Menganalisa kegiatan manajemen rekam medis dan informasi
kesehatan.
d. Membuat rancangan alternatif solusi pengelolaan informasi kesehatan
dengan menggunakan prinsip-prinsip sistem rekam medis dan
informasi kesehatan/Manajemen Informasi Kesehatan.
e. Menciptakan rancangan baru (inovasi) alternatif solusi pengelolaan
informasi kesehatan dengan menggunakan prinsip-prinsip sistem
rekam medis dan informasi kesehatan/Manajemen Informasi
Kesehatan.
f. Melakukan pengawasan pengelolaan informasi kesehatan dengan
menggunakan prinsip-prinsip sistem rekam medis dan informasi
kesehatan/Manajemen Informasi Kesehatan.
g. Merancang dan mengembangkan struktur isi dan standar data
kesehatan, untuk pengembangan informasi kesehatan.
Magister Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam
melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di Fasilitas
Pelayanan Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai berikut:
a. Mengembangkan desain rekam medis elektronik sesuai kebutuhan
sistem pelayanan dan pelaporan dengan menggunakan biostatistik;
 10

b. mengembangan sistem informasi kesehatan masyarakat berbasis

website/ situs; dan
c. mengembangkan sistem evaluasi pelayanan rekam medis elektronik
yang dipublikasikan.
Permenkes RI No. 55 tahun 2013 menjelaskan bahwa PMIK
mempunyai kewenangan berdasarkan kualifikasi pendidikannya bahwa
perencanaan RME ada hubungannya dengan lulusan rekam medis dan
informasi kesehatan DIV, S1, dan S2 sebagai Magister Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan, dimulai dari identifikasi masalah teknologi dan
informasi yang berkaitan dengan rekam medis, kemudian merancang
rekam medis dan data kesehatan secara elektronik, merancang sistem
jaringan RME, dan mengembangkan desain RME sesuai kebutuhan.
Dalam PERMENPAN RI No. 30 Tahun 2013 tentang jabatan
fungsional perekam medis dan angka kreditnya, terdapat rincian kegiatan
yang menjelaskan bahwa seorang perekam medis ahli (D IV, S1, S2, S3)
di dalam pelayanan rekam medis harus membuat perencanaan. Rincian
kegiatan yang berkaitan dengan RME yaitu:
a. Menyusun rencana 5 tahunan:
- pengelola data menjadi informasi
- pengumpul data sebagai bahan perencanaan
b. Menyusun rencana tahunan:
- Pengelolaan data menjadi informasi
- pengumpul data sebagai bahan perencanaan
c. Mengidentifikasi kebutuhan SIM rekam medis dalam komputerisasi:
- Struktur dan butiran data untuk SIM rekam medis
- Keterkaitan butiran data pada SIM rekam medis
- Koneksi data awal yang terproses menjadi informasi untuk
keputusan manajemen.
e. Menyusun alur pembentukan SIM rekam medis (komputerisasi,
hybrid):
- Klasifikasi kegiatan pelayanan
- Rancangan alur kegiatan pelayanan
 11

- Usulan hasil rancangan alur kegiatan pelayanan

- Komunikasi /sosialiasi alur kegiatan pelayanan
f. Menyusun kebutuhan bahan terkait SIM rekam medis
g. Menyusun kebutuhan SIM rekam medis dalam TOR/KAK
h. Penyediaan bahan rancangan SIM rekam medis:
- Membuat modul sebagai usulan rancangan program SIM
rekam medis.
- Mengkoordinasikan dengan Tim IT untuk SIM rekam medis.
Dapat disimpulkan bahwa menurut PERMENPAN RI No. 30
Tahun 2013, PMIK memiliki rincian kegiatan perencanaan RME dengan
membuat rencana 5 tahunan dan tahunan, mengidentifikasi kebutuhan
SIMRS, Menyusun alur pembentukan SIMRS, bagaimana kebutuhan
bahan terkait SIMRS dan koordinasi dengan tim IT untuk merencanakan
RME.

B. Peran Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Dalam era yang mengedepankan teknologi informasi ini, peran PMIK
difokuskan pada sistem informasi kesehatan. Berdasarkan Zeng Xiaoming
(2009) menjelaskan peranan Profesi MIK bertanggung jawab untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan dengan menjamin ketersediaan
informasi yang terbaik untuk membuat keputusan. Singkatnya, profesional
HIM secara konvensional adalah manajer bisnis dan penjaga data dan
informasi dalam perawatan kesehatan.
Spath (2009) menyebutkan bahwa “HIM professionals have always
been actively involved in various aspects of healthcare quality management.”,
yaitu profesional MIK selalu aktif dalam berbagai aspek manajemen kualitas
pelayanan kesehatan. Ada keterkaitan juga dengan penelitian dari Rinehart-
thompson (2009) bahwa proteksi terhadap riwayat medis dan komitmen untuk
menjaga kerahasiaaan (Confidentiality) dari rekam medis sudah menjadi
peranan fundamental yang lama untuk profesional MIK.
 12

Menurut Xiaoming Zeng (2009), peran Profesi MIK dibagi ke dalam 4

kategori yaitu dalam privasi dan sekuritas, interoperabilitas, adopsi teknologi
informasi kesehatan, dan kolaborasi tata pemerintahan.
1. Peran MIK dalam Privasi dan Keamanan
Profesional HIM harus memperkuat peran mereka dalam
memfasilitasi pertukaran elektronik untuk akses dan penggunaan
informasi kesehatan sambil melindungi privasi dan keamanan informasi
kesehatan pasien. Peran profesional MIK sebagai pelayan data harus
ditekankan dan diperluas. Profesional MIK dapat mengadopsi dua strategi
untuk mengatasi tantangan terhadap privasi dan keamanan informasi
kesehatan. Pertama, para profesional HIM harus memastikan bahwa
praktik manajemen informasi kesehatan mematuhi hukum. Saat ada
kesempatan untuk kelola dalam desain, pengembangan, atau penerapan
platform informasi untuk mengelola dan berbagi informasi kesehatan,
privasi dan keamanan harus selalu menjadi prioritas utama.
Yang kedua, HIM profesional harus bertindak sebagai pendidik
kepada konsumen dengan menunjukkan kepada mereka cara yang tepat
untuk mengakses informasi kesehatan mereka sementara juga menjaga
kerahasiaan catatan mereka. Konsumen perlu mengenali keuntungan
keamanan informasi dari perspektif otentikasi, otorisasi, dan audit dalam
lingkungan digital dibandingkan dengan lingkungan kertas. Mereka perlu
memahami bahwa selalu ada tradeoff antara kerahasiaan dan aksesibilitas.
Persyaratan penting adalah agar informasi tetap terintegrasi dan tersedia
bagi orang yang tepat secara tepat waktu untuk tujuan memberikan
perawatan.

2. Peran MIK dalam Interoperabilitas

Interoperabilitas informasi memungkinkan pergerakan informasi
kesehatan elektronik ke tempat dan kapan diperlukan untuk mendukung
kebutuhan perawatan kesehatan perorangan dan penggunaan yang
berorientasi pada populasi. Penggunaan yang berorientasi populasi
mencakup manajemen bencana, pengawasan bioterorisme, dan pelacakan
 13

layanan kesehatan masyarakat. Kunci untuk mencapai interoperabilitas

adalah memiliki berbagai sistem informasi menggunakan seperangkat
standar umum untuk nomenklatur data, terminologi, konten, struktur, dan
perpesanan informasi kesehatan.

3. Peran MIK dalam Adopsi Health Informastion Technology (HIT)

Profesional MIK, dengan pelatihan di bidang teknologi informasi
dan manajemen informasi, dapat menangani tugas mempromosikan adopsi
EHR dan PHR. Profesional HIM, dengan pelatihan yang cukup dalam
HIT, harus menjangkau daerah-daerah yang kurang promosi ini untuk
membantu mereka mengadopsi EHR. Keterlibatan itu bisa dalam bentuk
konsultasi, menyediakan pekerja magang, kolaborasi, penulisan hibah,
bernegosiasi dengan vendor, pelatihan, atau hanya bekerja sebagai
motivator. Tanpa mayoritas organisasi perawatan kesehatan yang mau
mengadopsi EHR untuk transaksi sehari-hari mereka, tidak mungkin
membangun infrastruktur informasi kesehatan nasional.
4. Peran MIK dalam pemerintahan kolaboratif
Health and Human Service mengusulkan adanya kolaborasi dari
berbagai pemerintahan, salah satu strategi khusus adalah membentuk
interoperabilitas pemerintahan negeri – swasta dan memajukan
interoperabilitas serta pertukaran informasi kesehatan secara kontinue di
sektor nasional, negara bagian, lokal, dan desa.

Spath (2009) menjelaskan bahwa HIM Professionals berperan lebih

dari sekedar mengumpulkan data dan pelaporan data. Ia menjelaskan bahwa
HIM Professionals:
1. bermitra dengan profesi yang lain untuk membuat ukuran yang valid dan
andal dari kualitas serta patient safety.
2. Profesi MIK menjawab pertanyaan berkualitas bermakna dengan
mengumpulkan, menganalisis, dan memahami data kinerja.
 14

3. Profesional MIK juga melakukan lebih dari sekadar menghafal standar

kualitas dan kriteria audit, MIK berpikir kritis tentang ekspektasi kinerja
perawatan kesehatan dan menarik kesimpulan dari data pengukuran.
4. Profesional HIM melakukan pemilihan alat untuk perbaikan proses yang
sesuai dan menggunakan alat ini untuk memfasilitasi peningkatan.
5. Profesionalnya menunjukkan keterampilan interpersonal yang positif untuk
berkomunikasi secara efektif dengan lingkungan sekitarnya.
6. Profesional HIM memahami bagaimana tugas-tugas HIM yang terlihat unik
seperti pengkodean dan pelepasan informasi terkait dengan kemampuan
organisasi untuk mencapai kualitas klinis dan tujuan kepuasan pelanggan.
Menurut Kiyumi (2017), manajemen informasi kesehatan adalah
jantungnya organisasi kesehatan yang menyediakan informasi yang
dibutuhkan user-nya yaitu dokter, perawat, profesi lainnya, kebutuhan
asuransi, andmistator kesehatan, dan dinas kesehatan. Peran utama seorang
profesional MIK adalah untuk menjaga informasi yang terorganisasi dan
akurat, dan untuk melakukan itu mereka perlu melakukan beberapa tugas
kompleks di seluruh siklus hidup informasi, dari akuisisi hingga pengarsipan
sampai ke penghancuran media informasinya (contonya rekam medis kertas),
dalam organisasi perawatan kesehatan mereka.
Profesi MIK memainkan peran penting dalam menyelesaikan,
melindungi dan memastikan ketersediaan informasi klinis berkualitas tinggi
untuk tujuan termasuk perawatan pasien, penggantian, jaminan kualitas,
penelitian, pengumpulan statistik dan pengambilan keputusan manajemen.

C. Rekam Medis Elektronik (RME)

Menurut Amatayakul (2013) Rekam Medis Elektronik adalah catatan
elektronik terkait informasi kesehatan seorang individu yang bisa dibuat,
dikumpulkan, dikelola, dan dipertimbangkan oleh dokter dan staf medis yang
berwenang di dalam satu organisasi kesehatan.
Pada dasarnya RME adalah penggunaan perangkat teknologi informasi
untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan serta peng-akses-an data
yang tersimpan pada rekam medis pasien di rumah sakit dalam suatu
 15

sistem manajemen basis data yang menghimpun berbagai sumber data

medis (Handiwidjojo, 2009). Handiwidjojo menyebutkan RME juga dapat
diartikan sebagai lingkungan aplikasi yang tersusun atas penyimpanan data
klinis, sistem pendukung keputusan klinis, standarisasi istilah medis, entry data
terkomputerisasi, serta dokumentasi medis dan farmasi. RME juga bermanfaat
bagi paramedis untuk mendokumentasikan, memonitor, dan mengelola
pelayanan kesehatan yang diberikan pada pasien di rumah sakit. Secara hukum
data dalam RME merupakan rekaman legal dari pelayanan yang telah diberikan
pada pasien dan rumah sakit memiliki hak untuk menyimpan data tersebut.
Berdasarkan Kepmenkes No. 377 Tahun 2007, rekam medis elektronik
adalah kegiatan mengkomputerisasikan isi rekam kesehatan dan proses yang
berhubungan dengannya.
Dapat disimpulkan bahwa rekam medis elektronik adalah suatu catatan
elektronik dari informasi kesehatan pasien yang disimpan, dikelola, diolah oleh
PMIK dalam satu fasilitas kesehatan. setiap catatan, pernyataan, maupun
interpretasi yang dibuat oleh dokter atau petugas kesehatan lain dalam rangka
diagnosis dan penanganan pasien yang dimasukkan dan disimpan dalam bentuk
penyimpanan elektronik (digital) melalui sistem komputer. Rekam medis
elektronik merupakan catatan rekam medis dalam format elektronik tentang
informasi kesehatan seseorang yang dituliskan oleh satu atau lebih petugas
kesehatan secara terpadu dalam tiap kali pertemuan antara petugas kesehatan
dengan klien. Rekam medis elektronik bisa diakses dengan komputer dari suatu
jaringan dengan tujuan atau meningkatkan perawatan serta pelayanan
kesehatan yang efisien dan terpadu.
Dasar hukum yang mengatur rekam medis elektronik tercantum dalam
PERMENKES RI No. 269/MENKES/PERIII/2008 tentang Rekam Medis pada
pasal 2 yang berisi (1) Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap, dan
jelas atau secara elektronik (2) Penyelenggaraan rekam medis menggunakan
teknologi informasi elektronik diatur lebih lanjut dengan peraturan sendiri.
Rekam Medis Elektronik merupakan sistem informasi yang memiliki
framework lebih luas dan memenuhi satu set fungsi, menurut Margret K.
Amatayakul (2013) harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
 16

1. Mengintegrasikan data dari berbagai sumber (Integrated data from

multiple source).
2. Mengumpulkan data pada titik pelayanan (Capture data at the point of
care).
3. Mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (Support
caregiver decision making).

D. Perencanaan
a. Definisi Perencanaan
Perencanaan adalah fungsi yang sangat vital yang hanya tugas
seorang pemimpin tetapi harus melibatkan setiap orang dalam sebuah
organisasi guna menentukan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana
cara mencapainya. (Zanah dan Sulaksana 2016). Menurut Siagian di dalam
Zanah (2016) menjelaskan bahwa perencanaan adalah keseluruhan proses
perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di
masa yang akan datang dakam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan.
Berdasarkan Syamsuddin (2017), Planning adalah menentukan
tujuang yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa
yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.
Dikutip juga dari Jufrizal (2016), menjelaskan pula bahwa
perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar manajemen, karena fungsi-
fungsi lain (organizing, actuating/directing, controlling, dll.) harus
terlebih dulu direncanakan. Perencanaan adalah proses penentuan tujuan
dan pedoman pelaksanaannya dengan memilih yang terbaik dari alternatif-
alternatif (kemungkinan) yang ada. Secara implisit perencanaan
mengandung makna penentuan tujuan, pengembangan kebijakan,
program, proyek, sistem, dan prosedur guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian perencanaan mengandung tiga
karakteristik: 1) Selalu berhubungan dengan waktu mendatang, 2)
 17

Memerlukan tindakan, 3) Ada indikasi individu atau organisasi yang

melaksanakannya.
Bisa disimpulkan bahwa perencanaan adalah fungsi dasar
manajemen yang harus terlebih dulu dilakukan tentang suatu proses
perumusan dan penentuan secara matang tentang apa yang akan dilakukan
di masa yang akan datang, bagaimana pelaksanaannya dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Proses penentuan tujuan dan pedoman
pelaksanaannya dirumuskan dengan memilih yang terbaik dari alternatif-
alternatif yang ada.

b. Pentingnya Perencanaan
Diantara fungsi manajemen, perencanan dan pengendalian
mempunyai peran yang penting. Dalam fungsi perencanaan, manajer
menetapkan apa yang ingin dicapai pada waktu tertentu sementara
pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan yang telah
ditetapkan dapat dicapai dan apabila tujuan tersebut tidak tercapai dapat
dilakukan tindakan perbaikan dengan mengetahui faktor penyebab dari
tujuan yang tidak tercapai tersebut (Arumsari, 2017).
Perencanaan menurut Jufrizal (2016) penting dikarenakan:
1. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin
dicapai.
2. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan
sehingga akan banyak pemborosan.
3. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada alat pengendalian.
4. Tanpa perencanaan dan rencana tidak akan ada keputusan, berarti
proses manajemen pun tidak ada.
Untuk membentuk organisasi yang kuat dan bertahan lama
diperlukan suatu planning yang matang. Dalam ilmu manajemen
perencanaan mempunyai fungsi yang sangat penting untuk mengejar suatu
hasil yang diinginkan. Perencanaan merupakan suatu proses untuk
menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil
metode yang strategis guna mencapai tujuan tersebut. Planning adalah
 18

suatu fungsi yang mencakup proses menentukan sasaran, kebijakan,

produk, jasa, alat-alat, pengeluaran, jadwal, lokasi, personalia, hubungan
organisasi (Arumsari, 2017).
Menurut Siagian di dalam Jufrizal (2016) terdapat empat premises
(dasar pemikiran, alasan) dalam perencanaan, yaitu:
a. Bahwa sumber-sumber yang tersedia mungkin terbatas padahal tujuan
yang hendak dicapai tidak pernah terbatas. Karena itu perlu diketahui
dengan tepat sumber-sumber yang telah, sedang, dan akan tersedia,
tidak didasarkan atas dugaan-dugaan belaka.
b. Bahwa organisasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi dalam
masyarakat, baik yang bersifat positif yang akan mendorong
kemajuan, dan yang negatif yang akan menghalangi kelancaran
pelaksanaan kegiatan organisasi.
c. Bahwa organisasi tidak dapat melepaskan dari beberapa
pertanggungjawaban, yaitu tanggung jawab pimpinan terhadap
organisasi, terhadap bawahan, pelanggan, dan terhadap masyarakat
luas, karena pada hakikatnya organisasi adalah “organisasi sosial.”
d. Bahwa manusia-manusia yang menjadi anggota organisasi
dihadapkan pada keterbatasan-keterbatasan baik fisik, mental, dan
bilogis, karena itu harus selalu diciptakan iklim kerjasama yang baik.

c. Tahapan Perencanaan
Planning menunjukkan gabungan dan perkiraan bagaimana
menggunakan sumber daya untuk mencapai efektifitas yang optimal.
Planning juga menunjukkan cara afiliasi yang baik dari faktor-faktor
kekuatan, sumber daya dan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan
dan memotivasi karyawan. Suatu tujuan apabila mudah tercapai akan
memberikan sedikit kepuasan sementara sasaran yang tidak tercapai akan
membuat pekerjaan semakin berat tanpa adanya motivasi. Oleh sebab itu,
sasaran harus menantang dan tetap dapat dicapai. Sasaran dikembangkan
pada setiap level manajemen (Arumsari, 2017). Menurut Arumsari (2017)
Tahap-tahap dalam suatu perencanaan meliputi:
 19

a. menetapkan tujuan
b. Merumuskan keadaan saat ini
c. Mengumpulkan data serta menetapkan dugaan-dugaan serta ramalan-
ramalan
d. menetapkan alternatif cara bertindak
e. memilih alternatif

E. Software
Perangkat Lunak (Software) berarti keseluruhan perintah yang
digunakan untuk membuat sebuah informasi. Perangkat lunak dapat berwujud
program maupun prosedur yang didalamnya merupakan kumpulan perintah
yang dimengerti oleh komputer sedangkan prosedur adalah perintah yang
dibutuhkan oleh pengguna dalam memproses informasi (Swara dalam M.
Agustin dkk, 2017).
Menurut Iswahyudi (2017) Perangkat lunak atau software adalah istilah
umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital, termasuk program
komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan
ditulis oleh komputer. Dengan kata lain, bagian sistem komputer yang tidak
berwujud. Istilah ini menonjolkan perbedaan dengan perangkat keras
komputer.
Berdasarkan Rahman & Alfaizi (2014) Software atau perangkat lunak
adalah program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi
(penghubung) antara pengguna (user) dan perangkat keras (hardware).
Software bisa juga dikatakan sebagai "penerjemah" perintah-perintah yang
dijalankan pengguna komputer untuk diteruskan atau diproses oleh perangkat
keras (Hardware).
Software adalah program komputer yang isi intruksinya dapat diubah
dengan mudah. Software pada umumnya digunakan untuk mengontrol
perangkat keras (yang sering disebut device driver), melakukan proses
perhitungan, berinteraksi dengan Software yang lain dan lebih mendasar
(seperti sistem operasi, dan bahasa pemrograman), dan lain- lain.
 20

Untuk mewujudkan konsep SIMRS sebagai pengolah data untuk

menghasilkan suatu informasi, maka diperlukan sistem komputer yang
elemennya terdiri dari hardware, software dan brainware. Ketiga elemen
sistem komputer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk kesatuan.
Hardware tidak akan berfungsi apabila tanpa software, demikian juga
sebaliknya. Keduanya tiada bermanfaat apabila tidak ada manusia (brainware)
yang mengoperasikan dan mengendalikannya.
Mufadhol (2017) mengelompokkan perangkat lunak ke dalam 5
klasifikasi:
1. Sistem Operasi, merupakan perangkat lunak yang mengoperasikan
komputer serta menyediakan antarmuka dengan perangkat lunak lain atau
dengan pengguna. Contoh sistem operasi: MS DOS, MS Windows
(dengan berbagai generasi), Macintosh, UNIX (dengan berbagai versi),
LINUX (dengan berbagai distribusi) dan lain-lain.
2. Program Utilitas, merupakan program khusus yang berfungsi sebagai
perangkat pemeliharaan komputer, seperti anti virus, partisi hardisk,
manajemen hardisk, dll. Contoh produk program utilitas: Norton Utilities
Partition Magic, McAfee dan lain-lain.
3. Program Aplikasi, merupakan program yang dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan yang spesifik. Contoh: aplikasi akuntansi, aplikasi
perbankan, aplikasi perhotelan dan lain-lain.
4. Program Paket, merupakan program yang dikembangkan untuk kebutuhan
umum, seperti: pengolah kata atau editor naskah: Wordstar, MS Word,
Word Perfect dan lain-lain. Pengolah angka atau lembar kerja: Lotus123,
MS Excell, QuattroPro dan lain-lain. Presentasi: MS PowerPoint dan lain-
lain, desain grafis: CorelDraw, Photoshop dan lain-lain.
5. Bahasa Pemprograman, merupakan perangkat lunak untuk pembuatan atau
pengembangan perangkat lunak lain. Bahasa pemprograman dapat
diklasifikasikan menjadi tingkat rendah, tingkat sedang, dan tingkat tinggi.
Pergeseran dari tingkat rendah ke tinggi menunjukkan kedekatan dengan
‘bahasa manusia’. Bahasa tingkat rendah (atau biasa disebut bahasa
assembly) merupakan bahasa dengan pemetaan satu persatu terhadap
 21

instruksi komputer. Contoh bahasa tingkat tinggi: Pascal, BASIC, Prolog,

Java dan lain-lain. Contoh bahasa tingkat menengah: bahasa C. Seperti
perangkat lunak lain, bahasa pemprograman juga memiliki pertumbuhan
generasi.

F. Hardware
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) hardware atau
perangkat keras adalah barang-barang yang terbuat dari logam (pesawat
televisi, proyektor, dan peralatan lain) yang berkaitan dengan suatu sistem, atau
peralatan fisik (komputer dan sebagainya).
Perangkat Keras (Hardware) adalah Sumber daya komputasi dasar,
misal: CPU, memory, I/O devices (Mufadhol, 2017). Menurut Sakka (2011)
dalam bukunya mengatakan bahwa perangkat keras komputer adalah semua
bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya
atau yang beroperasi di dalamnya, dengan perangkat lunak (software) yang
menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan
tugasnya. Hardware ini terdiri dari:
1. Perangkat masukan (Input device)
Input device berfungsi sebagai media untuk memasukkan data dari
luar sistem ke dalam suatu memori dan processor untuk diolah dan
menghasilkan informasi yang diperlukan. Data yang dimasukkan ke dalam
sistem komputer dapat berbentuk signal input dan maintenance input.
Signal input berbentuk data yang dimasukkan ke dalam sistem komputer,
sedangkan maintenance input berbentuk program yang digunakan untuk
mengolah data yang dimasukkan. Jadi Input device selain digunakan untuk
memasukkan data dapat pula digunakan untuk memasukkan program.
Berdasarkan sifatnya, peralatan input dapat digolongkan menjadi dua
yaitu:
a. Peratalan input langsung, yaitu input yang dimasukkan langsung
diproses oleh alat pemroses. Contohnya: keyboard, mouse, touch
screen, light pen, digitizer graphics tablet, scanner.
 22

b. Peralatan input tidak langsung, input yang melalui media tertentu

sebelum suatu input diproses oleh alat pemroses. Contohnya: punched
card, disket, harddisk.
2. Perangkat pengolah data (Processor)
Otak sebuah komputer berada pada unit pemrosesan (Process
device). Unit pemrosesan ini dinamakan CPU (Central Processing Unit).
CPU berfungsi seperti kalkulator, hanya saja CPU jauh lebih kuat daya
pemrosesannya. Fungsi utama dari CPU adalah melakukan operasi
aritmatika dan logika terhadap data yang diambil dari memori atau dari
informasi yang dimasukkan melalui beberapa perangkat keras, seperti
papan ketik, pemindai, tuas kontrol, maupun tetikus. CPU dikontrol
menggunakan sekumpulan instruksi perangkat lunak komputer.
Perangkat lunak tersebut dapat dijalankan oleh CPU dengan
membacanya dari media penyimpan, seperti cakram keras, disket, cakram
padat, maupun pita perekam. Instruksi-instruksi tersebut kemudian
disimpan terlebih dahulu pada memori fisik Random Access Memory
(RAM), yang mana setiap instruksi akan diberi alamat unik yang disebut
alamat memori. Selanjutnya, CPU dapat mengakses data-data pada RAM
dengan menentukan alamat data yang dikehendaki.
3. perangkat keluaran (Output device)
Output device adalah perangkat keras komputer yang berfungsi
untuk menampilkan keluaran sebagai hasil pengolahan data. Output yang
dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi empat bentuk :
a. Tulisan (huruf, angka, simbol khusus)
b. Image (dalam bentuk grafik atau gambar)
c. Suara
d. Bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form).
Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan
langsung oleh manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan
sebagai input untuk proses selanjutnya dari komputer. Peralatan keluaran
dapat berupa:
 23

a. Hard-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan

dan image pada media keras seperti kertas atau film. Sifatnya
permanen dan lebih portable (dapat dilepas dari alat output-nya dan
dapat dibawa ke mana-mana). Alat yang umum digunakan untuk ini
adalah printer, plotter, dan alat microfilm.
b. Soft-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan
tulisan dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik.
Misalnya monitor, video display, flat panel, dan speaker.
c. Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam
simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media
seperti magnetic disk atau magnetic tape. Alat ini berfungsi ganda,
sebagai alat output dan juga sebagai alat input menggunakan media
magnetic disk misalnya adalah disk drive, dan yang menggunakan
media magnetic tape adalah tape drive. Contoh peralatan drive adalah
Floopy Disk, hardisk, CD-ROM
 BAB III
KERANGKA OPERASIONAL

A. Tempat dan Waktu PBL

Praktek belajar lapangan ini berlokasi di Rumah Sakit Umum Daerah
Cipayung. Adapun alasan kenapa penulis melaksanakan praktek belajar
lapangan di RSUD Cipayung yaitu karena dalam rumah sakit baru ini maka
dibutuhkan perencanaan yang matang untuk pelayanan kesehatan serta prediksi
untuk kelancaran proses pelayanan kesehatan ketika rumah sakit sudah
berfungsi optimal.
Waktu praktek belajar lapangan dilaksanakan sejak tanggal 3 Desember
sampai dengan 28 Desember 2018. Pengumpulan data, pengolahan data yaitu
penyajian laporan PBL serta proses bimbingan dilakukan seiring proses PBL
berjalan selama 1 bulan tersebut.

B. Model Kerangka Kerja PBL

Input Proses Output

1. Kebijakan Peran PMIK di
menguraikan
2. Sumber daya dalam
proses
Manusia perencanaan
perencanaan
3. Software Rekam Medis
RME
4. hardware Elektronik

Gambar 1. Model Kerangka Kerja PBL

24
 25

C. Definisi Operasional

Tabel 1. Definisi Operasional

No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur
1. Kebijakan Regulasi yang Telaah Kesesuaian
mengatur tentang dokumen terhadap
perencanaan RME peraturan
oleh PMIK terkait RME
2. Sumber daya Pegawai yang Wawancara Pedoman Jumlah
Manusia terlibat dalam Wawancara petugas, latar
perencanaan RME belakang
yang bekerja di pendidikan,
RSUD Cipayung uraian jabatan
3. Software Produk perangkat Wawancara Pedoman Manfaat yang
lunak yang wawancara dirasakan
digunakan untuk dengan adanya
menyediakan RME RME
4. Hardware Perangkat keras Wawancara Pedoman Informasi
yang digunakan wawancara terkait
untuk menyediakan hardware
RME RME
5. menguraikan Pelaksanaan proses Observasi, Lembar Alur kerja
proses perencanaan RME wawancara observasi, dalam kegiatan
perencanaan Pedoman perencanaan
RME wawancara RME
6. Peran PMIK Capaian PMIK Telaah Kesesuaian
dalam dalam perencanaan dokumen peran PMIK
perencanaan RME dalam
RME perencanaan
RME

D. Prosedur Pengumpulan Data dan Instrumen PBL

1. Prosedur Pengumpulan Data
Sumber data laporan PBL ini berasal dari data primer yaitu hasil
wawancara dan hasil observasi.
a. Observasi
Penulis mengamati ke lapangan secara langsung terhadap
kegiatan PMIK merencanakan RME disesuaikan dengan peraturan
terkait perencanaan RME oleh PMIK.
 26

b. Wawancara
Penulis mewawancarai 2 orang perekam medis, 1 petugas
bagian kepegawaian dan 1 petugas IT untuk memperoleh informasi
yang relevan dalam praktek belajar lapangan ini.

2. Instrumen Pengumpulan Data

a. Lembar Observasi (Check list)
Lembar observasi digunakan peneliti pada saat observasi, berisi
apa saja yang akan diamati. Agar data-data yang diperoleh lebih
otentik, maka peneliti melakukan pencatatan atas apa yang dilihat
secara langsung atau dari hasil pengamatan langsung.
b. Pedoman wawancara
Daftar pertanyaan yang telah dibuat sebelum melakukan
wawancara. Pedoman wawancara memuat garis besar pertanyaan yang
sudah disusun sebelumnya dan dapat ditambahkan dengan pertanyaan
lain sesuai kebutuhan pada saat dilakukan wawancara.

E. Pengolahan dan Analisis Data

Pengolahan data pada penelitian ini dilakukan seiring berjalannya
penelitian. Data yang sudah ada dapat diolah dan dilakukan analisis data secara
bersamaan. Analisis data dalam penelitian dilakukan pada saat pengumpulan
data berlangsung dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu.
Teknik yang digunakan dalam praktek belajar lapangan ini berdasarkan
teknik analisis deskriptif yaitu dengan cara mendeskripsikan data yang telah
dikumpulkan dari hasil pengamatan dan wawancara kemudian diolah dalam
bentuk tulisan dan tabel.
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PBL

A. Gambaran Unit Kerja PMIK

PMIK di RSUD Cipayung terdiri dari 2 orang yang telah melalui tahap
seleksi dari Dinas Kesehatan DKI Jakarta gelombang 3 yang dilaksanakan pada
20 Agustus 2018. PMIK mulai beraktivitas per tanggal 1 Oktober 2018 pada
ruang rekam medis yang sebelumnya sudah disiapkan oleh pihak manajemen
rumah sakit. Sebelum PMIK bergabung dengan RSUD Cipayung, untuk rekam
medisnya sendiri sudah ada dalam bentuk fisiknya berupa kertas formulir data
demografi pasien, pemeriksaan, pengobatan, dan pemeriksaan penunjang.
Merujuk pada visi direktur RSUD Cipayung dr. Nikensari
Koesrindartia.MARS, bahwa seluruh kegiatan pencatatan harus by system atau
secara elektronik maka tahap demi tahap diperlukan untuk mewujudkan visi
tersebut seiring menentukan alur kerja keseluruhan unit. Dalam kondisi saat
ini, RSUD Cipayung masih menggunakan kertas pada sebagian aktivitas rumah
sakit seperti printout data demografi pasien dan sebagian hasil tindakan dan
pemeriksaan, serta pengobatan pasien.
Di dalam organisasi kesehatan yang baru saja beroperasi ini, PMIK
dituntut untuk merencanakan kebutuhan unit serta harus ikut andil dalam
bagaimana perencanaan RME untuk mengoptimalkan fungsi dari RME itu
sendiri bagi pelayanan kepada pasien dan kebutuhan secara internal maupun
eksternal.
Di dalam RSUD Cipayung, unit rekam medis termasuk ke dalam unit
penunjang medis dibawah naungan koordinasi Kasie Pelayanan Keperawatan
dan Penunjang Medis yaitu Sylvana Rizal,MM.,Apt. Unit rekam medis juga
disatukan dengan unit Casemix karena berhubungan dengan pengkodean
penyakit dan tindakan. Berikut bagan struktur organisasi unit rekam medis
RSUD Cipayung.

27
 28

DIREKTUR

KASIE PELAYANAN
KEPERAWATAN DAN PENUNJANG
MEDIS

REKAM MEDIS
& CASEMIX

Gambar 2. Struktur Organisasi RSUD Cipayung dengan unit rekam medis

Berdasarkan hasil wawancara, kebijakan dari pihak pimpinan

menetapkan bahwa adanya unit rekam medis mengacu kepada UU RI Nomor
44 tentang Rumah Sakit 2009 pada pasal 29 yang menyebutkan bahwa setiap
rumah sakit mempunyai kewajiban menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan juga bahwa RSUD Cipayung mengacu kepada Pergub No. 388
Tahun 2016 yaitu tentang pembentukan organisasi dan tata kerja RSUD kelas
D yang menyatakan bahwa Rumah sakit kelas D harus menyelenggarakan
urusan rekam medis.

B. Policy (Kebijakan) Perencanaan RME oleh PMIK

Menurut PERMENKES RI NOMOR 269/MENKES/PERIII/2008
tentang Rekam Medis pada pasal 2 menyebutkan bahwa penyelenggaraan
rekam medis menggunakan teknologi informasi elektronik diatur lebih lanjut
dengan peraturan sendiri. Batasan dan ruang lingkup PMIK termuat dalam
Kepmenkes RI tahun 2007 yang terdapat tulisan bahwa PMIK melakukan
perencanaan terhadap pelayanan kesehatan. PMIK membuat standar dan
pedoman terkait unsur keamanan, kerahasiaan, sekuritas, privasi serta
integritas data.
Dalam perencanaan RME, PMIK mengidentifikasi permasalahan
teknologi dan informasi yang berkaitan dengan pelayanan manajemen rekam
medis (Permenkes RI No. 55 Tahun 2013). Dalam PERMENPAN RI Nomor
 29

30 Tahun 2013, disebutkan bahwa PMIK harus menyusun rencana 5 tahunan

dan 1 tahunan untuk mengelola data kesehatan sebagai bahan perencanaannya.
PMIK juga harus mengidentifikasi kebutuhan SIMRS terkait dengan struktur
dan butiran data, serta kebutuhan data kesehatan untuk keputusan manajemen.
PMIK juga harus menyusun alur kegiatan yang dihubungkan dengan SIMRS,
menyusun kebutuhan bahannya, dan mengkoordinasikan SIMRS dengan tim
IT.

C. Proses perencanaan RME

Proses perencanaan RME diperlukan analisis kebutuhan yang termuat
di dalamnya yaitu kebutuhan akan hardware, software, dan kebutuhan user
untuk merencanakan RME. Hal pertama dalam perencanaan RME di RSUD
Cipayung yaitu mengadakan pertemuan untuk menetapkan jangka waktu
perencanaan RME sampai terealisasi dengan direktur, kepala seksi beserta
jajarannya dan para pelaksanan kegiatan. Kemudian menentukan kebutuhan
user yaitu apa saja yang diperlukan untuk menunjang pelayanan di rumah sakit
menggunakan SIMRS. Kebutuhan software yaitu menggunakan aplikasi
khanza yang dari hal tersebut dibutuhkan hardware untuk menunjang aplikasi
khanza tersebut.
Aplikasi khanza sudah mencakup berbagai kebutuhan user seperti data
identitas pasien, riwayat berobat pasien, pelayanan penunjang (laboratorium,
radiologi, farmasi, dan lain-lain). Jangka waktu perencanaan RME tidak
ditentukan, user hanya mengevaluasi kekurangan dari khanza dan kebutuhan
akan pengoperasiannya seiring berjalannya waktu. Kebutuhan hardware
disesuaikan dengan software yang digunakan dengan kebutuhan minimal dari
personal computer yaitu prosesor menggunakan intel i3 dan RAM 2 GB sudah
bisa mengoperasikan khanza dengan tambahan menggunakan jaringan Local
Area Network (LAN).
Andriani (2017) menyatakan bahwa RME dapat membantu manajemen
pelayanan kesehatan pasien dengan baik dimana pengguna (User) merupakan
aspek penting untuk mewujudkan RME yang ideal. Dalam merencanakan
 30

RME sangan penting untuk memiliki user dapat diandalkan yaitu si pengguna
RME dan perancang dan yang memperbaiki RME tersebut.

D. Brainware (orang) yang terlibat dalam perencanaan RME

Orang yang terlibat dalam perencanaan RME yaitu direktur, kepala
seksi bidang pelayanan medis, kepala seksi di bidang keperawatan dan
penunjang medis, tim IT, PMIK serta user dari semua unit rumah sakit.

Tabel 2. Karakteristik orang yang terlibat dalam perencanaan RME

Brainware Usia Lama Kerja pendidikan Job description
1 43 tahun 5 bulan S2 MARS Direktur
2 46 tahun 2 bulan S2 MARS Kepala seksi
pelayanan medis
3 38 tahun 2 bulan S2 Apoteker Kepala seksi
keperawatan dan
penunjang medis
4 25 tahun 5 bulan S1 Sistem Programmer
Informasi
5 26 tahun 5 bulan S1 teknik Jaringan sistem
informatika informasi
6 24 tahun 3 bulan D3 Rekam Analisis kebutuhan
Medis SIMRS
7 26 tahun 3 bulan D3 Rekam Analisis kebutuhan
Medis SIMRS

Sumber Daya Manusia (SDM) dalam perencanaan RME berjumlah 7

orang. Direktur sebagai pengawas berjalannya RME dalam proses perbaikan
yang dibutuhkan oleh user dan kepala seksi dibawahnya sebagai pengawas
langsung di lapangan. Programmer melakukan perbaikan terhadap RME
bedasarkan laporan dari user dibantu oleh petugas jaringan sistem informasi.
Sedangkan PMIK melakukan analisis kebutuhan terhadap data riwayat pasien
 31

pada aplikasi RME, formulir yang terkait dengan rekam medis, serta penyajian
pelaporan informasi kesehatan rumah sakit.
Terkait tenaga programmer yang berjumlah 1 orang, petugas
programmer membutuhkan tenaga tambahan untuk bisa mempercepat proses
kerja RME yang dibutuhkan akan kebutuhan user.

“saya membutuhkan programmer tambahan untuk bisa

mempercepat penyelesaian kerja. karena kalau hanya 1 orang saja
kerjanya kewalahan”. (Programmer.IT)

SDM tersebut sudah melaksanakan tugasnya sesuai dengan uraian tugas

yang diberikan dan sesuai dengan lulusan dan latar belakang pendidikannya.
Kendalanya berada pada tenaga programmer yang kurang untuk mengerjakan
RME.

E. Software RME yang dipakai

Software RME yang dipakai di RSUD Cipayung adalah software
SIMRS Khanza. Aplikasi client ini bersifat cross-platform sehingga dapat
digunakan di Windows, Linux maupun macOS. Khanza dievaluasi sesuai
kebutuhan user rumah sakit. Pengembangan oleh tim IT sendiri dilakukan dari
sisi user interface, kemudahan, fitur, performa, dan koneksi.
Beberapa fasilitas yang tersedia dalam khanza: Bridging BPJS, Rekam
Medik Rawat Jalan Dan Inap, Data Laboratorium, Registrasi Pasien, Apotek,
Data Instalasi Kamar Bersalin, Presensi Pegawai, Billing Pasien, Piutang
Pasien, Akuntansi Rumah Sakit, Penggajian Pegawai, Parkir Rumah Sakit,
Anjungan Registrasi Mandiri Pasien, Antrian Poli, Antrian Loket dll.
Berdasarkan hasil bisa dijelaskan bahwa RME sudah disajikan dalam
satu aplikasi dengan banyak fitur, akan tetapi diperlukan pengembangan
berkelanjutan sesuai kebutuhan user rumah sakit dari sisi interface, koneksi,
dan performa aplikasi.
 32

F. Hardware yang dibutuhkan untuk RME

Kebutuhan hardware sendiri berkaitan dengan performa software
RME. Kebutuhan minimal personal computer bagi RME yaitu dengan CPU
prosesor intel i3 dengan RAM minimal 2GB, ditambah dengan monitor,
keyboard, mouse yang standar. Printer dibutuhkan untuk mencetak data,
sedangkan scanner juga dibutuhkan untuk melakukan pencatatan data seperti
gambar hasil pemeriksaan penunjang pasien untuk di-upload ke dalam RME.

“hardware sih kita minta yang paling bagus untuk menunjang

performa SIMRS-nya, minimalnya untuk khanza ya paling intel i3
RAM 2gb”. (staf jaringan sistem informasi.IT)

Hardware yang dibutuhkan mengikuti aplikasi khanza dengan minimal

komputer CPU i3 dan RAM 2GB serta dibutuhkan printer untuk mencetak
hasil dari RME itu sendiri, dan scanner untuk memasukan data berupa gambar
ke dalam RME.

G. Capaian PMIK dalam Perencanaan RME

Menurut PERMENKES RI NOMOR 269/MENKES/PERIII/2008
tentang Rekam Medis pada pasal 2 menyebutkan bahwa penyelenggaraan
rekam medis menggunakan teknologi informasi elektronik diatur lebih lanjut
dengan peraturan sendiri. Di RSUD Cipayung sendiri, peraturan yang memuat
RME belum ada, hanya sebatas pada rancangan Surat Keputusan Unit SIMRS.
Batasan dan ruang lingkup PMIK termuat dalam Kepmenkes RI tahun
2007 yang terdapat tulisan bahwa PMIK melakukan perencanaan terhadap
pelayanan kesehatan. PMIK membuat standar dan pedoman terkait unsur
keamanan, kerahasiaan, sekuritas, privasi serta integritas data. Di RSUD
Cipayung, rekam medis dilindungi dengan cara membatasi akses bagi individu
terhadap rekam medis dan hanya staf yang berhak dan berwenang yang dapat
mengisi ataupun merubah data rekam medis. Pada SIMRS-nya fitur akun
dengan nama dan password diterapkan untuk membatasi akses
penggunaannya.
Dalam perencanaan RME, PMIK mengidentifikasi permasalahan
teknologi dan informasi yang berkaitan dengan pelayanan manajemen rekam
 33

medis (Permenkes RI No. 55 Tahun 2013). RSUD Cipayung menggunakan

aplikasi Khanza sebagai SIMRS yang di dalamnya termuat fitur dari entri data
pasien, registrasi pasien, pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi,
pelaporan, billing, dan lain-lain. PMIK mengkaji permasalahan dari aplikasi
Khanza. Temuan yang didapat bahwa khanza belum memiliki fitur tanda
tangan digital untuk setiap formulir yang ada di dalamnya. Keabsahan formulir
masih dilakukan secara manual yaitu formulir yang dibutuhkan di-print
terlebih dahulu kemudian ditanda tangan seperti biasa. Sebagian besar formulir
dibuat secara manual oleh PMIK dan staf lain yang terlibat dalam pelayanan
pasien yang kemudian dimasukan ke dalam SIMRS.
Dalam merancang struktur sistem evaluasi rekam medis, PMIK di
RSUD Cipayung membuat evaluasi tentang kelengkapan rekam medis dengan
masih menggunakan Ms. Excel yang tidak terintegrasi ke khanza. Rekam
medis yang dievaluasi pun rekam medis berbasis kertas, bukan RME. Terkait
dengan standar data kesehatan, PMIK di RSUD Cipayung menggunakan ICD-
X dan ICD 9 CM sebagai standar diagnosa dan tindakan. Data untuk identitas
pasien menggunakan fitur yang sudah tersedia di khanza seperti nama pasien,
tanggal lahir dan umur, jenis kelamin, agama, alamat, dan no. telpon.
Dalam PERMENPAN RI Nomor 30 Tahun 2013, disebutkan bahwa
PMIK harus menyusun rencana 5 tahunan dan 1 tahunan untuk mengelola data
kesehatan sebagai bahan perencanaannya. PMIK juga harus mengidentifikasi
kebutuhan SIMRS terkait dengan struktur dan butiran data, serta kebutuhan
data kesehatan untuk keputusan manajemen. PMIK juga harus menyusun alur
kegiatan yang dihubungkan dengan SIMRS, menyusun kebutuhan bahannya,
dan mengkoordinasikan SIMRS dengan tim IT.
PMIK di RSUD Cipayung hanya menyusun rencana tahunan dan dalam
program kerja yang dibuat dan yang akan dicapai selama setahun ke depan.
PMIK mengidentifikasi kebutuhan SIMRS sebatas pada kebutuhan data akan
template SIMRS yang tentunya harus bekerja sama dengan tim IT. Alur rekam
medis dibuat dan disesuaikan dengan keadaan rumah sakit.
 BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Kebijakan mengenai perencanaan rekam medis elektronik oleh PMIK
termuat dalam beberapa peraturan dari pemerintah yaitu PERMENKES RI
Nomor 55 tahun 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis
dan pada PERMENPAN RI Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan
Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya.
2. Proses perencanaan RME meliputi analisis kebutuhan yang termuat di
dalamnya yaitu kebutuhan akan hardware, software, dan kebutuhan user.
Aplikasi khanza sudah mencakup berbagai kebutuhan user di dalam fitur-
fiturnya, user hanya mengevaluasi kekurangan dari khanza dan kebutuhan
akan pengoperasiannya seiring berjalannya waktu.
3. (SDM) dalam perencanaan RME berjumlah 7 orang. Direktur sebagai
pengawas berjalannya RME dalam proses perbaikan yang dibutuhkan oleh
user dan kepala seksi dibawahnya sebagai pengawas langsung di lapangan.
4. Software RME yang dipakai di RSUD Cipayung adalah software SIMRS
Khanza. Khanza dievaluasi sesuai kebutuhan user rumah sakit.
Pengembangan oleh tim IT sendiri dilakukan dari sisi user interface,
kemudahan, fitur, performa, dan koneksi.
5. Hardware yang dibutuhkan mengikuti aplikasi khanza dengan minimal
komputer CPU i3 dan RAM 2GB serta dibutuhkan printer untuk mencetak
hasil dari RME itu sendiri, dan scanner untuk memasukan data berupa
gambar ke dalam RME.
6. Dalam perencanaan RME, PMIK mengidentifikasi permasalahan
teknologi dan informasi yang berkaitan dengan pelayanan manajemen
rekam medis. PMIK mengkaji permasalahan dari aplikasi Khanza dengan
melihat kekurangan dari SIMRS tersebut.

B. Saran

34
 DAFTAR PUSTAKA

Agustin, M. I., Kurniawan, H., Amalia, D., & Sari, P. (2017). Perancangan dan
Implementasi Perangkat Lunak Sistem Monitoring Rekapitulasi Cuaca.

AHIMA. (2018). Certification. Retrieved from http://www.ahima.org/certification

Andriani, R. (2017). Analisis Kesuksesan Implementasi Rekam Medis Elektronik

di RS Universitas Gadjah Mada, 13, 90–96.

Arumsari, N. R. (2017). Penerapan Planning, Organizing, Actuating, dan

Controlling Di UPTD Dikpora Kecamatan Jepara.

Coustasse, A., Tomblin, S., & Slack, C. (2013). Impact of radio frequency
identification (RFID) technologies on the hospital supply chain: A literature
review. Perspectives in Health Information Management.
https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2010.07.039

Handiwidjojo, W. (2009). Rekam medis elektronik. Eksis, 2, 36–41.

Iswahyudi, C. (2017). Sistem Informasi Penyedia Layanan Perangkat Lunak Gratis,

(May).

Jufrizal. (2016). Penerapan fungsi-Fungsi Manajemen pada Kantor Camat

Kepenuhan Kabupaten Rokan Hulu Jufrizal.

Kepmenkes RI. (2007). Standar profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Retrieved from https://rusmanefendi.files.wordpress.com/2010/11/standar-
profesi-perekam-medis.pdf

KEPMENKES RI No 337/Menkes/SK/III/2007. (2007). Standar Profesi Perekam

Medis dan Informasi Kesehatan.

Kiyumi, R. Al. (2017). Health Information Management Professionals [ Present

Circumstances and Future Expectations ].

Margret K. Amatayakul. (2013). Electronic Health Records: A Practical Guide for

Professionals and organizations.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 30.

(2013). PERMENPAN RI NO 30. Jabatan Fungsional Perekam Medis Dan
Angka Kreditnya, 2008.

Mufadhol, M. (2017). Buku Ajar (Perangkat Keras/Hardware Komputer),

(January).

35
 36

Noer Bahry Noor, Burhanuddin Bahar, G. R. F. (2013). Pengaruh antara

Penggunaan Teknologi Informasi, Implementasi Strategi Diferensiasi, dan
Kualitas Layanan dalam Mencapai Keunggulan Bersaing pada Rumah Sakit
Haji Makassar, 184–189.

Peraturan Pemerintah RI No. 47. (2016). In Fasilitas Pelayanan Kesehatan (pp. 1–

16).

Pergub No. 388. (2016). In Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja RSUD Kelas
D (pp. 2014–2016).

Permenkes RI No. 55. (2013). Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis, 55–60.

PERMENKES RI NOMOR 269/MENKES/PERIII/2008 tentang Rekam Medis.

(2008). Menteri Kesehatan. https://doi.org/rekam medis

Rahman, W., & Alfaizi, F. (2014). Mengenal Berbagai Macam Software. Surya
University, 100.

Rinehart-thompson, L. A., Hjort, B. M., & Bonnie, S. (2009). Redefining the Health
Information Management Privacy and Security Role, 1–11.

Sakka, A. (2011). Pengetahuan Dasar Komputer, (March).

Saptono, A. (2015). Analisa Pengaruh Penggunaan SIMRS dan Teknologi Jaringan

terhadap Efisiensi Kinerja Karyawan di RSUD Jombang menggunakan
Regresi Linier Berganda. Retrieved from http://eprints.unipdu.ac.id/35/

Spath, P. L. (2009). Role of HIM Professionals in Quality Management, 1–9.

Syamsuddin. (2017). Penerapan Fungsi-Fungsi Manajemen dalam Meningkatkan

Mutu Pendidikan, I(1), 3–4.

Undang Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tentang Rumah Sakit. (2009).

https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Zanah, R. F. M., & Sulaksana, J. (2016). Pengaruh Fungsi Manajemen terhadap

Kepuasan Kerja Karyawan, 4, 157–166.

Zeng, Xiaoming, Rebecca Reynolds, M. S. (2009). Redefining the Roles of Health

Information Management Professionals in Health Information Technology.