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NIA 230—Documentación de

Auditoría. Lo que todo Auditor debe


conocer
CREADO: 07 FEBRERO 2018

VISTO: 18287
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Alcance de la norma:

 Establecer normas y dar lineamientos sobre la documentación de los trabajos de


auditoría. Existen otras Normas de Auditoría que requieren documentación especifica en
esta materia (se indican en el apéndice de esta NIA 230).

 Se debe preparar de manera oportuna la documentación de las evidencias, de tal


forma que proporcionen:
o Un registro suficiente y apropiado que será la base para el sustento de la opinión.
o Evidencias que la auditoría se realizó siguiendo las normas internacionales, regulación y
legislación aplicable.

Dos definiciones claves en esta norma.

 Documentación de la auditoría: Registro de los procedimientos de auditoría


realizados en el cliente. Es la vinculación de la evidencia obtenida durante el proceso de
auditoría. Comprende todos los documentos y registros sobre los que el auditor ha tenido
conocimiento y ha inspeccionado.
 Auditor con experiencia: Persona (interna o externa de la firma) que tiene un
entendimiento amplio y completo sobre:
o Procesos de auditoría, incluyendo las técnicas de auditoría.
o Requisitos legales y regulación aplicables.
o El entorno del negocio en que opera la entidad.
o Asuntos de auditoría e información relevante de la industria.

El proceso de documentación de la auditoría es quizás el momento más importante y


trascendental del trabajo del auditor, dado que es la oportunidad para acceder y obtener
evidencia sobre cada una de las aseveraciones (afirmaciones) de la auditoría en forma
suficiente y apropiada, entonces toda esta evidencia se debe vincular en los papales de
trabajo, como garantía que el trabajo se llevó a cabo con la diligencia profesional que
corresponde.

Existe el riesgo, que un mal proceso de obtención de evidencia, en la preparación de la


documentación de auditoría, conlleve a un desenfoque del trabajo, conllevando a
conclusiones erradas, y en consecuencia, un trabajo que puede quedar descalificado para
sustentar la opinión final del auditor frente a los Estados Financieros auditados. De ahí que
resulta necesario el control de calidad sobre estos procesos de auditoría (temas ya
desarrollados en artículos anteriores), y por su puesto el factor humano es determinador de
los resultados como es natural.

¿Qué comprende la documentación de auditoría?

La documentación de auditoría incluye toda la información que soporta la evidencia del


trabajo realizado, esta información es conservada regularmente en archivos físicos y
electrónicos o digitalizados, los cuales se van acumulando con el aporte de cada uno de los
miembros del equipo de auditoría, sufren un proceso de control de calidad, con la revisión y
supervisión. En la actualidad existen herramientas contenidas en software que hacen más
práctico y eficiente el proceso de auditoría, teniendo en cuenta que esta herramienta permite
controlar el flujo de documentación y el acceso restringido únicamente a miembros del
equipo de auditoría asignado.

La documentación de auditoría puede provenir de fuente interna y de fuente externa. Fuente


interna es la documentación del cliente, los registros contables, contratos, facturas, etc.
Fuente externa, confirmaciones recibidas de clientes, bancos, proveedores y abogados, en
base a esta documentación el auditor prepara sus análisis y aplica las técnicas de auditoría
para completar el proceso de obtención de evidencia y concluir sobre cada una de las
aseveraciones en los estados financieros.

Es conveniente mencionar que sobre los archivos que contienen la documentación de


auditoría, se debe tener un especial cuidado de su conservación y custodia, en especial que
no se pierda ninguna pieza de la evidencia ya procesada, o que se pueda deteriorar por un
uso inadecuado, o del acceso indebido por parte de terceros no autorizados.

Algunos ejemplos de la documentación de auditoría:

Clase de documentación Origen o Fuente


Plan de auditoría:
o Programas de auditoría
o Memorando de asuntos críticos
o Mapa de riesgos
o Sumaria de saldos contables
Interna
o Memorando de entendimiento del
negocio
o Materialidad de auditoría
o Cronograma de trabajo
o Recursos necesarios
Actas de Gobierno
Interna
corporativo / actas de comités
Comprobantes de
contabilidad y soportes (facturas, Interna
contratos, recibos de caja, egresos)
Análisis de datos (minería de
Interna
datos)
Conteo físico de activos
Interna
(activos fijos, inventarios, títulos)
Correspondencia recibida -
Correos electrónicos (entidades de Externa
control, abogados, etc.)
Confirmaciones recibidas
(Bancos, abogados, clientes, Externa
proveedores, empleados)
Anotaciones de asuntos
tratados en reunión con terceras
personas (asesores, expertos, Externa
autoridades, proveedores, abogados,
contratistas)
Información estadística
Externa
gubernamental, gremial o sectorial
Investigaciones periodísticas
Externa
o de instituciones especializadas

Toda esta documentación, una vez ha sido analizada y verificada a través de las técnicas de
auditoría, se concluye si aporta evidencia de auditoría, es decir si es útil, se convierte en un
“papel de trabajo” y en adelante servirá de soporte para sustentar la opinión de auditoría y
los informes a la dirección de la Compañía y a los niveles de gobierno corporativo que
corresponda.

Identificar el rol de preparador y de revisor de los papes de trabajo

Es indispensable definir estos roles en cada trabajo de auditoría, en el mismo momento de


iniciar el trabajo, en la Firmas básicamente por el mismo cargo se conocen las
responsabilidades roles, el “preparador” es el auditor que “hace” los análisis y desarrolla los
procedimientos de auditoría, mientras que el “revisor” es un nivel jerárquico que debe
contar con mayor experiencia y formación, su responsabilidad es garantizar que todos los
procedimientos de auditoría planeados se hayan desarrollado, y que cada papel de trabajo
contenga los elementos básicos y esenciales, así mismo que la evidencia obtenida sea
suficiente y apropiada. El trabajo de revisor implica una inspección asidua del archivo
documental, una lectura completa de cada papel de trabajo. Es conveniente que el revisor
deje constancia de los puntos de revisión (TO-DO) en un documento formal, para que el
“preparador” pueda realizar las mejoras e implementaciones que se han requerido o
sencillamente como una guía de discusión en conjunto con el equipo de auditoría.

Principales consideraciones que el auditor debe cuidar en el proceso de


documentación de la auditoría.
 La documentación de la auditoría debe ser clara, concisa y precisa, explicita, de tal
forma que facilite llegar a las conclusiones. En otras palabras, los papeles de trabajo deben
explicarse por sí mismos, dado que cualquier explicación verbal del auditor no constituye
un soporte adecuado sobre su desempeño frente al trabajo.
 Cada papel de trabajo incluye una descripción de la naturaleza, oportunidad y
extensión de los procedimientos realizados en la auditoría.
 Se incluirá los resultados de los procedimientos y la evidencia de auditoría obtenida.
 Se documenta los asuntos importantes y las conclusiones alcanzadas.
 Riesgos identificados de representación errónea de la información financiera de la
auditoría.
 La metodología y las herramientas utilizadas en el trabajo de auditoría.
 Al cierre del proceso de auditoría, el equipo deberá excluir del archivo, aquellos
borradores o prospectos que definitivamente no agregan evidencia al proceso de auditoría,
para evitar confusiones y desviaciones en las apreciaciones, al momento de emitir el
dictamen de la auditoría.
 Partes o secciones que debe contener un papel de trabajo estándar:
o Encabezado
> Nombre de la firma
> Nombre del cliente
> Nombre del auditor/iniciales y rol
> Área de auditoría
> Fecha de corte
> Fecha de elaboración
o Objetivos de auditoría (asociado a las aseveraciones)
o Procedimientos a desarrollar.
o Resultados / evidencias obtenidas
o Conclusiones.

Se recomienda que los borradores de papeles de trabajo que al final no se vincularon al


expediente (archivo) de auditoría, se eliminen o destruyan de forma controlada, para evitar
que en revisiones posteriores, o para mismos propósitos de auditorías recurrentes en
periodos futuros, pueda conllevar a errores o interpretaciones equivocadas por parte del
auditor. Situación similar para los puntos de revisión (TO-DO), documento en el que se
consignan los aspectos que identifico el auditor que tiene el rol de “revisor”, y que sirve
como guía de discusión para mejorar y complementar los papeles de trabajo, estos puntos
de revisión deben ser aclarados, incorporando en cada papel de trabajo las mejoras, ajustes
o modificaciones a la redacción que se hayan sugerido, al final el documento debe ser
eliminado del archivo de auditoría, una vez quién lo preparó, haya quedado satisfecho que
todos los asuntos fueron solucionados y documentados.

El auditor debe Juzgar los asuntos de importancia


Al Juzgar la importancia de un asunto de auditoría, requiere un análisis objetivo de los
hechos, circunstancias y contexto. Los asuntos de importancia incluyen, entre otros, los
siguientes:

 Un asunto es importante, si de este se desprenden riesgos de alto impacto y


ocurrencia probable. Por ejemplo, el auditor puede identificar asuntos importantes en el
entendimiento del negocio del cliente, en el proceso de preparación y publicación de
estados financieros.
 El auditor concluye en sus procedimientos aplicados (sustantivos o analíticos),
representaciones erróneas, o la necesidad de realizar una evaluación específica a un riesgo,
como resultado de sus análisis preliminares, esto es un asunto importante para considerar.
 Cuando el auditor se enfrente a una situación de dificultad para realizar /aplicar un
procedimiento de auditoría. En este caso, si no se resuelva el “evento de dificultad” puede
llevar a una limitación en el alcance, en este caso, tendría repercusión en la opinión que
debe emitir el auditor. La limitación en el alcance es una de las situaciones que
regularmente ocurren en los trabajos de auditoría de estados financieros, y que trascienden
a la opinión de auditoría, es términos prácticos es una salvedad, toda vez que el auditor no
le fue posible satisfacer sus procedimientos, todo dependerá del contexto y el monto sobre
el cual se está teniendo la dificultad de auditar y que no se logró obtener evidencias por otro
mecanismo o procedimiento alterno de revisión.
 Cualquier otro asunto, que pudiera incidir o modificar la opinión del auditor sobre
los Estados Financieros propósito de la auditoría.

Es recomendable mantener y acumular en un papel de trabajo, un resumen de estos asuntos


de importancia, o asuntos y situaciones significativas, de tal forma que se pueda llevar a
cabo los procedimientos necesarios para llegar a conclusiones apropiadas, y todas las
discusiones que se realicen en torno a cada uno de los asuntos, será parte del expediente de
auditoría, incluso cada asunto deberá ser reportado a la Dirección del Cliente, para que
sobre ellos se ejerza el debido seguimiento.

Errores recurrentes que se suelen tener en los procesos de documentación.

 Mantener en el archivo de papeles de trabajo, documentos o análisis que iniciaron


como un prospecto de papel de trabajo, pero no fueron completados ni concluidos, entonces
quedan incompletos y sin aporte de evidencia, con el riesgo de no haber realizado un
procedimiento de auditoría esencial.
 Anotaciones que hace el auditor en los documentos, como por ejemplo hipótesis,
conclusiones parciales, riesgos preliminares planteados, o información pendiente de incluir
(cifras, nombres, fechas, etc.) o actualizar.
 Conclusiones preliminares adversas que el auditor a cargo del trabajo ha
incorporado, pero que no han sido discutidas con el líder del equipo de auditoría. Si en el
proceso de revisión del trabajo por parte del auditor líder no se detecta la situación,
conllevaría un gran error para el proceso de cierre del trabajo y de la opinión formulada,
claro está en caso que ese error llevará a una opinión modificada (debe entenderse por
opinión modificada, la que incluye alguna clase de salvedad u opinión adversa).
 Puede ocurrir que se adicionen o reemplacen a último momento documentos o
papeles de trabajo y en consecuencia no sean revisados por el auditor líder responsable.
 Errores en la referenciación cruzada, el amarre de los saldos o valores entre la
sumaria (sumaria es el resumen de los saldos del Balance) y cada uno de los papeles donde
se desarrollaron los análisis, ausencia de firmas del auditor o del líder que revisa o el socio
a cargo.
 Olvidar incluir papeles de trabajo de gran importancia probatoria, que aunque
fueron preparados y procesados, no se vincularon. Las herramientas que existen
actualmente, contenidas en software especializado para administrar y como repositorio de
papeles de trabajo minimizan esta clase de riesgos, mientras que los archivos físicos tienen
mayor exposición a este riesgo.
 Usar plantillas del trabajo realizado en otro cliente, y no actualizar los encabezados,
y demás datos propios del trabajo que se está documentando, quizás es uno de los errores
más recurrentes.

Se requiere documentar cualquier desviación en las normas básicas de auditoría, o en


los procedimientos esenciales.

El objetivo principal de las normas de auditoría, es proveer orientación técnica profesional


y están diseñadas para ayudar al auditor en su propósito, entonces cualquier
incumplimiento a una de ellas deberá corresponder a una circunstancia excepcional.

En esas circunstancias excepcionales, el auditor juzga la conveniencia de apartarse de un


principio básico o un procedimiento esencial que sea relevante para el trabajo de auditoría.

Es en este punto donde el auditor debe sacar a flote toda su experticia y maniobra de
acuerdo con las circunstancias, para a través de otros procedimientos llegar a similares
conclusiones y debe documentar y justificar las razones que lo llevaron a ir en ese camino.

En estos casos, el auditor puede hacer uso de todos los recursos asignados, acceso a la
gerencia, a expertos, a demás miembros de mayor experiencia en el equipo de auditoría, o a
otros profesionales dentro de la Firma, para garantizar que estos procedimientos alternos
son suficientes y apropiados. Por ejemplo, un procedimiento esencial es la confirmación de
saldos y transacciones con clientes, pero regularmente no se obtienen las respuestas dentro
de la oportunidad requerida, a pesar de toda la gestión que se pueda desplegar a la
obtención de respuesta, entonces se deben plantear procedimientos alternos, en esta caso
puntual se pueden aplicar, entre otros los siguientes:

a. Recaudos posteriores.
b. Roll back. Análisis retrospectivo para a partir del saldo actual, regresar al saldo que
se haya auditado en el periodo anterior, se requieren cierta información del período para la
operación aritmética.
c. Pruebas sustantivas que evidencien la existencia de la deuda. Verificar el despacho,
y el recibido del bien o servicio por parte del cliente.
d. Estados de cuenta del cliente que hayan sido obtenidos en periodos interinos.
e. Acceso a papeles de trabajo y análisis de los auditores internos o la dirección
financiera.
f. Acceso a información pública del cliente.

Compilación del archivo final del trabajo de auditoría

Esta NIA 230 requiere que el auditor complete oportunamente la compilación del archivo
final de la auditora después de la fecha del dictamen del auditor.
Teniendo en cuenta que (como se requiere la NIC1) las Firmas deben implementar políticas
y procedimientos de control de calidad, una de esas políticas deberá establecer cuál es el
tiempo razonable para realizar el cierre definitivo del archivo de auditoría, desde ese
momento, no se debe realizar ninguna modificación, adición, o retiro de documentos o
papeles de trabajo, se sugiere que un tiempo razonable son 60 días después de la fecha del
dictamen u opinión de auditoría.

Completar la compilación del archivo final de la auditora después de la fecha del dictamen
del auditor, es un proceso administrativo que no implica el desempeño de nuevos
procedimientos de auditora ni la elaboración de nuevas conclusiones. Sin embargo, es
posible hacer cambios a la documentación de auditora durante el proceso final de
compilación, únicamente si son de naturaleza administrativa. Los ejemplos de estos
cambios incluyen:

 Suprimir o desechar la documentación reemplazada.


 Seleccionar, cotejar y hacer referencias cruzadas de los papeles de trabajo.
 Dar por terminadas las listas de verificación relativas al proceso de compilación del
archivo.
 Documentar la evidencia de auditora que el auditor ha obtenido, discutido y
acordado con los miembros relevantes del equipo de auditora antes de la fecha del dictamen
del auditor.

Las normas de auditoría requieren que las Firmas establezcan políticas para la retención de
los archivos de trabajos ya concluidos, el periodo máximo sugerido es de 5 años de
retención o conservación de los archivos, contados a partir de la fecha de emisión del
dictamen u opinión de auditoría.

Una recomendación al utilizar software para administra y mantener como repositorio de


documentación de la auditoría, es establecer un mecanismo que permita tener una copia de
seguridad (backup) completa a todo el encargo, y promover para que el auditor responsable
del trabajo, con cierta periodicidad realice la copia (los sistemas permiten programar esta
actividad en forma automática, solo es estar conectado al servidor), esto ahorrara
verdaderos dolores de cabeza, el riesgo de pérdida de información de los computadores es
muy alto y no el costo de recuperarla no se compadece con el de tener hábitos recurrentes
de realizar la copia de seguridad.
José Mauricio Farfán Cárdenas - - 57 3188491237

Buenas Prácticas en la Elaboración


de Papeles de Trabajo de Auditoría
de acuerdo con las NIA
ARTÍCULOS

AUDITORÍA EXTERNA

CREADO: 21 NOVIEMBRE 2018

VISTO: 57159
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 230, el objetivo del auditor es preparar
la documentación que proporcione:

a) Un registro suficiente y apropiado de las bases para el dictamen del auditor; y

b) Evidencia de que la auditoría se planeó y realizó de acuerdo con las Normas


Internacionales de Auditoría y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables

Requisitos según la NIA 230

Preparación oportuna de la documentación de la auditoria: El auditor debe preparar


oportunamente la documentación de la auditoria. Documentación suficiente y apropiada
que facilite la revisión y evaluación de la evidencia y conclusiones antes de la presentación
del dictamen del auditor; y mejora la calidad de la auditoria.

Documentación de los procedimientos realizados durante la auditoria y evidencia


obtenida: El auditor debe preparar la documentación suficiente y apropiada para que un
auditor con experiencia pueda entender la naturaleza y extensión de los procedimientos de
la auditoria llevados a cabo, los resultados y evidencia obtenida en la auditoria, asuntos
importantes, conclusiones y juicios profesionales alcanzados; debido a que la
documentación puede estar sujeta a revisiones externas, para cumplir con las normas
internacionales de auditoria, y demás normas y requisitos legales relevantes. Dicha
documentación debe presentar la información relacionada a el profesional que desarrolló la
auditoria, fecha en que se terminó el trabajo, revisor del trabajo de auditoria y fecha en que
se realizó la revisión, asuntos importantes que se presentaron en el transcurso de la
auditoria y sus acciones a seguir.

Compilación del archivo final de auditoria: El auditor debe completar y compilar el


archivo final de la documentación de la auditoria de manera oportuna después del dictamen
del auditor. El tiempo establecido para la compilación de acuerdo con la NICC 1, y normas
relevantes, es de 60 días después del dictamen del auditor. Este es un proceso
administrativo, que no implica procedimientos de auditoria. De la misma manera se
requiere que la firma retenga la documentación del trabajo, por un periodo minino de 5
años a partir de la fecha del dictamen del auditor.

A continuación comparto algunos puntos a tener en cuenta en la documentación de nuestros


trabajos de auditoría:

Beneficios de una buena documentación

 Soporta las opiniones y conclusiones expuestas en el informe.


 Acumulación de conocimiento del cliente
 Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo
 Puede proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso que el trabajo del
Auditor sea cuestionado por terceros
 Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el Auditor debe realizar
seguimiento continuo
 Ahorro de tiempo en la ejecución de la auditoría del año siguiente
 Permite la supervisión y revisión continua del trabajo
 Verificar el cumplimiento de los programas de auditoría y la aplicación de las
normas vigentes
 Permite realización de auditorías de calidad por parte de miembros internos o
externos
 Permite al auditor realizar su trabajo con mayor organización obteniendo mayor
eficiencia en el mismo
 Facilita y mejora el control de calidad en la firma
 Refleja la capacidad y preparación del auditor.

Buenas prácticas en la documentación de la Auditoría


 Cada papel de trabajo debe contener como mínimo, objetivo, procedimientos,
resultados y conclusiones
 Se debe indicar la fecha o periodo de tiempo del trabajo de auditoría
 La documentación debe responder a los procedimientos y objetivos planteados
 Cada papel de trabajo debe contener la fuente de los datos revisados
 La conclusión debe estar de acuerdo con los objetivos planteados
 La documentación debe quedar totalmente amarrada con sumarias, anexos u otros
papeles
 La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante
 En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como defensa nuestra
 Cualquier persona la puede entender. (Ejemplo: un abogado). ―"los papeles de
trabajo deben hablar"
 Los papeles de trabajo en cada fase de auditoría son finalizados y revisados de
forma oportuna
 Es recomendable la existencia de políticas para efectuar revisiones de calidad del
trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes
 La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona
que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo
 Todos los temas deben quedar totalmente cerrados
 El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba
 Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes
 En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y
de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares.
 Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de
auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.)
 La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones, y otros requerimientos es
archivada y está disponible en caso de que surjan reclamaciones
 La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos o
papel
 Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se
utilizaron para documentar el reporte emitido
 Los papeles de trabajo, en lo posible, deben ser preparados y revisados durante el
transcurso de la visita con el fin de evitar que queden incompletos
 La extensión de los papeles de trabajo va de acuerdo al juicio profesional de cada
auditor.

Vladimir Martínez R.

Favor de revisar los siguientes videos:

https://actualicese.com/conferencias/nia-500-objetivos-planeacion-y-contenido-de-los-
papeles-de-trabajo/

https://www.youtube.com/watch?v=HouumUp-OLI

https://www.youtube.com/watch?v=PZSHqDiU-Dg

https://www.youtube.com/watch?v=snquePpyzhc

https://www.youtube.com/watch?v=aReHkr3x6Jc

https://www.youtube.com/watch?v=goF2rhgHLTU

https://www.youtube.com/watch?v=Q3gPDNfeVWg