MISIÓN: Ejercer desde el punto de vista técnico y administrativo el control, inspección y vigilancia sobre el servicio público de vigilancia y seguridad privada en Colombia, contribuyendo a garantizar la confianza pública, la seguridad ciudadana, la armonía social y la convivencia, desarrollando mecanismos que promuevan la calidad, transparencia, responsabilidad, respeto y compromiso para el cumplimiento de los fines del Estado
Probabilidad
Probabilidad
(Cargo) (TIPO) Tratamiento del Fecha del Registro y evidencia del
Impacto
Impacto
RIESGO Naturaleza del Frecuencia del Acciones asociadas al control Fecha inicio Fecha terminación Responsable (Cargo y Dependencia) Registro / Indicador Acciones ejecutadas Fecha Evaluación
Nivel de Riesgo Controles Nivel de Riesgo riesgo seguimiento Seguimiento
control Control DD/MM/AA DD/MM/AA
Falta de compromiso por parte de No se pueda fomentar la cultura Política de Calidad cuando se requiera Revisar y actualizar la Política de Calidad de la entidad 01/11/2017 30/05/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Política de Calidad
la alta dirección, de los líderes de del sistema de gestión de calidad que responda al propósito y al contexto de la Planeación actualizada
los procesos y de los gestores de SUPERVIGILANCIA que incluya el compromiso de
calidad con la implementación y mejora continua del SGC.
sostenibilidad del sistema de
calidad. Actualizar el Manual del Sistema de Gestión de 01/11/2017 30/05/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Manual del sistema de
Calidad Planeación Gestión de Calidad
Manual del Sistema de Gestión de Calidad. cuando se requiera Adelantar jornadas de sensibilización con servidores y 01/11/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Formato registrado en el SGC
contratistas sobre temas de Gestión de Calidad. Planeación
Solicitar a Gestión Humana la inclusión de Jornadas 01/11/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Memorando enviado a l Grupo
de capacitación sobre temas del Sistema de Gestión Planeación de recursos humanos
de Calidad - SGS solicitando capacitaciones
sobre el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión.
No poder identificar las acciones Sensibilización y capacitación en el Sistema de Solicitar a recursos humanos y contratos que 10/10/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Memorando enviado a las
Desconocimiento de la de mejora para el sistema Gestión de Calidad. incluyan una actividad en sus procedimientos que Planeación áreas solicitando que incluyan
normatividad del sistema de garanticen la inducción y reinducción al personal que una actividad en sus
gestión de calidad. ingrese a la entidad. procedimientos que
Direccionar las diversas actividades de seguimiento,
garanticen la inducción y
Actualizar el Manual de Planes Institucionales, el 01/11/2017 28/02/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Manual de Planes
medición, análisis y mejora continua del Sistema de Fallas en la sostenibilidad y Reducir el riesgo, Manual de Indicadores incluyendo los criterios para Planeación Institucionales actualizado.
Estratégico Gestión de Calidad Coordinador de Gestión de Calidad Gestión de Calidad de la SUPERVIGILANCIA 1 Personas mejoras en el Sistema de Gestión Operativo 5. Casi seguro 4. Mayor EXTREMA preventivo 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o la formulación, modificación, seguimiento y Manual de indicadores
promoviendo una cultura organizacional de de Calidad Transferir evaluación de los Planes y de los Indicadores y el actualizado
mejoramiento continuo de la calidad. Trimestral procedimiento de indicadores de gestión Procedimiento de indicadores
Seguimiento y evaluación al desarrollo e Trimestral Realizar la socialización de los cambios incorporados 28/02/2018 9/03/2018 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Evidencias de la socialización
implementación del Sistema de Gestión de en los manuales. Planeación
Calidad - SGC
Crear el formato para realizar el seguimiento y 21/09/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Lista de asistencia
evaluación de la eficacia del Sistema de Gestión de Planeación
Calidad - SGS.
Incumplimiento de los requisitos Auditorías al sistema de Gestión de Calidad. Anual Socializar el formato 21/09/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e
No realizar seguimiento adecuado del sistema de gestión de calidad Planeación
al sistema de gestión de calidad.
Socialización del formato
aprobado
Actualizar el procedimiento de auditorías internas de Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Procedimiento de auditorias
calidad y el de Acciones Preventivas y Correctiva. Planeación internas y acciones
1/11/2017 30/12/2017 preventivas y correctivas
actualizado y socializado
Revisar y hacer seguimiento periódico a los planes de 1/01/2017 30/02/2018 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno y Memorando de seguimiento a
mejoramiento que se formulen con base en los Oficina Asesora de Planeación los planes de mejoramiento
resultados de la auditoría.
La información reportada por lo Pérdida de credibilidad Información validada por el líder del Mensual Crear un Formato de seguimiento a la 01/11/2017 05/11/2017 Equipo de trabajo Oficina Asesora d e Formato registrado en el SGC
procesos no es confiable ni institucional de las partes de proceso. gestión el cual este validado y firmado por Planeación
validada por los líderes. interés el líder del proceso.
2/01/2018 28/02/2018
Falta de verificacion de la calidad y Mantener la información actualizada en la Página 01/10/2017 30/12/2018 Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones Página Web actualizada.
veracidad de la informacion para Web d ela entidad, dando cumpliemiento a las
publicar, por parte de las areas especificaciones técnicas de Gobierno en Linea y
responsables de la entrega de normatividad vigente.
información para publicar en la
Falta Plan Estratégico y Política de Plan Estratégico y Política de Comunicaciones. Cuando se requiera Elaborar y aprobar Plan Estrategico de 01/11/2017 30/12/2017 Plan Estratégico de Comunicaciones
Comunicaciones Trabajo desarticulado Comunicaciones. aprobado.
No publicar la información de Recoger la información de los comités y de la oficina 01/11/2017 30/12/2018 Actas de entrega de las información
interes general oportunamente Cuadro comparativo de actas del comité de de notificaciones para publicar. a publicar.
Asumir el riesgo,
6 De corrupcion 2. Improbable 4. Mayor ALTA blindados y otros trámites, con actos 1. Rara vez 5. Catastrófico MODERADA
Reducir el riesgo
administrativos para ser notificados.
Demandas administrativas Profesionales de apoyo al Grupo de Comunicaciones
Ocultar información Informar a través de la Web de los actos 01/11/2017 30/12/2018 Link páginas web con publicación.
administrativos que se deben notificar
Hacer seguimiento y control a la unificación de bases 1/112017 30/12/2017 Coordinadores Delegada para la operación Bases de datos de trámites unificada
Personal
Presentación de información Capacitaciones sobre la entidad, la utilización Trimestral
errónea a la entidad por parte del Los trámites resueltos pueden de los sistemas, y el proceso de resolución de Asumir el riesgo,
10 Operativo 5. Casi seguro 4. Mayor EXTREMA Preventivo 3. Posible 2. Menor MODERADA Mantener actualizadas la base de datos de trámites Base de datos de trámites
vigilado en el momento de la presentar errores. trámites durante los procesos de inducción y Reducir el riesgo 1/112017 30/12/2017 Coordinadores Delegada para la operación
adelantados en la Delegada para la Operación actualizada
radicación. reinducción.
Grupos de Interes
Fallas en el sistema relacionadas Evaluaciones de rendimiento tanto de Trimestral Solcitar a Talento Humano incluir en los programas 01/10/2017 30/12/2018 Memorando dirigido a los grupos de
con el cargue de información Reprocesos internos y productos profesionales como directivos con el fin de de inducción y reinducción indicando los trámites y Coordinador del grupo de Taleneto Humano recursos humanos y contratos así
incompleta o categorizada como no conformes evaluar su competencia en el manejo de servicios de la entidad y el sistema de información de Delegado para la Operación como a la oficina de informática y
subsanación. información y revisión de actos trámites. Coordinadores de Operación sistemas, solicitando el apoyo
administrativos. Realizar capacitaciones sobre las funciones Oficina de informática y sistemas cumplimiento de la acción asociada
Definir criterios de evaluación Memorando dirigido a los grupos de
Realizar las evaluaciones de rendimiento Recursos Humanos y contratos recursos humanos y contratos así
Tomar decisiones de acuerdo a los resultados que no 1/10/2017 30/1272018 Supervisores de contrato y Jefes de área como a la oficina de informática y
satisfacen las expectativas Alta dirección (Comité directivo) sistemas, solicitando el apoyo
Tecnologico cumplimiento de la acción asociada
Deficiencias en la comunicación Aumento de los derechos de Actualización de procedimientos asociados a Preventivo Cuando se requiera Modificar los procedimientos incluyendo puntos de Procedimientos modificados, donde
interna. petición relacionadas con los los trámites, incluyendo controles y los control y tiempos por actividades y en las actividades se especifican los responsables, los
Personal de la Delegada para la Operación con el apoyo
Proceso trámites. tiempos para adelantar los trámites. de asignación de tramite ajustarlas de tal forma que 1/10/2017 30/12/2017 puntos de control y los tiempos por
de la Oficina de Planeación.
sea asignado directamente al coordinador. actividad.
Estructuración de los procesos sin Inclusión de tiempos límites en las bases de Preventivo Cuando se requiera Incluir en las bases de datos de trámites los tiempos Memorando dirigido a la oficina de
especificar tiempos para trámites. datos de trámites. establecidos por actividad, para controlar el tiempo informática y sistemas.
Personal de la Delegada para la Operación y Oficina de
Comités aumentan los tiempos. de ejecución del trámite. 2/01/2017 28/02/2018
informática y Sistemas.
Bases de datos modificadas
Proceso incluyendo términos para ejecución
Inexistencia de fechas mínimas Pérdida de confianza de la Articulación con procesos, con el fin de que la Preventivo Cuando se requiera Solicitar al área financiera la disponibilidad de Memorando al Grupo Financiero
establecidas para dar respuesta a entidad, por parte de la información necesaria para adelantar los información financiera de los vigilados para adelantar solicitando la disponibilidad de la
la expedición de los trámites. ciudadanía, por la prestación del trámites esté actualizada y disponible (Paz y los trámites correspondientes. 1/10/2017 30/12/2017 Delegado para la Operación información.
servicio con baja calidad. salvos de contribución y multas y sanciones)
Proceso
Retrasos en la asignación, revisión Hallazgos de entidades de control Aplicación y evaluación de alarmas tempranas Preventivo Semanal Ajustar el gestor documental para que muestre las Memorando dirigido a la oficina de
y firma de los actos Resolver fuera de término los y perdida de certificaciones de y medición del indicador de cumplimiento de Asumir el riesgo, alarmas y realice los reportes de tiempos de informática y sistemas, solicitando
11 Operativo 5. Casi seguro 3. Moderado EXTREMA 3. Posible 2. Menor MODERADA Oficina de informática y sistemas
administrativos debido a fallos en trámites radicados en la entidad. calidad. los plazos establecidos. Reducir el riesgo respuesta. 1/10/2017 30/12/2018 el apoyo cumplimiento de la acción
Delegada para la operación
el sistema de información. Medir el indicador de cumplimiento de tiempos de asociada al control
Personal respuesta en el trámite. Informe de seguimiento de la
Proceso Falta de información actualizada Realizar reportes del cumplimiento de los Correctivo Semanal Realizar reportes de cumplimiento de tiempos Memorando dirigido a la oficina de
sobre los procedimientos y tiempos con el fin de tomar decisiones sobre basados en el gestor documental y las bases de datos informática y sistemas, solicitando
Oficina de informática y sistemas
tiempos de los trámites que se las mejoras Revisar los reportes de cumplimiento y tomar 1/10/2017 30/12/2018 el apoyo cumplimiento de la acción
Delegada para la operación
adelantan en la entidad. acciones asociada al control
Informe de seguimiento de la
Revisión, ajuste y actualización de la Preventivo Mensual Actualizar la información sobre trámites de la entidad Memorando dirigido a la oficina de
información publicada referente a los trámites siguiendo los lineamientos de Gobierno en Línea. comunicaciones solicitando el apoyo
Personal de la Delegada para la Operación en
(Requisitos, tiempo, documentación )en los 1/10/2017 15/12/2017 cumplimiento de la acción asociada
coordinación con Oficina de Comunicaciones.
diferentes canales de información. al control.
Actualización de la base de datos de Preventivo Semanal Realizar la depuración de la base de datos de servicios Memorando dirigido a la oficina de
Contratación de servicios de información de Servicios Vigentes. vigentes informática y sistemas, solicitando el
Personal de la Delegada para la Operación con el apoyo
Tecnologico Falta Unificación Base de Datos. vigilancia no autorizados por la Unificar y migrar la información de las bases de datos 1/10/2017 15/12/2017 apoyo cumplimiento de la acción
de Comunicaciones.
entidad. existentes de servicios vigentes. asociada al control.
Hacer seguimiento y control a la unificación de bases.
Presentación de información falsa Incremento en las quejas y Publicar la información actualizada de servicios
o adulterada a la entidad por denuncias por parte de la vigentes en la página web de la entidad. Delegada para la Operación Bases de datos de Servicios vigentes
Satisfacer las necesidades de la ciudadanía y los parte del vigilado en el momento ciudadanía a los servicios de 2/01/2017 30/12/2018 actualizada y publicada en la página
usuarios relativas a los servicios de vigilancia y de la radicación, o incluso omisión vigilancia. Oficna de Comunicaciones web.
Superintendente Delegado para la Proceso de la misma.
Misional Permisos de Estado seguridad privada, para garantizar que los
Operación Procedimiento de Servicios vigentes Preventivo Cuando se requiera Modificar el procedimiento de servicios vigentes para
prestadores de servicios tengan la capacidad e
idoneidad, ética y técnica suficiente. Publicar información inexacta a la Asumir el riesgo, designar los responsables y agregar una actividad
12 Omisión de reporte de datos. Operativo 5. Casi seguro 3. Moderado EXTREMA 3. Posible 2. Menor MODERADA Gestor de Calidad y Coordinadores de la Delegada para la Procedimiento de servicios vigentes
ciudadanía servicios vigentes Reducir el riesgo relacionada con la recopilación de información de 1/11/2018 15/12/2017
Operación. modificado
servicios vigentes.
personal
Aumento de la carga de trabajo Designar un responsable para servicios vigentes.
para el grupo de inspecciones.
Falta de personal capacitado para
la estructuración de información.
Memorando asignando responsable
Proceso
1/10/2017 15/12/2017 Delegado para la Operación de la publicación y actualización de
Falta de integración de la Asignación de responsable para Servicios Preventivo Cuando se requiera servicios vigentes.
información entre dependencias. Vigentes.
Procesos
Desconocimiento del ciudadano Hallazgos de entidades de control Seguimiento a los trámites que se están Preventivo Semanal Elaborar propuesta de conformación de un área o
de los trámites de licencias de y perdida de certificaciones de adelantando por una persona diferente a la grupo externo a la delegada que realice seguimiento Presentar propuesta al despacho del Superitendente del
funcionamiento, credenciales y calidad. que ejecuta el proceso a los trámites de la Delegada para la operación, desde 2/01/2018 30/12/2018 área o grupo externo a la delegada que realice el
permisos. su radiación hasta su notificación. seguimiento a los trámites.
Procesos
Inexistencia de fechas mínimas Favorecimiento de intereses Control de Indicadores de tiempo de Detectivo Semanal Incluir en las bases de datos de trámites los tiempos 1/11/2017 30/12/2018 Bases de datos del estado de
establecidas para dar respuesta a particulares. resolución de trámites establecidos por actividad, para controlar el tiempo trámites con tiempos de ejecución.
la expedición de licencias, de ejecución del trámite.
credenciales, permisos y/o
Legislacion autorizaciones o fechas muy Personal de la Delegada para la Operación.
Alta exposición del sector al Pérdida de confianza de la Verificar y controlar el cumplimiento de los términos 1/11/2017 30/12/2018 Acta de control de los tiempos de
trafico de influencias por el tipo de entidad, por parte de la de los trámites y el orden de resolución del trámite de ejecución.
servicios y personas que trabajan ciudadanía, por la prestación del acuerdo con la radicación.
en el sector. servicio con baja calidad
Proceso Recibir o solicitar cualquier dadiva Personal de la Delegada para la Operación.
La discrecionalidad en la o beneficio a nombre Apertura de procesos Planes de acción para mejorar el proceso y Correctivo Cuando se requiera Analizar e investigar oportunamente los casos en que 1/11/2017 30/12/2018 Informes de seguimiento con análisis
expedición de la licencia, propio o de terceros por la disciplinarios a los funcionarios cumplir con los términos establecidos. Reducir el riesgo, los trámites se adelantan o se retrasan de casos que se adelantan o
13 credencial o permiso, deja expedición o negación de involucrados. De corrupción 3. Posible 5. Catastrófico EXTREMA 2. Improbable 5. Catastrófico EXTREMA Evitar, Compartir o significativamente con respecto a los términos para retrasan.
ambigüedad sobre a quién se le licencias de funcionamiento, Transferir su ejecución.
Proceso expide la licencia, credencial o credenciales y permisos a Personal de la Delegada para la Operación.
Reparto direccionado para la personas naturales y jurídicas. Elaborar planes de acción para mejorar el proceso y 1/11/2017 30/12/2018 Planes de mejora control de tiempos
realización del trámite. cumplir con los tiempos.
No existe criterios de designación Procesos disciplinarios Elaborar la plantilla de Criterios para la asignación del DELEGADO PARA EL CONTROL/COORDINADOR GRUPO Plantilla de Criterios para
Proceso Establecer criterios de designación Preventivo Cuando se requiera 15/10/2017 30/12/2017
de los expedientes expediente. SANCIONES designación de expediente
Baja Cobertura en la Inspección y Asumir el riesgo, Plan de redistribución de personal para atender las Plan de redistribución de personal /
16 Perdida de imagen institucional Operativo 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Redistribución del personal de Inspecciones Preventivo Mensual 3. Posible 2. Menor MODERADA 25/09/2017 30/12/2017 COORDINADOR GRUPO INSPECCIÓNES
Vigilancia a los prestadores Reducir el riesgo visitas. para ejecutar las visitas
Falta de personal y suficiencia de
Personal recursos para cumplir con las
visitas de inspección Contratación de servicios no
autorizados por la entidad
Plan de visitas de inspección Preventivo Cuando se requiera Elaborar Plan Anual de visitas de inspección 30/09/2017 30/12/2017 COORDINADOR GRUPO INSPECCIÓNES Plan Anual de Visitas
Realización de visitas sin una Check List de la documentación e información Hacer la Planeación de la visita y corroborar lo que se COORDINADOR GRUPO SANCIONES/DELEGADO PARA EL Documento de planeación de una
Proceso Preventivo Mensual 30/01/1900 30/12/2017
adecuada planeación que se requiere para realizar una visita necesita mediante un Check list CONTROL - Profesional de Apoyo para el seguimiento visita / Check List
Irregularidades en la prestación de
los servicios de vigilancia y
seguridad privada Elaborar el estudio del promedio de PQR
El numero de funcionarios no es
Plan de Distribución para la eficiencia en la atendido/hora profesional . COORDINADOR GRUPO QUEJAS/DELEGADO PARA EL
Personal suficiente para atender la Preventivo Mensual 30/09/2017 30/12/2017 Análisis de Tiempos y Cargas
contestación de PQR. CONTROL -Aux. Apoyo para el seguimiento de quejas
respuesta a las quejas
Procesos disciplinarios
Ejercer el control inspección y vigilancia sobre la
industria y los servicios de vigilancia y seguridad
privada en Colombia, promoviendo la contratación
de servicios legales y lucha contra la ilegalidad de
No dar respuesta dentro de los Reducir el riesgo,
acuerdo con la normatividad vigente.Ejercer el Perdida de imagen institucional
Delegada para el Control Delegado para el control Delegado para el control 17 términos legales a las quejas Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 4. Mayor EXTREMA Evitar, Compartir o
control inspeccion y vigilancia sobre la industria y los
interpuestas por los ciudadanos. Transferir
servicios de vigilancia y seguridad privada en
Asignación de las quejas en un Seguimiento estadísticos de las fechas en que
colombia,promoviendo la contratación de servicios Proceso Preventivo Semanal Comité Inertno de Segumiento y control. 1/12/2017 30/12/2018 Actas de comité de seguimiento
término próximo a vencerse se asignan los PQR.
legales y lucha contra la ilegalidad de acuerdo con la
normatividad vigente.
Hallazgos producto de auditorias
internas y externas
Inexistencia o inadecuada
metodología para la selección de 1. Cumplimiento en Visitas Check Lista acompañado
COORDINADOR GRUPO QUEJAS/DELEGADO PARA EL
Proceso las visitas de Cumplir los criterios de Visitas Preventivo Cuando se requiera de instructivo de visitas 25/09/2017 30/12/2017 Check list
CONTROL
inspección durante el año.
Procesos disciplinarios
El informe de visita no coincide Implementar comité de vigilancia y control Creación del comité de vigilancia y control como ente Coordinador del Grupo de Inspecciones /Delegado para el
Personal con los resultados en el acta de desde la visita a campo al adecuado cierre del Preventivo Cuando se requiera regulador, autónomo y de observación al debido 1/12/2017 30/12/2018 Control Comité de vigilancia
visita o programa de trabajo. proceso proceso
Recibir o solicitar cualquier dadiva
o beneficio a nombre
Omitir los estudios de propio o de terceros por omisión Reducir el riesgo,
Planeación de la visita tema a tratar y Coordinador del Grupo de Inspecciones /Delegado para el
20 fondo o hoja de trabajo en los informes de De corrupción 3. Posible 5. Catastrófico EXTREMA 2. Improbable 5. Catastrófico ALTA Evitar, Compartir o Elaborar un esquema de como va ser la visita, y que
Proceso acompañmiento por parte del equipo de Preventivo Cuando se requiera 1/12/2017 30/12/2018 Control Check list de visita
que debe realizarse a la visitas de inspección de los Transferir documentación se debe solicitar.
Perdida de imagen institucional comité de vigilancia que se pretende crear.
información suministrada. incumplimientos o hallazgos
observados.
Archivar informes o Coordinador del Grupo de Inspecciones /Delegado para el
Carta de aprobación sobre el expdiente a Elaborar las cartas de aprobación sobre el expediente Carta de aprobación cierre del
Personal cambiar resultados Preventivo Cuando se requiera 1/12/2017 30/12/2018 Control
archivar a archivar expediente.
sin justificación
Alertas y hacer seguimiento a las empresas Estructurar un proyecto tecnológico para la vigilancia Proyecto estructurado.
por los medios tecnológicos. y el control. Delegado para el Control y Coordinadores del Área en
Falta de tecnología adecuada para
tecnologico Hallazgos producto de auditorias internas y externas Preventivo Cuando se requiera 1/12/2017 30/12/2018 coordinación con la Oficina de Sistemas e Informática Base de datos actualizada.
ejercer la vigilancia y el control
Actualizar las las Bases de Datos de las Actualizar las bases de datos de las personas
personas Jurídicas. jurídicas. Actas o convenios de acuerdo con la
Falta de control y seguimiento a la Semáforos y alertas en el sistema de la fecha Solicitar a la oficina de Informática y sistemas, la
Menú de opciones y reportes en la
Procesos gestión jurídica, vencimiento de maxima de respuesta, y reporte de alertas de Preventivo Diario programación de estas alertas y semáforos para el 30/10/2017 30/11/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica
plataforma.
los términos judiciales. vencimientos de las PQRSD. tratamioento de las PQRSD
Revisión de doctrina institucional, Revisar la complitud y pertinencia de los Vo.bo. y firma del profesional
Procesos Alto volumen de PQRSD. normatividad legal y que la respuesta resuelva Preventivo Semanal considerandos y que los resuelve responsan a una 23/11/2017 23/10/2017 Profesional de Defensa - Oficina asesora Jurídica verificador del proyectos de
de fondo la PQRSD. decisión de fondo de las PQRSD. respuesta.
No tomar acciones
oportunamente para lograr el Incumplimiento del objeto Reducir el riesgo,
Supervisores de
28 cumplimiento del objeto contractual y/o de las Perdida de recursos Cumplimiento 3. Posible 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
contrato
contractual. obligaciones del contrato. Transferir
Realizar capacitación a los supervisores en tema de
Listado de asistencia memorias de
Capacitación a supervisores de contratos Preventivo Trimestral seguimiento a los contratos, acciones a tomar en 15/10/2017 30/12/2018 Grupo de Contratos
Falta de capacitación a los capacitación
caso de incumplimiento.
supervisores en lo que concierne
al manual de supervisión
Inconsistencias y omisiones en la
Reducir el riesgo, Modificar el procedimiento estableciendo puntos de
Grupo de No realizar la revisión de los documentación e información de
29 Información incompleta o errada Operativo 3. Posible 4. Mayor EXTREMA Establecer puntos de control Correctivo Semanal 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o control para revisión y escaneo de los expedientes 15/10/2017 15/12/2017 Coordinador del grupo de contratos Procedimientos ajustados
contratos expedientes contractuales los expedientes contractuales de
Transferir contractuales una vez se legalice el contrato.
la entidad.
Adquisición, suministro, administración, y control Elaborar un formato de control de pagos de facturas
de los recursos físicos y de consumo necesarios para Emision tardia de las facturas por
de servicios.
Apoyo Adquisicion de Bienes y Servicios apoyar los procesos de funcionamiento y logística de parte de las empresas prestadoras Seguimiento al pago de facturas preventivo Cuando se requiera 16/10/2017 23/10/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
la Superintendencia dando cumplimiento de los del servicio.
principios eficiencia , eficacia y efectividad Interrupcion en los servicios, pago Formato de control aprobado en el
No remitir las facturas a tiempo Elaborar el Plan de mantenimiento preventivo y
de intereses y reconexiones.
por parte del Grupo Recursos Reducir el riesgo, correctivo de los bienes muebles e inmuebles.
Deterioro e inadecuado Plan de mantenimiento preventivo y Plan de mantenimiento preventivo y
30 Personas Fisicos y Adquisiciones para su Operativo 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Preventivo Cuando se requiera 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o 24/10/2017 27/10/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
funcionamiento de los bienes y Interrupción en la operación de la correctivo de los bienes muebles e inmuebles. correctivo
pago oportuno. Transferir
servicios para la operación de la entidad por fallas en el
entidad. funcionamiento de los equipos.
No realizar los mantenimiento Hacer seguimiento al Plan de mantenimiento Hacer seguimiento al Plan de mantenimiento
necesarios que garanticen el preventivo y correctivo de los bienes muebles preventivo y correctivo de los bienes muebles e Seguimiento al Plan de
normal funcionamiento de la e inmuebles. Preventivo Trimestral inmuebles. 02/01/2018 30/12/2018 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones. mantenimiento Preventivo y
entidad. correctivo.
No realizar una adecuado Plan Los funcionarios al no tener los Modificar el Procedimiento Plan Anual de
Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
Anual Compras. Dificultades para atender elementos no podrían desarrollar Adquisiciones incluyendo un control de revisión
Procedimiento de Plan Anual de Procedimiento Plan Anual de
oportunamente y de manera sus funciones y se presentaría un Preventivo Cuando se requiera previa de las necesidades de bienes, obras y servicios 02/01/2018 28/02/2018
Adquisiciones. Jefe de Oficina Asesora de Planeación Adquisiciones ajustado.
adecuada las atraso en las respuestas al vigilado para compra o para contratación que administre la
necesidades de bienes y servicios Insatisfacción del usuario Coordinación de Recursos Físicos y Adquisiciones.
para el correcto funcionamiento Desgaste operacional Hacer seguimiento trimestral a la ejecución del Plan Documento de seguimiento
de la entidad. No poder realizar las Anual de Adquisiciones de adquisición de bienes, trimestral a la ejecución de
Cordinador de Fisicos 31 Personas Incumplimiento del plan anual de Operativo 3. Posible 3. Moderado ALTA 1. Rara vez 1. Insignificante BAJA Asumir el riesgo
Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones. Preventivo Trimestral obras y servicios administre la Coordinación de 02/01/2018 30/12/2018 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones. cpompras y contratos del Plan Anual
compras contrataciones requeridas para
brindar la atención y apoyo tanto Recursos Físicos y Adquisiciones. de Adqusiciones de bienes y servicios
usuarios internos como externos. administrados por la Coordianación
Falta de recursos para la ejecución Verificar y solicitar los recursos necesarios para la
No se pueden prestar los servicios
de los procesos contractuales que compra y contratación de bienes y servicios de la
requeridos. Inclusión de recursos necesarios en el Plan Cuadro de verificación de solicitud
atiendan las necesidades de la Preventivo Cuando se requiera entidad. 24/10/2017 27/10/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones.
Anual de Adquisiciones de recursos.
entidad, por políticas de
austeridad.
Inseguridad en el entorno Adquirir Póliza de Seguros para vehículos y todo
Riesgo daños materiales.
Pólizas de seguro contra robo o pérdida de
Reporte inoportuno de los Preventivo Cuando se requiera 01/10/2017 30/11/2017 Coordinador Grupo de Recursos Físicos y Adquisiciones. Contrato de seguros
bienes y servicios.
sinisestros en la Entidad.
Desconocimiento de Tablas de Sanciones disciplinarias, Actualización y socialización de las Tablas Convalidar con el Archivo General de la Nación
Retención. penales y fiscales. de Retención Documental las tablas de retención documental. Tablas de Retención
01/07/2017 01/08/2018 Coordinador de Gestión documental convalidadas con el Archivo
Desactualización de las Tablas Perdida de la memoria General de la Nación.
de Retención Documental. institucional.
Aprobar las tablas de retención documental en el
Desconocimiento y uso Pérdida de memoria y de Sistema de Calidad. Coordinador de Gestión documental
inadecuado de procedimientos, información del proceso. Preventivo Cuando se requiera 02/08/2018 30/12/2018 Tablas de Retención aprobadas.
formatos para la transferencia Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad
documental. Reprocesos y pérdidas
económicas. Socializar con cada una de las dependencias las
Falta del Programa de Gestión tablas de retención documental.
Errores en la clasificación de Listados de asistencia tablas de
Documental. Incumplimiento de los tiempos 02/08/2018 30/12/2018 Coordinador de Gestión documental
Gestor documentos y en la Retención Documental
de retención. Reducir el riesgo,
Documental y Desconocimiento del Manual conformación de expedientes y 4. Probable 4. Mayor 3. Posible 3. Moderado
34 Operativo EXTREMA ALTA Evitar, Compartir o
Auxiliares de de Archivo y correspondencia. series documentales para la Manual de Archivo y Correspondencia y Actualizar el Manual de Archivo y
Transferir Manual de Archivo y
Archivo correspondiente transferencia Programa de Gestión Documental Correspondencia y el Programa de Gestión
documental al archivo central. Coordinador de Gestión documental , Coordinador correspondencia actualizado.
Preventivo Cuando se requiera documental. 01/10/2017 30/06/2018
del Proyecto Tercerizado Programa de Gestión Documental
actualizado.
Inducción, reinducción y capacitación en Realizar dos capacitaciones a funcionarios y 01/06/2018 30/11//2018 Registro de asistencia a la
gestión documental y en la Ley General contratistas del proceso de gestión documental capacitación cada vez que se
Coordinador de Gestión documental , Coordinador
de Archivo. Preventivo Cuando se requiera con el Manual, el Programa de Gestión requiera.
del Proyecto Tercerizado
Documental y manejo de las tablas de retención
documental y en la ley general de archivo.
Formato Único de Inventario Documental - Verificar el correcto diligenciamiento del Formato
FUID para transferencias documentales. Único de Inventario Documental - FUID para
Preventivo Cuando se requiera transferencias documentales.
Falta de controles de Uso inadecuado de Asignación de roles adecuados para 01/01/2017 30/11/2018
seguridad para el acceso a la información confidencial. cada uno de los Funcionarios y/o
información. Contratistas Solicitud de seguimiento de dichos roles y Tickes
Incumplimiento en la reserva de caducidad de acuerdo a la terminación de
Desconocimiento de las la información y la seguridad en contratos. Coordinador y/o jefe de cada uno de los Proceso
políticas de manejo de cuanto al tratamiento que se le Reconocer las políticas existentes en la 01/02/2018 30/03/2018 Política de Seguridad de la
información. dará a las bases de datos entidad y crear Política de seguridad de la Información.
Oficina Asesora de Planeación y Grupo de Gestión
físicas y digitales a los información. Elaborar Política de Seguridad de la Información.
Documental.
Actos mal intencionados de vigilados.
terceros.
Auxiliares de Mala imagen Institucional en Controlar los roles asignados a Realizar auditorias periódicas de los roles 01/01/2018 30/11/2018 Auditorias realizadas
Archivo, Acceso no autorizado a Uso indebido de la Información temas de Corrupción funcionario o contratista. asignados a Funcionarios y Contratistas.
36 2. Improbable 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Asumir el riesgo,
contratistas, información. confidencial para favorecer a De corrupción EXTREMA Preventivo Cuando se requiera MODERADA Grupo de Gestión Informática y Sistemas
Reducir el riesgo
funcionarios de un tercero
la Entidad Aceptación de dádivas de
terceros Solicitar los permisos para el acceso a la 01/01/2017 30/11/2018 Planillas diligenciadas
información de una área a otra.
Revisión por parte del funcionario o contratista Coordinador de Gestión documental , Coordinador
de archivo si el documento solicitado es del Proyecto Tercerizado
confidencial (archivo central)
Desconocimiento de las la información y la seguridad en
políticas de manejo de cuanto al tratamiento que se le
información. dará a las bases de datos
físicas y digitales a los
Actos mal intencionados de vigilados.
terceros.
Auxiliares de Mala imagen Institucional en
Archivo, Acceso no autorizado a Uso indebido de la Información temas de Corrupción
36 2. Improbable 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Asumir el riesgo,
contratistas, información. confidencial para favorecer a De corrupción EXTREMA Preventivo Cuando se requiera MODERADA
Reducir el riesgo
funcionarios de un tercero
la Entidad Aceptación de dádivas de
terceros
Manejo inadecuado de los Actualizar los procedimientos: contable, Pago a Procedimientos del Proceso de
procesos de pago. proveedores, Tesorería, pago de nómina y Recursos Financieros
Estados financieros errados Actualización de procedimientos. Preventivo Cuando se requiera cuentas por pagar, estableciendo puntos de 01/11/2017 30/12/2017 actualizados.
No documentar los control y tiempos de ejecución de cada actividad.
movimientos . Falta de oportunidad en la Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
Personas
presentación de los Estados Realizar capacitaciones en los temas contables Listas de asistencia a las
partícipes del
Aprobación de pagos sin previa Financieros. y financieros al personal del área. capacitaciones
proceso. Registro erróneo de los 1. Rara vez 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Asumir el riesgo,
38 revisión. Financiero ALTA Capacitación Preventivo Trimestral MODERADA 02/01/2018 30/12/2018
diferentes hechos económicos Reducir el riesgo
Sanciones para la entidad
Sistema de
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
información SIIF Desconocimiento de las
normas y procedimientos. Realizar seguimiento a la expedición de Informes de seguimiento a los
Certificados de Disponibilidad Presupuestal y CDP, RP y Registros Contrables.
Desconocimiento en la Seguimiento y control Preventivo Cuando se requiera Compromisos Presupuestales y a los registros 01/11/2017 30/12/2018
operatividad del sistema contables.
Integrado de información Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
Falta de voluntad o recursos del Publicar por algún medio la obligación de los Publicación información de
supervisado. supervisados de pagar la contribución contribuyentes.
15/10/2017 30/12/2018
Gestión deficiente en el
proceso de cobro. Estrategia de cobro persuasivo d ela Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
contribución para pago oportuno. Iniciar con la revisión de pagos y gestión de Oficio a los vigilados que se
Falta de comunicación e cobro una vez se ha terminado el plazo para el encuentran en mora con el pabo
información del recaudo de la Preventivo Semestral cumplimiento de la obligación anual. 15/10/2017 15/12/2017 de la contribución.
Imposibilidad de contratar y
Personas cuota de contribución Incumplimiento en la meta de ejecutar lo requerido por la
2. Improbable 4. Mayor 1. Rara vez 3. Moderado Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
39 partícipes del recaudo de la cuota de entidad para su normal Cumplimiento ALTA BAJA Asumir el riesgo
proceso. contribución para la vigencia funcionamiento por falta de Mantener actualizadas las bases de datos de Base de datos de cobro y pago
recursos cobro y pago de la contribución. de la contribución actualizadas.
01/11/2017 30/12/2018
Ejecutar y controlar con efectividad, los recursos Revisión de pagos y gestión de cobro una
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
financieros apropiados a la entidad para el vez se haya vencido el plazo de pago
cumplimiento de la misión institucional, asi como oportuno Suministrar la información actualizda de gestión Memorando con la información de
el adecuado seguimiento al recaudo de los del cobro al área de cobro coactivo de la Oficina cobro y pago d ela contribución a
Proceso de Apoyo Recursos Financieros Asesor de Recursos Financieros Correctivo Mensual Asesora Jurídica. 15/10/2017 15/12/2017 la Oficina Asesora Jurídica.
recursos financieros de acuerdo a la
normatividad vigente, con el propósito de
Equipo de trabajo del Grupo de Recursos Financieros
garantizar la calidad, confiabilidad y oportunidad
de la información financiera. Deficiente revision por parte de Procedimiento modificado
los encargados .
Falta de compromiso con la Baja efectividad del Plan de Seguimiento y evaluación al plan de Elaborar informe de seguimiento al Plan de 01/1|0/2017 30/12/2018 Informe de ejecución al Plan de
capacitación en la mejora de las Represamiento de trámites por
Personas asistencia y aplicación del capacitación. Asumir el riesgo, Capacitación y presentarlo al Comité Institucional de Capacitación.
42 competencias para el trabajo. falta de conocimiento. Operativo 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 2. Menor MODERADA
conocimiento de las Reducir el riesgo Desarrollo administrativo. Grupo de Recursos Humanos
capacitaciones establecidas
dentro del Plan de Capacitación Preventivo Trimestral
Desarrollo limitado de Elaborar planes de mejoramiento con base a los 01/1|0/2017 30/12/2018 Plan de mejoramiento Plan de
capacitaciones que impide el Detrimento patrimonial resultados de las evaluaciones de impacto del Plan de capacitación.
mejoramiento de las Capacitaciones. Grupo de Recursos Humanos
competencias del personal.
Fomentar las capacitación en el sitio para Hacer acuerdos con las entidades que brindan las 01/10/2017 30/12/2018 Listado de asistencia a las Sesiones
evitar desplazamientos. capacitaciones para que puedan desplazarse a las de capacitación que evidencien el
No cumplimiento del Plan de
Preventivo Cuando se requiera instalaciones de la entidad. Grupo de Recursos Humanos lugar donde se efectúan las
capacitación trazado.
capacitaciones.
Falta de planeación en las Desmotivación laboral Encuesta de Satisfacción Plan de Bienestar Ajuste de la encuesta de satisfacción de actividades 01/10/2017 31/12/2017 Envío de la encuesta actualizada a
actividades a desarrollar y falta de Social. del Plan de Bienestar. los servidores por medio de la
socialización antes de aprobarlo. Grupo de Recursos Humanos herramienta de google encuestas
enviada por correo electrónico
Preventivo Trimestral institucional
Inasistencia de los servidores a las No cumplimiento de las Elaborar plan de mejoramiento con base a los 02/012/2018 28/02/2018 Plan de mejoramiento Plan de
actividades de bienestar actividades propuestas dentro del resultados de la encuesta de satisfacción del Plan de Bienestar.
programadas. Plan de Bienestar. Bienestar. Grupo de Recursos Humanos
Bajo nivel de satisfacción de los
funcionarios con las actividades Asumir el riesgo,
43 Plan de Bienestar Operativo 4.Probable 3.Moderado ALTA 3.Posible 2. Menor MODERADA
Inasistencia de los servidores a las programadas del plan de Reducción de las actividades de Seguimiento al Plan de Bienestar Reducir el riesgo Actualizar el procedimiento de Plan de Bienestar 01/10/2017 31/03/2018 Correo electrónico donde se de a
actividades de bienestar Bienestar. bienestar incluyendo puntos de control. conocer el procedimiento
programadas. Preventivo Trimestral Grupo de Recursos Humanos actualizado a todos los servidores.
Insuficiente asignación de los Revisión del procedimiento de Bienestar Socializar del procedimiento actualizado. 01/10/2017 31/03/2018 Procedimiento de Bienestar
recursos para las actividades del actualizado y aprobado en el Sistema
plan de Bienestar. Preventivo Trimestral Grupo de Recursos Humanos de Calidad.
No reporte de novedades de las Instructivo para Situaciones Administrativas Revisar y actualizar el Instructivo para Situaciones 1/11/2017 31/03/2018 Instructivo de situaciones
Cobro de la UGPP
diferentes situaciones Administrativas y establecer puntos de control y administrativas actualizado y
administrativa por parte de los términos para el reporte de novedades al área de Grupo de Recursos Humanos aprobado en el Sistema de Calidad.
funcionarios responsables. Talento Humano.
Preventivo Mensual
Demoras en el trámite de los actos Información errónea suministrada Elaborar Circular comunicando los términos 1/11/2017 31/03/2018 Circular comunicando los términos
administrativos sobre situaciones por parte del área a los entes establecidos para reportar las novedades al área de sobre reporte de novedades.
administrativas del personal. control. Talento Humano y consecuencias sobre su Grupo de Recursos Humanos
No generar las novedades de Reducir el riesgo, incumplimiento.
Servidores de la
44 nomina en los tiempos Financiero 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
entidad No reportar las incapacidades y las Procedimiento Liquidación de Nómina Actualizar del procedimiento de Liquidación de 1/11/2017 31/03/2018 Procedimiento de Liquidación de
establecidos. Transferir
ausencias no justificadas nomina incluyendo los puntos de control. nomina actualizado y aprobado en el
Preventivo Grupo de Recursos Humanos Sistema de Calidad.
No liquidación de la nomina del
mes correspondiente a la
generación de la situación Registro y análisis de ausentismo laboral Registrar y analizar la información del ausentismo del 1/11/2017 30/12/2018 Memorando enviado a los jefes o
administrativa. personal a cargo. coordinadores de área informando la
Preventivo Grupo de Recursos Humanos importancia del reporte del
ausentismo de su personal y su
deber como jefe de área.
Falta de archivadores o un espacio Peticiones, quejas, reclamos y Archivadores o lugar de archivo con acceso Presentar el requerimiento de adecuación del espacio 01/10/2017 31/12/2017 Memorando con el requerimiento de
de archivo con las medidas de derechos por parte de los únicamente del personal del área de archivo al grupo de recursos físicos. solicitud al área de recursos físicos
seguridad requerida. afectados. Preventivo Semanal Grupo de Recursos Humanos
Uso inadecuado del espacio de Base de datos de las historias laborales Actualizar la Base de datos de historias laborales con 01/10/2017 31/12/2017 Base actualizada en el sistema de red
Falta a la reserva y pérdida de la
archivo. actualizada. servidores activos y retirados verificada frente al compartida del área.
información.
Preventivo Cuando se requiera archivo físico de las mismas. Grupo de Recursos Humanos
Transferencias equivocadas de Digitalización Historias Laborales Digitalizar el 100% de las historias laborales. 02/01/2018 30/06/2018
documentos(traspapelar).
Preventivo Trimestral Grupo de Recursos Humanos Archivo digital historias laborales.
Perdida y/o alteración de
Archivo Historias
45 información de las historias Operativo 2. Improbable 3. Moderado MODERADA 1. Rara vez 2. Menor BAJA Asumir el riesgo
Laborales Falta de digitalización de las Seguimiento continuo a la documentación de Actualizar y revisar el check list de los documentos de 01/10/2017 30/12/2018 Formato creado por el área y
laborales
historias laborales. la historia laboral que se genera de cada cada carpeta. aprobado por calidad.
Gestionar el ingreso y retiro de los servidores servidor Preventivo Semanal Grupo de Recursos Humanos
públicos de la Supervigilancia, impulsar planes de
bienestar, programas de capacitación y de seguridad Sanciones disciplinarias
y salud en el trabajo para fortalecer el desarrollo Errores en la cadena de custodia Creación del proceso de Gestión de Talento Solicitar la creación del proceso de Talento Humano 01/10/2017 14/12/2017 Memorando de solicitud creación del
Asesor del Grupo de Recursos integral del Talento Humano, rodeados de un de las historias laborales. Humano en la plataforma ESIGNA. en el Gestor Documental ESIGNA. proceso de Talento Humano en
De apoyo Recursos Humanos Preventivo Cuando se requiera Grupo de Recursos Humanos Esigna.
Humanos ambiente agradable, para estimular la competencia
laboral y el profesionalismo. Así mismo realizar
liquidación para el pago de los salarios y viáticos con
Actualizar la información contenida en el Crear y diligenciar el formato de préstamo de 01/10/2017 31/12/2017 Formato de préstamo de historias
sus novedades para alcanzar los objetivos
SIGEP. Capacitar al personal en la documentación. laborales.
institucionales.
actualización del SIGEP. Preventivo Cuando se requiera Grupo de Recursos Humanos
Falta de articulación con la Oficina Acuerdos de Gestión Elaborar el procedimiento de Acuerdos de Gestión en 01/10/2017 31/03/2018 Procedimiento Acuerdos de Gestión.
Asesora de Planeación en la coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Bajo nivel de compromiso de los Oficina Asesora de Planeación
aplicación de la "Guía
servidores públicos con el Grupo de Recursos Humanos
metodológica para la Gestión del
Rendimiento de los cumplimiento de objetivos y
Preventivo Cuando se requiera
Gerentes Públicos - Acuerdos de metas institucionales. Verificar la formulación y seguimiento a los Acuerdos 01/10/2017 31/03/2018 Check list de los Acuerdos de Gestión
Gestión. de Gestión de los Gerentes públicos de la con seguimiento.
Superintendencia. Grupo de Recursos Humanos
Insuficiencia de Personal de Planta Contratación de un alto número Aprobar el rediseño de la Planta de Personal Elaborar memorando al Ministerio de Defensa 01/11/2017 30/12/2017 Memorando al Ministerio solicitando
para el cumplimiento de la misión de personas para las áreas solicitando la aprobación de la planta de personal. la aprobación de la Planta de
institucional. misionales y funcionales de la Grupo de Recursos Humanos Personal.
entidad que genera interrupciones
en los proceso por la alta rotación Preventivo Cuando se requiera
Planta de personal insuficiente
para cumplir con la misión y las Asumir el riesgo,
47 Personal Estratégico 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 2. Menor MODERADA
responsabilidades asignadas a la Reducir el riesgo
entidad.
Aprobar el rediseño de la Planta de Personal
Manual de Funciones actualizado Preventivo Cuando se requiera 1. Actualizar el manual de funciones de los empleos 02/01/2018 30/06/2018 Documento Manual de funciones
Funcionarios sin las competencias que conforman la planta de personal de la actualizado.
adecuadas para su cargo. SUPERVIGILANCIA. Grupo de Recursos Humanos
Personas Incumplimiento de las Evaluar los estándares mínimos del sistema de Documento de evaluación de los
disposiciones legales frente al gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo estándares mínimos
Recursos Personal insuficiente para el diseño, implementación y 1/06/2017 Grupo de Recursos Humanos
diseño, elaboración y ejecución ejecución del SG-SST.
30/12/2018
del SG-SST.
Plan de Mejora del Sistema de
Evaluación Inicial de los estándares mínimos Gestión de Seguridad y salud en el
del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en Preventivo Cuando se requiera Elaborar el Plan de Mejora conforme a la Evaluación
1/09/2017 31/12/2017 Grupo de Recursos Humanos Trabajo.
el Trabajo Inicial de los Estándares Mínimos
Reglamento interno de Derecho de Petición Cuando se requiera Actualizar la resolución que reglamenta el Derecho de 15/10/2017 30/11/2017 Resolución Reglamento Interno
Petición. Coordinador y Gestor de Calidad del Área de Atención al modificada.
Usuario.
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
Reducir el riesgo,
Vencimiento de los términos
53 Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Preventivo 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
legales en la atención de PQRSD
Transferir
Reglamento interno de Derecho de Petición Cuando se requiera
El flujo de información se ve Deterioro de la imagen y Acompañar a las áreas involucradas en la verificación 15/08/2017 31/12/2018 registro de control de asistencia
afectado por la falta de credibilidad institucional. de las respuestas de PQRSD
comunicación e interacción entre Gestor de calidad
los funcionarios y colaboradores
responsables de dar respuesta a
las PQRSD de la Entidad. Solicitar el recurso humano que realice el 15/10/2017 30/10/2017 memorando
seguimiento diario al direccionamiento de las PQRSD
para generar las alarmas respectivas a los tiempos Coordinador del Área de Atención al Usuario
Reducir el riesgo, que tiene cada área y/o dependencia para responder
Vencimiento de los términos
53 Proceso Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Preventivo 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o o devolverla en caso de que no sea de su
legales en la atención de PQRSD Seguimiento a las PQRSD que se direccionan a Mensual LLevar un control diario sobre las PQRSD que entran 30/10/2017 permanente mientras la Base de datos en excel
Transferir
las áreas y/o dependencias responsables de para direccionar, con el fin de que se haga dentro de plataforma realiza la
dar respuestas a las mismas, de igual manera los tiempos estipulados en la Norma y que se asignen trazabilidad .
este seguimiento debe realizarse a las PQRSD con exactitud al área correspondiente. Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
de competencia del área de atención al Administrador de PQRSD
usuario. 4. Solicitar al área de planeación, incluir dentro de los 20/10/2017 30/11/2017 memorando
compromisos y metas de los acuerdos de gestión,
relacionados con la resolución de las PQRSD, los Coordinador del Área de Atención al Usuario
términos de respuesta en los procesos y áreas
obligados a firma.
Error en el direccionamiento de las Aumento de las quejas y derechos Seguimiento del Comité Institucional de Presentar informe mensual ante el Comité de
PQRSD por falta de capacitación de petición Desarrollo Administrativo. Desarrollo Administrativo para que tome las medidas
Personal disciplinarias a que hubiese lugar en el caso de que se Coordinador del Área de Atención al Usuario
presenten vencimientos.
Mensual 30/10/2017 30/12/2018
Errores en la tipificación de la Sanciones disciplinarias Capacitación interna y externa sobre los Capacitar al administrador de PQRSD en la Norma 30/10/2017 15/12/2017 Control de asistencia
PQRSD. trámites y servicios que presta la entidad. que establece los términos en los tiempos de Nota: esta capacitación presentación de la capacitación
respuesta (CEPACA), y en el Decreto 1755 de 2015 debe hacerse de manera
para su direccionamiento. inmediata, cuando haya Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Personal Semestral cambio de Oficina Jurídica
Buzón de preguntas frecuentes Cuando se requiera Capacitar semestralmente a los usuarios externos 02/02/2018 30/12/2018 Control de asistencia
sobre los trámites y servicios que presta la entidad. presentación de la capacitación
Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Delegadas para el Control y para la Operación y Oficina
Asesora Jurídica.
Demora en la elaboración de las Actualizar el link de preguntas frecuentes sobre 01/11/2017 30/12/2018 Link de preguntas frecuentes
respuestas por parte de las áreas trámites y servicios actualziado.
Proceso competentes. Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Delegadas para el Control y para la Operación, Oficina
Asesora Jurídica y Oficina Asesora de Planeación
Inadecuada formulación de los Se puede presentar la interrupción Operativo Preventivo Cuando se requiera Actualizar el Procedimiento de Notificaciones. 15/10/2017 30/03/2018 Procedimiento de Notificaciones
procesos en cuanto al flujo, de otros procesos al interior de la Coordinador del Área de Atención al Usuario. actualizado.
Proceso competencias y responsabilidades. entidad Oficina Asesora de planeación
Jefe Oficina de Sistemas
Procedimiento "Notificación y comunicación
El Flujo de información es de actos administrativos" Socializar el procedimiento de notificaciones. 15/11/2017 30/03/2018 Control de asistencia
inadecuado y no existe registro de presentación de la capacitación
Se pueden presentar quejas y/o Coordinador del Área de Atención al Usuario
la trazabilidad de la misma. Campañas de la socialización
reclamos por parte de los usuarios Oficina de Comunicaciones
Vencimiento de términos para Reducir el riesgo,
Proceso internos y/o externos 4. Probable 4. Mayor 3. Posible 3. Moderado
54 notificaciones y permitir la EXTREMA ALTA Evitar, Compartir o Realizar las parametrizaciones, ajustes e
Carencia del enfoque transversal indebida notificación Se puede perder credibilidad o Buzón de preguntas frecuentes Preventivo Semestral Transferir 30/10/2017 30/06/2018 Ajustes en la plataforma del
de los procedimientos. imagen implementaciones que requiere el módulo de Coordinador del Área de Atención al Usuario. procedimiento de notificaciones
Se pueden generar sanciones de notificaciones, para que todas las tareas y soportes Oficina Asesora de planeación
tipo disciplinario queden registrados en el sistema eSigna. Jefe Oficina de Sistemas
Proceso
Deficiencia en el seguimiento en el Llevar un control diario de los actos administrativos 02/02/2018 permanente mientras la
proceso de notificaciones. para notificar, con las salidas de las citaciones y plataforma realiza los Base de datos en excel
notificaciones de los mismos. ajustes al procedimiento Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
de notificaciones Jefe Oficina de Sistemas
Personal
Ausencia del registro en la base de Recibir o solicitar cualquier dadiva De corrupción Trazabilidad en el Sistema de información en Preventivo Diario Trazabilidad en el tratamiento de las PQRSD 15/10/2017 30/06/2018 Trazabilidad en el tratamiento de las
datos para el seguimiento y o beneficio a nombre propio o de el Gestor Documental PQRSD en la plataforma eSigna.
Hallazgos de Auditorías. Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
Personal análisis de los casos. terceros por omitir la gestión a las
denuncias, peticiones, quejas y Jefe Oficina de Sistemas
reclamos realizados sobre la
Dar fe de la legalidad de los servicios de vigilancia y Demoras u omisión en el Generar alertas de vencimiento y enviarlas a las áreas 30/03/2017 permanente mientras la Correos electrónicos de alertas
prestación de los servicios por
seguridad privada que se hallen constituidos y en direccionamiento a las áreas y/o dependencias a cargo de su resolución, antes del plataforma realiza la
parte de los vigilados.
funcionamiento en todo el territorio Nacional de correspondientes para su gestión. vencimiento. trazabilidad . Coordinadora del Área de Atención al Usuario.
acuerdo a lo establecido en la normatividad legal Pérdida de imagen Jefe Oficina de Sistemas
aplicable, avocar el conocimiento, desarrollo y Personal
Apoyo Secretaria General Secretario General
ejecución de las acciones de control interno Direccionar la PQRSD a una Protocolo Único de Atención al Usuario y Preventivo Cuando se requiera Aprobar el Protocolo Único de Atención al Usuario. Documento de Protocolo Único de
disciplinario; así como brindar información respecto dependencia que no corresponde Carta de Trato Digno. Atención al Usuario.
Asumir el riesgo,
del estado actual de las peticiones, quejas, reclamos 55 para demorar el tramite. 3. Posible 4. Mayor EXTREMA 2. Improbable 4. Mayor MODERADA Coordinadora del Área de Atención al Usuario
Reducir el riesgo
y trámites que se eleven a nivel nacional ante la Sanciones legales
Entidad. Personal 1/11/2017 30/11/2017 Jefe Oficina Asesora de Planeación
Ausencia de respuesta o demoras Socializar interna y externamente el Protocolo Único Listados de asistencia a las jornadas
por parte de las áreas encargadas. de Atención al Usuario y la Carta de Trato Digno. de socialización.
Personal Pendientes para evaluar 81 quejas Terminación del procedimiento y Sensiblización y capacitación Preventivo Semestral Socializar unos tips dirigidos a los funcionarios de la 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Tips socializados
del año 2016 Reducir el riesgo, SuperVigilancia en cuanto a los temas relativos a la
el archivo definitivo del expediente
56 Cumplimiento 4. Probable 3. Moderado ALTA 4. Probable 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o prescripción de la acción disciplinaria.
por ocurrencia de la prescripción
Transferir
de la acción disciplinaria.
Dictar capacitación a los funcionarios sobre 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Correos electrónicos enviados a
normatividad del Estatuto Anticorrupción contenido comunicaciones con los tips
en la Ley No. 1474 de 2011.
Agilización de trámites por tráfico Procedimiento proceso disciplinario ordinario Diario Actualizar el procedimiento disciplinario ordinario 01/11/2017 30/03/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Procedimiento disciplinario
de influencias. con controles. incluyendo puntos de control y términos de ejecución actualizado.
Preventivo de las actividades del procedimiento.
Personal
Vencimiento de términos de Controles a las actuaciones disciplinarias Preventivo Diario Mantener actualizada la base de datos del proceso 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Base de datos del proceso
indagación preliminar sin decretar disciplinario. disciplinario actualizado.
y aplicar las pruebas adecuadas. Agilización, demora u omisiones
en la expedición de las decisiones
Reducir el riesgo,
o acciones arbitrarias en el Corrupción. Ley No. 599 de 2000,
57 De corrupción 4. Probable 5. Catastrófico EXTREMA 3. Posible 4. Mayor ALTA Evitar, Compartir o
proceso disciplinario con el fin de Ley No. 1474 de 2011. Uso de la planilla de entrega de de las diferentes 01/11/2017 30/12/2018 Grupo de Control Interno Disciplinario Planilla de entrega de
Transferir
favorecer a terceros con intereses comunicaciones que se envían tanto a funcionarios comunicaciones a correspondencia.
particulares. como ex funcionarios públicos, ya sea mediante
memorandos u oficios.
Proceso
Pendientes para evaluar 81 quejas Plan de contingencia Correctivo Cuando se requiera Diseñar y someter a aprobación del Comité 01/11/2017 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Plan de contingencia diseñado y
del año 2016. Institucional de Desarrollo Administrativo un Plan de presentado al Comité Institucional
Contingencia para evacuar los expedientes atrasados. de Desarrollo Administrativo.
Personal
Violación al debido proceso Elaborar tablero de control con alertas tempranas 20/10/2017 30/12/2017 Grupo de Control Interno Disciplinario Tablero de control con alertas
para aviso de los términos del proceso disciplinario. tempranas aviso de términos.
Falta de integridad, objetividad, Presentar al Comité Institucional de Coordinación de 02/01/2018 28/02/2018 Jefe de Control Interno Estatuto de Auditoría Interna y
confidencialidad y competencia Control Interno para aprobación el Estatuto de Código de Ética aprobados.
Personal del auditor, conforme al estatuto Auditoría Interna y socializarlo una vez esté
del auditor y código de ética. aprobado.
Procedimientos desactualizados. Auditorías sin aporte al Desarrollar talleres sobre la apropiación de valores y 2/01/2018 30/12/2018 Funcionario de la Oficina de control interno designado o Registro Asistencia a los talleres "
mejoramiento continuo de los principios definidos en el Código de Ética de Control contratista
Proceso procesos Interno.
Falta de un adecuado seguimiento No logro de objetivos de la Actualizar los procedimientos relacionados con el 15/10/2017 30/03/2018 Contratista de Control Interno. Procedimientos del proceso de
de las auditorías a realizan. Inadecuada evaluación de la evaluación de gestión proceso Auditor estableciendo los puntos de control Evaluación, Control y Mejora
Proceso gestión institucional y del Sistema independiente. y los tiempos de ejecución de cada actividad. actualizados y aprobados por el SGC
de Control Interno en las
Reducir el riesgo,
evaluaciones y seguimientos que
61 Estratégico 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
tiene a cargo la Oficina de Control Que los hallazgos no cuenten con Programa Anual de Auditorías internas Preventivo Cuando se requiera Elaborar el Programa Anual de Auditoría para la 02/01/2018 28/02/208 Equipo de la Oficina de Control Interno Programa Anual de Auditoría
Transferir
Desconocimiento de los temas a Interno. evidencias documentales aprobado. vigencia, basado en la priorización de los temas aprobado por el Comité Institucional
Personal evaluar. suficientes que las soporten. críticos según la gestión de riesgos de la entidad y de Coordinación de Control Interno
someterlo a aprobación del Comité Institucional de
Coordinación de Control Interno.
Falta de veracidad y entrega de Incumplimiento del Programa de Seguimiento a la ejecución del Programa Preventivo Semestral Seguimiento semestral a la ejecución del Programa 02/01/2018 30/12/2018 Jefe de Control Interno Presentación del seguimiento al
información incompleta a la Auditoría. Anual de Auditoría. de Auditoría interna en el Comité Institucional de Programa Anual de Auditoría al
Personal auditoría para su verificación. Coordinación de Control Interno Comité Institucional de Coordinación
de Control Interno
Limitación en el tiempo y recursos Afectación en el cumplimiento de Sensibilización a los lideres del proceso sobre Preventivo Semestral Realizar jornadas de sensibilización sobre la 2/01/2018 30/12/2018 Jefe de Control Interno Listados de Asistencia a la Jornada
(Humano, tecnológico y los objetivos estratégicos de la la importancia del proceso auditor. importancia del proceso auditor, enfatizando la de Sensibilización del proceso
Recursos financiero) para adelantar las entidad. responsabilidad sobre la calidad y veracidad de la auditor.
auditorías. información.
Ausencia de personal para dar Aseguramiento de recursos para llevar a cabo Preventivo Cuando se requiera Planificar y asignar los recursos humanos y 01/10/2017 31/12/2018 Jefe de Control Interno Plan de adquisiciones presentado a
cumplimiento al objetivo y realizar la auditoría tecnológicos necesarios para adelantar la auditoría. la Oficina de Planeación para
Personal los seguimientos y auditorias. garantizar los recursos que permitan
cumplir con el Programa Anual de
Publicar y socializar el Cronograma de Informes y Auditoría y las actividades de la
Falta de compromiso por parte de Sanciones de tipo disciplinarios, Seguimiento Cronograma de informes y Preventivo Mensual 02/01/2018 31/01/2018 Jefe de Control Interno Memorando remitiendo el
actividades de la Oficina de Control Interno.
los líderes de los procesos con la civiles, administrativos, fiscales, actividades de la Oficina de control interno, cronograma de informes de
Personal preparación y entrega de la entre otros acorde a la normatividad vigente. actividades de la Oficina de Control
información. Interno.
Evaluar en forma independiente y objetiva el Sistema Ausencia de Planes Operativos 01/10/2017 30/12/2017 Jefe de Control Interno Memorando solicitando la
de Control Interno, promoviendo la cultura de Anuales por dependencia. Solicitar a la Oficina de Planeación la construcción de construcción de los planes
Evaluación Control Interno Jefe de Control Interno Proceso planes operativos anuales por dependencia para la operativos anuales por dependencia
autoevaluación y la mejora continua en los procesos No presentar o rendir fuera de los
de la SuperVigilancia. términos legales, respuestas a Reducir el riesgo, vigencia 2018. a la Oficina de Planeación.
62 requerimientos o informes a la Cumplimiento 4. Probable 3. Moderado ALTA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Oficina de Control Interno y a Transferir
Organismos externos.
Seguimiento Cronograma de informes y Preventivo Mensual
actividades de la Oficina de control interno,
acorde a la normatividad vigente.
Falta de verificación de la Generar alarmas y comunicar a los líderes de los 30/11/2017 30/12/2017 Jefe de Control Interno Memorandos o email requiriendo a
información reportada por los procesos que tengan compromiso con la entrega de las áreas la entrega de información
Personal responsables. información próxima a vencerse. necesaria para la atención de
requerimientos de información
interna y externa, cuando sea
Deficiente calidad en los informes Informe de Auditoría con hallazgos claros para Preventivo Cuando se requiera Elaborar Informes de Auditoria claros, y con un plazo 01/11/2017 30/12/2018 Auditor de la Oficina de Control Interno Memorando remitiendo el informe
de auditoría. una adecuada formulación del plan de para la formulación del Plan de Mejoramiento. de auditoría y estableciendo el Plazo
Proceso mejoramiento. para la formulación del Plan de
Mejoramiento.
Retrasos en la comunicación y Acompañamiento a los líderes de los procesos Preventivo Cuando se requiera Capacitar semestralmente a los líderes de los 2/01/2018 31/12/2018 Jefe de Control Interno o funcionario designado Listados de Asistencia a la Jornada
divulgación del informe de en la formulación de los Planes de procesos en la formulación de acciones preventivas y de Sensibilización del proceso
Comunicación auditoría a los líderes del proceso mejoramiento. correctivas que orienten a la mejora continua. auditor.
evaluado. No establecer las acciones No generar un mejoramiento Reducir el riesgo,
63 efectivas para eliminar las causas continuo y generar riesgos en la Operativo 4. Probable 4. Mayor EXTREMA 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
Falta de claridad en el de los hallazgos. sostenibilidad del MECI Transferir Verificar eficacia de las acciones establecidas, en el 30/11/2017 30/12/2017 Auditor de la Oficina de Control Interno Retroalimentación al Plan de
planteamiento de los hallazgos y/o plan de mejoramiento de las auditorías del proceso. mejoramiento presentado por los
Procesos en la formulación de acciones auditados.
efectivas en los planes de
mejoramiento por parte de los
Falta de acompañamiento y Verificar y hacer seguimiento a la ejecución de los 30/11/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno responsable Realizar seguimiento al plan de
asesoría a los responsables en la planes de mejoramiento derivados de la auditoría. de la auditoría mejoramiento interno institucional
Personal formulación de las acciones de
mejora.
Falta de compromiso de los líderes Preventivo Semestral Solicitar al área de Talento Humano incluir dentro del 01/10/2017 30/12/2017 Jefe de la Oficina de Control Interno Memorando solicitando a Talento
de los procesos y del personal de programa de capacitaciones, formaciones dirigidas al Humano incluir en el Plan de
Personal la entidad en la ejecución de las fomento de la cultura de autocontrol. Capacitación formaciones dirigidas al
acciones de autocontrol y fomento de la cultura de
Omitir la realización de las
mejoramiento continuo. autocontrol.
Alta rotación de personal acciones de autocontrol y Verificar el cumplimiento de las capacitaciones que se 02/01/2018 30/12/2018 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno Seguimiento a las capacitaciones
autoevaluación por parte de los Incumplimiento de los Planes y Reducir el riesgo, programen y evaluar la eficacia de las mismas. impartidas sobre autocontrol.
64 Personal líderes de los procesos y del Programas de la entidad por falta Cumplimiento 4. Probable 4. Mayor EXTREMA Fortalecimiento de la Cultura de Autocontrol 3. Posible 3. Moderado ALTA Evitar, Compartir o
personal de la entidad. de controles. Transferir
No conocer la identificación de Realizar campaña de la cultura del control y verificar 01/11/2017 30/12/2017 Equipo de trabajo Oficina de Control Interno Medios de divulgación de la
controles y la importancia de su mediante encuestas su implementación a los líderes Campaña.
Proceso manejo de procesos.
Encuesta sobre apropiación de la
Campaña.
Fecha de actualización: 30/10/2017
Elaboró /cargo: Oficina Asesora de Planeacion y Control Interno