Matriz de análise
Introdução
É fácil perceber que muito do que fazemos são projetos e muito do que possuímos é o resultado
de projetos bem-sucedidos. Desenvolvimento de um software, criação de uma home page,
desenvolvimento de um portal de comércio eletrônico, a construção de um edifício, a
reestruturação de um setor da empresa são exemplos claros de projetos; e porque não um
evento?
A organização de um evento seja ele de qualquer espécie, cultural, empresarial, etc, mostram
características que nos faz classificar como projeto: é único, faseado, temporário, ou seja, tem
começo, meio e fim.
Sob a ótica do ciclo de vida de um projeto é fácil perceber que um evento tem as mesmas etapas,
e estas precisam ser desenvolvidas baseadas em tempo, custo e um terceiro fator que pode ser
escopo ou qualidade, a depender da visão adotada. A relação entre esses fatores faz com que, se
algum deles mudar, pelo menos um dos outros provavelmente seja alterado.
permite obter melhores resultados com relação ao escopo, prazos, custos e qualidade;
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aumenta o controle gerencial das fases da organização;
O gerenciamento de projetos, assim como diversas atividades humanas, ocorre por meio de
processos que se sobrepõem e interagem de diferentes maneiras e garantem o fluxo eficaz do
projeto ao longo de sua existência, sendo formados por um conjunto de ações e atividades
logicamente inter-relacionadas.
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realizados durante estes processos proporcionam um detalhamento progressivo do plano de
gerenciamento e da documentação, e irão atuar sobre os aspectos de integração, escopo,
tempo, custos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições, recursos humanos e partes
interessadas;
Processos de execução: O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o que
foi planejado com base no plano de gerenciamento do projeto e seus planos auxiliares.
Possibilitam as entregas do projeto ao executar, por meio da integração de pessoas,
organizações e recursos, o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto;
Para cada desejo, determinam-se alguns caminhos para que possamos estabelecer nossos
objetivos de forma clara e criarmos algumas regras que facilitarão o cumprimento de nossas
metas. Um show, uma turnê, um espetáculo teatral, por exemplo, podem ser nomeados
de “projetos”, pois tem características que permitem esta nomeação: merecem um planejamento,
são temporários e sempre envolvem riscos e incertezas, no entanto, são conquistas que nos dão
prazer, satisfação de dever cumprido, pois são desafiadores.
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Termo de Abertura de Projeto (TAP)
Objetivo Estratégico:
Nome do Projeto: CCC Rock in Concert
Cliente: Público da região (aberto)
Local do Evento: Centro de Eventos FIERGS
Gerente do Projeto: Ricardo Ferrari
Patrocinador: CCC Produção: DT Produções
Dados do Projeto
Exposição da marca
Fortalecimento da marca
Justificativa
Manter-se em evidência
Fortalecer contatos para novos eventos
Marketing cultural
Objetivos Obtenção de vantagem competitiva no mercado
Lucratividade
Evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de
Descrição do Produto Rock da década de 80 com recursos fornecidos
principalmente pela CCC. Evento para 100.000 pessoas.
Contratação de fornecedores de serviços de fast food para
praça de alimentação, equipe de segurança. Equipamento
Recursos Necessários para iluminação, sonorização de ambiente e multimídia,
internet, já disponível na sede do evento. Patrocinadores
complementares em troca de exposição da Marca.
Prazo 5 meses entre organização e divulgação
Investimento R$ 1.500.000,00 de orçamento
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Cronograma de Marcos
Marco Data
Iniciação 03/07/2017
Locação do Espaço de Eventos 31/07/2017
Contratação de Fornecedores 03/09/2017
Venda do primeiro lote de ingressos 03/09/2017
Venda do segundo lote de ingressos 03/10/2017
Venda do terceiro lote de ingressos 03/11/2017
Realização dos Shows 15/12/2017
Encerramento 20/12/2017
Partes interessadas
Nome Expectativa
Patrocinadores Exposição de marca e negócios
Serviços públicos Antecedência na comunicação
Bandas Pagamento e exposição
Comunidade Impacto minimizado no dia-a-dia
Público-alvo Organização e diversão
Serviços contratados Antecedência e pagamento
Organizar um evento não é uma tarefa fácil, porém para que todo esse trabalho fique mais leve
e menos complicado possível, é necessário um gerenciamento bem definido e muito organizado.
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Para o evento da CCC, segue abaixo a lista de atividades a serem controladas:
Definir equipes;
Treinar equipes;
Selecionar as bandas;
Definir agenda das bandas;
Fechar contrato com as bandas;
Contratar montagem de infraestrutura metálica;
Contratar empresa de montagem e desmontagem;
Montar a infraestrutura;
Contratar fornecedores de fast food;
Contratar empresa de segurança;
Buscar patrocinadores complementares;
Contratar agência de publicidade;
Em se tratando de estrutura organizacional tem-se que a CCC é uma empresa familiar, fundada
por uma família de italianos que se estabeleceram no Brasil como comerciantes; em pouco tempo
tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no Brasil.
Normalmente esse tipo de empresa tem uma estrutura enxuta, o que é um ponto forte, além de
outros pontos como: comando único e centralizado permitindo reações rápidas em situação de
emergência; importantes relações comerciais e comunitárias em função do nome respeitado;
organização interna leal e dedicada; grupo interessado e reunido em torno do fundador. Como
pontos fracos destacam-se: exigência de dedicação exclusiva dos familiares, priorizando os
interesses da empresa; falta de planejamento para médio e longo prazos; descapitalização da
empresa pelos herdeiros em desfrute próprio; falta de preparação/formação para os herdeiros.
Em contrapartida a DT Produções adquirida pela empresa CCC com o intuito de usá-la como
incubadora e executora de eventos trata-se de uma empresa cuja estrutura organizacional é
baseada em matriz balanceada onde a autonomia do GP é baixa a moderada e o orçamento do
projeto é aprovado em conjunto com o dono da CCC. A atuação do GP é integral ao passo que a
atuação da equipe é parcial.
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Considerações finais
Referências bibliográficas
PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto. Disponível em: <
https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida >. Acesso em 07 de
Novembro de 2017.
Gestão de eventos: 6 dicas imperdíveis para tudo fluir sem stress. Disponível em: <
https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/ >. Acesso em 07 de Novembro de
2017.