PENGENDALIAN REKAMAN

No.Dokumen :
No.Revisi : 00
SOP Tanggal Terbit:
Halaman : 1/2
UPT PUSKESMAS
TALAGABODAS Feri Kadarusman, dr., M.Kes
PUSKESMAS NIP. 19750211 201212 1 002
SURYALAYA

1. Pengertian Segala dokumen, data yang menyatakan, hasil yang dicapai

atau bukti bahwa aktifitas telah dilakukan dilingkungan UPT
Puskesmas Suryalaya
2. Tujuan Menetapkan sistem dan tanggung jawab dalam pengelolaan
dan penyimpanan catatan untuk menunjukan kesesuaian
terhadap persyaratan yang telah ditetapkan dan efektifitas
pelaksanaan sistem manajemen mutu
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor
4. Prosedur a. Seluruh dokumen, data yang menyatakan hasil yang
dicapai atau bukti bahwa aktifitas telah dilakukan
dilingkungan UPT Puskesmas Suryalaya harus dapat
terdokumentasikan dengan baik dan dibuatkan Daftar Induk
Catatan
b. Seluruh pegawai harus membantu Kepala Tata Usaha
dalam mendokumentasikan/rekaman secara efektif.
c. Pegawai yang telah ditunjuk disetiap unit kerja
bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan
(termasuk pengawetan) dan pengendalian lama
penyimpanan catatan yang menjadi tanggung jawabnya.
d. Catatan harus disimpan ditempat yang kering,bersih dan
mudah dijangkau dan tetap terbaca serta terlindungi dari
pengaruh lingkungan untuk menghindarkan kerusakan atau
kehilangan.
e. Untuk memudahkan pengambilan kembali, catatan
disimpan dengan cara pengelompokan yang diatur oleh
masing-masing unti kerja.
f. Daftar Induk Catatan dengan lokasi dan lama
penyimpanan harus dipelihara oleh Kepala Tata Usaha.
g. Jika terdapat jenis cacatan yang baru diterbitkan atau
modifikasi atas catatan yang lama sehubungan dengan
perubahan atau perbaikan dalam system manajemen mutu,
maka personel terkait harus segera memberitahukan kepada
Kepala Tata Usaha untuk memperbaharui Daftar Induk
Catatan.
 h. Lama penyimpanan catatan adalah seperti yang
tertcantum dalam daftar induk catatan. Mungkin ada
beberapa catatan yang harus ditinjau oleh kepala tata usaha
atau personel terkait untuk menentukan lama penyimpanan.
Hasil dari tinjauan ini dapat berupa penyimpanan yang lebih
lama terhadap beberapa catatan atau catatan tersebut harus
dimusnahkan
i. Penemuan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan

5. Diagram Alir

penyimpanan Dokumen/ rekaman

Daftar catatan induk

Penemuan kembali

6. Unit terkait UPT Puskesmas Suryalaya

7. Dokumen Pedoman Pengendalian Dokumen
terkait
8. Rekaman historis perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai diberlakukan
 DAFTAR TILIK
PENGENDALIAN REKAMAN

Nama Petugas

Tanggal Pelaksanaan

Unit/ Program

TIDAK
NO KEGIATAN YA TIDAK
BERLAKU

1. j. Seluruh dokumen, data yang menyatakan

hasil yang dicapai atau bukti bahwa aktifitas
telah dilakukan dilingkungan UPT Puskesmas
Suryalaya harus dapat terdokumentasikan
dengan baik dan dibuatkan Daftar Induk
Catatan
2. k. Seluruh pegawai harus membantu Kepala
Tata Usaha dalam
mendokumentasikan/rekaman secara efektif.
3. l. Pegawai yang telah ditunjuk disetiap unit
kerja bertanggung jawab atas penyimpanan,
pemeliharaan (termasuk pengawetan) dan
pengendalian lama penyimpanan catatan yang
menjadi tanggung jawabnya.
4. m. Catatan harus disimpan ditempat yang
kering,bersih dan mudah dijangkau dan tetap
terbaca serta terlindungi dari pengaruh
lingkungan untuk menghindarkan kerusakan
atau kehilangan.
5. n. Untuk memudahkan pengambilan kembali,
catatan disimpan dengan cara pengelompokan
yang diatur oleh masing-masing unti kerja.
6. o. Daftar Induk Catatan dengan lokasi dan
lama penyimpanan harus dipelihara oleh
 Kepala Tata Usaha.
7. p. Jika terdapat jenis cacatan yang baru
diterbitkan atau modifikasi atas catatan yang
lama sehubungan dengan perubahan atau
perbaikan dalam system manajemen mutu,
maka personel terkait harus segera
memberitahukan kepada Kepala Tata Usaha
untuk memperbaharui Daftar Induk Catatan.
8. q. Lama penyimpanan catatan adalah seperti
yang tertcantum dalam daftar induk catatan.
Mungkin ada beberapa catatan yang harus
ditinjau oleh kepala tata usaha atau personel
terkait untuk menentukan lama
penyimpanan. Hasil dari tinjauan ini dapat
berupa penyimpanan yang lebih lama
terhadap beberapa catatan atau catatan
tersebut harus dimusnahkan
9. r. Penemuan kembali apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan
JUMLAH