UNIVERSIDAD SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERÍA
EPS

PRACTICAS FINALES

PRIMER SEMESTRE 2013

“Diseño e implementación de un sistema de reclasificación de papelería

administrativa almacenada en el Archivo General de la Facultad de
Ingeniería, USAC”

Edison Roberto Godínez Fuentes

Carné: 2008-31448

Celular: (502) 58253195

E-Mail: eds.god@gmail.com
 Contenido

Introducción……………………………………………………………………….1

Justificación……………………………………………………………………….2

Objetivos…………………………………………………………………………..3

Metodología……………………………………………………………………….5

Recursos a utilizar…………………………………………………………………6

Cronograma de actividades……………………………………………………….1-4 versión Project

Conclusiones……………………………………………………………………….8

Recomendaciones…………………………………………………………………..9

Referencias Bibliográficas………………………………………………………….10
 Introducción

La oficina de archivo forma parte del departamento de Control Académico de la facultad

de ingeniería USAC ubicado en el edificio T-4, en esta oficina se realizan procedimientos
importantes relacionados a obtener, reunir y conservar aspectos de la vida académica del
estudiante, así como control de documentos y expedientes de los estudiantes de Ingeniería.
Aunado a esto, la oficina de archivo también es encargada de conservar y controlar todos
los documentos de tipo administrativo.

Una de las funciones principales de la oficina de archivo es llevar un control adecuado de

todos los expedientes, ya sea nuevos expedientes que ingresan a esta oficina o expedientes
que son solicitados por el departamento de control académico. También se lleva a cabo un
control de todos los archivos que son solicitados por estudiantes, ya sea para realizar
examen privado o porque realizar otro tipo de trámite.

Otra función principal dentro de la oficina de archivo es promover la conservación de los

archivos, ya sea que estos tengan cierta antigüedad o sean archivos recientes, utilizando
herramientas como la digitalización de los archivos para ser guardados en un dispositivo de
almacenamiento.
JUSTIFICACION:
El lema principal de un Ingeniero Industrial es que a todo procedimiento siempre se le
puede hacer una mejora, y como parte de la devolver a la facultad de Ingeniería parte de lo
que he recibido de ella, tengo a bien hacer uso de todos los conocimientos adquiridos en el
transcurso de mi carrera en los distintos cursos, utilizando para ello el análisis previo para
conocer si mi proyecto es factible y viable, además de utilizar las herramientas adecuadas
que me permitan llevar a una buena finalización el proyecto ya mencionado.

Entre las funciones principales del archivo están la de controlar y almacenar la papelería de
tipo administrativo, por lo que en la actualidad se cuenta con un sistema de clasificación
para este tipo de documentos, pero, dado que a veces es necesario ver información de algún
archivo administrativo y las búsquedas de estos archivos de cierta manera se vuelven
tediosos, es necesario hacer un análisis del sistema actual que se maneja para almacenar
estos documentos, para luego diseñar e implementar un nuevo sistema que permita realizar
las búsquedas de documentos administrativos de una forma más eficiente.