Republica de Colombia CÓDIGO ES-SIG-PR-13

VERSIÓN 3
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN 23/03/2017

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SECRETARIA
PROCESO SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION RECURSOS FISICOS - SGA
U OFICINA
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO
PROCEDIMIENTO AMBIENTE
Definir la metodología para identificar, acceder, actualizar, evaluar y comunicar los requisitos legales suscritos por la entidad aplicable a las actividades de todos los procesos,
OBJETIVO instalaciones, productos y servicios prestados, y otros en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, dentro del desarrollo de las actividades de La Gobernación de
Santander.
ALCANCE Inicia con la identificación, evaluación y finaliza con la divulgación de los requisitos legales en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]

El Coordinador de Recursos Físicos, Profesional Universitario

Inicio asignado al Sistema de Gestión Ambiental junto al Coordinador
de Seguridad y Salud en el Trabajo con el apoyo del área Coordinador de
Jurídica, serán los encargados de identificar los requisitos legales Recursos
aplicables a la entidad y registrarlos en la Matriz de Requisitos
Legales. Físicos

Professional
Los requisitos se determinan de acuerdo a los procesos,
1. Identificación de requisitos actividades y servicios que la entidad desarrolle, su identificación Coordinación Universitario Normatividad Matriz de
legales aplicables y acceso se realizará por medio de las siguientes fuentes: de Recursos (Ingeniero vigente Requisitos
 Resultado de la identificación de peligros y evaluación Físicos Ambiental) Legales
y control de riesgos (Matriz de Identificación de
Coordinador de
Peligros, Valoración y control de Riesgos).
Seguridad y
 Resultado de la identificación de Aspectos e Impactos
Salud en el
(Matriz de Aspectos y valoración de Impactos
1 Trabajo
Ambientales).
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CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
1
 Actualizaciones legales suministradas por la ARL a la
cual se encuentra afiliada la empresa.
 http://www.catorce6.com/articulo/231/lo-nuevo-
sobre- normatividad-ambiental/
 Consulta en las siguientes páginas gubernamentales:
- Ministerio de Protección Social:
www.minproteccionsocial.gov.co
- Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible:
www.minambiente.gov.co
- Presidencia de la República; www.presidencia.gov.co
- Ministerio de Minas y Energía:
www.minminas.gov.co/minminas/
- Ministerio de Transporte:
www.mintransporte.gov.co/documentos.php?id=5
- Senado de la Republica: www.senado.gov.co/az-
legislativo.

 Páginas web especializadas:

- Fondo de Riesgos Laborales:
www.fondoriesgosprofesionales.gov.co
- Belisario Velázquez: www.belisario.com.co
- Página Web El Abedul: http://www.elabedul.net
- NOTINET Información Jurídica (Suscrito):
www.notinet.com.co/
- ICONTEC: www.icontec.org.co
Consejo Colombiano de Seguridad:
www.consejocolombianodeseguridad.orge.co
2
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CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
2
Una vez analizada la normatividad, cuando se considere
oportuno, dada la importancia e implicaciones de los requisitos
legales, se debe enviar los documentos a los responsables de los
procesos, para su revisión, posteriormente se emite un primer
concepto sobre su aplicabilidad en la entidad.

Se debe organizar y convocar a reunión a los responsables de

las áreas correspondientes, cada vez que se emita un requisito Coordinador de
legal y otros en materia de seguridad y salud en el trabajo y Recursos
medio ambiente, para determinar si los nuevos requisitos Físicos
identificados aplican a la entidad y deben o no ser incluidos en la
2. Revisar y analizar los Matriz de Requisitos Legales, de ser incluidos se deben
requisitos legales aplicables determinar las acciones a desarrollar para el cumplimiento de Professional
los mismos, posteriormente deben comunicarse a las partes Coordinación Universitario Matriz de
interesadas. de Recursos (Ingeniero Normatividad vigente Requisitos
Físicos Ambiental) Legales
Todas las modificaciones a los requisitos legales se deben
registrar en el cuadro Control de Cambios con la fecha de la
modificación. Coordinador de
Seguridad y
Nota: Se deben tener dos (2) Matriz de Requisitos Legales, Salud en el
3 una (1) para los requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo y Trabajo
otra para Medio Ambiente.
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[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
Coordinador
3
La evaluación del cumplimiento legal de los requisitos de
aplicables, se realiza con frecuencia semestral y se debe Recursos
registrar en la casilla “Evaluación del Cumplimiento” con la Físicos
respectiva fecha de ejecución que soporta el cumplimiento.
Professional Matriz de
Coordinación Universitario
3. Evaluar el cumplimiento Normatividad vigente Requisitos
de Recursos (Ingeniero
legal de los requisitos legales Legales
La evaluación del cumplimiento legal, también se podrá realizar Físicos Ambiental)
durante auditorías internas o externas a los Sistemas
Integrados de Gestión, por medio de inspecciones, Coordinador de
observaciones y entrevistas con los empleados. Seguridad y
Salud en el
Trabajo
4. ¿Generar En caso que se evidencie el incumplimiento a un requisito
plan de legal, el Profesional Universitario (Ingeniero Ambiental),
acción? determinara un plan de acción de forma inmediata en la matriz
A de requisitos legales para llegar al cumplimiento del Acciones
requerimiento en el menor tiempo posible y poder continuar con Coordinación Coordinador de Correctivas y
la actividad que tenga asociado el incumplimiento. Recursos Matriz de Requisitos Preventivas
de Recursos
Físicos Legales
Físicos
Se debe reportar como una No Conformidad, de acuerdo a lo PNC
4 establecido en el Procedimiento para No Conformidades,
Acciones Correctivas, Preventivas y Control de Producto,
Servicio y Salidas No Conformes.
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[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
Professional
4 El seguimiento de los planes de acción realizado para el
Universitario
cumplimiento de los requisitos, será realizado por la Dirección (Ingeniero
de Sistemas Integrados de Gestión, en el caso se evidencien Coordinación Informes de
Ambiental)
de Recursos Plan de Acción Seguimiento s los
incumplimientos en las actividades propuestas será remitido a Coordinador
Físicos Planes de Acción
5. Verificar los planes de la Secretaria General en una reunión de Revisión de Seguridad
acción. Semestralmente para verificar su eficacia. y Salud en el
Trabajo

La Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales Coordinador de

y otros aplicables en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Recursos
A Físicos
Ambiente será actualizada de forma permanente. Se tendrán
en cuenta las novedades que se presenten en materia
Professional
normativa, se deberá eliminar aquel requisito legal que haya Coordinación Universitario Matriz de
6. Actualizar los requisitos sido derogado y/o modificar aquel donde se presente el caso, de Recursos (Ingeniero Normatividad vigente Requisitos
legales aplicables señalando artículos, apartes o parágrafos que hubiesen sido Físicos Ambiental) Legales
modificado.
Coordinador de
Seguridad y
Todas las modificaciones deben ser registradas en el cuadro
5 Salud en el
de Control de Cambios con su respectiva fecha de alteración. Trabajo
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Coordinador de
5
Una vez identificados los requisitos legales aplicables, el Recursos
Director del SIG debe socializar los resultados de la Matriz con Físicos
los responsables de cada proceso.
Professional Registros de trámite
7. Comunicar los requisitos Coordinación Universitario
legales aplicables Los requisitos legales aplicables serán comunicados a los
de Recursos (Ingeniero Normatividad vigente
funcionarios y empleados de la entidad y demás partes Matriz de Requisitos
Ambiental)
interesadas, por medio de inducciones, charlas, Físicos Legales
capacitaciones, comunicados internos y externos y demás Coordinador de
Fin medios que se consideren idóneos. Seguridad y
Salud en el
Trabajo

SALIDA DE LA ACTIVIDAD MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SST Y MEDIO AMBIENTE

- REQUISITO LEGAL: Son los requisitos especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a cada organización concreta. Los
hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada
organización, del territorio en el que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las
organizaciones a las que afectan.

DEFINICIONES - REQUISITO CONTRACTUAL: Aquellos requisitos acordados con los clientes, para cumplimiento particular de compromisos técnicos,
administrativos, de Salud, Seguridad y Protección del Medio Ambiente.

- OTROS REQUISITOS: Aquellos requisitos normativos que surjan de sectores en donde se realicen contratos. Ejemplo: OHSAS 18001,
ISO 14001, GTC 45, GTC 34, GTC 3701, entre otros.
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- REQUISITO VOLUNTARIO: Cualquier compromiso asumido por la empresa relativo a su interacción con el ambiente, salud y
seguridad.

- NORMATIVIDAD: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y
acciones de toda persona natural o jurídica.

- LEY: Norma expedida por el congreso de la república y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e
impersonal

- DECRETO – LEY: Acto expedido por el presidente de la república que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mandato de la
constitución en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el congreso.

- DECRETO: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el
presidente, gobernadores y alcaldes, entre otros.

- RESOLUCIÓN: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la administración pública adoptan decisiones en el ejercicio
de sus funciones.

- JURISPRUDENCIA: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos jurisdiccionales del país.

- CIRCULAR: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

- ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

- NTC: Norma Técnica Colombiana, documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que suministra,
para uso común y repetido, reglas, directrices y características para las actividades o sus resultados, encaminadas al logro del grado
óptimo de orden en un contexto dado. Por lo tanto, la Norma técnica colombiana es aprobada o adoptada como tal, por el organismo
nacional de normalización.

- NOTINET: Noticiero Jurídico Normativo vía Internet de Colombia, operando desde 1998, editando información emanada de las Altas
cortes y de los diferentes entes gubernamentales.

Si a ello fuere necesario, como establecer, determinar, orientar, etc. aspectos relacionados con el proceso, documentación, registros, etc. o lineamientos de carácter
OBSERVACIONES
nacional o regional.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ
BELEN GOMEZ
0 Emisión Inicial OSCAR VILLAMIZAR MENESES
Coordinadora Grupo de Seguridad y
Secretario General
Salud en el Trabajo
Se actualiza:
1. Nombre del procedimiento
2. Objetivo
12 de Marzo
de 2015 3. Alcance
1 4. Se incluyen unas definiciones
5. Se modifica el desarrollo del
procedimiento y se anexa el diagrama de
flujo.
Director Sistemas Integrados de
2 03 de Noviembre de Actualización de código, versión y fecha por Director Sistemas Integrados de
Gestión
2015 migración del sistema Gestión

MONICA LILIANA BARBOSA

Coordinadora de Seguridad y Salud en el CAMILO ARENAS VALDIVIESO
Se modifica la plantilla del procedimiento y se Trabajo Secretario General
3 23/03/2017 agrega los responsables de ambiental y de
seguridad y salud en el trabajo

ERWING CHACON JOBEN MARTHA CECILIA OSORIO LOPEZ

Sistemas Integrados de Gestión Directora Sistemas Integrados de Gestión