BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Rumah Sakit

1. Pengertian

Menurut American Hospital Assosiation (1974)

“Rumah sakit adalah suatu alat organisasi yang terdiri tenaga

medis professional yang terorganisir serta sarana kedokteran yang
permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan
yang berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang
diderita oleh pasien.”

Menurut Wolper dan Pena (1997)

“Rumah sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan

menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik
untuk untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan tenaga profesi kesehatan
lainnya diselenggarakan.”

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia nomor 44 tahun 2009

tentang rumah sakit dinyatakan bahwa rumah sakit adalah institusi pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara

paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat

darurat.

Menurut PerMenkes RI No.195b/Per/II/1998 tentang Rumah sakit adalah

“sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan

serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga kesehatan dan penelitian.”

Berdasarkan beberapa pengertian diatas maka dapat di simpulkan bahwa

rumah sakit adalah intitusi pelayanan kesehatan paripurna yang terdiri atas tenaga

kesehatan profesional yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan
 gawat darurat serta tempat dimana pendidikan klinik dan penelitian

diselenggarakan. Berdasarkan Undang-Undang nomor 44 tahun 2009 dinyatakan

bahwa penylenggaraan Rumah sakit bertujuan untuk :

A. Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan

B. Memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat,

lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit.

C. Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah sakit;

dan

D. Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber daya

manusia rumah sakit dan Rumah sakit.

2. Fungsi

Sesuai dengan pengertian tersebut maka rumah sakit merupakan sarana pelayanan

kesehatan yang paling penting dan kompleks dalam memberikan pelayanan

kepada masyarakat. menurut Per/Menkes/Per/1998, fungsi rumah sakit adalah :

A. Menyediakan dan menyelenggarakan pelayanan medik, penunjang medik,

rehabilitasi, pencegahan, dan peningkatan kesehatan.

B. Menyediakan tempat pendidikan dan atau latihan tenaga medik dan

paramedik.

C. Sebagai tempat penelitian dan pengembangan ilmu dan teknologi bidang

kesehatan.

2.2. Konsep rekam medis

A. Pengertian
 Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Revisi II dalam bukunya

yang berjudul pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis rumah sakit

di Indonesia (2006:11) diartikan bahwa Rekam medis adalah :

“Keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang

identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnose serta
segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat.”

Menurut Edna K Huffman (1994) Rekam medis adalah :

“Berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan

bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa
perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan
yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk
mengidentifikasi pasien , membenarkan diagnosis dan pengobatan serta
merekam hasilnya.

Menurut peraturan menteri kesehatan no 269/MENKES/PER/III/2008

menyebutkan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

Berdasarkan pengertian-pengertian rekam medis diatas dapat disimpulkan

bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan keterangan yang tertulis

maupun yang terekam tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien baik saat rawat inap,

rawat jalan, atau gawat darurat.

B. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis

A. Tujuan Rekam Medis

 Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di

rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang

baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit

sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan

salah satu factor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di

rumah sakit. (Dirjen Bina Yanmed, 2006:13)

B. Kegunaan Rekam Medis

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Revisi II dalam

bukunya yang berjudul pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam

medis rumah sakit di Indonesia (2006:11) kegunaan Rekam medis dapat

dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

a. Aspek Administrasi

Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai

administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan

wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan

paramedic dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena

catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan

dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu

 pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen risiko klinis

serta keamanan/keselamatan pasien dan kendali biaya.

c. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas

dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta

penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

d. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena

isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek keuangan.

e. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian

karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat

dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan

f. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,

karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada

pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai

bahan/referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi
 Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,

karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus

didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban

dan laporan rumah sakit.

C. Isi Rekam Medis

Rekam medis pasien rawat inap (Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008,

pasal 3 ayat (2)). Data pasien rawat inap yang dimasukkan dalam rekam medis

sekurang-kurangnya antara lain :

A. Identitas pasien.

B. Tanggal dan waktu.

C. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit).

D. Hasil medis pemeriksaan fisik dan penunjang.

E. Diagnosis.

F. Rencana penatalaksanaan / TP (Treatment Planning).

G. Persetujuan tindakan bila perlu.

H. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan.

I. Ringkasan pulang (discharge summary).

J. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu

yang memberikan pelayanan kesehatan.

K. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.

L. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi odontogram klinik.

D. Dasar Hukum Rekam Medis

A. Undang-Undang No.36 tahun 2009 tentang kesehatan.

 B. Undang-Undang No.7 tahun 1991, tentang ketentuan-ketentuan pokok

kearsipan.

C. Peraturan pemerintah No.10 tahun 1996, tentang wajib simpan rahasia

kedokteran/lembaran Negara tahun 1996 No.21; tambahan lembaran

Negara No.2830.

D. Peraturan menteri kesehatan RI No.269 tahun 2008 tentang rekam medis

yang mencabut SK Menkes RI No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang

rekam medis.

E. Kep.Menkes RI No.081/Birhup/1972 yang menyatakan agar semua rumah

sakit diharuskan mengerjakan medical record dan reporting hospitaly

statistic.

F. Kep.Menkes RI No.034/Birhup/1972 tentang perencanaan dan

pemeliharaan rumah sakit guna menunjang terselenggaranya rencana

induk (master plan) yang baik.

G. Kep.Menkes RI No.134/Menkes/SK/IV/78 tentang susunan organisasi dan

tata kerja rumah sakit umum.

H. Kep.Dirjen pelayanan medik No.78/YanMed/RSUDIK/YNU/1991 tentang

petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan rekam medis (SK No.375/ PB/

A.4/ 88-8 Feb 1988) yang menekankan bahwa praktek profesi kedokteran

harus melaksanakan rekam medis.

E. Kegiatan Rekam Medis

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (Dep Kes RI 2006:6)

kegiatan rekam medis meliputi hal-hal sebagai berikut :

A. Penerimaan pasien

Penerimaan pasien dilakukan pada penerimaan pasien baru dan pasien

lama, baik itu rawat jalan, rawat inap, maupun unit gawat darurat. Di

tempat pendaftaran dilakukan pencatatan tentang identitas pasien.

B. Perekaman kegiatan pelayanan medis

Penanggungjawab pengisian rekam menurut direktorat Jenderal Bina

Pelayanan Medik (Dep Kes RI 2006:35) adalah sebagai berikut:

a. Dokter umum, dokter spesialis, dan dokter gigi yang melayani

pasien di rumah sakit

b. Dokter tamu yang melayani pasien di rumah sakit

c. Residen yang melakukan penitraan klinik

d. Tenaga paramedis perawatan dan tenaga paramedis non perawatan

C. Pengolahan rekam medis

Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (Dep Kes RI 2006:35) terdiri

dari:

a. Assembling (perakitan rekam medis)

Suatu kegiatan merakit, menyusun formulir-formulir rekam

medis yang kosong dan menyimpannya ke sampul rekam medis,

sehingga rekam medis tersebut siap digunakan, tertata rapi baik

dari segi kuantitas maupun dari segi kualitasnya.

b. Coding (pemberian kode)

Pemberian suatu penetapan kode dengan menggunakan

huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili
 komponen data. Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada

didalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya diindeks

agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk

menunjang fungsi perencanaan, manajemen dan riset bidan

kesehatan.

c. Indexing (tabulasi)

Membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat

kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau

komputerisasi).

Adapun jenis indeks yang biasa dibuat yaitu:

1) Indeks Pasien

2) Indeks Penyakit (Diagnosis) Dan Operasi

3) Indeks Obat-Obatan

4) Indeks Dokter

5) Indeks Kematian

D. Penyimpanan rekam medis

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (Dep Kes RI 2006:35)

ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat panyimpanan adalah:

a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruangan rekam medis

tanpa kartu permintaan/kartu keluar. Peraturan ini tidak hanya

berlaku bagi orang-orang rekam medis.

b. Seorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban

untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat pada

 waktunya. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu

rekam medis diperbolehkan tidak berada di tempat rak

penyimpanan.

c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali

permintaan pengadilan.

d. Dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang dibawa ke ruang

kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medisnya harus

dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.

E. Pelaporan rumah sakit

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (Dep Kes RI 2006),

pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan

untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat yang

secara garis besar jenis pelaporan di rumah sakit dibedakan menjadi dua

kelompok yaitu laporan ekstern dan laporan intern rumah sakit.

F. Alur rekam medis rawat inap

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006:39) alur berkas rekam

medis rawat inap adalah sebagai berikut :

A. Setiap pasien yang membawa surat permintaan rawat inap dari dokter

poliklinik. Instalasi gawat darurat, menghubungi tempat penerimaan

pasien rawat inap, sedang pasien rujukan dari pelayanan kesehatan lainnya

terlebih dahulu diperiksa oleh dokter rumah sakit bersangkutan.

B. Apabila tempat tidur di ruang rawat inap yang dimaksud masih tersedia

petugas menerima pasien mencatatat dalam buku register penerimaan

 pasien rawat inap : nama, Nomor RM, Identitas dan data social lainnya.

Serta menyiapkan/mengisi data identitas pasien pada lembaran masuk

(RM).

C. Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputeriasasi, pada

saat pasien mendaftar untuk dirawat petugas langsung mengentri data-data

pasien meliputi nomor rekam medis, nomor registrasi, nomor kamar

perawatan dan data-data penunjang lainnya.

D. Apabila diberlakukan sistem uang muka, khusus pasien non askes dan

dianggap mampu, pihak keluarga pasien diminta menghubungi bagian

keuangan untuk membayar uang muka perawatan sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

E. Petugas penerimaan pasien rawat inap mengirimkan berkas rekam medis

bersama-sama dengan pasiennya ke ruang rawat inap dan dicatat pada

buku register.

F. Pasien diterima oleh petugas di ruang rawat inap dan dicatat pada buku

register.

G. Dokter yang bertugas mencatat tentang riwayat penyakit, hasil

pemeriksaan fisik, terapi serta semua tindakan yang diberikan kepada

pasien pada lembaran-lembaran rekam medis dan menandatanganinya.

Perawat/bidan mencatat pengamatan mereka terhadap pasien dan

pertolongan perawatan yang mereka berikan kepada pasien ke dalam

catatan perawat/bidan dan membubuhkan tanda tangannya, serta mengisi

lembaran grafik tenteng suhu, nadi, dan pernapasan seorang pasien.

H. Selama di ruang rawat inap, perawat / bidan menambah lembaran-

lembaran rekam medis sesuai dengan pelayanan kebutuhan pelayanan

yang diberikan kepada pasien.

I. Perawat atau bidan berkewajiban membuat sensus harian yang

memberikan gambaran mutasi pasien mulai 00.00 sampai dengan 24.00.

sensus harian dibuat rangkap 3 ditanda tangani kepala ruang rawat inap,

dikirim ke instalasi rekam medis, tempat penerimaan pasien rawat inap

dan satu lembar arsip ruang rawat inap. Pengiriman sensus harian paling

lambat jam 08.00bpagi hari berikutnya.

J. Petugas ruangan memeriksa kelengkapan rekam medis pasien sebelum

diserahkan ke instalasi rekam medis.

K. Setelah pasien keluar dari rumah sakit berkas rekam medis pasien segera

dikembalikan ke instalasi rekam medis paling lambat 24 jam setelah

pasien keluar, secara lengkap dan benar.

L. Petugas instalasi rekam medis mengolah berkas rekam medis yang sudah

lengkap, melewati proses-proses pengkodean, analisa hingga penyimpanan

kembali berkas rekam medis yang kemudian diperoleh data hasil

pengolahan dalam bentuk laporan statistik rumah sakit.

 Gambar 2.1

Alur Berkas Rekam Medis Rawat Inap

Sumber : Dirjen Yanmed (1997:34)

2.3. Konsep rawat inap

1. Pengertian

Rawat inap (opname) adalah istilah yang berarti proses perawatan pasien

oleh tenaga kesehatan professional akibat penyakit tertentu, dimana pasien

diinapkan di suatu ruangan di rumah sakit. Unit rawat bertanggung jawab

terhadap data dan pelayanan medis pasien yang dirawat inap (Dirjen Yanmedik

Depkes RI, 2005)

Penerimaan pasien rawat inap dinamakan admitting office atau sering

dinamakan sentral opname. Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk

 dirawat di rumah sakit. Tata cara penerimaan pasien yang disebut admitting

procedure harus wajar sesuai keperluannya (Depkes RI, 1997).

“ Inpatient refers to a patient who is receiving health care services and is

provided room, board, and continuous nursing service in a unit or area of the

hospital”. Artinya rawat inap mengacu pada pasien yang menerima layanan

kesehatan dan member ruang, papan dan pelayanan berkesinambungan di unit

atau wilayah rumah sakit (Ray dan Tim, 1996).

2. Isi rekam medis rawat inap

Menurut permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 pasal 3 ayat (2) isi

rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat :

A. Identitas pasien;

B. Tanggal dan waktu;

C. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit;

D. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;

E. Diagnosis;

F. Rencana penatalaksanaan;

G. Pengobatan dan/atau tindakan;

H. Persetujuan tindakan bila diperlukan;

I. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;

J. ringkasan pulang;

K. nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu

yang memberikan pelayanan kesehatan;

 L. pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu; dan

M. untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.

2.4. Konsep Analisis Kelengkapan Rekam Medis

1. Pengertian Kelengkapan

Menurut Huffman (1999:22) kelengkapan rekam medis adalah “kajian/telaah isi

rekam medis berkaitan dengan pendokumentasian, pelayanan dan atau menilai

kelengkapan rekam medis”.

2. Tujuan Analisis Kelengkapan

Tujuan analisis kelengkapan adalah untuk mendefinisikan omisi (kelupaan) yang

jelas dan selalu terjadi, yang bisa diperbaiki dengan mudah pada prosedur rumah

sakit. Prosedur ini membuat catatan medis lebih lengkap untuk dirujuk pada

asuhan yang berkesinambungan untuk melindungi kepentingan hukum pasien,

dokter dan rumah sakit, untuk memenuhi persyaratan lisensi, akreditasi dan

sertifikasi. (Huffman,1994:228)

3. Jenis-Jenis Analisis Kelangkapan

Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:79) agar diperoleh

kualitas rekam medis yang optimal perlu dilakukan audit dan analisis rekam

medis dengan cara meneliti rekam medis yang dihasilkan oleh staf medis dan para

medis serta hasil-hasil pemeriksaan dari unit-unit penunjang medis sehingga

kebenaran penempatan diagnose dan kelengkapan rekam medis dapat

dipertanggung jawabkan. Disamping rumah sakit staf medis dapat terhindar dari

gugatan mal praktek. Proses analisa rekam medis ditujukan kepada dua hal yaitu :

A. Analisis kuantitatif
 Analisis kuantitatif adalah analisis yang ditujukan kepada jumlah

lembaran-lembaran rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan

meliputi kelengkapan lembaran medis, paramedik dan penunjang medis

sesuai prosedur yang ditetapkan. Petugas akan menganalisis setiap berkas

yang diterima apakah lembaran rekam medis yang seharusnya ada pada

berkas seseorang pasien sudah ada atau belum. Jika terdapat ketidak

lengkapan berkas pasien dari lembaran tertentu, maka harus segera

menghubungi ke ruang perawatan dimana pasien dirawat (Dirjen Bina

Yanmed, 2006:79).

Menurut Hatta (2013:350) kegiatan analisis kuantitatif

dimaksudkan untuk menilai kelengkapan dan keakuratan rekam kesehatan

(RK) rawat inap dan rawat jalan yang dimiliki oleh sarana pelayanan

kesehatan. Untuk melakukannya dibutuhkan standar waktu analisis,

misalnya yang ditetapkan oleh organisasi profesi atau rumah sakit.

Analisis kuantitatif RK rawat inap dapat dilaksanakan disaat pasien masih

berada di sarana pelayanan kesehatan RS (concurrent review) ataupun

sesudah pasien pulang (retrospective review) keuntungan dari penelaahan

RK saat pasien masih di RS yaitu terjaganya kualitas kelengkapan

data/informasi klinis dan pengesahannya (adanya nama lengkap, tanda

tangan tenaga kesehatan/pasien/wali, waktu pemberian pelayanan,

identitas pasien dan lainnya) dalam RK.

Telaahan rekam kesehatan secara kuantitatif dilaksanakan dengan

mengevaluasi kelengkapan berbagai jenis formulir dan data/informasi

(manual kertas ataupun elektronis) seperti pada: (Johns, 2002; Clark,

2002).

a. Semua laporan yang dianggap penting, bentuk entry data atau

tampilan layar (pada RKE).

b. Semua laporan dan bentuk entry data atau tampilan layar, termasuk

keakuratan informasi identitas pasien (nama lengkap, nomor

pasien, kelamin, dokter yang merawat dan lainnya).

c. Semua jenis perizinan yang diperlukan pasien, ragam otorisasi atau

pengesahan yang telah ditandatangani pasien atau wali pasien yang

berwenang.

d. Semua jenis tes diagnostic yang diinstruksikan oleh dokter serta

hasilnya.

e. Pelaksanaan semua konsultasi medis yang diinstruksikan oleh

dokter dan laporan konsultan

f. Semua masukan dan laporan yang harus diberi pengesahan telah

ditandatangani serta diberi tanggal sesuai dengan peraturan

kebijakan sarana pelayanan kesehatan.

g. Riwayat dan laporan pemeriksaan fisik telah lengkap, termasuk

pendokumentasian diagnosis saat mendaftar.

h. Ringkasan riwayat pulang (resume) lengkap.

i. Dokumentasi dokter termasuk semua diagnosis utama dan

sekunder serta prosedur utama dan tambahan.

 j. Untuk pasien bedah, selain kelengkapan data diatas, juga ditelaah

kelengkapan:

1) Semua laporan anestesi saat pra dan intra serta

pascaoperasi;

2) Semua laporan operasi, laporan patologi dan catatan

perkembangan pascaoperasi;

3) Semua laporan ruang pemulihan (recovery room) dan

catatan perkembangan;

k. Untuk pasien yang meninggal saat dirawat dan diautopsi memiliki

laporan awal dan akhir proses autopsy.

Informasi yang hilang atau belum lengkap harus dilaporkan secara

manual dengan mengisi lembar kekurangan (deficiency note) atau melalui

komputerisasi (bagi yang telah melaksanakan MIK secara elektronik).

Selanjutnya praktisi MIK segera memberitahu pihak yang memberikan

pelayanan agar segera melengkapinya. Secara berkala unit kerja MIK

memberikan laporan tentang tingkat kekurangan yang ada dari waktu ke

waktu kepada manajemen RS sebagai umpan balik.

B. Analisis kualitatif

Analisis kualitatif adalah analisa yang ditujukan kepada mutu dan

setiap berkas rekam medis. Petugas akan mengambil dan menganalisa

kualitas rekam medis pasien sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan.

Analisa kualitatif meliputi penelitian terhadap pengisian lembar rekam

medis baik oleh staf medis, para medis dan unit penunjang medis lainnya.
 Ketidak lengkapan dalam pengisian rekam medis akan mempengaruhi

mutu rekam medis, mutu rekam medis akan mencerminkan baik tidaknya

mutu pelayanan di suatu rumah sakit (Dirjen Bina Yanmed, 2006:79).

Komponen analisis kualitatif adalah sebagai berikut (Huffman,

1994:232) :

a. Review kelengkapan dan kekonsistenan diagnosa.

b. Review kekonsistenan pencatatan diagnosa.

c. Review pencatatan hal-hal yang dilakukan pada saat perawatan dan

pengobatan.

d. Review adanya informed consent yang seharusnya ada.

e. Review cara/praktek pencatatan.

f. Review hal-hal yang berpotensi menyebabkan tuntutan ganti rugi.

Analisis kualitatif medis adalah kegiatan analisis rekam kesehatan

yang bertujuan untuk mengetahui sejauh apa kualitas pelayanan medis

yang diberikan kepada pasien berdasarkan pemanfaatan kelengkapan

informasi medis (Hatta, 2012:357).

4. Kelengkapan Isi Rekam Medis

Berdasarkan KEPMENKES RI No.12/MENKES/SK/II/2008 tentang

Standar Pelayanan Minimal (SPM) rumah sakit yang didalamnya terdapat

informasi mengenai standar pelayanan rekam medis rumah sakit yaitu

kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan dan

kelengkapan informed consent setelah mendapatkan informasi yang jelas

memiliki standar yaitu 100%, selain itu juga dijelaskan bahwa waktu penyediaan
 dokumen rekam medis rawat inap yaitu kurang dari sama dengan 15 menit serta

yang penanggung jawab dalam pelayanan tersebut terpusat pada kepala instalasi

rekam medis pada setiap rumah sakit.

Kelengkapan pengisian rekam medis adalah rekam medis yang telah diisi

lengkap oleh dokter dalam waktu kurang dari sama dengan 24 jam setelah selesai

pelayanan rawat jalan atau setelah pasien rawat inap diputuskan untuk pulang

yang meliputi identitas pasien, anamnesis, rencana asuhan, pelaksanaan asuhan,

tindak lanjut dan resume.

5. Ketidaklengkapan Rekam Medis

A. Alasan Ketidaklengkapan Rekam medis

Huffman (1994:233) mengemukakan bahwa pengisian atau pencatatan

rekam medis kemungkinan tidak lengkap atau tidak sesuai dengan

ketentuan hal tersebut dikarenakan :

a. Pelaksanaan pendokumentasian dilakukan oleh banyak pemberi

pelayanan kesehatan.

b. Rekam medis diciptakan sebagai aktifitas sekunder mengiringi

jalannya pelayanan pasien, maka pendokumentasiannya bisa saja

tidak seakurat dan selengkap yang ditetapkan atau diinginkan.

c. Kesibukan seorang dokter sehingga catatan bisa pada formulir

yang salah serta terburu-buru sehingga tidak terbaca.

d. Perawat yang sibuk melayani pasien menjadi lupa mencatat hal-hal

yang berkaitan dengan pengobatan pasien.

 Agar rekam medis dapat terisi dengan lengkap sesuai

ketentuan dan kebutuhan, maka harus dilakukan pengkajian atau

analisis dari isi rekam medis sehingga rekam medis tersebut

mampunyai nilai guna.

B. Waktu Analisis

Proses analisis rekam medis ditujukan pada 2 hal yakni analisis kuantitatif

dan analisis kualitatif. Adapun waktu untuk melakukan analisis menurut

Huffman (1994:226) dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

a. Retrospective Analysis

Yaitu analisis yang dilakukan setelah pasien pulang. Hal ini sering

dilakukan karena dapat menganalisis rekam medis secara

keseluruhan walaupun hal ini dapat memperlambat proses

melengkapi yang kurang

b. Concurrent Analysis

Yaitu analisis yang dilakukan pada saat pasien masih dirawat atau

selama perawatan berlangsung. Analisis dilakukan di ruang

perawatan untuk mengidentifikasi kekurangan atau

ketidaksesuaian.

C. Prosedur atau Cara Analisis Ketidaklengkapan

a. Menerima rekam medis dari unit rawat jalan, UGD, maupun rawat

inap.

b. Memeriksa susunan formulir rekam medis dan merapikannya

 c. Mengambil checklist ketidaklengkapan formulir rekam medis

rawat jalan, UGD, maupun rawat inap.

d. Mencatat nama pasien atau nomor rekam medis dari rekam medis

yang akan diperiksa pada formulir ketidaklengkapan.

e. Memeriksa pengisian atau pencatatan pada setiap lembar, setiap

item pertanyaan pada semua formulir rekam medis apakah sudah

diisi dengan lengkap atau belum.

f. Apabila formulir lengkap, maka memberikan tanda titik pada

kolom yang disediakan.

g. Apabila ada yang belum lengkap, maka memberikan tanda

checklist pada kolom yang disediakan.

h. Mencatat item yang tidak lengkap dan petugas yang bertanggung

jawab melengkapinya.

i. Mencatat nomor rekam medis dan nama petugas yang bertanggung

jawab melengkapinya.

j. Menyerahkan rekam medis yang tidak lengkap beserta buku

ekspedisinya ke bagian distribusi untuk didistribusikan dan

dilengkapi oleh petugas yang akan melengkapi.

k. Menyerahkan rekam medis yang lengkap ke bagian koding

D. Prosedur atau Cara Menghitung Presentase Ketidaklengkapan

Setelah dilakukan pemeriksaan ketidaklengkapan, maka

selanjutnya dapat dilakukan pengolahan data atau laporan tentang berapa

banyak rekam medis yang tidak lengkap pada suatu periode tertentu.
Tujuan dari pengolahan data rekam medis yang tidak lengkap adalah

sebagai alat pengontrolan agar rekam medis selalu terisi atau tercatat

dengan lengkap sehingga rekam medis memiliki informasi yang lengkap,

akurat dan up to date.

Berikut ini adalah langkah atau prosedur pengolahan data rekam medis

yang tidak lengkap :

a. Rekam medis yang telah diperiksa kelengkapannya dikumpulkan.

b. Dipilih atau dipisahkan antara rekam medis yang lengkap dan tidak

lengkap.

c. Menghitung jumlah rekam medis yang tidak lengkap.

d. Setelah diketahui jumlahnya, maka dapat diketahui presentase

ketidaklengkapan dengan menggunakan rumus Incomplete Medical

Record.

e. Setelah dihitung rekam medis yang lengkap, kemudian dikirim ke

petugas yang harus melengkapinya disertai tanda terima.

f. Setelah melewati waktu pengisian ketidaklengkapan (14 hari)

maka rekam medis tersebut dilihat apakah sudah kembali atau

belum.

g. Apabila masih ada yang belum dilengkapi juga, maka rekam medis

tersebut termasuk kedalam Delinguent Medical Record.

h. Rekam medis tersebut dihitung presentasinya sesuai rumus

Delinguent Medical Record.

 Pengolahan rekam medis yang tidak lengkap dapat dilakukan

dengan :

a. Statistik Ketidaklengkapan

Pengontrolan ketidaklengkapan dengan statistik ketidaklengkapan

yaitu : dengan mengolah data rekam medis yang tidak lengkap dan

menyajikan angka ketidaklengkapan, sehingga dapat dijadikan

peringatan untuk memperbaiki pencatatan rekam medis yang tidak

lengkap. Statistic ketidaklengkapan dapat dihitung dengan dan

Delinguent Medical Record.

1) Incomplete Medical Record (Huffman, 1994:237)

Adalah rekam medis dengan kekurangan yang spesifik

yang masih dapat dilengkapi oleh pemberi pelayanan

kesehatan, dapat dicari dengan rumus :

Inc.MR Rate =

2) Delinguent Medical Record (Huffman, 1994:237)

Adalah rekam medis yang masih tidak lengkap sesudah

melewati batas waktu yang ditentukan dan dapat dicari

dengan rumus :

D.MR Rate =

3) Sedangkan menurut Depkes angka ketidaklengkapan

catatan medis (KLPCM)(Depkes-WHO) dapat dihitung

dengan rumus :

KLPCM =
b. Pencatatan Kekurangan Dari Rekam Medis

(Huffman, 1994:240) mengemukakan bahwa rumah sakit harus

tahu jika ada rekam medis yang perlu dilengkapi dan apa saja

kekurangannya. Identifikasi ketidaklengkapan rakam medis dapat

dilakukan dengan cara :

1) Membuat catatan kecil dan diletakan langsung dalam rekam

medis atau sumber tanda dengan selotip/stempel di map

rekam medis.

2) Dokter/perawat secara rutin datang ke unit rekam medis.

3) Rekam medis yang tidak lengkap dikirim ke tempat yang

telah ditetapkan atau diletakan di ruang perawat atau

dikirim ke ruang masing-masing petugas yang mengisi

ketidaklengkapan (tergantung pada kesepakatan akan

dilengkapi dimna), yang pasti rekam medis tidak boleh

dibawa keluar rumah sakit, karena sewaktu-waktu pasien

bisa datang untuk berobat terutama dalam keadaan gawat

darurat atau keperluan lain serta mencegah hilangnya

rekam medis dan menjamin kerahasiaan rekam medis.

c. Final Chart Check

Huffman (1994:242) mengemukakan bahwa sebagai laoran akhir

dari ketidaklengkapan atau analisa kuantitatif beguna untuk

mengecek berkas rekam medis yang telah dilengkapi. Rekam

medis perlu dilengkapi tepat waktu karena Incomplete Medical

 Record menurunkan kualitas pelayanan kesehatan yang

mempengaruhi kualitas rumah sakit. Bila petugas yang harus

melengkapi sudah pindah atau meninggal dunia maka rekam medis

tersebut dikategorikan sebagai Incomplete Medical Record dan

biasanya komite rekam medis mereview dan member catatan.

E. Penanganan Pencatatan Yang Tidak Dapat Dilengkapi

Huffman (1994:242) mengemukakan bahwa untuk penanganan reakam

medis yang tidak dapat dilengkapi agar tidak terulang lagi atau mendorong

para petugas yang mengisi rekam medis dapat mengisi dengan lengkap

dan benar, maka dapat dilakukan beberapa upaya tergantung pada situasi,

karena situasi mempunyai solusi yang berbeda diantaranya :

a. Jika pada analisis kuantitatif dan analisis kualitatif ternyata pada

pendokumentasian yang tidak dapat dilengkapi atau dikoreksi

sesuai yang telah ditetapkan, petugas rekam medis harus

menyampeikan ke bagian hokum staf medis/manager, administrasi

rumah sakit dan kode etik profesi rekam medis.

b. Mengulang desain formulir, jika ada item tertentu yang sering

tidak diisi perlu dihilangkan atau ditambahkan.

c. Petugas kesehatan dapat dihubungkan langsung mengenai

pencatatan yang jelek.

d. Informasi pencatatan yang jelek dapat diberitakan di majalah

rumah sakit.
 e. Kliping mengenai kasus malpraktek akibat pencatatan rekam medis

yang jelek dapat dimasukan ke dalam bulletin.

f. Identifikasi awal dan analisis secara cepat dan berusaha keras

mengurangi kejadian yang berpotensi mengakibatkan ganti rugi.

g. Memberikan pelatihan/sosialisasi mengenai rekam medis.

h. Memberikan sanksi kepada petugas yang mengisi rekam medis

tidak lengkap dan tidak benar

2.5. Konsep Mutu

1. Pengertian Mutu

Kata “Mutu” berasal dari bahasa inggris, “Quality” yang berarti kualitas.

Dengan hal ini, mutu berarti merupakan sebuah hal yang berhubungan dengan

gairah dan harga diri. Sesuai keberadaannya, mutu dipandang sebagai nilai

tertinggi dari suatu produk atau jasa.

Menurut Crosby, mutu adalah sesuai yang disyaratkan atau distandarkan

(Conformance to requirement), yaitu sesuai dengan standar mutu yang telah

ditentukan, baik inputnya, prosesnya maupun outputnya.

2. Analisa Mutu Rekam Medis

A. Mutu dalam pengisian memang menjadi tanggung jawab para tenaga

kesehatan. Sebab merekalah yang melaksanakan perekaman medis. Hal ini

juga dijelaskan dalam UU Praktik Kedokteran No. 29 tahun 2004 pasal 46

ayat (1) : “Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik

kedokteran wajib membuat rekam medis”.

 B. Selanjutnya dalam pasal (2) disebutkan bahwa “Rekam Medis

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus segera dilengkapi setelah

pasien selesai menerima pelayanan kesehatan.

C. Dalam ayat (3) disebutkan bahwa “Setiap catatan rekam medis harus

dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan petugas yang memberikan

pelayanan atau tindakan”.

Sewaktu berkas rekam medis tiba di instalasi rekam medis maka petugas yang

menerimanya harus memeriksa apakah berkas rekam medis yang diterima tersebut telah

lengkap secara kualitas maupun kuantitas. Kegiatan ini disebut penganalisaan mutu

(qualitative analysis). Yang dilakukan petugas rekam medis dalam penganalisaan mutu

rekam medis antara lain :

A. Rekam medis yang mengandung unsure ketidaktepatan ataupun bila ada

penghapusan yang dapat menyebabkan rekam medis menjadi tidak akurat

dan tidak lengkap.

B. Untuk melaksanakan tugas penganalisaan biasanya tugas ini dilakukan

oleh petugas rekam medis yang sudah mahir dan mendapat pendidikan

khusus. Yaitu diperlukan pengetahuan tentang ilmu terminologi medis,

anatomi, fisiologi, dasar-dasar proses kepenyakitan, isi rekam medis, dan

standar medis yang digunakan.

C. Berdasarkan penjelasan pasal 46 UU Praktik Kedokteran No. 29 ayat (2)

bahwa “Dalam hal terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan pada

rekam medis, berkas dan catatan tidak boleh dihilangkan atau dihapus

dengan cara apapun. Perubahan catatan atau kesalahan dalam rekam medis
 hanya dapat dilakukan dengan pencoretan dan dibubuhi paraf petugas

yang bersangkutan”.

D. Selanjutnya pada penjelasan pasal 46 ayat (3) menyatakan : “yang

dimaksud dengan ‘petugas’ adalah dokter atau dokter gigi atau tenaga

kesehatan lain yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien.

Apabila dalam pencatatan rekam medis menggunakan teknologi informasi

elektronik, kewajiban membubuhi tanda tangan dapat diganti dengan

menggunakan nomor identitas pribadi (personal identification number)”.

Jadi, bila ada berkas rekam medis yang juga tidak memenuhi kebutuhan ketetapan

diatas maka petugas rekam medis wajib meminta dokter atau dokter gigi atau tenaga

kesehatan lain yang memberikan pelayanan terhadap pasien untuk melengkapinya.

Petugas rekam medis hanya boleh memasukan berkas rekam medis yang telah lengkap

kedalam rak penjajaran (filling shelves).

Rekam medis harus dianalisa mutunya karena :

A. Agar rekam medis lengkap dan dapat digunakan bagi referensi pelayanan

kesehatan, melindungi ninat hukum, sesuai dengan peraturan yang ada.

B. Menunjang informasi untuk aktifitas penjamin mutu (quality assurance).

C. Membantu penetapan diagnosis dan prosedur pengkodean kepenyakitan.

D. Bagi riset medis, studi administrasi dan penggantian biaya perawatan.

2.6. Konsep Sistem

1. Pengertian
 Menurut markus (2010:1) pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang

terdiri dari beberapa factor yang berhubungan atau diperkirakan berhubungan

serta satu sama lain saling mempengaruhi, dan secara sadar dipersiapkan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem mempunyai karakteristik atau sifat

tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, linkungan luar

sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.

A. Komponen sistem (components)

Terjadinya interaksi dari sejumlah komponen yang bekerjasama dan membentuk

suatu kesatuan.

B. Batasan sistem (boundary)

Merupakan area yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan

menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

C. Lingkungan luar sistem (environment)

Merupakan apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Lingkungan luar dari sistem ini dapat bersifat menguntungkan, tetapi juga

merugikan.

D. Penghubung sistem (interface)

Merupakan media yang menghubungkan antara sub sistem dengan subsistem

lainnya. Melalui penghubung ini dimungkinkan sumber daya mengalir dari satu

subsistem ke subsistem lainnya. Dengan adanya penghubung satu subsistem dapat

berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

E. Masukan sistem (input)

 Merupakan energy yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan ini dapat berupa

masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input adalah energy yang

dimasukkan agar sistem tersebut dapat berjalan.

F. Keluaran sistem (output)

Merupakan energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran ini dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

G. Pengolahan sistem (proses)

Suatu sistem dapat mempunyai satu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahnya.

H. Sasaran sistem (objective)

Sistem dikatakan berhasil apabila berhasil menguasai sasaran atau tujuannya.

Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

2. Ciri-ciri sistem

Menurut Shode dan Voich (Azwar 1974:20), ciri-ciri sistem dibedakan atas enam

macam yaitu:

A. Sistem mempunyai tujuan dan karena itu semua prilaku yang ada pada sistem

pada dasarnya bermaksud mencapai tujuan tersebut.

B. Sistem sekalipun terdiri dari berbagai bagian atau elemen, tetapi secara

keseluruhan merupakan sesuatu yang bulat dan utuh jauh melebihi kumpulan

bagian atau elemen tersebut.

C. Berbagai bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem saling terkait,

berhubungan serta berinteraksi.

 D. Sistem bersifat terbuka dan selalu berinteraksi dengan sistem lain yang lebih

luas, yang biasanya disebut dengan lingkungan.

E. Sistem mempunyai kemampuan transformasi, artinya mampu mengubah

sesuatu menjadi sesuatu yang lain. Dengan perkataan lain, sistem mampu

mengubah masukan menjadi keluaran.

F. Sistem mempunyai mekanisme pengendalian, baik dalam rangka menyatukan

berbagai bagian atau elemen, atau dalam rangka mengubah masukan menjadi

keluaran.

3. Unsur sistem

Telah disebutkan bahwa sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang

saling berhubungan dan mempengaruhi. Adapun yang dimaksud dengan bagian

atau elemen ialah sesuatu yang mutlak yang harus ditemukan, yang jika tidak

demikian, maka tidak ada yang disebut dengan sistem tersebut. Bagian atau

elemen tersebut banyak macamnya, yang jika disederhanakan dapat

dikelompokan dalam enam unsur yaitu:

A. Masukan

Yang dimaksud dengan masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang

terdapat dalam sistem dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem

tersebut.

B. Proses

Yang dimaksud dengan proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang

terdapat dalam sistem dan yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi

keluaran yang direncanakan.

 C. Keluaran

Yang dimaksud dengan keluaran adalah kumpulan bagian atau elemen yang

dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem.

D. Umpan Balik

Yang dimaksud dengan umpan balik adalah kumpulan bagian atau elemen

yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi

sistem tersebut.

E. Dampak

Yang dimaksud dengan dampak adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran

suatu sistem.

F. Lingkungan

Yang dimaksud dengan lingkungan adalah dunia luar sistem yang tidak

dikelola oleh sistem tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap sistem

4. Klasifikasi sistem

Jogiyanto (2005:6) mengemukakan bahwa sistem dapat diklasifikasikan

dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

A. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (Physical System).

Sistem abstrak adalah “sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik” (contoh: sistem teologia). Sistem fisik adalah

“sistem yang ada secara fisik” (Contoh sistem Komputer).

B. Sistem Alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human made

system)
 Sistem alamiah adalah “sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak

dibuat manusia”. (contoh : Sistem perputaran bumi).

Sistem buatan manusia adalah “sistem yang dirancang oleh manusia dan

melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin”. (contoh : sistem

informasi) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi,interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti

sehingga keluarannya dapat diramalkan.

C. Sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu (Probabilistic

System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi,interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti

sehingga keluarannya dapat diramalkan.

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

D. Sistem tertutup (Closed System) dan sistem terbuka(Open System)

Sistem tertutup adalah “sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya”•. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak

ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed

system.

Sistem terbuka adalah “sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya”•. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

 keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainya, sehingga harus

memiliki sistem pengendalian yang baik.

5. Metode pengujian sistem

Menurut Hanif (2007:170) metode pengujian sistem diantaranya :

A. Stub Testing

Stub testing adalah pengujian yang difokuskan pada pengujian struktur

kendali sebelum semua modul dituliskan. Pengujian ini penting untuk

mengecek apakah struktur kendali sudah memetakan kinerja keseluruhan

modul secara tepat.

B. Unit Testing

Ada dua metode untuk unit testing, yaitu :

a. Black Box Testing

Pada black box testing, cara pengujiannya dilakukan dengan

menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian

diamati apakah hasil sudah sesuai yang diinginkan. Jika ada yang

tidak sesuai maka penyelesaiannya diteruskan pada pengujian

kedua yaitu White Box Testing.

b. White Box Testing

White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam

modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan

menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak, jika ada modul yang

menghasilkan output yang tidak sesuai, maka baris program,

 variable, dan parameter yang terlibat dalam unit di cek satu persatu

dan diperbaiki, kemudian di compile ulang.

C. Intergration Testing

Setelah unit testing selesai, maka pengujian berikutnya adalah pengujian

interaksi dari modul-modul yang menyusun sistem informasi untuk menjamin

bahwa mereka berjalan dengan baik. Integration test terdiri dari serangkaian

tes berikut :

a. Ujicoba antarmuka

b. Ujicoba scenario pengguna

c. Ujicoba aliran data

d. Ujicoba sistem antarmuka

D. Pengujian Sistem

Tes-tes sebelumnya berhubungan dengan bagaimana perangkat lunak sistem

informasi berjalan dengan baik atau tidak. Komponen sistem informasi secara

keseluruhan tidak hanya terdiri dari perangkat lunak saja, tetapi terdiri dari

sistem transmisi data dan perangkat keras. Jika sistem terdiri dari beberapa

mesin computer yang saling berintegrasi, maka perangkat lunak harus dapat

berjalan pada semua jenis perangkat keras yang terlibat.

E. Acceptance Testing

Tes ini dilakukan untuk menjamin sistem telah melayani kebutuhan

organisasi. Ada dua tahap dalam user acceptance test, yaitu : Alpha Testing

dan Beta Testing. Alpha Testing adalah tes ini dilakukan oleh pengguna untuk

menjamin bahwa mereka menerima sistem, tes dilakukan dengan

 menggunakan data tes. Beta Testing adalah pengujian sistem menggunakan

data riil dan beta testing inilah yang menentukan apakah sistem diterima atau

harus dirancang ulang.

6. Kebutuhan-kebutuhan sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem (system requirement) menurut jogiyanto (2005:203)

yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem informasi adalah :

A. Keandalan (reliability).

B. Ketersediaan (availability).

C. Keluwesan (flexibility).

D. Skedul instalasi (installation schedule).

E. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan.

F. Kemudahan dipelihara.

2.7. Konsep analisa sistem informasi

1. Analisa Sistem

A. Pengertian

Menurut Jogiyanto (2005:129) Analisis sistem dapat didefinisikan

sebagai:

“Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam

bagian –bagian komponennya untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasikan permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan”.

B. Langkah-Langkah Analisis Sistem

Jogiyanto (2005:130) mengemukakan langkah-langkah didalam analisis

sistem hamper sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam

mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan ditahap

perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis lebih terinci. Didalam analisis

sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis

sistem sebagai berikut:

a. Identifity, yaitu mengidentifikasi masalah

1) Mengidentifikasi penyebab masalah.

2) Mengidentifikasi titik keputusan.

3) Mengidentifikasi personil-personil kunci.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

1) Menentukan jenis penelitian

2) Merencanakan jadwal penelitian

3) Mengatur jadwal wawancara

4) Mengatur jadwal observasi

5) Mengatur jadwal pengambilan sampel

6) Membuat penugasan penelitian

7) Membuat agenda wawancara

c. Analize, yaitu menganalisis sistem

1) Menganalisis kelemahan sistem

2) Menganalisis kebutuhan informasi pemakai/manajemen

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

Tujuannya :

1) Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah

 ditentukan dan dianalisis oleh analisis sistem tetapi tidak

sesuai menurut manajemen.

2) Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak

manajemen.

3) Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk

melakukan tindakan selanjutnya.

2. Sistem Informasi

A. Pengertian

Menurut Sabarguna (2005:8) Sistem Informasi adalah suatu cara yang

sudah tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi

untuk beroperasi dengan cara yang menguntungkan.

Menurut Al-Bahra (2015:14) Sistem Informasi adalah suatu sistem yang

dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi

untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

B. Komponen Sistem Informasi

Menurut Al-Bahra (2015:15) komponen sistem informasi dapat

diilustrasikan ke dalam lima komponen, seperti terlihat pada gambar berikut:

Gambar 2.2
 Lima Komponenn Sistem Informasi

Sumber: Al-Bahra (2005:15)

a. Hard ware

1) Peralatan penyimpanan data

Disk merupakan salah satu perangkat penyimpanan

data yang paling sering digunakan. Disk diorganisasikan

berupa silinder-silinder dengan tiap permukaan terdapat

head yang ditumpuk secara vertical. Head terdiri dari

beberapa track. Track dibagi menjadi sector-sektor, tiga

factor yang mempengaruhi waktu read/write block disk,

yaitu:

a) Seek time (waktu menggerakkan lengan ke silinder)

b) Rotational delay (waktu sector berputar ke head)

c) Transfer time

2) Peralatan input output

Peralatan input merupakan alat yang digunakan

untuk menerima input (energy yang dimasukkan kedalam

suatu sistem yang dapat berupa signal input atau

maintenance input).

Peralatan output merupakan suatu alat

keluaran/tampilan suatu data setelah mengalami proses.

3) Peralatan komunikasi data

 Komunikasi data adalah suatu bagian dari ilmu komunikasi

yang mengkhususkan diri pada penyampaian informasi

yang berupa teks dan gambar.

b. Software

Software merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang

ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan computer

melaksanakan tugas tertentu.

c. Data

Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan

diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur

Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun

operasional dan teknis. Prosedur menghubungkan berbagai

perintah, dan aturan yang akan menentukan rancangan dan

penggunaan sistem informasi.

e. Manusia

Manusia adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem

informasi seperti operator, pemimpin sistem informs dan

sebagainya.

C. Kegiatan Sistem Informasi

a. Input

Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk di

proses
 b. Proses

Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk

menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Output

Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas

tersebut

d. Penyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Control

Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

3. Analisa Sistem Informasi

Dari uraian diatas tersebut dapat didefinisikan bahwa analisa sistem

informasi adalah suatu pemahaman, pendefinisian, pengidentifikasian pada suatu

sistem tertentu sehingga dapat menemukan suatu data yang telah diolah yang

menjadi suatu bentuk informasi yang dapat bermanfaat bagi penerimanya.

4. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Rumah sakit adalah suatu organisasi pelayanan kesehatan yang banyak

melibatkan berbagai disiplin ilmu yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan

kesehatan, mencegah, menyembuhkan dan pemulihan penyakit terhadap

perseorangan, keluarga dan masyarakat. gustini,dkk (2011:1)

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) suatu tatanan

berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi,

 analisa dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi dibutuhkan

untuk kegiatan rumah sakit (dr. H Boys.S,2007)

2.8. Konsep diagram aliran data/Data Flow Diagram (DFD)

1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan

menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level

tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau ooutput

dari sistem. Ia akan memberi tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh

boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya

ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

2. Diagram Nol/Zero

Diagram nol adalah diagram yang menggambarkan proses dari dataflow

diagram. Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai

sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses

yang ada, aliran data, dan eksternal entity. Pada level ini sudah

adanya/digambarkannya data store yang digunakan.

3. Diagram Rinci

Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada

dalam diagram zero atau diagram level diatasnya.

4. Elemen Dasar Diagram Aliran Data

A. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)

 Sesuatu yang berada diluar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem

atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan satu kotak notasi.

Eksternal entity tidak termasuuk bagian dari sistem

Pedoman pemberian nama kesatuan luar (Eksternal Entity)

a) Nama terminal berupa kata benda

b) Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang

objeknya sama.

B. Arus data (Data Flow)

Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan

garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan

dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus

data ini mengalir di antara proses, data store dan menunjukan arus data dari

data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

Pedoman pemberian nama aliran data :

a) Nama aliran data yang terdiri dari beberapa aliran kata dihubungkan

dengan garis sambung

b) Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama, dan pemberian nama

yang harus mencerminkan isinya.

c) Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan

grup elemen.

d) Hindari penggunaan kata ‘data’ dan ‘informasi’ untuk memberi nama

pada aliran data.

e) Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap

C. Proses

Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem . proses dapet mengolah

data atau aliran data keluar, setiap proses memiliki satu atau beberapa

masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering

disebut juga bubble.

Pedoman pemberian nama proses

a) Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan

fungsi proses tersebut, misalnya hitung bonus, pendataan karyawan,

cetak faktur, dan lain-lain.

b) Jangan menggunakan kata proses sebagai bagian dari nama suatu

process (bubble).

c) Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.

d) Proses harus diberi nomor

e) Contex diagram tidak perlu diberi nomor

D. Simpanan data (Data Source)

Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data pengikat data

yang ada dalam sistem. Data store dapat disimbolkan dengan sepasang dua

garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuka. Proses

dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data base.

Pedoman pemberian nama data store

a) Nama harus mencerminkan data store tersebut

b) Bila namanya lebih dari satu kata maka harus diberi tanda sambung.
E. Kamus data

Pada tahap perancangan sistem. Kamus data digunakan untuk merancang

input, merancang laporan-laporan dan data base.

Kamus data dibuat berdasarkan data yang ada di DAD, arus data di DAD

secara lebih terinci dapat dilihat di kamus data, kamus data memuat hal-hal

sebagai berikut.

a) Nama arus data

Nama arus data dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang

membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus

data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus

data.

b) Alias

Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk

menyatakan nama lain dari suatu data element atau data store yang

sebenarnya sama dengan data element atau data store yang telah ada.

c) Betuk data

Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat dipergunakan

untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu

perancangan sistem.

d) Arus data
 e) Arus data menunjukan darim mana data mengalir dan kemana data

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk

memudahkan mencari arus data di DAD.

f) Penjelasan

Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-

keterangan tentang arus data tersebut.

F. Symbol data flow diagram

Berikut ini adalah perbedaan symbol DFD yang digunakan oleh beberapa

orang ahli perancangan sistem.

gambar

2.9. Konsep data base manajemen sistem (DBMS)

1. Pengertian Data Base Manajemen Sistem

Menurut pakereng dan wahyono (2004:13) DBMS merupakan yang berisi satu

(dahulu hanya satu) kumpulan data (mungkin saja berelasi) dan bersama dengan satu

set program yang berfungsi untuk melakukan manajemen sistem terhadap data

tersebut.

Sedangkan menurut Simarmata “DBMS adalah suatu sistem perangkat lunak

kompleks yang mengatur permintaan dan penyimpanan data ked an dari disk.”

2. Tujuan DBMS
 Tujuan utama dari DBMS adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang

mudah dan efisien untuk penggunaan, penarikan dan penyimpanan data dan

informasi.

3. Keunggulan DBMS

Dibandingkan dengan sistem tradisional yang berbasis kertas, DBMS memiliki 4

keunggulan sebagai berikut :

A. Kepraktisan

Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas yang sangant banyak

untuk menyimpan informasi, sedangkan DBMS menggunakan media

penyimpanan sekunder yang berukuran kecil tetapi padat informasi.

B. Kecepatan

Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat dari pada

manusia.

C. Mengurangi kejemuan

Orang cenderung menjadi bosan kalau melakukan tindakan-tindakan berulang

yang menggunakan tangan (misalnya harus mengganti suatu informasi).

D. Kekinian

Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat mutakhir dan akurat setiap

saat.

4. Bit

Bit merupakan bagian data yang terkecil yang bisa diwakili dengan numeric,

symbol-simbol khusus, gambar-gambar dan alphabetis.

5. Byte
 Byt e adalah kumpulan dari data bit-bit yang sejenis.Satu byte identik dengan satu

karakter.

6. Field

Sekumpulan byte-byte yang sejenis akan membentuk suatu field. Di dalam basis

data kita akan menggunakan istilah Atribut.

7. Atribut

Atribut merupakan relasi fungsional dari suatu object set ke object set lain. Tiap

tipe entitas memiliki sekumpulan atribut yang berkaitan dengannya.Bukan hanya

entitas yang memiliki atribut, tetapi relation ship juga memilikinya. Ada beberapa

tipe atribut yang perlu diperhatikan dalam penggambaran ERD yaitu :

A. Atribut bernilai tunggal (single-value attribute) dan bernilai jamak

(Multivalue attribute)

B. Atribut komposisi (composit attribute) dan atomic (atomic attribute)

C. Null value attribute/ atribut bernilai null

D. Mandatory value atribut/attribute yang harus terisi

E. Inherit.

8. Tuple/Record

Dalam basis data istilah yang lebih tepat untuk menyatakan suatu basis data dalam

suatu relasi adalah tuple, sebenarnya pengertian tuple bisa diidentikan dengan

record.Tuple terdiri dari kumpulan atribut-atribut dan atribut-atribut tersebut

saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi secara

lengkap.

9. Entitas/file
 File merupakan kumpulan record-record yang sejenis dan mempunyai elemen yang

sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data value nya. Didalam basis data istilah

yang lebih tepat digunakan untuk suatu file adalah entitas.

2.10. Konsep perancangan sistem informasi

1. Perancangan

A. Pengertian

Perancangan Sistem menurut Sutanta (2003:121) merupakan “tahap paling

awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya”

Tahap perancangan sistem meliputi kegiatan sebagai berikut

a. Mengenali masalah

b. Menentukan masalah

c. Menentukan tujuan

d. Mengenali kendala

e. Studi kelayakan

f. Laporan ke manajemen

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba

waktunya sekarang bagi analis sistem untuk meikirkan bagaimana membentuk

sistem tersebut, tahap ini disebut dengan perancangan sistem.

Tahap setelah analisis menurut Sutanta (2003:122) adalah “perancangan

sistem (system design), dimana analisa sistem akan memikirkan bagaimana

membentuk sistem baru yang diinginkan.”

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :

 a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

b. Pendefinisian kebutuhan fungsioinal persiapan untuk rancangan

bangun implementasi

c. Penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan

dari beberapa elemen yang terpisan ke dalam satu kesatuan ayng utuh

dan berfungsi.

d. Tahap yang menyangkut konfigurasi komponen perangkat lunak dan

perangkat keras dari suatu sistem.

B. Kegiatan Perancangan Sistem

Perancangan sistem meliputi kegiatan sebagai berikut :

a. Menyiapkan desain terinci sistem

b. Identifikasi konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak sistem

yang terbaik

c. Memilih konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak sistem yang

terbaik

d. Laporan ke manajemen

C. Tahap Perancangan Sistem

Tahap perancangan sistem dapat dikelompokan dalam dua bagian, yaitu

a. Perancangan sistem secara umum (general system design) atau desain

konseptual (conceptual system) atau perancangan logika (logical

design).
 b. Perancangan sistem secara terinci (detailed system design) atau

perancangan sistem secara fisik (physical system design) atau

perancangan internal (internal design).

D. Implementasi Sistem

Implementasi sistem menurut Sutanta (2003:123) adalah “merupakan tahap

untuk merealisasikan hasil desain/perancangan sistem yang telah dilakukan

sebelumnya ke dalam bentuk yang sebenarnya”. Implementasi sistem meliputi

kegiatan sebagai berikut :

a. Menyiapkan perangkat keras

b. Menyiapkan perangkat lunak

c. Menyiapkan basis data

d. Menyiapkan fasilitas fisik

e. Melatih pemakai

f. Laporan ke manajemen

Menurut Al-Bahra (2005:40) Tahap Implementasi memiliki beberapa

tujuan, yaitu untuk melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logical

kedalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan di

bangunnya atau dikembangkannya, lalu mengimplementasikan sistem

yang baru tersebut kedalam salah satu bahasa pemrograman yang paling

sesuai. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah

pembuatan program dan test data, pelatihan da pergantian sistem.

a. Programming dan Testing

 Pada tahap ini dilakukan perancangan algoritma dengan menggunakan

pseudocode yang ditulis dalam bahasa Indonesia terstruktur dan bahasa inggris

terstruktur. Perancangan algoritma sebaiknya dilakukan dengan menggunakan

pendekatan top-down (program modelar). Setelah selesai pembuatan algoritma,

maka dibuatkan program aplikasi dengan menggunakan salah satu bahasa

pemrograman terpilih.

Program yang telah selesai dibuatkan secara modular tersebut perlu

dibuatkan test data, dengan mengentri sejumlah data ke dalam program tersebut

dan lihat hasilnya, serta cara pemrosesan yang dilakukan oleh program yang baru

dibuat tersebut.

b. Training
End user yang akan mengoperasikan sistem baru tersebut perlu dilatih secara

keseluruhan. Materi pelatihan bisa saja berupa keuntungan dan kerugian sistem

yang baru, tips dan trik menggunakan sistem aplikasi yang baru, pengenalan

sistaks dasar dari bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi tersebut

dan dokumen-dokumen yang akan digunakan dalam sistem yang baru tersebut.

c. System changeover
Setelah seluruh sistem siap di operasikan dan seluruh end user selesai

dilatih, maka pada tahap ini dilakukan pergantian sistem yang lama dengan sistem

yang baru.Teknik pergantiannya bisa secara perlahan/bertahap atau secara

keseluruhan.

2.11. Konsep basis data atau data base

2.12. Konsep entity relationship diagram (diagram hubungan dengan entitas)

2.13. Konsep normalisasi

2.14.